Sự khác biệt giữa quản trị trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và quản trị trong lĩnh vực sản xuất

Quản trịdoanh nghiệp là một bộ các quy tắc liên quan đến các chức năng hoạch định, tổ chức, chỉđạo, kiểm soát… và ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả các nguồn lực cơ sởvật chấ

Sự khác biệt giữa quản trị trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và quản trị

trong lĩnh vực sản xuấtI.

Mở bài:

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Quản trị nói chung, dù ở lĩnh vực này hay lĩnh vực khác, cũng là một phần khôngthể thiếu của đời sống và đặc biệt cần thiết khi chúng ta cần thực hiện một loạt nhữnghành động nhằm đạt được một mục tiêu nào đó Những thành phần cơ bản của quản trịluôn hiện diện, dù là khi chúng ta quản trị cuộc đời hay quản lý doanh nghiệp Quản trị làrất cần thiết cả trong quản lý đời sống thường ngày lẫn trong việc điều hành các hoạtđộng của doanh nghiệp Quản trị cuộc đời có nghĩa là nỗ lực để đạt được mục tiêu cánhân của bạn Còn quản trị một tổ chức là phối hợp cùng với một đội ngũ và thông qua

họ, hoàn thành một loạt các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung của tập thể Quản trịdoanh nghiệp là một bộ các quy tắc liên quan đến các chức năng hoạch định, tổ chức, chỉđạo, kiểm soát… và ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả các nguồn lực cơ sởvật chất, tài chính, con người và thông tin nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.Gồm 5 chức năng cơ bản là : hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, điều phối và kiểm soát Tuynhiên, nhóm chúng em nhận thấy hoạch định chính là chức năng cơ bản và quan trọngnhất của quản trị doanh nghiệp

Sau hơn 20 năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước, các doanh nghiệp vừa vànhỏ ở Việt Nam đã có bước phát triển mạnh với số lượng tăng nhanh góp phần vào việcthúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm cho nền kinh tế năng động và hiệu quả hơn,từng bước nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho nhân dân Trong những năm gầnđây, trước sự biến động của nền kinh tế thế giới, một doanh nghiệp muốn thành công,muốn tồn tại và phát triển bền vững đòi hỏi phải biết mình đang làm gì, mình sẽ làm gì vànếu làm như vậy thì kết quả sẽ là gì? Phải có những chiến lược kinh doanh đúng đắn vàhiệu quả Công ty hoạt động mà không có chiến lược ví như một người không xác địnhđược phương hướng trên đường đi, cứ mặc cho đám đông ( thị trường và đối thủ) đẩytheo hướng nào thì dịch chuyển theo hướng đấy Từ đó, ta thấy được tầm quan trọng củahoạch định trong quản trị Công tác hoạch định có một vị trí quan trọng trong sự pháttriển của doanh nghiệp không chỉ trong ngắn hạn mà còn trong dài hạn, vì vậy mà cácdoanh nghiệp không kể lớn bé luôn cần phải chú trọng đến công tác hoạch định của

doanh nghiệp mình Thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt độngkinh doanh sẽ không thể phát triển lâu bền Việc nhận diện được công tác hoạch định ởcác doanh nghiệp hiện nay là rất cần thiết, giúp chúng ta nắm bắt được thực trạng từ đóđưa ra những biện pháp kiến nghị để thực hiện một cách tốt nhất công tác hoạch định này.

2 Mục đích của đề tài:

Vậy, chúng ta hãy tự đặt ra câu hỏi, tại sao những nhà quản trị phải hoạch định?Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hìnhthức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghiđược với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồnlực và thiết lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra Bất kỳ một tổ chức nào trongtương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầunối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quảmong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược

có hiệu quả Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổchức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môitrường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môitrường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai.Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai,thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này Hướngdẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng Mặt khác,nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện cácmục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau Nhờ có hoạch định một tổ chức cóthể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hànhđộng và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn Hoạch địnhgiúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó cóthể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soáttương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khichúng xảy ra Thông thường tổ chức nào không thích nghi được với sự thay đổi của môitrường thì sẽ bị tan vỡ Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết

do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn Hoạchđịnh giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng

3 Giới hạn của đề tài:

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thờiđược coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị Đề tài tập trung nghiêncứu về vấn đề chức năng hoạch định trong quản trị Nhóm tập trung tìm hiểu, phân tích,làm rõ khái niệm hoạch định trong quản trị, từ đó giúp người đọc hiểu được vai trò quantrọng của chức năng Bên cạnh đó, thông qua bài tiểu luận này, nhóm tác giả hy vọng sẽgiúp người đọc hiểu thêm về thực tiễn áp dụng, những thuận lợi, khó khăn cũng như cácbiện pháp khắc phục và thực tiễn áp dụng trong doanh nghiệp hiện nay.

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

- Phân tích: nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thànhtừng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng

- Tổng hợp: liên kết từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệthông lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng

- Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến của các chuyên gia, sử dụng trí tuệ của độingũ chuyên gia để xem xét nhận định bản chất của đối tượng, tìm ra một giải pháp tối ưu

II.

Tổng quan về đề tài :

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản lý, là cơ sở để thực hiện các chức năngcòn lại trên thực tế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và sự phát triển vững bềncủa doanh nghiệp Đây là công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu

để triển khai các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã xác định Chức năng hoạch địnhbao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp đểđạt mục tiêu đó Tất cả các nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thực hiện công táchoạch định Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình nhữnghoạt động cần thiết nhằm đạt được thành công cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn Khi nhàquản lý thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp không thể phát triển lâu bền Trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnhtranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa, thì hoạch định một cách cóhiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn Việc này giúp doanh nghiệp có thể ổn định,đứng vững và phát triển

Chức năng hoạch định đòi hỏi một quản trị viên khi quyết định đề ra một kếhoạch, thì kế hoạch đó phải chứa đựng bốn nguyên lý cơ bản là mục tiêu, hành động, tàinguyên, và thực hiện Một kế hoạch được đề ra mà thiếu một trong những nguyên lý này,

kế hoạch đó không thể thực hiện được, hoặc nếu được, thì cũng chỉ là một kế hoạch “đầuvoi đuôi chuột” Hoạch định được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quảntrị học Đây là công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khaicác hoạt động để đạt mục tiêu đã xác định Chức năng hoạch định bao gồm quá trình xácđịnh mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó Tất cảcác nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thực hiện công tác hoạch định Thông quahoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhằmđạt được thành công cả trong ngắn hạn và dài hạn Khi nhà quản lý thiếu tư duy chiếnlược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không thểphát triển lâu bền Trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như hiện nay và nhất

là trong bối cảnh toàn cầu hóa thì hoạch định một cách có hiệu quả ngày càng trở nênquan trọng hơn Việc này giúp doanh nghiệp có thể ổn định, đứng vững và phát triển.Thông qua bài tiểu luận “Chức năng hoạch định trong quản trị”, nhóm tác giả mong sẽcung cấp thêm kiến thức và hiểu biết về chức năng quan trọng của quản trị này, cũng nhưcách thức để lập ra một kế hoạch hoàn hảo Để từ đó, người đọc có thể áp dụng vào thựctiễn đời sống, giúp ích hơn trong công việc và học tập, tổ chức chỉ có thể tồn tại và pháttriển khi đồng thời thích nghi với sự thay đổi, duy trì được mức độ ổn định cần thiết Tốithiểu hóa với sự rủi ro, bất trắc và xây dựng được một ý thức về kỷ cương nội bộ Hoạchđịnh mang đến những cơ hội tốt hơn để đạt được các mục tiêu đã định như nhận diệnđược thời cơ kinh doanh trong tương lai, dự kiến trước và tránh khỏi những nguy cơ, khókhăn cũng như triển khai kịp thời các chương trình hành động Hoạch định cũng chính lànhững biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó

- Hoạch định có thể được định nghĩa trên phương diện chính thức ( viết ra giấy) hoặc phichính thức ( không viết ra giấy)

- Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, đồng thời đượccoi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị, cung cấp một hệ thống nhậnthức về phương hướng hoạt động của tổ chức như sau:

+ Tổ chức : Phân phối và sắp xếp nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ

+ Lãnh đạo : Hướng dẫn nỗ lực của nguồn nhân lực để đảm bảo mức độ thànhcông của nhiệm vụ cao

+ Kiểm soát : Kiểm soát việc hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện hành động điềuchỉnh cần thiết

- Giúp nhà quản trị chủ động đối phó với các tình huống tốt hơn, khắc phục được nhữnghoạt động thụ động mà có thể dẫn đến những tổn thất cho doanh nghiệp Từ đó đưa ranhững chính sách, biện pháp nhất quán ( không mâu thuẫn, triệt tiêu động lực của nhau)

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗingười trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kếtquả đạt được sẽ cao hơn

- Là cầu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại

- Đối với nhà quản trị, khả năng hoạch định chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánhtrình độ năng lực, nó quyết định việc nhà quản trị có điều hành được hay không

- Cho phép các nhà quản trị phối hợp các nguồn lực với chi phí thấp nhất, mang lại hiệuquả kinh tế cao nhất

Vai trò của hoạch định trong các cấp quản trị:

Về cơ bản, các cấp quản trị trong doanh nghiệp được chia thành: cấp cao (toàn tổchức), cấp trung (phòng chức năng), cấp thấp (phân xưởng/cá nhân) Muốn xây dựng kếhoạch của mỗi cấp phải căn cứ trên kế hoạch của cấp trên gần nhất Tuy nhiên trong nềnkinh tế thị trường, kế hoạch của cấp trên mang tính hướng dẫn hơn là tính bắt buộc Mọi

sự thiên lệch về một phía hoặc quá nhấn mạnh việc bắt buộc hay không bắt buộc đều dẫnđến sự thiệt hại cho nền kinh tế nói chung và doanh nghiệp nói riêng Chính vì thế màhoạch định còn đóng những vai trò rất riêng và quan trọng đối với mỗi cấp quản trị trongdoanh nghiệp

- Ở nhiều công ty, việc hoạch định được đưa xuống các cấp thấp hơn của tổ chức Ở cấpnày, công nhân có khả năng quản trị bản thân mình Họ tự đề ra lịch trình công tác riêng,các mục tiêu lợi nhuận, có quyền đưa ra ý kiến về các quyết định tuyển dụng và sa thải;đặt, mua thiết bị, vật liệu và trong một số trường hợp còn xây dựng cả chiến lược kinhdoanh Tuy nhiên, mô hình này không áp dụng được cho tất cả các công ty, nó chỉ có hiệuquả khi công việc đòi hỏi mức độ phù thuộc lẫn nhau rất cao giữa các công nhân trongmôi trường phức tạp Chính vì thế mà các nhà quản trị cần xem xét một cách thông minh

và kỹ lưỡng để lựa chọn chiến lược phù hợp, thực hiện việc hoạch định dài hạn và cáchoạt động phối hợp khác

*Đối với cấp trung và cấp cao ( nhà tổ chức):

- Những nhà quản trị phải có khả năng xử lý những ý tưởng và thông tin phù hợp, họ phảisuy nghĩ một cách có hệ thống về hiện tại và tương lai, sau đó thông qua việc hoạch địnhtình trạng của tổ chức trong tương lai mà tìm cách cải thiện nếu những nhà quản trị đó cóvai trò tích cực và dẫn đầu trong việc thúc đẩy tổ chức hướng tới tương lai Vì thế, hoạchđịnh chính sách nghĩa là các nhà quản trị phải chủ động và làm cho sự việc xảy ra theochiều hướng mong muốn chứ không phải chỉ phản ứng và để cho sự việc tự xảy ra.Thông qua hoạch định, những nhà quản trị không chỉ phát huy được khả năng trongtương lai, mà tùy theo mức độ hiệu quả của các kế hoạch có thể tăng thêm động lựchoạch định của họ Hành vi hoạch định trau dồi khả năng tư duy của các nhà quản trị khi

họ xem xét những ý tưởng cho tương lai Vì thế mà cả kết quả lẫn hành vi hoạch định đều

có lợi cho tổ chức và những nhà quản trị của nó

2.

Lợi ích và hiệu quả hoạt động của hoạch định:

2.1

Lợi ích của hoạch định:

- Tổ chức chịu áp lực từ nhiều nguồn trong hoạt động của mình Một tổ chức có thể tồntại và phát triển được khi đồng thời thích nghi với sự thay đổi, duy trì được mức độ ổnđịnh cần thiết tối thiểu hóa với sự hỗn loạn và xây dựng được một ý thức về kỷ cương nội

bộ Do đó, trong điều kiện môi trường kinh doanh ngày nay thay đổi rất nhanh chóng,nếu hoạch định tốt sẽ giúp cho nhà quản trị và tổ chức thực hiện những điều sau:

+ Định hướng ưu tiên, cải thiện điểm trọng tâm và sự linh hoạt: đảm bảo các vấn

đề quan trọng được chú ý đầu tiên

+ Cải thiện định hướng hành động: duy trì nhận thức phương hướng theo địnhhướng kết quả

+ Định hướng lợi thế: đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng tạo lợi thế tốt nhất

+ Định hướng thay đổi: dự kiến các vấn đề và các cơ hội sao cho xử trí chúng tốtnhất Chủ động hơn trong việc đối phó với những bất trắc của tương lai, tập trungđược nỗ lực các thành viên trong tổ chức hướng về cùng một mục tiêu

+ Cải thiện sự phối hợp và kiểm soát: dễ dàng hơn trong việc phát hiện các sailệch so với kế hoạch, thực hiện các điều chỉnh cần thiết nâng cao hiệu quả của tổchức hoạt động

2.1.1 Hoạch định và hiệu quả hoạt động:

- Mục đích cuối cùng của công việc hoạch định là đưa ra các mục tiêu và phương pháp cụthể Trong 4 chức năng quản trị, có thể nói hoạch định là chức năng quan trọng nhất, bởi

vì chúng ta không thể tiến hành công việc khi chúng ta không biết muốn đạt được điều gì

và phải làm gì để đạt được

“ Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đang chuẩn bịmột kế hoạch thất bại ” – Crawford H.Greenewalt

- Một hoạch định để được gọi là hiệu quả cần đáp ứng tốt với trước hết 6 yêu cầu sau:

2.2.2 Hoạch định tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị :

- Trong quản trị, khâu hoạch định được ví như bánh lái, quyết định hướng đi của cảdoanh nghiệp, công ty Nhà quản trị - khi ấy là thuyền trưởng – phải vạch được nhiềuphương án nhằm ứng phó thích hợp với nhiều tình huống khác nhau, bởi tính không chắcchắn, luon xoay chuyển của các khả năng là hiển nhiên và không tránh được

- Tính không chắc chắn là do công tác hoạch định dự đoán sự việc sẽ xảy ra ở tương laitrong môi trường có nhiều yếu tố bất lợi, khó dự đoán được hoặc nằm ngoài sự kiểm soátcủa doanh nghiệp Một điều có thể nhìn nhận là một yếu tố bất lợi này đến sẽ tạo tiền đềcho yếu tố bất lợi khác xuất hiện Vì thế, việc hoạch định kĩ càng và có bề sâu – tức là có

hệ thống – là điều không thể coi nhẹ

- Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu

2.2.3 Hoạch định trong việc kết nối nội bộ doanh nghiệp và xác định phương hước phát tiển :

- Hoạch định chỉ ra các biện pháp cho phép khai thác tối đa thế mạnh của doanh nghiệp,tận dụng cơ hội kinh doanh, hạn chế nguy cơ cho doanh nghiệp

- Việc hoạch định lại bị chi phối bởi sự sáng tạo và thuận tình của tập thể Các quyết định

do hoạch định đưa ra phải nhận được sự đồng tình và thông suất của hầu hết các thànhviên trong tổ chức

- Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng phí: Hoạch định cần đưa ra gói biện pháp chophép khai thác tối đa thế mạnh của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu Một khi tập trungvào các mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp có thể hoàn thành công tác với mức hao phí, rủi rothấp nhất có thể Bởi hoạch định là chuẩn bị cho tổ chức vận hành tốt hơn trong ương lai

- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức: Tuy hoạch định

là công tác của cá nhân (nhà quản trị) nhưng mục tiêu của khâu này lại nhằm điều phốinhân lực và tài lực của cả doanh nghiệp vào quy trình làm việc Khi đã hoạch định tốt,nhà quản lí sẽ biết cách phối hợp các cá nhân và bộ phận, triệt tiêu những mâu thuẫn nội

bộ, những cuộc công kích vốn từ lâu đã là mối nguy cho công ty, làm khăng khít mốiquan hệ giữa cá nhân – cá nhân, cá nhân – tổ chức và bộ phận này với bộ phận kia, khiếncông việc trở nên trôi chảy

- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài: Ở thờiđiểm hiện nay, để tồn tại, các doanh nghiệp phải tỏ ra cực kì linh hoạt và ứng biến tốt với

sự thay đổi của môi trường kinh doanh Họ phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức đểnghiên cứu tâm lý khách hàng, đặt mục tiêu sau đó ra sức chiêu dụ khách hàng Ngoàinhân tố khách hàng, còn nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến sự thành công của doanhnghiệp Vì thế khâu hoạch định quyết định sự sống còn của doanh nghiệp trước sự biếnđộng không ngừng của những yếu tố bất lợi Cần xét đến sự sai lệch không nhỏ giữahoạch định và thực tế để từ đó có kế hoạch điều chỉnh, khiến kế hoạch trở nên khả thi,nhưng cần tránh sự thay đổi tùy tiện và liên tục dẫn đến nguy cơ không đạt được mục tiêu

và thất bại là chắc chắn

- Hoạch định thiết lập mục tiêu và vì thế tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra Bởinếu các thành viên không chắc chắn họ đang làm gì, đang cố gắng đạt được điều gì thì họkhông thể xác định được họ có đạt được nó hay không Như thế sẽ gây ra sự mất phươnghướng trong kinh doanh

III Quá trình cơ bản và công cụ kĩ thuật của hoạch định

1 Quá trình cơ bản của hoạch định:

- Về tổng quát, hoạch định phải luôn gắn liền với sứ mệnh, mục tiêu, kế hoạch hành độngcủa doanh nghiệp Hoạch định chính là cơ sở đảm bảo cho sự tồn tại lâu dài của doanhnghiệp

- Hoạch định cần phải tập trung vào các mục tiêu, xác định các kết quả mong muốn đạtđược cụ thể Những mục tiêu được xác định tốt sẽ thúc đẩy bạn đạt được các công việcquan trọng, không bị lãng phí thời gian và nguồn lực cho những công việc không quantrọng

- Khía cạnh hành động của quá trình hoạch định đòi hỏi phải xây dựng một kế hoạchhành động thực sự, cụ thể và phải đưa ra được các bước hành động cần thực hiện để hoànthành mục tiêu

- Để hiểu rõ quá trình hoạch định, chúng ta xem xét quá trình này gồm 5 bước cơ bảnsau:

+

Bước 1: Xác định các mục tiêu: Là xác định các kết quả mong muốn một cách

cụ thể Mục tiêu là nền tảng và là nội dung quan trọng đầu tiên của hoạch định.Công tác hoạch định bắt đầu với những quyết định về những gì mà tổ chức hoặcđơn vị phải làm và muốn đạt đến Nếu không xác định rõ ràng mục tiêu, tổ chức sẽphân tán tài nguyên trên một diện rộng và không tập trung để hoàn thành nhữngđiều cụ thể

- Kỹ thuật phân tích SWOT

- Hoạch định – thúc đẩy sự đổi mới

- Sự thay đổi nhanh chóng của môi trường, làm cho kế hoạch khó khăn hơn

- Một số nhà quản trị xem xét kế hoạch là không cần thiết

- Áp lực công việc hằng ngày của quản trị, làm cho sự tập trung chú ý của nhà quản trịkhông theo kế hoạch, ngay cả khi họ cảm thấy kế hoạch có lợi

- Sự yếu kém về mặt kiến thức và kỹ năng lập kế hoạch của nhà quản trị

- Việc lập kế hoạch hiệu quả có thể bị cản trở nếu các chuyên gia chiếm ưu thế, dẫn tớiviệc nhà quản trị ít tham gia để thực hiện kế hoạch

3.2.

Các biện pháp để làm giảm những trở ngại tiềm tàng:

- Sự hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình lập kế hoạch của các nhà quản trị cấp cao, cam kếttham gia và duy trì sự quan tâm đến việc thực hiện kế hoạch

- Thành lập những bộ phận hoạch định chuyên biệt, hỗ trợ nhà quản trị cấp cao phát triểncác thành phần kế hoạch khác nhau.

- Nhà quản trị phải xem xét các kế hoạch thường xuyên, đặc biệt là hoạch định trong cácmôi trường thay đổi nhanh chóng

IV

Phân loại hoạch định:

Có nhiều căn cứ để phân loại hoạch định,ở đây căn cứ theo thời gian để chia hoạchđịnh làm hai loại là hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp

1.

Hoạch định chiến lược:

- Hoạch định chiến lược là một quy trình xác định các định hướng lớn cho phép doanhnghiệp thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh của mình Xác định mục tiêu vàcác việc lớn cần làm trong thời gian dài với các giải pháp lớn mang tính định hướng đểđạt tới mục tiêu trên cơ sở khai thác và sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có và có thể có.Đây là nhiệm vụ mà người quản trị viện cấp cao phải trực tiếp thực hiện và quyết định( với sự hỗ trợ của bộ máy kỹ năng), dược chuẩn bị kĩ càng và xét duyệt thận trọng để cógiá trị lâu dài ( chỉ điều chỉnh khi có sự thay đổi lớn về môi trường) Trong thực tiễn mộtdoanh nghiệp có ý đồ phát triển lâu bền cần xây dựng các chiến lược sau:

+ Chiến lược ổn định: Hầu như không thay đổi trong suốt thời gian doanh nghiệptồn tại với môi trường ít biến động và khả năng quản lý nhất định Đây là loạichiến lược mang tính duy trì củng cố, hạn chế tham vọng Trên thực tế việc theođuổi chiến lược này không phải lúc nào cũng dễ dàng bởi lẽ tâm lí thông thườngcủa các nhà doanh nghiệp luôn bị hấp dẫn bởi những công việc sáng tạo và pháttriển

+ Chiến lược phát triển: Tính đến sự gia tăng mở rộng về nhiều yếu tố: Doanh thu,quy mô hoạt động, thị phần, sản phẩm, phương thức, dịch vụ,…Với sự phát triểncủa thị trường, nhu cầu của xã hội và tiềm năng của doanh nghiệp, chiến lược này

có thể thực hiện với tầm nhìn va bản lĩnh của nhà quản trị

+ Chiến lược kết hợp điều hòa: Thực hiện đồng thời một chiến lược kể trên đạtmục tiêu, giữ vững hoặc hạn chế mục tiêu khác trong cùng thời gian

2.

Hoạch định tác nghiệp:

- Xác định mục tiêu có tính ngắn hạn hơn ( có chỉ tiêu định hướng), xây dựng dự án và kếhoạch, đề ra các biện pháp để tổ chức thực hiện trên cơ sở các nguồn lực có thể dự tínhtương đối sát và có tính khả thi cao Hoạch định tác nghiệp là cơ sở trực tiếp điều hànhcác hoạt động diễn ra hàng ngày, do quản trị viên cấp cơ sở đưa ra Có thể coi hoạch địnhtác nghiệp là việc định ra chiến thuật để thực hiện từng bước chiến lược hoặc còn gọi là “

Kế hoạch hành động” Kế hoạch được phân loại theo mức độ sử dụng của chúng, nhìnchung có 2 loại kế hoạch:

+ Kế hoạch đơn dụng: Kế hoạch sử dụng nhằm mục đích để đạt được mục tiêu cụthể mà một khi đạt tới sẽ không còn tính chất lặp lại Gòm có 3 loại kế hoạch đơndụng:

+ Chương trình: là một kế hoạch toàn diện phối hợp các hoạt động và mục tiêukhông định kỳ, liên quan tới các đơn vị và các dự án khác nhau của doanh nghiệp.+ Dự án: là kế hoạch phối hợp các hoạt động trong phạm vi giới hạn không cầnphải chia ra các phần chính để đạt mục tiêu định kỳ Dự án thường là một trongnhiều phần của chương trình cụ thể

+ Ngân sách: là bản tường trình tài nguyên tiền bạc được giành cho những hoạtđộng cụ thể trong một thời gian nhất định Đây là những công cụ chủ yếu kiểm trahoạt động của một xí nghiệp và cũng là phần quan trọng trong những chương trình

và dự án

- Kế hoạch thường xuyên: Được xây dựng để hướng dẫn mục tiêu theo định kỳ và nóthường được chuẩn hóa và có tính chất lặp lại Với kế hoạch thường trực, nhà quản trị cóthể tiết kiệm được thời gian đưa ra quyết định với những tình huống giống nhau Có 3loại kế hoạch thường xuyên chủ yếu:

+ Chính sách: truyền thông những hướng dẫn tổng quát cho việc ra quyết định vàthực hiện những hành động trong một bối cảnh cụ thể Chỉ ra những hạn chế quantrọng và phác thảo những hàn động mong muốn

+ Quy trình: xác định như là nguyên tắc mô tuýp hành động cần được thực hiệntrong một tình huống cụ thể; cung cấp chi tiết, hướng dẫn từng bước trong thựchiện

+ Quy định: là những tuyên bố cụ thể để thực hiện hoặc không thực hiện trong mộttình huống nhất định; không xác định các bước thực hiện, nó chỉ xác định những

gì phải được thực hiện hay không được thực hiện; không có tính linh hoạt và phảituân thủ nghiêm ngặt khi thực hiện

V

Mục tiêu của hoạch định:

1.

Khái niệm mục tiêu:

- Khái niệm hoạch định như đã đề cập ở trên là chức năng đầu tiên và hết sức quan trọngcủa quản trị liên quan đến việc xác định mục tiêu và các biện pháp nhằm đạt dến các mụctiêu của tổ chức Mục tiêu vừa là đối tượng vừa là kết quả của quá trình hoạch định Mụctiêu là những mong đợi trong tương lai hay kết quả mong đợi mà doanh nghiệp muốn đạt

được Nó mang tính định lượng và được triển khai thực hiện trong một khoảng thời giannhất định.

- Mục tiêu là phương tiện để thực hiện sứ mạng củua tổ chức Qua thời gian các mục tiêu

có khuynh hướng tịnh tiến đến việc thực hiện các sứ mạng của tổ chức Nó chính là để trảlời cho câu hỏi “ Doanh nghiệp tồn tại để làm gì?” Nhiều nhà quản trị đã nhầm lẫn khi sửdụng thuật ngữ “ mục tiêu” và “ mục đích” Để phân biệt chúng cần dựa vào bối cảnh,phạm vi rộng hay hẹp hoặc một thời gian dài hay ngắn của những mong đợi

2.

Vai trò mục tiêu:

- Mục tiêu là một yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định:

+ Mục tiêu mang tính thách thức, nó là sự thúc đẩy để tạo ra những nỗ lực tích cựccủa nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.+ Mục tiêu sẽ làm rõ những kì vọng của doanh nghiệp Điều đó nghĩa là với mụctiêu được xác lập, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ có ý tưởng rõ ràng vềnhững kết quả dự kiến chủ yếu Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động cóđịnh hướng

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm soát bằng việc cung cấp các tiêuchuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thực hiện, qua đó có thể tiến hànhcác hành động điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết Nó sẽ trợ giúp các nhân viên đolường, đánh giá sự phát triển của mình và cũng giúp cho nhà quản trị kiểm soáthoạt động của doanh nghiệp

3.

Phân loại mục tiêu:

- Để cho việc thiết lập mục tiêu được thuận tiện, người ta thường chia mục tiêu ra nhiềuloại dựa trên những căn cứ khác nhau Sau đây là một số loại mục tiêu được sử dụngtương đối phổ biến trong công tác hoạch định:

+ Căn cứ vào thời gian: mục tiêu dài hạn, thường là trên 5 năm; mục tiêu ngắnhạn, từ 1 năm đến 5 năm; mục tiêu ngắn hạn dưới hoặc bằng 1 năm Tuy nhiêncách phân chia này chỉ mang tính tương đối, phụ thuộc vào từng quan điểm củanhà quản trị

+ Căn cứ vào tính chất mục tiêu: mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu ổn định, mục tiêusuy giảm

+ Căn cứ theo cấp độ quản lí: mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu của các bộphận chức năng, các thành viên trong tổ chức

+ Căn cứ theo bản chất: mục tiêu kinh tế, mục tiêu chính trị, mục tiêu xã hội,…

4.

Các yêu cầu của một mục tiêu được thiết lập tốt:

- Trong kinh doanh hiện đại, các nhà quản trị thường đề ra 5 tiêu chí, áp dụng nguyên tắc

“ SMART”, cụ thể như sau: