Ngay từ thời Gia Long đến đầu Minh Mệnh đã phân cấp phủ, huyện, châu và đặt các chức Tri phủ đứng đầu một phủ và Tri huyện quản lãnh một huyện. Thời kỳ này phủ đặt hai viên Tri phủ, mỗi huyện đặt hai viên Tri huyện gọi là Đông đường và Tây đường.
Ấn chương Việt Nam - Ấn, Đồ ký cấp phủ, phân phủ, huyện, châu Ngay từ thời Gia Long đến đầu Minh Mệnh phân cấp phủ, huyện, châu đặt chức Tri phủ đứng đầu phủ Tri huyện quản lãnh huyện Thời kỳ phủ đặt hai viên Tri phủ, huyện đặt hai viên Tri huyện gọi Đông đường Tây đường Năm Minh Mệnh thứ (1821) vua xuống chuẩn cho phủ, huyện, châu sử dụng ấn đồng Tới năm Minh Mệnh thứ (1822) quy định ấn triện cụ thể hơn: “ … Phàm phủ thuộc Trực lệ[253] ấn đồng, vuông tấc phân ly, khắc chữ Triện Mỗ phủ ấn Các huyện thuộc Trực lệ, ấn đồng vuông tấc phân ly, khắc chữ Triện Mỗ huyện ấn Các phủ thuộc thành, trấn ấn đồng vuông tấc phân ly, khắc chữ Triện Mỗ phủ ấn Các huyện, châu thuộc thành, trấn ấn đồng vuông tấc phân, khắc chữ Triện Mỗ huyện ấn”[254] Thời gian nhà Nguyễn ý nhiều đến cấp phủ, huyện châu Thống kê nước có 37 phủ 127 huyện, châu Tổng cộng 164 phủ, huyện, châu ban cấp ấn đồng kiềm gỗ, có quy định mực đóng dấu dây đeo ấn loại Đến năm Minh Mệnh thứ (1823) nhà vua xuống cho phủ huyện thành, doanh, trấn giảm viên Tri phủ phủ viên Tri huyện huyện, nên việc sử dụng ấn triện cấp phủ, huyện ổn định Công cải cách hành địa phương với việc bãi bỏ cấp thành trấn đổi làm tỉnh vào năm 1831 - 1832 làm thay đổi không đến cấp phủ, huyện, châu Cấp phân phủ với chức Đồng tri phủ đời ban cấp ấn Đồ ký Sử cũ ghi: “Phủ huyện địa phương có phủ trọng yếu hay trọng yếu mà thiếu người làm việc, nơi bốn huyện trở lên đặt viên Đồng tri phủ cấp thêm phân phủ Đồ ký đồng Kiềm gỗ (Đồ ký dài tấc ly ngang tấc ly, núm vòng tròn, khắc chữ Triện: Mỗ phân phủ đồ ký)”[255] Đồ ký đồ dùng cho quan nhỏ cấp đặt, có để phân biệt với ấn triện chức quan cấp tương đương gần tương đương Các chức Huyện thừa, Giáo thụ, Huấn đạo, Trưởng quan ty v.v… sử dụng Đồ ký Đây việc làm khoa học triều Nguyễn - Minh Mệnh việc kiện tồn tổ chức hành địa phương với gần 200 đơn vị phủ, phân phủ, huyện, châu Rõ ràng phức tạp công tác quản lý cấp tỉnh trung ương cấp phủ, huyện (và cấp tương đương) giảm so với trước, đồng thời mực thước cho vua Nguyễn sau noi theo Việc đóng dấu ấn, Đồ ký Kiềm ấn cấp phủ phân phủ, huyện, châu quy định rõ Ấn, Đồ ký phải đóng chữ tháng “mỗ” dịng chữ niên hiệu, kiềm ấn đóng chỗ tẩy xóa, sửa chữa chỗ giáp trang Xin giới thiệu dấu cấp phủ tập Công văn cổ chỉ[256] Dấu hình vng, cỡ 6,9x6,9cm Bốn chữ Triện khắc vng vức chia hai hàng, chữ Quốc Oai phủ ấn 國威府印 (Ấn phủ Quốc Oai) Dấu đóng chữ “nguyệt” dòng ghi niên hiệu Minh Mệnh thập niên lục nguyệt sơ cửu nhật Đây ấn dấu viên Tri phủ phủ Quốc Oai tấu đóng vào ngày tháng năm Minh Mệnh thứ 10 (1829) Bên trái dấu Tri phủ hai dòng chữ Hán ghi tên tuổi bốn người có kiềm dấu nhỏ đóng tên, mờ nhịe nên khơng đọc Tuy nhiên qua ngoại hình nét nhịe dấu chúng tơi khẳng định khơng phải dấu kiềm phủ Quốc Oai, kiềm dấu có chữ Tín, loại Kiềm dấu thấy văn chữ Hán thời Nguyễn (H 183) Xin giới thiệu tiếp dấu Đồ ký phân phủ tập Công văn cổ chỉ[257] Dấu hình chữ nhật cỡ 4,6x4,6cm, sáu chữ Triện chia hai hàng Nét chữ mềm cong rõ nét chữ Ứng Hòa phân phủ đồ ký 應和分府圖記 (Đồ ký phân phủ Ứng Hịa) Dấu đóng chữ “nguyệt” dịng ghi niên hiệu Minh Mệnh thập bát niên lục nguyệt nhị thập tứ nhật Đây dấu chức quan Đồng Tri phủ phụ trách phân phủ Ứng Hịa đóng vào ngày 24 tháng năm Minh Mệnh thứ 18 (1837) (H 184) Việc thay đổi cấp phủ, phân phủ, huyện, châu thời Nguyễn không diễn lần, mà lẻ tẻ qua nhiều đợt khác Những điểm sử khơng ghi lại - thực tế văn chữ Hán thấy qua thay đổi khác biệt dấu ấn Trong Cơng văn tập xuất hình dấu Quốc Oai phân phủ đồ ký 國威分府圖記 (Đồ ký phân phủ Quốc Oai) Dấu hình chữ nhật có cỡ 4,2x6,2cm đóng dòng ghi niên hiệu ghi năm Minh Mệnh thứ 21 (1840) (H 185) Như ta gặp lại hình dấu địa danh Quốc Oai, cấp phủ với dấu ấn vuông cũ nữa, mà hình dấu Đồ ký có hình chữ nhật với tên gọi cấp phân phủ chức Đồng Tri phủ quản lãnh Theo thống kê đầu thời Minh Mệnh: Cả nước có 127 huyện, châu (sau có thay đổi điều chỉnh đơi chút), chắn phải có 254 ấn, kiềm cấp phát cho tất Tri huyện, Tri châu, nay, vật bị chôn vùi Viện Bảo tàng Lịch sử Hà Nội may mắn giữ lại ấn (trong có kiềm nhỏ) hai viên Tri huyện chức Huyện thừa Quả ấn có ký hiệu LSb 2526 chất liệu đồng cán chuôi vồ, to thuôn, cao 6,5cm dầy 1,5cm Phần ấn khắc hai dòng chữ Hán hai bên Minh Mệnh tam niên Vũ khố phụng tạo Mặt dấu hình vuông cỡ 6x6cm, bốn chữ Triện chia hai hàng chữ An lập huyện ấn 安立縣印 (Ấn huyện An Lập) Đây ấn viên Tri huyện huyện An Lập xưởng Vũ khố đúc vào năm Minh Mệnh thứ (1822) (H 186 a,b,c,d) Kiềm ấn đồng có ký hiệu LSb 2521, hình tháp đầu, cao 2,2cm, mặt dấu hình vng cỡ 1,9x1,9cm, hai chữ Triện An lập (huyện An Lập) xếp theo chiều ngang Đây kiềm ấn cặp với ấn lớn trên, chắn có niên đại từ năm 1822 (H 187 a,b,c) Quả ấn thứ ba có ký hiệu LSb 2418, cán chuôi vồ thắt đáy cao 7cm dày 1,3cm Phần khắc hai dòng chữ Hán Thiệu Trị niên Trọng thập nhị lượng, bốn chữ Triện mặt dấu Thất Khê huyện ấn 七溪縣印 (Ấn huyện Thất Khê) Đây ấn viên Tri huyện huyện Thất Khê đúc vào năm Thiệu Trị thứ (1841), ấn nặng 12 lượng (H 188 a,b,c,d) Ấn thứ có ký hiệu LSb 2522 Đây ấn đồng có cán kiểu tay quai, cao 3,5cm dầy 1,2cm Niên đại khắc dấu ghi năm Minh Mệnh thứ 15 (1834), trọng lượng ghi lượng, tiền phân Dấu hình chữ nhật có kích thước 4,3x5,8cm, chữ Triện dấu Kỳ sơn vệ đồ ký 祈山衛圖記 Đồ ký vệ Kỳ Sơn Có người lại cho chữ Kỳ Sơn thừa đồ ký 祈山承圖記 Đồ ký Huyện thừa huyện Kỳ Sơn? (H 189 a,b) Các hình dấu cấp huyện cịn giữ nhiều điều kiện có hạn nên chúng tơi đơn cử vài ví dụ đây: Trong tập Công văn cựu xuất hình dấu Lạc An huyện ấn 樂安縣印 (Ấn huyện Lạc An) Dấu hình vng cỡ 6x6cm, chữ Triện Lạc An huyện ấn chia hai hàng, dấu đóng hai vị trí khác nhau, hai đời vua khác Quyển 1[258], dấu đóng đoạn dòng chữ Hán song song trang giấy, phía phải dịng ghi niên đại Minh Mệnh nhị thập niên ngũ nguyệt nhị thập cửu nhật Chỗ giáp trang có dấu kiềm hình vng cỡ 1,8x1,8cm mặt dấu hình hai chữ Triện Lạc An 樂安 (Huyện Lạc An) Đây dấu ấn kiềm Tri huyện Lạc An đóng vào ngày 29 tháng năm Minh Mệnh thứ 20 (1839) (H 190) Ở 4[259], lại thấy xuất dấu Lạc An huyện ấn có hình thức tự dạng giống y hình dấu trên, lại đóng đoạn chữ “nguyệt” dịng ghi niên hiệu Tự Đức nguyên niên thập nguyệt thập ngũ nhật (Ngày 15 tháng 10 năm Tự Đức nguyên niên [1847]) Bên trái có hình dấu kiềm Lạc An樂安 (H 191) Như dấu chức quan đóng dạng cơng văn thời điểm gần nhau, lại có khác biệt vị trí hình dấu Hình dấu đời Tự Đức hình dấu đóng bình thường theo quy định dịng ghi niên hiệu, cịn hình dấu đóng đời Minh Mệnh dấu từ ngun Tri huyện huyện Lạc An Dịng ghi niên đại khơng có dấu cấp chủ quản dấu huyện Lạc An chứng tỏ gốc, văn hồn thiện gửi không nằm tập công văn Công cải cách vua Minh Mệnh năm 1827 làm thay đổi mặt vùng dân tộc thiểu số Các chức Tuyên úy sứ, Chiêu thảo sứ, Phòng ngự sứ v.v… thổ quan miền núi bị xóa bỏ, thay vào chức quan nói trên, đồng thời với việc ban cấp ấn triện cho họ Các chức quan sử dụng Đồ ký đồng Kiềm gỗ, mặt dấu khắc chữ (Mỗ) thổ huyện đồ ký, (Mỗ) thổ châu đồ ký dùng mực màu tía để đóng dấu Những vật hình dấu văn loại Đồ ký ngày khơng cịn giữ Nhiều năm nghiên cứu chúng tơi tìm thấy hình dấu dấu Đồ ký này, nhân chuyến công tác vào kho Châu triều Nguyễn Tp Hồ Chí Minh năm 1990 Dấu hình chữ nhật có kích thước 4,0x5,5cm, chữ Triện chia hàng, chữ thuôn dài, nét khắc đơn giản, chữ Nà Bôn thổ châu đồ ký 那賁土州圖記 (Đồ ký Thổ châu châu Nà Bôn)[260] (H 192) Dấu đóng văn giấy viết hồn tồn chữ dân tộc thiểu số Đây hình dấu ấn viên thổ Tri châu châu Nà Bôn, văn chữ dân tộc, đóng đời Hàm Nghi, nên chúng tơi cho dấu có niên đại khoảng đời Hàm Nghi Việc xác định dấu góp thêm tư liệu cho cơng tác nghiên cứu ngơn ngữ văn hóa dân tộc Việt Nam thời Nguyễn Thuộc quan cấp phủ, huyện, châu ngành giáo dục sử dụng ấn triện riêng, chức Giáo thụ, Huấn đạo dùng ấn Đồ ký Quy chế ghi sử: “… ấn viên Giáo thụ, Huấn đạo dài tấc phân, ngang phân ly… Dùng hộp son đóng chữ “nguyệt” dòng ghi niên hiệu”[261] Xin miêu tả Đồ ký chức Huấn đạo tồn dân gian Ấn có chất liệu đồng, làm theo hình núm thắt đáy loe lên Dầy khoảng 1cm cao khoảng 2,5cm Dấu hình chữ nhật cỡ 3,1x5,4cm, chữ Triện chia hàng, nét chữ rõ ràng vuông vức chữ Quỳnh Côi huấn đạo đồ ký[262] 瓊瑰訓道圖記 Đây ấn Đồ ký viên Huấn đạo phụ trách việc Giáo dục huyện Quỳnh Côi phủ Thái Bình[263] Trên ấn khơng ghi niên đại qua hình dấu, tự dạng chữ Triện chúng tơi khẳng định Đồ ký thời Nguyễn (H 193 a,b) ... tộc Việt Nam thời Nguyễn Thuộc quan cấp phủ, huyện, châu ngành giáo dục sử dụng ấn triện riêng, chức Giáo thụ, Huấn đạo dùng ấn Đồ ký Quy chế ghi sử: “… ấn viên Giáo thụ, Huấn đạo dài tấc phân, ... thay vào chức quan nói trên, đồng thời với việc ban cấp ấn triện cho họ Các chức quan sử dụng Đồ ký đồng Kiềm gỗ, mặt dấu khắc chữ (Mỗ) thổ huyện đồ ký, (Mỗ) thổ châu đồ ký dùng mực màu tía để đóng... đơn giản, chữ Nà Bôn thổ châu đồ ký 那賁土州圖記 (Đồ ký Thổ châu châu Nà Bôn)[260] (H 192) Dấu đóng văn giấy viết hồn tồn chữ dân tộc thiểu số Đây hình dấu ấn viên thổ Tri châu châu Nà Bôn, văn chữ dân