Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng

Lời nói đầu

Nhân loại chúng ta đang sống trong những năm cuối của thế kỷ XX - Thế kỷ có những thay đổi sâu sắc về các hình thái kinh tế chính trị - Thế kỷ của sự bùng nổ về khoa học, công nghệ mà đỉnh cao là kỹ thuật năng lợng, nguyên tử, điện tử tin học Đặc biệt là trong thời gian qua sau khi các nớc XHCN ở Đông Âu tan vỡ - xu thế đối đầu giữa các quốc gia giảm dần và nhờng chỗ cho xu hớng đối thoại hợp tác kinh tế Đó chính là nhân tố tích cực thúc đẩy tốc độ phát triển kinh tế trên toàn thế giới nhất là các quốc gia chậm phát triển.

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của toàn nhân loại, dân tộc ta dới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đang từng ngày, từng giờ khắc phục mọi khó khăn, quyết tâm hoàn thành đổi mới nền kinh tế đất nớc, nhằm nhanh chóng phát triển nền kinh tế Việt Nam sớm hoà nhập cùng nền kinh tế các quốc gia trong khu vực.

Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi to lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao.

Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn ảnh hởng tới nguồn tài chính quốc gia: Thuế, các khoản nộp ngân sách khác

Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp nhà quản lý đa ra các quyết định thích hợp Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là quá trình quan sát và ghi nhận, hệ thống hoá và xử lý các hiện tợng kinh tế phát sinh trên góc độ tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện tốt khi công tác kế toán đợc tổ chức khoa học và hợp lý.

Để quản lý đợc tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với t cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải đợc thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới Trong thời gian học tập tại trờng và thực tập tại công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long, qua tìm hiểu thực tế nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng, em

chọn đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thơng mại - Khảo sát thực tế tại công ty TNHH thơng mại Vĩnh Long”.

Đề tài này đ ợc chia làm 3 phần:

Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả.Phần 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả.

Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty TNHH thơng mại Vĩnh Long.

Phần I

Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả

1.Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp:

Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn nhiều chức năng khác nh mua hàng, dự trữ hàng Bất kỳ một doanh nghiệp thơng mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu nhu cầu ngời tiêu dùng Nh vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trờng.

Chỉ có thông qua việc bán hàng - giá trị sản phẩm dịch vụ mới đợc thực hiện do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng đợc mở rộng Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp đợc các chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Bán hàng tự thân nó không phải là một quá trình của sản xuất kinh doanh nhng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội Vì vậy bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ đợc đa đến tay ngời tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của

ngời tiêu dùng về số lợng cơ cấu và chất lợng hàng hóa, việc tiêu thụ hàng hoá góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng.

Kết quả cuối cùng của thơng mại tính bằng mức lu chuyển hàng hoá mà việc mức lu chuyền hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán hàng nhanh hay chậm Doanh nghiệp càng tiêu thụ đợc nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên Nh vậy bán hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán đợc hàng hoá thì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất.

Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa trong nền quốc dân nói chung và với doanh nghiệp nói riêng:

Nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền - hàng trong lu thông Đăc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế Các đơn vị trong nền kinh tế thị trờng, không thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại khăng khít với nhau Quá trình bán sản phẩm có ảnh hởng trực tiếp tới quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị với nhau nó tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trờng.

Bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phơng pháp gián tiếp thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện mở rộng tái sản xuất.

Trong doanh nghiệp kế toán sử dụng nh một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động của SXKD của một đơn vị Kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệp thơng mại

Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức năng này.

2.Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý:

Việc quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu nh thu mua, bảo quản, dự trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của hàng hoá Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phân loại từng chủng loại hàng hoá, sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập - xuất tồn kho đợc dễ dàng.

- Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản, cân đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hoá trong toàn doanh nghiệp.

- Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hoá toàn doanh nghiệp.

Kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng là công cụ đắc lực để quản lý tài chính và quản lý hàng hoá Kế toán hàng hoá cung cấp kịp thời chính xác thông tin về tình hình mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng hàng hoá.

3.Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý:

Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hoá, tức là chuyển hàng hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).

Hàng đợc đem bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật t hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng Việc bán hàng có thể để thoả mãn nhu cầu của cá nhân đơn vị ngoài doanh nghiệp gọi là bán hàng ra ngoài Cũng có thể đợc cung cấp giữa các ca nhân đơn vị cùng công ty, một tập đoàn gọi là bán hàng nội bộ.

Quá trình bán hàng đợc coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện:- Gửi hàng cho ngời mua.

- Ngời mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền.

Tức là ngiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận đợc tiền hay giấy chấp nhận thanh toán của ngời mua Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng tách rời nhau: Hàng có thể giao trớc, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trớc hàng giao sau Từ đó dẫn đên doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời.

Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi gọi là chi phí bán hàng Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng.

Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ.

Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà ngời mua đã trả cho doang nghiệp.

Phân biệt đợc doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phơng thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp.

Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đợc ghi nhận khi hàng hoá đợc chuyển cho ngời mua và thu đợc tiền bán hàng ngay hoặc chấp nhần trả tiền tuỳ theo phơng thức thanh toán:

+ Trờng hợp thu ngay đợc tiền khi giao hàng: Doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu đợc.

+ Trờng hợp nhận đợc chấp nhận thanh toán gồm:

- Hàng hoá xuất cho ngời mua đợc chấp nhận thanh toán đến khi hết thời hạn thanh toán cha thu đợc tiền về vẫn đợc coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng Doanh thu bán hàng trong trờng hợp này đợc tính cho kỳ này nhng kỳ sau mới có tiền nhập quỹ.

- Trờng hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phơng thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hoá cho ngời mua, số tiền bán hàng gửi bán đợc chấp nhận là doanh thu bán hàng.

Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng thực hiên tốt công tác bán hàng thu doanh thu về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá bán ra Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ kịp thời tiền vốn của doanh nghiệp.

Để tăng cờng công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh,kế toán thực sự là công cụ quản lý sắc bén, có hiệu lực, thì kế toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình có và sự biến động (nhập - xuất) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị

- Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập bán hàng, xác định kết quả kinh doanh thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác.

- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời định kỳ có tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả.

II Nhiệm vụ kế toán và Nội dung tổ chức kế toán bán hàng, và xác định kết quả:

A Kế toán hàng hoá:

Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, các đơn vị mua bán hàng hoá trong nớc phải bám sát thị trờng, tiến hành hoạt động mua bán hàng hoá theo cơ chế tự hạch toán kinh doanh Trong hoạt động kinh doanh, các đơn vị phải thờng xuyên tìm hiểu thị trờng, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của dân c để có tác động tới phát triển sản xuất, nâng cao chất lợng hàng hoá.

Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau Vậy nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là:

- Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật t hàng hoá Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã

thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhắm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá.

- Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật t hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lợng và chất lợng hàng hoá Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán.

- Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ thu kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật t, hàng hoá.

1.1 Đánh giá theo giá thực tế:

Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm:

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị hàng hoá mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào+ chi phí thu mua thực tế.

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị hàng hoá mua vào là tổng gia thanh toán(bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + chi phí thu mua thực tế.

- Trờng hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về bán nhng cấn phải qua sơ chế phân loại, chọn lọc thì giá mua của hàng hoá bao gồm giá mua + chi phí gia công sơ chế.

Đối với hàng hoá xuất kho cũng đợc tính theo giá vốn thực tế Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phơng pháp sau:

* Giá thực tế bình quân gia quyền:

Công thức tính: =

Từ đó trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ là: = +

Theo phơng pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho cha đợc ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ.

= x =

1.2 Đánh giá theo giá hạch toán:

Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến động hàng ngày của hàng hoá một cách ổn định Giá có thể chọn hoặc làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hay là giá nhập kho, hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán làm cơ sở tính giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ.

Công thức tính: = x Hệ số giá =

Hệ số giá đợc tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hoá tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp.

2 Kế toán nhập xuất kho hàng hoá:

2.1 Kế toán chi tiết hàng hoá:

* Chứng từ sử dụng:

Mọi nghiệp vụ biến động của hàng hoá đều phải đợc phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định.

Các chứng từ chủ yếu: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê

Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của hàng hoá để phân loại tổng hợp và ghi sổ kế toán cho thích hợp.

* Hạch toán chi tiết hàng hoá là công việc khá phức tạp, đỏi hỏi phải tiến hành ghi chép hàng ngày cả về số lợng và giá trị theo từng thứ hàng hoá ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu: Hiện vật và giá trị.

Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, trình độ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn, vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp Hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hoá:

- Phơng pháp ghi sổ song song.- Phơng pháp ghi số số d.

- Phơng pháp ghi số đối chiếu luân chuyển.

Đặc điểm chung của ba phơng pháp này là công việc ghi chép của thủ kho là giống nhau, đợc thực hiên trên thẻ kho (theo chỉ tiêu số lợng).

- Theo phơng pháp ghi sổ song song ở phòng kế toán sử dụng sổ (hay thẻ) kế toán chi tiết để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá cho từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ lập bảng kê.

- Phơng pháp ghi sổ số d theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng loại, nhóm hàng hoá vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lại mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn của từng loại hàng hoá theo từng kho dùng cho cả năm Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

- Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng Với phơng pháp ghi sổ song song có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhng lại có nhợc điểm là việc ghi chép còn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Nên phơng pháp này chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại hàng hoá, khối lợng nghiệp vụ ít không thờng xuyên.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có u điểm là khối lợng ghi chép ít vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng Tuy nhiên vẫn có sự theo dõi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, hơn nữa công việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng

nên hạn chế chức năng của kế toán Vì vậy phơng pháp này chỉ áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lợng, chủng loại hàng hoá nhập xuất không nhiều, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày.

Còn phơng pháp ghi sổ số d lại có u điểm là khối lợng công việc giảm bớt và đợc tiến hành đều đặn trong tháng Nhng do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trớc số hiện có và tình hình nhập xuất của từng loại hàng hoá mà muốn biết phải xem số liệu trên thẻ kho Bên cạnh đó, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá nhiều, việc xuất kho hàng hoá diễn ra thờng xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán và trình độ của cán bộ kế toán tơng đối cao.

2.2 Kế toán tổng hợp hàng hoá:

Hàng hoá là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hoá xuất kho,tồn kho tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ.

- Phơng phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp phản ánh ghi chép ờng xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp Phơng pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình biến động của hàng hoá.

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp kế toán không phải theo dõi th-ờng xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hoá để ghi vào tài khoản hàng tồn kho

th-Hai phơng pháp tổng hợp hàng hoá nêu trên đều có những u điểm và hạn chế, cho nên tuỳ vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong hai phơng pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán.

* Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai ờng xuyên

th-Căn cứ vào phiếu xuất kho gửi hàng hoá đi bán hoặc gửi cho các đại lý nhờ bán hộ, kế toán ghi:

Nợ TK 157: Hàng gửi đi bánCó TK 157: Hàng hoá

Trờng hợp mua hàng gửi đi bán ngay không nhập kho, kế toán ghi:Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán

Có TK 331: Phải trả cho ngời bán

Căn cứ vào giấy thông báo chấp nhận thanh toán hoặc các chứng từ thanh toán tiền của khách hàng, của cơ sở đại lý bán hộ và các chứng từ thanh toán khác, kế toán kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán sang bên nợ TK 632

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bánCó TK 157: Hàng gửi đi bán

Hàng hoá đã gửi đi hoặc dịch vụ đã thực hiện, khách hàng không chấp nhận, kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập lại kho.

Nợ TK 156: Hàng hoá

Có TK 157: Hàng gửi đi bán

* Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.Đầu kỳ, kết chuyển trị giá thành phẩm gửi đi bán cuối kỳ trớc nhng cha đợc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bánCó TK 157: Hàng gửi đi bán

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm gửi đi bán nhng cha đợc xác định là bán, kế toán ghi:

Nợ TK 157: Hàng gửi đi bánCó TK 632: Giá vốn hàng bán

b Bán hàng và kế toán bán hàng theo ph ơng pháp giao hàng trực tiếp:

Theo phơng thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba Ngời nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá đợc xác định là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu)

Để phản ánh tình hình bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp, kế toán sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán).

Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Căn cứ vào phiếu xuất kho, giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá

Trờng hợp doanh nghiệp thơng mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi:Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 331: Phải trả cho ngời bán

Trờng hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhng không nhập kho mà chuyển bán ngay, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng xuất kho đã bán vào bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán

Ngoài ra các trờng hợp bán lẻ hàng hoá, bán hàng trả góp cũng sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán) để phản ánh tình hình giá vốn của hàng xuất kho đã bán

2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

2.1 Nội dung doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu:

- Doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc do bán hàng ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu

- Nếu khách hàng mua với khối lợng hàng hoá lớn sẽ đợc doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ đợc doanh nghiệp chiết khấu, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá Các khoản trên sẽ phải ghi vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hoá đơn.

2.2 Chứng từ, các tài khoản kế toán và nghiệp vụ chủ yếu:2.2.1 Chứng từ kế toán:

Các chứng từ thờng dùng là:

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho.

Hóa đơn GTGT.

Phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, có của ngân hàng.

2.2.2 Tài khoản sử dụng:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàngCó TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 333: Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nớc (3331): Thuế GTGT phải nộp

* Trờng hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi sang tiền đồng Việt nam theo tỷ giá ngân hàng nhà nớc công bố tại thời điểm thu tiền Nếu doanh nghiệp ghi theo tỷ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán đợc ghi ở TK 413 (chênh lệch tỷ giá)

* Khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 521: Chiết khấu bán hàngNợ TK 532: Giảm giá hàng bánNợ TK 531: Hàng bán bị trả lại

Có TK 131: Phải thu của khách hàngHoặc Có TK 111, 112

* Đối với trờng hợp hàng bị trả lại trong kỳ, doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng đó theo trị giá vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế GTGT đầu ra

- Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho:Nợ TK 156: Hàng hoá

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng

* Trờng hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm, ký trớc đã ghi doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán phản ánh:

- Phản ánh trị giá hàng bị trả lại:Nợ TK 531: Hàng bị trả lại

Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3331)Có TK 131, 111, 112

- Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo giá vốn:Nợ TK 156: Hàng hoá

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

* Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại đợc kết chuyển sang bên nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hoá đơn ở bên có của TK này

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng(Hoặc TK 512)

Có TK 531: Hàng bán bị trả lạiCó TK 531: Giảm giá hàng bán

* Trờng hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng và không phải kê khai tính thuế GTGT Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng đợc hởng Khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên nợ TK 003 - hàng hoá vật tnhận bán hộ - ký gửi khi bán hàng thu đợc tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112,131

Có TK 511: Doanh thu bán hàng (Số tiền hoa hồng)

Có TK 331: Phải trả cho ngời bán (Số tiền bán hàng trừ hoa hồng)Đồng thời ghi có TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi.

* Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thờng ở TK 511, số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thờng, khoản chênh lệch đó đ-ợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.

Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay)Nợ TK 131 (số tiền phải thu)

Có TK 511 (Ghi giá bán thông thờng theo giá cha có thuế GTGT)Có TK 333 (Thuế GTGT tính trên giá bán thông thờng)

Có TK 711(Ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thờng)

* Bán hàng theo phơng thức đổi hàng, khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào

- Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thuNợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ và ghi:Nợ TK 331: phải trả cho ngời bán

Có TK 131: phải thu của khách hàng

* Trờng hợp doanh nghiệp hàng hoá sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tơng ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621, 627, 641, 642

Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộĐồng thời ghi thuế GTGT:

Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

* Hàng hoá dùng để biếu tặng đợc trang trải bằng quỹ khen thởng phúc lợi kế toán ghi:

Nợ TK 431: Quỹ khen thởng, phúc lợiCó TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)

* Đối với hàng hoá có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù nh tem bu chính, vé cớc vận tải, vé xổ số, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT, kế toán phải tính doanh thu cha có thuế theo CT:

=

Thuế GTGT đợc tính bằng cách lấy giá trị thanh toán trừ đi trị giá cha có thuế GTGT.

* Hàng hoá bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán xác định số thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ghi:

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 333 (3332 & 3333): Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc* Trong quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp)Nợ TK 138: Phải thu khác (Số tiền thiếu)

Có TK 511: Doanh thu bán hàng.

Nếu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi:Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp)

Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (Số tiền thừa)

Các doanh nghiêp bán lẻ phải lập bảng kê doanh số bán hàng cuối tháng tổng hợp số liên doanh số bán hàng theo từng loại hàng có cùng thuế suất GTGT để xác định thuế GTGT phải nộp ở khâu bán

* Cuối kỳ xác định doanh thu bán thuần bằng cách lấy doanh thu theo hoá đơn trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản giảm giá, hàng bị trả lại kế toán ghi:

- Chi phí dụng cụ đồ dùng cho quá trình tiêu thụ hàng hoá.

- Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng nh: Nhà kho, cửa hàng, bến bãi

- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, quảng cáo, hội nghị khách hàng

Các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng cần thiết đợc phân loại và tổng hợp theo đúng nội dung quy định Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.

3.2 Tài khoản sử dụng:

TK 641 - Chi phí bán hàngTK 641 có 7 TK cấp 2TK 6411: Chi phí nhân viênTK6412: Chi phí vật liệu bao bì.TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng.TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ.TK 6415: Chi phí bảo hành.

TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài.TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.

1) Phản ánh khoản tiền lơng, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân viên bán hàng.

2) Phản ánh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phân bán hàng.3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng.

4) Chi phí dịch vụ mua ngoài(điện, nớc )5) Chi phí khác bằng tiền

6) Phân bổ hoặc trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ.7) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng

8) a - Khi cha có doanh thu kết chuyển sang TK 142 b - Ký báo cáo sau kết chuyển khi có hàng hoá tiêu thụ.

4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

4.1 Nội dung:

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của cán bộ, nhân viên quản lý của doanh nghiệp.

- Chi phí vật liệu: Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp.- Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.

- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý DN nh:

Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng phơng, tiện truyền dẫn máy móc thiết bị

- Thuế, phí và lệ phí nh: thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất

- Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của DN.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nớc, thuê nhà

- Chi phí bằng tiền khác: Hội nghị tiếp khách, công tác phí, lãi vay vốn dùng cho SXKD phải trả

Chi phí quản lý DN liên quan đến các hoạt động trong DN, do vậy cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 911 để xác định kết qủa SXKD của DN.

4.2 Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý DN.

TK 642 có 8 TK cấp hai

TK6421: Chi phí nhân viên quản lý.TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng.TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ.TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.TK 6426: Chi phí dự phòng.

TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.

8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý DN sang TK 911.

9) a - Cuối kỳ kết chuyển sang TK 142 khi trong kỳ cha có doanh thu b - Kỳ báo cáo sau kết chuyển sang TK 911 khi có hàng hoá tiêu thụ.

5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh:

Kết quả kinh doanh là Kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của DN sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ.

Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: Kết quả hoạt động SXKD, kết quả hoạt động tài chính và kết quả thu nhập bất thờng.

- Kết quả hoạt động tài chính = Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính.

- Kết quả hoạt động bất thờng = Thu nhập bất thờng - Chi phí bất thờng.

- Kết quả SXKD = Kết quả hoạt động SXKD + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động bất thờng.

5.2 Tài khoản sử dụng: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

TK 711,721Cuối kỳ K/C chi phí hoạt động

tài chính, chi phí bất thường

Cuối kỳ K/C thu nhập HĐTCthu nhập bất thườngK/C chi phí bán hàng,

chi phí QLDN kỳ trước

K/C lãi kinh doanh

TK 421K/C lỗ kinh doanh

Phần II

Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty

th Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long đợc thành lập theo quyết định số: 2307/GPUB ngày 10/02/1996 của UBND thành phố Hà nội

- Đăng ký kinh doanh số: 048154 ngày 17/02/1996 do UB kế hoạch Thành phố Hà nội cấp

- Nghành nghề kinh doanh:

+ Buôn bán TLSX và tiêu dùng+ Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá.

Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nớc thành phố Hà Nội Công ty có trụ sở chính tại 577 Ngô Gia Tự - Gia Lâm - Hà nội Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố Do đặc điểm là khu vực ngoại ô, nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đờng giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tơng đối thuận lợi

Là một loại hình doanh nghiệp đợc nhà nớc khuyến khích nh luật công ty đã khẳng định, nhng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật cha đủ các điều kiện để công ty hoạt động Chính sách quản lý của nhà nớc thiếu đồng bộ, ví dụ nh: Công ty đợc cấp Đăng ký kinh doanh nhng không đợc cấp giấy phép hành nghề, không đợc mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp t nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng nh quyền lợi trong các hoạt động kinh doanh nh: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế Nhng

với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phơng châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long có một thị phần tơng đối ổn định và ngày một phát triển đợc các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 1991 đến nay, Công ty đã có ba cửa hàng kinh doanh và một xởng sản xuất với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nớc

Một số chỉ tiêu công ty đạt đợc trong hai năm qua:

2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:

Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ:

- Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi

- Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa.

- Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nớc về hoạt động sản xuất kinh doanh Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngời lao động

2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh:

Là một doanh nghiệp t nhân, Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng:

Ban giám đốc Công ty gồm một Giám đốc và một Phó giám đốc

Giám đốc Công ty là ngời trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty

- Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty

Công ty gồm 04 phòng ban chức năng:

- Phòng tổ chức: Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty Chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự

- Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nớc, quy chế Công ty Chịu trách nhiệm trớc pháp luật Nhà nớc, trớc Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty

- Phòng kinh doanh - Tổng hợp: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty.

- Phòng thanh tra - kiểm soát: Dự tính kế hoạch thanh tra kiểm soát định kỳ, đột xuất tới các cửa hàng trực thuộc công ty.

Để tiếp cận thị trờng, Công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh:

- Cửa hàng Minh Khai - Địa chỉ: 577 Ngô Gia Tự – Hà Nội Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trờng nội thành Hà nội và một số huyện lân cận.

- Cửa hàng Sài Đồng - Địa chỉ: Km3, Quốc lộ 5 Gia Lâm Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trờng Hà Bắc, Hng Yên, Hải Dơng

3 Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty thơng mại Vĩnh Long:

Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán Trên Công ty có phòng kế toán - tài vụ, dới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc.

Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty thơng mại Vĩnh Long.

* Phòng kế toán Công ty gồm:

- Kế toán trởng: Phụ trách chung, giúp Giám đốc Công ty trong công tác tham mu vể mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Văn phòng Công ty.

- Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với Ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa Ngân hàng và Công ty.

- Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá.- Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng.

- Kế toán tiền lơng và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lơng và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ.

- Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi thủ quỹ.

* Hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức - Nhật ký chứng từ:

Kế toán thanh toán

KT vật tư, hàng hoá

KT tiền mặt, tiền gửi NH

KT tiền lương

và chi phí Thủ quỹ

Kế toán trưởng

Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH thơng mại Vĩnh Long

II Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty.

A Kế toán hàng hoá:

1 Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hoá:

Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long thuộc loại hình doanh nghiệp t nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trờng, tự do cạnh tranh Nhận thức đợc điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật t hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá Công tác quản lý hàng hoá đợc tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng.

1.1 Đặc điểm chung về hàng hoá:

Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng nh:

Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

- Thép φ6, φ8mm tròn cuộn cán nóng của các nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất.

- Thép tròn thanh φ10 ữ φ32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất.

- Thép L30 ữ L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất.- Tôn các loại.

Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lợng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhng khó vận chuyển vì cồng kềnh.

Công tythơng mại Vĩnh Long chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá.

Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nớc: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh.

Công ty thơng mại Vĩnh Long xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nớc: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho ngời tiêu dùng xây dựng.

1.2 Đánh giá hàng hoá:

Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Long áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế.

1.2.1 Giá hàng hoá nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào.

Ví dụ: Ngày 8/7/2000 Nhập của chi nhánh Công ty kim khí Thành phố Hồ Chí Minh thép φ6 LD: Số lợng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ.

Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ

1.2.2 Giá hàng hoá xuất kho:

Tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hoá.Ví dụ:

Tồn cuối tháng 6/2000: φ6 LD: 62.602,7 kg x 3.963 đ = 248.088.680 đNgày 8/7 Nhập thép φ6 LD: 15.298 kg x 4.000 đ = 61.192.000 đ

Ngày 1/7 Nhập thép φ6 LD: 43.391 kg x 4.000 đ = 173.564.000 đ

Ngày 20/7 Nhập thép φ6 LD: 15.188 kg x 3.940 đ = 59.840.720 đNgày 24/7 Nhập thép φ6 LD: 14.361 kg x 3.940 đ = 56.582.340 đTrong tháng xuất bán: 101.123,5 kg Thành tiền = ?

Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên:

=

= 3.972,8đ/kg

Trị giá thực tế hàng xuất kho: 101.123,5kg x 3.972,8đ = 401.743.440đ

2 Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán:

Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH thơng mại Vĩnh Long đợc áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã đợc Nhà nớc ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định.

2.1 Thủ tục nhập kho:

Việc nhập kho hàng hoá nhất thiết phải có hoá đơn(GTGT) Hoá đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính ban hành.

Ngày 8/7/2000 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty viết hoá đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2).

Địa chỉ: 202 Cao Tốc Thăng LongĐiện thoại:

Họ tên ngời mua hàng: Chị Hà

Đơn vị: Công ty Thơng mại Vĩnh LongĐịa chỉ: 577 Ngô Gia Tự - Gia Lâm - HNHình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản

Số TK: 710F00133 - NH Công thơngĐống Đa

MS: 03 0039936 021-1

Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế

Tổng cộng tiền thanh toán: 301.637.380

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm lẻ một triệu sáu trăm ba bảy ngàn ba trăm tám mơi đồng.

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của đơn vị cung cấp(Chi nhánh Công ty KK TP Hồ Chí Minh), kế toán hàng hoá lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho Thủ kho nhập vào kho hàng hoá, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đợc lập thành 03 liên.

- Một liên lu tại gốc.

- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, xong đình kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán(Có biên bản giao chứng từ).

- Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản.Ví dụ: (Biểu số 3)

Biểu số 3:

Đơn vị: C.ty thơng mại Vĩnh Long

Địa chỉ: 577 Ngô Gia Tự

Họ tên ngời giao hàng: A SơnNhập tại kho: Vĩnh LongSố

Cộng thành tiền bằng chữ: Ba trăm linh mốt triệu, sáu trăm ba bẩy ngàn ba trăm tám mơi đồng

Phụ trách cung tiêuNgời giao hàngThủ khoKế toán trởngThủ trởng

2.2 Thủ tục xuất kho:

Tại Công ty thơng mại Vĩnh Long, hàng hoá xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty t nhân, Cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho ngời tiêu dùng.

Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà nớc.

- Trờng hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh kim khí khác Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lợng cần mua, phơng thức, thời hạn thanh toán

Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng Phiếu xuất kho đợc lập thành 03 liên:

+ Liên 1: Lu tại gốc.

+ Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách.(để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT)).

+ Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng.

Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lợng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán viết hoá đơn (GTGT).

Hoá đơn(GTGT) của đơn vị đợc lập thành 3 liên:- Liên 1: Lu tại gốc.

- Liên 2: Giao cho khách.

- Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi

Ngày 3/7/2000 Xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận đợc số lợng xuất kho thực tế, kế toán lập Hoá đơn (GTGT) giao cho khách: (Biểu số 4).

Địa chỉ: 577 Ngô Gia Tự - Hà NộiĐiện thoại: 8.622459

Họ tên ngời mua hàng: A VangĐơn vị: Công ty Licogi 19

Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà NộiHình thức thanh toán: Cha thanh toán

Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế

MS: 01 0050926 3-1Số TK:

Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mơi bảy ngàn bốn trăm mời bảy đồng

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

3 Kế toán chi tiết hàng hoá:

Hiện nay Công ty thơng mại Vĩnh Long đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hoá và phơng pháp thẻ song song cho phơng pháp kế toán chi tiết hàng hoá Hai mặt kế toán này phải đợc tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu.

Hạch toán chi tiết áp dụng phơng pháp thẻ song song đợc tiến hánh trên các chứng từ sau:

- Phiếu nhập kho hàng hoá.- Phiếu xuất kho hàng hoá.- Hoá đơn (GTGT).

3.1 Nội dung ph ơng pháp thẻ song song ở Công ty đ ợc tiến hành nh sau:

3.1.1 Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng

ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số ợng Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập,xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng.

l-Mỗi loại hàng hoá đợc theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và đợc sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hoá để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lơng thực nhập, xuất vào chứng từ Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lợng hàng hoá nhập, xuất vào thẻ kho.

Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhợng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hoá và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách.

Biểu số 5:

Đơn vị: Công ty Thơng mại Vĩnh

Ngày lập thẻ: 1/7/2000Tờ số: 01

Mẫu số 06 - VTBan hành theo QĐ số 1141-

TC/CĐKTNgày 01/11/95 của BTC

- Tên nhãn hiệu, quy cách vật t: Thép φ6LD- Đơn vị tính: Kg

Cộng tháng 7 88.238 101.123,549.717,2

3.1.2 Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán:

Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hoá tơng ứng với thẻ kho của thủ kho Khi nhận đợc các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hoá Mỗi phiếu nhập xuất đợc ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hoá tơng ứng với loại hàng hoá Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hoá kế toán theo dõi cả về mặt số lợng và mặt giá trị Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hoá đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết Số d TK 156 phải trùng với số d chi tiết của từng loại hàng hoá cộng lại.

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá ở Công ty thơng mại Vĩnh Long

Trích sổ chi tiết hàng hóa:

Cộng 88.238 351.179.060 101.123.,5 401.743.440 49.717,2 197.524.300

4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hoá tại Công ty thơng mại Vĩnh Long:

Hiện tại Công ty thơng mại Vĩnh Long đang áp dụng phơng pháp kê khai ờng xuyên Theo phơng pháp này, toàn Công ty đang sử dụng các tài khoản sau:

Hàng ngàyHàng ngày

TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóaTK 632: Giá vốn hàng hoá.

TK 111, 112, 331, 641, 642, 141,

4.1 Kế toán tổng hợp mua hàng:

Tại Công ty thơng mại Vĩnh Long áp dụng hình thức thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Vậy trong phạm vi đề tài này em xin trình bày thuế GTGT theo ph-ơng pháp khấu trừ thuế.

- Khi mua hàng hoá, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, xuất để tiến hành tổng hợp hàng hoá.

- Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toan ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:Nợ TK 1561

Nợ TK 133Có TK 111

Ngày 15/7/2000 Công tythơng mại Vĩnh Long mua thép của Công ty kim khí Quảng ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Ngày 3/7/2000 Công tythơng mại Vĩnh Long mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, kế toán ghi: