Bây giờ bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào con số theo một vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng của mỗi nhân viên được thực hiện trong năm nay và bạn muốn xem mỗi nhân v[r]
(1)HƯỚNG DẪN HỌC EXEL 2007
LÒ VĂN NGHỆ
(2)Làm quen với Excel 2007 1 Làm quen nhanh với Excel 2007
Tìm hiểu giao diện cách hoàn thành tác vụ hàng ngày Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML
a Những thuật ngữ cần nhớ
Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính.
Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu Một worksheet có nhiều ô ô có chứa cột và dòng Worksheet lưu workbook
Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dịng, thay 256 cột 65,536 dịng phiên cũ
Chart sheet: Thực chất sheet workbook, chứa một đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ chart sheet là lựa chọn tối ưu
Sheet tabs: Tên sheet thể thẻ đặt góc trái của cửa sổ workbook Bạn di chuyển từ sheet sang sheet khác bằng thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab
(3)Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn
Khi lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn chống ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó Ribbon Bộ cơng cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có ngay.
Hình minh họa Ribbon c Chuẩn XML
(4)XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn tích hợp sâu với hệ thống thông tin nguồn liệu bên ngoài Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết.
2 Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook đầu tiên
Làm để tạo workbook, nhập chỉnh sửa văn số liệu, thêm dòng, cột…
a Mở workbook có sẵn
WorkBook Worksheet
Bạn mở tập tin sẵn có cách khác nhau:
Cách thứ nhất : Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp
thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open(hay nhấn ENTER bàn phím bấm đơi phím trái chuột) để mở tập tin
Cách thứ hai : Chỉ có tác dụng tập tin làm việc
với phần mềm Excel máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần
Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer,
(5)b Lưu workbook
Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định 10 phút/lần) Nhưng bạn tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian lần lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn
Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007
Trên chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau vài cách lưu workbook:
Chọn nút có hình đĩa mềm Quick Access Tollbar góc bên trái hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng
Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối nhấn nút Save để lưu trữ
c Đóng workbook
Sau làm việc lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc bên phải hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W
(6)Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại workbook mở lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho kiểu bố trí thích hợp
e Thủ thuật với worksheet
Chèn xóa cột (cell), (column) , dịng (row): Bạn chèn thêm các cột, dịng, ô vào vùng làm việc worksheet
Các ô chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên ô hành Các ô chọn dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm dòng lên bên trên, cột vào bên trái hành Đồng thời, bạn xóa ơ, dịng cột khơng phù hợp
(7)Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, chọn Worksheet nhấn nút OK hộp thoạiInsert, có Sheet chèn vào
Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhómHome - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa
Đổi tên worksheet: Việc đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên cuối nhấn phím ENTER
Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet
Sắp xếp worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh nhất dùng chức kéo thả Excel Người dùng bấm giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống
Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau bấm OK để di chuyển
Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành Muốn lúc chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt sheet tab thả chuột Lưu ý: cần chọn nhiều sheet lệnh Ctrl + nhấp chuột trước thực lệnh này.
(8)Ngồi thủ thuật trên, bạn tô màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọnTab Color chọn màu thích hợp để tơ
Bạn làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau chọn Hide để giấu Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet nhấn nút OK hiển thị hình
3 Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập cơng thức
Làm để chèn công thức đơn giản vào bảng tính tự động cập nhật kết
(9)Ví dụ hình bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainmentvà worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm tốn cơng thức đơn giản
b Bắt đầu với dấu (=)
1 Nhập công thức ô C6.
2 Nhấn nút ENTER để xem kết
3 Khi bạn click vào ô C6, công thức xuất thanh công thức (formula bar)
Hai đĩa CD mua tháng Hai trị giá $12.99 $16.99 Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD tháng hai hai đĩa CD Bạn cộng giá trị Excel cách nhập công thức vào ô C6
Những công thức Excel dấu (=) Như công thức ô C6 là: =12.99+16.99
Dấu cộng (+) thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm để có kết cơng thức rõ công thức bạn click vào ô C6
(10)(+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) dấu chia (\)
c Tìm hiểu cơng thức tổng giá trị cột (SUM)
Để có kết chi tiêu tháng 1, click vào B7 sau thực bước sau:
1 Trên tab Home, click nút Sum nhóm Editing. 2 Cơng thức xuất trọng B7.
3 Nhấn ENTER để có kết ô B7.
4 Click vào ô B7 để hiển thị công thức công thức Bạn cộng chi tiêu tháng Giếng B7 cách nhấn lệnh Sum nhóm Editing, tab Home, tự động cộng giá trị cột Cách làm làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay phải nhập cơng thức Khi nhấn ENTER kết ô B7 95.94 Công thức =SUM(B3:B6) xuất công thức bạn click vào ô B7
(11)1 Dùng chuột kéo phần ô công thức đến ô cũng sử dụng cơng thức, sau thả chuột
2 Nút Auto Fill Options xuất kết ra
Trong vài trường hợp việc copy công thức dễ thực việc tạo cơng thức Trong ví dụ bạn xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu tháng để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng
Để làm điều chọn cơng thức B7, sau dùng chuột trỏ vào góc bên bên phải B7 đến trỏ trở thành dấu thập màu đen (+) Kế tiếp kéo phần fill handle sang ô C7 Khi phần fill handle thả ra, tổng giá trị ô C7 xuất với giá trị 126.93 Công thức xuất công thức =SUM(C3:C6), bạn click vào ô C7 Sau copy công thức nút Auto Fill Options xuất để bạn có thêm chọn lựa format, trường hợp bạn không cần sử dụng chúng Nút biến bạn click vào khác
e Tìm hiểu cell (ơ)
Ơ kham khảo Giá trị kham khảo
A10 Ơ cột A dịng thứ 10
(12)A10:A20 Bao gồm ô cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
B15:E15 Bao gồm từ dịng 15 từ cột B đến cột E A10:E20 Bao gồm cột A đến cột E từ dịng
thứ 10 đến dòng thứ 20
Việc xác định ô để dùng vào việc ứng dụng công thức Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn A1 để xác định cột ký tự dòng số
f Cập nhật kết công thức
Giả sử giá trị 11.97 C4 bị sai, phải cộng thêm 3.99 xác bạn nên chọn ô C4 nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô sau nhấn ENTER:
Trên hình cho thấy giá trị ô C4 thay đổi dĩ nhiên Excel tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel cập nhật cơng thức ô C7 "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn không sử dụng công thức cho C7, giá trị khơng cập nhật Bạn sửa đổi nhập cơng thức trực tiếp cơng thức thay nhập vào ô
(13)1 Trong ô C9, nhập dấu (=), nhập SUM sau mở dấu ngoặc đơn “(”
2 Nhấn vào ô C4 sau gõ dấy phẩy (,) ô C9.
3 Nhấn vào ô C6 sau đóng dấu ngoặc đơn “)” C9 4 Nhấn ENTER để thị kết
Trong ví dụ cho thấy hàm SUM áp dụng cho vài giá trị cột cách chọn vài giá trị có liên quan
h Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007
Cơng thức Tính năng
AVERAGE Tính trung bình
MAX Giá trị lớn
MIN Giá trị nhỏ
Hàm SUM tính Excel, ngồi cịn có cơng thức khác AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực cơng thức để có kết Nếu bạn tự tính tốn, thật khó khăn để kết xác
(14)Để tìm giá trị trung bình hai tháng, click vào C7 sau đó:
1 Trân tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên của nút Sum sau chọnAverage
2 Nhấn ENTER để thị kết ô D7
Bạn nhập cơng thức trực tiếp ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết tương tự
j Tìm giá trị lớn nhỏ
(15)1 Nhấn Enter để hiển thị kết ô F7.
2 Công thức MAX tìm giá trị lớn dãy số và chức MIN tìm giá trị nhỏ Với ví dụ cơng thức “MAX(F3:F6)” giá trị lớn 131.95
Để tìm giá trị nhỏ ví dụ trên, click vào Min sau ENTER, kết Trong trường hợp công thức “=MIN(F3:F6)” kết 131.75
k In công thức để dễ ghi nhớ
Bạn in cơng thức đặt chúng bảng bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo công thức Để in công thức bạn cần thể công thức bảng tính (worksheet), làm điều cách nhấn tab Formulas nhómFormula Auditing chọn Show Formulas Bây việc click nút Microsoft Office in ấn
Nếu bạn muốn ẩn cơng thức lập lại cách bạn làm cho lên bảng tính Hoặc bạn dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết có bàn phím) để ẩn cơng thức bảng tính
(16)Một dấu ##### xuất bang tính cho biết bị lỗi cột q hẹp để hiển thị kết
Thỉnh thoảng Excel khơng thể tính tốn kết công thức bị lỗi Sau lỗi thường gặp nhất:
##### Cột không đủ rộng để thị kết ô, nên kéo chiều rộng cho ô
#REF! Một giá trị không hợp lệ Các ô bị xóa bị dán đè giá trị khác lên
#NAME? Tên công thức bị sai Excel khơng hiểu cơng thức Khi bạn click vào #NAME? nút để bạn sửa sai
(17)Click vào nút Sum nhóm Editing, tab Home sau chọn More Functionsđể mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính hữu ích tính ngày Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu tính khác
Những viết khác
Làm quen nhanh với Excel 2007
Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook
Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thơng tin ngày
3 Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức
Làm để chèn cơng thức đơn giản vào bảng tính tự động cập nhật kết
a Tìm hiểu cơng thức Excel 2007
Ví dụ hình bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainmentvà worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm tốn cơng thức đơn giản
(18)1 Nhập công thức ô C6.
2 Nhấn nút ENTER để xem kết
3 Khi bạn click vào ô C6, công thức xuất thanh công thức (formula bar)
Hai đĩa CD mua tháng Hai trị giá $12.99 $16.99 Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD tháng hai hai đĩa CD Bạn cộng giá trị Excel cách nhập công thức vào ô C6
Những công thức Excel dấu (=) Như công thức ô C6 là: =12.99+16.99
Dấu cộng (+) thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm để có kết cơng thức rõ công thức bạn click vào ô C6
Bạn nên biết thuật toán Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) dấu chia (\)
(19)Để có kết chi tiêu tháng 1, click vào ô B7 sau thực bước sau:
1 Trên tab Home, click nút Sum nhóm Editing. 2 Công thức xuất trọng ô B7.
3 Nhấn ENTER để có kết B7.
4 Click vào ô B7 để hiển thị công thức cơng thức Bạn cộng chi tiêu tháng Giếng ô B7 cách nhấn lệnh Sum nhóm Editing, tab Home, tự động cộng giá trị cột Cách làm làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay phải nhập cơng thức Khi nhấn ENTER kết ô B7 95.94 Công thức =SUM(B3:B6) xuất công thức bạn click vào ô B7
(20)1 Dùng chuột kéo phần ô công thức đến ô cũng sử dụng công thức, sau thả chuột
2 Nút Auto Fill Options xuất kết ra
Trong vài trường hợp việc copy cơng thức dễ thực việc tạo công thức Trong ví dụ bạn xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu tháng để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng
Để làm điều chọn ô công thức B7, sau dùng chuột trỏ vào góc bên bên phải ô B7 đến trỏ trở thành dấu thập màu đen (+) Kế tiếp kéo phần fill handle sang ô C7 Khi phần fill handle thả ra, tổng giá trị C7 xuất với giá trị 126.93 Công thức xuất công thức =SUM(C3:C6), bạn click vào ô C7 Sau copy công thức nút Auto Fill Options xuất để bạn có thêm chọn lựa format, trường hợp bạn không cần sử dụng chúng Nút biến bạn click vào ô khác
e Tìm hiểu cell (ô)
Ô kham khảo Giá trị kham khảo
A10 Ô cột A dòng thứ 10
A10, A20 Ô A10 ô A20
A10:A20 Bao gồm ô cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
B15:E15 Bao gồm từ dịng 15 từ cột B đến cột E A10:E20 Bao gồm cột A đến cột E từ dịng
thứ 10 đến dòng thứ 20
(21)f Cập nhật kết công thức
Giả sử giá trị 11.97 ô C4 bị sai, phải cộng thêm 3.99 xác bạn nên chọn ô C4 nhập công thức "=11.97+3.99" cho sau nhấn ENTER:
Trên hình cho thấy giá trị C4 thay đổi dĩ nhiên Excel tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu ô C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel cập nhật cơng thức C7 "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn khơng sử dụng cơng thức cho C7, giá trị khơng cập nhật Bạn sửa đổi nhập công thức trực tiếp cơng thức thay nhập vào
g Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột
(22)ngoặc đơn “(”
2 Nhấn vào C4 sau gõ dấy phẩy (,) ô C9.
3 Nhấn vào ô C6 sau đóng dấu ngoặc đơn “)” ô C9 4 Nhấn ENTER để thị kết
Trong ví dụ cho thấy hàm SUM áp dụng cho vài giá trị cột cách chọn vài giá trị có liên quan
h Sử dụng cơng thức đơn giản khác Excel 2007
Cơng thức Tính năng
AVERAGE Tính trung bình
MAX Giá trị lớn
MIN Giá trị nhỏ
Hàm SUM tính Excel, ngồi cịn có cơng thức khác AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực cơng thức để có kết Nếu bạn tự tính tốn, thật khó khăn để kết xác
i Tìm giá trị trung bình
Để tìm giá trị trung bình hai tháng, click vào C7 sau đó:
(23)nút Sum sau chọnAverage
2 Nhấn ENTER để thị kết ô D7
Bạn nhập cơng thức trực tiếp ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết tương tự
j Tìm giá trị lớn nhỏ
Để tìm giá trị lớn phạm vi, click F7 sau đó: Trên tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum sau chọn Max
1 Nhấn Enter để hiển thị kết ô F7.
2 Công thức MAX tìm giá trị lớn dãy số và chức MIN tìm giá trị nhỏ Với ví dụ cơng thức “MAX(F3:F6)” giá trị lớn 131.95
Để tìm giá trị nhỏ ví dụ trên, click vào Min sau ENTER, kết Trong trường hợp công thức “=MIN(F3:F6)” kết 131.75
(24)Bạn in công thức đặt chúng bảng bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo công thức Để in công thức bạn cần thể cơng thức bảng tính (worksheet), làm điều cách nhấn tab Formulas nhómFormula Auditing chọn Show Formulas Bây việc click nút Microsoft Office in ấn
Nếu bạn muốn ẩn cơng thức lập lại cách bạn làm cho lên bảng tính Hoặc bạn dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết có bàn phím) để ẩn cơng thức bảng tính
l Dấu hiệu lạ xuất bảng tính
(25)Thỉnh thoảng Excel khơng thể tính tốn kết cơng thức bị lỗi Sau lỗi thường gặp nhất:
##### Cột không đủ rộng để thị kết ô, nên kéo chiều rộng cho ô
#REF! Một giá trị khơng hợp lệ Các bị xóa bị dán đè giá trị khác lên
#NAME? Tên công thức bị sai Excel không hiểu công thức Khi bạn click vào #NAME? nút để bạn sửa sai
m Tìm nhiều cơng thức khác
Click vào nút Sum nhóm Editing, tab Home sau chọn More Functionsđể mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính hữu ích tính ngày Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu tính khác
Những viết khác
Làm quen nhanh với Excel 2007
Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook
(26)(27)Các kỹ Office
1 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
Cách sử dụng hệ thống Ribbon để tạo văn bản nhanh hệ thống Office 2007
a Ribbon
Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ dàng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có
Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Sau chức Ribbon:
Home: Chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc (cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột,…)
Insert: Có cơng cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng tính
(28)thiết lập in ấn
Formulas: Đây nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính tốn Excel Data: Các nút lệnh trao đổi với liệu Excel, danh sách, …
Review: Ribbon dành cho lệnh kiểm tra lỗi tả, thêm thích, View: Đúng tên nó, nơi thiết lập chế độ hiển thị bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia hình, …)
Add-Ins: Ngăn có tiện ích bổ sung, hàm bổ sung, … Khi Excel mở tập tin có sử dụng chúng
Ngồi cịn Ribbon có tên Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, dành cho lập trình viên Bạn vào: Office - Excel Options - Popular chọn Show Developer tab in the Ribbon để mở Developer
Ba tab chứa nhóm lệnh Ribbon
Trong suốt q trình làm việc với bảng tính, bạn sử dụng shortcut menu, cho phép bạn thực lệnh nhanh chóng
(29)Bấm vào hình mũi tên nhóm để có thêm lệnh khác
Nút hình mũi tên (gọi Dialog Box Launcher) góc phía bên phải nhóm nơi cung cấp thêm cho bạn lựa chọn sẵn có nhóm, mặc định Excel 2007 khơng hiển thị Ribbon Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, lúc có hộp thoại bảng chứa tác vụ xuất Ví dụ, nhóm Font có tất lệnh sử dụng nhiều để thực thay đổi: thay đổi font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, gạch dưới) Nhưng muốn có nhiều lựa chọn nữa, chẳng hạn superscript, cần bấm vào nút hình mũi tên góc bên phải Font, bạn nhận hộp thoại cung cấp các superscript có tùy chọn khác liên quan đến phông chữ
c Tạo công cụ cho riêng bạn
Nút lệnh Office: nơi chứa lệnh sử dụng thường xuyên nhất lệnh tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… danh mục lưu tạm tập tin vừa mở trước Nút lệnh Office thay cho menu File phiên cũ Thanh lệnh truy cập nhanh chứa lệnh quan trọngvà Người dùng tùy biến công cụ cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục lệnh bấm chọn thêm lệnh cần hiển thị lệnh
d Chuẩn XML
(30)chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thơng tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết
e Hệ thống phím tắt Office 2007
Ngồi cách sử dụng chuột để ngang, dọc, phím mũi tên, Excel 2007, người dùng dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển đến bảng tính cách nhanh chóng
Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh Excel 2007
Nhấn phím Di chuyển
→ Tab Sang ô bên phải
← Shift + Tab
Sang bên trái
↑ Lên dịng
↓ Xuống dịng
Home Đến cột A dòng hành Ctrl + Home Đến địa ô A1 worksheet
Ctrl + End Đến địa có chứa liệu sau worksheet
(31)Alt + Page Down Di chuyển hành qua phải mành hình
Page Up Di chuyển ô hành lên hình
Page Down Di chuyển hành xuống hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → Ctrl + →
Đến ô bên phải mà trước sau trống
End + ← Ctrl + ←
Đến ô bên trái mà trước sau trống
End + ↑ Ctrl + ↑
Lên phía mà trống
End + ↓ Ctrl + ↓
Xuống phía mà trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hành
(32)Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt Ribbon
Nhấn nhanh phím ALT lần để truy cập nhóm lệnh Home, Insert, … Bạn dùng phím ← → ↑ ↓ để di chuyển Ribbon, sau nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần
Nhấn phím ALT lần nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc bảng tính
Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh Workbook
Cách tạo biểu đồ
1 Làm để tạo biểu đồ Excel 2007 a Tạo biểu đồ Excel 2007
Trong Excel 2007, bạn tạo biểu đồ 10 giây Sau bạn tạo biểu đồ, bạn dễ dàng thêm yếu tố vào tiêu đề thay đổi cách trình bày biểu đồ Với Excel 2007 bạn biết cách biến số text thành nội dung biểu đồ
b Cách tạo biểu đồ
(33)Hình worksheet cho thấy tình hình kinh doanh Cơng ty Northwind Traders Tea theo dạng báo cáo số bạn chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh
1 Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) tên nhân viên bán hàng
2 Sau đó, click vào tab Insert, nhóm Charts, click vào nút Column Bạn lựa chọn loại biểu đồ, biểu đồ cột thường sử dụng để so sánh
3 Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn Click vào Clustered Column, cột biểu danh sách 2-D Column Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại bạn ngừng trỏ vào biểu đồ Các ScreenTip cho bạn thấy thông tin loại biểu đồ
Nếu bạn muốn thay đổi loại biểu đồ sau bạn tạo biểu đồ bạn, nhấp chuột vào bên biểu đồ Trên tab Design, Chart Tools, nhóm Type, bấm vào Change Chart Type chọn loại biểu đồ khác
(34)Trong biểu đồ trên, liệu từ worksheet cell cột Hàng tiêu đề (tên nhân viên kinh doanh) biểu đồ ghi văn bên phải, tiêu đề cột (những tháng năm) biểu đồ Trong biểu đồ, Cencini (đại diện cột cho tháng) bán nhiều sản phẩm trà (tea) tháng tháng hai, cô bị qua mặt Giussani tháng ba
Dữ liệu cho người kinh doanh xuất ba cột riêng biệt, cột cho tháng Chiều cao biểu đồ tương ứng đến giá trị cell mà đại diện Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm để nhân viên kinh doanh so sánh với theo tháng
Mỗi hàng liệu nhân viên kinh doanh có màu khác biểu đồ Biểu đồ ghi tạo từ hàng tiêu đề worksheet (tên nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho liệu cho nhân viên kinh doanh Ví dụ liệu Giussani màu xanh đậm cột bên trái tháng
Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba, biểu đồ Ở phía bên trái biểu đồ, Excel tạo tỷ lệ số để giúp bạn giải thích cột chiều cao
(35)được tạo ra, biểu đồ thay đổi d Tìm hiểu Chart Tools
Khi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất Ribbon, bao gồm tabDesign, Layout tab Format
Bạn nên biết Chart Tools, trước bạn tìm hiểu biểu đồ Sau biểu đồ chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout Format Trên tab bạn tìm thấy lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ
Khi bạn hoàn thành biểu đồ, nhấp chuột bên ngồi biểu đồ Chart Tools biến mất, để xuất trở lại, click vào biểu đồ
(36)Bạn tạo biểu đồ bạn so sánh liệu người khác cách nhấp chuột vào nút để chuyển biểu đồ xem từ loại sang loại khác Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column nhóm Data tab Design Trong biểu đồ bên phải, liệu nhóm theo hàng so worksheet cột Bạn chuyển biểu đồ trở lại xem gốc cách click vào Switch Row/Column lần
Để giữ hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy sau paste worksheet khác Sau đó, chuyển xem gốc biểu đồ cách click vào biểu đồ ban đầu click vào Switch Row/Column
f Thêm tiêu đề cho biểu đồ
(37)Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin biểu đồ bạn
Để thêm tiêu đề biểu đồ cách nhanh chóng cách click chuột vào biểu đồ, sau đến nhóm Chart Layouts tab Design, click vào nút More để xem tất layout (trình bày) Mỗi lựa chọn thị layout khác làm thay đổi yếu tố biểu đồ Trong biểu đồ trên:
1 Tiêu đề cho biểu đồ Northwind Traders Tea, tên của sản phẩm
2 Tiêu đề cho trục dọc bên trái Cases Sold
3 Tiêu đề cho trục ngang First Quarter Sales
Một cách khác để nhập tiêu đề tab Layout, nhóm Labels, bạn thêm tiêu đề cách click chuột vào Chart Titles Axis Titles
Cách tạo báo cáo với Pivotable
1 PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007
Làm để tự tạo báo cáo dạng PivotTable
(38)Hãy tưởng tượng worksheet Excel số doanh thu với hàng trăm ngàn dịng liệu Những worksheet trình bày tất liệu nhân viên kinh doanh hai quốc gia họ bán hàng hóa ngày, có nhiều liệu để giải theo hàng chia thành nhiều cột khác
Làm bạn có thơng tin worksheet? Làm hiểu tất liệu này? Tính tổng thể bán nhiều nhất? Ai bán nhiều theo quý hay theo năm? Quốc gia có doanh số bán hàng cao nhất? Bạn có câu trả lời báo cáo PivotTable Một báo cáo PivotTable chuyển tất liệu thành báo cáo ngắn gọn cho bạn biết xác bạn cần phải biết
b Xem lại liệu nguồn
(39)Tên field cho báo cáo đến từ tiêu đề cột liệu nguồn Hãy chắn bạn có tên cho cột dòng đầu worksheet liệu nguồn
Trong hình trên, tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date OrderID trở thành tên field
Các dòng lại phía tiêu đề nên chứa mục tương tự cột Ví dụ, phần text nên cột, ngày tháng cột khác Nói cách khác, cột khơng nên có chứa số text Cuối cùng, khơng nên có cột trống với liệu bạn sử dụng cho báo cáo PivotTable
c Tạo hộp thoại PivotTable
(40)tab Insert, nhóm Tables, bấm vào PivotTable sau nhấp vào PivotTable lần nữa, hộp thoại Create PivotTable mở Chọn Select a table or range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi liệu chọn, chọn New Worksheet Existing Worksheet, bạn không muốn báo cáo đặt worksheet
d Cơ PivotTable Report
1 Khu vực layout cho báo cáo PivotTable. 2 PivotTable Field List
Hình cho bạn nhìn thấy worksheet sau bạn đóng hộp thoại Create PivotTable
Ở phía khu vực layout sẵn sàn cho báo cáo PivotTable phía bên PivotTable Field List Danh sách hiển thị cột tiêu đề từ liệu nguồn Như đề cập trên, tiêu đề field Country, Saleperson, …
Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến
(41)có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable
Những viết khác
PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007
PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo PivotTable Excel 2007
3 PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo PivotTable Excel 2007
Làm để tổng hợp liệu hàm khác ngoài hàm SUM, làCOUNT MAX Làm để diễn tả dữ liệu dạng phần trăm cách sử dụng tính tốn đặc thù Làm để tự tạo công thức báo cáo PivotTable
a Làm việc với số
Dữ liệu bán hàng tóm tắt báo cáo PivotTable
(42)PivotTable có chứa liệu nhân viên kinh doanh công ty Báo cáo tóm tắt cơng ty có khoảng 800 hàng liệu Excel Nó cho biết doanh số nhân viên năm quý Bây bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào số theo vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng nhân viên thực năm bạn muốn xem nhân viên đóng góp cho tổng doanh số công ty, … Khi bạn thực điều đó, bạn thấy nhân viên nhận tiền thưởng người thưởng
b Tóm tắt liệu cách khác
Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính toán doanh số nhân viên qua năm, bạn làm điều cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thơng tin
Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào giá trị bảng báo cáo, khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rê chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào Count Những số chuyển đổi từ giá trị tổng thành giá trị count Các tiêu đề số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales Amount."
Sau bạn phân loại đơn đặt hàng để xem có hầu hết đơn đặt hàng cách dễ dàng Để làm việc này, nhấp chuột phải vào ô nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort sau nhấp vào Sort Largest to Smallest Kết quả, Peacock lần đầu tiên, với grand tổng số 100 đơn đặt hàng, theo sau vua với 74, sau Leverling với 73
c Thực phép tính %
(43)Để làm điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as hộp thoại Value Field Settings mở Sau đó, hộp Show values as, bấm vào mũi tên chọn % of total
Peacock có 18 phần trăm tổng doanh số bán hàng cho năm, cô ta doanh số cao nhân viên, tỷ lệ % tổng doanh thu không tưng ứng với số đơn hàng nhiều King cótỷ lệ doanh thu cao với 14,42%, theo sau Davolio với 12,52%
d Nhân viên nhận tiền thưởng?
Bây bạn tính tốn nhận tiền thưởng số tiền thưởng cách tạo công thức sử dụng calculated field Đây công thức đưa vào báo cáo PivotTable
Ví dụ nhân viên bán hàng nhiều $ 30.000 quý nhận 3% tiền thưởng doanh thu q Để tạo cơng thức, phía cửa sổ, Ribbon, bạn bấm vào tab Options PivotTable Tools, nhóm Tools, bấm vào mũi tên nút Formulas sau bấm vào Calculated Field
Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức hộp Name, hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales Amount'>30000,3%)” để tìm người nhận tiền thưởng sau bấm vào OK
Diễn giải cơng thức sau: Nếu số doanh thu lớn hơn 30,000 quý thưởng 3% (3% doanh số bán hàng) Cịn doanh số 30,000 tiền thưởng
(44)PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007
Làm quen nhanh với Excel 2007 Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook đầu tiên Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày http://www.microsoft.com/vietnam/products/office/training/images/top_excel_guide.jpg a Lấy liệu để làm việc 2007 PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo 2007