Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau:
Tại phân hệ ‘ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’. Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế toán kích chuột vào menu con’ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’. Chơng trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết đợc các chứng từ cuối cùng đợc nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới.
Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây:
Biểu 2.2:
- Mã khách : Đối với khách hàng thờng xuyên, mă hoá đã đợc khai báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách hàng trong danh mục khách hàng.
Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Công ty, cha có mã khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng.
- Ngời mua hàng: Kế toán cần nhập tên của ngời đến mua hàng
- Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng.
- Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ TK131. Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế toán đều hạch toán voà tài khoản 131
- Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn đợc tiến hành khi nhập hoá đơn đầu tiên khi đa phần mềm vào sử dụng
- Số SERI: nhập số seri đợc in trong hoá đơn GTGT
- Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hoá đơn đó, kế toán phản ánh vào giao diện hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tại Công ty Th- ơng mại Hà Nội, khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập
liệu ngay vào máy. Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau.
- Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT, kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng. Mã hàng này đợc phản ánh trong danh mục vật t – sản phẩm.
- Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là KHOCTY còn đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán thì kế toán sẽ phản ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thơng mại siêu thị.
- Số lợng: Nhập số lợng của từng mặt hàng xuất bán đợc ghi trong hoá đơn GTGT.
- Giá bán: Nhập giá bán đơn vị của từng hàng hoá xuất bán đợc ghi trong hoá đơn GTGT.
- Tài khoản kho: Theo khai báo các loại hàng hoá trong danh mụa vật t – sản phẩm, tài khoản kho đợc mặc định là (156). Do vậy, đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán, kế toán cần sửa lại tài khoản kho là 157.
- Mã thuế: Nhập thuế suất GTGT của hoá đơn. Hàng hoá của Công ty có chung một mức thuế suất là 10%.
Ngoài các thông tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu (5111), tài khoản giá vốn (632) đợc máy mặc định theo các khai báo về danh mục khách hàng, danh mục vật t.
Sau khi nhập số lợng và giá bán của từng loại hàng hoá máy sẽ tự động tính toán giá trị cho cột ‘ Thành tiền VNĐ’ của từng mặt hàng máy sẽ tự động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng’ Tiền hàng’.
Căn cứ vào mã thuế GTGT kế toán khai báo, căn cứ vào gía trị tiền hàng, máy tự động tính toán tiền thuế và tổng tiền thanh toán dựa trên công thức sau:
Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất
Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế
Theo hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc minh hoạ trong (Biểu 2.2) sau khi nhập các thông tin có liên quan về hoá đơn GTGT, Kế toán kích chuột vào nút Lu hoặc ấn tổ hợp phím ALT-L để tiến hàng lu chứng từ. Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán có liên quan theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Nợ TK 131 Có TK 33311 Nợ TK 632 Có TK 1561
Cuối tháng, máy sẽ tự động tính toán và hạch toán vào cuối tháng, khi kế toán chạy phần hành tính giá trung bình.
Biểu 2.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng
Biểu 2.3
Sở thơng mại Hà Nội Công ty thơng mại Hà Nội
Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng (Trích)
Từ 01/08/2004 đến ngày 31/08/ 2004
STT Mã
khách Tên khách hàng Doanh thu GTGTThuế Tổng tiền
1 KH001 Cửa hàng 191 Hàng Bông 421478053 42147812 463625865 2 KH002 Cửa hàng B12 Nam Thành Công 289762851 28976295 318739146 3 KH003 Siêu thị 18 Hàng Bài 675241624 67524183 742765807 4 KH004 Trung tâm Thơng Mại Cát Linh 382619527 38261960 520881487
5 KH005 Công ty Tân An 76135189 7613521 83748710
6 KH006 Công ty CP Hơng Nam 24674233 2467427 27141660
7 KH007 Công ty TNHH Việt Linh 38715085 3871512 42586597
... ... ... ... ... ...
Tổng cộng: 3586432175 358643287 3945075462
Ngày 31 tháng 08 năm 2004 Ngời lập biểu
(Ký, họ tên)
Nội dung: Phản ánh doanh số bán hàng đối với từng khách hàng theo các chỉ tiêu, doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Tác dụng: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng đợc in ra vào cuối tháng để kế toán có thể theo dõi một cách tổng quát tình hình tiêu thụ đối với từng khách hàng trong tháng.
Biểu 2.4: Sổ tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nội dung: Phản ánh toàn bộ doanh thu tiêu thụ hàng hoá của Công ty trong một kỳ kinh doanh (Một tháng)
Biểu 2.4
Sở thơng mại Hà Nội Công ty thơng mại Hà Nội
Sổ cái tài khoản (Trích)
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng
Từ ngày 01/08/2004 đến 31/08/2004
Số d đầu kỳ: 0
Chứng từ Khách hàng
Ngày Số Diễn giải TK Đối ứng NợSố phát sinhCó
02/08 HD 92004 Công ty Quốc Thái Mua hàng 131 14672240
02/08 HD 92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công Mua hàng 131 21572681
02/08 HD 92006 Công ty Ân Hoàng Mua hàng 131 12647133
02/08 HD 92007 Công ty TNHH TM & DV Trờng Tín Mua hàng 131 17434217
03/08 HD 92008 Cửa hàng 191 Hàng Bông Mua hàng 131 31627893
03/08 HD 92009 Siêu thị 18 Hàng Bài Mua hàng 131 25683175
03/08 HD 920010 T.T Thơng Mại Cát Linh Mua hàng 131 27451769
04/08 HD 920011 Công ty An Dơng Mua hàng 131 14917508
... ... ... ... ... ...
31/08 PKT Kết chuyển doanh thu bán hàng 511->911 3586432175
Tông phát sinh nợ: 3586432175 Tổng phát sinh có: 3586432175 D nợ cuối kỳ: 0
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Kế toán trởng Ngời lập biểu
Tác dụng: Sổ cái Tài khoản 511 đợc dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng tháng của Công ty theo từng hoá đơn bán hàng.
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kế toán kết chuyển tự động để kết chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ sang tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh (Phần này đợc trinh bày cụ thể hơn ở mục 2.2.7). Chơng trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái tài khoản 511,911.