BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL 2000 I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 1. Giới thiệu và khởi động Microsoft Excel Microsoft Excel là một trong những chương trình bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất. Chương trình là sản phẩm của hãng Microsoft. Sử dụng Microsoft Excel sẽ làm đơn giản công việc xử lí dữ liệu, nhất là với khối lượng lớn các dữ liệu kinh tế hay tài chính kế toán. Cách khởi động chương trình bảng tính Microsoft Excel cũng giống như với Microsoft Word. Thông thường chúng ta dùng gói sản phẩm...
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW CHƯƠNG V BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL 2000 I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL Giới thiệu khởi động Microsoft Excel Microsoft Excel chương trình bảng tính sử dụng rộng rãi Chương trình sản phẩm hãng Microsoft Sử dụng Microsoft Excel làm đơn giản cơng việc xử lí liệu, với khối lượng lớn liệu kinh tế hay tài kế tốn Cách khởi động chương trình bảng tính Microsoft Excel giống với Microsoft Word Thông thường dùng gói sản phẩm Microsoft Office bao gồm Microsoft Word Microsoft Excel Thông thường để khởi động Microsoft Excel, bấm chuột nút Start, đưa trỏ vào dòng Programs bấm chuột dòng Microsoft Excel Lưu ý : Biểu tượng Microsoft Excel có hình chữ X cách điệu màu xanh Ngồi cịn khởi động Microsoft Excel cách bấm chuột vào nút Microsoft Excel Micosoft Office Shortcut Bar Microsoft Office Shortcut Bar Sổ tính (hay cịn gọi tệp bảng tính) trống mở lần khởi động Microsoft Excel sổ tính tạm thời có tên BOOK1 Tên tệp sổ tính ln có phần mở rộng ngầm định XLS Trước kết thúc phiên làm việc với Microsoft Excel, ta phải lưu giữ kết làm việc đĩa cứng hay đĩa mềm máy tính - 102 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Để lưu sổ tính lên đĩa, ta mở thực đơn File chọn lệnh Save (hoặc bấm Ctrl+S) chọn nút cơng cụ, xuất cửa sổ Save as để ta đặt tên cho sổ tính: Kẹp hồ sơ lưu sổ tính Các sổ tính lưu Đặt tên cho sổ tính vào Chọn thư mục lưu giữ tệp sổ tính cần lưu Đặt tên cho tệp sổ tính vào hộp File Name Chọn nút Save để máy ghi tệp lên đĩa Màn hình làm việc Microsoft Excel Sau khởi động, vùng làm việc bố trí dạng bảng (hay cịn gọi trang tính), hình làm việc Excel có đối tượng chung cửa sổ Windows Thanh thực đơn Hộp điều khiển Tên sổ bảng tính mở Workbook Thanh tiêu đề Title Bar Thu nhỏ Minimize Phóng to Maximize Đóng Close Thanh cơng cụ Thanh cơng thức Ơ chọn Tên cột Tên hàng Tên bảng tính Thanh dọc Thanh ngang Thanh trạng thái Thanh thực đơn (menu bar) Microsoft Excel gần giống thực đơn Word có thêm thực đơn Data (dữ liệu) gồm lệnh để xử lí liệu Microsoft Excel cịn có thêm cơng cụ đặc trưng, cơng thức (Formula bar) Thanh công thức sử dụng để nhập hiển thị liệu công thức Cấu trúc bảng tính – Sheet - 103 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Tệp tin Excel tạo gọi sổ tính Một sổ tính có nhiều bảng tính Một sổ tính mở, ln có bảng tính mở Mỗi bảng tính có tên riêng để phân biệt chúng hiển thị phía hình Tên ngầm định chúng Sheet1, Sheet2, … Bấm chuột vào tên để chuyển làm việc từ bảng tính sang bảng tính khác Một bảng tính gồm có đối tượng sau: Mỗi bảng tính bao gồm 65536 hàng 256 cột Các cột đánh ký hiệu A, B, C, … IV Dòng để ghi ký hiệu cột bố trí phía gọi đường viền ngang Các hàng đánh số hiệu hàng 1, 2, 3, … 65536 cột ghi số hiệu dịng bố trí bên trái bảng tính gọi đường viền dọc Nơi giao hàng(Row) với cột(Column) gọi ô(Cell) Ô đối tượng nhỏ bảng tính để lưu liệu Khối nhóm liền tạo thành hình chữ nhật Khối dịng hay phần dịng phần cột Địa ơ, khối, hàng cột Các ô, khối, hàng cột phân biệt qua địa chúng Địa sử dụng công thức hàm Địa ô cặp tên cột tên hàng giao tạo Ví dụ: A5, C8, DF280 Địa khối cặp địa góc bên trái ô góc bên phải, chúng phân cách dấu hai chấm (:) Ví dụ: Khối A3:D8 ; C4:H10 Địa hàng biểu diễn cặp số hiệu phân cách dấu hai chấm (:) Ví dụ: 4:4 ; 6:6 … Địa cột biểu diễn cặp ký hiệu phân cách dấu hai chấm (:) Ví dụ: A:A, C:C … Trên bảng tính mở ln có chọn (hay cịn gọi kích hoạt - thời) Ơ có đường viền đậm bao quanh Đường viền gọi trỏ ô Dữ liệu nhập vào kích hoạt Thanh cơng thức Địa chọn Ô chọn Con trỏ Ô - 104 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Thoát khỏi Microsoft Excel Để khỏi Microsoft Excel ta chọn cách sau: Mở thực đơn File chọn lệnh Exit Bấm chuột vào nút Close cửa sổ chương trình Bấm tổ hợp phím Alt + F4 Nếu ta khỏi Microsoft Excel mà có sổ tính chưa lưu máy hỏi có ghi lại sổ tính khơng: Nếu chọn YES tiến hành lưu: Trường hợp hình 1: Đó sổ tính chưa ghi lại lần nên chọn YES xuất hộp thoại Save As để ta đặt tên cho sổ tính Trường hợp hình 2: Đó tệp sổ tính lưu với tên Diem.xls nên ta chọn YES Microsoft Excel ghi thêm phần sửa chữa không xuất hộp thoại Save as Nếu chọn NO máy khỏi Microsoft Excel mà khơng lưu sổ tính làm Nếu chọn CANCEL tức ta huỷ bỏ lệnh thoát khỏi Microsoft Excel II NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG TÍNH Các kiểu liệu Excel Dữ liệu đưa vào ô bảng tính trực tiếp từ bàn phím Dữ liệu ô kiểu sau: Dữ liệu kiểu số, liệu kiểu ký tự, liệu thời gian, giá trị LOGIC (đúng – TRUE; sai- FALSE), công thức hàm Công thức chứa liệu, phép tốn, địa chỉ, cịn hàm Excel xây dựng sẵn Mỗi bảng tính lưu kiểu liệu số kiểu trên, song kiểu liệu Muốn lưu kiểu liệu khác cần phải xóa nội dung chí cịn phải định dạng lại liệu Các phím di chuyển trỏ Di chuyển bảng tính hiểu thay đổi chọn – di chuyển trỏ ô đến ô Có thể di chuyển trỏ hai cách: - 105 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Sử dụng phím mũi tên bàn phím: phím để sang trái ơ, phím để sang phải ơ; phím để lên ô; phím để xuống ô Sử dụng chuột: đưa trỏ chuột đến ô cần đến bấm chuột Vì bảng tính có nhiều ô nên ta cần sử dụng đến để việc di chuyển thuận lợi Lưu ý: Con trỏ chuột vùng bảng tính ln có hình dấu thập tác động lên đối tượng để biến đổi nó, ta cần phải Muốn đối tượng đó, nghĩa ta phải chọn Để chọn ô: Ta bấm chuột lên ô cần chọn Để chọn khối: Có thể chọn ba cách sau: Bấm rê chuột từ ô đầu khối đến ô cuối khối Bấm chuột ô đầu khối, giữ phím Shift, bấm chuột cuối khối nhả phím Shift Bấm chuột vào đầu khối, giữ phím Shift, bấm phím mũi tên để mở rộng vùng chọn Để chọn hàng hay cột: Bấm chuột vào ô đề số hiệu hàng hay ô đề ký hiệu cột cần chọn Để chọn tồn bảng tính: Bấm chuột vào ô giao đường viền ngang đường viền dọc Lưu ý: Trong vùng chọn, ô không bị đảo mầu Để chọn đối tượng không liền nhau: Ta chọn đối tượng giữ phím CTRL chọn đối tượng khác bấm chuột vào chọn bảng Nhập liệu Để nhập liệu vào ô, ta chọn gõ liệu vào từ bàn phím, xong ấn Enter để kết thúc nhập a Nhập liệu số: Dữ liệu số dãy số 0, 1, …, số ký tự đặc biệt khác dấu phảy (,), dấu chấm (.), dấu cộng (+), dấu trừ (-), dấu phần trăm (%) … Ví dụ: 15,000; $123 ; 33%; 2.09E+03 liệu số Sau nhập vào ô, liệu số hiển thị ô sau: - 106 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Nếu dấu + đứng trước dãy số số số dương số + không hiển thị ô Dấu trừ - đứng trước số số âm thể ô Chữ E (hay e) sử dụng để biểu diễn số lớn theo dạng khoa học Ví dụ: 2E+06 = x 106 = 2,000,000 Một số đứng ngoặc đơn xem số âm Ví dụ: (200) = -200 Dấu / sử dụng để biểu diễn phân số Ví dụ: 11 5/8 = 11.625 Ngồi ra, Excel cịn sử dụng dấu $ để biểu diễn dạng tiền tệ dấu % để biểu diễn số phần trăm Theo ngầm định, dấu phảy (,) dùng để phân cách hàng nghìn, hàng triệu,… dấu chấm (.) dùng để phân cách phần nguyên phần thập phân - Đây kiểu viết số Anh – Mỹ Ta thay đổi kiểu viết số Trong ô, liệu kiểu số luôn tự động lề phải ô Nếu dãy số có độ dài lớn độ rộng cột, Excel tự động chuyển số dạng sử dụng chữ E để biểu diễn luỹ thừa 10 Nếu độ rộng cột qúa nhỏ không hiển thị hết dãy số dài, ta thấy ký hiệu ##### Nếu gặp trường hợp đó, cần tăng độ rộng cột để hiển thị số đầy đủ b Nhập liệu kiểu ký tự Dữ liệu ký tự dãy chữ cái, số ký hiệu Ví dụ: ViệtTrì, Q 1, 36 Tràng Tiền … Có thể nói, ngồi liệu số hầu hết liệu lại liệu kiểu ký tự Nếu dãy liệu ký tự nhập vào dài không chứa hết ô, liệu hiển thị vùng hình bên phải Tuy vậy, liệu lưu giữ ô Nếu ô bên phải lưu trữ liệu phần đầu dãy ký tự dài ô hiển thị Xem ví dụ minh họa sau: A2 chứa dãy ký tự: Trường dự bị Đại học dân tộc TW ô A2 chứa dãy ký tự: Trường dự bị Đại học dân tộc TW ô C2 chứa dãy ký tự : Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Dữ liệu kiểu ký tự tự động lề trái - 107 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Đôi cần nhập liệu kiểu ký tự gồm chữ số ký tự đặc biệt (ví dụ +1 chẳng hạn), ta gõ +1 vào dấu + bị bỏ qua Lúc ta nên nhập dấu nháy đơn (‘) trước nhập số Khi nhập xong, dấu nháy đơn không xuất ô mà xuất cơng thức, xem hình minh họa: c Nhập liệu thời gian Dữ liệu thời gian chia làm hai loại: Ngày tháng phút Dữ liệu kiểu ngày tháng chuyển đổi thành số nguyên liên tiếp nhau, số ứng với ngày tháng năm 1900, liệu kiểu phút chuyển thành số thập phân phút xem phần ngày Do đó, chất, liệu thời gian liệu kiểu số Dữ liệu ngày tháng gồm: ngày, tháng năm Dữ liệu phút gồm: ngày, tháng, năm, phút Có nhiều dạng trình bày liệu thời gian Dữ liệu kiểu thời gian tự động thẳng lề phải ô Khi nhập liệu kiểu thời gian, sử dụng dấu – dấu / làm dấu phân cách ngày, tháng, năm dấu : để phân cách phút Dấu trống để phân cách ngày tháng năm phút Ngoài cịn sử dụng AM PM cho trước sau 12 trưa, cịn sử dụng từ tiếng Anh viết tắt để thể ngày tuần Ví dụ: 4-Mar, March 4,97 hay 4-March-97 1:30 AM d Sửa chữa liệu Khi nhập liệu, thấy nhập sai phải dùng phím BACK SPACE để xóa lùi nhập lại Khơng dùng phím mũi tên để di chuyển trỏ văn đến chỗ sai bấm phím mũi tên, chương trình cho nhập liệu xong chuyển sang ô khác Nếu liệu dài, ta nên sửa chữa công thức cách dùng chuột bấm lên dòng nội dung - 108 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Nếu muốn sửa chữa liệu ô chứa liệu, sử dụng cách sau: Bấm đúp chuột vào ô cần sửa chữa liệu Đưa trỏ ô đến ô cần sửa, bấm chuột lên vùng nội dung công thức Đưa trỏ ô đến ô cần sửa, bấm phím F2 để làm xuất trỏ văn (nhấp nháy) ơ, sau dùng phím xóa: Delete, Backspace để xóa liệu nhập lại, nhập xong ấn phím Enter III CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Địa tương đối địa tuyệt đối Chúng ta định nghĩa địa ơ, khối, hàng cột Đó địa tương đối Trong phần này, ta xét khái niệm địa tuyệt đối chúng Trước hết, ta nhắc lại địa tương đối Địa tương đối ô cặp chữ xác định ký hiệu cột số hiệu hàng mà nằm Khi cho địa tương đối công thức, địa biểu thị vị trí tương đối ô nằm công thức so với ô chứa công thức Chẳng hạn địa tương đối ô A3 A3 Để minh họa vai trò địa tương đối, ta xét ví dụ sau: Giả sử B2 có chứa liệu số 2500 Khi cho công thức đơn giản = B2+1 vào ô C4, công thức “ lấy giá trị ô B2 cộng với nhập kết vào ô C4” Trong ô C4 có kết 2501 nhiên, địa B2 công thức địa tương đối, Excel xác định vị trí tương đối B2 so với vị trí B4 sau: Ơ B2 nằm cộ B, hàng 2, cột bên trái (cột B) so với cột có C4 (cột C) hàng cách hàng có ô C4 (hàng 4) hai hàng (hàng 2) chất, cơng thức có nghĩa là: “lấy giá trị cột phía bên trái hai hàng, cộng với nhập vào (ơ C4)” Địa tương đối có vai trị quan trọng việc điền tính tốn nhanh liệu chép di chuyển liệu từ khối sang ô khác hay khối khác Ta xét vấn đề phần sau Các địa tuyệt đối vị trí cố định bảng tính Ví dụ: “ nằm cột A dịng 2” Địa tuyệt đối có ký hiệu $ trước chữ xác định cột số xác định dịng mà nằm - 109 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Ví dụ: Địa tuyệt đối C6 $C$6 Để thấy rõ khác địa tuyệt đối tương đối, xét tiếp ví dụ trên: giả sử để thay cho cơng thức nhập vào C4 =B2+1 ta nhập công thức : =$B$2+1 Công thức thực sau: “lấy giá trị ô cột B hàng 2, cộng với nhập vào ô C4” Sự khác biệt rõ ta xét thao tác chép di chuyển liệu từ ô sang ô khác bảng tính Chúng ta kết hợp địa tương đối địa tuyệt đối để có địa hỗn hợp, địa chứa thành phần tương đối thành phần tuyệt đối Di chuyển chép liệu Khi chép liệu, nội dung ô gồm: liệu chứa (có thể cơng thức) định dạng liệu Khi chép hay di chuyển nội dung ô sang ô khác, liệu định dạng liệu chép hay di chuyển Nếu liệu ô kết công thức hay hàm thân cơng thức (hay hàm) khơng phải liệu kết quả, chép hay di chuyển a Sao chép di chuyển nội dung khối: Muốn chép hay di chuyển liệu từ ô sang ô khác từ khối sang khối khác ta làm sau: Chọn khối cần chép hay di chuyển Mở thực đơn Edit chọn Copy (nếu chép) chọn Cut (nếu di chuyển), đường viền chuyển động bao quanh khối chọn Đưa trỏ ô đến khối cần chép (hay di chuyển) Mở thực đơn Edit chọn lệnh Paste Chúng ta dùng nút lệnh Copy cơng cụ chuẩn để làm thao tác Cut Paste Nếu vùng liệu chép (hay di chuyển) vùng cần chép (hay di chuyển) liệu tới thể hình, sử dụng chuột để chép di chuyển nhanh liệu: Chọn ô (hoặc khối) có liệu cần chép (hoặc di chuyển) Đưa trỏ chuột đến đường biên khối chọn, trỏ chuột có hình mũi tên giữ phím CTRL (nếu di chuyển khơng cần) bấm kéo chuột để đưa hay khối đến vị trí cần tới nhả chuột phím CTRL Khi chép hay di chuyển nội dung khối sang khối khác cần lưu ý: Khi chọn đích, nội dung ô khối vào ô tương ứng khối có cùng, bên trái ô chọn - 110 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Nếu chọn khối làm đích, khối phải khối có kích thước khối nguồn Nếu nội dung ô chọn khối làm đích, nội dung vào khối đích b Di chuyển chép có nội dung chứa địa khối Địa tương đối địa tuyệt đối đóng vai trị khác thao tác chép có nội dung cơng thức hay hàm mà biến chúng có chứa địa địa khối Địa tương đối: Khi chép có nội dung công thức chứa địa tương đối khối, công thức ô đích khơng cịn địa ban đầu ô mà địa điều chỉnh để phù hợp với vị trí tương đối so với ô đích Ví dụ 1: Tại ô B4 ta nhập vào công thức đơn giản: =D9 Nếu ta chép ô B4 sang ô C2, công thức sang C2 Ơ D9 nằm cột bên phải cách cột B cột hàng 9, hàng năm hàng Ơ có vị trí tương đối so với C2 E7 Vì cơng thức C2 điều chỉnh thành: =E7 Ví dụ 2: Để hiểu rõ tầm quan trọng địa tương đối, ta xét ví dụ sau: Ta thấy hình 1, để tính điểm trung bình cho danh sách học sinh trên, ta nhập cơng thức tính =AVERAGE(C4:E4) cho người danh sách Sau đó, ta chép cơng thức xuống cho người danh sách Kiểm tra F10 (hình 2) ta thấy cơng thức =AVERAGE(C10:E10) Excel điều chỉnh địa tương đối cách thích hợp chép liệu ô Đối với thao tác di chuyển ( lệnh Cut Paste ) địa tương đối không bị điều chỉnh Địa tuyệt đối: Muốn đảm bảo địa khối không bị thay đổi chép công thức, phải sử dụng địa tuyệt đối Chúng ta xét ví dụ sau: Ví dụ 1: - 111 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW b) Lưu giữ tệp Sau kết thúc làm việc bảng tính Excel, kết làm việc phải lưu giữ đĩa Để đề phòng cố điện … nên người ta thường xuyên lưu giữ kết soạn Khi lưu ta mở lại bảng tính để sửa đổi hay làm việc tiếp với Thực thao tác sau để lưu giữ bảng tính: Mở thực đơn File chọn Save Nhấn chuột chọn nút lệnh Save công cụ chuẩn Bấm tổ hợp phím CTRL+S Lần lưu tệp có tên ngầm định BOOK#, cửa sổ Save as (lưu với tên) xuất để ta đặt tên chọn chỗ lưu cho bảng tính Từ lần sau trở đi, ghi bảng tính lại, cửa sổ Save as khơng xuất nữa, bảng tính tự ghi thêm vào tệp với tên có Thư mục lưu giữ tệp Các bảng tớnh có Chọn nút để ghi Đặt tên cho bảng tớnh ô Lưu ý ghi bảng tính: Nên đặt tên cho tệp bảng tính để gợi nhớ nội dung bên nó, tránh đặt tên vơ nghĩa Khi ghi bảng tính, sau ta lại làm việc tiếp phải ghi lại, không, phần soạn thêm hay sửa đổi khơng ghi thêm vào bảng tính - 115 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Để lưu giữ bảng tính với tên khác ta mở thực đơn File chọn Save as xuất hộp thoại Save as Ta tiến hành chọn kẹp lưu giữ tệp đặt tên tệp giống làm với lệnh File\Save c) Xóa, chèn đổi tên bảng tính Khi mở sổ tính mới, theo ngầm định Excel cung cấp cho ta ba bảng tính với tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Muốn làm việc với bảng tính nào, ta bấm chuột tên bảng tính Có trường hợp cần xóa tồn bảng tính, chèn thêm bảng tính đổi tên bảng tính Muốn xóa bảng tính: Bấm chuột vào tên bảng tính cần xóa Mở thực đơn Edit chọn Delete Sheet Xuất hộp thoại xác nhận, chọn OK để xóa Muốn chèn thêm bảng tính: Bấm chuột chọn bảng tính mà bảng tính xuất hiện, chèn bảng tính sang phải danh sách bảng tính Mở thực đơn Insert chọn Worksheet, xuất bảng tính với tên SheetX, với X số thứ tự bảng tính sổ tính Muốn đổi tên bảng tính: Nhấn đúp chuột vào tên bảng tính bấm phải chuột tên bảng tính chọn Rename, tên bảng tính chọn (bơi đen) Xóa tên cũ bảng tính gõ vào tên d) Khôi phục sau thao tác sai Khi thao tác bảng tính, có thao tác chép, di chuyển hay xóa nhầm Để khơi phục lại nhầm lẫn đó, sử dụng lệnh Undo thực đơn Edit Ta chọn nhanh lệnh Undo nút Undo công cụ Redo Chọn Undo để trở trạng thái trước Chọn Redo để trạng thái trước Undo IV ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU Định dạng liệu số - 116 - Undo Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Khi ta nhập liệu vào số, định dạng General (tổng quát) hiển thị số y hệt nhập vào, trừ số trường hợp sau: Các số qúa dài nên phải sử dụng chữ E để hiển thị rút gọn Các số đứng cuối phần thập phân không hiển thị Số thập phân khơng có phần ngun hiển thị với phần nguyên 0, ví dụ: gõ 123 số hiển thị 0.123 Định dạng khơng tác động đến giá trị liệu mà làm thay đổi cách hiển thị liệu Có thể áp dụng nhiều định dạng khác cho liệu, song giá trị không thay đổi tính tốn thực với giá trị Để định dạng liệu số, ta làm sau: Chọn vùng liệu số cần định dạng Mở thực đơn Format chọn Cells xuất hộp thoại: Số chữ số sau dấu thập phân Chọn kiểu số Đánh dấu để có dấu phân cách phần ngàn, triệu … dấu phẩy Các định dạng số chọn Chọn phần Number (số): Chọn thành phần để định dạng số xong chọn nút OK Định dạng phơng chữ Để định dạng phông chữ ta làm sau: Chọn vùng liệu cần điều chỉnh Mở thực đơn Format chọn Cells xuất hộp thoại Chọn mục Font: Chọn kiểu chữ - 117 - Cỡ chữ Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Dóng hàng, tạo đường viền Việc chỉnh (dóng hàng) liệu ô thể mục Alignment lệnh đơn Format\Cells Căn chỉnh theo chiều ngang ô Thay đổi hướng chạy chữ Căn chỉnh theo chiều dọc ô Bật chức ngắt dòng Theo ngầm định, nội dung xếp dịng Khi dãy ký tự dài không muốn thay đổi độ rộng cột, ta cho ngắt dịng cách chọn chức Wrap Text hộp thoại Tạo đường viền Mặc định vùng bảng tính, ô phân cách đường gọi đường lưới (có thể bật tắt đường lưới lệnh Tools Options View Gridlines) Các đường lưới không xuất in giấy Để có đường kẻ, ta cần kẻ khung sau: Chọn vùng liệu cần kẻ khung Mở thực đơn Format chọn Cells - 118 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW Chọn mục Border: Chọn cách kẻ khung nhanh Chọn nét kẻ khung Chọn vị trí đường kẻ Chọn mầu cho nét kẻ khung Hình minh họa Có thể kẻ kiểu đường biên khác có mầu sắc khác cạnh chọn Ta cịn kẻ đường kẻ bên khối chọn đường kẻ chéo ô Cần ghi nhớ thứ tự sau: phải chọn kiểu đường mầu sắc đường trước chọn cạnh để kẻ Ngầm định ban đầu, khơng có đường kẻ Đổ màu Để đổ cho bảng tính ta làm sau: Chọn vùng bảng tính cần đổ màu Mở thực đơn Format chọn Cells Chọn mục Patterns: V CÁC HÀM MẪU TRONG EXCEL Trước làm quen với số hàm mẫu Excel, ta sơ qua số toán tử hay sử dụng Excel Bao gồm: Toán tử số học: + : Cộng - : Trừ * : Nhân / : Chia ^ : Lũy thừa Toán tử so sánh: - 119 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW = : Bằng > : Lớn >= : Lớn < : Nhỏ 5,”Đỗ”,Trượt”) =IF(OR(AND(Diem1>=5,Diem2>=5),(Diem1+Diem2)>=14),”Đỗ”,”Trượt”) Lưu ý: Có thể sử dụng hàm IF lồng Nếu có n điều kiện có n-1 hàm if lồng Giá trị trả thỏa mãn điều kiện thứ n trị_sai hàm if thứ n-1 =IF(DTK=14),”Đỗ”,”Trượt”)... dụng Excel Bao gồm: Toán tử số học: + : Cộng - : Trừ * : Nhân / : Chia ^ : Lũy thừa Toán tử so sánh: - 119 - Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2000 TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC DÂN TỘC TW = : Bằng > : Lớn