Bài giảng kế toán máy đại học kinh tế đại học quốc gia HN

Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY c om MỤC TIÊU • Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính • Nhận diện rõ vai trị phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế tốn • Bước đầu hiểu cấu trúc chương trình kế tốn máy nhằm xác định rõ cơng việc kế tốn viên làm việc với phần mềm kế tốn • Nhận diện dạng file chương trình kế tốn máy nhằm phục vụ tốt cho q trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh liệu,) • Nắm vững nguyên tắc tổ chức thông tin máy nhằm tránh sai sót tiến hành cơng tác kế toán máy SỐ TIẾT: th Dữ liệu kế toán ng chưa xử lý cụ thể Sổ nhật ký Tức thời du o Khái niệm Tiêu thức Tính chất Trạng thái Tổ chức lưu trữ Mức độ quan tâm an co ng I Khái niệm kế toán máy I.1 Khái niệm kế tốn máy Kế tốn máy q trình ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế tốn, nhằm thực cơng tác hạch tốn doanh nghiệp I.2 Phân biệt liệu kế toán thơng tin kế tốn Thơng tin kế tốn qua trình xử lý Trừu tượng Sổ cái, báo cáo kế tốn Lâu dài, liên tục ỴThơng tin kế tốn liệu kế tốn gia tăng giá trị cơng cụ máy tính cu u II Hệ thống thơng tin kế tốn với tổ chức doanh nghiệp II.1 Khái niệm, chức hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) Ỉ Khái niệm: Hệ thống thơng tin kế tốn (Accounting Information System): - Là tập hợp nguồn lực (con người, thiết bị máy móc) - Biến đổi liệu tài liệu khác thành thơng tin kế tốn (Hệ thống thơng tin kế toán đề cập HTTTKT dựa máy tính - Computer based AIS) Ỉ Chức năng: - Ghi nhận, xử lý, lưu trữ truyền đạt thơng tin kinh tế tài đơn vị kế tốn - Nói cách khác, ghi chép, theo dõi biến động tài sản, nguồn vốn trình hoạt động đơn vị kế tốn Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 1: MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ Phần cứng Dữ liệu kế tốn (Chứng từ, sổ sách) Phần mềm Thơng tin kế tốn (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) c om Con người Các thủ tục ng Cơ sở liệu co HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Ỉ Thành phần: Hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính gồm: cu u du o ng th an *Phần cứng: - Máy tính - Các thiết bị ngoại vi - Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với người hay với máy tính khác *Phần mềm: - Hệ điều hành - Phần mềm quản trị sở liệu - Phần mềm kế toán *Các thủ tục: - Tổ chức quản trị hoạt động xử lý thông tin (thiết kế triển khai chương trình, trì phần cứng phần mềm, quản lý chức nghiệp vụ * Cơ sở liệu kế toán: - File danh mục tự điển - File nghiệp vụ * Con người: - Các nhân viên xử lý thơng tin (phân tích thiết kế viên hệ thống, lập trình viên ) - Các nhân viên nghiệp vụ (kế tốn viên, người có nhu cầu làm kế toán với trợ giúp máy tính) - Các nhà quản trị doanh nghiệp Ỵ Tất yếu tố có mối quan hệ với Ỵ Con người nắm quyền chủ động tuyệt đối hệ thống thơng tin kế tốn Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng II.2 Vai trị, vị trí, giai đoạn xử lý nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) quản trị doanh nghiệp II.2.1 Vai trò, vị trí hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) quản trị doanh nghiệp * Hệ thống thông tin kế tốn khơng tồn mình, bên cạnh cịn nhiều hệ thống thông tin khác: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thơng tin quản trị, hệ thống thơng tin nhân lực, bán hàng, thị trường, sản xuất * Các hệ thống thông tin chuyên chức có mối quan hệ qua lại với hệ thống thơng tin kế tốn SƠ ĐỒ 2: VAI TR LIÃN KÃÚT CA HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ TOẠN TRONG co ng Chủ thể quản lý + Chủ DN + Hội đồng quản trị + Ban giám đốc c om TÄØ CHặẽC DOANH NGHIP an th Chính sách đầu t-, thuế vụ ng Thông tin vào môi tr-ờng Báo báo quản Quyết định quản trị trị H thng thụng tin k toán ( phục vụ QL ) + Thu thập + Lưu trữ + Xử lý + Truyền nhận thông tin du o Dữ liệu nghiệp vụ kế toán cu u Nguyên vật liệu, dịch vụ vào Thông tin môi tr-ờng Báo cáo tài Quyết định quản trị triÓn khai Đối tương quản lý (Phán hệ tác nghiệp) Sản phẩn, thành phẩm, dịch vụ b n - Các hệ thống thông tin chuyên chức cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán từ liệu này, AIS có nhiệm vụ biến đổi thành thơng tin dạng báo cáo quản trị báo cáo tài - AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức năng: + Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường) + Báo cáo vật tư - tồn kho thông tin chi phí (hệ thống thơng tin sản xuất) + Báo cáo lương thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dõi công nợ (hệ thống thông tin tài chính) Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Các thơng tin cịn lại khác thu thập thêm từ môi trường bên ngồi doanh nghiệp (thơng tin sở thích khách hàng, thông tin sản phẩm đối thủ cạnh tranh, thông tin kỹ thuật sản xuất thông tin thị trường lao động) - AIS với hệ thống thông tin chuyên chức khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp cu u du o ng th an co ng c om II.2.2 Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) ™ Giai đoạn nhập liệu: chuyển liệu chứng từ vào máy tính - Dùng bàn phím - Bán thủ cơng + Dùng máy quét-scan + Thời điểm bán hàng thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS) - Tự động + Số liệu truyền vào máy từ hệ thống liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước) ™ Giai đoạn xử lý: - Sử dụng sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian theo đối tượng (tổng hợp chi tiết) - Phần mềm kế toán thể ưu điểm lớn xử lý liệu: + Sắp xếp liệu (phục vụ tìm kiếm) + Tính tốn + Tổng hợp số liệu theo nhóm ™ Giai đoạn lưu trữ: - Sổ kế toán tệp liệu phương tiện lưu trữ liệu hệ thống kế tốn thủ cơng hệ thống kế tốn máy - Tệp liệu lưu trữ có tổ chức liệu, gồm: + Tệp danh mục tự điển tệp chứa liệu có nhu cầu sử dụng liên tục lâu dài + Tệp giao dịch liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức thời ™ Giai đoạn phân phối truyền đạt thông tin: - AIS cung cấp thơng tin nhiều cách: + Đưa hình + In báo cáo + Gởi tệp qua mạng II.3 So sánh kế toán thủ cơng với kế tốn máy Giống nhau: bao gồm giai đoạn xử lý nghiệp vụ đảm bảo hồn thành cơng tác kế tốn đơn vị Khác nhau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Kế toán máy Ghi chép thủ cơng Nhập từ bàn phím, máy qt, tự động hố Thủ cơng Tự động theo chương trình Thủ cơng sổ: - Sổ nhật ký - Sổ Tự động dạng tệp: - Tệp nhật ký - Tệp sổ - Tệp tra cứu Tự động theo chương trình Thủ cơng ng Kết xuất thơng tin - Báo cáo tài - Báo cáo quản trị Kế tốn thủ cơng c om Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Nhập liệu đầu vào - Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi) Xử lý liệu - Biến đổi liệu sổ nhật ký thành thông tin sổ Lưu trữ - Dữ liệu - Thông tin cu u du o ng th an co II.4 Các chu trình (cycle) nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế toán Nghiệp vụ kiện việc diễn hoạt động sản xuất kinh doanh làm thay đổi tình hình tài sản nguồn hình thành tài sản doanh nghiệp Các nghiệp vụ ghi lại sổ nhật ký sau chuyển vào sổ Một chu trình nghiệp vụ hiểu lưu lượng hoạt động lặp lặp lại doanh nghiệp hoạt động Các doanh nghiệp dù khác quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, đa số có hoạt động kinh tế Các hoạt động phát sinh nghiệp vụ xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình hoạt động sản xuất kinh doanh sau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 3: MƠ HÌNH CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA MỘT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CÁC SỰ KIỆN KINH TẾ co Chu trình báo cáo tài Chu trình tài c om Chu trình sản xuất Chu trình cung cấp ng Chu trình tiêu thụ an Báo cáo tài Ỉ Chu trình tiêu thụ: cu u du o ng th Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu Các kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng khách hàng - Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng toán tiền hàng - Nhận tiền toán Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá dịch vụ - Hệ thống lập hố đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ Ỉ Chu trình cung cấp Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ Các kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hoá, dịch vụ - Xác định nghĩa vụ toán với nhà cung cấp - Tiến hành toán theo hoá đơn Các phân hệ nghiệp vụ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Hệ thống mua hàng Hệ thống nhận hàng Hệ thống toán theo hoá đơn Hệ thống chi tiền Ỉ Chu trình sản xuất Chức Chu trình sản xuất ghi chép xử lý nghiệp vụ kế toán liên quan đến kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu chi phí sản xuất chung để tạo thành phẩm dịch vụ Các kiện kinh tế - Mua hàng - Bán hàng - Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động chi phí sản xuất khác q trình sản xuất - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh toán lương Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí - Hệ thống tài sản cố định Ỉ Chu trình tài Chức Chu trình tài ghi chép kế tốn kiện liên quan đến việc huy động quản lý nguồn vốn quỹ Các kiện kinh tế - Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư từ vay - Sử dụng vốn để hình thành tài sản Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ Ỉ Chu trình báo cáo tài Chức Chu trình báo cáo tài thực báo cáo nguồn tài kết đạt từ việc sử dụng nguồn tài cu u du o ng th an co ng c om - Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống sổ - Hệ thống báo cáo kế toán (Báo cáo kế toán tài chính, Báo cáo kế tốn quản trị) ỴBốn chu trình liên quan đến đối tác bên ngồi, chịu tác động nhiều yếu tố bên ngồi Chu trình (chu trình báo cáo tài chính) phận kế toán doanh nghiệp tự đảm nhận Chu trình báo cáo tài xử lý tất liệu liên quan đến bốn chu trình III Phần mềm kế tốn III.1 Khái niệm phần mềm kế toán Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng c om - Phần mềm kế tốn hệ thống chương trình để trì sổ sách kế tốn máy vi tính Với phần mềm kế tốn, kế tốn ghi chép nghiệp vụ, trì số dư tài khoản chuẩn bị báo cáo thông báo tài - Hầu hết phần mềm kế tốn viết ngơn ngữ sở liệu với thủ tục chương trình sở, đảm bảo chức xử lý cơng tác kế tốn Bản thân phần mềm kế toán thường xây dựng linh hoạt, cho phép người sử dụng vận dụng cách linh hoạt để phục vụ hiệu cho công tác kế toán - Các phần mềm kế toán Việt Nam, với giao diện thân thiện việt hoá, giá phù hợp, bảo trì thuận tiện, tỏ phù hợp với nhu cầu quản lý doanh nghiệp Việt Nam Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, kế toán viên thực cơng việc cách nhanh chóng hiệu cách sử dụng bàn phím thiết bị vào chuẩn, kết hợp với chuột mà khơng địi hỏi kỹ lập trình hay kiến thức đặc biệt hệ thống Nói tóm lại, với chương trình kế tốn viết sẵn, cơng việc người kế tốn viên cịn đơn giản sau: In báo cáo kế tốn quản trị Nhập số liệu Thực thao tác cuối kỳ co ng Nhập số liệu Hoặc In báo cáo kế toán quản trị báo cáo kế toán tài cu u du o ng th an - Việc lựa chọn phần mềm kế tốn thích hợp cho doanh nghiệp cần dựa nhu cầu, hoàn cảnh đặc điểm doanh nghiệp Về phần mềm lựa chọn phải đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, cung cấp cách xác kịp thời thông tin cần thiết cho nhà quản trị định điều hành trình sản xuất kinh doanh hưởng ứng người sử dụng Về nguyên tắc, tổ chức doanh nghiệp lựa chọn hai giải pháp phần mềm sau đây: - Tự viết chương trình kế tốn: giải pháp có ưu điểm chương trình hồn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp, đòi hỏi lực lượng chuyên nghiệp phát triển hệ thống thông tin kế tốn, có khả thực thi tất giai đoạn: từ phân tích đến thiết kế, triển khai bảo trì hệ thống Đây điều khó thực thi đa phần doanh nghiệp - Mua phần mềm kế tốn trọn gói: ưu điểm giải pháp khơng địi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp phát triển hệ thống, nhà cung cấp phần mềm đảm nhận tất khâu: từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng bảo trì hệ thống, nhiên cần thời gian triển khai định, trước thức đưa chương trình vào sử dụng Đó thời gian để nhà cung cấp phần mềm tiến hành “may đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu cơng tác kế tốn doanh nghiệp III.2 Vai trị phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế toán - Phần mềm kế toán yếu tố để cấu thành nên hệ thống thơng tin kế tốn Có thể khái qt vai trị phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế toán sau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 4: VAI TRỊ CỦA PHẦN MỀM KẾ TỐN TRONG HTTTKT (AIS) Kế toán tiệu thụ Kế toán vốn tiền Kế tốn cơng nợ Kế tốn hàng tồn kho Thơng tin kế tốn PHẦN MỀM KẾ TỐN c om Dữ liệu kế toán, yêu cầu quản trị liệu co ng PHẦN MỀM QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU BÁO CÁO KẾ TOÁN du o ng th an CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN cu u Phần mềm kế tốn trợ giúp người làm cơng tác kế tốn việc thực cơng việc mình, với cơng cụ xử lý máy tính điện tử mơi trường quản trị sở liệu thích hợp Với chương trình kế tốn, người dùng thực tất chức quản trị sở liệu kế tốn cần thiết, là: - Tạo lập sở liệu kế toán: nhập số liệu danh mục từ điển kế toán, vào số dư đầu kỳ, vào chứng từ nghiệp vụ phiếu kế toán - Hiệu chỉnh, cập nhật lại sở liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung cập nhật lại danh mục từ điển, chứng từ hay phiếu kế toán - Kết xuất báo cáo kế tốn thơng báo tài từ sở liệu kế tốn: gồm báo cáo kế toán quản trị báo cáo kế tốn tài Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng IV Các loại file chương trình kế tốn máy IV.1 Dạng file sở liệu Cơ sở liệu kế toán tập hợp liệu có cấu trúc, lưu trữ tệp có quan hệ với nhau, quản trị cách hợp hệ quản trị sở liệu nhằm đạt mục đích tồn hệ thống thơng tin kế tốn th an co ng c om Trong hệ thống kế toán máy, liệu kế toán chủ yếu lưu trữ tệp tin gồm nhiều trường nhiều ghi Mỗi trường ứng với thuộc tính cần quản lý đối tượng hay nghiệp vụ Mỗi ghi mô tả thuộc tính đối tượng hay nghiệp vụ xác định Các tệp tin kế toán thường thuộc vào phạm trù sau: - Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ liệu liên quan đến thuộc tính hệ thống, thay đổi, trì sử dụng cho nhiều kỳ kế toán danh mục tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá - Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ liệu tất nghiệp vụ kinh tế bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/xuất kho - Tệp báo cáo/ thơng tin khái qt: thông tin qua xử lý, tồn dạng báo cáo kế tốn hỗ trợ cho q trình định, vạch kế hoạch kiểm soát Trong tệp danh mục từ điển thiết kế để quản lý đối tượng tài khoản, khách hàng, vật tư hàng hố, tệp nghiệp vụ thiết kế để quản lý tất nghiệp vụ giao dịch Giữa tệp danh mục từ điển tệp nghiệp vụ tồn quan hệ chuẩn nhiều Điều phản ánh quy tắc, ghi tệp danh mục từ điển liên quan đến nhiều ghi tệp nghiệp vụ cu u du o ng IV.2 Dạng file chương trình Những file có vai trị quan trọng, giúp liên kết cơng cụ kế tốn để tạo báo cáo kế toán Thường file chương trình *.PRG hay *.EXE VI.3 Dạng file biểu mẫu Các file thiết lập để chứa mẫu sổ, mẫu bảng mẫu báo cáo kế toán Những file dạng format thường gặp *.FRX hay *.FRT V Cấu trúc chương trình kế tốn máy V.1 Các yếu tố chương trình kế tốn máy Chu trình thực cơng tác kế tốn chương trình mơ hình hố phù hợp với nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đơn vị hành nghiệp Trên thực tế, doanh nghiệp sử dụng chương trình kế tốn máy khác để giải cơng tác kế tốn phải đảm bảo chu trình cơng tác kế tốn Cấu trúc chương trình kế tốn máy mơ hình hoá sau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang 10 https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 5: CẤU TRÚC CỦA MỘT CHƯƠNG TRÌNH KẾ TỐN TRÊN MÁY Phản hồi thơng tin Feed back Đầu vào kế tốn Input (Bảng mã tài khoản, chứng từ kế toán) Đầu kế toán Output (Các báo cáo kế toán) ng Câu lệnh điều khiển Control c om Xử lý thông tin Processing cu u du o ng th an co V.2 Hệ thống đầu vào chương trình kế tốn máy Ỉ Hệ thống sổ, báo cáo kế tốn: phần bắt buộc chương trình kế toán, chúng tồn dạng biểu mẫu: mẫu sổ kế toán, mẫu chứng từ phát sinh (phiếu thu chi, phiếu nhập xuất ), mẫu báo cáo kế tốn Ỉ Hệ thống cơng cụ kế tốn, đối tượng kế toán: bao gồm hệ thống tài khoản theo dõi đối tượng kế toán doanh nghiệp; khách hàng, đơn vị; loại tài sản cố định; hệ thống kho; loại vật tư, hàng hoá; phải khai báo trước làm việc Các đối tượng phải thiết lập trực tiếp bảng mã (danh mục) Hệ thống bảng mã bao gồm bảng mã tài khoản, bảng mã chi tiết khách hàng, đơn vị, bảng mã vật tư, bảng mã kho, tài sản cố định Trong trình sản xuất kinh doanh, nguyên nhân khách quan hay chủ quan dẫn tới thay đổi đối tượng kế tốn doanh nghiệp Vì chương trình kế tốn cần bổ sung hay loại bỏ số công cụ kế toán, đối tượng kế toán (khách hàng, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định, ) cho phù hợp với điều kiện thực tế doanh nghiệp Do quy định Bộ tài buộc doanh nghiệp phải theo dõi thêm số đối tượng kế tốn Ỉ Các chứng từ phát sinh (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu kế tốn ) Tương tự kế tốn thủ cơng, người làm kế tốn máy phải xếp, phân loại chứng từ gốc, liên quan đến đối tượng kế tốn vào sổ theo dõi đối tượng kế tốn Với kế tốn máy, việc ghi chép thực cách nhập vào máy phần việc lại máy tự xử lý theo chương trình kế tốn cài sẵn Báo cáo kế toán lập máy tồn dạng mẫu, báo cáo kế tốn hồn chỉnh chiết xuất sau phần mềm xử lý cách nối kết số liệu chứng từ kế toán với biểu mẫu kế toán Trong ba yếu tố trên, hệ thống cơng cụ, đối tượng kế tốn xem sở liệu chung cho chương trình kế tốn Bất kỳ chương trình kế tốn máy muốn hoạt động trước hết phải xây dựng hệ thống cơng cụ, đối tượng kế tốn Đó liệu liên quan đến thuộc tính hệ thống, thay đổi, trì sử dụng cho nhiều kỳ kế toán Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang 11 https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng V.3 Xử lý thơng tin Việc xử lý chương trình điều khiển file chương trình Những file có vai trị quan trọng, giúp liên kết cơng cụ kế tốn để tạo báo cáo kế tốn Trong chương trình kế tốn máy, file chương trình thường file sau: *.PRG *.EXE, file người lập trình phần mềm kế toán viết Visua Foxpro, hay phần mềm khác V.4 Hệ thống đầu chương trình kế toán máy Đầu kế toán kết hệ thống đầu vào kế tốn q trình xử lý máy thông qua câu lệnh người thực .c om Chương trình kế tốn có nhiệm vụ kết hợp số liệu chứng từ kế toán với biểu mẫu kế toán để cung cấp báo cáo kế tốn hồn chỉnh cho nhà quản lý thông qua câu lệnh người kế tốn thực Tuy nhiên, khơng phải hồn thành xong việc nhập chứng từ có báo cáo kế tốn xác Điều cịn tuỳ thuộc vào trình độ người kế tốn viên việc tuân thủ nguyên tắc chung kế toán máy ng V.5 Các câu lệnh điều khiển co Để điều khiển hệ thống đầu vào kế toán, tạo báo cáo kế toán, kế toán phải thực hệ thống câu lệnh Các câu lệnh hoàn toàn phải tuân thủ bước hạch toán kế toán V.6 Phản hồi thông tin th an Phản hồi thông tin câu hỏi máy nhằm giúp người làm kế tốn tránh khỏi sai sót chủ quan hay khách quan trình làm việc, nhắc nhở người điều khiển đảm bảo nguyên tắc kế toán du o ng VII Nguyên tắc tổ chức thông tin máy VII.1 Nguyên tắc lưu trữ lần * Khi tiến hành cơng tác kế tốn máy, với nghiệp vụ liên quan đến hai hay nhiều tài khoản, kế tốn nhập chứng từ, máy tự tách chứng từ ghi vào hai hay nhiều loại sổ tương ứng cu u VII.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán doanh nghiệp Kế toán máy đảm bảo tuân thủ đầy đủ nguyên tắc hạch toán kế toán doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán số 01 - chuẩn mực chung (ban hành công bố theo định số 165/2002/QĐ BTC ngày 31/12/2002) quy định nguyên tắc kế toán áp dụng thống cho doanh nghiệp thuộc thành phẩn kinh tế: nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc sở dồn tích, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc quán, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc trọng yếu Để tránh khỏi sai sót q trình làm việc cần tuân thủ đầy đủ nguyên tắc kế tốn máy Khi hồn thành nhập số liệu có đủ sở để lập tất sổ báo cáo kế tốn Tuy nhiên, để có báo cáo kế tốn xác cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trước hết tuân thủ nguyên tắc kế toán máy, tiếp trình độ kế tốn viên để ghi nhận, phản ánh xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang 12 https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG I Trình bày giai đoạn xử lý nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) So sánh kế tốn thủ cơng với kế tốn máy Khái niệm phần mềm kế tốn Vai trị phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế tốn Hãy cho biết cấu trúc chương trình kế tốn máy Trình bày loại file chương trình kế tốn máy cu u du o ng th an co ng c om Khi làm kế tốn máy vi tính cần tn theo nguyên tắc nào? Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC CuuDuongThanCong.com Trang 13 https://fb.com/tailieudientucntt ... trình kế toán máy Đầu kế toán kết hệ thống đầu vào kế tốn q trình xử lý máy thông qua câu lệnh người thực .c om Chương trình kế tốn có nhiệm vụ kết hợp số liệu chứng từ kế toán với biểu mẫu kế toán. .. https://fb.com/tailieudientucntt Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 4: VAI TRỊ CỦA PHẦN MỀM KẾ TỐN TRONG HTTTKT (AIS) Kế toán tiệu thụ Kế toán vốn tiền Kế tốn cơng nợ Kế tốn hàng tồn kho Thơng tin kế. .. mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế toán - Phần mềm kế toán yếu tố để cấu thành nên hệ thống thơng tin kế tốn Có thể khái qt vai trị phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế toán sau: Trường ĐH Kinh Tế