Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng

Đề tài: Tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tạiCông ty Thơng Mại Hà Nội

Mục lụcLời nói đầu

chơng I: lý luận chung về tổ chức Công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở doanh nghiệp

1 Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng

1.1 Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng

1.2 Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và kết quả bán hàng1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng

2 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng2.1 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng

- Phơng thức giao hàng trực tiếp- Phơng thức hàng gửi bán

2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

2.2.3.2.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

2.2.3.2.3 Tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH, CPQLDN cuối kỳ

2.2.4 Kết quả bán hàng

3 Tổ chức kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính

3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

- Chứng từ

- Tài khoản kế toán sử dụng

3.2 Hệ thống sổ kế toán bán hàng, kết quả bán hàng

1

Chơng II: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thơng mại Hà Nội

1 Đặc điểm chung Công ty Thơng mại Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

1.2.1.Chức năng1.2.2.Nhiệm vụ1.2.3.Quyền hạn

1.3 Đặc điểm kinh doanh của Công ty1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

2 Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thơng mại Hà Nội

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.2 Hình thức kế toán tại Công ty

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thơng mại Hà Nội

2.3.1 Nội dung doanh thu bán hàng2.3.2 Chứng từ

2.3.3 Tài khoản sử dụng2.3.4 Quy trình nhập liệu

2.3.1 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng2.3.2 Kết toán thuế GTGT

1 Một số nhận xét khái quát về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ơ Công ty Thơng mại Hà nội

1.1 Những u điểm

2

1.2 Một số điểm còn hạn chế

2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ỏ Công ty Th-ơng mại Hà Nội.

2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty Thơng mại Hà Nội.

2.2 Các giải pháp cụ thể

2.2.1 Đối với các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

2.2.2 Về việc tổ chức hạch toán chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng2.2.3 Về việc vận dụng mối quan hệ giữa chi phí - khối lợng - lợi nhuậnKết luận

Tài liệu tham khảo

3

Lời nói đầu

Trong những năm qua nền kinh tế thị trờng ở nớc ta đang dần đi vào ổn định Các thành phần kinh tế hoạt động trên thị trờng ngày càng phong phú, đa dạng, nổi bật lên trong đó là loại hình doanh nghiệp thơng mại Đây là một loại hình doanh nghiệp cơ bản của nền kinh tế hàng hoá, nó trực tiếp tham gia vào qúa trình lu thông hàng hoá và góp phần giúp cho quá trình này diễn ra một cách liên tục thông suốt Trớc sự biến đổi phức tạp, khó lờng của thị trờng trong nớc và xu hớng toàn cầu hoá, khu vực hoá trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, các doanh nghiệp trong nớc ngày càng phải nâng cao sức cạnh tranh của mình để có thể thích ứng và tồn tại Bên cạnh đó sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng đã làm cho các doanh nghiệp càng phải chú trọng toàn diện hơn đến từng khâu kinh doanh của mình, không đợc phép đề cao hay xem nhẹ bất cứ một khâu nào Trong kinh doanh thơng mại nói chung bao gồm có ba khâu là mua, bán và dự trữ hàng hoá Mấy năm trớc đây chúng ta thờng chỉ tập trung vào lĩnh vực bán ra, cố gắng làm thế nào để bán đợc nhiều hàng hoá càng tốt, nhng với tình hình hiện nay thì quan niệm này có sự thay đổi Ngoài việc chú trọng đến lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp thơng mại còn cần phải hết sức quan tâm tới lĩnh vực mua hàng và bảo quản dự trữ hàng hoá, vì nó là một một chuỗi liên tục khâu này có ảnh hởng trực tiếp tới khâu kia, nêu hoạt động mua hàng tốt sẽ có tác động tốt tới hoạt động tiêu thụ cũng nh ảnh hởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp.

Là một doanh nghiệp thơng mại hoạt động trong nền kinh tế thị trờng, Công ty Thơng mại Hà Nội luôn đặt vấn đề tiêu thụ hàng hoá lên hàng đầu Nhiều biện pháp khác nhau đã đợc thực hiện và biến đổi linh hoạt để phù hợp với sự biến động liên tục của cơ chế thị trờng trong đó công tác kế toán bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng.

Chính vì vậy, qua thời gian xuống Công ty Thơng Mại Hà Nội tìm hiểu thực tiễn, với mục đích nâng cao năng lực thực tế, thực hành các kiến thức đã

học trong thực tiễn, em đã quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập là: ”Tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Thơng Mại Hà Nội “

Kết cấu của chuyên đề thực tập tốt nghiệp:

Ngoài lời nói đầu, mục lục, kết luận, phụ lục chuyên đề đợc chia thành 3 phần chính:

Phần I - Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả

bán hàng.

4

ở doanh nghiệp.

Phần II - Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng

tại Công ty Thơng mại Hà Nội

Phần III - Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kết quả

bán hàng ở Công ty Thơng mại Hà Nội.

Em xin trân thành cảm ơn các thầy cô giáo, cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán Công ty Thơng Mại Hà Nội đã giúp đỡ để em hoàn thành Chuyên đề thực tập này.

Hà nội, ngày 4 tháng 11 năm 2004 Sinh viên

Mai Văn Trờng

5

chơng I: lý luận chung về tổ chức công táckế toán bán hàng và kết quả bán hàng

ở doanh nghiệp

1 Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng

1.1 Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng:

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ.

Theo chuẩn mực kế toán số 14” Doanh thu và thu nhập khác’ thì bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.

Quá trình bán hàng là giai đoạn hay khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp Sau quá trình này, doanh nghiệp sẽ thu đợc tiền bán hàng hay sẽ phải thu về tiền hàng Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thớc đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.

Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và kết quả bán hàng, doanh nghiệp có thể nhìn nhận đợc nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực đối với từng sản phẩm, hàng hoá để từ đó xây dựng chiến lợc kinh doanh hợp lý, có những biện pháp tích cực để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm.

Nh vậy, quá trình bán hàng và kết quả bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối tơng quan mật thiết với nhau Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phơng tiện hữu hiệu để thực hiện mục đích đó Do vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về quá trình bán hàng nhằm xác định đúng đắn hớng đi cũng nh chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp mình.

1.2.Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và kết quả bán hàng:

Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực, có rất nhiều cơ hội nhng cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn thử thách Để thực hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và nhu cầu của đời sống xã hội, để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng, kết quả bán hàng theo các yêu cầu sau:

6

- Theo dõi hàng hoá xuất bán trên cả ba chỉ tiêu: Số lợng, chất lợng, gía trị.- Nắm vững tình hình thị trờng, theo dõi từng phơng thức bán hàng, từng hình thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và tình hình thu hồi nợ từng khách hàng.

- Tính toán xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần biết thông tin một cách chi tiết, cụ thể về quá trình bán hàng và kết quả bán hàng của từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quả lý vĩ mô, để có đợc những quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tơng lai lâu dài Việc kế toán chi tiết hoạt động bán hàng, kết quả bán hàng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động, mở rộng hay thu hẹp nh thế nào, tới mức độ nào hay quyết định đình chỉ sản xuất hoặc tiếp tục sản xuất Vì lẽ đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy vi tính là rất hữu ích cho các doanh nghiệp vì có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ chính xác kịp thời.

1.3Nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng

Kế toán với chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp nói chung và khâu bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lơng hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.

- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với nhà n-ớc.

- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và kết quả bán hàng và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.

Nh vậy, việc tổ chức bán hàng, và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng Nó giúp doanh nghiệp nhận biết đợc tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, lợi nhuận thu đợc qua hoạt động bán hàng để từ đó doanh nghiệp đề ra những giải pháp tích cực nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới.

2 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng2.1 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng

Bán hàng là một quá trình trao đổi hàng hoá - tiền tệ trong đó doanh nghiệp trao hàng cho ngời mua và ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp Bán hàng là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh

7

doanh và mở ra một chu kỳ sản xuất kinh doanh mới Để nâng cao hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp phải áp dụng các phơng thức bán hàng phù hợp.

Phơng thức bán hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, đồng thời có tính quyết định đối với việc xây dựng thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiện chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận

Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng thức bán hàng chủ yếu sau:

- Phơng thức giao hàng trực tiếp: Theo phơng thức này, bên khách hàng

uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thơng mại mua bán thẳng) Ngời nhận hàng sau khi ký nhận vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp bán thì hàng đợc xác định là đã bán và đợc ghi nhận doanh thu, nghĩa là doanh nghiệp không còn nắm gữi quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát hàng.

Thuộc phơng thức bán hàng này gồm có các trờng hợp cụ thể sau:

+ Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán.

+ Bán chịu: Trong trờng hợp này, bên bán giao hàng cho ngời mua nhng ngời mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn thoả thuận Khi nền sản xuất và lu thông hàng hoá càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán hàng thì việc bán hàng chịu có xu hớng ngày càng tăng để tạo ra sự hấp dẫn thu hút khách hàng, tăng doanh thu Nhng bán chịu cũng có nhợc điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn.

+ Bán trả góp: Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần, Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Thông thờng số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm.

- Phơng thức hàng gửi bán: Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp

gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát của doanh nghiệp Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán thì hàng mới chuyển quyền sở hữu và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng.

Phơng thức hàng gửi bán đợc chia làm các trờng hợp sau:

+ Gửi hàng cha đợc chấp nhận ngay: Trong trờng hợp này, doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm trong hợp đồng Số hàng chuyểnn đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng đợc bên mua chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó.

8

+ Gửi hàng cho đại lý ký gửi: Theo phơng thứcủa này, doanh nghiệp (Bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (Bên đại lý) để bán Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hay chênh lệch giá.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể áp dụng một số phơng thức bán hàng khác nh phơng thức hàng đổi hàng, hàng hoá để trả lơng, hàng hoá đen đi biếu tặng, trng bày triển lãm giới thiệu sản phẩm Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mà doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt nhằm đem lại lợi ích kinh tế cao nhất.

2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

2.2.1 Doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng Tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng.

Theo chuẩn mực kế toán doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn các điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.

- Danh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

Khi xem xét tới các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng doanh nghiệp cần lu ý các điểm sau:

- Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua trong từng tr-ờng hợp cụ thể Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyển kiểm soát hàng hoá cho ngời mua.- Trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền quyền sở

hữu hàng hoá thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đợc ghi nhận.

- Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đ-ợc ghi nhận.

- Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn, chỉ nghi nhận doanh thu khi yếu tố này sử lý xong Nếu doanh thu đã đợc nghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh

9

doanh trong kỳ mà không đợc nghi giảm doanh thu Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi.

- Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải đợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (Chi phí bảo hành và chi phí khác) th-ờng đợc xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu đợc thoả mãn Các khoản tiền nhận trớc của khách hàng không đợc nghi nhận doanh thu mà đợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả lại tại thời điểm nhận tiền trớc của khách hàng Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trớc của khách hàng chỉ đợc ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thoả mãn các điều kiện đã nêu ở trên.

2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:- Chiết khấu thơng mại: Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã

thành toán cho ngời mua hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã đợc ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.

- Trị giá hàng bán bị trả lại: Là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trờng hợp hàng đã đợc xác định là bán nhng do chất lợng quá kém, khách hàng trả lại số hàng đó.

- Giảm gía hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy các và lạc hậu thị hiếu.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu.

- Thuế giá trị gia tăng đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra của cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp.

2.2.3 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán

Để xác định đúng kết quả bán hàng, trớc hết cần xác định trị giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.

2.2.3.1 Tính trị giá vốn hàng đã bán

Trị giá vốn hàng có thể đợc tính theo những phơng pháp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm hình thành, sự vận động của sản phẩm, hàng hoá, trong từng loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phơng pháp tính trị giá thực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp.

10

- Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn hàng hoá xuất kho để bán hay hàng hoá hoàn thành không nhập kho đa đi bán ngay chính là giá thành sản phẩm xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành.

Theo chuẩn mực số 02 ‘ hàng tồn kho’, giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc xác định bằng một trong các phơng pháp sau:

+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.

+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp.

+ Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc còn hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo ph-ơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo gía của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

+ Phơng pháp nhập sau xuất trớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

- Đối với các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh mua bán vật t, hàng hoá thì trị gía vốn hàng bán đợc xác định:

Trị giá vốn hàng bán xuất

Chi phí mua phân bổ cho hàng đã

11

Sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất bán để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá.

Trị giá vốn hàng đã bán =

Trị giá vốn hàng bán

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số

Theo quy định hiện hành, CPBH của doanh nghiệp đợc phân loại thành:+ Chi phí nhân viên

+ Chi phí vật liệu bao bì+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng+ Chi phí khấu hao TSCĐ

+ Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.+ Chi phí dịch vụ mua ngoài

+ Chi phí bằng tiền khác.

2.2.3.2.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp.

Theo quy định hiện hành, CPQLDN đợc chia thành các nội dung sau:

12Chi phí mua

phân bổ cho hàng xuất kho

Chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ+

Chi phí mua của hàng nhập trong kỳ

Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ+

Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ

Trị giá mua của hàng xuất

trong kỳ

+ Chi phí nhân viên quản lý + Chi phí vật liệu quản lý + Chi phí khấu hao TSCĐ+ Thuế, phí và lệ phí+ Chi phí dự phòng

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài+ Chi phí bằng tiền khác.

2.2.3.2.3 Tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH, CPQLDN cuối kỳ

Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối kỳ kế toán viên cần tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH và CPQLDN trừ vào lợi nhuận gộp để xác định kết quả thuần của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng.

Trong trờng hợp việc bán hàng đều đặn, chu kỳ sản xuất kinh doanh không dài, CPBH và CPQLDN tập hợp trong kỳ, cuối kỳ đợc kế chuyển toàn bộ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Trờng hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm tiêu thụ có biến động lớn giữa các kỳ, CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ sẽ đợc kế chuyển sang tài khoản 142(1422- Chi phí chờ kết chuyển) để phân bổ cho các kỳ sau.

2.2.4 Kết quả bán hàng:

Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh mua bán vật t, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụ, dịch vụ Đây là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, đánh giá khả năng trình độ quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nớc.

Doanh thu thần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu gồm:

+ Trị gía hàng bán bị trả lại+ Giảm giá hàng bán

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

+ Thuế GTGT đối với cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Gía vốn hàng bán

Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng = Lợi nhuận gộp - CPBH - CPQLD

3 Tổ chức kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính

Kết toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin.

13

Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm kế toán ra đời đã trợ giúp rất nhiều cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng Do vậy, khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc nh: Ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán Họ chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đa ra quyết định phù hợp Tuy nhiên, dù cho doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công hay kế toán máy việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải đảm bảo phù hợp với chế độ,, thể lệ quản lý kế toán tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.

3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

- Chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, kế toán

thờng sử dụng các chứng từ sau:+ Hoá đơn GTGT

+ Hoá đơn bán hàng+ Phiếu thu

+ Giấy báo có của ngân hàng

Căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy Thông thờng, phần mềm kế toán thiết kế các chứng từ sau để phản ánh doanh thu bán hàng:

+ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho+ Phiếu thu tiền mặt

+ Giấy báo có của ngân hàng

Việc mã hoá các chứng từ nhập liệu phản ánh quá trình bán hàng tuỳ thuộc vào từng phần mềm kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và ngời sử dụng không đợc quyền sửa mã chứng từ Chằng hạn, ở phần mềm kế toán Fast, các chứng từ trên đợc mã hoá nh sau:

+ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã : HĐ+ Phiếu thu tiên mặt có mã: PT

+ Giấy báo có của ngân hàng có mã: UNC

- Tài khoản kế toán sử dụng: Trong quá trình tổ chức công tác kế toán

bán hàng, kết quả bán hàng nói chung và kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy nói riêng, kế toán thờng sử dụng các tài khoản sau:

+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau

14

Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.

Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ hạch toán nh cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phơng thức cho thuê hoạt động.

TK 511 có 4 tài khoản cấp 2:

TK5111: Doanh thu bán hàng hoá

TK5112: Doanh thu bán các thành phẩmTK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá+ TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập( giữa đơn vị chính với các đơn vị phụ thuộc với nhau).

TK512 gồm 3 tài khoản cấp 2:

TK5121: Doanh thu bán hàng hoá TK5122: Doanh thu bán các thành phẩmTK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ+ TK521: Chiết khấu thơng mại

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng ( sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.

Cuối kỳ khoản chiết khấu thơng mại đợc kết chuyển sang TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần của khối lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực hiện trong kỳ hạch toán.

+ TK531- Hàng bán bị trả lại

Tài khoản này phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do kém phẩm chất, lạc hậu thị hiếu, không đúng chủng loại, quy cách Cuối kỳ tài khoản này không có số d.

+ TK532- Giảm giá hàng bán

Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

+ TK632- Giá vốn hàng bán

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ , giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (Đối với doanh nghiệp xây lắp) tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 632 không có số d cuối kỳ.

+ TK641- Chi phí bán hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ bao gồm cá chi phí chào hàng, giới thiệu sản

15

phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển.

TK641 đợc chia làm 7 tài khoản cấp 2 phù hợp với nội dung chi phí bán hàng.

+ TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản này dùng để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan tới hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

TK642 đợc mở 8 tài khoản cấp 2 phù hợp với nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ TK911 – Xác định kết quả kinh doanh

tài khoản này đợc dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác( hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng) của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán.

Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK131, TK155, TK156

Các tài khoản phản ánh quá trình bán hàng, kết quả bán hàng trên mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán Vì vậy, trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng nói chung, kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy mói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phơng pháp ghi chép đã đợc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán có thể xây dựng hệ thống tài khoản kết toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V cho từng đối tợng cần quản lý chi tiết.

Việc mã hoá các tài khoản đợc tiến hành khi bắt đầu đa chơng trình kế toán máy vào hoạt động Các tài khoản cấp I, cấp II đợc mã hoá theo đúng số hiệu tài khoản quy định trong hệ thống tài khoản do Nhà nớc ban hành, còn các tài khoản kế toán chi tiếi cấp III, cấp IV, cấp V đợc mã hoá theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

3.2 Hệ thống sổ kế toán bán hàng, kết quả bán hàng

Cuối tháng, theo phầm mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chơng trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin doanh nghiệp.

- Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà khi có lệnh, chơng trình kế toán máy sẽ in ra các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng, kết quả bán hàng đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin.

16

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì chơng trình sẽ cho phép in các sổ: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản (TK511, TK632, TK641, TK642 )

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì chơng trình sẽ cho phép in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản, Chứng từ ghi sổ.

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ thì chơng trình sẽ cho phép in ra các bảng kê(Bảng kê 8, Bảng kê 11) và nhật ký chứng từ số 8

- Sổ kế toán chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng, tuỳ theo mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp, chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán chi tiết các tài khoản: TK511, TK131, TK632

Trên đây là phần lý luận chung về kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại công ty Thơng mại Hà Nội em xin trình bày ở chơng 2 của chuyên đề thực tập này.

17

Sơ đồ 1.1: Kế toán bán hàng, kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế

toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(1)TK157(2a) (2b)

Chú giải:

(1) Xuất kho thành phẩm, hàng hoá để bán(2a)Xuất kho thành phẩm, hàng hoá gửi bán(2b)Thành phẩm, hàng hoá gửi bán đã bán được(3)Chi phí nhân viên bán hàng

(4)Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ bán hàng, QLDN(5)Chi phí khấu hao TSCĐ

(6)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác(7)Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

(8a),(8b)Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (9)Kết chuyển doanh thu thuần

(10)Kết chuyển giá vốn hàng bán(11)Kết chuyển CPBH, CP QLDN

(12a)Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh (12b)Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh

Sơ đồ 1.2: Kế toán bán hàng, kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế

toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Chú giải:

(1a)Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ(1b)Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán cuối kỳ (2a)Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán đầu kỳ(2b)Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán cuối kỳ(3)Giá vốn hàng bán

(4)Chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý(5)Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ bán hàng, QLDN(6)Chi phí khấu hao TSCĐ

(7)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác(8)Doanh thu bán hàng

(9a),(9b)Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (10)Kết chuyển doanh thu thuần

(11)Kết chuyển giá vốn hàng bán(12)Kết chuyển CPBH, CP QLDN

(13a)Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh (13b)Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh TK611

TK611(5)

Chơng II: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng

tại Công ty Thơng mại Hà Nội

1 Đặc điểm chung Công ty Thơng mại Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội , tiền thân là cửa hàng Bách hoá Tổng hợp ra đời cách đây 44 năm theo quyết định số 337/QĐ-NT ngày 28/8/1960 của Bộ nội thơng (nay là Bộ Thơng Mại ) Đến ngày 13/02/1993, sau khi đợc thành lập theo quyết định số 387/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, Bách hóa Tổng hợp đợc đổi tên thành Công ty Thơng mại Hà Nội Công ty là loại hình doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bán lẻ, hoạch toán độc lập, trực thuộc Sở Thơng mại Hà Nội.

Trong suốt thời gian từ năm 1960 – 1989, Công ty với tên gọi là Bách hoá Tổng hợp, kinh doanh theo cơ chế bao cấp, việc mua bán hàng hoá của Công ty đều theo kế hoạch cấp trên giao một cách chủ quan, cứng nhắc, tách rời nhu cầu thực tế, mua theo kế hoạch, bán theo tiêu chuẩn Vì vậy, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bảo quản phân phối hàng hóa Từ năm 1989 theo quyết định 217/HĐBT của Hội đông Bộ trởng, Công ty đã chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập Có thể nói rằng đây là những năm đầy khó khăn do hậu quả của nhiều năm hoạt động theo cơ chế cũ Nhất là trong một thị trờng có hoạt động cạnh tranh diễn ra hết sức sôi động, dới đủ mọi hình thức, với nhiều thành phần kinh tế khác nhau làm cho Công ty gặp không ít khó khăn Trớc tình hình đó Công ty đã mạnh dạn, sáng tạo vận dụng u thế của cơ chế thị trờng đa ra những quyết định nhằm đổi mới quản lý kinh tế,phần nào đã đem lại những kết quả không nhỏ.

Hoà chung vào cơ chế thị trờng cạnh tranh tự do, để tháo gỡ những khó khăn chuyễn dần sang hạch toán kinh tế độc lập, lấy hiệu quả kinh doanh làm mục tiêu cụ thể Trong 2 năm 1992 – 1993, thực hiện chủ trơng của Nhà nớc về thu hút vốn đầu t nớc ngoài Công ty Thơng mại Hà Nội đã cùng với một công ty lớn của Anh là DRAGON PROPERTIVES.LTD – Thành lập một liên doanh lấy tên là Trung tâm thơng mại Hà Nội (tên giao dịch quốc tế là Hà Nội Plaza.Ltd) Liên doanh này đợc Uỷ ban Nhà nớc về hợp tác và đầu t Việt Nam (nay là Bộ Kế Hoạch và Đầu T) cấp giấy phép số 855/CP ngày 4/5/1994 Thời gian hoạt động của liên doanh là 40 năm với tổng số vốn đầu t là 41 triêu USD, để xây dựng tại trung tâm thơng mại một siêu thị hoạt động đa ngành, kinh doanh hàng hoá và căn hộ cho thuê.

Đến đầu năm 1995, Công ty Thơng mại Hà Nội có thêm nhiệm vụ khẩn trơng giao mặt bằng cho liên doanh (tức cửa hàng Bách hoá tổng hợp tại 24 Hai Bà Trng cũ), đồng thời giải quyết chế độ một cách hợp lý cho những ngời trớc đây đã làm việc tại Công ty nhng nay phải nghỉ một thời gian để chờ liên doanh chính thức đi vào hoạt động, đảm bảo đời sóng cho nhữug ngời đi làm.

Ngày 10/9/1995, Công ty đã bàn giao mặt bằng cho bên liên doanh Trụ sở chính của Công ty từ Hai Bà Trng chuyển sang 18 Hàng Bài, rồi tới 25 Tôn Đức Thắng và nay chuyển về cơ sổ mới tại B12 Nam Thành Công Tuy nhiên liên doanh Hà Nội Plaza trong suốt những năm qua đã tiến triển một cách chậm chạp mà nguyên nhân chính là do những thay đổi từ phía đối tác nứơc ngoài Đến nay công trình đã chính thức đợc Nhà nớc cho phép chấm dứt hợp đông liên doanh, giải thể trớc thời hạn Một số công nhân viên đã tạm nghỉ và chuyển việc khác mặc dù vẫn thuộc biên chế của Công ty Thời gian này công ty làm ăn kém hiệu quả, thua lỗ Tuy nhiên điều này không kếo dài, năm 1998 khi công ty xây dựng xong trụ sở của mình ở Cát Linh thì tình hình kinh doanh đi vào ổn định Từ đó tới nay, hoạt động kinh doanh của Công ty ngày một thuận lợi.

Có đợc kết quả này là do Công ty đã xác định đúng hớng đi trong hoạt động kinh doanh, đồng thời phải kể tới sự nỗ lực hết mình của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

1.2.1.Chức năng

Công ty Thơng mại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, có chức năng tổ chức và thực hiện lu thông hàng hoá tiêu dùng phục vụ chủ yếu cho đời sống nhân dân trên địa bàn thủ đô và các tỉnh lân cận khác bằng công việc: xác định nhu cầu thị trờng, tìm nguồn hàng, mua vào, quá trình lu trữ, bán ra cho ngời tiêu dùng cả bán buôn và bán lẻ.

1.2.3.Quyền hạn

21

Công ty Thơng mại Hà Nội có những quyền hạn cơ bản sau:

- Đợc kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc.

- Đợc quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nớc.

- Đợc chủ động định giá bán hàng hoá phù hợp với giá cả thị trờng và với các chính sách của Nhà nớc.

- Đợc tham gia hội chợ, triển lãm để quản cáo hàng hoá, tham gia hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đợc mở tài khản vay vốn tại ngân hàng.

1.3.Đặc điểm kinh doanh của Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau thuộc các ngành phục vụ nhu cầu tiêu dùng cho nhân dân nh: Thực phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm văn hoá giáo dục, vật liệu trang trí nội thất

Trong nền kinh tế năng động công ty đã mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế, hợp tác kinh doanh, làm đại lý ký gửi hàng hoá cho nhiều thành phần kinh tế khác Trong quá trình bán hàng, Công ty áp dụng phơng thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tồn kho không ảnh hởng lớn tới tình hình kinh doanh của Công ty.

1.4.Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, có truyền thống, với tổng số nhân viên toàn Công ty là 280 ngời, trong đó số lợng nhân viên chỉ khoảng 20 ngời Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản lý tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ Đứng đầu Công ty là Giám đốc ngời có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý, với khách hàng và cán bộ nhân viên Công ty Giúp việc giám đốc có phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong Công ty.

Nh trình bày ở Sơ đồ 1 (Trang sau), Chức năng nhiêm vụ cụ thể của từng

bộ phận nh sau:

- Giám đốc: Là ngời phụ trách chung tính hình kinh doanh của đơn vị và

trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán tài vụ, là ngời đại diện cho Nhà nớc về mặt pháp lý Giám đốc có quyền quyết định việc tiến hành hoạt động của Công ty theo đúng chế độ pháp lệnh của Nhà nớc và nghị quyết đại hội công nhân viên chức của Công ty Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, công nhân viên công ty tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

22

Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý sao cho hiệu quả cao nhất Công ty phát triển dựa trên những kế hoạch: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Giám đốc tổ chức hoạt động kinh doanh theo phơng thức hợp lý nhằm đại hiệu quả và đảm bảo ba mục tiêu: Lợi ích nhà nớc, lợi ích Công ty và lợi ích của cán bộ công nhân viên công ty Hiện nay Công ty không có phó giám đốc, mà chỉ có một phó giám đốc đã điều sang liên doanh (Công ty Đầu t Thơng Mại Tràng Tiền).

- Các phòng ban chức năng đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hớng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dới đợc thực hiện quyết dịnh và nhiệm vụ đợc phân công.

Các bộ phân chức năng đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi hớng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dới thực hiện quyết định và nhiệm vụ phân công.

Các bộ phân chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình ợc giao mà còn phối hợp với nhau để hoạt động của Công ty đợc tiến hành th-ờng xuyên liên tục đạt hiệu qua cao.

Cửa hàng 1E Cát

Cửa hàng191 Hàng

Cửa hàng B21 Nam

Thành CôngCửa hàng

và kho Lạc Trung

Lãnh đạo chỉ đạo trực tiếpLãnh đạo chỉ đạo gián tiếp

Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thương mại Hà Nội

- Phòng tổ chức hành chính: Gồm 10 ngời, có nhiệm vụ giúp ban giám

đốc Công ty thực hiện chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động nh: tiền ơng, bảo hiểm, chỉ đạo công tác quản trị hành chính, thanh tra.

l-Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu, đánh giá năng lực cán bộ, đề xuất với giám đốc, điều động, đề bạt cán bộ phù hợp với năng lực và trình độ của từng ngời, giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động, chuyển vị trí kịp thời những lao động nhàn rỗi trong kinh doanh.

Xây dựng kế hoạch, số lợng và chất lợng lao động dựa vào mức tiêu hao lao động theo quý, tháng, năm.

Tổ chức các hình thức tiền lơng, xây dựng phơng án trả lơng và hớng dẫn, kiẻm tra tình hìch trả lơng của Công ty.

Thờng xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể, hớng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên Giúp giám đốc về công tác quản lý hành chính, bảm đảo những điều kiện cần thiết cho công tác quản lý Công ty.

- Phòng kế toán tài vụ: Gồm 4 ngời, giúp ban giám đốc quản lý và sử

dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý, năm Thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán Phòng kế toán có những nhiệm vụ cụ thể sau:

Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính.Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống số liệu về số lợng tiền vốn và các quỹ Công ty hiện có.

Tính toán các chi phí kinh doanh để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán các khoản lãi, lỗ với Ngân hàng theo chế độ kế toán thống kê hiện hành.

Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ.

Lập kế hoạch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời, thu chi tiền mặt và hạch toán kinh tế.

Quyết toán và lập báo cáo hàng tháng theo quy định của Nhà nớc Thực hiện kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán đầy đủ quá trình vận động về vật t tiền vốn, tài sản của Công ty Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh, làm cơ sở cho giám đốc biết đợc tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tợng có liên quan khác.

- Phòng kinh doanh: Gồm 4 ngời, giúp giám đốc triển khai các hợp

đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gắn liền với địa điểm tiêu thụ, phát triển mạng lới hệ thống bán hàng, triển khai công tác kinh doanh.

- Phòng kiến thiết cơ bản: Gồm 2 ngời, giúp giám đốc triển khai giám

sát công tác xây dựng cơ bản.

- Các cửa hàng Công ty bao gồm:

+ Cửa hàng 18 Hàng Bài+ Cửa hàng 191 Hàng Bông

+ Cửa hàng B21 Nam Thành Công

+ Cửa hàng Lạc Trung và Kho Lạc Trung+ Cửa hàng 1E Cát Linh

24

Mỗi cửa hàng có một của hàng trởng, một cửa hàng phó, có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty Các cửa hàng có chức năng bán hàng theo kế hoạch Công ty giao Tổ chức bán buôn, bán lẻ và các dịch vụ khác Lãi gộp của cửa hàng nộp cho các Công ty theo tỷ lệ quy định, phần lợi nhuận còn lại cửa hàng tự phân phối cho ngời lao động.

Để tạo điều kiện cho các cửa hàng tự chủ và năng động trong kinh doanh, công ty giao cho cửa hàng quản lý vốn và tài sản hiện có của cửa hàng đó và ứng vốn cho ngời lao động Định mức tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng cửa hàng trong từng thời gian nhất định Công ty định mức vốn lu động cần thiết cho mỗi cửa hàng đề làm cơ sở ứng vốn thực tế Tổng số vốn ứng cho các cửa hàng chiếm 40%-50% tổng số vốn hiện có của Công ty.

2.Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thơng mại Hà Nội

2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội hoạt động trên địa bàn rộng, bao gồm nhiều cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện hạch toán theo pháp lệnh kế toán thống kê, hàng tháng, quý, năm xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng

Để giúp cho việc tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phơng án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trờng, giám đốc Công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm kế toán Fast Accounting Việc áp dụng phần mềm kế toán rất thuận lợi cho việc tìm kiếm số liệu , cung cấp thông tin, in báo cáo cho giám đốc và nhà quản lý, nó còn chi tiết cụ thể, dễ làm, dễ hiểu, tăng hiệu quả công tác kế toán một cách rõ rệt.

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phòng kế toán của Công ty gồm 4 ngời và đợc phân công chức năng từng nhân viên kế toán cụ thể nh sau:

- Kế toán trởng, kiêm chủ tịch công đoàn chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty Tham mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ phải thu để bảo toàn và phát triển vốn Lập các báo cáo quyết toán vào cuối quý, năm Đồng thời phải quan tâm đến đời sống CNVC bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp cho ngời lao động.

- Kế toán thuế: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà nội, làm báo cáo chỉ tiêu tài chính nộp cho Sở Thơng mại Hà nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ.

25

- Phó phòng phụ trách: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với Ngân hàng Vào chứng từ, bảng kê, nhật ký các cửa hàng nộp về Công ty để nhập máy lên tổng hợp, cân đối bảng phát sinh các tài khoản.

- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiên mặt ở Công ty đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng

2.2.Hình thức kế toán tại Công ty

Hệ thống TKKT Công ty áp dụng theo hệ thống TKKT doanh nghiệp bán hàng theo quyết định 1141 TC- QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính có sửa đổi bổ sung theo thông t số 89/2001/TT-BTC ngày 09/10/2001 của Bộ tài chính.

Hình thức kế toán: Kế toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung.Về hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán hiện hành Bao gồm:

- Sổ nhật ký chung- Sổ cái tài khoản- Sổ, thẻ chi tiết

Công ty thực hiện kế toán bằng máy, cuối tháng theo phần mềm kế toán cài đặt, khi có lệnh, chơng trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin

Chỉ đạo gián tiếp

của doanh nghiệp Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

- Mỗi hàng hoá mỗi hàng hóa đợc đặt trên máy một mã riêng đợc gọi là mã hàng, chẳng hạn:

Bánh đậu xanh Bảo Long có mã HH001Bánh kem xốp Thái có mã HH002

Bên cạnh mă hiệu là các thuộc tính mô tả khác nh: Tên hàng hoá, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho Các thông tin này đợc sử dụng để tự động hoá khi nhập xuất các chứng từ, nhập xuất số liệu.

Việc khai báo hàng hoá đợc thực hiện ngay từ khi chơng trình đợc đa vào sử dụng tại Công ty Tuy nhiên trong quá trinh sử dụng, nếu có phát sinh thêm hàng hóa mới, phần mềm cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm.

- Danh mục khác hàng: Đợc dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệ mua bán với Công ty, mỗi khách hàng đợc nhận diện bằng một mă hiệu đợc gọi là mã khách hàng Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn đợc mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác nh tên khách hàng, địa chỉ mã số thuế Việc khai báo danh mục khách hàng đợc thựcủa hiện khi bắt đầu đa phần mềm vào hoạt động, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, kế toán viên có thể khai báo thêm.

Các báo cáo kế toán

Xử lý tự động theo chương trình phần mềm kế toán

Đối với khách hàng mua hàng của Công ty, kế toán tiến hành xây dựng hệ thống mã hóa theo phơng pháp mã hoá kiểu ký tự nh sau:

Khách hàng là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý ký gửi mang mã hiệu là DL và thực hiện đánh số bắt đầu từ 001.

Ví dụ:

Cửa hàng 191 Hàng Bông có mã là: DL001Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã là: DL002

-Hàng hóa của Công ty mua về đem nhập kho đợc theo dõi riêng trong một kho- Kho hàng hóa Kho này có mã là: KHOCTY Ngoài ra hàng hoá ký gửi tại các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại của Công ty đợc theo dõi riêng trong các kho- KHOCH Mỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại mở riêng một kho.

Chẳng hạn: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mẵ kho là: KHOCH01

Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã kho là: KHOCH02-Danh mục tài khoản: Việc xây dựng tài khoản kế toán của Công ty th-ơng mại Hà nội đợc tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định, các tài khoản đợc mã hoá theo đúng số tài khoản Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền.

Việc khai báo các danh mục trên sẽ giúp quá trình nhập liệu đợc nhanh chóng, đồng thời giúp máy kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng yêu cầu của ngời sử dụng.

- Công ty Thơng mại Hà Nội là một công ty có lợng hàng hóa lu thông lớn, đáp ứng nhu cầu thiết yếu đời sống dân c Phơng thức bán hàng hiện nay của công ty nh sau:

+ Phơng thức bán hàng trực tiếp+ Phơng thức hàng gửi bán

Phơng thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng: Theo phơng thức này,

hàng hoá đợc trao đổi trực tiếp đến ngời mua (xuất hàng hoá thẳng cho ngời mua) Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng Hình thức thanh toán sẽ đợc thoả thuận với khách hàng, có thề trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm Ph-ơng thức bán hàng này đợc Công ty mở rộng và khách hàng cũng ngày càng a thích

Loại đối tợng thứ hai theo phơng thức bán hàng trực tiếp này là các đại lý mua đứt bán đoạn:Thông qua hợp đồng đại lý, Công ty sẽ bán hàng theo yêu cầu của các đại lý Các đại lý này đều không đợc hởng hoa hồng đại lý mà chỉ đợc Công ty áp dụng giá bán buôn với hàng hoá xuất kho Theo phơng thức này, khi hàng hoá đợc giao cho khách hàng, Công ty không có quyền kiểm soát, Công ty thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Điều này chứng tỏ hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng.

28

Phơng thức hàng gửi bán: Đối tợng mua hàng theo phơng thức này là

các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại Khi xuất kho hàng gửi bán, công ty viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trong trờng hợp này, mặc dù hàng hoá đã đợc giao cho khách hàng nhng nó vẫn thuộc quyền sở hữu, kiểm soát, quản lý của Công ty và Công ty cha nhận đợc xác định doanh thu Doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại bán đợc hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với công ty Lúc này, Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giá bán hàng hoá áp dụng đối với các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại.

Ngoài hình thức bán hàng, Công ty cũng hết sức quan tâm tới các hình thức thanh toán sao cho thuận tiện Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau nh tiền mặt, qua ngân hàng, đặt tiền trớc hay trả chập.

Vì là một doanh nghiệp thơng mại, các hình thức bán hàng, thanh toán ngoài việc trực tiếp ảnh hởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp mà còn có tác động trực tiếp tới kết quả bán hàng của doanh nghiệp.

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thơng mại Hà Nội

2.3.1 Nội dung doanh thu bán hàng:

Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, toàn bộ số hàng hoá mà Công ty tiêu thụ thuộcủa đối tợng nộp thuế GTGT Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty là toàn bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT.

2.3.2 Chứng từ:

Để hạch toán các nghiệp vự phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau:

- Hoá đơn GTGT- Phiếu thu

- Giấy báo có

Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) đợc sử dụng khi Công ty xuất bán hàng hoá

trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

+ Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, khi có yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT Hoá đơn đợc lập 03 liên: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho thủ

29

Biểu 2.1

Hoá Đơn Mẫu số: 01 GTGT - 3LL Giá trị gia tăng AM/2004B

Liên 3: Dùng để thanh toán 0092004Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng Mại Hà Nội

Địa chỉ: B21 Nam Thành CôngSố tài khoản:

Điện thoại: MS:0100106987-1Họ và tên ngời mua hàng: Anh Thịnh

Tên đơn vị : Công ty Quốc TháiĐịa chỉ: Thanh Xuân - Hà NộiSố tài khoản:

Hình thức thanh toán: TM MS:0101101068ST

T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán: 16139464Số tiền viết bằng chữ: Mời sáu triệu một trăm ba mơi chín ngàn bốn trăm

kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này.

+ Đối với hàng hoá gửi bán, khi nhận đợc thông báo cửa hàng, siêu thị, trung tâm là hàng gửi bán đã tiêu thụ đợc Phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT Hoá đơn lập thành 03 liên: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 đợc chuyển sang phòng kế toán để nhập liệu vào máy.

Nhằm đáp ứng các chứng từ gốc vào máy, phầm mềm Fast đã thiết kế các loại chứng từ sau:

- Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD- Phiếu thu tiền mặt có mã PT

- Giấy báo có của ngân hàng có mã UNC

Căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho là hoá đơn GTGT, căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt là Phiếu thu và căn cứ để nhập liệu cho Giâý báo có của ngân hàng là Giấy báo có.

2.3.3 Tài khoản sử dụng:

Công ty thơng mại Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động kinh doanh.

Tài khoản 511 chỉ đợc Công ty sử dụng với một tiểu khoản: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hoá.

Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều tiến hành hạch toán thông qua tài khoản 131.

Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT dầu ra phải nộp dể phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh.

2.3.4 Quy trình nhập liệu:

Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực

hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau:

Tại phân hệ ‘ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’ Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế toán kích chuột vào menu con’ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’ Chơng trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết đợc các chứng từ cuối cùng đợc nhập Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới Tại nút mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới.

Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây:

31