Đang tải... (xem toàn văn)
dung của văn bản đến; căn cứ chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho tổ/bộ phận hoặc cá nhân trong đơn vị để cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và[r]
(1)QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Thực hiện: Nguyễn Văn Đức Chuyên viên PGD&ĐT Phú tân
(2)1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến
a) Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ mỏi nguồn, nhân viên văn thư (hoặc chuyên viên phân công tiếp nhận văn bản) đơn vị phải
kiểm tra sơ tính pháp lý văn
Đối với văn đến chuyển qua máy fax
hoặc qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn v.v ;
trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời
(3)b) Văn đến phải đăng ký tập trung văn thư đơn vị.
Tất văn đến đơn vị phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết)
Đối với fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; văn đến chuyển qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng
giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn
(4)c) Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn bản.
Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác;
khơng viết bút chì, bút mực đề; khơng viết tắt từ, cụm từ
không thông dụng
(5)2 Trình chuyển giao văn đến
a) Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người có thẩm quyền
xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải
Người có thẩm quyền, vào nội
(6)b) Văn đến chuyển giao
cho tổ/bộ phận cá nhân giải quyết vào ý kiến người có thẩm quyền.
(7)3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến
a) Khi nhận văn đến,
Trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời theo thời hạn cơ quan cấp quy định theo quy định cụ thể trường;
(8)b) Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định quan cấp trên quy định trường phải được theo dõi, đôn đốc thời hạn giải quyết
Nhân viên văn thư (hoặc chuyên viên phân cơng tiếp nhận văn bản) có nhiệm vụ theo dõi tổng số văn đến;
Văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải
(9)(10)