Quyết định số 19/QĐ-HQBN

QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH

TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH Số: 19/QĐ-HQBN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bắc Ninh, ngày 15 tháng 10 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH Căn Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định sổ 110/2004/NĐ-CP; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02 tháng 12 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Tài ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính; Căn Quyết định số 62/QĐ-BTC ngày 10 tháng 01 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Tài ban hành Quy chế cơng tác lưu trữ Bộ Tài chính; Căn Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Tài ban hành Quy chế cơng tác văn thư Bộ Tài chính; Căn Quyết định số 224/QĐ-TCHQ ngày 06 tháng 02 năm 2009 Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan; Căn Quyết định số 398/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng năm 2011 Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan việc sửa đổi, số điều Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06 tháng 02 năm 2009 Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan; Căn Quyết định số 18/QĐ-HQBN ngày 15 tháng 10 năm 2012 Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh việc ban hành Quy chế làm việc Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh; Xét đề nghị Chánh Văn phòng, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy Chế công tác văn thư lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Thủ trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Cục cán bộ, công chức Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định CỤC TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 2; - Tổng cục Hải quan (để b/c); - Lãnh đạo Cục (để đạo); - Các đơn vị thuộc trực thuộc (để t/h); - Lưu: VT, VP (3b) Trần Thành Tơ QUY CHẾ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH (Ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-HQBN ngày 15/10/2012 Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh) Chương QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi điều chỉnh Đối tượng điều chỉnh 1.1 Công tác văn thư - Công tác văn thư Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý loại văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan; quản lý sử dụng dấu hành chính, dấu nghiệp vụ; lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ - Tài liệu văn thư gồm: + Các văn bản, tài liệu, cơng văn, thư tín, phim ảnh, băng từ, đĩa từ đơn vị, cá nhân, tổ chức trị, xã hội gửi đến Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh, đơn vị thuộc Cục ban hành theo thẩm quyền; + Các liệu văn điện tử chương trình quản lý điều hành qua mạng Cục, Tổng cục Hải quan, Bộ Tài 1.2 Công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh bao gồm công việc về: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, xác định giá trị tài liệu, thống kê tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan - Tài liệu lưu trữ bao gồm: Hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, hồ sơ hải quan, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu chuyên môn khác giấy; tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan, kết thúc giai đoạn văn thư, lập hồ sơ, tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Phạm vi điều chỉnh: Quy chế áp dụng cá nhân, đơn vị, tổ chức đoàn thể thuộc Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư - lưu trữ Cục trưởng trực tiếp ủy quyền cho Phó cục trưởng phụ trách Văn phịng đạo, quản lý cơng tác văn thư - lưu trữ tồn Cục Chánh Văn phịng có trách nhiệm tham mưu, giúp Lãnh đạo Cục quản lý thống công tác văn thư - lưu trữ, đầu mối đạo công tác văn thư - lưu trữ toàn Cục gồm nội dung sau: 2.1 Căn vào văn đạo nhà nước, cấp công tác văn thư - lưu trữ, hướng dẫn tổ chức thực chế độ, quy định công tác văn thư - lưu trữ cho phù hợp với hoạt động Cục 2.2 Tổ chức kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư - lưu trữ đơn vị thuộc Cục Thủ trưởng đơn vị thuộc Cục chịu trách nhiệm đạo tổ chức thực công tác văn thư - lưu trữ đơn vị Mọi cá nhân cán bộ, cơng chức thuộc Cục q trình theo dõi, giải cơng việc có liên đến cơng tác văn thư, lưu trữ, thực nghiêm chỉnh nội dung quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, lưu trữ; quy định Quyết định số 224/QĐ-TCHQ, 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ngành Hải quan nội dung theo quy định Quy chế Điều Nhiệm vụ văn thư - lưu trữ Cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ Văn phòng Cục có nhiệm vụ cụ thể sau: 1.1 Văn thư - Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên quan thực theo nội dung quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hành; hỗ trợ đơn vị việc khai thác xử lý văn hệ thống mạng tin học; Kịp thời cập nhật văn đạo Tổng cục Hải quan hệ thống Netoffice Cục để đơn vị khai thác, triển khai - Tiếp nhận, cập nhật liệu văn đến, phân luồng xử lý; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân có liên quan; - Giúp Chánh Văn phịng người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật liệu văn đi, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, giao nộp lưu vào lưu trữ quan; - Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, nhân viên; quản lý sổ sách hình thành hoạt động công tác văn thư; - Quản lý, sử dụng dấu hành quan, đơn vị; - Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5S vào công tác văn thư 1.2 Lưu trữ - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân quan nghiệp vụ lưu trữ; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn đơn vị giao nộp lưu vào lưu trữ hành; - Đối với văn mật chuyển đến người có trách nhiệm giải thực lưu trữ theo quy định - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu Cục; phối hợp với đơn vị tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cục; - Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định; Cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ đơn vị thuộc Cục có nhiệm vụ cụ thể sau: 2.1 Văn thư - Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên đơn vị thực theo nội dung quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hành; - Tiếp nhận văn bản, tài liệu gửi đến đơn vị (văn giấy văn điện tử) để trình lãnh đạo đơn vị; chuyển văn đến đội, tổ cá nhân liên quan theo ý kiến thủ trưởng đơn vị; - Đôn đốc Tổ, Đội, cá nhân đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết xử lý văn đơn vị; - Lập danh mục hồ sơ, tài liệu đơn vị chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật liệu văn đi, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Quản lý, sử dụng dấu hành đơn vị (nếu có) 2.2 Lưu trữ - Tiếp nhận, xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị giai đoạn hành, chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định; - Phối hợp với đội công tác lập kế hoạch tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ đơn vị Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước; Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài ban hành kèm theo Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02 tháng 12 năm 2003 Bộ trưởng Bộ Tài Cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư - lưu trữ phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có lực hồn thành nhiệm vụ giao phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước văn nộp cho quan tổ chức đơn vị trực tiếp quản lý cán công chức Chương QUY ĐỊNH CỤ THỂ A CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn số, ký hiệu văn Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Điều Soạn thảo văn Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, thủ trưởng quan giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan phục vụ cho việc soạn thảo; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với thủ trưởng quan việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn bản; - Trình duyệt dự thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định 3 Trình ký văn bản: 3.1 Tại phòng tương đương thuộc khối quan Cục - Chuyên viên xử lý công việc sau dự thảo xong trình văn qua Lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra nội dung, tính hợp pháp văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Các văn đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Cục phải Thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung, ký kiểm tra trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó duyệt Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm nội dung văn - Trình ký văn 3.2 Tại Chi cục (hoặc đơn vị có dấu hành riêng) - Chuyên viên xử lý cơng việc sau dự thảo xong trình văn qua Lãnh đạo Đội phụ trách kiểm tra nội dung, tính hợp pháp kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Các văn đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Chi cục phải Đội trưởng (tổ trưởng) Phó đội trưởng giao phụ trách mảng công việc định theo quy chế Chi cục duyệt nội dung - Các văn cấp phó ký phải thông báo ủy quyền cho cấp trưởng biết - Trình ký văn Điều Ký văn Người ký văn phải chịu trách nhiệm thể thức, nội dung văn ký Ký ban hành văn gồm: ký theo thẩm quyền, ký thay, ký thừa ủy quyền ký thừa lệnh 2.1 Ký theo thẩm quyền: Cục trưởng, Chi cục trưởng có quyền ký tất văn thuộc thẩm quyền 2.2 Ký thay (KT): Cục trưởng, Trưởng phòng, Chi cục trưởng giao cho cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật 2.3 Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng ủy quyền cho Lãnh đạo đơn vị thuộc Cục ký thừa ủy quyền số loại văn thuộc thẩm quyền ký Lãnh đạo Cục Việc giao ký thừa ủy quyền phải đích danh, có thời hạn văn Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký, phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật trước người ủy quyền nội dung văn 2.4 Ký thừa lệnh (TL): Cục trưởng giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Trưởng đơn vị tương đương cấp phòng quan Cục ký thừa lệnh số loại văn Việc ký thừa lệnh thực theo quy định quy chế làm việc Cục Khi ký văn không dùng bút chì, mực đỏ, mực màu đen loại mực dễ phai MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến, kể đơn, thư cá nhân gửi đến Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh đơn vị thuộc Cục (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc xử lý, phản hồi việc xử lý văn đến Điều 10 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Tiếp nhận văn đến 1.1 Văn thư đầu mối tiếp nhận toàn văn gửi đến Các văn đơn vị, cá nhân nhận trực tiếp từ quan, tổ chức, cá nhân Cục phải chuyển lại cho Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận xử lý theo quy định 1.2 Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có dấu “hỏa tốc”, phải báo cho Chánh Văn phòng, Đội trưởng Đội Tổng hợp; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua hệ thống mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản, v.v , trường hợp phát có sai sót thiếu phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi biết, giải 1.3 Chuyên trách tin học Văn phòng, văn thư Chi cục sử dụng tên truy cập cấp để khai thác, cập nhật công văn đến hệ thống mạng, báo cáo lãnh đạo để xử lý văn đến theo trình tự giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại xử lý sau: 2.1 Loại văn thư khơng bóc bì: gồm văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể quan, bì ghi gửi đích danh người nhận, loại hồ sơ thầu có ghi khơng bóc bì trước mở thầu, bì văn có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật - Đối với bì văn ghi đích danh người nhận: Văn thư chuyển cho cá nhân có tên bì thư Nếu bì văn liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký theo quy định - Đối với bì văn có ký hiệu rất, tối mật, tuyệt mật, Văn thư vào sổ theo số ký hiệu ngồi bì trình để lãnh đạo Cục bóc cho ý kiến giải 2.2 Loại công chức văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì cịn lại - Khi bóc bì văn cần lưu ý để không gây hư hại văn bản, bì có dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để tiện cho việc tra cứu cần thiết Đóng dấu “đến”, vào sổ Công văn đến 3.1 Tất văn đến thuộc điện đăng ký văn thư phải vào sổ Công văn đến, đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) 3.2 Dấu “đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm văn 3.3 Văn đến Văn phịng khai thác mạng đóng thêm dấu “Tài liệu khai thác mạng” 3.4 Việc đăng ký văn đến, kể văn mật thực theo mẫu số 2, Phụ lục I Điều 11 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm phân phối văn chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Văn thường cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm buổi sáng ngày làm việc Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc đơn vị; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia, phối hợp Ý kiến phân phối ghi vào khoảng trống cuối văn Người Thủ trưởng phân cơng phân phối văn xử lý công việc theo thẩm quyền chuyển cho đồng chí lãnh đạo khác xử lý cơng việc theo lĩnh vực phân cơng phụ trách Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải nguời có thẩm quyền, văn chuyển lại văn thư để đăng ký bổ sung Văn thư thực việc quét văn phân luồng văn mạng, đơn vị thuộc Cục thực việc xử lý văn giao việc hệ thống mạng Văn không quét nội dung lên mạng gồm loại sau: - Văn mật; - Một số loại văn không phổ biến rộng chưa công bố như: đơn tố cáo, văn trao đổi ý kiến nhân sự, kết luận tra; - Văn lãnh đạo Cục ghi bút tích “khơng đưa lên mạng” Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân theo ý kiến phân phối văn Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, giữ bí mật nội dung văn phải vào sổ chuyển giao văn (theo mẫu số phụ lục I) Văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Điều 12 Giải theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn qui định văn theo ý kiến đạo lãnh đạo Trường hợp văn khơng có u cầu thời hạn cơng văn thời hạn xử lý khơng 03 ngày làm việc 2 Thủ trưởng đơn vị trực tiếp phân cơng cho cấp phó có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Ngồi đơn vị có trách nhiệm chủ trì giải văn bản, thủ trưởng đơn vị khác có trách nhiệm cập nhật văn đến hệ thống mạng thực vấn đề nêu văn có liên quan đến đơn vị Văn phịng có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 13 Trình tự quản lý văn Tất văn Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh, đơn vị thuộc Cục phát hành (gọi chung văn đi) quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 14 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời yêu cầu người soạn thảo văn sửa lại theo quy định Điều 15 Đóng dấu hành dấu mức độ khẩn mật Việc đóng dấu hành dấu mức độ khẩn, mật thực theo qui định pháp luật quản lý sử dụng đấu qui định điều 19 Quy chế Điều 16 Đăng ký văn Văn xử lý cơng việc thuộc thẩm quyền Cục phịng tham mưu soạn thảo Chi cục ủy quyền soạn thảo tập trung vào đầu mối văn thư Cục để đăng ký văn 2 Văn xử lý công việc thuộc thẩm quyền Chi cục (hoặc đơn vị tương đương có dấu riêng) tập trung vào đầu mối văn thư đơn vị để đăng ký văn Tất văn đánh số theo hệ thống số chung đơn vị văn thư thống quản lý gồm: - Số công văn (dùng cho tất loại văn hành chính); - Số định; - Số công văn mật (cả công văn định); - Số giấy giới thiệu; - Số giấy đường Mẫu số việc đăng ký văn thực theo hướng dẫn mẫu số phụ lục I Nhân văn gửi thực theo số lượng ghi mục “Nơi nhận”, tránh nhân thừa gây lãng phí, khơng đảm bảo an tồn cho thơng tin văn Điều 17 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm gửi văn qua đường bưu phương tiện Fax, Email (trừ văn có ý kiến lãnh đạo đơn vị yêu cầu tự gửi), chuyển văn điện tử lên hệ thống mạng nội để tạo kho liệu thông tin phục vụ khai thác sử dụng (trừ văn mật, văn có giới hạn phổ biến hẹp theo yêu cầu lãnh đạo Cục đơn vị soạn thảo) Việc phát hành văn phải đảm bảo kịp thời Các văn cần gửi gấp, khẩn, hoả tốc cá nhân đơn vị soạn thảo văn phải đề xuất để Văn thư có hình thức chuyển cho phù hợp Các văn khác Văn thư làm thủ tục gửi ngày lần vào cuối buổi chiều Chuyển phát văn bản: 3.1 Tất văn văn thư giao liên chuyển cho đơn vị, cá nhân nội phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn mẫu số 3, Phụ lục I); Văn thư giao liên đơn vị nhận văn phải ký nhận vào sổ 3.2 Tất văn chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận nhân viên bưu điện ký nhận vào sổ 3.3 Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn 4.1 Đối với văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết 4.2 Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 18 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ký ban hành Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký theo loại văn Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 19 Quản lý sử dụng dấu Con dấu sử dụng Cục Chi cục có loại: Dấu hành dấu nghiệp vụ Việc quản lý sử dụng dấu hành cơng tác văn thư thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu quy định Quy chế Dấu nghiệp vụ thực theo quy định thống Tổng cục Hải quan, sử dụng công tác nghiệp vụ, khơng dùng dấu nghiệp vụ đóng vào định cơng văn hành Con dấu hành quan, đơn vị giao cho Văn thư giữ đóng dấu quan, đơn vị Văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: 2.1 Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; 2.2 Phải tự tay đóng dấu vào văn Cục, đơn vị; Lưu trữ đơn vị phải thực thống kê đầy đủ có sổ theo dõi việc xuất, nhập tài liệu kho lưu trữ hành đơn vị, sổ theo dõi sử dụng tài liệu lưu trữ MỤC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 31 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng - Cán công chức, đơn vị ngành Hải quan; - Cá nhân, quan, đơn vị ngồi ngành Hải quan; - Cá nhân có nhu cầu riêng đáng Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 2.1 Đối với cá nhân, đơn vị quan: Phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận lãnh đạo đơn vị (theo Mẫu số Phụ lục II); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu 2.2 Đối với cá nhân, đơn vị ngồi Ngành: Nếu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi cơng tác; mục đích cá nhân phải có xác nhận quan, tổ chức nơi công tác quyền địa phương nơi cư trú Điều 32 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cấp sao: Lưu trữ quan quyền cấp tài liệu cho đối tượng phép sử dụng tài liệu (trừ loại tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu không phép in) Cho mượn tài liệu phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu vịng 10 ngày làm việc phải hồn trả; cơng việc chưa giải xong phải thông báo lại cho lưu trữ quan biết thời gian giữ tài liệu không 30 ngày làm việc; Cấp chính: Theo yêu cầu quan chức có thẩm quyền (như quan điều tra, tồ án ) lưu trữ quan phải cung cấp tài liệu lưu giữ, lập biên thực bàn giao cho quan chức theo yêu cầu; Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu: Lưu trữ quan có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trả lời yêu cầu xác minh thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ Điều 33 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quy định sau: Cục trưởng lãnh đạo Cục phụ trách Văn phòng phê duyệt tài liệu “mật” đơn vị ban hành; phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho quan, đơn vị Ngành; Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho cá nhân, đơn vị quan; ký tài liệu Văn phòng lưu trữ Lãnh đạo Chi cục phê duyệt ký tờ khai hải quan làm thủ tục Chi cục, văn Chi cục ban hành Cung cấp tài liệu cho quan, tổ chức, cá nhân nước Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan định (trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh hồ sơ làm thủ tục hải quan quan, tổ chức, cá nhân đó) Điều 34 Nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cung cấp đối tượng đầy đủ thủ tục quy định Điều 31 Quy chế này; Chỉ phép thực hình thức hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, đơn vị; lãnh đạo đơn vị ký xác nhận, phía chữ ký đóng dấu “BẢN SAO”, ghi rõ ngày tháng năm chức danh người ký Hồ sơ, tài liệu có từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai; Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải vào sổ theo dõi, sổ có cột mục sau: cá nhân, tổ chức yêu cầu, tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối với trường hợp mượn tài liệu) Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 35 Trách nhiệm đơn vị thuộc trực thuộc Cục việc tổ chức thực Quy chế Văn phịng có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, giám sát đơn vị thực Quy chế này; định kỳ đột xuất tiến hành kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ đơn vị thuộc Cục Phịng Nghiệp vụ (CNTT) có trách nhiệm quản lý mạng Net.Office Cục đảm bảo việc cập nhật liệu, khai thác, tra cứu thông tin cần thiết thông suốt, phục vụ kịp thời có hiệu hoạt động chung Cục Thủ trưởng đơn vị thuộc Cục chịu trách nhiệm tổ chức thực quy định Quy chế Điều 36 Sửa đổi, bổ sung Quy chế Trong trình thực Quy chế, phát sinh vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, Chánh Văn phòng chủ trì phối hợp với thủ trưởng đơn vị liên quan đề xuất trình Cục trưởng xem xét, định./  ... CHẾ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH (Ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-HQBN ngày 15/10/2012 Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh) Chương QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối