Với tư cách là kiểm toán viên bạn tiếp cận được với một khối lượng lớn những thông tin của khách hàng. Theo bạn trong các tình huống sau, các trợ lý, kiểm toán viê đã thực hiện công việc đúng hay chưa
AASC Bài tập tình huống Với t cách là kiểm toán viên bạn tiếp cận đợc với một khối lợng lớn những thông tin của khách hàng. Theo bạn trong các tình huống sau, các trợ lý, kiểm toán viê đã thực hiện công việc đúng hay cha. Tình huống 1: Trợ lý kiểm toán An có đợc bản gốc bảng lơng của toàn bộ nhân viên của khách hàng do Bộ phận nhân sự cung cấp. Theo yêu cầu của Trởng nhóm về việc lu lại 1 bản tài liệu này trong hồ sơ kiểm, An đã chuyển tài liệu này cho nhân viên chịu trách nhiệm photocopy của khách hàng và nhờ ngời này chụp giúp. Tình huống 2: Trợ lý kiểm toán An có đợc bản gốc bảng lơng của toàn bộ nhân viên của khách hàng do Bộ phận nhân sự cung cấp. Theo yêu cầu của Trởng nhóm về việc lu lại 1 bản tài liệu này trong hồ sơ kiểm, An mang tài liệu này đi photocopy. Trong quá trình sao chụp tài liệu có một số trang bị hỏng và An đã để các trang hỏng này vào tập giấy để tái sử dụng của khách hàng. Tình huống 3: Kiểm toán viên Bình đợc khách hàng cung cấp bảng thống kê và phân tích thông tin về hàng bán bị trả lại trong năm 200X. Bình có cuộc hẹn với một ng- ời bạn vào cuối giờ làm việc nên đã đi thẳng từ văn phòng khách hàng đến quán cà phê nơi họ hẹn nhau. Là một ngời chăm chỉ và mẫn cán trong công việc, trong lúc chờ bạn đến, Bình đã tranh thủ mang tài liệu đã đợc cung cấp ra nghiên cứu. Tình huống 4: Xuân là kiểm toán viên tham gia nhóm kiểm toán Công ty SPM chuyên sản xuất hàng xuất khẩu. Vào cuối đợt kiểm toán Kế toán trởng khách hàng đã mời Xuân đi ăn tối và tặng anh một món quà với lời đề nghị Xuân bỏ qua một vài bút toán điều chỉnh để họ có thể đạt đợc kế hoạch kinh doanh ban đầu. Sau một lúc suy nghĩ, Xuân hứa là sẽ xem xét lại vấn đề này. AASC Bài tập tình huống Tình huống 5: Trong khi thực hiện kiểm toán tại văn phòng Công ty YAMAHA, Tùng đã sử dụng các file dữ liệu của khách hàng để lập các bảng phân tích thông tin tài chính và lu trong đĩa mềm. Thời gian sau đó Tùng đợc cử tham gia nhóm kiểm toán Công ty HONDA. Để thuận tiện cho công việc, Tùng đã đa chiếc đĩa mềm trên cho nhân viên Phòng Kế toán để họ sao giúp các dữ liệu cần thiết cho mình. Tình huống 6: Do điều kiện VP khách hàng quá chật chội nên nhóm kiểm toán của Linh đợc bố trí ngồi làm việc tại Phòng Kế toán. Khi đi ăn tra Linh đã không tắt máy vì còn đang thực hiện dở một bảng tính. Sau khi đi ăn tra về, Linh thấy một nhân viên thuộc Phòng Kế toán của khách hàng đang vào Internet bằng máy tính xách tay của mình. Anh ta xin lỗi vì máy tính của mình bị trục trặc nên đã m- ợn tạm máy của Linh cho tiện do các máy khác đã tắt. AASC Bài tập tình huống Hệ thống bán hàng phải thực hiện các quá trình nhận đơn đặt hàng, giao hàng, lập hoá đơn, vào sổ cái và thanh toán tiền mặt khi đáo hạn. Có thể áp dụng thủ tục kiểm toán nào để kiểm tra xem hàng tháng doanh thu bán hàng có đợc ghi chép chính xác hay không Cách 1: có thể kiểm soát hệ thống này hàng tháng bằng cách: Đi xuống phòng giao hàng và quan sát một số lần giao hàng để đảm bảo rằng hàng hoá không đợc giao nếu nh không có hoá đơn Kiểm tra thứ tự những phiếu giao hàng và hoá đơn đã đợc lập ra Xem xét lại một vài phiếu giao hàng so với hoá đơn bán hàng và kiểm tra giá ghi trong một vài hóa đơn bán hàng với giá ghi trong hồ sơ giá bán. Cách 2: Xem xét lãi gộp theo từng loại sản phẩm Đối chiếu thông tin về doanh thu hàng bán với báo cáo về khoản tiền hoa hồng mà ngời bán đợc hởng Xem xét những chênh lệch từ việc kiểm kê kho hàng tháng Xem xét bản phân tích chi tiết do ngời phu trách thơng mại lập, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách và những tháng trớc đó. AASC Bài tập tình huống Thảo luận về việc sử dụng chỉ tiêu đánh giá về kết quả hoạt động làm phơng tiện kiểm soát kinh doanh. Những chỉ tiêu đánh giá chính về kết quả hoạt động có thể liên quan với nhau; sau đây là một số chỉ tiêu chính đó: Thông tin về bán hàng và tiếp thị, nh số lợng bán, mức độ đơn đặt hàng nhận đợc, số lợng đơn đặt hàng cha đợc xử lý và ảnh hởng của chiến dịch tiếp thị Thông tin mua và sản xuất, bao gồm tỷ xuất giá, nh giá nguyên vật liệu so với doanh thu bán hàng và lợi nhuận, nh lợi nhuận từ việc bán các thành phẩm Thông tin về quản lý tài sản, bao gồm bảo dỡng, mua sắm thanh lý cũng nh sử dụng tài sản Thông tin về nhân sự, bao gồm số nhân viên và chi phí nhân viên cũng nh tỷ xuất giữa doanh thu so với số lợng nhân viên Thông tin tài chính, bao gồm luồng tiền mặt và lãi suất. AASC Bài tập tình huống Nghiên Cứu Tình Huống Mục đích của bài tập này là giúp học viên hiểu đợc thế nào là những thủ tục kiểm soát tốt và những thủ tục này có thể góp phần làm giảm xuống mức tối thiểu những rủi ro nào. Chúng ta đang tập trung vào hai nhân tố cuối cùng của mô hình kinh doanh - xác định rủi ro và xử lý rủi ro. Chia lớp thành từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm nhỏ không quá 5 ngời. Nhắc lại với học viên rằng những hình thức kiểm soát về báo cáo (báo cáo tài chính) đóng vai trò then chốt vì chúng ta sử dụng nó cho công việc kiểm toán của mình. Mỗi một nhóm sẽ phải thiết kế ra một hệ thống đơn giản cho quá trình mua hàng và thanh toán của công ty Cơ khí Vinh cùng với những hình thức kiểm soát hệ thống này. Một vài nhóm sẽ phải trình bày về những hệ thống và những hình thức kiểm soát mà họ đã thiết lập. (Mỗi một nhóm phải trình bày về những phát hiện của mình: hệ thống mua hàng, hệ thống thanh toán, những hình thức kiểm soát đối với cả hai lĩnh vực này, những hình thức kiểm soát đối với vấn đề lu giữ an toàn tài sản, . .) Học viên cần xem xét những hình thức kiểm soát ở khía cạnh phân tách nhiệm vụ, trông giữ tài sản, và những thủ tục phân tích đối chiếu bao gồm việc xem xét những biểu hiện về kết quả hoạt động, Cần phải phân tích những hình thức kiểm soát đã đợc xác định theo mục tiêu kiểm soát (có nghĩa là những hình thức kiểm soát này có giúp xử lý những vấn đề hoạt động, báo cáo và những vấn đề mang tính luật định hay không?) Thảo luận về những hình thức kiểm soát có thể có trong quá trình mua và thanh toán. Tóm tắt lại phần bài tập, bảo đảm rằng học viên hiểu đợc: Những hình thức kiểm soát có một mối liên hệ với những mục tiêu hoạt động, báo cáo và mục tiêu mang tính luật định (hoặc liên hệ với một số sự kết hợp giữa các mục tiêu này) Những hình thức kiểm soát có hiệu lực bao gồm những gì (có nghĩa là có đáp ứng đợc mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính (thông tin tài chính), mục tiêu tuân thủ hoặc một sự kết hợp nào đó giữa những mục tiêu này hay không?) Những hình thức kiểm soát nói chung chỉ thực sự kinh tế nếu công ty phải đơng đầu với những rủi ro trong lĩnh vực này. AASC Bài tập tình huống Mua 1. Nhận ra nhu cầu cho nguyên vật liệu Nhu cầu cho nguyên vật liệu đợc xác định bằng một trong nhiều phơng pháp khác nhau sau đây: hệ thống kịp thời nơi mà quá trình sản xuất thiết lập ra nhu cầu để tạo ra một đơn đặt hàng ngay trớc khi có yêu cầu về hàng hoá từ khách hàng; mức độ hàng hoá đặt ra trớc khi có đơn đặt hàng đợc mã hoá vào một hệ thống kho hàng; và nhân viên kho hàng xác định rằng nguyên vật liệu trong kho đã hết. Trong tất cả những điều vừa nêu trên, việc xác định nhu cầu đặt hàng nguyên vật liệu tạo ra một cuốn sách hớng dẫn hoặc một báo cáo từ vi tính. Báo cáo này đợc chuyển đến phòng mua hàng chụi trách nhiệm giử đơn đặt hàng với hãng cung ứng. 2. Đặt mua nguyên vật liệu Khi phòng mua hàng nhận đợc báo cáo liệt kê các mặt hàng cần phải mua, ng- ời mua tham khảo một danh sách giá và các qui cách sản phẩm, và liên hệ với AASC Bài tập tình huống các hãng cung ứng khác nhau để hỏi về tính sẵn có của sản phẩm đó cũng nh chất lợng và giá cả. Ngời mua sau đó quyết định chọn hãng cung ứng nào hoàn thành đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng hoặc đợc viết bằng tay hoặc các chi tiết trong đơn đặt hàng đợc đa vào một hệ thống đơn đặt hàng mua và hệ thống này sẽ in ra một đơn đặt hàng. Khi đợc hoàn thành đơn đặt hàng đợc gửi đến cho nhân viên có thẩm quyền, thờng đợc gửi cho trởng phòng mua hàng để phê duyệt. Khi đã đợc phê duyệt, đơn đặt hàng đợc gửi tới hãng cung ứng qua đờng điện thoại hay máy Fax. 3. Nhận và kiểm tra nguyên vật liệu Ngời bán gửi một phiếu giao hàng với số hàng hóa đã đợc giao. Nhân viên nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng hoá, đối chiếu hàng hóa thực sự nhận đợc với phiếu giao hàng gửi kèm theo hàng hoá về mặt số lợng và chất lợng, nếu chúng khớp với nhau, thì lúc đó mới chấp nhận số hàng này. Nhân viên nhận hàng có thể còn phải kiểm tra hàng bằng cách đối chiếu với bản sao của đơn đặt hàng đã đợc gửi cho ngời bán. Nếu phải làm cả việc này, thì hàng hoá đợc giao phải khớp cả với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng. Khi việc đối chiếu đợc hoàn thành, nhân viên nhận hàng lập ra một phiếu nhận hàng và gửi nó cùng với bản sao của phiếu giao hàng cho phòng mua hàng. Nhân viên này sau đó đóng dấu vào ký vào một bản sao khác của phiếu giao hàng để xác nhận rằng hàng đợc giao đúng đơn đặt hàng và chuyển nó cho ng- ời chụi trách nhiệm giao hàng.Nếu hàng giao không đúng nh đơn đặt hàng, nhân viên sẽ ghi lại hàng nào đợc chấp nhận và hàng nào không đợc chấp AASC Bài tập tình huống nhận. Bản sao của phiếu giao hàng đã có ký tên sau đó sẽ đợc dùng nh một bằng chứng cho thấy rằng hàng hoá đã đợc chấp nhận. Phòng mua hàng sau đó sẽ nhập thông tin từ phiếu nhận hàng vào hệ thống theo dõi kho hàng và chủ nợ (hai hệ thống này có thể nhập vào với nhau). 4. Nhận hoá đơn Khi ngời mua nhận hoá đơn, hóa đơn đợc gửi tới phòng mua hàng nơi chi tiết hoá đơn đợc đối chiếu với đơn đặt hàng đã đợc đối chiếu trớc đó, với phiếu giao hàng và phiếu nhận hàng. Trong quá trình đối chiếu nếu có vấn đề gì nảy sinh (ví dụ không khớp), ngời mua sẽ báo cho phòng bán hàng của ngời bán, bằng điện thoại hay bằng th. Một số điều chỉnh có thể đợc thực hiện và hoá đơn thay thế hoặc phiếu tín dụng có thể đợc lập ra và gửi cho ngời mua. Khi hóa đơn đã đợc ăn khớp, phòng mua hàng của ngời mua phê duyệt một khoản thanh toán và gửi hoá đơn đã đợc đối chiếu với tất cả những tài liệu kèm theo cho phòng theo dõi chủ nợ để tiến hành thanh toán. Phòng theo dõi chủ nợ vào những hoá đơn này trong sổ cái của chủ nợ để thanh toán cho những khoản phát sinh từ trớc đã đợc cộng dồn và đợi đến ngày đến hạn thanh toán (theo từng điều khoản thanh toán đã đợc thống nhất và chính sách thanh toán của ngời mua) trớc khi tiến hành thanh toán. Vào cuối tháng đó, ngời bán in ra một bản báo cáo tất cả các hoá đơn cha thanh toán và gửi nó cho ngời mua. Nhân viên thanh toán của ngời mua nhận AASC Bài tập tình huống bản báo cáo này, xác định những thông tin chi tiết trên hoá đơn là chính xác, xác định xem hoá đơn nào đã đến hạn thanh toán, gửi kèm theo hoá đơn đã đến hạn thanh toán và lập ra một phiếu yêu cầu thanh toán séc để bắt đầu quá trình thanh toán. 5. Gửi tiền thanh toán Khi phòng mua phê duyệt một hoá đơn thanh toán, nhân viên theo dõi chủ nợ đã có đợc chi tiết về giao dịch với chủ nợ và khớp hoá đơn với bản báo cáo taì khoản nhận đợc từ ngời bán, và hóa đơn này cùng với những hoá đơn khác đã đến hạn thanh toán đợc chọn ra, sau đó nhân viên theo dõi chủ nợ lập ra một phiếu yêu cầu thanh toán séc và một tờ séc hoặc in ra một tờ séc nếu có hệ thống in séc tự động. Phiếu yêu cầu thanh toán séc hay tờ séc này đợc gửi tới nhân viên có trách nhiệm ngời sẽ phê duyệt khoản thanh toán bằng cách ký tên vào tờ séc. Tờ séc đợc gửi đến cho ngời bán với một thông báo chuyển tiền xác định rõ hoá đơn đang đợc thanh toán. Ngân hàng của ngời bán sẽ ghi có vào tài khoản của ngời bán tại ngân hàng và trình séc cho ngân hàng của ngời mua qua hệ thống thanh toán. Ngân hàng của ngời mua sau đó sẽ ghi nợ vào tài khoản của ngời mua và thanh toán cho ngân hàng của ngời bán. AASC Bài tập tình huống Bán 1. Nhận đơn đặt hàng Khách hàng gửi đơn đặt hàng qua bu điện hoặc qua Fax tới phòng bán hàng của hãng cung ứng. Đơn đặt hàng sẽ đa vào hệ thống bán hàng/ kho hàng mà từ hệ thống này cho ra đợc những thông tin về tính sẵn có của hàng hóa. Vào thời điểm nhận đơn đặt hàng, chi tiết (mã kho, loại màu .) đợc xác minh bởi một chơng trình vi tính. Những bớc kiểm tra tiếp theo đợc tiến hành để đảm bảo rằng khách hàng không đợc nợ vợt mức giới hạn tín dụng cho phép. Nếu tất cả những tiêu chí này đều đợc thoả mãn thì đơn đặt hàng sẽ đợc chấp nhận. Ngời kiểm soát tín dụng có thể phải chụi trách nhiệm phê duyệt việc bán hàng này. Sau đó, nếu cần thiết, hệ thống bán hàng/kho hàng chuyển thông tin sang hệ thống sản xuất để sản xuất hàng hoá theo yêu cầu của đơn đặt hàng, hoặc chuyển thông tin tới nhân viên kho hàng ngời đã nhận đợc thông tin qua lệnh xuất kho rằng hàng hóa phải đợc chọn lọc và gửi đi. Nhân viên phụ trách đơn đặt hàng bên bán sau đó liên hệ với khách hàng và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến việc giao hàng. Tiếp theo đó, lệnh xuất kho đa ra thông tin về địa điểm giao hàng. 2. Giao hàng [...]... điều khoản thanh toán đã đợc các đối tác kinh doanh thống nhất AASC huống 4 Bài tập tình Nhận thanh toán Các séc đợc chuyển tới nhân viên ngân hàng ngời sẽ nhận séc và thông báo chuyển tiền sẽ đợc chuyển tới nhân viên bán hàng ngời chụi trách nhiệm vào số liệu chi tiết ở tài khoản nợ, ghi lại khoản thanh toán những hóa đơn cụ thể đã đợc chi trả AASC huống Bài tập tình Nghiên Cứu Tình Huống Phát tài... hoá đơn liên quan bởi bộ phận kế toán khách hàng Một bút toán thanh toán tổng sẽ đợc viết vào tài khoản khách hàng Các tờ séc đợc đem đến ngân hàng hàng ngày, và một danh sách các tờ séc gửi đến đợc đóng dấu bởi ngân hàng AASC huống Bài tập tình Giám đốc tài chính đối chiếu giữa danh sách này với bút toán thanh toán đã ghi Thanh toán bằng tiền mặt Vì lý do quản lý nội bộ, công ty khuyến khích khách... xếp ở bộ phận thơng mại Nhận thanh toán Thanh toán bằng séc XVT sử dụng một hệ thống mã hoá bằng chữ cho phép đánh dấu mỗi khoản thanh toán với một hoá đơn Khi một thanh toán đợc nhận qua th, nó sẽ đợc mở bởi hai ngời (ngời nhận và kế toán viên) Thanh toán đợc đóng dấu và đợc sắp xếp theo tháng và theo khách hàng Các chi tiết của thanh toán đợc nhập vào hệ thống và đính vào hoá đơn liên quan bởi bộ phận... này sẽ đợc chuyển lên Giám đốc bán hàng để xử lý Nếu cần có một khoản giảm giá nào đó, bắt buộc phải có chữ ký của Giám đốc bán hàng; khoản giảm giá sẽ đợc chuyển sang bộ phận kế toán để hạch toán AASC huống Bài tập tình Nghiên cứu tình huống: Chia lớp thành nhiều nhóm nhỏ và yêu cầu thảo luận về nguyên nhân của nhũng trục trặc có thể xảy ra trong quá trình sản xuất và các biện pháp cần thiết lập để... AASC huống Bài tập tình hoá hoá vận tải bằng đờng không Chi phí không đợc vào sổ theo cùng một niên độ với hàng hoá và dịch vụ nhận đợc Những ghi chép về hàng hoá nhận đợc không đợc bổ sung vào báo cáo kế toán Xử lý chia cắt niên độ không hợp lý Những việc làm của nhân viên hoặc quản lý để tăng lợi nhuận Hoá đơn bị thất lạc khi đang đợc gửi đi qua hệ thông tin dữ liệu điện tử AASC huống Bài tập tình. .. vi tính Chậm chễ trong việc ký séc Không xác định đợc thời điểm thanh toán cụ thể AASC huống Bài tập tình Những trục trặc gì có thể xảy ra? Những nguyên nhân có thể Vẫn thanh toán cho cả những hàng hoá/ và dịch vụ không nhận đợc hoặc đã bị biền thủ Không có những hình thức kiểm soát đầy đủ đối với việc lập, ký và phân phát séc Thanh toán với những hãng cung cấp cha đợc phê duyệt Không có những hình thức... viết thành một trang duy nhất AASC huống Bài tập tình Các thông tin đầu tiên lấy đợc từ chu trình bán hàng của doanh nghiệp XDV Xử lý các đơn đặt hàng Các đơn đặt hàng đợc tiếp nhận tại bộ phận thơng mại, thờng qua điện thoại hoặc qua fax Các chi tiết của đơn đặt hàng qua điện thoại sẽ đợc nhập trực tiếp vào máy tính Các đơn đặt hàng nhận qua fax hay qua th đợc tập hợp lại và xử lý hai hoặc ba lần... thống vi tính Không có sự phân công công việc thích hợp Lỗi từ việc nhập thông tin, số liệu Không có những hình thức kiểm soát thích hợp đối với việc thanh toán qua hệ thống điện tử Không ghi nhận những khoản chênh lệch ngoại hối AASC huống Bài tập tình Những trục trặc gì có thể xảy ra? Những nguyên nhân có thể Hết nguyên vật liệu cần cho sản xuất Lỗi trong việc dự đoán nhu cầu về thành phẩm Hãng cung... hạn nợ, vợt qua 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng và hơn nữa Ngời phụ trách quản lý nợ cũng sử dụng kinh nghiệm của mình, ngời này biết những khách hàng đang gặp khó khăn và đặc biệt theo dõi họ AASC huống Bài tập tình Bản ghi số d tài khoản khách hàng đợc soạn thảo vào cuối tháng, và mỗi khách hàng có khoản nợ quá hạn một tháng đều đợc gửi một th thúc nợ chuẩn Những khách hàng quá nợ từ hai tháng trở lên... hoá đơn đợc tóm tắt trong một bản ghi, thông tin này cũng đợc đa vào tệp khách hàng và phần kế toán chi tiết khách hàng Một bút toán tập trung đợc ghi vào trong sổ cái mỗi đêm Tổng giá trị doanh thu đợc ghi vào bên có của tài khoản doanh thu tơng ứng, và bên kia là tài khoản khách hàng chung trong sổ cái Kế toán trởng đối chiếu một tháng một lần bảng cân đối chi tiết khách hàng với tài khoản khách hàng . AASC Bài tập tình huống Giám đốc tài chính đối chiếu giữa danh sách này với bút toán thanh toán đã ghi. Thanh toán bằng tiền mặt Vì lý do quản lý nội bộ, . hàng; khoản giảm giá sẽ đợc chuyển sang bộ phận kế toán để hạch toán. AASC Bài tập tình huống Nghiên cứu tình huống: Chia lớp thành nhiều nhóm nhỏ và