Giao trinh Excel 20072010

Với Excel 2003, chỉ có một số nút lệnh thường dùng được đặt ngoài toolbar, còn thì hoặc bạn gọi từ trong menu, hoặc bạn có thể tạo một Customize toolbar rồi đặt các nút lệnh[r]

Nội dung

Lời nói đầu 3

Nội dung 6

1. Làm quen với Excel 2007-2010 17

 Những thuật ngữ cần nhớ 17

 Làm quen với giao diện 18

 Hệ thống Ribbon 18

 Ẩn / Hiện hệ thống Ribbon 19

 Nút Office 20

 Tùy biến Thanh truy cập nhanh Excel 2007 22

 Tự tạo thêm Tab Ribbon Excel 2010 24

 Truy cập nhanh Ribbon bàn phím 26

 Sử dụng phím tắt Excel 2003 28

 Sử dụng Shortcut menu (thực đơn ngữ cảnh) 28

 Sheet Tab 29

 Làm quen với chuẩn XML 31

2. Thao tác với bảng tính 32

 Thao tác với Workbook 32

 Tạo Workbook 32

 Mở Workbook có sẵn (Open) 33

 Lưu Workbook (Save) 34

-Một số lưu ý Save 35

 Đóng Workbook (Close) 36

 Sắp xếp Workbook 36

 Thao tác với Worksheet 37

 Chèn thêm Worksheet 37

 Sắp xếp thứ tự Worksheet 37

 Sao chép Worksheet 38

 Xóa Worksheet 39

 Đổi tên worksheet 39

 Tô màu cho Worksheet 39

 Ẩn/hiện Worksheet 40

 Bảo vệ Worksheet 40

 Di chuyển qua lại Worksheet bàn phím 41

 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác 41

-Sử dụng Zoom 42

-Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 42

-Chia khung bảng tính làm nhiều phần 44

-Cố định vùng tiêu đề 45

-Chức Watch Window 46

 Thao tác với dãy ô 47

 Khái niệm địa ô, dãy ô 47

-Name Box 48

 Kỹ thuật chọn dãy ô chuột 48

-Chọn cột, hàng, hay chọn bảng tính 50

-Chọn dãy ô liên tục với chế độ Extend 50

-Chọn dãy không liên tục chuột 51

-Một số thủ thuật nâng cao dùng chuột để chọn dãy 51

 Kỹ thuật chọn dãy bàn phím 52

-Chọn dãy ô liên tục 52

-Chọn cột, hàng, hay chọn bảng tính 53

-Chọn dãy khơng liên tục 53

-Một số thủ thuật nâng cao dùng bàn phím để chọn dãy 53

 Chọn dãy lệnh GoTo 54

 Sử dụng hộp thoại GoTo Special 55

-Chọn ô theo loại nội dung 55

-Chọn ô liền kề 56

-Chọn ô theo điểm khác biệt 56

-Những tùy chọn khác hộp thoại GoTo Special 58

-Những phím tắt sử dụng GoTo Special 59

 Sao chép di chuyển dãy ô 60

 Paste Special 61

-Sao chép, di chuyển, Paste Special dãy ô phím phải chuột 64

 Thêm thích cho 65

 Xóa / làm dãy ô, hàng cột 66

-Xóa hồn tồn dãy 66

-Xóa hồn tồn cột, hàng 66

-Làm dãy ô, cột, hàng 67

 Chèn thêm ô, dịng, cột vào bảng tính 67

 Thay đổi kích thước cột dịng 68

-Dùng chuột để điều chỉnh tay 69

-Dùng lệnh Format Cells Ribbon 70

 Ẩn / cột, dòng 71

-Ẩn dòng, cột 71

-Hiện dòng, cột bị ẩn 72

 Ghép/trộn ô (Merge & Center) 74

 Kẻ khung, tô màu cho ô 75

 Di chuyển bảng tính 77

3. Sử dụng tên cho dãy ô 79

 Khái niệm tên dãy 79

 Đặt tên cho dãy 81

 Quy tắc đặt tên cho dãy 81

 Các phương pháp đặt tên cho dãy 82

-Sử dụng Name Box đặt tên cho dãy 82

-Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho dãy 82

-Sử dụng tiêu đề hàng hay cột để đặt tên cho dãy 84

 Đặt tên cho số 87

 Thay đổi phạm vi ảnh hưởng tên dãy bảng tính 88

 Làm việc với tên dãy 89

 Tham chiếu đến tên dãy 89

-Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy 90

 Chọn dãy cách sử dụng tên 92

 Chèn bảng Danh sách tên dãy vào bảng tính 92

 Sử dụng Name Manager 94

 Sử dụng vùng giao hai dãy 96

4. Nhập liệu định dạng liệu 98

 Những điều cần biết nhập liệu 98

 Nhập liệu vào dãy 98

 Sử dụng công cụ Fill Handle chức AutoFill để

nhập nhanh liệu vào dãy 100

-Sử dụng AutoFill để tạo chuỗi text chuỗi số 100

-Tự tạo danh sách AutoFill 103

 Sử dụng Series để nhập nhanh liệu vào dãy 104

 Định dạng liệu 107

 Thiết lập Control Panel để định dạng liệu 108

-Những thiết lập cho Numbers 108

-Những thiết lập cho Currency 110

-Những thiết lập cho Date 110

 Định dạng cho liệu số 111

-Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số 112

-Thay đổi kiểu định dạng số nhập liệu 114

 Định dạng cho liệu ngày tháng năm thời gian 118

-Sử dụng hộp thoại Format Cells 118

-Sử dụng Ribbon phím tắt 119

 Định dạng cho liệu text 121

-Sử dụng nút lệnh Ribbon 121

-Tạo số trên, số 122

-Ngắt dịng 123

-Ép liệu text cho vừa với chiều rộng ô 124

-Canh lề cho liệu 124

-Nhập ký tự đặc biệt 127

 Thiết lập quy tắc nhập liệu với công cụ Data Validation 128

 Các nguyên tắc chung thiết lập quy tắc nhập liệu 128

-Giá trị giới hạn cố định 130

-Giá trị giới hạn không cố định 130

 Các loại quy tắc nhập liệu 130

-Whole Number 130

-List 132

-Date 134

-Time 135

-Text length 136

-Custom 136

 Cài đặt hướng dẫn thông báo lỗi cho quy tắc 137

-Input Message 137

-Error Alert 139

5. Thiết lập công thức 142

 Những điều công thức 142

 Những giới hạn Excel 143

 Nhập sửa công thức 144

-Nhập công thức 144

-Sửa công thức 145

 Các loại công thức Excel 145

 Công thức số học (Arithmetic Formulas) 146

 Công thức so sánh (Comparison Formulas) 146

 Công thức xử lý chuỗi văn (Text Formulas) 147

 Công thức tham chiếu (Reference Formulas) 148

 Thứ tự ưu tiên toán tử 148

 Sao chép di chuyển công thức 150

 Định dạng Tham chiếu Tương đối 152

 Định dạng Tham chiếu Tuyệt đối 153

 Định dạng Tham chiếu Hỗn hợp 154

 Sao chép, di chuyển công thức mà không điều chỉnh tham chiếu tương đối 154

 Những thủ thuật với công thức 155

 Chuyển đổi kết công thức thành giá trị 155

 Làm việc với Tên dãy Công thức 156

-Áp dụng tên dãy vào công thức 157

-Sử dụng Tên Hàng Tên Cột áp dụng tên dãy 159

 Đặt tên cho Công thức 161

 Xử lý lỗi cơng thức 162

 Tìm hiểu giá trị lỗi Excel cách xử lý 163

-#DIV/0! 163

-#N/A 164

-#NAME? 164

-#NULL! 166

-#NUM! 166

-#REF! 167

-#VALUE! 167

 Lỗi quên thiếu dấu ngoặc đơn 168

 Lỗi định dạng cột hẹp 169

 Ngăn ngừa lỗi công thức hàm IFERROR 169

6. Các hàm Excel 172

 Tìm hiểu hàm 173

 Cấu trúc hàm 173

 Nhập Hàm vào Cơng thức 175

 Sử dụng tính Insert Function 177

 Một số hàm thông dụng Excel 180

 Nhóm hàm xử lý chuỗi văn (Text Functions) 180

 Nhóm hàm luận lý (Logical Functions) 182

 Nhóm hàm dị tìm (Loookup Functions) 183

 Nhóm hàm ngày tháng thời gian (Date & Time Functions) 184

-Excel xử lý ngày tháng thời gian 184

-Một số hàm ngày tháng thông dụng 185

 Nhóm hàm tốn học (Match Functions) 187

 Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions) 188

7. Biểu đồ (Chart) 190

 Giới thiệu 190

 Các bước để vẽ biểu đồ 191

 Các thao tác với biểu đồ 195

 Nhận biết thành phần biểu đồ 195

 Thao tác với thành phần biểu đồ 197

 Hiệu chỉnh định dạng biểu đồ 198

 Các công cụ dùng để hiệu chỉnh định dạng 199

-Sử dụng Ribbon 199

-Sử dụng hộp thoại Format 200

 Hiệu chỉnh định dạng thành phần biểu đồ 202

-Hiệu chỉnh định dạng Chart Area 202

-Hiệu chỉnh định dạng Plot Area 203

-Hiệu chỉnh định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích, Tiêu đề trục hoành trục tung 204

-Hiệu chỉnh trục 205

 Thao tác với chuỗi số liệu biểu đồ 212

 Xóa chuỗi số liệu 213

 Thêm chuỗi số liệu 214

-Sử dụng Select Data Source 214

-Sử dụng Copy – Paste 215

 Thay đổi số liệu nguồn chuỗi số liệu 215

 Thêm đường xu hướng (Trendline) vào biểu đồ 216

8. Xử lý liệu bảng tính với Table 218

 Một số khái niệm Table 219

 Những điều cần lưu ý tạo Table 219

 Chuyển đổi dãy thành Table 221

 Các thao tác với Table 224

 Sắp xếp liệu (Sort) 229

 Sắp xếp nhanh 229

 Sắp xếp theo nhiều tiêu chí 231

 Lọc liệu (Filter) 233

 Sử dụng AutoFilter để lọc nhanh liệu Table 233

 Sử dụng lọc nhanh (Quick Filters) Excel 2007 235

 Gỡ bỏ điều kiện lọc 239

 Dùng tiêu chuẩn phức tạp để lọc liệu Table (Advanced Filter) 239

-Thiết lập dãy tiêu chuẩn (Criteria range) 240

-Lọc liệu Table với Criteria range 241

-Nhập điều kiện cho Criteria range 243

-Sử dụng công thức làm điều kiện lọc 246

-Sao chép liệu lọc nơi khác 248

 Các tham chiếu Table cơng thức 251

 Tìm hiểu Specifiers 251

 Nhập công thức Table 254

9. Phân tích liệu với Conditional Formatting 256

 Highlight Cells 257

 Top/Bottom 259

 Data Bars 261

 Color Scales 264

 Icon Sets 266

10. Phân tích liệu với PivotTable 272

 PivotTable 273

 PivotTable làm việc 274

 Một vài thuật ngữ sử dụng PivotTable 276

 Tạo PivotTable 278

 Chọn Data Source 278

 Tạo PivotTable 278

 Làm việc với PivotTable 281

 Các thao tác với PivotTable 281

 Làm việc với Grand Total SubTotal 282

-Ẩn/hiện Grand Total PivotTable 283

-Ẩn/hiện Subtotal PivotTable 284

-Ẩn Grand Total SubTotal từ Ribbon 284

-Tùy biến phép tính Subtotal 285

11. Tổng hợp liệu với Consolidate 287

 Tổng hợp theo vị trí 288

 Tổng hợp theo hạng mục 292

12. Phân tích nhân 296

 Data Table 297

 Data Table với liệu đầu vào 297

 Data Table với hai liệu đầu vào 299

 Goal Seek 302

13. Định dạng trang bảng tính in ấn 306

 Định dạng trang bảng tính 306

 Các chế độ hiển thị trang bảng tính 306

 Định dạng trang bảng tính (Page Setup) 308

-Orientation 308

-Size 308

-Print Area 309

-Breaks 310

-Background 310

-Print Tittle 310

-Header / Footer 311

 Điều chỉnh tỷ lệ trang in cho bảng tính 313

 In bảng tính 314

 Một số lưu ý 315

-Ngăn khơng cho in số vùng 315

-Ngăn không cho in đối tượng 315

-In đường lưới tiêu đề dòng, cột 316

14. Nguồn tham khảo 317

***

Quy ước việc chọn lệnh Ribbon:

Ví dụ: HomeStylesFormat as TableNew Table Style

1 Làm quen với Excel 2007-2010

 Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, .và lưu trữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều Sheet, bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay Chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính

 Chart sheet: Thực chất Sheet workbook, chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ Chart Sheet lựa chọn tối ưu

 Sheet Tab: Tên Sheet thể thẻ đặt góc bên trái phía cửa sổ workbook Bạn có thể di chuyển từ Sheet sang Sheet khác thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên Sheet cần đến Sheet Tab

Lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn chống ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho menu toolbar truyền thống nhóm nút lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon

Hình - Hệ thống menu toolbar Excel 2003

Hình - Hệ thống Ribbon Excel 2007

Bộ cơng cụ Ribbon bình thường có Tab: Home,

Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng

Với Excel 2003, có số nút lệnh thường dùng đặt ngồi toolbar, cịn bạn gọi từ menu, bạn tạo Customize toolbar đặt nút lệnh riêng vào để tiện sử dụng

Với Excel 2007, nút lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, khơng thiếu lệnh (bởi nên Excel 2007 khơng cần có menu nữa), bạn cần có Bạn thấy Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời

Để tiết kiệm không gian làm việc, diện tích hình bạn khiêm tốn, bạn ẩn Ribbon, chừa lại tên nhóm Khi đó, nhóm lệnh bạn nhấn vào, sau bạn chọn lệnh, chúng tự động khép lại, dành chỗ cho bạn làm việc

Hình - Hệ thống Ribbon ẩn

Để ẩn / Ribbon, bạn thực ba cách sau:

 Double-click vào tên Tab Ribbon  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1

 Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên phải Quick Access Toolbar 1(*) chọn Minimize the Ribbon

Ở bên trái cửa sổ chương trình Excel, có nút trịn với biểu tượng Office, nút Office Có thể gọi nút

Office ―trung tâm điều hành‖ Excel 2007, nơi chứa tất lệnh cần thiết nhất, thường hay sử dụng nhất: New, Open, Save, Save as,Print Close Có thể so sánh nút Office menu File Excel 2003

Hình – Các lệnh nút Office Excel 2007

Trong cửa sổ mở nhấn nút Office, góc bên phải, bạn thấy nút Excel Options Đây cơng cụ để

Với Excel 2010, dường Microsoft cảm thấy người dùng lúng túng với biểu tượng nút Office, nên

đổi nút Tab có tên File Tuy nhiên, thay khung chứa lệnh Excel 2007, nhấn vào Tab File Excel 2010, bạn thấy mở cửa sổ độc lập , che hết tồn bảng tính

Hình - Cửa sổ chứa nhóm lệnh nút File Excel 2010

Ứng với lệnh chọn khung bên trái, Excel 2010 trình bày chi tiết liên quan đến lệnh phần bên phải cách chuyên nghiệp, làm hài lịng khó tính

Khác biệt so với Excel 2007 lệnh Print Ở Excel 2010, bạn xem trước in, canh lề, định dạng cho trang in cửa sổ

Tương tự với việc tùy biến nút lệnh toolbar Excel 2003, Excel 2007 cho phép bạn đưa nút lệnh thường

hay sử dụng lên chỗ gọi Quick Access Toolbar, nằm phía bên trái cửa sổ chương trình, bên cạnh nút Office

Mặc định ban đầu, có nút lệnh Save, Undo

Redo Để thêm lệnh khác, bạn làm theo bước

sau :

1 Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên phải

Quick Access Toolbar Trong bảng mở có sẵn số lệnh (New, Open ), muốn thêm nút lệnh vào nhấn chọn lệnh

2 Nếu bạn thấy lệnh muốn khơng có danh sách có sẵn trên, nhấn vào More Commands Trong cửa sổ mở ra, chọn nhóm lệnh khung Choose

commands from

4 Chọn lệnh cần thêm vào khung bên

5 Nhấn nút Add để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar Lập lại bước bước để thêm lệnh khác, cần thiết chọn lại nhóm lệnh bước Nếu khơng thích nút lệnh đó, thay nhấn vào Add, bạn chọn (trong Group) nhấn

Remove

6 Sau vừa ý, nhấn OK để hồn tất

Hình – Các bước để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar

Ngồi ra, bạn cho truy cập nhanh nằm phía Ribbon (thay nằm mặc định) lệnh Show Below the Ribbon, xuất bạn nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên phải Quick Access Toolbar thực bước

can thiệp Có lẽ thấu hiểu nhu cầu bạn, phiên Excel 2010, Micorsoft có bước cải tiến mà bạn thấy phần sau

Nếu sử dụng thành thạo Excel 2003, hẳn bạn biết cách tạo thêm Toolbar theo ý riêng mình, chứa nút lệnh cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian

Với Exel 2010, bạn thực điều Ngồi nhóm có sẵn Ribbon, bạn tự tạo thêm nhóm lệnh (Tab) khác theo ý riêng mình, chứa nút lệnh mà bạn thường hay sử dụng Để thực hiện, bạn theo bước sau :

1 Right-click vào chỗ Ribbon

2 Chọn lệnh Customize the Ribbon

3 Trong cửa sổ mở ra, nhấn vào New Tab để tạo Tab Bạn tạo Tab tùy ý Theo mặc định, Excel 2010 tạo sẵn Group

(nhóm nút lệnh) nằm Tab

5 Bạn sửa lại tên theo ý thích cách click chọn vào Tab Group tạo, nhấn vào nút Rename, nhập tên (có thể gõ dấu tiếng Việt gõ Unicode) nhấn OK

Hình – Các bước tạo Customize Ribbon Excel 2010

8 Nhấn Add để thêm nút lệnh vào Group tạo Lập lại bước 6, 7, để thêm nút lệnh khác Nếu khơng thích nút lệnh đó, thay nhấn vào Add, bạn chọn (trong Group) nhấn

Remove

9 Nếu cần tạo thêm nhiều Group Tab này, bạn nhấn vào New Group, đặt lại tên bước

5, thêm nút lệnh vào Group làm bước 6, 7,

10 Theo mặc định, Excel đặt Tab tạo nằm sau Tab Home Nếu cần thiết phải di chuyển chỗ khác, bạn chọn nó, nhấn vào cặp mũi tên ngồi rìa bên phải

Trong trường hợp thay tạo Tab, mà bạn lại thêm bớt nút lệnh Tab có sẵn Ribbon mặc định Excel 2010, sau bạn muốn hồn trả lại ban đầu, bạn cần chọn Tab bị chỉnh sửa nhấn vào nút Reset nằm góc bên phải

Excel 2010 cho phép bạn lưu lại thiết lập Ribbon riêng bạn sang máy khác, nhập vào Excel bạn thiết lập có sẵn:

Trong cửa sổ Customize the Ribbon, góc bên phải, có nút lệnh Import/Export Nhấn vào đó, bạn thấy có lệnh:

 Import customization file: dùng để nhập thiết lập

có sẵn vào máy Loại tập tin mà Excel 2010 lưu thiết lập cho Ribbon gọi Exported Office UI file

 Export all customization: dùng để lưu lại thiết lập

của bạn Bạn lưu vào nơi ổ cứng

Mới nhìn qua giao diện Excel 2007, bạn tưởng sử dụng Ribbon chuột dùng tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện bạn sử dụng với Excel 2003, hệ thống Ribbon không thấy ký gạch chân Excel 2003 Tuy nhiên, Ribbon truy cập bàn phím

Hình – Nhấn Alt để truy cập nhanh Ribbon

Những chữ vừa xuất đại diện cho tên Tab Ribbon Cần truy cập Tab nào, bạn cần gõ chữ tương ứng Hoặc lúc này, bạn dùng phím mũi tên để di chuyển qua lại Tab

Giả sử, nhấn tiếp phím H để gọi Tab Home, Ribbon cho biết thêm phím tắt nhóm nút lệnh Tab Home

Hình 10 – Những ký tự đại diện cho phím tắt để truy cập Ribbon

Hình 11 – Những ký tự đại diện cho phím tắt để truy cập Ribbon

Nếu muốn trở lại vùng làm việc bảng tính mà khơng chọn nút lệnh hết, bạn cần nhấn Esc nhấn

Alt lần

Truy cập nút lệnh Ribbon bàn phím thật đơn giản, phải không bạn Chưa hết Nếu bạn người sử dụng Excel 2003 lâu năm, hẳn bạn thuộc nhiều phím tắt Ví dụ, nhấn Alt+T+O mở hộp thoại

Options, Alt+D+S mở hộp thoại Sort, v.v

Bạn không cần phải qn phím tắt Bạn sử dụng chúng bình thường để gọi hộp thoại quen thuộc mình, cho dù Excel 2007, hay chí Excel 2010 Hãy thử xem

Cho dù ký tự gạch chân đại diện cho phím tắt hình, Excel 2007 lưu giữ phím tắt có phiên trước Có lẽ Excel hiểu rằng, thuộc phím tắt khó, qn chúng cịn khó hơn!

con chuột , chứa lệnh thông dụng mà Excel nghĩ bạn áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn

Tuy nhiên, Excel 2007, lệnh thơng thường có Excel 2003, Shortcut menu cịn có thêm nhóm nút lệnh dùng để định dạng font chữ, định dạng kiểu liệu định dạng bảng tính, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian làm việc với Excel

Sheet Tab nhóm phím dùng để di chuyển qua lại Sheet nằm góc bên trái, giống có Excel 2003 Riêng với Excel 2007, bên phải Sheet Tab có thêm nút Insert Worksheet, dùng để

chèn Sheet vào bảng tính

Hình 13 – Sheet Tab Excel 2007

Đã sử dụng Excel 2003, hẳn bạn biết xem nhanh loại kết có sẵn cho dãy ô chọn như: Tổng / Trung bình / Giá trị lớn / Giá trị nhỏ

nhất nhóm chọn, cách chọn lệnh tương ứng right-click vào Status bar

Tuy nhiên, với Excel 2003, lần bạn chọn loại kết Đã chọn SUM khơng thể chọn

COUNT Bạn chọn xem nhiều loại kết Status bar Và chuyện chọn xem nhanh kết cho khối ô chọn, bạn khơng cịn tùy chọn khác cho Status bar

Với Excel 2007, chuyện lại khác Khơng bạn chọn xem lúc nhiều loại kết cho khối chọn, mà cịn đặt vào Status bar thông số khác liên quan đến bảng tính, số trang bảng tính, tình trạng phím chức Chỉ cần right-click vào Status bar chọn mục cần xem , chọn mục

Excel 2007 Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thơng tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết

Ngoài dạng XLSX dùng cho file bảng tính thơng thường, Excel 2007 cịn có nhiều loại tập tin khác theo chuẩn XML Trong số đó, bạn nên quan tâm đến dạng XLSM

Dạng file XLSM dùng cho bảng tính có chứa macro Nếu bạn có lập trình VBA bảng tính, buộc bạn phải chọn lưu theo dạng này, Excel cho phép macro hoạt động

Dĩ nhiên, chuẩn XML có Excel 2007 trở lên sử dụng

2 Thao tác với bảng tính

Có nhiều cách để tạo workbook Song cách dễ áp dụng cho phiên Excel nào, nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Tuy nhiên, việc mở workbook trắng Nếu bạn muốn tạo workbook dựa theo khn mẫu có sẵn (template), bạn làm theo cách sau đây:

Nhấn nút Office New, hộp thoại mở chọn

sẽ minh họa cho bạn xem trước mẫu bạn chọn khung lớn bên phải

Bạn tạo workbook dựa theo cấu trúc workbook có sẵn máy, cách nhấn vào mục New from existing

Ngoài ra, máy bạn có nối mạng Internet, bạn vào Micorsoft Online để tải nhiều templates dựng sẵn, chia thành nhóm phù hợp với loại cơng việc

Hình 15 – Cửa sổ New Excel 2007

Có nhiều cách để mở workbook có sẵn Song cách dễ áp dụng cho phiên Excel nào, nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Sau bạn chọn workbook cần mở nhấn nút Open

Nếu bạn dùng Excel, Excel 2003, Excel 2007 lưu lại tên workbook mở gần khung Recent Documents nút Office Tuy nhiên, Excel 2007 lưu lại đến 50 workbook mở gần nhất, Excel 2003 có

Cịn cách khác để mở workbook có sẵn, bạn dùng Windows Explorer tìm đến thư mục chứa workbook lưu, double-click vào tên workbook Excel tự khởi động (nếu chưa mở) đồng thời mở ln workbook cho bạn

Tuy nhiên, trường hợp bạn sử dụng đồng thời nhiều phiên Excel máy tính, Excel khởi động phiên cài vào sau Nếu bạn cách thiết lập phiên mặc định tự khởi động double-click vào tên workbook, bạn khởi động Excel lên trước, double-click vào tên workbook Windows Explorer sau

Sau làm việc với workbook, điều cốt tử phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặc định 10 phút/lần) Bạn tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian lần lưu để đề phòng trường hợp máy tính bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện

Hình 16 – Tùy chỉnh thời gian Auto Save Option Excel 2007

Có nhiều cách để lưu workbook, nhanh thích hợp với phiên Excel nào, tổ hợp phím Ctrl+S Shift+F12 Với riêng Excel 2007, bạn nhấn nút OfficeSave

Trong trường hợp muốn lưu workbook với tên khác, với phiên Excel, bạn cần nhấn F12

Một số lưu ý Save

 Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng tắc đặt tên Windows Tên bảng tính dài tối đa 255 ký tự, không dùng ký tự đặc biệt như: \ ? : * “ < >

 Bảo mật: Để bảo mật cho workbook, bạn gán mật mã bảo vệ, có biết mật mã mở Để gán mật mã cho workbook, bạn làm sau:

1 Nhấn nút Office  Save As, hộp thoại Save As

hiện

2 Nhấn nút Tools  General Options , hộp thoại

General Options

Hình 17 – Hộp thoại Save as với tùy chọn Tools

4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau nhấn nút OK

5 Nhấn nút Save để hồn tất

Có nhiều cách để đóng workbook Song cách dễ áp dụng cho phiên Excel nào, nhấn tổ hợp phím Ctrl+W, Alt+F4

Hoặc, bạn nhấn nút OfficeClose

Để xếp, bạn chọn View  Windows  Arrange All

, chọn cho kiểu bố trí thích hợp

Hình 18 – Chọn lệnh Arrange All để xếp workbook mở

Bạn làm theo cách sau:

 Dùng tổ hợp phím Shift+F11 để chèn Sheet vào trước Sheet hành

 Chọn HomeCellsInsertInsert sheet

 Right-click lên Sheet Tab chọn Insert, chọn

Worksheet nhấn nút OK hộp thoại Insert  Và cách có Excel 2007: Nhấn vào

biểu tượng nằm bên phải Sheet Tab

, bạn có Sheet

Khi cần phải di chuyển, xếp lại Sheet, cách nhanh dùng chức kéo thả Excel Bạn việc nhấn giữ phím trái chuột lên tên Sheet kéo đến vị trí để thả xuống

Khi phải di chuyển qua nhiều Sheet mà số lượng Sheet nhiều, bạn right-click lên tên Sheet cần di chuyển, chọn

Move or Copy

Hộp thoại Move or Copy mở ra, bạn cần bấm chọn tên Sheet mà bạn chuyển Sheet chọn đến trước nó, nhấn OK (xem ví dụ hình 20: Di chuyển Sheet1

đến đứng trước Sheet6)

Bạn chọn lần nhiều Sheet để di chuyển, cách nhấn giữ phím Ctrl nhấp chuột vào Sheet bạn muốn chọn

Hình 20 – Di chuyển Sheet1 đến trước Sheet6

Muốn xóa Sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn

Home  Cells  Delete  Delete sheet Hoặc nhanh hơn, right-click vào tên Sheet muốn xóa sau chọn Delete

Việc đơn giản, cần right-click vào tên Sheet cần đổi tên Sheet Tab chọn Rename, sau bạn nhập vào

tên nhấn Enter

Nếu dùng Ribbon: Home  Cells  Format  Rename Sheet

Lưu ý: Excel không cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho Sheet

Bạn dùng tên tiếng Việt có dấu cho Sheet Tuy nhiên, đặt tên cho Sheet, bạn nên dùng tên ngắn gọn, dễ nhớ, khơng có khoảng trắng, khơng có dấu tiếng Việt, bạn không muốn thời gian cho việc xử lý tên Sheet công thức

Tô màu tô màu cho ô bảng tính, mà tơ màu cho Sheet Tab Việc tô màu cho Sheet Tab để dễ quản lý Sheet Tab

Hình 21 – Tơ màu cho Sheet Tab

Khi bạn không muốn ngưới khác thấy hay nhiều Sheet bạn ẩn Tuy nhiên, bạn ẩn hết Sheet workbook mà phải chừa lại Sheet không bị ẩn

Với Excel 2003, bạn chọn Sheet cần dấu, sau gọi menu

Format > Sheet > Hide Để thấy lại Sheet ẩn,

bạn vào menu gọi lệnh Unhide, chọn sheet muốn cho nhấn OK

Với Excel 2007, việc đơn giản nhiều, muốn ẩn sheet nào, bạn việc right-click vào Sheet Tab Sheet chọn Hide Để thấy lại Sheet ẩn, bạn

right-click vào Sheet Tab được, chọn

Unhide, chọn Sheet muốn cho nhấn OK

Nếu dùng Ribbon: Home CellsFormat Hide & Unhide

rồi chọn lệnh thích hợp

sheet, bạn sử dụng chức Protect Workbook, với tùy chọn Structure (khóa cấu trúc bảng tính):

Chọn Review  Changes  Protect Workbook  Protect Structure and Windows , đánh dấu chọn Structure

trong hộp thoại ra, nhập mật mã cần thiết nhấn

OK

Hình 22

Để di chuyển qua lại Sheet, bạn dùng tổ hợp phím sau đây:

Ctrl + Page Up Di chuyển đến Sheet phía trước

Sheet hành

Ctrl + Page Down Di chuyển đến Sheet phía sau

Sheet hành

hơn, xem nội dung Sheet nhiều góc độ khác nhau, chia cửa sổ Sheet thành nhiều ngăn để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề danh sách dài

Sử dụng Zoom

Excel 2007 bố trí cơng cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc bảng tính góc bên phải hình , giúp thu nhỏ phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to nhấn nút dấu cộng cịn thu nhỏ nhấn vào nút dấu trừ

Hình 23 – Cơng cụ Zoom Excel 2007

Hoặc bạn sử dụng nút lệnh nhóm

Zoom, nằm Tab View Ribbon

Sẽ thiếu sót tơi khơng nói đến phương pháp nhanh để phóng to thu nhỏ bảng tính áp dụng cho phiên Excel: Bạn cần nhấn phím Ctrl

và quay bánh xe lăn chuột, đẩy bánh xe phía trước để phóng to hình, kéo bánh xe phía sau để thu nhỏ hình

Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ

Ví dụ, tơi xem đồng thời Sheet By Product Sheet

By Product-Customer workbook SalesReport cửa sổ

Hình 24 – Chia sheet thành cửa sổ để so sánh nội dung

Để thực điều này, bạn chọn View  Windows  New

Windows :

Hình 25 – Chọn lệnh New Windows Ribbon

Chia khung bảng tính làm nhiều phần

Tính dùng bạn cần thao tác với danh sách dài tính toán cần bạn phải thực nhiều việc tham chiếu Để chia cửa sổ bảng tính, bạn đặt hành vị trí cần chia bảng tính, sau chọn View 

WindowsSplit

Hình 26 – Dùng lệnh Split để chia bảng tính thành nhiều phần

Ngoài cách này, bạn để ý thấy phía cuộn dọc bên phải cuộn ngang, có ngấn nhỏ mà rê chuột vào đó, biến thành hình mũi tên có đầu với hai vạch ngắn giữa; cơng cụ để chia nhanh bảnh tính Bạn cần nhấn giữ chuột kéo vào bảng tính, bảng tính bạn chia thành nhiều khung có nội dung y

Để bỏ việc chia bảng tính thành nhiều khung vậy, bạn cần nhấn nút Split lại lần nhấp chuột lần lên đường chia dọc ngang

Cố định vùng tiêu đề

Ngoài việc chia khung làm việc, Excel hỗ trợ bạn cố định vùng cửa sổ làm việc, ví dụ dòng tiêu đề danh sách Việc cố định hữu ích giúp ta ln thấy dòng (hoặc cột) tiêu đề hình xuống phía (hoặc sang phải) để nhập liệu

Để cố định vùng đó, bạn chọn View Windows 

Freeze Panes, sau chọn kiểu cố định phù hợp

Hình 28 – Dùng Freeze Panes để cố định vùng tiêu đề

Nếu bạn chọn:

 Freeze Panes: Excel cố định dịng phía cột bên trái ô hành

 Freeze Top Row: Excel cố định dịng nhìn thấy danh sách

 Freeze First Column: Excel cố định cột nhìn thấy danh sách

trên hình, chọn hai tùy chọn này, Excel cố định dòng (hoặc cột) hiển thị hình, khơng phải dịng (hoặc cột) vùng chứa liệu

Tùy chọn thứ (Freeze Panes) giống Excel 2003 Khi chọn tùy chọn này, bạn phải chắn ô hành nằm bên bên phải vùng tiêu đề mà bạn muốn cố định

Để bỏ việc cố định vùng đó, bạn chọn View 

WindowsFreeze PanesUnfreeze Panes Chức Watch Window

Tính giúp ta theo dõi số q trình tính tốn Bạn muốn giám sát đưa vào danh sách giám sát cửa sổ Watch Window, cách chọn FormulasFormula AuditingWatch Window

Hình 29 – Chọn lệnh Watch Windows Ribbon

Cửa sổ Watch Window xuất hình Sau bạn nhấp chọn ô cần theo dõi nhấn vào nút Add Watch cửa sổ Watch Window

Có lẽ ngồi việc nhập liệu, bạn dành phần lớn thời gian Excel để làm việc với dãy ô Khi bạn chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu, bạn làm việc với dãy ô

Làm việc với dãy ô dễ dàng nhiều so với làm việc với ô riêng biệt Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình cột số từ B1 đến B30 Bạn nhập hết 30 đối số hàm AVERAGE, gõ

= AVERAGE(B1:B30) nhanh có lẽ xác Nói cách khác, dãy ô giúp tiết kiệm cho bạn thời gian làm việc Các dãy ô công cụ mạnh mẽ thể sức mạnh Excel Do đó, bạn nắm rõ thao tác với dãy ơ, bạn tận dụng tối đa thời gian làm việc với Excel bạn

Địa ô Excel xác định tiêu đề cột số thứ tự dịng Ví dụ, G3 địa nằm dịng thứ cột G

Một dãy bảng tính xác định địa góc bên trái dãy địa ô góc bên phải vùng, phân cách dấu hai chấm (:) Ví dụ:

Name Box

Name Box ô nằm bên trái Formular bar, phía bên trái bảng tính Bình thường, Name Box hiển thị địa ô chọn địa

của ô dãy ô chọn

Phiên Excel có Name Box, với

Excel 2007 trở lên, bạn thay đổi kích cỡ

Name Box Nếu bạn thấy hết tên dãy hành (do dài quá), bạn di chuyển trỏ chuột sang mép phải Name Box (ngay chỗ có núm trịn lõm xuống), trỏ chuột biến thành mũi tên hai đầu nằm ngang, bạn việc nhấp rê chuột qua lại để định lại kích cỡ cho Name Box

Cho dù bạn dùng chuột lẫn bàn phím để chọn dãy, bạn thấy dùng chuột dễ dàng Tơi hướng dẫn số phương pháp mà bạn sử dụng để chọn dãy ô chuột

Chọn dãy ô liên tục

Một dãy ô liên tục, hay nhóm liền kề tạo thành hình chữ nhật, loại dãy mà bạn thường sử dụng Để chọn dãy ô liên tục chuột, bạn làm theo bước sau đây:

1 Chọn ô bên trái dãy ô muốn chọn (thường người ta gọi ô neo, gốc), nhấn giữ phím trái chuột

2 Với phím trái chuột nhấn, rê trỏ chuột đến ô bên phải dãy ô muốn chọn Bạn thấy ô gốc tơ sáng lên, cịn mà bạn kéo chuột ngang qua sẫm màu lại, đồng thời ô Name Box hiển thị số cột số hàng mà bạn

đã chọn

3 Thả nút chuột ra, bạn chọn xong dãy Lúc này,

Name Box hiển thị địa gốc

Hình 32 – Đang bạn dùng chuột kéo chọn ô, Name Box hiển thị số cột số hàng mà bạn chọn

Chọn cột, hàng, hay chọn bảng tính

Bằng cách sử dụng tiêu đề cột hàng, bạn nhanh chóng chọn dãy ngun cột hàng: Để chọn nguyên cột, nhấn chuột vào tiêu đề cột; để chọn nguyên hàng: nhấn chuột vào tiêu đề hàng

Nếu bạn muốn chọn tất cột hàng (hay nói cách khác, chọn tồn bảng tính), bạn nhấn vào nút

Select All, nút nằm góc cao bên trái bảng tính

Hình 33 – Nhấn vào nút Select All để chọn bảng tính Chọn dãy liên tục với chế độ Extend

Bạn sử dụng chế độ Extend Excel thay cho cách thông thường dùng chuột chọn dãy ô liên tiếp hình chữ nhật, theo bước sau đây:

1 Chọn ô bên trái dãy ô muốn chọn Nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn thấy

3 Nhấp ô bên phải dãy ô Excel chọn tồn dãy

4 Nhấn F8 lần để tắt chế độ Extend Chọn dãy không liên tục chuột

Nếu ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác sheet, bạn phải kết hợp chúng thành dãy khơng liên tiếp Bí để xác định dãy khơng liên tiếp nhấn phím Ctrl chọn ô Những bước sau giúp bạn làm điều này:

1 Nhấp chọn ô dãy ô mà bạn muốn đưa vào dãy ô không liên tiếp

2 Nhấn giữ phím Ctrl

3 Nhấp chọn tiếp dãy hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy khơng liên tiếp

4 Sau chọn đủ ô dãy ơ, thả phím

Ctrl

Khi chọn dãy ô không liên tục, bạn dùng chức Extend Và bạn phải thật cẩn thận xác định ô dãy ô cần thêm vào Một bạn nhấp chọn thêm ô dãy mà thấy chọn sai, cách để chọn lại làm lại từ đầu

Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy

nhấn giữ phím Shift nhấp vào bên phải (mà bạn muốn) Dãy ô tự động điều chỉnh  Sau chọn dãy ô lớn, bạn thường không thấy ô bên trái (ơ hành) nữa, bạn cuộn khỏi hình Nếu bạn cần phải thấy ô hành trước tiếp tục, bạn sử dụng cuộn (Scrollbars) để đưa vào khung xem được, nhấn Ctrl+Backspace

Bạn có gặp chuyện bực với chuột chưa? Nó khơng chạy, bị đống giấy tờ đè lên phía Hay là, bạn dùng laptop mà khơng có chuột rời, bạn ngồi bàn kiếng mà lại sử dụng chuột quang khơng có lót? Làm để sử dụng bàn phím mà chọn dãy ơ? Bạn làm theo phần sau đây, bạn thích dùng bàn phím chuột Chọn dãy ô liên tục

Để chọn dãy ô liên tục bàn phím, bạn làm theo bước sau đây:

1 Dùng phím mũi tên để di chuyển đến ô bên trái dãy ô muốn chọn (ô neo, ô gốc)

2 Nhấn giữ phím Shift

3 Dùng phím mũi tên (hoặc phím Page Up, Page Down

nếu dãy muốn chọn vùng lớn) để di chuyển đến ô cuối dãy muốn chọn

Chọn cột, hàng, hay chọn bảng tính

Chọn nguyên cột hàng bàn phím việc đơn giản: Bạn cần dùng phím mũi tên để di chuyển đến nằm cột hay hàng mà bạn muốn chọn, sau nhấn Ctrl+Spacebar bạn muốn chọn nguyên cột (có chứa hành), nhấn Shift+Spacebar

nếu muốn chọn nguyên hàng

Để chọn bảng tính, cịn dễ nữa: bạn cần nhấn

Ctrl+A

Chọn dãy không liên tục

Để chọn dãy ô không liên tục bàn phím, bạn theo bước sau đây:

1 Chọn ô dãy ô mà bạn muốn đưa vào dãy ô không liên tiếp

2 Nhấn Shift+F8 để kích hoạt chế độ Add (bạn thấy chữ Add lên Status bar)

3 Chọn tiếp ô dãy ô mà bạn muốn thêm vào dãy ô không liên tục

Lập lại bước bước bạn chọn xong dãy ô không liên tục mà bạn muốn

Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn dãy

các ô bên phải dãy chọn này, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên phải

 Nếu bạn chọn dãy ô lớn, không nằm vừa hình, bạn cuộn chọn cách kích hoạt phím Scroll Lock Khi Scroll Lock bật, vùng chọn giữ nguyên vẹn bạn nhấn phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down) để cuộn qua cuộn lại ô

Khi bạn phải chọn dãy ô lớn, bạn cảm thấy mệt mỏi dùng cách thông thường chuột bàn phím Những vậy, bạn nên sử dụng lệnh GoTo Excel

Bình thường bạn hay dùng GoTo để nhảy nhanh đến địa ô tên dãy ô cụ thể, tơi hướng dẫn bạn cách tận dụng tính để chọn dãy ô liên tục:

1 Chọn ô bên trái dãy ô

2 Nhấn Ctrl+G Hộp thoại

GoTo xuất Nhập địa ô

bên phải dãy muốn chọn vào ô Reference Nhấn giữ phím Shift đồng

thời nhấn OK

Trong trường hợp bạn chưa chọn ô dãy, bạn nhập ln tọa độ dãy ô muốn chọn vào ô Reference

Trong hộp thoại GoTo mà tơi vừa trình bày trên, bạn thấy có nút

Special nằm góc bên trái Đây tính hay Excel, cho phép bạn chọn dãy ô theo nội dung chúng, theo thuộc tính đặc

biệt khác, thay chọn theo vị trí chúng thường làm

Khi nhấn vào nút Special hộp thoại GoTo, bạn chọn HomeFind & SelectGoTo Special, hộp thoại GoTo Special mở

Chọn ô theo loại nội dung

Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, có bốn tùy chọn cho phép bạn chọn theo loại nội dung chứa chúng:

 Comment: Chọn tất có chứa thích

 Constant: Chọn tất có chứa số thuộc loại xác định nhiều checkbox tùy chọn Formulas

 Formulas: Chọn tất có chứa cơng thức, mà kết thuộc loại xác định nhiều checkbox sau đây:

- Number: Những ô chứa giá trị số - Text: Những ô chứa giá trị text - Logicals: Những ô chứa giá trị logic - Errors: Những ô chứa giá trị lỗi  Blanks: Chọn tất ô rỗng Chọn ô liền kề

Khi bạn cần chọn ô liền kề với ô hành, hộp thoại

GoTo Special cho bạn hai lựa chọn:

 Current Region: Dùng để chọn dãy hình chữ

nhật (bao gồm không rỗng) liền kề với ô hành

 Current Array: Dùng để chọn tất ô

mảng (array) mà ô hành phần tử mảng

Chọn theo điểm khác biệt

Excel cho phép bạn chọn ô cách so sánh hàng cột liệu chọn ô có khác Các bước sau hướng dẫn bạn cách thực hiện:

1 Chọn hàng cột mà bạn muốn so sánh (bạn phải chắn ô hành nằm hàng cột có chứa giá trị so sánh đó) Mở hộp thoại GoTo Special chọn tùy

chọn sau đây:

 Column Differences: Lựa chọn sử dụng liệu hàng ô hành làm giá trị so sánh, Excel chọn ô cột tương ứng có giá trị khác với giá trị so sánh

Ví dụ, giả sử bạn có bảng tính sau :

Hình 36

Người ta yêu cầu bạn sau: Dò theo hàng, tìm xóa giá trị cột B, C, D mà không giống với giá trị cho trước cột A Chẳng hạn, hàng đầu tiên, bạn phải xóa số 11 cột D, cột A số 13; hàng thứ hai, bạn phải xóa số 12 cột C, cột A số 10 Đây lúc áp dụng tính ―Chọn theo điểm khác biệt‖

Đầu tiên, bạn chọn hết cột số đó, gọi hộp thoại GoTo Special, so sánh liệu theo hàng, nên sử dụng tùy chọn Row Differences Sau nhấn OK, bạn có kết hình 37, cần nhấn thêm phím

Hình 37

Những tùy chọn khác hộp thoại GoTo Special Ngồi tính mà tơi trình bày đây, hộp thoại GoTo Special cịn có vài tùy chọn khác giúp bạn cảm thấy dễ dàng với việc chọn ô dãy ô:

 Last Cell: Chọn ô cuối worksheet (ơ nằm góc bên phải) có chứa liệu định dạng

 Visible Cells Only: Chỉ chọn ô hiển thị hình (khơng bị ẩn)

 Conditional formats: Chỉ chọn có chứa định

dạng theo điều kiện

 Data Validation (*): Chọn ô có chứa quy tắc Data Validation Với tùy chọn này, bạn chọn All, Excel chọn tất có chứa quy tắc Data Validation

trong bảng tính; bạn chọn Same, Excel chọn ô có chứa quy tắc Data Validation với ô hành

Những phím tắt sử dụng GoTo Special

Tới đây, xem bạn tìm hiểu tất tính

GoTo Special Sau số phím tắt mà bạn sử

dụng để gọi nhanh số tùy chọn GoTo Special mà không cần phải mở hộp thoại GoTo Special:

Ctrl + * (Current Region)Chọn dãy hình chữ

nhật (bao gồm ô không rỗng) liền kề với ô hành

Ctrl + / (Current array)Chọn tất ô mảng (array) mà ô hành phần tử mảng

Ctrl + \ (Row differences)Sử dụng liệu cột ô hành làm giá trị so sánh, Excel chọn ô hàng tương ứng có giá trị khác với giá trị so sánh

Ctrl + | (Column differences)Sử dụng liệu

hàng ô hành làm giá trị so sánh, Excel chọn cột tương ứng có giá trị khác với giá trị so sánh

Ctrl + End (Last cell) Chọn cuối

worksheet có chứa liệu định dạng

Sao chép (copy) giúp ta nhân dãy đến nơi bảng tính liệu gốc cịn ngun, cịn di chuyển chép liệu gốc di dời đến vị trí

Để chép hay di chuyển, trước tiên bạn phải chọn dãy ô cần chép hay di chuyển, sau dùng nút lệnh phím tắt để thực hiện:

 Dùng Ribbon: Bạn sử dụng nhóm lệnh bên trái Tab Home Để chép,

bạn nhấn vào nút Copy, để

di chuyển, bạn nhấn vào nút

Cut

 Dùng phím tắt: Để chép, nhấn Ctrl+C; để di

chuyển, nhấn Ctrl+X Nếu bạn sử dụng máy tính với hệ điều hành Windows nhiều năm, bạn thấy cặp phím tắt khơng áp dụng cho Excel mà thôi, mà tất phần mềm chạy Windows sử dụng cặp phím tắt để chép hay di chuyển đối tượng

Tiếp theo, bạn chọn ô vùng chép hay di chuyển dãy ô chọn lúc ban đầu đến, nhấn vào nút lệnh Paste nhấn Ctrl+V

Ngồi cách trên, bạn sử dụng chuột để chép di chuyển: Sau chọn dãy ô cần chép hay di chuyển, bạn giữ phím trái chuột kéo dãy ô chọn đến nơi khác, bạn di chuyển dãy chọn Cịn bạn muốn chép di chuyển,

thì bạn nhấn thêm phím Ctrl giữ phím trái di chuyển chuột để kéo dãy ô chọn đến nơi khác

Đôi bạn muốn dán nội dung chép với số chọn lọc đó, thay dùng lệnh Paste thông thường, bạn sử dụng lệnh Paste Special

Sau copy dãy ô cần chép (lưu ý: Paste Special

chỉ hoạt động với việc chép không hoạt động với việc di chuyển), bạn gọi hộp thoại Paste Special nhiều cách:

-Right-click chọn Paste Special

- Nhấn vào nút mũi tên nhỏ nút lệnh Paste Tab Home, chọn Paste Special

Hộp thoại Paste Special mở :

Hình 39

All Dán tất

Formulas Chỉ dán giá trị công thức, không

định dạng

Values Chỉ dán giá trị kết công

thức, không định dạng

Formats Chỉ dán định dạng, bỏ qua tất giá trị công thức

Comments Chỉ dán thích ơ, bỏ qua tất

cả giá trí cơng thức

Validation Chỉ dán quy định xác thực liệu

(Data Validation) cho vùng đích

All using source theme

Dán vào thứ dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn

All except borders

Dán vào thứ loại bỏ khung viền

Column widths Chỉ dán vào thông tin quy định chiều rộng cột

Formulas and number formats

Dán vào giá trị, công thức định dạng gốc số, định dạng khác bị loại bỏ

Values and number formats

Dán vào giá trị, kết công thức định dạng gốc số

None Không kèm theo việc tính tốn

trên liệu dán vào

Add Cộng giá trị vùng nguồn vào

các ô tương ứng vùng đích

trừ tương ứng vùng nguồn

Multiply Các ô mang giá trị vùng đích nhân với ô tương ứng vùng nguồn

Divide Các ô mang giá trị vùng đích

chia cho ô tương ứng vùng nguồn

Skip blanks Không dán đè ô rỗng vùng

nguồn vào có giá trị vùng đích

Transpose Dán vào đảo dòng thành cột

ngược lại

Paste Link Dán vào tham chiếu đích đến nguồn

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Paste Special

với tùy chọn

Paste Formulas, Paste Value, Paste No Border,

Paste Transpore

Paste Link, bạn cần nhấn vào mũi tên nhỏ nút Paste

Tab Home ,

Excel 2007 để sẵn cho bạn lệnh

Sao chép, di chuyển, Paste Special dãy ô bằng phím phải chuột

Từ thời Excel 2003, Excel có chức dùng phím phải chuột để chép, di chuyển Paste Special dãy ô, mà không cần phải thêm thao tác khác, kể việc mở hộp thoại Paste Special nhiên người biết sử

dụng nó, đơn giản:

Sau chọn dãy ô cần chép, bạn rà chuột tới một bốn mép dãy ô chọn, cho trỏ chuột biến thành mũi tên có đầu, nhấn nút phải chuột (nhớ nút phải, nhấn nút trái) rê dãy tới nơi cần dán vào thả nút phải chuột Ngay bạn vừa thả nút phải chuột,

một shortcut menu xuất với lệnh sau:

 Move Here: Di chuyển dãy ô chọn đến

 Copy Here: Sao chép dãy ô

chọn đến

 Copy Here as Values Only: Chỉ chép giá trị dãy ô chọn đến

 Copy Here as Formats Only: Chỉ chép định dạng dãy ô chọn đến

 Link Here: Tạo liên kết với dãy ô chọn  Create Hyperlink Here: Tạo siêu liên kết với dãy

ô chọn

 Shift Down and Copy: Đẩy liệu có xuống phía

dưới chép dãy chọn đến

 Shift Right and Copy: Đẩy liệu có sang bên

phải chép dãy ô chọn đến

 Shift Down and Move: Đẩy liệu có xuống phía

dưới di chuyển dãy chọn đến

 Shift Right and Move: Đẩy liệu có sang bên

phải di chuyển dãy ô chọn đến

Thêm thích vào giúp cho việc hiệu chỉnh hiểu thông tin mà ô chứa rõ ràng

Để thêm thích cho ơ, bạn chọn đó, right-click chọn Insert Comment, chọn Review  Comments 

New Comment , nhập thích vào

Hình 42 – Thêm thích cho

Để đọc thích, bạn cần rê chuột lên có thích Để sửa nội dung thích, bạn right-click vào ô cần sửa thích chọn Edit Comment Hoặc chọn Review

CommentsEdit Comment

Để xóa thích, bạn right-click vào chọn cần xóa thích, chọn Delete Comment Hoặc chọn Review 

Xóa hồn tồn dãy

Khi bạn muốn xóa hẳn dãy khỏi bảng tính, nghĩa vĩnh viễn khơng muốn thấy nữa, nội dung lẫn định dạng tất liên quan đến dãy này, sau chọn nó, right-click chọn lệnh Delete (đừng nhầm lẫn với việc nhấn nút Delete bàn phím) Hoặc chọn

HomeEditingDeleteDelete Cells

Một hộp thoại nhỏ :  Shift cells left: Sau xóa dãy

ơ chọn kéo bên phải dãy qua (thay vào chỗ nó)

 Shift cells up: Sau xóa dãy chọn kéo bên dãy ô lên (thay vào chỗ nó)

 Entire row: Xóa hồn tồn hàng chứa dãy ô chọn (và kéo vùng liệu bên lên, có)

 Entire column: Xóa hồn tồn cột chứa dãy chọn (và kéo vùng liệu bên phải qua, có)

Xóa hồn tồn cột, hàng

Xóa ngun cột (hoặc dịng) khỏi bảng tính đơn giản, bạn quét chọn cột (hoặc dịng) mà bạn muốn xóa, right-click chọn Delete

Hoặc chọn Home  Editing  Delete  Delete Row (Delete Column)

Làm dãy ô, cột, hàng

Khi bạn muốn xóa thành phần dãy ô (hay cột, hàng) dãy ô cịn đó, sau chọn dãy ơ, bạn chọn Home  Editing  Clear

Hình 44 – Nút lệnh Clear

Một menu phụ mở cho bạn chọn lựa:

 Clear All: Xóa tất (nội dung, định dạng, thích )

 Clear Formats: Chỉ xóa định dạng  Clear Contents: Chỉ xóa nội dung

 Clear Comments: Chỉ xóa thích

Ghi chú: Nếu cần xóa nội dung mà thơi, sau chọn dãy ô (hoặc nguyên cột, hàng) cần xóa, bạn cần nhấn phím Delete bàn phím, right-click chọn Clear Contents

vào bảng tính, với phiên Excel, cách làm nhanh dùng phím phải chuột (right-click)

Để chèn thêm cột (hoặc dòng) trống vào bảng tính, bạn phải qt chọn cột (hoặc dịng) mà bạn chèn thêm cột (hoặc dòng) trống vào chỗ cho nó, right-click chọn Insert Hoặc chọn Home  Editing  Insert  Insert Sheet Row / Insert Sheet Column

Hình 45 – Nút lệnh Insert

Để chèn thêm trống vào bảng tính, bạn chọn ô mà bạn chèn ô trống vào chỗ cho nó, right-click chọn Insert, Insert Sheet Row Hoặc chọn Home  Editing

Insert  Insert Cell Hộp thoại Insert cho bạn

chọn :

 Shift cells right: Đẩy ô

đang chọn sang bên phải chèn ô trống vào

 Shift cells down: Đẩy

đang chọn xuống phía chèn ô trống vào

Chúng ta quy định độ rộng cho cột từ đến 255, số ký tự hiển thị dòng Độ rộng

mặc định cột 8.43 ký tự, độ rộng cột ẩn

Tương tự, chiều cao dòng quy định từ đến 409, đơn vị đo lường point (1 point = 1/72 inch) Chiều cao mặc định dòng 15 point, chiều cao dịng bị ẩn

Có nhiều cách để điều chỉnh kích thước dịng, cột: dùng chuột, gọi lệnh từ Ribbon từ shortcut menu Dùng chuột để điều chỉnh tay

 Cách dễ bạn rà chuột vào cạnh bên phải tiêu đề cột cạnh số thứ tự dịng Khi trỏ chuột có hình dạng mũi tên có đầu vạch đen giữa, bạn nhấn chuột kéo qua kéo lại (hoặc kéo lên kéo xuống) để điều chỉnh kích thước cột dòng

 Cũng với thao tác này, thay nhấn chuột kéo, bạn double-click, Excel tự động điều chỉnh kích thước cột dòng cho vừa với nội dung chứa (Auto Fit)

Dùng lệnh Format Cells Ribbon

Khi bạn cần nhập kích thước xác cho cột (hoặc dịng), bạn nên sử dụng hộp thoại nhập kích thước, cách chọn Home Cells  Format Khi dùng cách này, bạn không cần phải chọn trước nguyên cột (hoặc dòng), mà cần nhấp chọn nhiều nằm cột (hoặc dịng) mà bạn muốn thay đổi kích thước

Một menu phụ mở ra, bạn cần quan tâm đến lệnh sau:

 Row Height : Điều chỉnh chiều cao cho dòng Một hộp thoại nhỏ mở để bạn nhập kích thước vào

đó

 AutoFit Row Height: tự động điều chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung bên

 Column Width : Điều chỉnh chiều rộng cho cột Một

hộp thoại nhỏ mở để bạn nhập kích thước vào

 AutoFit Column Width: tự động điều chỉnh chiều rộng cợt cho phù hợp với nội dung bên

 Default Width: Chọn lệnh bạn muốn quy định lại chiều rộng mặc định cho tất cột bảng tính

Sử dụng shortcut menu

Bạn gọi hộp thoại để nhập kích thước xác cho cột dòng Bạn cần quét chọn cột (hoặc dịng) cần điều chỉnh kích thước, right-click chọn Column Width Row Height , nhập kích thước vào hộp thoại mở ra, nhấn OK

Hình 48 – Nhập kích thước cho dịng cột

Trong q trình làm việc với bảng tính, chắn có lúc bạn muốn ẩn bớt số cột số dịng Hoặc có lúc bạn muốn xem cột dịng bị ẩn bảng tính có Phải làm nào?

Ẩn dịng, cột

Trong mục điều chỉnh kích thước dịng cột trên, tơi nói đến lệnh Format (nhóm Cells, Tab Home) Trong menu lệnh này, nhấn vào lệnh Hide & Unhide , bạn thấy menu nhỏ mở với lệnh sau:

 Hide Rows: Ẩn dòng chọn

Hình 49 – Chọn lệnh Hide & Unhide Ribbon

Muốn ẩn cột dịng nào, bạn chọn cột (dịng) chọn lệnh tương ứng Bạn ẩn cột dòng được, phải để lại bảng tính cịn thấy

Có cách nhanh cách gọi lệnh từ Ribbon, áp dụng với phiên Excel nào: sau chọn cột (dòng) muốn ẩn, bạn right-click chọn Hide từ shortcut menu

Hiện dòng, cột bị ẩn

Nếu dịng, cột bị ẩn khơng phải dịng, cột bảng tính, việc cho chúng đơn giản việc làm ẩn chúng

Với cột, bạn quét chọn hai cột hai bên cột bị ẩn, chọn Home  Cells  Format  Hide & Unhide 

trên dòng bị ẩn, chọn Home Cells

FormatHide & UnhideUnhide Rows

Hoặc nhanh hơn, sau quét chọn, bạn right-click chọn

Unhide

Tuy nhiên, dòng, cột bị ẩn dòng, cột cuối bảng tính, việc cho chúng phức tạp chút Vì chúng nằm biên bảng tính, nên bạn khơng thể chọn hai cột hai bên hai dòng bên bên tơi vừa nói Với trường hợp này, bạn phải khéo léo chút

Ví dụ, cột A bị ẩn, bạn muốn làm Bạn làm sau:

1 Chọn cột B

2 Nhấn rê chuột sang bên trái, giống chọn cột chứa tiêu đề dòng

3 Thả chuột (cột B chọn)

4 Di chuyển mũi tên chuột vào cột B Right-click chọn Unhide Cột A

Trong trường hợp cột bị ẩn nằm mép bên phải bảng tính, bạn làm vậy, bước 2, thay nhấn rê chuột sang trái, bạn nhấn rê sang phải (cho dù chỗ chẳng cịn cột hết mà khoảng không)

Với dòng nằm mép bảng tính, cách làm tương tự Ví dụ, dòng

2 Nhấn rê chuột sang lên trên, giống chọn dòng chứa tiêu đề cột

3 Thả chuột (dòng chọn)

4 Di chuyển mũi tên chuột vào dòng Right-click chọn Unhide Dòng Trong trường hợp dòng bị ẩn nằm bảng tính, bạn làm vậy, bước 2, thay nhấn rê chuột lên phía trên, bạn nhấn rê xuống (cho dù chỗ chẳng cịn dịng hết mà khoảng không)

Có cách nhanh để làm xuất hết tất dòng cột bị ẩn:

Bạn chọn tồn bảng tính, sau rà chuột vào cạnh tiêu đề cột, nhấn vào kéo nhẹ (giống bạn điều chỉnh độ rộng cột), cột bị ẩn ra; để dòng bị ẩn ra, bạn rà chuột vào cạnh tiêu đề dòng, nhấn vào kéo nhẹ (giống bạn điều chỉnh độ cao dòng) Tuy nhiên, cách có nhược điểm sau bạn làm tất cột (hoặc dịng) có kích thước, điều có nghĩa định dạng, trình bày bảng tính khơng cịn giống cũ

Hình 50 – Merge & Center Excel 2007

Chọn HomeAlignment Merge & Center, có menu nhỏ mở với tùy chọn sau:

 Nếu bạn muốn trộn canh liệu (giống Excel 2003) chọn lệnh Merge & Center

 Nếu bạn muốn trộn ô, giữ nguyên định dạng liệu (khơng canh giữa) chọn lệnh

Merge Across Merge Cells

 Lệnh Unmerge Cells dùng để trả lại vị trí bình thường cho trộn

Một ghép/trộn lại, ô mang địa địa ô bên trái dãy ô trộn Và dãy trộn có nhiều ô chứa liệu, Excel giữ lại liệu tính từ trái sang từ xuống Do bạn phải cẩn thận trước định trộn số ô

Nhấn Ctrl+1 gọi hộp thoại Format Cells, bạn thấy có hai Tab chuyên dùng để kẻ khung tô màu cho ô, giống có Excel 2003, Tab Border Fill (là Tab

Để kẻ khung cho ô, bạn chọn Tab Border

, sau chọn loại đường kẻ danh sách Styles, chọn màu cho đường kẻ danh sách Color, sau nhấn vào vị trí kẻ khung

hai nhóm Presets Borders bên tay phải

Để tô màu cho ô, bạn chọn Tab Fill , chọn màu nhóm Background Color muốn tô màu đơn cho ô Bảng màu Excel 2007 phong phú Excel 2003 nhiều, có màu khơng hiển thị bạn dùng Excel 2003 để mở bảng tính tơ màu Excel 2007 Nếu muốn áp dụng mẫu tô cho ô, bạn chọn mẫu danh sách Pattern Style chọn màu cho mẫu

Pattern Color

Ngồi việc tơ màu

Hình 51

đơn mẫu (Pattern) Excel 2003, Excel 2007

cịn có Fill Effects dùng để tạo hiệu ứng đẹp cho

Hình 53

Ngoài việc dùng chuột cuộn cuộn ngang dọc, dùng phím mũi tên, bạn nên biết phím tắt dùng để di chuyển hành đến nơi bảng tính bảng sau đây, để giúp cho việc di chuyển nhanh

hoặcTab Sang bên phải ô

hoặcShift + Tab Sang bên trái ô

 Lên phía

Home Nhảy đến cột A (nhưng nằm hàng hành)

Ctrl + Home Nhảy đến ô A1 (ô đầu tiên)

Ctrl + End Nhảy đến có chứa liệu sau worksheet

Alt + Page Up Sang trái hình

Alt + Page Down Sang phải hình

Page Up Lên hình

Page Down Xuống hình

F5 Mở hộp thoại Go To

End + hoặcCtrl +  Nhảy đến ô bên phải mà trước sau trống

End + hoặcCtrl +  Nhảy đến ô bên trái mà trước sau trống

End + hoặcCtrl +  Lên phía mà trống

End + hoặcCtrl +  Xuống phía mà trống

Ctrl + Page Up Di chuyển đến Sheet phía trước

Sheet hành

Ctrl + Page Down Di chuyển đến Sheet phía sau Sheet hành

3 Sử dụng tên cho dãy

Mặc dù bạn làm việc với dãy ô lớn cách sử dụng địa nó, có số khuyết điểm sử dụng tọa độ dãy:

- Bạn làm việc với nhiều tập hợp dãy ô lần Mỗi lần bạn muốn sử dụng dãy ô, bạn phải định nghĩa lại tọa độ

- Một sai sót nhỏ việc định nghĩa tọa độ dãy dẫn đến kết tệ hại, bạn xóa dãy

Bạn khắc phục vấn đề cách sử dụng tên cho dãy (range name), tên gán cho ô dãy ô Với tên định nghĩa, bạn sử dụng thay cho tọa độ dãy Ví dụ, để đưa dãy vào cơng thức, bạn sử dụng tên dãy thay chọn nhập tọa độ

Bạn tạo tên dãy tùy thích chí bạn gán nhiều tên cho dãy ô

Các tên dãy làm cho cơng thức trực giác dễ đọc Ví dụ, việc gán tên DSo_8 vào dãy, chẳng hạn

E6:E10, làm rõ mục đích công thức, chằng hạn =SUM(DSo_8) nghĩa tổng doanh số tháng Các tên dãy tăng tính xác phép tính với dãy ô bạn không cần phải nhớ tọa độ dãy

Ngồi ra, sử dụng tên cho dãy cịn có nhiều ưu điểm sau đây:

- Các tên dễ nhớ tọa độ dãy

- Các tên không thay đổi bạn di chuyển dãy sang chỗ khác bảng tính

- Các dãy đặt tên tự động điều chỉnh bạn chèn xóa hàng, cột, dãy

Các tên dãy hồn tồn linh hoạt, bạn cần tuân theo vài giới hạn quy tắc sau đây:

 Tên có tối đa 255 ký tự

 Tên phải bắt đầu với chữ ký tự gạch ( _ ) Đối với phần lại tên, bạn sử dụng ký tự (chữ, số, symbol) ngoại trừ khoảng trắng Đối với tên có nhiều từ, bạn nên tách từ dấu gạch (ví dụ, So_Tai_Khoan) cách dùng chữ hoa chữ thường (ví dụ,

SoTaiKhoan), Excel không phân biệt chữ thường chữ hoa bạn sử dụng tên dãy bảng tính  Khơng sử dụng địa ô (chẳng hạn Q1) hay

bất kỳ ký hiệu toán tử (+, -, *, /, <, >, &) ký hiệu gây rắc rối cho bạn, sử dụng tên dãy công thức

 Để làm cho việc nhập tên dãy dễ dàng hơn, nhanh hơn, bạn nên cố gắng đặt tên cho dãy ngắn tốt giữ ý nghĩa chúng Ví dụ:

TSoLN_07 dễ nhớ dễ nhập vào công thức Tong_So_Loi_Nhuan_Nam_2007, (có lẽ) dễ hiểu TSLN07

 Khơng sử dụng tên có sẵn Excel Những tên là: Auto_Activate, Auto_Close, Auto_Deactivate,

Auto_Open, Consolidate_Area, Criteria, Data_Form,

Database, Extract, FilterDatabase, Print_Area,

 Mặc dù bạn hồn tồn đặt tên cho dãy tiếng Việt có dấu, nhiên, điều không nên làm, để tránh nhiều rắc rối xảy sau để đơn giản hóa tên dãy

Có nhiều cách để đặt tên cho dãy ô: Sử dụng Name Box đặt tên cho dãy

Đặt tên cho dãy ô Name Box cách dễ Bạn cần chọn dãy ô muốn đặt tên, gõ tên cho vào

Name Box nhấn Enter

Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho dãy Sử dụng Name Box để đặt tên cho dãy nhanh trực giác Tuy nhiên, có hai khuyết điểm nhỏ (nhưng gây khơng phiền toái) sau đây:

- Nếu bạn cố đặt tên trùng với tên có, Excel chọn dãy mang tên (là tên có) Điều có nghĩa bạn phải làm lại từ đầu, chọn lại dãy nhập vào tên khác

- Nếu bạn chọn dãy, mà vơ ý chọn khơng xác, đặt tên cho nó, Excel khơng cho bạn cách thức trực tiếp để sửa lại tọa độ dãy xóa để làm lại

Để giải hai vấn đề trên, bạn cần sử dụng hộp thoại

New Name Hộp thoại có ưu điểm sau đây: - Nó hiển thị danh sách đầy đủ tên có (đã

- Dễ dàng sửa lại tọa độ dãy bạn vô ý chọn không

- Bạn xóa tên dãy có

Các bước sau hướng dẫn cách đặt tên cho dãy cách sử dụng hộp thoại New Name:

1 Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên

2 Right-click vào vùng chọn chọn Name a Range

Hoặc chọn Formulas  Defined Names  Define Name Define Name Hộp thoại New Name mở

Hình 54 – Hộp thoại New Name

3 Nhập tên mà bạn muốn đặt cho dãy vào khung Name Sử dụng danh sách Scope để chọn phạm vi mà tên dãy

này có ảnh hưởng đến Mặc định, Workbook (tồn bảng tính) Chức có Excel 2007, phiên trước chưa có Tơi nói kỹ Scope phần sau (*)

5 Nhập vài mô tả ghi dãy khung Comment Những mô tả ghi xuất bạn sử dụng tên dãy công thức

Chức có Excel 2007, phiên trước chưa có

6 Nếu tọa độ dãy (tự động nằm ô Refers to) khơng xác, bạn sử dụng hai cách sau để sửa nó:

- Nhập lại tọa độ (bắt đầu với dấu =) - Nhấp nút nhỏ bên phải khung

Refers to (có mũi tên nhỏ màu đỏ) để quay bảng tính chọn lại dãy cho xác; sau chọn xong nhấp vào nút nhỏ (cũng bên phải) để quay hộp thoại New Name

Lưu ý: Nếu bạn cần di chuyển bên khung Refers to phím mũi tên, trước tiên nhấn phím

F2 để Excel biết bạn muốn sửa trực tiếp; khơng, Excel nghĩ bạn muốn dùng phím mũi tên để chọn ngồi bảng tính (bạn thấy nội dung khung Refers to tự động hay đổi, mà thường là bạn muốn)

7 Nhấn OK để quay bảng tính

Sử dụng tiêu đề hàng hay cột để đặt tên cho dãy Giả sử bạn có vùng liệu có sẵn tiêu đề cột hàng hình 55 Bây bạn muốn đặt tên cho hàng vùng liệu này, mà muốn tên hàng tiêu đề hàng Excel có khả tự sử dụng tiêu đề có sẵn vùng liệu để làm tên dãy Bạn cần theo bước sau đây:

tôi chọn khối B10:F10, để đặt tên cho dịng Văn phịng phẩm

Hình 55

2 Nhấn Ctrl + Shift + F3 Hoặc chọn FormulasDefined Names  Create Names from Selection Excel hiển thị hộp thoại Create Names from Selection Excel đốn chứa

tên tiêu đề mà bạn muốn dùng làm tên cho dãy nằm vị trí tự động đánh sẵn dấu chọn vào mục tương ứng:

- Top row: ô nằm hàng

- Left Column: nằm cột ngồi bên trái - Bottom row: ô nằm hàng cùng\

- Right Column: ô nằm cột ngồi bên phải Trong ví dụ này, Excel chọn sẵn Left Column, bước tơi chọn dãy ô hàng Nếu vị trí mà bạn muốn chọn, bạn việc hủy chọn đánh dấu vào mục thích hợp

4 Nhấn OK

Vậy xong Chắc chắn bạn có tên dãy

Văn_phịng_phẩm, đại diện cho dãy C10:F10

Khi đặt tên cho dãy cách này, bạn đừng lo bị giới hạn chọn cột hàng Bạn chọn dãy chứa nhiều tiêu đề hàng lẫn tiêu đề cột, Excel sẵn lòng gán tên vào hàng cột, có nghĩa với lần chọn, bạn đặt tên cho loạt dãy Ví dụ, chọn dãy B5:F10 gọi hộp thoại Create Names from Selection, xuất với đánh dấu có sẵn

Top Row Left Column

Hình 57 – Sử dụng tiêu để cột hàng để đặt tên cho dãy

chứa chữ CHI PHÍ 2007 Sau tơi nhấn OK, tên dãy thứ 10 mà tơi có CHI_PHÍ_2007, với tọa độ C6:F10

Một cách tốt để làm cho bảng tính dễ hiểu hơn, định nghĩa tên cho giá trị số Ví dụ, bảng tính bạn sử dụng biến đổi lãi suất số công thức đó, bạn định nghĩa số có tên Rate (lãi suất), sử dụng tên công thức để làm cho chúng dễ đọc Bạn làm theo hai cách sau:

 Dành riêng vùng bảng tính làm nơi chứa số đặt tên cho riêng lẻ Ví dụ, hình 58 bảng tính có hai số đặt tên:

Lãi_suất (ô B5) Số_tiền (ô B4) Công thức ô E4 sử dụng hàm FV tham chiếu đến số theo tên (hàm FV dùng để tính số tiền có kỳ hạn tương lai, dựa theo lãi suất số tiền tiết kiệm ban đầu)

 Nếu bạn không muốn làm bề bộn bảng tính mình, bạn đặt tên cho số mà không nhập tọa độ ô chứa chúng bảng tính

- Bạn right-click đại vào bảng tính chọn Name a Range để mở hộp thoại New Name

- Nhập tên cho số muốn tạo khung Names, khung Refers to, nhập dấu (=) giá trị số

- Hình 59 ví dụ đặt tên cho số Rate

(= 5%):

Hình 59 – Đặt tên cho số không dùng tham chiếu ô

Ghi chú: Ngoài việc nhập giá trị trực tiếp, Excel cịn cho phép bạn gán cơng thức cho tên Ví dụ, bạn nhập =YEAR(NOW()) khung Refers to để tạo tên luôn trả giá trị số năm hành Tính thích hợp việc gán tên cho công thức dài phức tạp

Trong hộp thoại New Name, bạn chọn Workbook danh sách Scope (hoặc bạn tạo trực tiếp cách sử dụng Name Box), tên dãy có ảnh hưởng tồn Sheet Điều có nghĩa cơng thức nằm Sheet1 tham chiếu đến tên dãy nằm Sheet3

Tuy nhiên, vấn đề bạn sử dùng tên dãy Sheet khác Ví dụ, bạn có bốn Sheet: First_Quarter, Second_Quarter, Third_Quarter,

Fourth_Quarter, Sheet vậy, bạn có dãy mang tên Expenses Nếu tên dãy mà có phạm vi ảnh hưởng workbook, Excel rối lên khơng biết phải sử dụng tên dãy cho Sheet Trong trường hợp này, bạn nên định phạm vi mà tên dãy có ảnh hưởng Sheet riêng biệt Có nghĩa tên dãy tham chiếu đến dãy mà định nghĩa riêng Sheet mà thơi Ban định phạm vi ảnh hưởng tên dãy cách chọn danh sách xổ xuống khung Scope hộp thoại

New Name Danh sách này, ngồi chữ Workbook mặc định, cịn có thêm tên Sheet có bảng tính Bạn việc chọn Sheet mà bạn muốn sử dụng

Ví dụ, giả sử bạn có có cơng thức sau: = G1

Công thức xác lập giá trị ô chứa công thức sang giá trị hành ô G1 Nếu ô G1 đặt tên

TotalExpenses (tổng chi phí), cơng thức tương đương với:

= TotalExpenses

Tương tự, bạn xem hàm sau đây: = SUM(E3:E10)

Nếu dãy E3:E10 đặt tên Sales, công thức tương đương với:

= SUM(Sales)

Nếu bạn không chắn tên đó, bạn yêu cầu Excel dán chèn vào cơng thức dùm bạn Các bước thực điều sau:

1 Bạn bắt đầu nhập công thức hàm, bạn cần chèn tên dãy vào, dừng lại

2 Chọn Formulas  Defined Names  Use in Formula, Excel hiển thị danh sách tên có phạm vi ảnh hưởng đến bảng tính hành

3 Chọn tên mà bạn muốn dùng Excel chèn tên vào cơng thức hàm

Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy

Hình 60 – Chèn tên dãy lệnh Use in Formula

Ngay bạn nhập chữ tên dãy, có tồn bảng tính bạn, Excel xổ danh sách gồm tên hàm tên dãy mà có chữ chữ mà bạn vừa gõ vào Bạn dùng phím mũi tên để chọn tên dãy bạn cần, nhấn phím Tab, tên dãy chèn vào cơng thức

Trong ví dụ hình 61, tên Rate có bảng tính, tơi gõ chữ “r” (cho cơng thức ô E5), Excel xổ xuống danh sách tên hàm tên dãy có ký tự R Tôi dùng chuột nhấn chọn “Rate” nhấn phím Tab, “Rate” chèn vào hàm PMT

Một dãy, đặt tên dễ chọn Excel cung cấp cho bạn hai phương pháp sau để chọn dãy tên nó:

 Dùng GoTo:

Bạn nhấn phím F5 để mở hộp thoại GoTo, chọn tên dãy danh sách nhấn OK

 Dùng Name Box: Để chọn nhanh dãy, bạn nhấn vào Name Box chọn tên dãy danh sách xổ xuống

Nếu bạn đưa bảng tính cho người khác xem, bạn phải làm việc với bảng tính có từ vài tháng

Hình 62

trước, bạn (hoặc người nhờ xem) khơng biết tên dãy bảng tính bạn đại diện cho dãy ô Để thuận tiện cho việc tra cứu tên dãy, bạn nên chèn bảng danh sách tên dãy vào bảng tính

Danh sách gồm có hai cột, cột tên dãy, cột tọa độ tuyệt đối dãy có tên

Bạn theo bước sau đây:

1 Chọn vùng đủ lớn để chứa bảng danh sách mà khơng ghi đè lên liệu có (cách tốt bạn chọn sheet mới)

2 Nhấn phím F3, chọn FormulasDefined Names

Use in Formula Paste Name Excel hiển thị hộp thoại Paste Name

3 Nhấn nút Paste List Excel chèn bảng danh sách tên dãy vào ô hành

Name Manager công cụ quản lý tên dãy Trong Excel 2007, công cụ hoàn toàn so với phiên cũ, hay linh hoạt nhiều Với phiên cũ, bạn xóa lần tên dãy, với Name Manager Excel 2007, bạn xóa hàng loạt tên dãy với cú nhấn chuột

Chọn Formulas  Defined Names  Name Manager, đơn giản hơn, bạn cần nhấn Ctrl+F3, hộp thoại Mane Manager mở

Hình 65 – Hộp thoại Name Manager

tên dãy Nhấn lần, Name Manager xếp từ A đến Z (hoặc từ lớn tới nhỏ), nhấn thêm nữa, xếp ngược lại

Bạn tạo thêm tên dãy Name Manager, cách nhấn vào nút New góc bên trái Để sửa lại tên dãy (đổi tên, thay đổi tham chiếu, thêm ghi ), bạn chọn tên dãy muốn sửa nhấn vào nút

Edit Nếu muốn thay đổi tham chiếu, bạn nhấn vào tên dãy muốn sửa sửa trực tiếp tham chiếu khung

Refers To bên

Để xóa tên dãy, bạn chọn tên dãy cần xóa nhấn

Delete Đây điểm hoàn toàn so với Excel 2003 Bạn

có thể chọn nhiều tên dãy để xóa chung lần Nếu chọn nhiều tên dãy liên tục, bạn nhấn phím Shift chọn; cịn chọn tên dãy khơng liên tục bạn nhấn phím Ctrl

Ở góc bên phải Name Manager cịn có nút Filter, dùng để lọc xem tên dãy theo tiêu chí

Nhấn vào đây, menu nhỏ mở với lệnh:

 Clear Filter: Hủy tất

cách lọc chọn Nghĩa bạn thấy lại toàn tên dãy, kể tên dãy nằm workbook khác mà có liên kết với workbook hành tên dãy Excel tự tạo (ví dụ tên Table (*), tên lọc

Advanced Filter tạo )

(*) Một dãy ô định dạng đặc biệt Xem Chương 8, trang 219

 Names Scoped to Worksheet: Chỉ hiển thị tên dãy có phạm vị ảnh hưởng Sheet hành

 Names Scoped to Workbook: Chỉ hiển thị tên dãy có phạm vị ảnh hưởng bảng tính hành  Names with Errors: Chỉ hiển thị tên dãy

chứa giá trị lỗi (chứ khơng phải tên dãy có lỗi, vài người lầm tưởng), chẳng hạn

#NAME, #REF, #VALUE, v.v

 Names without Errors: Chỉ hiển thị tên dãy không chứa giá trị lỗi

 Defined Names: Chỉ hiển thị tên dãy bạn tạo ra, mà không thấy tên Excel tạo tự động (như tên Table chẳng hạn)

 Table Names: Chỉ hiển thị tên Table Những tên Excel tự động tạo bạn định nghĩa dãy (hay cịn gọi vùng chọn) Table

Nếu bảng tính bạn có dãy phủ chồng lên (giao nhau), bạn sử dụng tốn tử giao (là khoảng trắng) để tham chiếu đến ô thuộc vùng giao

Nếu bảng tính bạn có dãy phủ chồng lên (giao nhau), bạn sử dụng tốn tử giao (là khoảng trắng) để tham chiếu đến ô thuộc vùng giao

Ví dụ, có hai dãy C4:E9 D8:G11 giao vùng D8:E9

Hình 67 – Vùng giao hai dãy

Việc sử dụng toán tử giao làm cho thứ trở nên dễ đọc nhiều, bạn tham chiếu đến ô riêng lẻ cách sử dụng tiêu đề hàng cột Ví dụ, hình sau đây, tơi đặt tên cho dãy C6:C10

Tháng_1 đặt tên cho dãy C7:F7 Thuế

Hình 68 – Sử dụng vùng giao tên dãy thay cho tham chiếu ô công thức

Để tham chiếu đến giá trị ô C7 (là ô giao hai dãy trên), cần gõ (tại ô I5):

= Thuế Tháng_1

Nhìn vào cơng thức, tơi biết số tiền thuế phải nộp tháng 01/2007

4 Nhập liệu định dạng liệu

Nếu bạn biết trước dãy ô mà bạn sử dụng để nhập liệu, bạn tiết kiệm cho số thời gian thao tác gõ phím cách chọn dãy trước bắt đầu nhập liệu, thay tỉ mỉ nhập vào ô

Enter Di chuyển xuống hàng

Shift + Enter Di chuyển lên hàng

Tab Di chuyển sang phải cột

Shift + Tab Di chuyển sang trái cột

Ctrl + (dấu chấm) Di chuyển từ góc bên sang góc bên dãy

Ctrl + Alt +  Di chuyển đến dãy vùng chọn gồm dãy không liên tiếp

Ctrl + Alt +  Di chuyển đến dãy nằm trước vùng chọn gồm dãy không liên tiếp

Khi bạn cần điền nhập vào dãy ô giá trị cơng thức đó, thay bạn phải nhập vào ô, nhập vào ô copy nội dung sang cịn lại, có hai cách để bạn cần nhập lần cho tất ô dãy (hay gọi điền đầy dãy):

 Nhập giá trị công thức vào ô dãy, quét chọn dãy mà bạn muốn có giá trị cơng thức (bao gồm ban đầu) Sau đó:

- Nếu dãy bạn dãy dọc, nhấn Ctrl+D để Excel tự động điền giá trị công thức xuống ô bên

- Nếu dãy bạn dãy ngang, nhấn Ctrl+R để Excel tự động điền giá trị công thức sang ô bên phải

Fill Handle ô vng nhỏ màu đen nằm góc phải phía ô dãy hành Công cụ nhỏ linh hoạt làm nhiều điều hữu dụng, bao gồm việc tạo chuỗi giá trị text giá trị số điền đầy liệu

vào dãy; làm nội dung, chèn xóa dãy Sử dụng AutoFill để tạo chuỗi text chuỗi số Khi làm việc với bảng tính, bạn thường sử dụng chuỗi text liên tục (January, February, March Sunday,

Monday, Tuesday ) chuỗi số liên tục (1, 3,

2003, 2004, 2005 )

Thay nhập chuỗi tay, bạn sử dụng

Fill Handle để tạo chúng cách tự động Tính gọi AutoFill (tự động điền) Sau bước để bạn thực hiện:

1 Để tạo chuỗi text liên tục, bạn cần chọn ô dãy bạn muốn sử dụng, nhập cho giá trị ban đầu Nhưng với chuỗi số, bạn cần nhập hai giá trị chọn hai ô

2 Đặt trỏ chuột vào Fill Handle Con trỏ chuột biến thành dấu cộng (+)

3 Nhấp vào kéo trỏ chuột có đường viền màu xám bao quanh dãy mà bạn muốn điền đầy Nếu bạn không chắn nơi dừng lại, bạn ý đến giá trị lên phía trỏ chuột, cho bạn biết giá trị ô mà bạn vừa kéo trỏ chuột ngang qua

4 Nhả nút chuột Excel điền đầy chuỗi liên tục vào dãy

Khi bạn nhả nút chuột sau sử dụng AutoFill, Excel không điền đầy vào dãy mà hiển thị thêm Smart tag gồm tùy chọn cho AutoFill (AutoFill Option) Để thấy tùy chọn này, bạn rê trỏ chuột Smart tag nhấp mũi tên hướng

xuống để mở danh sách tùy chọn Những tùy chọn mà bạn thấy phụ thuộc vào loại chuỗi mà bạn tạo Thường bạn thấy có bốn tùy chọn sau đây:

 Copy Cells: Điền đầy dãy cách chép ô (hoặc

các ô) gốc

 Fill Series: Áp dụng chuỗi liên tục (là tùy chọn mặc định AutoFill)

 Fill Formatting Only: Chỉ áp dụng định dạng ô gốc vào dãy chọn

 Fill Without Formatting: Điền đầy vào dãy chuỗi

liên tục, không áp dụng định dạng gốc vào dãy

Trong Excel có sẵn số danh sách AutoFill: Thứ tuần Tháng năm (bằng tiếng Anh, viết tắt viết đầy đủ) Bạn cần nhập giá trị (khơng thiết phải giá trị danh sách),

AutoFill tự động điền giá trị lại

Nếu sử dụng AutoFill thường xun, bạn thấy AutoFill thơng minh: Nó tự động nhận biết giá trị thời gian, ngày tháng; không áp dụng bước nhảy cho giá trị số, áp dụng bước nhảy cho giá trị thời gian giá trị text

Sau số ví dụ:

Mon Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat Mon, Wed Mon, Wed, Fri, Sun, Tue 3:00 3:00, 4:00, 5:00, 6:00 3:00, 3:05 3:00, 3:05, 3:10, 3:15 26-Mar 26-Mar, 27-Mar, 28-Mar Nov-10 Nov-10, Dec-10, Jan-11, Feb-11 1st 1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th

Tự tạo danh sách AutoFill

Bạn tự định nghĩa danh sách AutoFill theo ý riêng mình, theo bước sau đây:

1 Nhấn nút OfficeExcel Options

2 Trong hộp thoại Excel Options, chọn mục Popular nhấn vào lệnh Edit Custom Lists

Hình 71 – Mở hộp thoại Custom Lists từ Options Excel

3 Chọn mục NEW LIST hộp thoại Custom Lists, điểm chèn xuất khung List entries

thêm mục từ theo thứ tự mà bạn muốn chúng xuất chuỗi liên tục

Nếu bạn có sẵn danh sách ngồi bảng tính, bạn thường xuyên sử dụng danh sách này, bạn đưa vào Custom Lists cách nhấp chuột vào biểu tượng có mũi tên màu đỏ, sau quét chọn dãy danh sách ngồi bảng tính, lại nhấp vào biểu tượng lần để trở hộp thoại

Custom Lists Sau bạn nhấn Import, danh sách bạn vừa chọn tự động thêm vào List entries

5 Nhấn Add để thêm danh sách vừa tạo vào Custom Lists

6 Lập lại bước để thêm danh sách khác Nếu xong, nhấn OK hai lần để quay bảng tính

Trong trường hợp bạn muốn xóa danh sách đó, bạn cần chọn nhấn nút Delete

Ngồi chức AutoFill, Excel cịn có lệnh Series, có

khả tạo chuỗi số, chuỗi text liên tục, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian phải nhập liệu Sau bước để nhập liệu lệnh Series:

2 Chọn toàn dãy mà bạn muốn tạo chuỗi liệu liên tục

3 Chọn HomeEdittingFillSeries

Hình 72 – Gọi lệnh Series từ Ribbon

4 Trong hộp thoại

Series, chọn Rows để tạo chuỗi hàng ô hành, nhấp chọn Columns để tạo chuỗi cột Nhưng thường Excel chọn sẵn cho bạn, tùy vào dạng

chuỗi bạn thực bước

5 Sử dụng tùy chọn nhóm Type để chọn loại chuỗi mà bạn muốn tạo:

 Linear: Tìm giá trị chuỗi cách cộng thêm giá trị ô Step Value vào giá trị đứng trước (sẽ tạo chuỗi cấp số cộng)

 Growth: Tìm giá trị chuỗi cách nhân thêm giá trị ô Step Value vào giá trị đứng trước (sẽ tạo chuỗi cấp số nhân)

 Date: Tạo chuỗi ngày tháng dựa vào tùy chọn mà bạn định nhóm Date Unit (Ngày, Ngày Tuần, Tháng, Năm)

 AutoFill: Tùy chọn làm việc giống bạn sử dụng công cụ Fill Handle Bạn dùng để mở rộng mẫu giá trị số chuỗi text Nếu bạn muốn hồi quy chuỗi số, đánh dấu ô

chọn Trend Bạn dùng chức chọn loại chuỗi Linear hay Growth

7 Nếu bạn chọn loại chuỗi Linear, Growth, Date, nhập số ô Step Value Excel dùng số để gia tăng giá trị chuỗi Trong trường hợp bạn nhập trước vài giá trị để định nghĩa chuỗi (ở bước 1), bạn thấy Excel tự nhận điều điền sẵn số khung Step Value

8 Để đặt giá trị giới hạn cho chuỗi, nhập giá trị thích hợp khung Stop Value Với AutoFill, nhỡ bạn trớn kéo Fill Handle, bạn phải xóa bớt Cịn có Stop Value, cho dù bước bạn có chọn dư ơ, kết bạn có ln bạn muốn

9 Nhấn OK, Excel điền đầy chuỗi vào dãy bạn chọn

Hình 78 vài ví dụ chuỗi tạo phương pháp Bạn xem nhé: Chuỗi Growth (cột C) dừng lại ô

C12 (giá trị = 128) số hạng chuỗi (256) lớn giá trị dừng (Stop Value) 250 Chuỗi Day (cột D) điền vào dãy ngày lẻ tháng giá trị Step Value (và giá trị bạn đầu ngày lẻ) Chuỗi

Weekday (cột E) khác tí: Các ngày tháng điền

Hình 74 – Một vài ví dụ tạo chuỗi liên tục lệnh Series

Các bảng tính chứa số, giá trị ngày tháng năm, chuỗi văn bản, biểu thức toán học, toán tử logic Nhưng lại có hai dạng liệu này: liệu tính tốn liệu khơng thể tính tốn

Mặc định, tùy thuộc vào nội dung nhập vào, Excel tự động định dạng ô cho phù hợp: Những liệu tính tốn tự động canh phải, nghĩa nằm sát vào lề bên phải ơ; cịn liệu khơng thể tính tốn được, chúng nằm sát lề bên trái

Việc tự động giúp cho bạn kiểm tra liệu nhập vào bạn có quy cách hay khơng Ví dụ, bạn nhập vào giá trị ngày tháng năm, mà chúng lại nằm sát lề bên trái sau bạn nhấn Enter,

một giá trị ngày tháng thực sự, nghĩa khơng thể dùng để tính tốn

Do đó, để nhập liệu nhanh chóng dễ dàng kiểm tra tính xác liệu, bạn khơng nên canh lề cho liệu nhập liệu, Excel tự động làm việc Tuy nhiên, định dạng cho liệu nhập vào không việc canh lề, mà quy định quy tắc nhập liệu cách hiển thị liệu

Mặc dù bạn sử dụng Excel, quy định dấu phân cách hàng nghìn, dấu phân cách thập phân, định dạng ngày tháng năm lại phụ thuộc vào thiết lập bạn Control Panel hệ điều hành Trong đó, quan trọng thiết lập định dạng số (Numbers) định dạng

ngày tháng năm (Date)

Để cài đặt thiết lập này, bạn vào Control Panel, chọn lệnh Region and Language Nếu sử dụng Windows XP, bạn nhấn vào Customize , sử dụng Windows 7, bạn nhấn vào Additional setting Hộp thoại Customize Format mở

Những thiết lập cho Numbers

Đây quy định cách dùng dấu phân cách số Mặc định, Windows sử dụng định dạng số theo kiểu Mỹ (dấu phẩy dấu phân cách hàng nghìn, dấu chấm dấu phân cách thập phân) Nếu bạn muốn định dạng số theo kiểu Việt Nam, bạn sửa lại ba mục sau đây:

Hình 75 – Chọn định dạng cho Numbers từ Control Panel

 Digit grouping symbol: Sửa dấu phân cách hàng nghìn

 List seperator: Đây dấu phân cách đối số

khi nhập hàm công thức Excel Trong trường hợp bạn chọn dấu phân cách thập phân dấu phẩy, buộc bạn phải chọn lại dấu separator dấu chấm phẩy Còn dấu phân cách thập phân dấu chấm, dấu phẩy

Những thiết lập cho Currency

Đây quy định cách dùng dấu phân cách số tiền tệ Mặc định, Windows sử dụng định dạng theo kiểu Mỹ (dấu phẩy dấu phân cách hàng nghìn, dấu chấm dấu phân cách thập phân) Nếu bạn sửa lại định dạng Number theo kiểu Việt Nam, bạn nên sửa lại dấu phân cách mục giống

Những thiết lập cho Date

Đây quy định cách nhập ngày tháng năm Mặc định Windows dùng kiểu Mỹ, tháng trước ngày sau

(mm/dd/yyyy)

Nếu bạn thích dùng kiểu Việt Nam, ngày trước tháng sau

(dd/mm/yyyy) bạn sửa lại mục Date formats Sửa

Short date (dạng viết tắt) lẫn Long date (dạng viết đầy đủ) Bạn quy định dấu phân cách ngày tháng năm dấu Tuy nhiên, khơng bắt buộc bạn đừng dùng dấu chấm (mặc dù số văn tồn kiểu này), ảnh hưởng đến định dạng số, bạn chọn dấu phân cách thập phân dấu chấm chẳng hạn

Ở phía dưới, có mục Calendar, dùng để quy định số

Hình 76 – Chọn định dạng cho Numbers từ Control Panel

Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số

Khi bạn tạo bảng tính, bảng tính mặc định sử dụng định dạng General (là loại định dạng mà tơi vừa trình bày trên) Nếu bạn muốn số hiển thị khác nhau, bạn chọn kiểu định dạng số Excel: Number, Currency,

Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, Special

Trong tất phiên Excel, bạn mở hộp thoại Format Cells cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+1, sau chọn Tab Number (nếu chưa chọn)

Trong khung Category có nhóm định dạng sau:

 Number: Định dạng kiểu số – Bạn có tùy chọn

sau :

- Decimal places: Số chữ số thập phân (từ chữ số đến tối đa 30 chữ số)

- Use 1000 Seperator: có sử dụng dấu phân cách hàng nghìn hay khơng

- Negative numbers: Cách hiển thị số âm Bạn hiển thị số âm với dấu trừ đứng trước, màu đỏ, nằm cặp dấu ngoặc đơn, số màu đỏ nằm cặp dấu ngoặc đơn màu đỏ

 Currency: Định dạng kiểu tiền tệ – Các định dạng tiền

Hình 77 – Chọn định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells  Accounting: Định dạng kiểu kế toán – Loại

giống Currency, khác tất số âm luôn hiển thị bên cặp dấu ngoặc đơn  Percentage: Định dạng kiểu phần trăm – Định dạng

phần trăm hiển thị số nhân với 100 có dấu phần trăm (%) cuối Ví dụ, 506 hiển thị dạng 50.6%

 Fraction: Định dạng Phân Số – Các định dạng

phân số cho phép bạn biểu diễn đại lượng thập phân dạng phân số Có tất kiểu định dạng phân số hiển thị

 Scientific: Định dạng kiểu khoa học – Các định dạng

Hình 78 – Chọn định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells

 Special: Định dạng kiểu đặc biệt – Là tập hợp

được thiết kế sẵn để xử lý trường hợp đặc biệt, thích hợp với người Mỹ (mã điện thoại, mã số an sinh xã hội, )

Thay đổi kiểu định dạng số nhập liệu

$1234.567 $1,234.567 Currency ($1234.5) ($1,234.50) Currency

10% 10% Percentage

123E+02 1.23E+04 Scientific

5 3/4 3/4 Fraction

0 3/4 3/4 Fraction

3/4 03-Apr Date

Xác định định dạng số nhập số nhanh hiệu Excel đốn định dạng mà bạn muốn sử dụng Nhưng Excel đốn sai (trong ví dụ cuối trên, muốn nhập phân số, Excel lại hiểu ngày tháng)

Ngồi cách sử dụng hộp thoại Format Cells để chọn lại kiểu định dạng, Excel 2007 cung cấp cho bạn danh sách kiểu định dạng thiết kế sẵn nhóm Number

của Tab Home Ribbon

Sau chọn dãy số mà bạn muốn định dạng lại, bạn nhấn vào nút mũi tên nằm bên phải khung Number Format List, danh sách loại định dạng mở ra, có kèm theo minh họa cho loại định dạng chọn Ví dụ, tơi chọn chứa số 12345678, tơi có loại định dạng sau:

 Number formats : 12345678.00  Currency formats : $12,345,678.00  Accounting formats : $12,345,678.00  Percentage formats : 12345678.00%

 Scientific formats : 1.23E+07

Hình 79 – Chọn loại định dạng số từ Number Format Lists Ribbon

Nếu bạn khơng thích loại loại Excel gợi ý, bạn nhấn vào lệnh More Number Formats nằm danh sách Hộp thoại Format Cells mở

Hoặc bạn sử dụng tổ hợp phím tắt sau để chọn nhanh kiểu định dạng:

Ctrl + Shift + `

(phím đầu tiên, bên trái phím số 1)

General(định dạng theo mặc định)

Ctrl + Shift + Number(định dạng theo kiểu số, có hai số

thập phân có dùng dấu phân cách hàng nghìn)

hai chữ số thập phân, dùng dấu $, số âm nằm cặp dấu ngoặc đơn)

Ctrl + Shift + Percentage(định dạng theo kiểu phần trăm,

khơng có số thập phân)

Ctrl + Shift + Scientific(định dạng theo kiểu khoa học)

Ngồi ra, cịn cách để định dạng lại giá trị số, cách sử dụng nút điều khiển nhóm Number

của Tab Home Ribbon

Hình 80 – Nhóm nút lệnh định dạng số Ribbon  Accounting Style: Định dạng kiểu tiền tệ kế tốn

(có hai chữ số thập phân, sử dụng dấu đô-la)

 Percent Style: Định dạng kiểu phần trăm (khơng có

chữ số thập phân)

 Comma Style: Định dạng kiểu số (có hai chữ số thập

phân, dùng dấu phân cách hàng nghìn)

 Increase Decimal: Tăng số chữ số thập phân

 Decrease Decimal: Giảm số chữ số thập phân định dạng hành (tương đương với viêc làm tròn số lên)

Khi đưa vào bảng tính giá trị ngày tháng thời gian, bạn cần bảo đảm chúng nhập theo định dạng quy định Region and Language Control Panel Nếu khơng, Excel khơng thể hiểu được, ngồi chuyện khơng thể tính tốn được, bạn khơng thể xếp liệu theo thứ tự thời gian

Cách dễ để kiểm tra giá trị ngày tháng nhập vào có quy cách hay khơng, tơi nói phần đầu mục Định dạng liệu này, bạn đừng định dạng trước nhập liệu, mà nhập bình thường, sau bạn nhập xong mà giá trị ngày tháng canh sát lề phải ơ, bạn nhập đúng, chúng nằm sát lề bên trái ô, bạn nhập sai

Sau nhập xong, cần thiết phải định dạng lại giá trị ngày tháng thời gian cho phù hợp với cơng việc, bạn sử dụng cách sau đây:

Sử dụng hộp thoại Format Cells

Trong khung Category hộp thoại Format Cells có mục chuyên để định dạng cho ngày tháng (Date) vả mục chuyên để định dạng cho thời gian (Time)

Hình 81 –Chọn định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells

Cách chọn kiểu định dạng cho giá trị thời gian tương tự vậy, bạn việc chọn loại khung Type, xem trước kết khung Sample, ứng ý loại nhấn OK

Ghi chú: Loại định dạng có dấu (*) phía trước, loại định dạng theo kiểu quy định trong Region and Language Control Panel

Sử dụng Ribbon phím tắt

Trong Number Format List Excel 2007, ngồi kiểu định dạng số, cịn có loại định dạng cho ngày tháng thời gian

 Short Date: Định dạng ngày tháng năm ngắn gọn,

có ngày, tháng năm, thể hồn tồn số (ví dụ: 30/06/2010)

 Long Date: Định dạng ngày tháng năm đầy đủ, gồm

cả Thứ tuần tên tháng (ví dụ: Wednesday, June, 30, 2010)

 Time: Định dạng thời gian dạng 12 giờ, có ký hiệu để

phân biệt buổi sáng (AM) hay buổi chiều (PM)

Hình 82 – Chọn loại định dạng ngày tháng thời gian từ Number Format Lists Ribbon

Hoặc bạn sử dụng tổ hợp phím tắt sau để chọn nhanh kiểu định dạng:

Ctrl + Shift + Time (định dạng thời gian theo dạng h:mm

AM/PM)

Ctrl + Shift + Date (định dạng ngày tháng năm theo dạng

Microsoft Excel phần mềm chuyên văn bản, đó, chức định dạng text Excel khiêm tốn Ngồi kiểu định dạng thơng thường in đậm, in nghiêng, gạch dưới, tô màu cho chữ, sử dụng tương tự người anh em họ Microsoft Word, Excel khơng cịn làm nhiều

Sử dụng nút lệnh Ribbon

Cách nhanh để định dạng cho nội dung (có thể chữ, số, biểu thức ) dùng nút lệnh có sẵn Tab Home Ribbon Những nút lệnh khơng phong phú nhóm nút lệnh định dạng chữ Microsoft Word, so với có sẵn Excel 2003, Excel 2007 có nhiều cải tiến nhằm giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc với bảng tính

Như bạn thấy hình 87, bên trái nhóm Font, gồm nút lệnh dùng để chọn font chữ, cỡ chữ, định dạng in đậm, in nghiêng, gạch tô màu cho nội dung Ở phía có hai chữ A, dùng để tăng giảm cỡ chữ

Hình 83 – Nhóm nút lệnh dùng để định dạng cho liệu text Ribbon

Bên phải nhóm Alignment, dùng để canh lề cho nội dung

phải nút lệnh dùng để định hướng: nội dung nằm ngang, nằm dọc, hay nằm nghiêng

Hàng nhóm Alignment nhóm nút lệnh để canh phải, canh hay canh trái cho nội dung theo chiều ngang Hai nút ngồi bên phải dùng để chừa lề (tức cách biên bên phải biên bên trái ô khoảng cách đó, mặc định nội dung nằm sát vào hai biên này) Mặc dù bạn định dạng cho nội dung chữ số, nhiên, theo kinh nghiệm riêng tôi, bạn không nên canh lề cho số (cả giá trị ngày tháng thời gian), mà Excel định dạng theo mặc định nó, nghĩa giá trị ln canh sát lề bên phải

Ngoài bên phải nhóm Alignment có hai nút lệnh: Nút Wraptext, dùng để bật/tắt chế độ trình bày nội

dung ô với nhiều hàng Nút Merge & Center, dùng để bật/tắt chế độ ghép nhiều ô thành ô

Những nút lệnh có sẵn Ribbon chắn khơng đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu định dạng liệu kiểu text Muốn thực định dạng cao cấp hơn, bạn nhấn vào nút mũi tên nhỏ nằm góc bên phải nhóm Font nhóm Alignment để gọi hộp thoại Format Cells (hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+1)

Tạo số trên, số

Đôi khi, yêu cầu công việc, phải định dạng số trên, số cho văn Ví dụ nhập đơn vị tính diện tích (m2, m3), ký hiệu hóa học (H2O, CO2) Để thực điều này, bạn theo bước sau:

2 Nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font

3 Trong khung Effects, bạn chọn Superscript để tạo số , chọn Subscript để tạo số Nhấn OK để trở bảng tính

Hình 84 – Chọn Superscript để tạo số Ngắt dịng

Khi nhập liệu văn bản, bạn nhấn Enter, ô hành di chuyển xuống ô bên dưới, khơng phải ngắt dịng cho đoạn văn đó; khơng phải nhấn

Shift+Enter để ngắt dòng chừng MS Word Để ngắt dịng cho đoạn văn ơ, bạn nhấn tổ hợp phím Alt+Enter vị trí muốn ngắt dòng

Trong trường hợp bạn muốn liệu kiểu text tự động ngắt dòng theo giới hạn chiều rộng ơ, bạn có cách:

 Chọn ô muốn định dạng, nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment đánh dấu vào tùy chọn Wrap Text nhóm Text Control

Hình 85 – Tab Alignment hộp thoại Format Cells Ép liệu text cho vừa với chiều rộng ô

Cũng hộp thoại Format Cells, Tab Alignment, bạn muốn liệu text ô tự động co nhỏ lại cho vừa với chiều rộng (mà khơng ngắt dịng), bạn đánh dấu vào tùy chọn Shrink to fit

Ghi chú: Nếu tùy chọn Wrap Text đánh dấu, bạn phải hủy chọn nó, chọn Shrink to fit Canh lề cho liệu

Trong Tab Alignment hộp thoại Format Cells, nhóm Text alignment có mục: Horizontal dùng để canh lề liệu theo chiều ngang, Vertical dùng để canh lề liệu theo chiều dọc

 Horizontal có tùy chọn sau :

- General: Canh lề theo mặc định (tùy thuộc vào loại liệu) - Left (Indent): Canh lề

trái

- Center: Canh - Right (Indent): Canh lề

phải

- Fill: Lấp đầy hết chiều rộng liệu có

- Justify: Canh hai biên

- Center Across Selection: Canh băng ngang qua ô chọn

- Distributed (Indent): Chia khoảng cách

liệu

Những tùy chọn có kèm chữ Indent, bố trí liệu nằm cách biên ô khoảng cách bạn quy định tùy chọn Indent bên phải

Xin nói rõ hai tùy chọn Fill Center Across Selection:

- Fill: Thường sử dụng bạn muốn làm

đường chấm chấm chạy hết chiều ngang ô Thay phải gõ hàng chục dấu chấm, bạn cần gõ dấu chấm, chọn tùy chọn

- Center Across Selection: Thông thường, muốn

trình bày tiêu đề đó, người ta hay sử dụng chức Merge & Center (trộn ô canh liệu) Tuy nhiên, bảng cần đến việc lọc liệu, chức gây nhiều rắc rối Trong trường hợp đó, bạn nên sử dụng Center Across Selection Dữ liệu canh ô chọn, độc lập, khơng bị trộn thành

Ví dụ: Hình 87 trường hợp ô B2:F2

Merge and Center, bạn nhấn vào ô dãy B2:F2, dãy chọn, chúng cịn có địa B2:

Hình 87 – Sử dụng Merge and Center cho dãy

Hình 88 trường hợp định dạng Center Across Selection cho dãy ô B2:F2 Nội dung thực nằm B2, chúng nằm dãy ô B2:F2 Và đương nhiên, ô từ B2 đến F2

vẫn độc lập, bạn chọn riêng ơ:

Hình 88 – Sử dụng Center Across Selection cho dãy ô

- Bottom: Canh lề liệu theo cạnh ô (mặc định) - Top: Canh lề liệu

theo cạnh ô

- Center: Canh lề liệu nằm ô theo chiều dọc

- Justify: Canh

liệu theo chiều dọc

của ô Tuy nhiên, liệu q ít, chúng nằm sát cạnh ô (Top)

- Distributed: Chia khoảng cách liệu

ô theo chiều dọc Trong trường hợp liệu ít, chúng nằm ô (Center)

Nhập ký tự đặc biệt

Excel cho phép nhập ký tự đặc biệt (khơng có bàn phím) vào chuỗi text, giống MS Word

Khi muốn nhập ký tự đặc biệt, bạn nhấp chọn Symbol

trong Tab Insert Ribbon:

Hình 90 – Dùng lệnh Insert Symbol để nhập ký tự đặc biệt

Một hộp thoại mở ra, chứa đầy ký tự đặc biệt Bạn việc chọn ký tự cần nhập vào nhấn Insert

Hình 91 – Hộp thoại Symbol

Khi xây dựng bảng tính để phục vụ cho cơng việc mình, chắn có lúc bạn muốn quy định việc nhập liệu theo yêu cầu định đó, nhập sai khơng u cầu có thơng báo lỗi nhắc nhở

Công cụ Data Validation (xác nhận tính hợp lệ liệu) giúp bạn thực vấn đề vừa nêu Nó giúp bạn nhập liệu cách xác theo yêu cầu đặt hạn chế sai sót tối thiểu

chọn Data  Data Tools  Data Validation, hộp thoại Data Validation mở

Mặc định, bạn thấy trong nhóm Validation Criteria

có sẵn tùy chọn Any Value mục Allow, nghĩa có

thể nhập kiểu liệu

Hình 92

Bạn thiết lập quy tắc nhập liệu với tùy chọn danh sách mục Allow: Whole number,

Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom Nhưng cho

dù bạn chọn tùy chọn nào, hộp thoại ln ln có hai tùy chọn:

 Ignore blank: Nếu bạn đánh dấu chọn vào đây, Excel không áp dụng quy tắc nhập liệu với ô rỗng  Clear All: Xóa tất quy tắc nhập liệu mà bạn

đã thiết lập cho dãy ô chọn

Giá trị giới hạn cố định

Để cố định giá trị giới hạn, bạn nhập trực tiếp vào số giá trị thích hợp với quy tắc mà bạn thiết lập

Giá trị giới hạn không cố định

Nếu bạn sử dụng tham chiếu đến ô, dãy ô tên dãy cho giá trị giới hạn, giá trị (hoặc kết công thức) tham chiếu thay đổi, giá trị giới hạn thay đổi theo, đó, chúng khơng cố định

Khi sử dụng tham chiếu địa dãy ô, bạn phải nhập vào dạng tham chiếu tuyệt đối Tuy nhiên, bạn sử dụng tham chiếu tới địa ô, dãy ô cho giá trị giới hạn ô dãy ô nằm worksheet với bảng tính mà bạn áp dụng quy tắc

Nếu muốn sử dụng tham chiếu đến ô dãy ô nằm Sheet khác bảng tính khác cho giá trị giới hạn, bạn phải đặt tên cho dãy đó, sử dụng tên dãy để làm tham chiếu cho giá trị giới hạn

Whole Number

Khi bạn chọn Whole number, hộp thoại Data Validation xuất mục Data, cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập vào

Hình 93

Trong mục Data có tùy chọn sau đây:

 Between / Not Between – Cho phép nhập liệu giá trị (hoặc ngoài) vùng xác định Ví dụ ngày tháng (từ đến 31), tháng năm (1 đến 12) Bạn sử dụng ô bên để nhập giá trị giới hạn:

- Maximum: Giới hạn lớn - Minimum: Giới hạn nhỏ

 Equal to / Not equal to – Cho phép (hoặc không cho phép) nhập liệu giá trị giá trị xác định ô

Value Giá trị xác định cố định không cố định, tùy vào cách nhập bạn, giống tơi trình bày mục Between/Not Between  Greater than / Greater than or equal to – Cho phép

định ô Minimum Giá trị xác định cố định khơng cố định, tùy vào cách nhập bạn, giống tơi trình bày mục Between/Not Between

 Less than / Less than or equal to – Cho phép nhập

liệu giá trị nhỏ (hoặc bằng) giá trị xác định ô Maximum Giá trị xác định cố định khơng cố định, tùy vào cách nhập bạn, giống trình bày mục Between/Not Between

Decimal

Loại quy tắc nhập liệu thứ hai Decimal, cho phép nhập liệu với giá trị số Nếu bạn nhập liệu với chuỗi loại liệu khơng phải số, bị báo lỗi Sử dụng chức giúp bạn tránh sai sót quy định định dạng số (quy định dấu phân cách hàng nghìn dấu phân cách thập phân)

Những tùy chọn mục Data quy tắc tương tự quy tắc Whole Numer

List

Hình 94

Khi bạn áp dụng quy tắc cho dãy ô, có kích hoạt tùy chọn In-cell dropdown, bạn nhấn ô dãy này, dropdown , chứa danh sách mà bạn quy định quy tắc Bạn cần chọn phần tử danh sách để nhập vào ô

Tuy nhiên, không giống với

khi nhập công thức vào ô, Excel không áp dụng

AutoComplet cho dropdown Có nghĩa khơng tự động chọn phần tử danh sách sau bạn nhập vài ký tự Điều khó khăn chút cho việc tìm kiếm phần tử, bạn sử dụng danh sách dài

Cũng giá trị giới hạn cho quy tắc, bạn cố định khơng cố định danh sách giá trị để nhập liệu:

 Sử dụng danh sách cố định: Khi muốn cố định danh sách nhập liệu, bạn nên gõ trực tiếp danh sách vào ô Source Mỗi phần tử cách dấu phẩy Trong trường hợp danh sách từ có dấu tiếng Việt, bạn phải sử dụng gõ Unicode để Excel hiển thị tiếng Việt

 Sử dụng danh sách từ dãy, tên dãy: Bạn có thể sử dụng danh sách có sẵn dãy cách kích hoạt Source, sau dùng chuột quét

chọn dãy ô chứa danh sách; nhập trực tiếp tham chiếu dãy ô tên dãy vào ô

Source Khi đó, danh sách nhập liệu khơng cố định, tùy thuộc vào thay đổi danh sách nguồn

Excel giữ nguyên thứ tự sẵn có danh sách nguồn Do đó, sử dụng danh sách dài, bạn nên xếp trước (theo thứ tự ABC chẳng hạn) Điều giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian tìm phần tử danh sách để nhập vào ô

Date

Loại quy tắc Date , cho phép nhập liệu với giá trị ngày tháng Bạn sử dụng quy tắc dãy ô chứa giá trị ngày tháng (ngày vào làm, ngày nghỉ việc, ngày tháng năm sinh )

Hình 96 Time

Tương tự Date, quy tắc Time cho phép nhập liệu với giá trị thời gian Bạn sử dụng quy tắc dãy ô chứa giá trị thời gian (giờ vào làm, về, )

Hình 97

Start time End Time Bạn nên lưu ý, Start Time nhỏ 0:00 End Time lớn 24:00

Text length

Quy tắc Text Length giới hạn chuỗi liệu nhập vào với số ký tự xác định (kể khoảng trắng) Bạn nên sử dụng quy tắc cho dãy chứa giá trị địi hỏi có số lượng ký tự định (số chứng minh nhân dân, số điện thoại, số tài khoản ) Cũng quy tắc Whole Number, bạn giới hạn chiều dài tối đa (Maximum) tối thiểu (Minimum) chuỗi liệu nhập vào

Hình 98 – Quy định chuỗi nhập vào phải có ký tự (dùng để nhập số CMND) Custom

Trong trường hợp bạn cần thiết lập quy tắc mà khơng có tùy chọn danh sách có sẵn Data Validation đáp ứng được, bạn sử dụng mục Custom

Hình 99

Ví dụ, giả sử bạn quy định tổng giá trị nhập vào dãy ô B1:B10 không vượt 10 triệu, bạn dùng công thức sau ô Formula:

=SUM($B$1:$B$10)<=10000000

Khi tổng giá trị nhập vào dãy ô vượt 10 triệu, Excel xuất thông báo lỗi

Input Message

Một thiết lập quy tắc nhập liệu, bạn nên bao gồm vào hướng dẫn cho việc nhập liệu (xuất chọn ô thiết lập quy tắc nhập liệu) Việc cần thiết, thiết lập nhiều quy tắc, bạn khơng nhớ dãy ô phải nhập liệu

hộp thoại Data Validation Bạn sử dụng tiếng Việt cho thơng báo với gõ Unicode

Ví dụ, sau thiết lập quy tắc Text Length cho cột dùng để nhập số Chứng minh nhân dân (là chuỗi gồm số), bạn chọn Tab Input Message, nhập vào nội dung sau:

Hình 100

Bạn xuống dịng nội dung hướng dẫn phím Enter, bạn nhập văn Word

Và đó, nhấn chọn ô cột dùng để chứa số Chứng minh nhân dân, xuất thơng báo minh họa hình

101

Nếu không muốn xuất thông báo này, bạn bỏ kích hoạt tùy chọn Show input message when cell is selected

Error Alert

Bình thường, Excel tự động xuất thơng báo lỗi có liệu nhập vào khơng theo quy tắc quy định Bạn thay đổi cách hiển thị thông báo này, làm cho thân thiện tiếng Việt chẳng hạn, cách sử dụng Tab Error Alert hộp thoại Data Validation

Hình 102

Cách nhập thơng báo lỗi giống bạn nhập hướng dẫn Bạn xuống dịng phím Enter,

như sử dụng tiếng Việt gõ Unicode

Mục Style danh sách kiểu cảnh báo: Stop, Warning

và Information

Hình 103

 Warning: Sử dụng bạn chấp nhận số ―ngoại lệ‖ cho quy tắc thiết lập Nếu liệu nhập vào không quy tắc, xuất thông báo lỗi sau:

Hình 104

Nếu nhấn Yes, Excel xem liệu nhập vào ―ngoại lệ‖ quy tắc chấp nhận Nếu chọn No, Excel bôi đen nội dung vừa nhập để bạn sửa lại cho Nếu nhấn Cancel, Excel xóa nội dung nhập sai

 Information: Đây thoại thơng báo mang tính nhắc nhở, thường dùng Vì liệu nhập vào không quy tắc, xuất thông báo lỗi sau:

Hình 105

Cancel, Excel xóa nội dung nhập sai ô mà không bắt buộc bạn phải sửa lại

Trong trường hợp này, quy tắc mà bạn thiết lập xem ―bằng khơng‖, vì, bạn nhập đúng, nhập sai khơng nhập hết vào Excel ―bỏ qua‖ hết

Data Validation công cụ hay linh hoạt việc xử lý liệu nhập vào bảng tính Khả kiểm sốt liệu kèm theo thông báo hỗ trợ giúp người sử dụng đưa biện pháp xử lý thích hợp Với khả này, Excel trở nên gần gũi với sở liệu

5 Thiết lập công thức

Tất công thức Excel có chung cấu trúc: Một dấu (=), theo sau hay nhiều toán hạng (là giá trị, tham chiếu ô, dãy, tên dãy, tên hàm) tách biệt hay nhiều toán tử (là ký hiệu kết hợp toán hạng theo cách đó, chẳng hạn dấu cộng, ký hiệu lớn hơn)

Bạn dùng khoảng trắng toán hạng toán tử công thức Đây điều nên làm khoảng cách thành phần cơng thức giúp công thức dễ đọc

Excel chấp nhận việc ngắt dịng cơng thức, bạn có cơng thức dài, bạn nên chia cơng thức thành nhiều dịng Để ngắt dịng cơng thức, bạn dùng tổ hợp phím Alt+Enter

Mặc dù bạn khơng gặp phải, bạn nên biết giới hạn mà Excel thiết lập dựa khía cạnh khác cơng thức mơ hình bảng tính Nếu sử dụng Excel 2003, bạn thấy giới hạn mở rộng đáng kể Excel 2007:

Số lượng cột

bảng tính 16.384 1.204

Số lượng hàng

một bảng tính 16.777.216 65.536

Số ký tự tối đa

Số lượng tối đa hàm lồng cơng thức

64

Số lượng tối đa tham chiếu mảng

Không

giới hạn 65.335

Nhập công thức

Nhập công thức vào bảng tính đơn giản: - Chọn mà bạn muốn nhập công thức vào

- Gõ dấu (=) để Excel biết bạn nhập

một công thức

- Nhập tốn hạng (operand) tốn tử (operator) cơng thức

- Nhấn Enter để xác nhận công thức

Excel có ba chế độ nhập liệu khác nhau, tùy vào thao tác gõ bàn phím dùng chuột bạn:

 Khi bạn gõ dấu để bắt đầu công thức, Excel vào Enter mode, chế độ mà bạn dùng để nhập chuỗi văn bản, toán hạng, toán tử

mode, bạn sử dụng kỹ thuật chọn dãy chuẩn Lưu ý rằng, Excel quay Enter mode bạn nhập toán tử hay ký tự khác

 Nếu bạn nhấn phím F2, Excel vào Edit mode, chế độ mà bạn dùng để thực thay đổi cơng thức Ví dụ, bạn Edit mode, bạn sử dụng phím mũi tên qua trái qua phải di chuyển trỏ chuột đến chỗ cơng thức để xóa chèn vào ký tự Bạn vào Edit mode cách nhấp chuột vào nơi công thức Để quay Enter mode, bạn nhấn phím F2 lần

Bạn biết chế độ Excel cách nhìn vào Status bar Ở phía bên trái này, bạn thấy ba chữ: Enter, Point, Edit Sửa công thức

Sau bạn nhập cơng thức, bạn thấy phải quay lại sửa đổi Excel cho bạn ba cách để vào Edit mode thực thay đổi công thức ô hành:

- Nhấn phím F2

- Double-click vào ô chứa công thức cần sửa

- Nhấn chuột vào nơi công thức công thức (Formula bar)

(Reference) Mỗi loại có tập hợp tốn tử riêng nó, cách sử dụng loại cơng thức khác

Các công thức số học công thức phổ thông Chúng kết hợp số, địa ô, kết hàm toán tử số học để thực phép tính Những tốn tử sử dụng cơng thức số học:

+ Phép tính cộng = 10+ 15

– Phép tính trừ = 10 – 5

– Phép phủ định

(dấu trừ đại số) = –10 –10

* Phép nhân = 10*5 50

/ Phép chia = 10/5

% Phép tính phần trăm = 10% 0.10 ^ Phép tính lũy thừa = 10^5 100,000

Những toán tử mà bạn sử dụng cơng thức so sánh:

= Bằng = 10 = FALSE

> Lớn = 10 > TRUE < Nhỏ = 10 < FALSE >= Lớn = 10 >= TRUE <= Nhỏ = 10 <= FALSE <> Không (khác) = 10 <> TRUE

Công thức xử lý chuỗi văn loại công thức trả kết chuỗi văn (text) Loại công thức sử dụng toán tử ―và‖ (dấu &), chuỗi văn đặt cặp dấu nháy kép (" "), kết hàm xử lý chuỗi văn

Chúng ta thường sử dụng loại công thức cần ghép chuỗi văn lại với Ví dụ, cơng thức này: = "soft" & "ware" Sẽ trả kết là: software

Bạn sử dụng dấu & để ghép nhiều chứa giá trị text lại với Ví dụ, ô A1 chứa chữ Word, ô A2 chứa chữ Excel, công thức này:

Công thức tham chiếu loại công thức sử dụng toán tử tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô dãy ô để tạo tham chiếu nối đơn

Những toán tử mà bạn sử dụng loại cơng thức tham chiếu:

:

(dấu hai chấm) Dãy

Tạo dãy từ hai tham chiếu (A2:C5)

(khoảng trắng) Giao

Tạo dãy từ vùng giao hai dãy (A1:C5 B2:E8) ,

(dấy phẩy) Hợp

Tạo dãy từ hai dãy đơn (A1:C5, B2:E8)

Trong thực tế, hầu hết công thức mà bạn sử dụng có số giá trị tốn tử Bạn nên biết qua thứ tự ưu tiên toán tử, nghĩa biết thứ tự ưu tiên mà Excel tính tốn giá trị cơng thức

Ví dụ cơng thức này: = 3+5^2 Nếu bạn tính tốn từ trái sang phải, kết mà bạn có 64 (3+5 8,

Bảng sau trình bày đầy đủ thứ tự ưu tiên sử dụng Excel:

1 Dãy (dấu hai chấm) Giao (khoảng trắng) Hợp (dấu phẩy) Phủ định (dấu âm) Phần trăm (dấu %) Lũy thừa (dấu ^)

7 Nhân chia (dấu * dấu /) Cộng trừ (dấu + dấu -) Nối chuỗi (dấu &)

10 So sánh (các dấu = < > <= >= <>) Từ bảng trên, bạn thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa trước phép cộng Do đó, kết cho cơng thức =

3+5^2 nói đây, 28

Một công dụng việc dùng dấu ngoặc đơn lấy số Trong phần công thức số học, bạn thấy Excel khơng có phép tính lấy Muốn lấy bậc n số, bạn phải sử dụng công thức chung sau: = number ^ (1 / n)

Ví dụ, để lấy bậc giá trị ô A1, bạn dùng công thức:

= A1 ^ (1 / 3)

Bạn đặt dấu ngoặc đơn bên dấu ngoặc đơn khác để điều khiển thứ tự ưu tiên toán tử Đây gọi xếp lồng dấu ngoặc đơn Excel ln ln tính tốn giá trị nằm dấu ngoặc đơn trước tiên (tính từ ngồi) Một vài ví dụ:

3 ^ (15 / 5) * - = ^ * - = 27 * - = 54 -5 = 49 ^ ((15 / 5) * - 5) = ^ (3 * - 5) = ^ (6 - 5) = ^ = 3 ^ (15 / (5 * - 5)) = ^ (15 / (10 - 5)) = ^ (15 / 5) = ^ = 27

Cuối cùng, bạn nên nhớ cơng thức trì thứ tự ưu tiên bên dấu ngoặc đơn Ví dụ, biểu thức (5*2-5), tốn hạng 5*2 tính trước trừ

Về lý thuyết, bạn chép di chuyển dãy có chứa cơng thức giống bạn chép di chuyển dãy bình thường, kết nhận khơng phải lúc ý

Hình 106

Bảng tính trình bày danh sách số liệu chi phí cơng ty Cơng thức C11 dùng hàm SUM để tính tổng chi phí Tháng 1:

= SUM(C6:C10)

Ý tưởng bảng tính ước tính chi phí cho tháng năm 2008 theo tỷ lệ phần trăm so với tổng chi phí tháng năm 2007 Ô C3 hiển thị biến tỷ lệ phần trăm tăng ước tính (9%) Cơng thức tính

CHI PHÍ 2008 (ơ C13, cho Tháng 1) nhân CHI PHÍ 2007

với tỷ lệ ước tính C3 (= C11*C3)

Bây giờ, tơi tính CHI PHÍ 2007 CHI PHÍ 2008 cho Tháng

Thay nhập cơng thức làm cho Tháng 1, tơi chép cơng thức có C11 sang ô D11, chắn nhanh nhiều Và bạn thấy Excel tự động điều chỉnh tham thiếu hàm SUM công thức, bê nguyên xi công thức ô C11 đặt sang ô D11:

Tại Excel biết làm vậy? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần biết định dạng tham chiếu tương đối tuyệt đối Excel

Khi bạn sử dụng tham chiếu ô công thức, Excel xem địa ô tương ứng với vị trí cơng thức Ví dụ, giả sử bạn có cơng thức =A1*2 A3 Đối với Excel, cơng

thức có nghĩa “Nhân nội dung ô nằm ô hai hàng với 2”

Đây gọi định dạng tham chiếu tương đối (relative reference) định dạng mặc định Excel Nghĩa bạn chép công thức sang ô A4, tham chiếu tương đối "Nhân nội dung ô nằm ô hai hàng với 2", công thức thay đổi thành =A2*2

A2 nằm A4 hai hàng

Điều giải thích cho chuyện Excel tự động đổi tham chiếu ô bạn chép công thức ô C11 sang ô D11

ở ví dụ Và để có tổng chi phí cho Tháng cho bảng tính ví dụ trên, tơi việc copy tiếp cơng thức từ

D11 vào E11 Bạn thấy cách xử lý thao tác chép tiết kiệm lượng thời gian đáng kể

Tuy nhiên, cần cẩn thận chép di chuyển công thức Hãy xem điều xảy tơi chép công thức ô C13 sang ô D13? CHI PHÍ 2008 Tháng Tháng có kết 0!

Tại vậy? Vì cơng thức ô C13 là: = C11*C3

= D11*D3

Ơ D11 CHI PHÍ 2007 Tháng 2, điều Nhưng thay tham chiếu đến ô C3, công thức lại tham chiếu đến ô D3, ô trống Excel xem ô trống có giá trị 0, nên kết công thức

Vấn đề định dạng tham chiếu tương đối Khi cơng thức chép, Excel giả định công thức tham chiếu đến ô D3 Để giải vấn đề này, bạn

cần biết thêm định dạng tham chiếu nữa: định dạng tham chiếu tuyệt đối

Khi bạn tham chiếu đến ô công thức cách sử dụng định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute reference), Excel sử dụng địa vật lý ô Để tạo tham chiếu tuyệt đối, bạn nhập dấu đô-la ($) trước hàng

cột địa

Ví dụ, Excel hiểu công thức = $A$1*2 “Nhân nội dung

của ô A1 với 2” Bất kể bạn chép di chuyển công thức đến đâu, tham chiếu khơng thay đổi Có thể hiểu nôm na rằng, lúc này, ô A1 neo cố định

Để xử lý kết chép công thức ô

C13 sang D13 mà tơi vừa nói trên, tơi cần sửa cơng thức tính CHI PHÍ 2008 tháng ô C13 thành:

= C11*$C$3

Khi đó, cơng thức C13 chép sang cột CHI PHÍ 2008 Tháng Hai (D13) cho công thức là:

Không phải lúc bạn phải dùng đến hai dấu $ định dạng tham chiếu tuyệt đối Bạn nhập trước hàng trước cột địa ô Định dạng gọi định dạng tham chiếu hỗn hợp

Nếu bạn muốn neo cố định hàng ô, bạn đặt dấu

$ trước địa hàng (ví dụ: B$6), bạn muốn neo cố định cột nó, bạn đặt dấu $ trước địa cột (ví dụ: $B6)

Bạn định dạng nhanh tham chiếu địa phím F4 Khi bạn nhập (hoặc sửa) công thức, bạn đặt trỏ chuột bên trái địa ô (hoặc giá trị hàng cột), nhấn phím F4 liên tục, Excel duyệt qua loại định dạng khác Khi có loại định dạng mà bạn muốn, bạn dừng lại

Đôi khi, bạn cần chép công thức không muốn tham chiếu tương đối công thức bị thay đổi, nghĩa muốn chép di chuyển ―ngun xi‖ cơng thức sang chỗ khác, bạn theo bước sau đây;

1 Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn chép di chuyển

2 Nhấp chuột vào bên công thức (Formula bar) để kích hoạt

3 Dùng chuột bàn phím để chọn (bơi đen) tồn cơng thức

5 Nhấn phím Esc để ngưng kích hoạt cơng thức Chọn mà bạn muốn chép di chuyển công

thức đến

7 Dán (Ctrl+V) công thức vào

Trong trường hợp bạn muốn chép công thức phía xuống dưới, mà khơng muốn tham chiếu tương đối bị điều chỉnh, có cách nhanh: Bạn chọn đứng dưới, nhấn Ctrl+’ (dấu nháy đơn) Đây phím tắt mà tơi người biết

Nếu bạn có cơng thức mà giá trị khơng thay đổi, bạn nên chuyển đổi cơng thức thành giá trị Điều gia tăng đáng kể tốc độ tính tốn bảng tính giải phóng nhớ cho bảng tính bạn, giá trị sử dụng nhớ cơng thức Ví dụ, bảng tính bạn có số cơng thức mà kết số liệu năm tài vừa Bởi số khơng nên bị thay đổi (để an tồn cho liệu), bạn nên chuyển đổi cơng thức thành giá trị

Để chuyển đổi công thức thành giá trị, bạn theo bước sau đây:

1 Chọn có chứa cơng thức mà bạn muốn chuyển đổi

2 Double-click nhấn phím F2 để kích hoạt chế độ

3 Nhấn F9 Các công thức chuyển đổi thành giá trị

4 Nhấn Enter nhấn chuột vào nút Enter Formula bar để trở lại bảng tính

Trong trường hợp bạn cần chép kết công thức ô khác, chép cơng thức đó, bạn dùng chức Paste Special với tùy chọn

Paste Value(*) Một cách khác (có sẵn Excel 2003 trở sau) để chép kết công thức chép công thức, sau bạn dán cơng thức chép vào đích, nhấn vào nút

Paste Option nằm

cạnh , chọn Values Only

Ở chương 3, hướng dẫn bạn cách định nghĩa sử dụng tên dãy bảng tính Phần hướng dẫn bạn số kỹ thuật nhằm giúp bạn sử dụng tên dãy công thức dễ dàng

(*) Xem Paste Special chương 2, trang 61

Chèn tên dãy vào công thức

Cách dễ để chèn tên dãy vào công thức gõ tên vào Nhưng làm bạn nhớ tên này? Hoặc tên dài?

Đối với tình này, Excel có số tính nhằm giúp bạn chọn tên mà bạn muốn sử dụng từ danh sách dán vào cơng thức

Bạn bắt đầu cơng thức, đến vị trí mà bạn muốn xuất tên, bạn dùng cách sau đây:

 Với phiên Excel, bạn nhấn F3 để mở hộp thoại Paste Name, chọn tên dãy bạn muốn chèn vào công thức, nhấn OK

 Chọn Formulas Defined Names Use in Formula nhấp chọn tên danh sách

Hình 108 – Sử dụng lệnh Use in Formula để chèn tên dãy vào công thức  Nếu bạn nhớ vài ký tự

tên dãy, bạn nhập ký tự vào, Excel 2007 mở danh sách tên dãy tên hàm bắt đầu với ký tự đó, bạn chọn tên dãy cần chèn vào nhấn phím Tab

Áp dụng tên dãy vào công thức

nhiên, bạn muốn thay địa tham chiếu ô tên dãy, bạn theo bước sau đây:

1 Chọn dãy ô có chứa công thức mà bạn muốn áp dụng tên dãy thay cho địa tham chiếu ô, chọn ô trống bạn muốn áp dụng tên dãy toàn bảng tính

2 Chọn Formulas  Defined Names Use in Formula 

Apply Names , Excel hiển thị hộp thoại Apply

Names

Hình 109 – Gọi lệnh Apply Names từ Ribbon

3 Chọn tên tên mà bạn muốn áp dụng từ danh sách Apply Names

4 Nhấn vào tùy chọn

Ignore Relative/Absolute

để bỏ qua tham chiếu tương đối tuyệt đối áp dụng tên

5 Tùy chọn Use Row and Column Names cho Excel biết có nên sử dụng tên hàng tên cột bảng tính

áp dụng tên hay không Nếu bạn chọn tùy chọn này, bạn nhấn nút Options để xem thêm lựa chọn

6 Nhấn OK để áp dụng tên thay cho địa ô

Sử dụng Tên Hàng Tên Cột khi áp dụng tên dãy

Khi bạn chọn tùy chọn Use row and column names hộp thoại Apply Names, tức bạn yêu cầu Excel tự động đặt tên cho tất tham chiếu giao hàng đặt tên cột đặt tên

Xin lấy lại bảng tính mà tơi dùng làm ví dụ mục Sử dụng tiêu đề hàng hay cột để đặt tên cho dãy (*) Trong bảng tính đó, dãy C6:C13 đặt tên Tháng_1, dãy C7:E7 đặt tên Thuế Điều có nghĩa

C7 (phần giao hai dãy này) tham chiếu với tên Thuế Tháng_1 (**)

Hình 111

Cơng thức ô F7 là: = C7+D7+E7

Nếu bạn áp dụng tên dãy cho bảng tính này, có chọn tùy chọn Use row and column names, bạn nghĩ Excel sửa cơng thức F7 là:

(*) Xem trang 85

= Thuế Tháng_1 + Thuế Tháng_2 + Thuế Tháng_3

Tuy nhiên, vậy, mà Excel cho bạn công thức khác tí:

= Tháng_1 + Tháng_2 + Tháng_3

Tại Excel lại bỏ chữ Thuế? Vì Excel áp dụng tên dãy, mặc định bỏ qua tên hàng công thức nằm hàng (hoặc bỏ qua tên cột công thức nằm cột) Ở đây, Excel bỏ qua tên Thuế cơng thức F7 nằm hàng có tên Thuế

Thật việc bỏ qua tiêu đề hàng (hoặc tiêu đề cột) vấn đề bảng tính nhỏ, gây rắc rối bảng tính lớn, bạn không thấy tên hàng (hoặc tên cột), bạn khơng biết cơng thức cộng tháng Để định có bỏ qua

hay không bỏ qua tên cột tên hàng áp dụng tên dãy vào công thức, bạn nhấn nút Options hộp thoại Apply Names Hộp thoại mở rộng với tùy chọn:

 Omit Column Name If

Same Column: Bỏ tùy

chọn bạn muốn đưa vào tên cột áp dụng tên

 Omit Row Name If Same Row: Bỏ tùy chọn bạn muốn đưa vào tên hàng áp dụng tên

 Name Order: Tùy chọn cho phép bạn chọn thứ tự

của tên tham chiếu (tên Hàng trước, tên Cột sau / hay tên Cột trước, tên Hàng sau)

Ở Chương 3, bạn học cách đặt tên cho số thường sử dụng Bạn áp dụng cách tương tự cho công thức thường sử dụng Cũng số, công thức đặt tên khơng xuất nào, mà lưu nhớ làm cho bảng tính bạn dễ đọc Để đặt tên cho công thức, bạn theo bước sau đây:

1 Mở hộp thoại New Name

2 Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức khung

Name

3 Trong khung Refers To, nhập xác cơng thức giống bạn nhập bảng tính nhấn OK Bây bạn nhập tên cơng thức bảng tính (thay nhập cơng thức đó)

Ví dụ, cơng thức sau tính thể tích hình cầu (với r bán kính hình cầu):

Vậy, giả sử bạn có tên Radius chứa số bán kính hình cầu (r) nằm bảng tính, bạn tạo cơng thức có tên TheTichHinhCau, nhập cơng thức sau khung Refers To hộp thoại New Name (với PI hàm trả giá trị số Pi):

= (4 * PI() * Radius ^ 3) /

Và bạn sử dụng tên thay cho cơng thức tính thể tích hình cầu có bán kính cho Radius:

= TheTichHinhCau

Trong q trình làm việc với bảng tính, cho dù bạn có cố gắng đến đâu, có lỗi kỳ lạ xuất cơng thức bạn Những lỗi toán học (chia số cho chẳng hạn), Excel dường không hiểu công thức; trường hợp thứ hai, lỗi xuất bạn gõ cơng thức Ví dụ, bạn cố nhập cơng thức có dấu ngoặc đơn không cân (thiếu thừa dấu mở ngoặc, đóng ngoặc), Excel khơng chấp nhận cơng thức, hiển thị thơng báo lỗi Và cịn lỗi mang tính ngấm ngầm Ví dụ, cơng thức bạn làm việc, nghĩa trả kết quả, kết sai, liệu bị sai sót cơng thức tham chiếu đến hay dãy khơng

Cho dù lỗi nguyên nhân gì, chúng phải giải Đừng nghĩ bảng tính bạn khơng có lỗi Một bảng tính phức tạp khả lỗi xảy nhiều

Khi bạn nhập hay sửa đổi công thức, thay đổi giá trị nhập liệu cơng thức, Excel giá trị lỗi kết cơng thức Excel có giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!,

#NUM!, #REF!, #VALUE! #DIV/0!

Lỗi #DIV/0! ln có nghĩa công thức ô cố chia giá trị cho (zero), điều khơng thể có tốn học Điều thường tham chiếu dẫn đến ô rỗng ô chứa giá trị Bạn kiểm tra tham chiếu trực tiếp hay gián tiếp cơng thức để tìm ngun nhân có

Bạn thấy #DIV/0! bạn nhập đối số khơng thích hợp số hàm Ví dụ, hàm MOD trả #DIV/0!

nếu đối số thứ hai

Việc Excel xem giá trị rỗng dẫn đến vấn đề bảng tính có yêu cầu người dùng điền liệu vào Nếu cơng thức bạn địi hỏi phép chia với rỗng tạm thời, hiển thị #DIV/0! dạng kết quả, điều gây bối rối cho người dùng Bạn giải điều cách yêu cầu Excel không thực phép chia ô sử dụng số chia Điều làm với hàm IF Ví dụ, bạn xem cơng thức sau đây, sử dụng đặt tên để tính vận tốc (Vantoc, quãng đường chia cho thời gian): = Quangduong / Thoigian

chuỗi rỗng (có nghĩa để trống đó, khơng làm hết), cịn khơng (là Thoigian chứa giá trị lớn 0) thực phép tính Lý luận diễn đạt công thức sau:

= IF(Thoigian <= 0, "", Quangduong / Thoigian) #N/A

Giá trị lỗi #N/A viết tắt chữ Not Available, có nghĩa

là cơng thức trả kết hợp lệ Bạn thường thấy #N/A bạn sử dụng đối số khơng thích hợp (hoặc bạn bỏ qua đối số bắt buộc) hàm Ví dụ, hàm HLOOKUP hàm VLOOKUP trả

#N/A giá trị dị tìm (lookup_value) nhỏ giá trị dãy dị tìm (Table_array)

Để giải vấn đề này, bạn kiểm tra ô nhập liệu cơng thức xem có hiển thị lỗi #N/A khơng Nếu có, lý cơng thức bạn có lỗi đó; vấn đề thực nằm liệu Khi bạn tìm thấy nơi xuất phát lỗi, bạn kiểm tra lại tốn hạng cơng thức để thay kiểu liệu thích hợp Đặc biệt, bạn nên kiểm tra đối số sử dụng hàm để bảo đảm chúng có nghĩa bạn không bị thiếu đối số bắt buộc

#NAME?

Bạn thấy lỗi #NAME? Excel không nhận biết tên mà bạn sử dụng công thức, Excel cho chuỗi văn công thức tên chưa xác định Lỗi #NAME? thường xuất tình sau:

 Bạn dùng tên dãy mà bạn chưa định nghĩa

 Bạn nhập sai tả (nhập khơng đúng) tên hàm

 Bạn sử dụng hàm thuộc Add-in chưa cài đặt (nhất Add-in Analysis ToolPak)

 Bạn sử dụng chuỗi mà không đặt chúng cặp dấu nháy kép (")

 Bạn nhập tham chiếu dãy mà vơ tình bỏ sót dấu hai chấm (:)

 Bạn nhập tham chiếu đến dãy bảng tính khác mà khơng nhập tên bảng tính cặp dấu nháy đơn (')

Có cách đơn giản để tránh lỗi tả: Khi nhập tên hàm tên dãy định nghĩa, bạn nhập chúng với loại chữ thường Nếu Excel nhận biết hàm tên dãy, tự động chuyển đổi tên hàm thành chữ in hoa tên dãy thành kiểu chữ gốc mà bạn nhập định nghĩa tên dãy Nếu Excel khơng tự chuyển đổi, chắn bạn nhập sai, bạn chưa định nghĩa tên này, bạn sử dụng hàm Add-in chưa cài đặt

#NULL!

Excel hiển thị lỗi #NULL! trường hợp riêng biệt: Khi bạn dùng toán tử giao (một khoảng trắng) hai dãy không giao (không có chung)

Ví dụ, dãy A1:B2 dãy C3:D4 khơng có chung cả, nên công thức sau trả lỗi #NULL!:

= SUM(A1:B2 C3:D4)

Khi gặp lỗi này, bạn kiểm tra lại tọa độ dãy để bảo đảm chúng xác Ngồi ra, việc kiểm tra cịn để xem có phải nguyên nhân làm cho hai dãy cơng thức bạn khơng cịn giao có phải hai dãy bị di chuyển chỗ khác hay không

#NUM!

Lỗi #NUM! xảy có vấn đề với số công thức bạn Thường bạn nhập đối số không hợp lệ hàm toán học hay một hàm lượng giác

Ví dụ, bạn nhập số âm làm đối số cho hàm SQRT (tính bậc 2) hay hàm LOG (tính logarit) Bạn kiểm tra lại ô nhập liệu công thức, đặc biệt ô sử dụng làm đối số cho hàm toán học, để bảo đảm giá trị thích hợp

#REF!

Lỗi #REF! xảy công thức bạn chứa tham chiếu ô không hợp lệ, điều thường gặp phải hành động sau đây:

 Bạn xóa mà cơng thức tham chiếu đến Bạn cần phải trả lại vào bảng tính điều chỉnh tham chiếu cơng thức

 Bạn cắt (cut) ô dán (paste) vào sử dụng cho cơng thức Bạn cần phải quay lại (undo) việc cắt cần dán vào chỗ khác Tuy nhiên, bạn chép (copy) ô dán vào sử dụng cho cơng thức lại khơng

 Cơng thức bạn tham chiếu đến địa ô không hữu, B0 (B zero) Điều

xảy bạn cắt chép công thức sử dụng tham chiếu tương đối dán theo cách tạo địa khơng hợp lệ Ví dụ, giả sử công thức bạn tham chiếu đến ô B1, bạn cắt hay chép ô chứa công thức dán cao hàng, tham chiếu đến B1 trở thành khơng hợp lệ Excel khơng thể di chuyển tham chiếu lên hàng

#VALUE!

Khi Excel đưa lỗi #VALUE!, có nghĩa bạn sử

một đối số hàm, đối số địi hỏi phải đơn lẻ giá trị đơn lẻ

Excel đưa lỗi bạn sử dụng giá trị vượt khả xử lý Excel

Để giải quyết, bạn kiểm tra kỹ lại đối số công thức sửa lại đối số không phù hợp

Nếu bạn thiếu dấu ngoặc đơn nhập công thức, bạn đặt dấu ngoặc đơn sai vị trí, Excel thường hiển thị hộp thoại, đại ý nói thấy lỗi cơng thức này, đồng thời trích dẫn lại cơng thức đưa cho hai phương án để lựa chọn Nếu thấy công thức (do Excel gợi ý hộp thoại) bạn muốn, bạn nhấn Yes để Excel tự động sửa lại cơng thức cho bạn; cịn thấy cơng thức sai (tức bạn nhập sai), bạn nhấn No tự sửa lại công thức

Hình 113 – Thơng báo lỗi nhập cơng thức thiếu dư dấu ngoặc đơn

ngay cơng thức mà bạn sửa nhập vào:

 Thứ nhất, bạn nhìn kỹ, bạn nhập dấu đóng ngoặc đơn bên phải công thức, Excel làm bật lên (giống tô đậm lên) dấu mở ngoặc đơn tương ứng đầu bên trái Do đó, bạn nhập dấu dóng ngoặc đơn mà bạn nghĩ dấu cuối rồi, Excel không làm bật dấu mở ngoặc đơn bên trái, có nghĩa cặp dấu đóng mở ngoặc đơn bạn chưa cân (thiếu, thừa)

 Thứ hai, bạn dùng phím mũi tên sang phải, sang trái để di chuyển nháy chạy qua chạy lại công thức, nháy chạy ngang qua dấu ngoặc đơn, Excel làm bật dấu ngoặc đơn tương ứng đầu bên định dạng cho hai dấu (đóng mở) màu Bạn dùng cách để kiểm tra lại cặp dấu đóng mở ngoặc đơn

Sau nhập công thức, bạn thấy ô toàn ký hiệu này: #######, bạn đừng lo lắng, lỗi định dạng cột hẹp mà Bạn cần nới rộng cột ra, chọn lệnh Autofit Column Width, chuyện lại đâu vào đấy!

Ở trên, có nói đến cách dùng hàm IF để tránh lỗi

bạn dùng Có nhiều trường hợp bạn khơng thể biết trước ngun nhân xác gây lỗi Ví dụ, cơng thức đơn giản (Vantoc = Quangduong /

Thoigian) tạo lỗi #DIV/0! Thoigian 0; nhiên tạo lỗi #NAME?

Quangduong Thoigian không tồn tại, hay tạo lỗi #REF! ô liên kết với Quangduong Thoigian

hoặc hai bị xóa, v.v

Tốt bạn nên giả định lỗi xảy Nhưng bạn tạo phép thử phức tạp cách sử dụng hàm IF lồng bên công thức để kiểm tra loại lỗi (#DIV/0!, #N/A, v.v ), Excel cung

cấp sẵn cho bạn phép thử đơn giản cho loại lỗi Trong phiên trước Excel (từ Excel 2003 trở trước), bạn biết sử dụng hàm ISERROR(value), value biểu thức: value tạo lỗi nào,

ISERROR trả giá trị TRUE, cịn value khơng tạo lỗi, ISERROR trả giá trị FALSE; bạn đưa hàm vào hàm IF, với cú pháp:

=IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)

Đại khái có nghĩa là: Nếu expression tạo lỗi, công thức trả giá trị ErrorResult (chẳng hạn chuỗi rỗng thơng báo lỗi); cịn khơng, trả kết expression Ví dụ, áp dụng cú pháp cho cơng thức tính vận tốc:

=IF(ISERROR(Quangduong/Thoigian), "", Quangduong/Thoigian)

Vấn đề với việc sử dụng IF ISERROR để ngăn ngừa lỗi bạn phải nhập expression hai lần: lần hàm

làm cho cơng thức khó xử lý hơn, bạn muốn thay đổi với expression, bạn phải thay đổi hai chỗ

Excel 2007 dường hiểu vấn đề đó, nên ghép hai hàm IF hàm ISERROR thành hàm nhất: hàm IFERROR, hàm Excel 2007, với cú pháp: = IFERROR(value, value_if_error)

Nếu biểu thức value không tạo lỗi, IFERROR trả kết biểu thức value; cịn khơng, trả value_if_error (là chuỗi rỗng thông báo lỗi) Ví dụ: = IFERROR(Quangduong/Thoigian), "")

Cách tốt cách dùng IF ISERROR nhiều, ngắn hơn, dễ đọc hơn, dễ xử lý công thức

6 Các hàm Excel

Cuốn sách tham vọng trình bày tất hàm Excel, mơ tả chi tiết đầy đủ tất cả, số lượng trang sách tăng lên gấp lần! Mặc khác, bạn khơng có nhu cầu chẳng sử dụng hết tất hàm có Excel, mà thường xuyên lui tới với số hàm mà thơi

Thành phần bảng tính cơng thức kết hợp với toán tử Excel tốn hạng Nhưng bảng tính bạn làm việc dễ dàng mạnh mẽ hơn, bạn cần mở rộng nguồn cơng thức mình, cho bao gồm thêm hàm bảng tính Excel

Excel có nhiều hàm khác nhau, chia thành nhóm sau:

 Text (Hàm xử lý chuỗi văn bản)  Logical (Hàm luận lý)

 Information (Hàm thông tin)

 Lookup and reference (Hàm dị tìm tham chiếu)  Date and time (Hàm ngày tháng thời gian)

 Math and trigonometry (Hàm toán học lượng giác)  Statistical (Hàm thống kê)

 Financial (Hàm tài chính)

 Database and Table (Hàm liệu bảng)

Mỗi hàm Excel có chung dạng bản: = FUNCTION(argument1, argument2, )

Các mục nằm cặp dấu ngoặc đơn cách dấu phẩy đối số (argument) hàm Đối số ―đầu vào‖ hàm, liệu mà dùng để thực phép tính trả kết Nếu phân loại theo đối số, hàm bao gồm hai loại: Hàm khơng cần đối số hàm có đối số

 Hàm khơng cần đối số: Có nhiều hàm khơng địi hỏi

bất kỳ đối số Ví dụ, hàm NOW trả ngày tháng thời gian hành, khơng địi hỏi phải có đối số

 Hàm có đối số: Hầu hết hàm có tối thiểu đối

số, lên đến 10 đối số Những đối số chia thành hai loại: bắt buộc tùy chọn Những đối số bắt buộc đối số phải nhập vào cặp dấu ngoặc đơn, khơng hàm tạo lỗi Bạn sử dụng đối số tùy chọn công thức bạn cần có chúng

Xin nói rõ thêm dấu phẩy dùng tách biệt đối số Dấu phẩy không nên hiểu đơn dấu phẩy (,) bàn phím, mà bạn nên hiểu seperator, dấu phân cách, mà tơi nhắc đến nói việc thay đổi tùy chọn định dạng số Control Panel Dấu quy định Control Panel hệ điều hành Option Excel Trong sách này, sử dụng dấu phẩy làm dấu phân cách Nếu bạn thích dùng dấu chấm phẩy (;) làm dấu phân cách, bạn nên hiểu dấu phẩy mà tơi đề cập đến dấu chấm phẩy mà bạn dùng

với lãi suất đó), dựa vào ba đối số bắt buộc hai đối số tùy chọn:

= FV(rate, nper, pmt [, pv] [, type])

Đây gọi cú pháp hàm Ở sử dụng quy ước Excel dùng phần Help, mà bạn thấy tra cứu hàm:

- Những chữ in nghiêng biểu thị đối số hàm, nghĩa bạn sử dụng hàm, bạn thay chữ in nghiêng giá trị thích hợp

- Những đối số nằm cặp dấu ngoặc vuông đối số tùy chọn Những đối số lại bắt buộc phải có

Bạn phải cẩn thận với dấu phẩy trước đối số tùy chọn Ví dụ, bạn bỏ bớt đối số type hàm FV trên, bạn nhập công thức sau:

= FV(rate, nper, pmt, pv)

Nhưng bạn bỏ qua đối số pv, bạn phải để lại dấu phẩy nó, để tránh lẫn lộn giá trị đối số nào: = FV(rate, nper, pmt, , type)

Tùy vào cú pháp hàm, đối số dạng sau: ký tự, chữ số, biểu thức, tham chiếu đến ô đến dãy, tên dãy, mảng, kết công thức khác, hàm khác

 Luôn đặt đối số hàm dấu ngoặc đơn

 Luôn phân cách đối số dấu phẩy (hoặc dấu chấm phẩy, tùy vào quy định List Seperator Control Panel) Bạn thêm khoảng trắng sau dấu phẩy để làm cho hàm dễ đọc hơn, Excel bỏ qua khoảng trắng phụ

 Bạn dùng hàm đối số hàm khác Đây gọi hàm lồng Với Excel 2007, bạn lồng tối đa 64 hàm với nhau, với Excel 2003, số

 Bạn nhập tên hàm chữ hoa hay chữ thường Excel luôn chuyển đổi tên hàm thành chữ hoa

Tuy nhiên, với Excel 2007, bạn lo lắng chuyện nhập tên hàm tả, Excel 2007 có tính AutoComplet Ngay bạn bắt đầu gõ tên hàm, một danh sách hàm bắt đầu với ký tự mà bạn vừa gõ vào ra, đồng thời hiển thị mô tả khái quát nội dung hàm mà bạn chọn danh sách này; bạn việc chọn hàm bạn muốn dùng, nhấn phím Tab để chèn vào cơng thức

Khi bạn phải sử dụng hàm nào, bạn muốn biết cú pháp hàm trước sử dụng nó, bạn muốn kiểm tra hàm tương tự hạng mục cụ thể trước chọn hàm thích hợp cho nhu cầu mình, bạn muốn biết tác dụng giá trị đối số khác kết hàm, muốn xem trước kết công thức, bạn nên sử dụng cơng cụ có sẵn Excel: Insert Function, theo bước sau đây:

1 Chọn ô mà bạn nhập công thức

2 Nhập công thức, chỗ mà bạn muốn chèn hàm vào

3 Đến đây, bạn có hai lựa chọn:

a/ Nếu hàm mà bạn cần hàm bạn thường xuyên sử dụng thời gian gần đây, nằm sẵn Name Box Nhấn vào danh sách xổ xuống Name Box, chọn hàm mà bạn muốn (nếu có) nhấn Enter Excel hiển thị hộp thoại

Function Arguments Chuyển qua bước

b/ Nếu hàm mà bạn cần hàm bạn thường xuyên sử dụng thời gian gần đây, để tìm hàm, bạn nhấn vào nút Insert Function

(nằm Formula bar, có biểu tượng fx – nhấn Shift+F3 Hộp thoại Insert Function mở

Hình 115 – Nhấn vào nút Insert Function để chọn hàm

4 Nếu bạn rành tiếng Anh, bạn nhập đơi dịng mơ tả u cầu bạn vào khung Search for a function nhấn nút Go Hoặc bạn nhấn vào mục Or Select a Category để chọn loại hàm mà bạn cần (nếu bạn hàm bạn cần thuộc loại hàm nào, nhấn chọn All), bình thường có sẵn danh

5 Trong danh sách Select a Function, chọn hàm mà bạn muốn dùng

6 Nhấn OK Excel hiển thị hộp thoại Function Arguments

Hình 116 – Hộp thoại Function Arguments

7 Trong hộp thoại Function Arguments, nhập đối số vào khung tương ứng, bạn cần lưu ý điểm sau:

- Tên đối số bắt buộc in đậm - Mỗi bạn chọn đối số nào, Excel giải

thích sơ lược cách sử dụng đối số bên (dĩ nhiên tiếng Anh)

- Sau bạn nhập đối số, Excel hiển thị giá trị hành đối số bên phải

- Sau bạn nhập đầy đủ đối số bắt buộc, Excel hiển thị giá trị (cho tới lúc này) giá trị hàm góc bên trái

Trong phần này, tơi khơng trình bày chi tiết hàm, mà giới thiệu sơ lược nhóm hàm thơng dụng với tính danh sách số hàm nhóm Bạn tra cứu cách sử dụng hàm phần Help Excel

Trong Excel, văn tập hợp gồm ký tự chữ số giá trị số, giá trị ngày tháng thời gian, công thức Các từ, tên, nhãn, giá trị text, tất giá trị ô mà có dấu nháy đơn (') đứng trước giá trị text Các giá trị văn (text value) gọi chuỗi (string), tơi dùng hai thuật ngữ thay cho suốt chương

Ở chương 3, bạn học thiết lập công thức xử lý văn Excel, cơng thức dùng dấu "và" (&) để nối hai nhiều chuỗi nhỏ thành chuỗi lớn

Các hàm xử lý văn Excel cho phép bạn đưa công thức liên quan đến văn lên cấp độ cao hơn, cho bạn nhiều cách để xử lý chuỗi

Sau số hàm xử lý chuỗi văn thường dùng nhất:

 CHAR: Tìm ký tự tương ứng mã ANSI

 CONCATENATE: Nối nhiều chuỗi thành chuỗi đơn

 FIND: Tìm vị trí bắt đầu ký tự chuỗi, có phân biệt chữ thường chữ hoa

 LEFT: Trích hay nhiều ký tự bên trái chuỗi.

 LEN: Đếm số ký tự chuỗi

 LOWER: Chuyển đổi tất ký tự chuỗi thành chữ thường

 MID: Trích hay nhiều ký tự chuỗi  PROPER: Đổi ký tự chuỗi thành

chữ in hoa, đổi ký tự lại thành chữ in thường

 REPLACE: Thay phần chuỗi nội dung khác

 RIGHT: Trích hay nhiều ký tự tính phần bên phải chuỗi

 SEARCH: Tìm vị trí bắt đầu ký tự chuỗi, không phân biệt chữ thường hay chữ hoa  SUBSTITUTE: Thay nhiều đoạn giống

nhau chuỗi nội dung khác

 TEXT: Chuyển đổi giá trị thành chuỗi định dạng theo kiểu tùy ý

 TRIM: Xóa tất khoảng trắng vơ ích chuỗi

 UPPER: Chuyển đổi tất ký tự chuỗi thành chữ in hoa

Các cơng thức bảng tính thử nghiệm giá trị dãy, trả kết dựa phép thử đó, cách sử dụng hàm luận lý Excel, hàm thiết kế để tạo công thức thực phép thử, trả kết giá trị TRUE

(nếu phép thử đúng) FALSE (nếu phép thử sai)

Ví dụ, bạn yêu cầu Excel xem thử nội dung ơ, xem giá trị số giá trị text; bạn thử kết cơng thức xem có lỗi khơng

Nhóm hàm gồm có hàm sau:

 AND: Trả TRUE tất phép thử logic (là đối số hàm) có kết Trả FALSE có phép thử logic cho có kết sai

 IF: Thực phép thử logic trả kết dựa kết phép thử

 IFERROR: Dùng để bẫy lỗi cho hàm khác

 NOT: Đảo ngược giá trị logic đối số (hàm phủ

định)

Tìm nghĩa từ từ điển phải qua hai bước: Đầu tiên, bạn phải tra từ đó, sau đọc định nghĩa Ý tưởng áp dụng cho việc dị tìm thứ để tìm số thơng tin liên quan, công việc mà dường ngày bạn phải đối diện với bảng tính

Khi làm việc nhiều với hàm, bạn gặp trường hợp mà giá trị đối số phụ thuộc vào giá trị đối số khác (hay giá trị đối số kết hàm khác) Ví dụ: Trong cơng thức tính tổng giá trị hóa đơn, khoản chiết khấu cho khách hàng phụ thuộc vào số lượng hàng mua; công thức tính lãi suất cho khoản phải trả hạn, tỷ lệ lãi suất phụ thuộc vào số ngày hạn hóa đơn; cơng thức tính tiền thưởng cho nhân viên theo phần trăm tiền lương, số phần trăm phụ thuộc vào việc nhân viên đạt doanh thu so với tiêu giao, v.v Cách thông thường để giải vấn đề tìm kiếm giá trị thích hợp

Các hàm nhóm hàm Dị tìm giúp bạn thực việc dị tìm bảng tính cách nhanh chóng Thơng thường, bạn dùng đến hàm sau:

 CHOOSE: Chọn giá trị từ danh sách  HLOOKUP: Dị tìm giá trị bảng trả

về giá trị hàng định trước

 INDEX: Dị tìm bảng trả giá trị phần giao hàng với hàng định trước

 VLOOKUP: Dò tìm giá trị bảng trả giá trị cột định trước

Các hàm ngày tháng thời gian cho phép bạn chuyển đổi ngày tháng thời gian thành chuỗi số liên tục thực phép tính với số Khả hữu dụng cho vấn đề tính khoản phải thu hạn, lập thời biểu cho dự án, ứng dụng có quản lý thời gian, nhiều điều khác

Excel xử lý ngày tháng thời gian Excel dùng chuỗi số liên tục để tượng trưng cho ngày tháng thời gian cụ thể Trong cú pháp hàm ngày tháng thời gian, Excel thường dùng chữ serial_number nói đến đối số giá trị ngày tháng thời gian

Để có chuỗi số liên tục cho ngày tháng, Excel dùng ngày 31 tháng 12 năm 1899 điểm khởi đầu đếm số ngày trôi qua kể từ Ví dụ, số theo thứ tự ngày tháng ngày 01 tháng 01 năm 1900 1, ngày 02 tháng 01 năm 1900 2, thế, ngày 31 tháng 12 năm 2007 có số thứ tự 39447

Để có chuỗi số liên tục cho thời gian, Excel biểu diễn thời gian dạng phân số thập phân 24 ngày, để có số Điểm bắt đầu nửa

đêm, gán giá trị 0, dó lúc trưa (nửa ngày) có số (theo chuỗi liên tục) 1/2 (0.5)

Ưu điểm việc sử dụng chuỗi số liên tục giúp cho phép tính liên quan đến ngày tháng thời gian dễ dàng Một ngày tháng thời gian thật số, phép toán mà bạn thực số bạn thực với ngày tháng hay thời gian

Vấn đề quan trọng mà bạn phải tuân thủ, bạn phải nhập giá trị ngày tháng thời gian quy cách quy định hệ thống Chỉ bạn nhập vào đúng, Excel hiểu giá trị ngày tháng thời gian, bạn sử dụng hàm ngày tháng thời gian với giá trị

Ngồi ra, bạn nên biết thêm điều sau làm việc với giá trị ngày tháng thời gian:

- Bạn sử dụng dấu gạch chéo (/) dấu nối (-) làm dấu phân cách ngày tháng Nhưng luôn sử dụng dấu hai chấm (:) để phân cách thời gian

- Bạn kết hợp kiểu định dạng ngày tháng thời gian lại với nhau, miễn bạn tách biệt chúng dấu cách (một khoảng trắng)

- Bạn nhập giá trị ngày tháng thời gian bẳng chữ hoa chữ thường Excel tự động điều chỉnh việc viết hoa theo định dạng chuẩn

- Để hiển thị thời gian theo kiểu 12 giờ, bạn phải bao gồm chữ am (hay a) pm (hay p) Nếu bạn bỏ qua ký hiệu này, Excel sử dụng loại thời gian 24

Một số hàm ngày tháng thông dụng

 DATEDIF: Dùng để tìm chênh lệch hai giá trị

ngày tháng năm Có thể tính xác chênh lệch theo ngày, theo tháng, theo năm

 DATEVALUE: Chuyển đổi giá trị ngày dạng

văn sang định dạng ngày tháng năm

 DAY: Trích thành phần Ngày giá trị ngày tháng năm

 EDATE: Tìm ngày trước sau ngày khác

một số tháng cho trước

 EOMONTH: Tìm ngày cuối tháng ngày tháng,

trước sau số tháng cho trước

 MONTH: Trích thành phần Tháng giá trị ngày tháng năm

 NETWORKDAYS: Tính số ngày làm việc khoảng thời gian hai giá trị ngày tháng, bỏ qua ngày cuối tuần (thứ Bảy, Chủ Nhật) ngày nghỉ lễ định danh sách

 TODAY(): Cho biết ngày tháng năm

 WEEKDAY: Cho biết thứ

tuần

 WEEKNUM: Cho biết tuần lễ ngày tháng cho

trước tuần lễ thứ năm

 WORKDAY: Tìm ngày hồn thành cơng việc tính

từ ngày bắt đầu; bỏ qua ngày cuối tuần ngày nghỉ

Các hàm thời gian

 HOUR: Trích thành phần Giờ giá trị thời gian

 MINUTE: Trích thành phần Phút giá trị thời gian

 NOW: Cho biết ngày tháng năm thời gian hành

 SECOND: Trích thành phần Giây giá trị thời gian

 TIME: Dùng để tạo giá trị thời gian từ giá

trị Giờ, Phút, Giây cho trước

 TIMEVALUE: Chuyển đổi giá trị thời gian dạng văn sang định dạng ngày thời gian

Các hàm tốn học dùng cho phép tính tìm giá trị tuyệt đối, mẫu số chung lớn nhỏ nhất, tính bậc hai, tính tổng Nhiều phép tính cao cấp có sẵn phép tính ma trận, đa thức, tính tổng bình phương, phép tính làm trịn số Danh sách hàm tốn học Excel nhiều Sau hàm thông dụng nhất:

 ABS: Tính trị tuyệt đối số

 INT: Làm tròn số xuống số nguyên gần  MOD: Tính phần dư phép chia

 MROUND: Làm tròn số đến bội số số khác

 POWER: Tính lũy thừa số  PRODUCT: Tính tích số

 QUOTIENT: Trả phần nguyên phép chia

 RAND: Tạo số ngẫu nhiên

 RANDBETWEEN: Trả số ngẫu nhiên hai số

 ROUND: Làm trịn số đến số lẻ định

 SQRT: Tính bậc hai số  SUM: Tính tổng số

 SUMIF: Tính tổng số theo điều kiện

 SUMIFS: Tính tổng số theo nhiều điều kiện (chỉ có Excel 2007, 2010)

Những hàm thống kê Excel thực phép tính thống kê trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất, đếm danh sách Đối với hầu hết hàm thống kê, bạn nhập giá trị, ô riêng lẻ, xác định mảng, dãy nhiều ô làm đối số cho hàm Excel có hàng chục hàm thống kê, nhiều hàm số sử dụng Sau hàm thơng dụng nhất:

 AVERAGE: Tính trung bình cộng số

 AVERAGEIFS: Tính trung bình cộng số theo nhiều điều kiện cho trước (chỉ có Excel 2007, 2010)

 COUNT: Đếm số ô dãy ô

 COUNTA: Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng)

trong dãy ô

 COUNTBLANK: Đếm ô rỗng dãy ô

 COUNTIF: Đếm số ô theo điều kiện cho trước

 COUNTIFS: Đếm số ô theo nhiều điều kiện cho trước

(chỉ có Excel 2007, 2010)

 LARGE: Tìm giá trị lớn thứ k tập hợp số

 MAX: Tìm giá trị lớn tập hợp số  MIN: Tìm giá trị nhỏ tập hợp số  MODE: Tìm giá trị xuất nhiều tập

hợp số

 RANK: Xếp thứ hạng số

 SMALL: Trả giá trị nhỏ thứ k tập hợp số

7 Biểu đồ (Chart)

Biểu đồ giúp trình bày số liệu khơ khan thành hình ảnh trực quan, dễ hiểu Biểu đồ liên kết với liệu bảng tính, thay đổi liệu bảng tính biểu đồ thay đổi tương ứng theo

Biểu đồ đối tượng (object) Excel, đối tượng chứa liệu biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc kiểu dáng phong phú Excel 2007 có loại biểu đồ, biểu đồ nằm trong worksheet chứa liệu để vẽ (gọi Embedded chart), biểu đồ nằm Sheet đặc biệt gọi ChartSheet Mặc định, Excel 2007 tạo Embedded chart Khi có biểu đồ rồi, muốn chuyển

nó đến Sheet riêng biệt, bạn chọn Chart Tools Design

LocationMove Chart:

Hình 117 – Gọi lệnh Move Chart từ Ribbon

Bạn đặt tên cho ChartSheet vào ô New sheet nhấn OK Cũng hộp thoại này, bạn di chuyển biểu đồ từ ChartSheet vào Sheet có danh sách khung Object in

Hình 118 – Hộp thoại Move Chart

Trước nói thành phần biểu đồ, tơi trình bày bước vẽ biểu đồ từ bảng số liệu cho trước số tùy chọn đồ thị

chúng ta dùng kết để thuyết trình khơng có vấn đề gì, nhiên thuyết trình sinh động thuyết phục biến số thành biểu đồ Bạn theo bước sau:

1 Chọn vùng

liệu B4:C11, bao gồm tiêu đề cột

2 Nhấn Tab Insert Ribbon Bạn thấy Tab có nhóm loại biểu đồ Mỗi loại biểu đồ có nhiều kiểu khác ta nhấn vào Ví dụ tơi chọn InsertChartsColumnClustered Column:

Hình 120 – Chọn loại biểu đồ từ Tab Insert Ribbon

Ngay biểu đồ xuất trang tính:

Hình 121 – Biểu đồ dạng Clustered Column

Và lúc này, bạn nhấn chọn biểu đồ, Ribbon xuất nhóm Chart Tools, với Tab Design,

Layout Format Nhóm tự động bạn không nhấn chọn biểu đồ

3 Bạn thay đổi cách bố trí thành phần trên biểu đồ cách chọn kiểu kiểu bố trí thành phần biểu đồ trongh nhóm Chart Layouts Tab Design

Cách bố trí thành phần biểu đồ nghĩa tiêu đề nằm đâu, phần thích

nằm đâu, cho số liệu nằm biểu đồ hay bảng nằm biểu đồ

4 Nếu thấy kiểu biểu đồ khơng đẹp, bạn đổi sang kiểu khác cách chọn Chart Tools  Design

TypeChange ChartType Hộp thoại Insert Chart mở với toàn kiểu đồ thị thiết kế sẵn, cho bạn chọn lựa Ngồi ra, bạn

thay đổi tông màu biểu đồ cách chọn mẫu có sẵn nhóm Chart Style

Hình 123 – Chọn loại biểu đồ từ hộp thoại Change Chart Type

Giả sử chọn loại biểu đồ Exploded Pie in 3D, chọn tiếp Chart Layout Layout 1, chọn Chart Style

là Style 10, tơi có biểu đồ hình 124, sinh động, trực quan đẹp biểu đồ dạng Column nhiều:

Hình 124 – Biểu đồ dạng Eploded Pie in 3D

Một biểu đồ có thành phần sau đây:

Hình 125 – Các thành phần biểu đồ

1 Chart area: Là vùng chứa toàn thành phần biểu đồ

2 Plot area: Vùng chứa biểu đồ bảng số liệu biểu đồ

3 Chart title: Tiêu đề biểu đồ

4 Horizontal axis title: Tiêu đề trục hoành biểu đồ,

xác định kiểu liệu trục hoành

5 Vertical axis title: Tiêu đề trục tung biểu đồ, xác

6 Legend: Các thích, giúp ta biết thành phần

nào biểu đồ biểu diễn cho chuỗi số liệu Data label: Biểu diễn số liệu cụ thể kèm theo

biểu đồ

8 Data Table: Với số Layout Chart Layout,

Data label thay Data Table, bảng số

liệu để vẽ nằm bên biểu đồ

9 Horizontal axis: Trục ngang (trục hoành) biểu đồ

(mặc định không hiển thị)

10 Vertical axis: Trục dọc (trục tung) biểu đồ (mặc

định không hiển thị)

11 Horizontal gridlines: Các đường lưới ngang

12 Vertical gridlines: Các đường lưới dọc (mặc định

không hiển thị)

Với biểu đồ dạng 3D, cịn có thêm thành phần sau :

13 Backwall: Màu / hình phía sau biểu đồ

14 Sidewall: Màu / hình cạnh bên biểu đồ 15 Floor: Màu / hình đáy biểu đồ

Hình 126 – Các thành phần có biểu đồ dạng 3D

Nếu bạn thuộc tên thành phần, ngồi cách dùng chuột, bạn chọn chúng hộp Chart Elements, nằm ngồi rìa bên trái Tab Layout Tab Format, nhóm Current Selection

Hình 127 – Chọn thành phần biểu đồ từ Chart Elements

Ngoài ra, bạn nhấn vào nút lệnh nhóm Labels, Areas Background Tab Layout, muốn điều chỉnh thuộc tính thành phần biểu đồ, mà tơi trình bày rõ trang 183

Sau chọn thành phần biểu đồ, bạn thực thao tác sau:

 Di chuyển: Rà trỏ chuột tới mép

thành phần chọn, trỏ chuột biến thành mũi tên có đầu, bạn nhấn giữ nút trái rê chuột để di chuyển thành phần đến chỗ khác

 Thay đổi kích thước: Khi chọn thành phần, bạn

sẽ thấy có nút bao quanh Rà chuột vào nút này, trỏ chuột biến thành mũi tên có đầu, nhấn nút trái rê chuột, bạn thay đổi kích thước thành phần chọn

 Sao chép: Như đối tượng bất kỳ, bạn dùng cặp

phím Ctrl+C Ctrl+V để chép thành phần chọn Bạn dùng Ctrl+X

Ctrl+V để di chuyển thành phần tới nơi khác sang Sheet khác

 Xóa: Bạn việc nhấn phím Delete bàn phím để xóa thành phần chọn Với Chart Sheet, bạn thực giống xóa sheet bình thường bảng tính

Lưu ý: Không phải tất thành phần biểu đồ thực thao tác mà tơi trình bày trên, mà có Chart area, Plot area, tiêu đề (title) thích (legend) mà

Sử dụng Ribbon

Cách nhanh để hiệu chỉnh định dạng thành phần biểu đồ nhấn chọn nó, sau sử dụng nút lệnh Tab Format Chart Tools:

Hình 128 – Sử dụng Tab Format để hiệu chỉnh định dạng biểu đồ

Trong Tab này, Excel sử dụng chữ Shape cho thành phần biểu đồ Bạn định dạng nhanh cho thành phần cách chọn loại định dạng có sẵn nhóm Shape Style, tùy ý định dạng nút lệnh:

 Shape Fill: dùng để tô màu chọn hiệu ứng

nào cho phần thành phần chọn  Shape Ouline: dùng để tơ màu, quy định kích thước,

dạng đường kẻ cho đường viền thành phần chọn

 Shape Effect: dùng để chọn hiệu ứng đặc biệt cho thành phần chọn, đổ bóng, tạo viền

 Nhóm nút lệnh Size (nằm cuối Tab

Format): dùng để điều chỉnh kích thước cho thành

Sử dụng hộp thoại Format

Dùng lệnh Ribbon nhanh, bạn khơng thể hiệu chỉnh tất thuộc tính thành phần chọn, mà bạn phải sử dụng hộp thoại Format riêng Khi chọn thành phần cần hiệu chỉnh, bạn dùng cách sau để gọi hộp thoại Format:

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1

 Right-click vào thành phần chọn chọn lệnh

Format

 Chọn Chart Tools  Format  Current Selection 

Format Selection

 Nhấn vào nút lệnh tương ứng thành phần muốn hiệu chỉnh Tab Layout chọn lệnh More Options

Tùy thuộc vào thành phần chọn, mà Excel đưa hộp thoại Format thích hợp,

mà tơi trình bày chi tiết phần sau Tuy nhiên, thành phần ln có hộp thoại là:

 Fill : Nhóm lệnh

dùng để chọn màu cho phần thành phần chọn Khơng tơ màu, bạn chọn ảnh, mẫu tô cho Excel cung cấp sẵn nhiều mẫu tô cho bạn chọn

 Border Color : Nhóm lệnh dùng để chọn màu cho đường viền thành phần chọn Nhóm có tất tùy chọn nhóm Fill, khơng có mục dùng ảnh thay cho màu đường viền

 Border Style :

Nhóm lệnh dùng để chọn thuộc tính đường viền Bạn chọn kích cỡ (dày / mỏng), loại đường kẻ, chọn kiểu hai đầu đường kẻ (tạo mũi tên cho trục), v.v

 Shadow : Nhóm

lệnh dùng để thiết lập tùy chọn cho hiệu ứng đổ bóng cho thành phần chọn Bạn chọn kiểu đổ bóng, màu cho bóng nhiều tùy chọn khác

 3D-Format: Nhóm lệnh

dùng để tạo hiệu ứng 3D cho thành phần

chọn Bạn nên lưu ý: hiệu ứng 3D có Excel 2007, đó, bạn áp dụng cho

Hình 130

Hình 131

bảng tính dạng *.xls, hiệu ứng khơng có tác dụng bạn mở bảng tính Excel 2003

Hiệu chỉnh định dạng Chart Area

Chart Area vùng bao trùm tất thành phần biểu đồ Bạn phóng to, thu nhỏ, di chuyển; tùy ý hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, kiểu khung bao, v.v từ hộp thoại Format Chart Area, chọn mẫu định dạng có sẵn từ nhóm Shape Styles (nằm Tab

Format Chart Tools)

Để định dạng font chữ cho tất thành phần biểu đồ, bạn cần định dạng font chữ cho Chart Area, cách chọn Chart Area, sau dùng cơng cụ định dạng font

chữ Tab Home Ribbon, bạn thường làm

với font chữ bảng tính

Với Excel 2007, ngồi cơng cụ định dạng font chữ bình thường, bạn cịn áp dụng kiểu chữ nghệ thuật cho tất font chữ biểu đồ, cách chọn mẫu có sẵn từ nhóm WordArt Styles (cũng nằm Tab Format Chart Tools)

Trong trường hợp bạn muốn khơi phục lại tình trạng ban đầu Chart Area, bạn right-click vào Chart Area, chọn lệnh Reset to Match Style

Hiệu chỉnh định dạng Plot Area

Plot Area vùng chứa biểu đồ Cũng Chart Area, bạn phóng to, thu nhỏ, di chuyển; tùy ý hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, kiểu khung bao, v.v từ hộp thoại

Format Plot Area, chọn mẫu định dạng có sẵn từ nhóm Shape Styles (nằm Tab Format

của Chart Tools)

Những hiệu chỉnh định dạng cho Plot Area có tác dụng cho phần Plot Area, không ảnh hưởng đến biểu đồ thành phần nằm Plot Area

(font chữ, đường lưới dọc, ngang, trục )

Hiệu chỉnh định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích, Tiêu đề trục hồnh trục tung…

Cách nhanh để hiệu chỉnh, định dạng cho ẩn / tiêu đề, thích biểu đồ sử dụng nút lệnh nhóm Labels (Chart Tools / Tab Layout):

Hình 135 – Sử dụng lệnh nhóm Labels để hiệu chỉnh tiêu đề, thích  Chart Tittle: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho tiêu

đề biểu đồ

 Axis Tittle: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho tiêu

đề trục tung, trục hoành biểu đồ

 Legend: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho phần

chú thích (là phần giúp ta biết thành phần biểu đồ biểu diễn cho chuỗi số liệu nào) biểu đồ

 Data Labels: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho

nhãn liệu biểu đồ

 Data Table: Dùng để ẩn / hiện, xác định kiểu hiển thị

cho bảng liệu biểu đồ

 Gridlines: Dùng để ẩn / hiện, xác định kiểu hiển thị

thuộc vào thuộc tính trục, quy định khoảng cách nút lệnh

Để định dạng font chữ cho thành phần vừa liệt kê đây, bạn thực bạn định dạng font chữ bảng tính, nút lệnh Tab Home Ribbon

Hiệu chỉnh trục

Việc hiệu chỉnh định dạng trục biểu đồ phức tạp Có loại thơng số trình bày trục,

Value (các giá trị, liệu để vẽ biểu đồ), Category

(các nhóm dùng để so sánh biểu đồ) Time Scale

(dùng cho loại biểu đồ có nhóm dùng để so sánh giá trị thời gian) Đa số biểu đồ trình bày giá trị trục tung (vertical axis) phân nhóm so sánh trục hồnh (horizontal axis)

 Value Axis: Thường trục tung biểu đồ Nếu bạn nhấn vào Chart Element (trong nhóm

Current Selelection), thành phần có tên Vertical (Value) Axis Hộp thoại dùng để định dạng Value Axis

có tùy chọn sau:

 Minimum: Xác định giá trị nhỏ trục (giá

trị khởi đầu):

- Auto: Để Excel tự xác định

- Fixed: Quy định riêng bạn

 Maximum: Xác định giá trị lớn trục (giá

trị kết thúc):

- Auto: Để Excel tự xác định

: : : : : : : : : : : : : :