giao trinh word rat hay

Sau khi më ®−îc tÖp chøa danh s¸ch kh¸ch mêi, cã thÓ nhÊn Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Mail Merge Helper vµ sö dông thanh c«ng cô Mail merger ®Ó chÌn c¸c tr−êng tin cÇn thiÕt lªn tµi liÖu:[r]

Phần 1: Microsoft word

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải

nshai@moet.edu.vn

Trung tâm tin học Bộ Giáo dục đào tạo – Bài mở đầu

Giíi thiƯu phÇn mềm Microsoft Winword

Soạn thảo văn công việc đợc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nh nhu cầu cá nhân

T tha xa xa ng−ời biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn đ−ợc in đến giấy Các công việc dịch chuyển văn bản, nh− kỹ soạn thảo văn cịn thơ sơ, đơn giản Để tạo đ−ợc văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (khơng nh− máy tính bây giờ, hầu nh− học soạn thảo đ−ợc cách rõ ràng) Soạn thảo nh− vậy, cịn in ấn có vơ khó khăn Đó ngày x−a, mà cơng nghệ thơng tin ch−a phát triển

Ngày nay, mà công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngày, tốn, khó khăn ng−ời đ−ợc máy tính hố, việc soạn thảo văn máy tính trở thành cơng việc bình th−ờng cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính đ−ợc sử dụng rộng rãi Microsoft Word hãng Microsoft hay gọi phần mềm Winword

Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt đ−ợc tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn nh− lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm nh− sau:

1 - Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng;

2 - Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với cơng nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn đ−ợc nhiều ngồi hình ảnh âm lên tài liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v

3 - Có thể kết xuất, nhập liệu d−ới nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu

4 - Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, nh− mạng Internet

2 Cách khởi động

Có nhiều cách khởi động đ−ợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động:

C¸ch 1: Chän lƯnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word

bất kỳ chỗ nào: tác vụ (task bar), hình Windows, vv

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn bn va ch nh

3 Môi trờng làm việc

Sau khởi động xong, hình làm việc Word th−ờng có dạng nh− sau:

Thờng môi trờng làm việc Word gồm thành phần chính:

1 - Ca s son tho tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ đ−ợc in máy in sử dụng lệnh in

2 - Hệ thống bảng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn

3 - Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến cơng cụ Drawing để làm việc

4 - Th−ớc kẻ: gồm th−ớc (ruler) bao viền trang văn Sử dụng th−ớc bạn điều chỉnh đ−ợc lề trang văn bản, nh− thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan

5 - Thanh tr¹ng thái: giúp bạn biết đợc vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v

4 Tạo mét tµi liƯu míi

Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải đ−ợc cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Th−ờng tệp tài liệu bạn đ−ợc cất vào th− mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thông số làm việc với Word

HƯ thèng b¶ng chän HƯ thèng công cụ Thớc kẻ

Thanh trạng thái

- Më mơc chän File | New ; hc

- Nhấn nút New công cụ Standard; hc

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Ghi tài liệu lên đĩa

Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: - Mở mục chọn File | Save ;

hc

1 - Nhấn nút Save công cụ Standard; hoặc

1 - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra:

Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xt hiƯn, cho phÐp ghi tµi liƯu nµy bëi mét tƯp tin míi:

Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu

Nếu tài liệu bạn đ−ợc ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi tài liệu đ−ợc ghi lại lên đĩa

Bạn nên thực thao tác ghi tài liệu vừa th−ờng xuyên soạn tài liệu, để tránh liệu gặp cố điện, hay trục trặc máy tính

6 Mở tài liệu đ∙ tồn đĩa

Tài liệu sau soạn thảo Word đ−ợc l−u đĩa d−ới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word có đĩa, bạn chọn cách sau đâu:

1 - Më môc chän File | Open; hoặc

1 - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện:

Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối nhấn nút lệnh để tiếp tục Tệp tài liệu đ−ợc mở hình Word

Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tài liệu làm việc gần cách mở mục chọn File nh− sau:

Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở Thoát khỏi môi trờng làm việc

1 - Më môc chän File | Exit hoặc

1 - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4

Nhấn chuột lên tệp tài liệu cần mở ! Chơng 1:

soạn thảo 1.1 Một số thao tác soạn thảo

1.1.1 Nhập văn

Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thông th−ờng l−ợng văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận đ−ợc nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu

a Sư dơng bé gâ tiÕng ViƯt

Ban đầu, máy tính ch−a có bảng mã tiếng Việt mà có bảng mã chuẩn ASCCI Bảng mã bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, phím số số ký hiệu đặc biệt)

§Ĩ đa đợc tiếng Việt sử dụng máy tính, nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt phông chữ tiếng Việt ®i kÌm

HiƯn cã kh¸ nhiỊu c¸c bé gõ tiếng Việt đợc sử dụng nh: VNI- đợc sử dụng rộng rÃi phía Nam, VietWare- đợc sử dụng nhiều miền Trung ABC, Vietkey đợc sử dụng rộng rÃi Bắc

Do mi ni sử dụng gõ riêng (bảng mã tiếng Việt khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn Mới Chính phủ khuyến cáo sử dụng gõ phông chữ Unicode Với hệ thống việc trao đổi thông tin trở nên đơn giản nhiều Tuy nhiên nó gặp phải số khó khăn tính t−ơng thích với hệ thống phần mềm cũ máy tính khơng cao Tất nhiên, Unicode giải pháp tiếng Việt t−ơng lai

Phần mềm tiếng Việt chúng tơi giới thiệu giáo trình ABC Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải đ−ợc gài đặt phần mềm để có đ−ợc gõ phơng chữ kèm

Khi hình bạn xuất biểu t ợng: − bạn gõ đ ợc tiếng Việt Nếu biểu t ợng xuất chữ E − − (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu t ợng lần nhấn tổ hợp phím nóng − Alt + Z để chuyển chế độ gõ tiếng Việt Qui tc gừ ting Vit nh sau:

Gõ Đợc chữ G

õ Đợc dấu

aa â f huyền

aw ă s sắc

oo ô r hái

ow ¬ x ng·

w − j nỈng

Mn gâ tõ: Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Nam Bạn phải bật tiếng Việt gõ lên tài liệu nh sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

* NÕu gâ z, tõ tiÕng ViƯt sÏ bÞ bá dÊu b Sư dơng bµn phÝm

Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông th−ờng để soạn thảo tài liệu nh− là:

1 - Các phím chữ a, b, c, z; - Các phím số từ đến 9; - Các phím dấu: ‘,><?[]{}…

4 - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa số dấu;

5 - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa chữ th−ờng; - Sử dụng phím ↵ Enter để ngắt đoạn văn bản;

7 - Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab; - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;

9 - Sử dụng phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển trỏ tài liệu;

10- Sử dụng phím Page Up Page Down để dịch chuyển trỏ đầu cuối trang hình;

11- Phím Home, End để đ−a trỏ đầu cuối dịng văn bản; 12- Phím Delete để xoá ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ;

13- Phím Backspace để xố ký tự đứng kề tr−ớc điểm trỏ 1.1.2 Thao tác khối văn

Mục cung cấp kỹ thao tác khối văn bao gồm : chép, cắt dán, di chuyển khối văn Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn

a Sao chÐp

Sao chép khối văn trình tạo khối văn từ khối văn có sẵn Ph−ơng pháp đ−ợc áp dụng bạn cần phải gõ lại đoạn văn giống hệt gần giống với một đoạn văn có sẵn tài liệu mặt nội dung nh− định dạng (chúng ta tìm hiểu khái niệm định dạng phần tiếp theo) Cách lm nh sau:

Bớc 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn cần chép Để lựa chọn khối văn bạn làm nh sau: - Di chuột khoanh vùng văn cần chọn;

hoặc

1 - Dùng phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn Chọn đến đâu bạn thấy văn đ−ợc bơi đen đến

- Më mơc chän Edit | Copy ; hc

1 - Nhấn nút Copy công cụ Standard; hoặc

- NhÊn tỉ hỵp phÝm nãng Ctrl + C;

B−ớc 3: Dán văn chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm nh− sau:

Đặt trỏ vào vị trí cần dán văn bản, lƯnh d¸n b»ng mét c¸c c¸ch sau: - Më mơc chän Edit | Paste ;

hc

1 - Nhấn nút Paste công Standard; hc

1 - NhÊn tỉ hợp phím nóng Ctrl + V

Bạn thấy đoạn văn đợc dán vào vị trí cần thiết Bạn thực nhiều lệnh dán liên tiếp, liệu đợc dán liƯu cđa lÇn lƯnh Copy gÇn nhÊt

b Di chuyển khối văn

Vi phng phỏp chép văn bản, sau chép đ−ợc đoạn văn đoạn văn cũ tồn vị trí Nếu muốn chép đoạn văn nơi khác đoạn văn cũ đ−ợc xoá (tức di chuyển khối văn đến vị trí khác), ph−ơng pháp giúp làm điều Có thể thực theo hai cách nh− sau:

C¸ch 1:

Bớc 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển;

Bớc 2: Ra lệnh cắt văn cách sau: - Më môc chän Edit | Cut ;

1 - Nhấn nút Cut công cụ Standard;

1 - NhÊn tỉ hỵp phÝm nãng Ctrl + X

Văn chọn bị cắt đi, chúng đ−ợc l−u nhớ đệm (Clipboard) máy tính

B−ớc 3: Thực lệnh dán văn (Paste) nh− giới thiệu vào vị trí định tr−ớc Cách 1:

B−ớc 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn chọn thả lên vị trí cần di chuyển đến Ph−ơng pháp gọi kéo – thả (drag and drop)

1.1.3 ThiÕt lËp Tab

Tab công cụ đợc sử dụng nhiều việc nhập văn Ngoài khả dịch chuyển điểm trỏ theo bớc nhẩy, mục giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo văn hiển thị dới dạng cột

Bi toỏn t ra: tạo bảng liệu nh− sau: STT Họ v tờn a ch

Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du

Dơng Quốc Toản 23/10 Nguyễn TrÃi Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn TrÃi Các bớc làm nh sau:

Bớc 1: Định nghĩa khoảng cách cho cột bảng hộp thoại Tab nh sau: Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuÊt hiÖn:

1 - Hộp Default tab stops: để thiết lập b−ớc nhẩy ngầm định Tab Hình b−ớc nhẩy ngầm định 0.5 cm (tức nhần phím Tab, trỏ dịch đoạn 0.5 cm hình soạn thảo) Bạn thay đổi giá trị b−ớc nhảy ngầm định Tab hình soạn thảo Word cách gõ giá trị số ( đơn vị cm) vào hộp này;

2 - Bảng có cột, cột đ−ợc bắt đầu vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn mà ta phải thiết lập sau Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ tên cách lề trái cm, cột Địa cách lề trái cm Khi phải thiết lập thông số hộp thoại Tab nh− sau:

Cuối nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho cột sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab chọn; nút Clear All - để xố bỏ tồn điểm tab thiết lập hộp thoại)

B−ớc 2: Cách sử dụng điểm Tab vừa thiết lập để tạo bảng liệu:

Khi trỏ nằm đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập liệu cột STT Nhập xong nhấn Tab, trỏ chuyển đến vị trí tab (vị trí cột họ tên) nhập tiếp liệu Họ tên Nhập xong nhấn Tab để nhập liệu cột Địa Làm t−ơng tự với dòng tiếp theo, bạn tạo đ−ợc bảng liu nh yờu cu trờn

Đặc biệt, cần dùng chuột xử lý thớc kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn thiết lập điều chỉnh điểm tab nh vừa Cách làm nh sau:

Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách 1cm, lề giữa), nhấn chuột trái lên vị trí cm th−ớc kẻ nằm ngang Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đ−ợc thiết lập nh−

sau:

Muốn thay đổi lề cho điểm tab (Center), lm nh sau:

Nhấn kép chuột lên điểm tab võa thiÕt lËp, hép tho¹i Tab xt hiƯn TiÕp theo chọn lề cho điểm tab chọn hộp thoại mục Alignment Center

Tiếp theo nút Set để thiết lập T−ơng tự, tạo tiếp điểm tab cho cột Họ tên cột Địa

Muốn xoá bỏ điểm tab đó, việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) khỏi th−ớc kẻ

1.2 Các kỹ định dạng văn

Nhập văn bao gồm thao tác để gõ đ−ợc văn lên tài liệu Còn định dạng văn bao gồm thao tác giúp bạn làm đẹp văn theo ý muốn

1.2.1 Định dạng đơn giản

Giúp bạn có đ−ợc kỹ định dạng văn đầu tiên, đơn giản nh− là: phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề v.v

H·y gõ đoạn văn sau:

Mu bn nh dạng a Chọn phơng chữ

§Ĩ chän phông chữ cho đoạn văn trên, hÃy làm nh sau: Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

B−íc 2: Dïng cht bÊm lªn hép Font trªn công cụ Standard Một danh sách kiểu phông ch÷ xt hiƯn:

Bạn chọn kiểu phù hợp Ví dụ, sau chọn kiểu phơng VnTimeH, đoạn văn chọn có dạng:

Chän Center

Nhấn Set để thit lp

b Chọn cỡ chữ

Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn trên, hÃy làm nh sau: Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

B−íc 2: Dïng cht bÊm lªn hép Size công cụ Standard Một danh sách cỡ chữ xuất cho phép chọn lựa Hoặc gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size

Ví dụ: sau chọn cỡ chữ 18 (lúc đầu cỡ 14), đoạn văn trở thành: Mẫu văn định dạng

c Chän kiểu chữ

Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ béo, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho đoạn văn trên, hÃy làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

B ớc 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ công cụ Standard: : Kiểu chữ béo (phím nóng Ctrl + B)

Mẫu văn định dạng

: Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I)

Mẫu văn định dạng

: Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U) Mu bn nh dng

Mặt khác thiết lập văn tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa béo, vừa nghiêng vừa có gạch chân nh là:

- Bn cú th bm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + F để gọi nhanh bảng chọn phơng chữ;

- Víi gõ Vietkey ABC, phông chữ có tên bắt đầu dấu chấm (.) phông chữ tiếng ViƯt VÝ dơ: vnTime, vnArial, vnTimeH;

Bạn bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + P để định vị nhanh đến hộp thiết lập cỡ chữ

Mẫu văn định dạng

Mẫu văn định dạng

Mẫu văn định dạng d Chọn màu chữ

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn trên, hÃy làm nh sau: Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn trên;

Bớc 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color công cụ Standard Một bảng màu xuất cho phép chọn lựa:

Bạn chọn loại màu phù hợp cách nhấn chuột lên màu cần chọn Ngồi ra, bạn chọn mẫu màu độc đáo nhấn nút :

ThỴ Standard cho phép chọn màu có sẵn chọn;

Bạn chọn màu bảng điểm màu, đồng thời điều chỉnh đ−ợc tỷ lệ màu đơn gam màu (Red- tỷ lệ màu đỏ; Green- tỷ lệ màu xanh cây; Blue- tỷ lệ màu xanh da tri)

e Chọn màu văn

Để chọn màu cho đoạn văn trên, vÝ dô nh−:

Mẫu văn định dạng lm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn trên;

Bớc 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light công cụ Standard Một bảng màu xuất cho phép chọn lựa:

Có thể chọn loại màu phù hợp cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn Nếu chọn None-tơng đơng việc chọn màu trắng

f Hép tho¹i Font

Ngồi tính định dạng trên, hộp thoại Font cung cấp tính định dạng đặc biệt Để mở hộp thoại Font, kích hoạt mục chọn Format | Font

Thẻ Font: Cho phép thiết lập định dạng phông chữ nh− trình bày trên, ví dụ: - Hộp Font- cho phép chọn phông chữ;

1 - Hép Font style- chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thờng; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold kiểu chữ béo; Bold Italic – kiĨu võa bÐo, võa nghiªng;

1 - Hép Size- chän cì ch÷;

2 - Font color- chän màu cho chữ;

2 - Hp Underline style: chọn kiểu đ−ờng gạch chân (nếu kiểu chữ chọn underline) - Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn chọn chúng

vµ xem thĨ hiƯn ë môc Preview

Thẻ Text Effect: cho phép thiết lập số hiệu ứng trình diễn sôi động cho đoạn văn Hãy chọn kiểu trình diễn danh sách Animations: xem tr−ớc kết thu đ−ợc hộp Preview 1.2.2 Định dạng đoạn văn

ở mục 1.2.1 làm quen với thao tác định dạng văn cho vùng văn đ−ợc chọn (đ−ợc bơi đen) Trong phần này, tìm hiểu cách định dạng văn đoạn văn

Mỗi dấu xuống dòng (Enter) tạo thành đoạn văn Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn văn đoạn đó, mà cần đặt điểm trỏ đoạn cần định dạng

Để mở tính định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format | Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện:

Mục Aligment: chọn kiểu lề cho đoạn: - Justified – lề trái lề phải; - Left – lề trái

3 - Right – lề bên phải

4 - Center lề trái phải

Mục Indentation: thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang: - Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái trang văn bản; - Right- khoảng cách từ lề phải đoạn đến lề phải trang văn

Ngầm định, hai khoảng cách - Trong mục Special chọn:

1 • First line: thiết lập độ thụt dịng dòng đoạn vào mục By: Đây ví dụ đoạn văn thiết lập độ thụt đầu dòng (First line) so với dòng tiếp theo đoạn khoảng cách 0.5 cm

• Hanging: để thiết lập độ thụt dịng dịng thứ trở đoạn so với dòng khoảng cách đ−ợc gõ vào mục By:

2 - Đây ví dụ đoạn văn thiết lập độ thụt dòng thứ trở đi (Hanging) so với dòng đoạn khoảng cách 0.5 cm

3 • None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng đoạn

Đây ví dụ đoạn văn khơng thiết lập chế độ thụt đầu dịng đoạn (None) - Nếu mục Special First line, thiết lập độ thụt dòng dòng đoạn

4 - Mơc Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c khoảng cách dòng:

5 - Before khoảng cách dòng dòng đoạn tới dòng cuối đoạn văn nó;

6 - After- để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối đoạn với dòng đoạn sau nó;

7 - Line Spacing - để chọn độ dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng (Single); Màn hình Preview cho phép xem tr−ớc kết định dạng đoạn vừa thiết lập

Nhấn Ok để chấp nhận thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn chọn; trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm

1.3 ThiÕt lËp Bullets vµ numbering

Phần h−ớng dẫn cách thiết lập loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) cách đánh số mục (Numbering) cho tiêu đề tài liệu word

1.3.1 ThiÕt lËp Bullets

Để đánh dấu đầu dòng đoạn văn bản, làm theo b−ớc sau đây:

B−ớc 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dịng kích hoạt tính đánh dấu đầu dịng cách mở mục chọn: Format | Bullets and Numbering , hộp thoại sau xuất hiện:

Bớc 2: Thiết lập thông tin dấu đầu dòng ë thỴ Bulleted nh− sau:

1 Dïng cht nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn sử dụng kiểu bullet chọn hình trên);

Chọn loại bullet nhấn OK để hồn tất

Có thể nhấn nút Customize để thực vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet chọn:

- Có thể chọn lại kiểu bullet danh sách Bullet character; - Nhấn nút Font để chọn loại phông chữ cho bullet;

2 - Nhấn nút Bullet để chọn bullet ký tự đặc biệt (Symbol);

3 - Mục Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép lề bên trái tài liệu; - Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn (text) tới mép lề trái tài liệu Nút lệnh Bullet công cụ chuẩn giúp bạn thiết lập nhanh bỏ thiết lập định dạng đánh dấu đầu đoạn văn

1.3.2 ThiÕt lËp Numbering

Để đánh số mục cho tiêu đề tài liệu, làm theo b−ớc sau đây:

B−ớc 2: Thiết lập thông tin đánh số mục thẻ Numbered nh− sau: Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số mục muốn thiết lập ;

2 Nút Customize , để định dạng cho số mục hộp thoại sau:

ý nghÜa c¸c mục tin hộp thoại nh sau:

0 - Nút Font, cho phép chọn kiểu phông chữ cho sè chØ môc;

1 - Mục Start at: để chọn mục cần đánh số: chọn 1, thực đánh mục 1, 2, ; nh−ng chọn đánh số từ trở 5, 6, ;

2 - Mục Number position để thiết lập vị trí mục đoạn văn bản; - Text position để thiết lập khoảng cách văn so với mép lề trang tài liệu 1.4 Soạn thảo cơng thức tốn học

Để soạn thảo đ−ợc cơng thức tốn học, máy tính bạn phải đ−ợc cài đặt Microsoft Equation 3.0 với Microsoft Office Cách soạn thảo cơng thức tốn học đ−ợc tiến hành nh− sau:

B−íc 1: Chän mét vị trí tài liệu, nơi chèn công thức toán học vào;

Dùng chuột chọn mục Microsoft Equation 3.0 (nh hình trên), nhấn OK Thanh công cụ Equation hộp soạn thảo công thức xuất hiện:

1 - Hộp soạn thảo công thức, nơi để soạn thảo cơng thức tốn học

2 - Thanh công cụ Equation chứa nút lệnh cho phép chọn mẫu công thức ký tự, ký hiệu, phần tử công thức toán học

Bớc 3: Soạn thảo công thức: Đơn giản cách chèn mẫu công thức xây dựng các thành phần công thức

1.5 Chia văn thành nhiều cét

Microsoft Word cung cấp tính Columns giúp ng−ời dùng dễ dàng chia văn thành nhiều cột (giống nh− định dạng trang báo tạp chí) Mỗi đoạn văn đ−ợc chia thành cột có độ rộng khác Trên cột, thực chèn thơng tin nh−: bảng biểu, hình vẽ, nh− thao tác trang tài liệu bình th−ờng

Thanh cơng cụ để soạn thảo công thức Hộp soạn thảo công thức toán học

Nút lệnh Numbering công cụ chuẩn giúp bạn thiết lập nhanh bỏ thiết lập định dạng đánh mục đầu on bn

1.5.1 Chia cột văn

Bớc 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn cần chia làm nhiều cột;

Thiết lập thông số cho hộp thoại Columns với ý nghĩa nh sau: - ý nghÜa c¸c hép chän ë mơc Presets nh− sau :

One - cét; Two - cét; Three - cét;

Left - chia văn thành cột, cột bên trái có chiều rộng nửa cột bên phải; Right - chia văn thành cột, cột bên phải có chiều rộng nửa cột bên trái;

1 - B¹n cã thĨ thiÕt lËp sè cét cần tạo nhiều cách gõ số cột vµo mơc Number of Columns;

2 - Mục Width and Spacing: cho phép thiết lập thông số chiều rộng khoảng cách cột Bạn dùng chuột (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng cột t−ơng ứng đ−ợc thay đổi (hãy nhìn hình mục Preview để xem tr−ớc kết quả) Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing

3 - Khoảng cách hai cột kề đ−ợc thay đổi mục Equal columns width đ−ợc chọn (checked)- độ rộng cột khoảng cách cột Muốn thay đổi độ rộng cột khoảng cách cột khác nhau, bỏ chọn mục Khi đó, điều chỉnh độ rộng khoảng cách hai cột cách trực tiếp

4 - Hãy quan sát mục Col #: để biết đ−ợc cột cần điều chỉnh không quên xem hộp Preview để nhìn thấy tr−ớc đ−ợc kết đạt đ−ợc

0 - Mơc Apply to: cho biÕt ph¹m vi văn chia thành cột

+ Nếu chọn Seleted Text chia cột cho văn đ−ợc chọn (bôi đen)

+ NÕu chän Whole Document, toàn trang văn đợc chia cét theo thiÕt lËp nh− trªn

1.5.2 Sửa lại định dạng

Để sửa lại định dạng cột chia, làm theo b−ớc

B−ớc 2: Kích hoạt menu Format | Columns , Hộp thoại Columns xuất cho phép chỉnh sửa thông số cột chia

1.6 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn

Tính DropCap word giúp tạo kiểu chữ lớn cho đoạn văn 1.6.1 Cách tạo

Để tạo chữ lớn đầu đoạn văn bản, hÃy làm theo bớc sau:

B−ớc 1: Đặt trỏ lên đoạn cần tạo chữ lớn đầu đoạn; khởi động tính Drop Cap cách: mở mục chọn Format | Drop Cap Hộp thoại Drop cap xuất hiện:

Bớc 2: thiết lập thông số cho chữ lín nµy:

1 - Mục Position- để chọn kiểu chữ cần đặt Có kiểu chữ là: None – không thiết lập; Dropped In Margin Hãy xem mẫu hình;

2 - Hép Font:- chän ph«ng chữ cho chữ này;

3 - Mục Line to drop:- thiết lập số dòng văn làm chiều cao cho ch÷;

1 - Mục Distance from text:- gõ vào khoảng cách từ chữ lớn đến ký tự - Cuối cùng, nhấn OK hon tt

2 Dới ví dụ minh họa sử dụng loại chữ lớn đầu đoạn Dropped In Margin

oạn văn để mô tả loại chữ lớn đầu đoạn văn Khi chọn Position là kiểu Dropped, với chiều cao chữ dòng (Lines to drop=2)

oạn văn để mô tả loại chữ lớn đầu đoạn văn Khi chọn Position là kiểu In margin, với chiều cao chữ dòng (Lines to drop=2)

1.6.2 Điều chỉnh chữ lớn đầu đoạn

thay i lại chữ lớn đầu đoạn tạo đ−ợc, làm nh− sau:

B−ớc 1: Đặt trỏ lên đoạn cần sửa chữ lớn đầu đoạn; khởi động tính Drop Cap ;

B−ớc 2: Thực thiếp lập lại thông số hộp thoại Cuối nhấn OK để chấp nhận s thay i

1.7 Tạo quản lý Style

Trong trình soạn thảo văn bản, nhiều cần định dạng nhiều đoạn văn theo kiểu định dạng Nếu phải định dạng lần l−ợt đoạn nh− nhiều thời gian, khó xác phải thao tác nhiều Một cách đơn giản Word giúp đơn giản tình Style

Style tập hợp định dạng văn đoạn, có tên gọi đ−ợc gán tổ hợp phím nóng

Style đặc biệt cần thiết phải soạn thảo giáo trình, tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn khác

1.7.1 T¹o Style

Để tạo Style hÃy làm nh− sau:

B−íc 2: §Ĩ t¹o Style míi, nhÊn nót New, hép tho¹i: New Style xt hiƯn cho phÐp thiÕt lËp th«ng tin cho Style míi:

- Gâ tªn cho Style míi vµo mơc Name: vÝ dơ Muc1;

2 - Nhấn nút Format để chọn chức định dạng cho Style này:

- Tabs để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần);

- Border để chọn kiểu đ−ờng viền cho Style (nếu cần); - Frame để chọn kiểu khung cho Style (nếu cần); - Numbering để chọn kiểu gạch đầu dòng (nếu cần);

- Nhấn nút Shortcut key để gán phím nóng cho Style này, hộp thoại Customize Keyboard xuất cho phép thiết lập phím nóng:

- Khi trá ®ang ë mơc Press new shortcut key: h·y bÊm tổ hợp phím nóng cần gán bàn phím Ví dô: Ctrl + 1;

- Tiếp theo nhấn nút Assign để đồng ý phím nóng này;

- Cã thể gán nhiều tổ hợp phím nóng cho Style, chúng đợc chứa danh sách Current keys: - Nút Remove, nút Reset All giúp quản lý phím nóng vừa tạo;

- Sau gán xong tổ hợp phÝm nãng, hép tho¹i Customize keyboard sÏ cã d¹ng:

- Nhấn nút Close để tiếp tục

theo;

- Nếu chọn , Style đ−ợc l−u lại tệp Normal.dot word Khi Style đ−ợc sử dụng tệp văn Nếu khơng chọn mục này, Style Muc1 có tác dụng tệp văn mở

- Sau thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút OK để hoàn tất - Giả sử định dạng Style Muc1 là:

Tên style: Muc1

Phông chữ: VnBlackH Cỡ chữ: 14

PhÝm nãng: Ctrl +

Bớc 3: Sử dụng Style vừa tạo đợc: Giả sử có đoạn văn sau:

Nu mun on văn có định dạng nh− Style Muc1 tạo đ−ợc trên, làm nh− sau: B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lên đoạn văn cần định dạng;

B−ớc 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + để gọi Style Mục1 Đoạn văn chọn có định dạng nh− style Muc1:

1.7.2 Gán Style cho mẫu đ−ợc định dạng

Khi có đoạn đ−ợc định dạng tài liệu, muốn gán style, làm nh− sau: B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lên đoạn cần gán style;

B−ớc 2: Mở hộp thoại Style cách mở mục chọn Format | Style B−ớc 3: Nhấn nút New để tạo style mới:

1 - Mục Name, gõ vào tên Style muốn t¹o;

2 - Nhấn lên nút Shortcut key để gán phím tắt cho Style này;

3 - Có thể tu sửa định dạng Style nhấn nút lệnh Format chọn tính định dạng cần thiết;

4 - Cuối nhấn OK để hoàn tất việc gán style cho đoạn văn chọn tài liệu

Style tập hợp định dạng văn đoạn, có tên gọi đ−ợc gán tổ hợp phím nóng

Style tập hợp định dạng văn đoạn cho tr−ớc, có tên gọi đ−ợc gán tổ hợp phím nóng

1.7.3 §iỊu chØnh Style

Để tu sửa lại định dạng cho Style, làm nh− sau:

B−ớc 2: Nhấn nút Modify hộp thoại Modify Style xuất cho phép thay đổi lại định dạng của style này:

1 - Có thể thay đổi lại định dạng nhấn lên nút Format, chọn kiểu định dạng thực hiện thay đổi chúng;

2 - Cã thĨ thiÕt lËp l¹i phÝm nãng nhÊn nót Shortcut key ;

3 - Và làm đ−ợc tất việc Style nh− làm tạo Style - Cuối cùng, nhấn OK để đồng ý thay đổi

Chọn style cần điều chỉnh ! 1.7.4 Quản lý Styles

B−íc 1: Më hép thoại Style nhấn nút Organizer :

Hộp thoại Oganizer xuất cho phép quản lý style có word nh tệp tài liƯu ®ang më:

Trên tệp tin Normal.dot word ln chứa sẵn style có tên Normal Đây định dạng ngầm định cho văn soạn thảo word Bạn nên sửa định dạng style phù hợp với định dạng văn th−ờng xuyên làm việc Ví dụ:

1 - Font ch÷ (Font name): vnTime 2 - Cì ch÷ (Font size): 13

3 - Lề (Alignment) : Justify

4 - Độ giÃn dòng (Line spacing): Single

1 - Danh sách In Document1: liệt kê style sử dụng tệp Document1.doc (tệp đang mở);

2 - Danh sách To Normal.dot: liệt kê danh sách style có tệp Normal.dot word (các style tệp normal.dot chia sẻ cho tất tệp word khác sử dụng đợc);

3 - Mt khỏc ta thay đổi styles danh sách cách chọn tệp tài liệu hộp Styles available in:

4 - Quản lý style thêm vào, xoá đổi tên style cho tài liệu mở cho tệp normal.dot word

5 - Sử dụng nút Copy để chép style hai danh sách trên; - Sử dụng nút Delete để xoá style chọn;

7 - Sử dụng nút Rename để đổi tên style chọn; - Cuối nhấn Close để kết thúc

1.8 Tìm kiếm thay văn

Tính Find & Replace Word giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay cụm từ cụm từ Điều giúp ích nhiều bạn phải làm việc số l−ợng trang văn lớn (một giáo trình, bỏo cỏo di chng hn)

1.8.1 Tìm kiếm văn

Để tìm kiếm cụm từ tài liệu mình, làm nh sau: Bớc 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm;

Nếu không lựa chọn vùng văn bản, Word thực tìm kiếm toàn tài liệu

Bc 2: Khi động tính tìm kiếm văn cách: kích hoạt mục chọn Edit | Find hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện:

B−íc 3: ThiÕt lËp thông tin tìm kiếm thẻ Find ý nghÜa c¸c mơc tin nh− sau: - Gâ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam;

2 - Thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm mục Search Options nh− sau: - Match case- tìm kiếm mà khơng phân biệt chữ hoa, chữ th−ờng; - Find whole words only- tìm từ độc lập

B−ớc 4: Nhấn nút Find next, máy đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm 1.8.2 Tìm thay văn

Tính giúp tìm cụm từ văn bản, đồng thời thay cụm từ tìm đ−ợc cụm từ Để thực tính này, làm nh− sau:

B−ớc 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm; khởi động tính tìm kiếm văn bản;

B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vỊ cơm tõ cần tìm cụm từ thay thẻ Replace cđa hép tho¹i:

1 - Gâ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what:

2 - Gâ côm tõ sÏ thay thÕ ë môc Replace with: Gõ cụm từ cần tìm vào !

Gõ cụm từ thay ! Gõ cụm từ cần tìm ! Nhấn lên để tiếp tục

Hộp thoại thiết lập thơng tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, tìm thấy thay cụm từ Việt Nam

1.9 Tính AutoCorrect

õy l tớnh nng tự động sửa lỗi tả mạnh Word Nó giúp tốc độ soạn thảo văn của bạn nhanh nhờ từ viết tắt tránh đ−ợc lỗi tả khơng cần thiết khả tự động sửa lỗi tả

1.9.1 Thêm từ viết tắt

Để thêm từ viết tắt, thực theo bớc sau:

B−ớc 1: Khởi động tính AutoCorrect cách mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect , Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:

1 - Gâ côm từ viết tắt vào mục Replace: - Gõ cụm tõ sÏ thay thÕ vµo mơc With: VÝ dơ: mn viết tắt từ văn vb thì: Replace gõ vb

With gõ văn

B−ớc 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ vào danh sách viết tắt Word 1.9.2 Xoá từ viết tắt

Côm tõ viÕt t¾t Cơm tõ sÏ thay thÕ

Để xố từ viết tắt, thực theo b−ớc sau: B−ớc 1: Khởi động tính AutoCorrect;

B−ớc 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt

1.9.3 C¸c tuú chọn sửa lỗi tả

AutoCorrect cho phộp thiết lập số tính chất tự động sửa lỗi tả q trình soạn thảo Để thiết lập tính chất tự động sửa lỗi tả, làm nh− sau:

B−ớc 1: Khởi động tính AutoCorrect;

B−ớc 2: Thiết lập thông số tự động sửa lỗi tả cách chọn (checked) mục sau: - tự động sửa từ có ký tự hoa đầu dịng để lại ký tự hoa Ví dụ TWo tự động sửa thành Two;

- tự động sửa ký tự câu thành ký tự in hoa;

- viÕt in hoa cho ký tự ngày Ví dụ: sửa Monday;

- tự động sửa lỗi kiểu nh− cAPS LOCK bật nhầm phím Caps lock Khi máy sửa thành Caps lock

1.10 Chèn ký tự đặc biệt

Trong trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc cần chèn số ký tự đặc biệt vào tài liệu (khơng có bàn phím) ví dụ nh−: ∀, ∑, ↑, ↓, ±, ≥, Tính Insert Symbol Word giúp đơn giản làm việc

1.10.1 Chèn ký tự đặc biệt

Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, mở mục chọn Insert | Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện:

Khi soạn thảo Word, th−ờng hay gặp phải lỗi sau: Nếu gõ chữ thi, máy tự động sửa thành thI

Gõ chữ thiện, máy tự động sửa thành thIện

ở thẻ Symbol, tìm ký tự đặc biệt cần chèn lên văn Trong tr−ờng hợp khơng tìm thấy, tìm ký tự danh mục khác cách chọn danh mục tập hợp ký tự mục Font:

Màn hình hiển thị tập hợp ký tự đặc biệt danh sách Symbol Giả sử chọn hộp Font danh sách ký tự đặc biệt nh− sau:

Khi thÊy ký tù cÇn tìm, chèn chúng lên tài liệu hai cách sau: Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn;

hoặc

Cỏch 2: Chọn ký tự cần chèn cách nhấn chuột trái lên nó, nhấn nút Insert để chèn ký tự lên tài liệu

Với tính này, bạn chèn lúc nhiều ký tự đặc biệt lên tài liệu

Đặc biệt: có hai chức thuận tiện ta phải dùng nhiều ký tự đặc biệt soạn thảo, gán tổ hợp phím nóng thiết lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt

1.10.2 Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt

Mỗi ký tự đặc biệt, bạn gán tổ hợp phím nóng để sau soạn thảo cần bấm tổ hợp phím đó, ký tự đặc biệt t−ơng ứng đ−ợc chèn lên tài liệu Hãy làm nh− sau:

B−ớc 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự để chọn:

B−íc 3: NhÊn nót Shortcut Key , hép tho¹i Customize Keyboard xt hiƯn:

Khi trỏ mục Press new shortcut key: nhấn tổ hợp phím nóng cần gán ví dụ trên, giả sử muốn gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự φ, bấm tổ hợp phím Alt + O, bấm nút Assign để đăng ký phím tắt Khi hộp thoại sau xuất hiện, tức bạn gán phím tắt Alt + O cho ký tự φ

Sau thiết lập tổ hợp phím tắt cho ký tự φ, để chèn ký tự lên tài liệu bạn khơng cần quay lại tính Insert Symbol nữa, mà cần nhấn tổ hợp phím Alt + O Ký tự φ đ−ợc chèn vào vị trí mà trỏ chọn

1.10.3 Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt

Ngoài việc gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt, ta cịn gán tổ hợp ký tự thay cho ký tự đặc biệt thơng qua tính AutoCorrect

Ví dụ, để chèn ký tự đặc biệt φ bạn gán tổ hợp ký tự fi, cách làm nh− sau: B−ớc 1: Khởi động tính Insert Symbol;

B−ớc 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự để chọn:

B−ớc 3: Nhấn chuột lên nút AutoCorrect, hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: Phím nóng đ−ợc gán !

Hãy gõ vào tổ hợp ký tự th−ờng cần gán cho ký tự đặc biệt vào mục Replace ví dụ này, muốn gán tổ hợp ký tự fi cho ký tự đặc biệt φ, gõ fi vào mục Replace;

C¸ch sư dơng:

Giả sử bạn thiết lập fi cho ký tự φ nh− trên, phải gõ biểu thức: φ = 2n+1 cần gõ fi = 2n+1

Câu hỏi tập Chơng Các câu hỏi kiĨm tra lý thut:

1 H·y nªu khả mà phần mềm Microsoft Word làm đợc cho công việc văn phòng mà bạn đợc biết?

2 Phân biệt khác hai khái niệm: nhập văn soạn thảo văn bản? 3 Phân biệt khác hai khái niệm văn tài liệu?

4 Thông thờng tệp văn Word có phần mở rộng gì?

5 Th no l mt văn bản? Nêu thao tác cần thiết để di chuyển khối đến vị trí khác, để chép khối t−ơng tự đến vị trí khác?

6 Có thể sử dụng phím tắt để mở hộp thoại chọn phông chữ đ−ợc không? Nếu đ−ợc, tổ hợp phím gì?

7 Nêu tổ hợp phím tắt cần thiết để: thiết lập chữ béo, thiết lập chữ nghiêng, chữ có gạch chõn?

8 Thế đoạn văn bản? Một đoạn văn nằm nhiều trang văn đợc không? Nếu đợc trờng hợp nào?

Gõ từ cần gán vào ! Bài tập thực hành

Gõ đoạn văn sau: Bài tập 1:

H thng mng máy tính dạy học AVNET đ−ợc cơng ty SCC triển khai từ năm 1996 tr−ờng đại học trung học nh− trung tâm tin học - ngoại ngữ mang lại nhiều hiệu thiết thực cho việc dạy học AVNET đ−ợc đông đảo ng−ời sử dụng hoan nghênh tính thân thiện đại AVNET xứng đáng hệ điều hành lớp học AVNET thầy giáo quản lý tồn diện lớp học đồng thời dạy kiểm tra nhiều môn học khác

Bµi tËp 2:

Trong số ch−ơng trình phát triển kinh tế, xã hội Thủ đô đến năm 2010 có dự án tu bổ tơn tạo khu di tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám, nơi đ−ợc coi biểu t−ợng văn hoá Việt Nam Việc trùng tu, tôn tạo Văn Miếu - Quốc Tử Giám việc đ−ợc quan tâm Hà Nội chuẩn bị tiến tới kỷ niệm 1000 Thăng Long

Năm 1991, sau đ−ợc Bộ Văn hoá - Thông tin phê duyệt, Dự án bảo tồn, tu bổ, tôn tạo khai thác du lịch Văn Miếu - Quốc Tử Giám tiến hành Nhà bảo quản 82 bia tiến sĩ đ−ợc xây dựng số tiền 70.000USD, Bái Đ−ờng trang nghiêm, cổ kính, th−ờng xun có hoạt động truyền thống; kỷ niệm ngày sinh danh nhân, lễ dâng h−ơng, r−ớc kiệu vào dịp Tết Nguyên đán, Văn Miếu - Quốc Tử Giám đón 920 nghìn l−ợt khác du lịch có 550 nghìn l−ợt khách quốc tế

Văn Miếu - Quốc Tử Giám nơi l−u danh danh nhân văn hoá cận, đại với nội dung hình thức thích hợp, tr−ng bày có tính chất bảo tàng lịch sử học hành, thi cử Việt nam, tổ chức hội thảo khoa học, kỷ niệm danh nhân văn hoá, trao tặng học hàm, học vị danh hiệu cao quý Nhà n−ớc cho nhà khoa học để tiếp nối truyền thống hiếu học, trọng dụng nhân tài dân tộc

Bài tập 3: Thực soạn tho v nh dng theo mu sau:

Định dạng

Font chữ:

- Đánh dấu khối văn b¶n

- Chọn Format > Font > xác định chi tiết thuộc tính (font chữ,cỡ, màu ) Hoặc chọn thuộc tính cơng c

Tạo chữ đầu dòng:

- Đánh dấu chữ cần trang trí

- Chn Format > Drop Cap > xác định kiểu trang trí, số dòng, font chữ Bài tập :Thực tạo Bullet Nubering sau lên tài liệu:

1 Để học tập tốt Tin học bạn ph¶i:

1 - Giỏi tiếng Anh, đặc biết khả đọc hiểu tài liệu tiếng Anh; - Ham học học hỏi, đặc biết sở thích tìm tịi khám phá bí ẩn; - Có kế hoạch kỷ luật học tập tốt;

4 - Chịu khó giao l−u với bạn lớp, sở thích tin học, đặc biệt giao l−u với diễn đàn tin học mạng Internet;

5 - Cuối cùng, bạn ln cởi mở lịng để tự sửa mình, để học hỏi Niềm vui đ−a bạn đến thắng lợi !

2 Quan điểm bạn nh− để học tốt môn Tin học? - ……… - ……… Bài tập 5: Soạn thảo công thức sau:

1

2

4

,

Bài tập 6: Gõ vào đoạn văn chia thành cột nh sau:

rong số ch−ơng trình phát triển kinh tế, xã hội Thủ đến năm 2010 có dự án tu bổ tơn tạo khu di tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám, nơi đ−ợc coi biểu t−ợng văn hố Việt Nam Việc trùng tu, tơn tạo Văn Miếu - Quốc Tử Giám việc đ−ợc quan tâm Hà Nội chuẩn bị tiến tới kỷ niệm 1000 Thăng Long

ăm 1991, sau đ−ợc Bộ Văn hố - Thơng tin phê duyệt, dự án bảo tồn, tu bổ, tôn tạo khai thác du lịch Văn Miếu - Quốc Tử Giám tiến hành Nhà bảo quản 82 bia tiến sĩ đ−ợc xây dựng số tiền 70.000USD, Bái Đ−ờng trang nghiêm, cổ kính, th−ờng xun có hoạt động truyền thống; kỷ niệm ngày sinh danh nhân, lễ dâng h−ơng, r−ớc kiệu vào dịp Tết Nguyên đán, Văn Miếu - Quốc Tử Giám đón 920 nghìn l−ợt khác du lịch có 550 nghìn l−ợt khách quốc tế

ới diện tích 54.000m2 trung tâm thành phố hoạt động văn hoá, nghệ thuật dân tộc lớn th−ờng đ−ợc tổ chức Có đ−ợc khơng gian trang thiết bị thích hợp, đầy đủ, khu di tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám nơi l−u danh danh nhân văn hoá cận, đại với nội dung hình thức thích hợp, tr−ng bày có tính chất bảo tàng lịch sử học hành, thi cử Việt nam, tổ chức hội thảo khoa học, kỷ niệm danh nhân văn hoá, trao tặng học hàm, học vị danh hiệu cao quý Nhà n−ớc cho nhà khoa học để tiếp nối truyền thống hiếu học, trọng dụng nhân tài dân tộc

Bài tập 7: Soạn thảo mẫu sau: = b2 - 4ac

S = 2πr2

Bản quyền Công ty T&M 2002-2003â Chơng 2:

bảng biểu 2.1 Tạo cấu trúc bảng

2.1.1 Chèn bảng

Cách 1: Sử dụng môc chän Insert Table

HÃy điền thông tin cấu trúc bảng lên hộp thoại này:

1 - Mục Table size: cho phép thiết lập số cột (Columns) số dòng (Rows) cho b¶ng: - Gâ sè cét cđa b¶ng vµo mơc: Number of columns:

3 - Gâ sè dòng bảng vào mục Number of rows:

4 - Mục AutoFit behavior: thiết lập số thuộc tính tự động chỉnh:

5 - Fixed column with: cố định chiều rộng cột là: Auto – tự động chỉnh chiểu rộng cho cột; bạn gõ vào độ rộng cột vào mục (tốt chọn Auto, bạn có thể chỉnh độ rộng cột sau này);

6 - AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng cột khít với liệu cột ấy;

7 - AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng cột bảng cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn

Nªn chän kiĨu Auto cđa mơc Fixed column with:

- Nút Auto format cho phép bạn chọn lựa định dạng bảng tạo theo số mẫu bảng có sẵn nh− là:

bấm Cancel để bỏ qua b−ớc

1 - Nếu chọn mục , thơng tin cấu trúc bảng ngầm định cho bảng tạo sau

2 - Cuối nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu:

Cách 2: Sử dụng cơng cụ: Bạn nhấn nút Insert Table công cụ Standard để chèn bảng lên tài liệu Bảng chọn sau xuất hiện, cho phép chọn số dòng số cột bảng:

Hình chọn bảng với dòng cột Sau thực lệnh trên, thu đợc kết nh sau:

2.1.2 Sửa cÊu tróc b¶ng

Sau chèn bảng lên tài liệu, bạn thay đổi cấu trúc bẳng cách: chèn thêm xoá cột, dòng bảng

Giả sử bạn chèn nhập liệu cho bảng nh− sau:

STT Họ tên Ngày sinh

1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983 Trần Thị Bình 22/1/1981

Chn kiểu định dạng đây!

B©y giê mn chÌn thêm cột Giới tính vào sau cột Họ tên Bạn làm nh sau: Bớc 1: Đặt ®iĨm trá lªn cét Hä tªn;

B íc 2:− Më môc chän Table | Insert | Columns to the right (tức chèn thêm cột vào bên phải cột chọn) Một cột đ ợc chèn vào bên phải cột Họ tên:

STT Họ tên Ngày sinh

1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983 Trần Thị Bình 22/1/1981 HÃy thực nhập liệu cho cột Giới tính này:

STT Họ tên Giới tính Ngày sinh

1 Nguyễn Văn Nam Nam 12/3/1983 Trần Thị Bình Nữ 22/1/1981

Muốn chèn thêm dòng vào cuối bảng để nhập thêm liệu, làm nh− sau:

Bớc 1: Đặt điểm trỏ vào dòng cuối (Trần Thị Bình);

B ớc 2: Mở mơc chän: Table | Insert | Row below (tøc lµ chèn thêm dòng vào phía d ời dòng chọn) Một dòng đợc chèn vào bảng

STT Họ tên Giới tính Ngày sinh

1 Nguyễn Văn Nam Nam 12/3/1983 Trần Thị Bình Nữ 22/1/1981

Ngoài ra, sử dụng thao tác trỏ trực tiếp lên bảng bạn đơn giản thực việc chỉnh sửa cấu trúc bảng

Để chèn thêm (các) cột vào bảng, bạn làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) toàn cột muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm cột vào trớc cột Ngày sinh, bạn bôi đen toµn bé cét Ngµy sinh;

B−íc 2: NhÊn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Một cột đợc chèn vµo tr−íc cét Ngµy sinh

T−ơng tự, để chèn thêm (các) dòng vào bảng, bạn làm nh− sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) toàn dòng muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm dòng lên đầu bảng, bạn bôi đen toàn dòng có STT 2;

Bớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Hai dòng đợc chèn lên trớc hai dòng cũ

Để xoá (các) cột khỏi bảng, làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) toàn cột muốn xoá;

Bớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Các cột đợc chọn bị xoá khỏi bảng

Để xoá (các) dòng khỏi bảng, làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) toàn dòng muốn xo¸;

B−ớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Tồn dịng chọn đ−ợc xố khỏi bảng

2.1.3 Trén «

Trén « thao tác trộn nhiều ô kề bảng lại thành ô Xét ví dụ sau:

STT Hä tªn Häc kú Häc kú

1 Nguyền Văn Nam Tốt Tốt Khá Khá

2 Trần Thanh Bình Tốt Tốt Khá Tốt

Cách làm:

Đầu tiên bạn tạo bảng nh− sau:

STT Hä tªn Häc kú Häc kú

HL HK HL HK

1 NguyÒn Văn Nam Tốt Tốt Khá Khá

2 Trần Thanh Bình Tốt Tốt Khá Tốt

Sau ú ln lt trộn ví dụ, để trộn Họ tên: B−ớc 1: Bôi đen ô cần trộn ô Họ tên;

B−ớc 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell Khi chọn đ−ợc trộn thành ô T−ơng tự, bạn lần l−ợt trộn cịn lại

2.1.4 Vẽ bảng

Trong trờng hợp muốn vẽ thêm đờng cho bảng, bạn sử dụng chức

Hóy m cụng c Tables and Borders, nhấn nút Draw Table Con chuột lúc chuyển sang hình bút vẽ bạn dùng để kẻ thêm đ−ờng kẻ cho bảng

Các ô đ−ợc trộn 2.2 Định dng bng biu

2.2.1 Định dạng liệu «

Việc định dạng phông chữ, màu chữ bảng biểu thực theo nh− phần định dạng ch ó trỡnh by (mc 1.2)

Định d¹ng lỊ

B−ớc 1: Chọn (bơi đen) ô cần định dạng;

Định dạng hớng văn

Bn cú th định dạng h−ớng văn ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) Để định dạng h−ớng, bạn làm nh− sau:

B−ớc 1: Chọn ô cần định dạng h−ớng;

B−ớc 2: Nháy phải chuột lên vùng chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện:

Hãy dùng chuột nhấn vào h−ớng muốn thiết lập mục Orientation B−ớc 3: Nhấn OK để hoàn tất

2.2.2 Tô nền, kẻ viền

tụ mu hay kẻ viền cho vùng bảng, cách làm nh− sau: B−ớc 1: Chọn ô (bôi đen) cần tô hay đặt viền;

Thẻ Border cho phép thiết lập định dạng đ−ờng kẻ vùng lựa chọn: - Mục Style: chọn kiểu đ−ờng định thiết lập;

2 - Mục Color: chọn màu cho đ−ờng thẳng; - Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đ−ờng;

4 - Mục Setting: chọn phạm vi đ−ờng cần thiết lập Ngồi bạn chọn phạm vi đ−ờng cần thiết lập định dạng mục Preview;

5 - Mục Apply to: để chọn phạm vi ô thiết lập cho phù hợp: Table – thiết lập định dạng cho toàn bảng; Cell- thiết lập cho ô chọn;

6 - Nhấn Ok để kết thúc công việc

Thẻ Shading cho phép thiết lập định dạng tô bảng:

- Mục Apply to: để chọn phạm vi ô cấn tơ mầu nền: Table – tơ tồn bảng; Cell- tô cho ô chọn;

- Nhấn Ok để kết thúc cơng việc

2.3 TÝnh to¸n bảng

Bn cú th thc hin mt s phép tính đơn giản bảng Word Một khía cạnh Word có khả nh− bảng tính điện tử (Excel), nhiên xử lý đ−ợc phép toán đơn giản, đơn giản

2.3.1 TÝnh tỉng

Gi¶ sư cã mét b¶ng sè liƯu nh− sau:

TT Họ tên Lơng Phụ cấp Thực lĩnh Nguyễn Nam 507000 150000 ? Trần Khánh 600000 150000 ?

3 Minh Hoa 630000 200000 ?

Tæng céng: ? ? ?

àm tính tổng SUM Word để điền giá trị tổng vào có dấu ?

ë môc Formula, gõ vào công thức cần tính Có loại công thøc tÝnh tỉng:

=SUM(ABOVE) – tính tổng dịng từ dịng đặt điểm trỏ Cơng thức đ−ợc áp dụng để tính tổng cho dịng Tổng cộng;

=SUM(LEFT) – tính tổng cho dịng bên trái dịng đặt điểm trỏ Cơng thức đ−ợc áp dụng tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = L−ơng + Phụ cấp);

T−ơng tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ Cuối nhấn OK để hồn tất việc tính tổng

Sau thực dán công thức tính tổng cho dòng Tổng cộng, cột Thực lĩnh ta đ ợc bảng kết nh sau:

TT Họ tên Lơng Phơ cÊp Thùc lÜnh Ngun Nam 507000 150000 657000 Trần Khánh 600000 150000 750000 Minh Hoa 630000 200000 830000 Tæng céng: 1737000 500000 2237000 2.3.2 TÝnh trung bình cộng

Giả sử có bảng số liệu nh sau:

TT Họ tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB năm

1 Nguyễn Nam 5.7 6.5 ?

2 Trần Khánh 7.6 7.4 ?

3 Minh Hoa 7.5 8.3 ?

ĐTB chung lớp: ? ? ?

Hàm tính trung bình cộng AVERAGE Word để điền giá trị vào có dấu ? B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lên cần tính Ví dụ dịng ĐTB năm:

B−íc 2: Më mơc chän Table | Formula , hép tho¹i Formula xt hiƯn: =SUM(LEFT)

ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có loại công thức tính trung bình cộng:

=AVERAGE(ABOVE) – tính trung bình cộng dịng từ dịng đặt điểm trỏ Cơng thức này đ−ợc áp dụng để tính giá trị cho dịng ĐTB chung lớp:;

=AVERAGE(LEFT) – tính trung bình cộng cho dịng bên trái dịng đặt điểm trỏ Cơng thức đ−ợc áp dụng tính giá trị cho cột ĐTB năm = (ĐTB HK1 + ĐTB HK2)/2;

T−ơng tự, =AVERAGE(RIGHT) – tính trung bình cộng cho dịng bên phải dòng đặt điểm trỏ

Cuối nhấn OK để hồn tất việc tính tổng

Sau thùc hiƯn dán công thức tính trung bình cộng cho dòng ĐTB chung lớp:, cột ĐTB cả năm: ta đ ợc bảng kết nh sau:

TT Họ tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB năm

1 Nguyễn Nam 5.7 6.5 6.1

2 Trần Khánh 7.6 7.4 7.5

3 Minh Hoa 7.5 8.3 7.9

ĐTB chung lớp: 6.93 7.4 7.17

2.4 Sắp xếp liệu bảng

D liu trờn bảng đ−ợc xếp theo thứ tự Giả sử có bảng liệu sau:

TT Họ đệm Tên Điểm TB

1 NguyÔn Quang Anh 7.5

2 Trần Mạnh Hà 8.0

3 Nguyễn Đức Bình 7.2 Nguyễn Xuân Thắng 6.5 Ngun ThÞ Oanh 8.0

Sắp xếp bảng theo Tên Họ đệm

Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại nh sau:

1 - Mục Sort by: chọn cột cần xếp (cột Tên);

- Mục Type : chọn kiểu liệu cột để xếp Có kiểu liệu mà Word hỗ trợ: Text – kiểu ký tự; Number – kiểu số học Date – kiểu ngày;

- Các mục Then By: Sẽ đ−ợc so sánh giá trị xếp tr−ờng trùng Ví dụ trên, Tên trùng xếp Họ đệm;

- Mục My list has: chọn Header row- dịng bảng khơng tham gia vào q trình xếp (làm dịng tiêu đề); chọn No header row- máy tính xếp dịng bảng (chọn bảng khơng có dòng tiêu đề);

- Cuối nhấn OK để thực

Sau xếp theo Tên Họ đệm, thu đ ợc bảng kết nh sau: − −

TT Họ đệm Tên Điểm TB

1 Nguyễn Quang Anh 7.5 Nguyễn Đức Bình 7.2

2 Trần Mạnh Hà 8.0

5 Nguyễn Thị Oanh 8.0 Nguyễn Xuân Thắng 6.5 Cột cần xếp

Sắp xếp theo kiểu liệu Sắp theo chiều tăng Sắp theo chiều giảm

Bn ch xếp đ−ợc liệu bảng phạm vi ô không bị trộn (Merged) Sắp xếp bảng theo Điểm TB đến Tên

các thông số cho hộp thoại nh sau:

Kết xếp thu đ ợc là: −

TT Họ đệm Tên Điểm TB

2 Trần Mạnh Hà 8.0

5 Nguyễn Thị Oanh 8.0 Nguyễn Quang Anh 7.5 Nguyễn Đức Bình 7.2 Nguyễn Xuân Thắng 6.5

2.5 Thanh công cụ Tables and Borders

Thanh công cụ chứa tính giúp bạn dễ dàng thực thao tác xử lý bảng biểu Để hiển thị công cụ, kích hoạt mục chọn View | Toolbars | Tables and Borders:

ý nghĩa nút công cụ nh sau:

: Dựng để kẻ định dạng đ−ờng; : Dùng để tẩy bỏ đ−ờng thẳng;

: Tô mầu ô;

: chốn thêm bảng lên tài liệu; : Để trộn ô chọn thành ô; : Để chia ô thành nhiều ô nhỏ; : Để định dạng lề văn ơ;

: Để kích hoạt tính tự động định dạng : Định dạng h−ớng văn ô; : Sắp xếp giảm dần theo ct ang chn; :

Sắp xếp tăng dần theo cét ®ang chän;

: Tính tổng đơn giản Câu hỏi tập Ch−ơng

Tr¶ lêi câu hỏi kiểm tra lý thuyết sau:

1 Có ph−ơng pháp để chèn bảng lên tài liệu Word? Hãy liệt kê tên ph−ơng pháp cho biết −u điểm ph−ơng pháp này?

2 Trộn nhiều ô thành ng−ời ta sử dụng tính Merge công cụ Table Nếu bỏ trộn ô để trạng thái ô nhỏ ban đầu phải làm th no?

Thực chế bảng biểu theo yêu cầu sau đây:

1

ADVERTISEMENT

TRADING FOR LEASE FOR SALE

BUSINESS FORMS MFT.CO

112 Ng Thi Minh Khai St Dist.3, Ho Chi Minh City

Fax: (848) 8225133 Tel: 8225851

ROOM FOR RENT

Add: 327 Le Van Sy St Ward 2, Tan Binh Dist (2km from the Airport) • Well-equipped room Include air-con., water heater, IDD, phone, fax

1985 BMW 3181

2doors, dark green, in good condition

1 Computer forms with to ply NCR carbonless

2 Business forms

printing

Pls Contact: Mr.F.Nonnenmacher

M«n

häc tiÕt Sè

Sè ®iĨm kiĨm tra

HƯ sè m«n

häc Ghi chó

HƯ sè sè 2HƯ

Häc kú I:

1 Cuối học kỳ I học viên phải làm Bài tập lớn tính 45 tiết (có giáo viên h−íng dÉn)

2 Ci häc kú II häc viªn phải làm Bài tập tốt nghiệp với thời gian tháng

1 Tin học

Đại cơng 30 1

2 Đánh máy

vi tÝnh 45 2

3 ThuËt to¸n

LT 75

4 Winword 45 2

5 Excel 45 2

Céng : ? ? ? ?

Häc Kú II:

6 Access 45 2

7 Visual

Basic 45 2

8 M¹ng MT 60

9

Internet-Web 60

Céng : ? ? ? ?

MÃ thuốc Tên thuốc Đơn giá Qui cách MÃ

thuốc Số lợng bán

A1 Vitamin B1 15000 Loại100 viên A2 20

A2 Vitamin C 20000 VØ 20 viªn C2 11

C2 Clorpheniramin 30000 Loại100 viên C3 30

C3 Ampicilin 6000 VØ 10 viªn A1 100

Trờng PTTH Hoàng Diệu

Kết thi học kỳ I Năm học 2001 2002

S TT Họ tên Ngày sinh Điểm thi Tổng điểm

Toán Lý Hoá

1 Trơng Thị Chi 02/10/80

2 Ngun Ph−íc C−êng 04/09/80

3 Ngun §øc Duy 16/01/79

4 Ngun Vị Dịng 15/05/80

5 Phạm Cao Đăng 25/02/78 9

6 Ph¹m BÝch Loan 04/08/80

Yêu cầu: Soạn thảo định dạng bảng điểm theo mẫu trên;

2 TÝnh cét tổng điểm = Toán + Lý + Hoá (Dùng Formula)

3 Thực xếp liệu bảng theo chiều tăng dần (Theo cột tổng điểm) Chơng 3:

Đồ hoạ

Ngoi nhng kh nng soạn thảo định dạng văn bản, khả đồ hoạ Word mạnh Trong ch−ơng này, đ−ợc tìm hiểu tiếp cận kỹ thuật vẽ hình nh− xử lý số khối hình hoạ trực tiếp Word

Để làm việc với môi tr−ờng đồ hoạ Word, bạn phải sử dụng đến công cụ Drawing

Nếu cha nhìn thấy công cụ hình mở cách kích hoạt môc chän View | Toolbar | Drawing

3.1 Vẽ khối hình đơn giản

3.1.1 Sử dụng mẫu hình đơn giản

Bạn vẽ số khối hình đơn giản lên tài liệu cách sử dụng số nút vẽ hình cơng cụ Drawing nh−:

: Vẽ hình chữ nhật; : Vẽ hình ô val, hình tròn;

: Vẽ đờng thẳng; : Vẽ mũi tên Cách vẽ hình nh sau:

B−ớc 1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ; B−ớc 2: Dùng chuột vẽ hình ú lờn ti liu

Dới hình chữ nhật vừa đợc vẽ:

im đánh dấu

Khi trỏ chuyển hình mũi tên, bạn thay đổi kích cỡ hình vẽ

Chúng ta để ý, khối hình th−ờng có điểm đánh dấu , đặt trỏ chuột vào điểm đánh dấu bạn co dãn đ−ợc kích cỡ hình vẽ cách kéo rê chut

3.1.2 Sử dụng khối hình AutoShape

Ngồi khối hình đơn giản mà bạn thấy cơng cụ Drawing, nút AutoShapes cịn cung cấp nhiều mẫu hình vẽ đa dạng

§Ĩ sử dụng mẫu hình AutoShapes, Bạn làm nh sau: Nhấp nút AutoShapes công cụ Drawing:

Danh sách mẫu hình đ−ợc liệt kê ra, bạn chọn vẽ chúng lên tài liu nh ó hng dn trờn

3.1.3 Định dạng hình vẽ

Thanh cụng c Drawing cung cấp nhiều nút tính giúp bạn định dạng khối hình vẽ:

: Chän kiĨu nÐt cđa ®−êng;

: Chän chiỊu mịi tên (khi vẽ mũi tên hình); : Chọn màu sắc cho đờng;

: Tô mầu cho hình kín; : Chọn màu sắc cho chữ; : Tạo bóng cho hình vẽ;

: Chọn khối hình không gian chiều (3D); : Để quay hình vẽ

3.1.4 Làm việc tập hợp hình vÏ

Mét khèi h×nh vÏ th−êng bao gåm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính nhóm (Group) giúp gom nhóm hình nhỏ cần thiết thành khối hình lớn Điều thuân lợi cho việc sử dụng nh quản lý khối hình vẽ tài liệu

a Gom nhóm (Group)

Để gom nhóm tập hợp hình, bạn làm nh− sau:

B−íc 1: Sư dơng nót trªn công cụ Drawing, kết hợp việc giữ phím Shift Rồi lần lợt chọn hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nhấn chuột lên hình) dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm;

Bc 2: Kích hoạt tính nhóm cách: nhấn nút Draw công cụ Drawing, chọn Group Tất hình nhỏ chọn đ−ợc nhóm lại thành hình lớn b Gỡ nhóm (Ungroup)

Trong tr−ờng hợp muốn sửa lại cấu trúc hình nhỏ khối nhóm, bạn phải thực gỡ nhóm Cách làm nh− sau:

B−ớc 1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhúm;

Bớc 2: Kích hoạt tính gỡ nhóm cách: nhấn nút Draw công cụ Drawing, chọn Ungroup Tất hình nhỏ hình lớn đợc trở lại trạng thái nh trớc lúc bị nhóm

Đến đây, bạn hiƯu chØnh tõng h×nh nhá theo ý mn c Nhãm lại (Regroup)

Sau gỡ nhóm chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối hình nh ban đầu bạn không cần phải thực lại tính nhóm, mà cần gọi tính nhóm lại (Regroup) Cách làm nh sau;

chn Regroup Các hình nhỏ đ−ợc tự động nhóm lại nh− việc nhóm làm ban đầu

3.2 T¹o ch÷ nghƯ tht 3.2.1 ChÌn ch÷ nghƯ tht

Để chèn dòng chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm nh sau:

Bớc 1: Nhấp nót Insert WordArt trªn céng Drawing, hép tho¹i WordArt Gallery xt hiƯn:

B−íc 2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn;

Bớc 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo mục Text hộp thoại Edit WordArt Text:

Bạn chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn

3.2.2 HiÖu chØnh

Bạn thực phép hiệu chỉnh cho dịng chữ nghệ thuật tạo đ−ợc công cụ WordArt:

ý nghĩa nút lệnh công cụ nh sau: Nhấn chuột lên ô có mẫu chữ cần tạo!

: chốn thêm dòng chữ nghệ thuật khác; : Để sửa nội dung văn dòng chữ; : Để chọn lại kiểu chữ nghệ thuật; : Để định dạng màu cho khối chữ;

: §Ĩ chän mét sè kiĨu chữ nghệ thuật khác; : Để quay khối chữ;

: Để xoay hớng văn bản;

: Để định dạng lề văn khối hình; : Để điều chỉnh khoảng cách ký tự

3.3 Chèn ảnh lên tài liệu

Bạn chèn đợc hình ảnh từ nhiều nguồn khác máy tính lên tài liệu Word nh: ảnh từ mét tƯp tin; ¶nh tõ th− viƯn ¶nh Clip Gallery ảnh từ hình máy tính

3.5.1 Chèn ¶nh tõ mét tƯp tin

§Ĩ chÌn ¶nh từ tệp tin lên tài liệu, bạn làm nh sau:

Hãy chọn tệp ảnh, nhấn nút Insert để hoàn tất

ảnh từ tệp chọn đ ợc chèn lên tài liệu công cụ − Picture giúp bạn thực phép định dạng, hiệu chỉnh ảnh ý nghĩa nút lệnh công cụ Picture nh− sau:

: Để chèn thêm ảnh từ tệp tin khác; : Định dạng màu cho ảnh;

: Điều chỉnh độ t−ơng phản cho ảnh; : Điều chỉnh độ sáng, tối ảnh;

: Dùng để cắt ảnh;

: Chän kiĨu ®−êng viỊn cho ¶nh;

: Bật tính định dạng đối t−ợng ảnh; : Thiết lập thuộc tính xuyên thấu (Transparent) ảnh; : Huỷ bỏ định dạng ảnh

Trong tr−ờng hợp không xuất công cụ Picture, bạn gọi mục chọn View | Toolbar | Picture để hiển thị

Để chèn ảnh từ th viện ảnh Clip Gallery lên tài liệu, bạn làm nh sau:

Mở mục chän Insert | Picture | Clip Art, hép tho¹i Insert ClipArt xuất cho phép tìm hình ảnh cần chèn lên tài liệu:

nh c lu mục (Categories), bạn phải mở mục để tìm ảnh

Nót Back vµ Forward giúp bạn quay thao tác trớc thao tác sau dịch chuyển Categories

Sau tìm đ−ợc ảnh, nhấn chuột lên ảnh tìm đ−ợc, thực đơn xuất cho phép bạn chọn tình xử lý ảnh chọn:

Hãy nhấn nút Insert để chèn ảnh lên tài liệu

Sau ảnh đ−ợc chèn lên tài liệu, bạn sử dụng cơng cụ Picture để định dạng ảnh nh− h−ớng dẫn trờn

3.5.3 Chụp ảnh từ hình vào tµi liƯu

Trong q trình chế tài liệu, nhiều cần chèn hình ảnh xuất hình máy tính vào tài liệu Sau b−ớc cần thiết giúp bạn lm vic ú:

Bạn muốn chụp toàn hình máy tính vào tài liệu?

B−ớc 2: Chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nút Paste để dán hình từ nhớ đệm lên văn

Bạn muốn chụp hộp thoại cửa sổ đ−ợc kích hoạt hình vào tài liệu? Nhấn lên để chèn ảnh lên tài liệu!

B−ớc 1: Mở hình cần chụp, nhấp tổ hợp phím Alt + Print Screen Hình ảnh hộp thoại cửa sổ kích hoạt đ−ợc l−u vào nhớ đệm;

B−ớc 2: Chọn vị trí cần chèn ảnh tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nút Paste để dán hình từ nhớ đệm lên văn

Bạn muốn chụp vùng hình vào tài liệu? B−ớc 1: Mở hình cần chụp, nhấp phíp Print Screen

B−ớc 2: Hãy mở ch−ơng trình Paint brush Window hay phần mềm xử lý ảnh có máy tính; tạo tệp dán hình vừa chụp đ−ợc vào Tiếp theo, sử dụng tính cắt hình phần mềm để cắt phần hình ảnh cần lấy Nhấn Ctrl+C nút Copy để chép chúng

B−ớc 3: Cuối cùng, bạn chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nút Paste để dán hình cắt đ−ợc lên ti liu

Câu hỏi tập Chơng Bài tập vẽ khối hình

Tạo mẫu ch÷ nghƯ tht sau : 1

TiÕn tr×nh4 TiÕn tr×nh TiÕn tr×nh3 TiÕn tr×nh F1

F2

f1 f2

NetX TAPI IPX TCP/IP

Direct Play Object Win32 Application

4

Bµi tËp chÌn hình ảnh:

1 Chèn biểu tợng sau tõ Clip Art lªn word:

2 Chụp hình hộp thoại Page setup nh− sau:

Hệ thống bảng chọn Hệ thống công cụ Thớc kẻ

Thanh trạng thái

4 Hóy chp thực đơn sau (khi nhấn chuột phải lên hình word):

Ch−¬ng 4:

In Ên

4.1 Qui trình để in ấn

In Ên công đoạn quan trọng khâu cuối qui trình soạn thảo tài liệu Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu mình, bạn nên thực theo qui trình sau:

1 - Định dạng trang in: b−ớc bạn phải làm soạn thảo tài liệu Word; - Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất kỹ mà bạn đ−ợc tìm hiểu từ ch−ơng đến

ch−¬ng 5;

3 - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang;

5 - Thùc hiƯn in tµi liƯu giấy

4.2 Tính Page Setup

Tính giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in Hãy mở mục chọn File | Page Setup để kích hoạt Hộp thoại Page Setup xuất hiện:

1 Định dạng trang in (Page Setup) Soạn thảo tài liệu

3 Thit lp tiờu u, tiêu đề cuối trang, đánh số trang (nếu cần) Xem tài liệu tr−ớc in

(Print preview) In ấn tài liệu

1 - Thẻ Paper Size: cho phÐp b¹n lùa chän khỉ giÊy in:

2 - Mục Paper size: để chọn khổ giấy in Bao gồm khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình th−ờng, văn đ−ợc soạn thảo khổ A4;

3 - Ngồi bạn thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; - Mục Orientation: để chọn chiều in khổ giấy Nếu Portrait – in theo chiều dọc;

Lanscape – in theo chiỊu ngang khỉ giÊy;

5 - Mục Apply to: để định phạm vi trang in đ−ợc áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu; This point forward - áp dụng trang đang chọn trở cuối tài liệu;

6 - Mục Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in thiết lập;

7 - Nhấn nút Default – bạn muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word;

- Mục Top: để thiết lập chiều cao lề trang in; - Mục Bottom: để thiết lập chiều cao lề d−ới trang in; - Mục Left: để thiết lập chiều rộng lề bên trái trang in; - Mục Right: để thiết lập chiều rộng lề bên phải trang in; - Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu;

- Mục Header – thiết lập chiều cao phần tiêu đề đầu trang (Header); - Mục Footer – thiết lập chiều cao phần tiêu đề cuối trang (Footer);

- Mục Apply to: để định phạm vi trang in đ−ợc áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu; This point forward - áp dụng trang đặt điểm trỏ trở cuối tài liệu;

- Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in thiết lập;

- Nhấn nút Default – bạn muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word;

4.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang

Có thể miêu tả vị trí phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua hình sau:

Cách xây dựng tiêu đề đầu tiêu đề cuối:

Mở mục chọn View | Header and Footer, trỏ chuyển vào phần tiêu đề đầu (Header):

Top Left Gutter Right Bottom Header Footer

Thanh c«ng Header and Footer cịng xt hiƯn:

Bạn soạn thảo tiêu đề cách gõ trực tiếp văn bản, định dạng chúng Bạn chèn hình ảnh, đồ họa, bảng biểu, lên tiêu đề nh chèn lên tài liệu Ngồi ra, bạn chèn thêm các− thông tin khác từ công cụ Header and Footer nh− sau:

là:

: Chèn Tác giả, trang, ngày; : Chèn tên tác giả;

: Chèn tên máy tính tạo tệp tin; : Chèn tên tệp tin ®−êng dÉn; : ChÌn tªn tƯp tin;

: Chèn ngày in văn gần nhất; : Chèn thời điểm cuối sử văn bản;

: Chèn trang thứ X cđa tỉng sè trang Y : ChÌn sè thø tù trang hiƯn t¹i;

: ChÌn tỉng sè trang tài liệu; : Chèn ngày tại;

: Chèn tại; : Định dạng số trang;

: Chuyển đổi làm việc Header Footer; : Đóng tiêu đề lại

4.4 Chèn số trang tự động

Ngoài việc chèn số trang tự động tính Header and Footer, bạn chèn số trang tự động lên tiêu đề trang cách:

Më môc chän: Insert Page numbers… Hép tho¹i Page numbers xt hiƯn:

2 - Môc Aligment – dãng hàng cho số trang: Right- bên phải trang; Left bên trái trang Center- trang;

3 - Nếu chọn mục thực đánh số trang đầu tiên, trái lại trang không đ−ợc đánh số, đánh số từ trang thứ trở đi;

4 - Mục Preview- để xem kết thiết lập trang tài liệu; - Nhấn OK để hồn tất cơng việc

4.5 Xem tµi liƯu tr−íc in

Xem tr−ớc in (hay gọi Print preview) việc quan trọng, đặc biệt ng−ời học word, ch−a có nhiều kỹ in ấn Qua hình Print Preview, bạn quan sát tr−ớc đ−ợc cấu trúc trang in nh− nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lý, kịp thời tài liệu để in thu đ−ợc kết cao nh ý mun

Để bật hình Print preview, bạn làm theo hai cách: C¸ch 1: Më mơc chän File | Print Preview

Cách 2: Nhấn nút Print preview công cụ Standard Màn hình Preview công cụ Print preview xuÊt hiÖn:

Màn hình Preview nơi hiển thị cấu trúc, nh nội dung trang tài liệu trớc in;

Thanh công cụ Print Preview cung cấp nút chức để làm việc hình Preview, l:

: Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin hình Preview;

: Cho phép hiển thị hay không hiển thị thớc kẻ (Rule) hình này; : Chỉ hiển thị trang tài liệu hình này;

: Cú th chọn n trang tài liệu hiển thị hình (n=1 6); : Để chuyển đổi chế độ chỉ xem xem + sửa nội dung trực tiếp tài liệu; : In tài liệu máy in;

: §ãng hình lại, trở hình soạn thảo tài liệu ban đầu Bạn làm việc nµy nhÊn phÝm ESC

4.6 In Ên tµi liÖu

Sau chế xong tài liệu, kiểm tra lại lỗi chế B−ớc bạn thực in ấn tài liệu mỏy in

Có nhiều cách cho bạn chọn lùa lƯnh in Ên: C¸ch 1: Më mơc chän File | Print

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hép tho¹i Print xt hiƯn:

1 - Hép Printer cho phÐp b¹n chän máy in cần in (trong trờng hợp máy tính bạn cã nèi tíi nhiỊu m¸y in) Nót Properties cho phÐp bạn thiết lập thuộc tính cho máy in cÇn;

0 - Chän All – in toàn trang tệp tài liệu; - Current page in trang tài liệu chän;

2 - Pages – trang cần in Qui tắc chọn trang cần in nh− sau: <từ trang>-<đến trang>

VÝ dô:

ChØ in trang sè 5:

In từ trang đến trang 10: 2-10

In từ trang đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15

3 - Hộp Copies – số in, ngầm định Nếu bạn in nhiều bản, gõ số in vào đây;

4 - Hộp Page per sheet để số trang tài liệu đ−ợc in trang giấy Ngầm định 1, nhiên bạn thiết lập nhiều số trang in trang giấy, cỡ bé;

5 - Cuối nhấn nút OK để thực việc in n

Câu hỏi tập chơng

1 Muốn in trang: 3,4,5, 9, 10 15 tài liệu mở lệnh in, phải thiết lập nh nào?

2 Cách thiết lập để in đ−ợc in lệnh in? 3 Muốn in trang tài liệu lên trang giấy, làm nào?

Có thể sửa đợc nội dung tài liệu cửa sổ Print preview đợc không? Nếu đợc, nêu cách làm?

Các trang hiển thÞ theo chiỊu däc Trang hiĨn thÞ theo chiỊu ngang Chơng 5:

trộn tài liệu

5.1 Khái niệm trộn tài liệu

Mt tớnh nng mạnh phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word trộn tài liệu (Mail Merge) Điều giúp ích cho nhân viên văn phịng nhiều việc in danh sách phiếu nhỏ Chúng ta tìm hiểu tình sau:

Lan Bí th chi đồn lớp Q9A1, phải soạn thảo giấy mời để gửi tới bạn sinh viên− tham dự buổi liên hoan văn nghệ Chi đoàn tổ chức Danh sách khách mời đ ợc liệt kê một− bảng Word (hoặc Excel) nh− sau:

TT Hä tªn Líp

1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 Thạch Hải Vân Q9A2

3 Bùi Thị Ninh Q9A3

5 Nguyễn Thị Hà Q9A4

Lan phải lµm nh− thÕ nµo?

Tính Mail Merge Word giúp Lan đơn giản nhanh chóng tạo đ−ợc giấy mời ghi đầy đủ thụng tin cn thit

5.2 Chuẩn bị liệu

Phải chắn bạn tạo đ ợc danh sách khách mời nh− − sau:

TT Hä tªn Lớp

1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 Thạch Hải Vân Q9A2

3 Bùi Thị Ninh Q9A3

4 Lê Quang Tám Q9A3

5 Nguyễn Thị Hà Q9A4

Bảng đợc soạn Word, Excel bảng Access, Foxpro 5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn

Soạn thảo mẫu giÊy mêi nh− sau:

5.4 KÝch ho¹t tÝnh Mail merge

ở mơc bÊm cht nót Creat vµ chän mơc Mailing Label, hộp thoại sau xuất hiện:

Hóy chọn Active Window để tiếp tục:

ở mục , nhấn chuột nút Get Data chọn mục Open Data Source , hộp thoại Open Data Source xuất hiện, bạn chọn tệp chứa danh sách khác mời tạo nhấn Open

Sau mở đ−ợc tệp chứa danh sách khách mời, nhấn Close để đóng hộp thoại Mail Merge Helper sử dụng công cụ Mail merger để chèn tr−ờng tin cần thiết lên tài liệu:

Nếu không thấy công cụ Mail Merge xuất hình, hiển thị cách chọn thực đơn View | Toolbars | Mail Merge

5.5 Chèn trờng tin lên tài liệu Để chèn trờng tin lên giấy mời, làm nh sau:

Bc 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí cần chèn thơng tin tài liệu: đặt lên phần định chèn tên (nếu muốn chèn tr−ờng Họ tên) đặt điểm trỏ lên mục lớp (nếu muốn chèn tr−ờng Lớp);

B−íc 2: Trên công cụ Mail merge nhấn nút Insert Merge Field, chọn trờng tin cần chèn lên tài liÖu

sang b−ớc để tiến hành trộn Giấy mời

5.6 Thùc trộn tài liệu

Nhấn nút công Mail merge, hép tho¹i t chän trén th− Merge xt hiƯn:

Cã thĨ thiÕt lËp th«ng sè cho hộp thoại nh sau:

1 - Mc Merge to: cho biết giấy mời đ−ợc tạo đặt đâu: New document- tệp word mới; Printer – đ−ợc in máy in;

2 - Mục Records to be merged: cho biết phạm vi ghi đ−ợc trộn ra: All- thực trộn tất ghi From: – trộn từ ghi đến To: ghi nào? - Cuối nhấn nút Merge để thực trộn Giấy mời nh− thiết lập

5.7 Thanh c«ng Mail merge

Thanh c«ng Mail Merge cung cÊp nút chức giúp bạn làm viẹc nhanh chóng thuận tiên trình trộn tài liệu word

: Để chèn tr−ờng tin (cột) từ danh sách lên tài liệu trộn; : Để chuyển đến vị trí tài liệu sau trn c;

: Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiÕp tơc nh÷ng thiÕt lËp ë mơc 5.4; : Để kiểm tra xem có lỗi trình thiết lập thông tin trộn tài liệu hay không? : Thực trộn tài liệu đa kết tệp Word mới;

: Thùc hiƯn trén tµi liƯu vµ in kết máy in;

Bài tập chơng

1 Nờu cỏc bc cần thiết để trộn tài liệu word từ bảng liệu có sẵn tệp word khác?

2 Tạo danh sách điểm học sinh lớp (15 học sinh) bao gồm cột: Họ tên, Lớp, Tin học đại c−ơng, Thuật tốn lập trình, Triết học, ĐTB, Xếp loại Tiếp theo sử dụng tính Mail merge trộn phiếu điểm nh− sau để gửi tới phụ huynh học sinh:

3 Tạo danh sách kết thi tuyển (10 thí sinh) bao gồm cột thông tin: SBD, Họ tên, Ngày sinh, Địa chỉ, Điểm môn1, Điểm môn 2, Điểm môn 3, Kết xét tuyển Tiếp theo sử dụng tính Mail merge để tạo in Giấy báo kết thi tuyển gửi tới thí sinh

Ch−¬ng 6:

Mét sè øng dơng kh¸c cđa word

6.1 Tính đếm từ

Tính đếm từ cho phép bạn thống kê đ−ợc thông tin ký tự, từ, đoạn, trang tệp tài liệu Nó cần thiết bạn nhà báo, viết sách làm việc có liên quan

Mở mục chọn Tools | Word Count để gọi tính Hộp thoại Word Count xuất hiện:

Nếu chọn mục , thực đếm từ đoạn phần ghi tài liệu

6.2 Bảo vệ tài liệu

Vic bo v liệu Word đ−ợc phân thành mức độ Mức độ cao bảo vệ mở tệp tài liệu, mức độ thứ hai bảo vệ thay đổi liệu tệp tài liệu Sử dụng mức độ bạn định, tuỳ thuộc vào mục đích bạn

Nguyên tắc bảo vệ cho mức là: bạn gán mật (Password) Khi đó, ng−ời dùng nhập mật gán làm đ−ợc việc mà bạn bảo vệ

6.2.1 B¶o vƯ më tƯp tµi liƯu

B−íc 1: Mở tài liệu cần bảo vệ word;

B−íc 2: Më mơc chän: Tools | Options , hép tho¹i Options xt hiƯn: Tỉng sè trang

Tỉng sè từ

Tổng số ký tự (không tính dấu cách) Tổng số ký tự (kể dấu cách) Tổng số đoạn

Tổng số dòng

Hãy gõ lại mật vừa gõ tr−ớc vào mục Reenter password to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất

Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại đóng lại, việc thiết lập mật mở văn thành công Nếu bạn gõ sai, thông báo sau xuất hiện:

Tiếp theo bạn phải nhập lại mật gõ tr−ớc

Sau thiết lập mật bảo vệ tài liệu mở tệp thành công, ng−ời dùng mở tệp tài liệu để làm việc, hộp thoại sau xuất yêu cầu nhập vào mật bảo vệ:

Ng−ời dùng phải nhập mật mà bạn thiết lập lên hộp thoại mở đ−ợc tệp tài liệu

6.2.2 B¶o vƯ sưa néi dung tài liệu Bớc 1: Mở tài liệu cần bảo vỊ trªn word;

Trên thẻ Save, bạn gõ vào mật bảo vệ sửa đổi nội dung văn mục Password to modify:, gõ xong nhấn OK Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ:

Hãy gõ lại mật vừa gõ tr−ớc vào mục Reenter password to modify: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất

Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại đóng lại, việc thiết lập mật thành công Nếu bạn gõ sai, thông báo sau xuất hiện:

Sau thiết lập đ−ợc mật khẩu, ng−ời dùng mở tệp để sử dụng, hộp thoại yêu cầu họ nhập mật để sửa đ−ợc nội dung tài liệu:

2 - Nếu khơng có mật khẩu, họ nhấn nút Read Only để mở tệp tài liệu d−ới dạng đọc- Read Only (dạng khơng sửa cất đ−ợc nội dung văn bản) Khi đó, tiêu đề word xuất dòng chữ:

6.3 Hép tho¹i Options

Khi làm việc với word (cũng nh− làm việc phần mềm có qui mơ lớn đó) bạn th−ờng phải thiết lập cho mơi tr−ờng làm việc thuận tiện, phù hợp với sở thích cơng việc Hộp thoại Options cho phép bạn làm việc

B¹n kÝch ho¹t mơc chän Tool | Options Hép thoại Options xuất với nhiều thẻ, giúp bạn thiết lập môi trờng làm việc theo nhóm:

6.3.1 Thẻ View

Để thiết lập thông tin mang tính hiển thị (Viewable) môi tr−êng lµm viƯc:

Cách bảo vệ không đ−ợc hiệu mà kỹ xử lý liệu tài liệu đơn giản Bạn nên dùng cách bảo vệ mức mở tệp liệu hiệu cao hn

Có nhiều thuộc tính mà bạn thiết lập đợc đây, nhng dới số thuộc tính hay đợc sử dụng nhÊt:

1 - Status bar: để hiển thị trạng thái Status bar;

2 - ScreenTips: cho phÐp hiển thị mẫu giới thiệu (Tips) hình cña word;

3 - Animated text: cho phép hiển thị hiệu ứng trình diễn văn (để thiết lập những hiệu ứng này, bạn tham khảo mục 1.2.1.f Hộp thoại Font);

5 - Vertical scrollbar: để hiển thị cuộn dọc cửa sổ tài liệu;

6 - Drawing: cho phÐp hiÓn thị hình vẽ lên tài liệu in đợc chúng máy in Nếu không chọn mục này, bạn nhìn thấy hình vẽ công cụ Drawing nh in đợc hình m¸y in;

7 - Text Boundary: hiển thị đ−ờng viền bao cho trang văn nh− đối t−ợng khác tài liệu Điều giúp bạn phân định đ−ợc rõ ràng biên giới đối t−ợng có tài liệu làm việc;

6.3.2 ThỴ General

Để thiết lập số thông tin mang tính chung môi trờng làm việc:

Chúng giới thiệu thuộc tính bạn cã thĨ quan t©m nhÊt:

1 - Recently used file list: nhập vào số tệp word đ−ợc sử dụng dụng gần lên mục chọn File word Điều thuận tiện cho việc mở tệp văn mà bạn chúng đ−ợc sử dụng gần cách nhấp chuột Ngầm định số tệp 4, bạn nên thiết lập số nhiều hơn;

2 - Measurement units: để thay đổi đơn vị đo chiều dài word cho phù hợp với bạn Có kiểu đơn vị đo chiều dài đ−ợc sử dụng Inch Centimeter

6.3.3 ThỴ Spelling & Grammar

1 - Check spelling as you type: để kích hoạt tính kiểm tra lỗi tả Bạn nên chọn mục này, lẽ đ−ợc chọn từ viết tắt thiết lập kiểm tra lỗi tả hộp thoại AutoCorrect có tác dụng;

2 - Check grammar as you type: để kích hoạt tính kiểm tra lỗi ngữ pháp (ngữ pháp tiếng Anh) Bạn bật tài liệu văn tiếng Anh, trái lại bạn nên bỏ mục

6.3.4 ThỴ File Locations

Thiết lập thông tin th− mục đĩa có liên quan đến mơi tr−ờng làm việc word:

Hãy chọn mục cần thiết lập lại th− mục danh sách File types: nhấn nút Modify để chọn lại th− mục làm việc Ví dụ, muốn thay đổi th− mục ngầm định mở cất văn mới, làm nh− sau:

B−íc 1: Chọn mục Documents danh sách File types;

B−íc 2: NhÊn nót Modify, hép tho¹i sau xt hiƯn cho phÐp b¹n chän l¹i th− mơc míi

B−ớc 3: Sau chọn xong th− mục ngầm định để mở cất tài liệu, nhấn nút OK để đồng ý sự thay đổi

6.4 Lµm viƯc víi Macro

Khi làm việc với word nhiều bạn phải lặp lại số thao tác xử lý tài liệu Điều đ−ợc đơn giản bạn áp dụng kỹ thuật Macro

Macro hiểu lệnh để gọi thủ tục (thủ tục ch−ơng trình đ−ợc lập trình máy tính bao gồm nhiều lệnh yêu cầu máy tính làm việc) Lệnh Macro đ−ợc gắn tổ hợp phím tắt đ−ợc gắn vào nút lệnh cơng cụ mà bấm tổ hợp phím tắt nhấn chuột lên nút gán cơng cụ, Macro đ−ợc thực

6.4.1 Tạo Macro

Để dễ hiểu hơn, đa toán cách giải sau đây:

Bn l mt nhõn viờn phòng, hay phải soạn thảo báo cáo, hợp đồng, mà có dịng tiêu đề là:

Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tù – H¹nh

o0o

HÃy tạo Macro có tên CHXHCNVN gắn tổ hợp phím nóng Ctrl + T chẳng hạn, bạn làm nh sau:

Bớc 2: Khai báo tên thiết lập phím tắt cho Macro này:

1 - Ô Macro name: bạn hÃy gõ vào tên Macro cần tạo là: CHXHCNVN;

2 - Để thiết lập phím tắt cho Macro, hÃy nhấn lên nút Keyboard , hép tho¹i Customize Keyboard xt hiƯn:

Khi trỏ nhấp nháy hộp Press new shortcut key: bạn bấm tổ hợp phím nóng cần thiết lập (ở Ctrl + T), nhấn Asign để đồng ý Cuối nhấn Close để đóng hộp thoại lại Một cơng cụ xuất nh− sau:

Và trỏ hình trở thành: Khi bạn lệnh cho Macro B−ớc 3: Ra lệnh cho Macro: Thực chất lệnh cho Macro tạo là: Soạn thảo dòng chữ

o0o—

và định dạng dòng chữ để trở thành: Cộng hồ x∙ hội chủ nghĩa Vit Nam

Độc lập Tự Hạnh o0o

Bạn làm công việc soạn thảo để đ−ợc kết nh−

B−ớc 4: Kết thúc việc tạo Macro: Sau soạn thảo đ−ợc mẫu tiêu đề nh− ý muốn, kết thúc việc tạo Macro cách nhấn lên nút Stop recording công cụ Stop Bạn tạo đ−ợc Macro có tên CHXHCNVN với phím nóng Ctrl + T

6.4.2 Sử dụng Macro tạo đ−ợc

Giả sử tạo đ−ợc Macro CHXHCNVN Khi muốn hiển thị tiêu đề nh− bạn cần gọi Macro phím nóng Ctrl + T Bạn thu đ−ợc kết qu nh mong mun

Câu hỏi tập ch−¬ng

1 Nêu ph−ơng pháp bảo vệ liệu tệp văn word? Nếu không muốn cho đọc đ−ợc nội dung tệp tài liệu, bạn phải dùng ph−ơng pháp để bảo vệ, cho biết b−ớc để thiết lp?

2 Do hình hiển thị liệu máy tính nhỏ, muốn ẩn trạng thái word phải làm nh nào?

3 Trong soạn thảo word dòng văn tiếng Việt xuất dòng gạch chân màu đỏ nh− sau: Hãy cho biết nh− vậy, cách khắc phục cố này?

4 Giả sử có th− mục C:\TaiLieu Muốn lần thực lệnh mở tài liệu lệnh ghi tài liệu Word, th− mục đ−ợc mở đầu tiên, phải làm nh− nào?

5 Bạn hiểu khái niệm Macro nh− nào? Nêu b−ớc cần thiết để tạo đ−ợc Macro? 6 Hãy tạo Macro để làm cơng việc sau:

0 - Macro có tên ChupManHinh để chụp tồn hình máy tính đ−a vào vị trí chọn tài liệu;

1 - Macro có tên DanhSoTrang để tự động đánh số trang cho văn soạn thảo lên tiêu đề cuối theo định dạng nh− sau: Trang 9/83

2 - Macro có tên CatVaThoat để ghi lại nội dung văn soạn thảo lên đĩa đồng thời khỏi Word

3 Mơc lục

Bài mở đầu

1 Giới thiƯu phÇn mỊm Microsoft Winword

2 Cách khởi động

3 M«i tr − êng làm việc

4 Tạo tài liệu míi

5 Ghi tài liệu lên đĩa

6 Mở tài liệu tồn đĩa

Ch − ơng 1:

soạn thảo

1.1 Một số thao tác soạn thảo

1.1.1 Nhập văn

a Sử dơng bé gâ tiÕng ViƯt

b Sư dơng bàn phím

1.1.2 Thao tác khối văn b¶n

a Sao chÐp

b Di chuyển khối văn

1.1.3 Thiết lập Tab

1.2 Các kỹ định dạng văn 11

1.2.1 Định dạng đơn giản 11

a Chọn phông chữ 11

b Chọn cỡ chữ 12

c Chän kiĨu ch÷ 12

d Chän màu chữ 13

e Chọn màu văn 14

f Hộp thoại Font 14

1.2.2 Định dạng đoạn văn 16

1.3 Thiết lập Bullets vµ numbering 18

1.3.1 ThiÕt lËp Bullets 18

1.3.2 Thiết lập Numbering 20

1.4 Soạn thảo công thức toán học 21

1.5 Chia văn thành nhiều cột 21

1.5.1 Chia cột văn 22

1.5.2 Sa li nh dng 23

1.6 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn 23

1.6.1 Cách tạo 23

1.6.2 Điều chỉnh chữ lớn đầu đoạn 24

1.7 Tạo quản lý Style 24

1.7.1 T¹o mét Style 24

1.7.2 Gán Style cho mẫu đ − ợc định dạng 27

1.7.3 §iỊu chỉnh Style 28

1.7.4 Quản lý Styles 29

1.8 Tìm kiếm thay văn 30

1.8.1 Tìm kiếm văn 30

1.8.2 Tìm thay văn 31

1.9 Tính AutoCorrect 32

1.9.1 Thêm từ viết tắt 32

1.9.2 Xoá từ viết tắt 32

1.9.3 Các tuỳ chọn sửa lỗi t¶ 33

1.10 Chèn ký tự đặc biệt 33

1.10.1 Chèn ký tự đặc biệt 33

1.10.2 Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt 34

1.10.3 Gán từ viết tắt cho ký t c bit 36

Câu hỏi tập Ch − ¬ng 37

Ch − ¬ng 2: 41

bảng biểu 41

2.1 Tạo cấu tróc b¶ng 41

2.1.1 ChÌn b¶ng míi 41

2.1.2 Sưa cÊu tróc b¶ng 42

2.1.3 Trén ô 44

2.1.4 Vẽ bảng 44

2.2 Định dạng bảng biểu 45

2.2.1 Định dạng liệu ô 45

2.2.2 Tô nền, kẻ viền 45

2.3 Tính toán bảng 47

2.3.1 TÝnh tỉng 47

2.3.2 TÝnh trung b×nh céng 48

2.4 Sắp xếp liệu bảng 49

2.5 Thanh c«ng Tables and Borders 51

Câu hỏi tập Ch ơng 52

Đồ hoạ 55

3.1 Vẽ khối hình đơn giản 55

3.1.1 Sử dụng mẫu hình đơn giản 55

3.1.2 Sử dụng khối hình AutoShape 56

3.1.3 Định dạng hình vẽ 56

3.1.4 Làm việc tập hợp hình vẽ 57

a Gom nhóm (Group) 57

b Gì nhãm (Ungroup) 57

c Nhãm lại (Regroup) 57

3.2 Tạo chữ nghệ thuật 57

3.2.1 ChÌn ch÷ nghƯ tht 57

3.2.2 Hiệu chỉnh 58

3.3 Chèn ảnh lên tài liệu 59

3.5.1 ChÌn ¶nh tõ mét tƯp tin 59

3.5.2 ChÌn ¶nh tõ th − viƯn ¶nh Clip Gallery 60

3.5.3 Chụp ảnh từ hình vào tài liệu 61

Câu hỏi tập Ch − ¬ng 62

Ch − ¬ng 4: 67

In Ên 67

4.1 Qui trình in n 67

4.2 Tính Page Setup 67

4.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang 69

4.4 Chèn số trang tự động 71

4.5 Xem tµi liƯu tr − íc in 71

4.6 In Ên tµi liệu 73

Câu hỏi tập ch − ¬ng 74

Ch − ¬ng 5: 75

trộn tài liệu 75

5.1 Khái niệm trộn tài liệu 75

5.2 Chuẩn bị liệu 75

5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn 75

5.4 Kích hoạt tính Mail merge 76

5.5 ChÌn c¸c tr − êng tin lên tài liệu 77

5.6 Thực trộn tài liệu 77

5.7 Thanh công cụ Mail merge 78

Bài tập ch ơng 78

Ch − ¬ng 6: 80

Mét sè øng dơng kh¸c cđa word 80

6.1 Tính đếm từ 80

6.2 B¶o vƯ tài liệu 80

6.2.1 Bảo vệ mở tệp tài liệu 80

6.2.2 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu 82

6.3 Hộp thoại Options 83

6.3.1 ThỴ View 83

6.3.2 ThỴ General 84

6.3.3 ThỴ Spelling & Grammar 85

6.3.4 Thẻ File Locations 86

6.4 Làm việc với Macro 87

6.4.1 T¹o Macro 87