HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 2000 I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 1. Giới thiệu và khởi động Microsoft Word Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dưới môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí .. phục vụ cho công tác văn phòng. Microsoft Word có những tính năng mạnh như sau: giao diện đồ họa với hệ thống thực đơn, hộp thoại có hình thức đẹp, có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác; có kèm theo các tiện...
Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 CHƯƠNG III HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 2000 I LÀM QUEN VI MICROSOFT WORD Giới thiệu khởi động Microsoft Word Microsoft Word phần mềm soạn thảo văn cao cấp chạy môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo loại văn bản, sách vở, tạp chí phục vụ cho công tác văn phòng Microsoft Word có tính mạnh sau: giao diện đồ họa với hệ thống thực đơn, hộp thoại có hình thức đẹp, có khả giao tiếp liệu với c¸c øng dơng kh¸c; cã kÌm theo c¸c tiƯn Ých phụ trợ: soát lỗi tả, gõ tắt, tạo macro Có khả tạo bảng biểu, soạn công thức Toán, Lý, Hóa Sau cài đặt, biểu tượng Word có hình chữ W màu xanh, tệp chạy chương trình tệp WINWORD.EXE đặt th mơc C:\Program Files\Microsoft Office\Office Ta khëi ®éng Word giống khởi động chương trình ứng dụng Windows Thông thường biểu tượng Word đặt bảng chọn Programs ể khởi động Word, ta hÃy bấm chuột nút Start, đưa lên Programs đưa sang biểu tượng Microsoft Word bấm chuột Sau chương trình đà khởi động xong, Word cung cấp cho văn trắng sẵn sàng để soạn thảo Văn trắng có tên ngầm định DOCUMENT1 Tên tệp văn Word tạo có phần mở rộng DOC Do ta cần phân biệt chúng qua phần tên Màn hình làm việc Microsoft Word Sau khëi ®éng, cưa sỉ Microsoft Word xt hiƯn hình minh họa Cửa sổ chứa đối tượng thông thường cửa sổ khác: Thanh tiêu đề, thực đơn, công cụ, cuốn, thước, trạng thái a Thanh tiêu đề (Title bar) Nằm cửa sổ tiêu đề cửa sổ khác Trên tiêu đề có ghi: tên tệp văn mở Microsoft Word Ta có thao tác sau tiêu đề: - 43 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 BÊm đúp chuột tiêu đề để thực lệnh Maximize Restore Bấm kéo chuột tiêu đề để di chuyển cửa sổ chương trình (chỉ trường hợp cửa sổ chương trình chưa phóng to cực đại) Hp iu khin Thanh tiờu Thanh thực đơn Thanh công cụ định dạng Thước ngang Thanh công cụ chuẩn Thước dọc Thanh dọc VÙNG SOẠN THẢO Thanh trạng thái Thanh công cụ vẽ Thanh ngang b Thanh thực đơn (Menu bar) Nằm tiêu đề bao gồm thực đơn: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help Trong ®ã: File (HƯ thèng) Chøa c¸c lƯnh vỊ hƯ thèng nh: New (më míi), Open (Më), Close (®ãng), Save (lu), Print (in ấn), Exit (thoát) Edit (Soạn thảo) Chứa lệnh soạn thảo, biên tập: Copy (sao), Cut(xóa), Paste (dán), Undo (phục hồi) View (Hiển thị) Chứa lệnh hiển thị trang văn bản, hình: Normal (bình thường), Page layout ( hiển thị đầy đủ ), Toolbars (các công cụ) Insert (chèn vào) Chứa lệnh chèn đối tượng vào văn bản: Page Number (số trang), Picture (hình ảnh), Symbol (ký tự đặc biệt) Format dạng) (định Chứa lệnh định dạng: Font (mẫu ký tự), Paragraph (đoạn), Tools (công cụ) Chứa công cụ bổ xung: Soát lỗi tả Tabe (bảng biểu) Chứa lệnh bảng biểu - 44 - H son thảo văn microsoft word 2000 Window (cưa sỉ) Chøa lệnh xếp cửa sổ văn Help (trợ giúp) Các hướng dẫn sử dụng Cũng thực đơn khác, ta mở thực đơn thực đơn cách: Dùng chuột bấm vào tên thực đơn cần mở giữ phím Alt, bấm phím ký tự gạch chân tên thực đơn cần mở Mỗi thực đơn mở làm xuất thực đơn dọc tương ứng, thực đơn dọc lệnh ể chọn lệnh thực đơn dọc vừa mỏ, ta dùng chuột bấm vào lệnh cần chọn, sử dụng phím mũi tên để di chuyển vệt sáng đến lƯnh cÇn chän råi bÊm Enter NÕu më thùc đơn mà không chọn lệnh nào, ta bấm chuột vùng thực đơn bấm phím ESC nhiều lần để thoát khỏi thực đơn Ví dụ: ể mở thực đơn Format, ta thấy tên thực đơn Format có chữ O gạch chân nên ta giữ phím Alt bấm phím O để mở c Thanh công cụ (Toolbars) Thanh công cụ dÃy nút lệnh (thường) bố trí phía thực đơn giúp ngêi sư dơng cã thĨ chän lƯnh nhanh chãng C¸c nút lệnh thường lệnh hay sử dụng Ví dụ: ể mở tệp văn ®· lu, ta më thùc ®¬n File chän lƯnh Open iều thực nhanh chóng cách dùng chuột bấm vào nút lệnh công cụ ể sử dụng công cụ có hiệu quả, người sử dụng cần quen thuộc với biểu tượng công cụ Mỗi biểu tượng tương ứng với nút lệnh, nút lệnh có tên ể biết tên nút lệnh, ta việc đưa trỏ chuột vào nút lệnh chờ giây lát xt hiƯn tªn cđa nót lƯnh Word cã nhiỊu c«ng nhng th«ng thêng chØ cã hai c«ng cụ mở đặt phía vùng soạn thảo công cụ chuẩn (Standart Toolbar) công cụ định dạng (Formatting Toolbar) Ngoài có công cụ vẽ (Drawing Toolbar) thường đc đặt phía vùng soạn thảo Chúng ta không nên mở nhiều công cụ không cần thiết khung hình có giới hạn ể tắt mở công cụ, mở thực đơn View chọn Toolbars, xuất bảng danh sách công cụ Thanh công cụ mở phía trước tên có đánh dấu kiểm Ta dùng chuột để bấm vào tên công cụ để tắt hay - 45 - H son tho văn microsoft word 2000 më chóng Thanh c«ng thường bố trí dạng (bar) nằm phía (hay dưới) có dạng sau: Bm ỳp chut vo õy ể đưa trạng thái dạng ta việc bấm đúp chuột tiêu đề hộp bên dùng chuột bấm kéo đưa lên vị trí cũ T hanh công cụ chuẩn với dạng bình thường: Thanh công cụ chuẩn với nút có kèm tên: New Open Save Print Print Preview Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Thanh công cụ định dạng: Mở văn Mở văn đà có Lưu văn soạn In văn Xem văn trước in Cắt bỏ đoạn văn Sao đoạn văn chọn vào nhớ Dán nội dung nhớ văn Sao chép định dạng Trở thao tác trước Ngược lại Undo d Thước (Ruler) Ta dùng thước để chỉnh vị trí tương đối đối tượng trang văn Word cung cấp hai thước thước ngang thước dọc ể bật tắt thước, ta mở thực đơn View chọn lệnh Ruler Lưu ý: Chỉ chế độ Page Layout hiển thị thíc ®øng - 46 - Hệ soạn thảo văn bn microsoft word 2000 (Mở thực đơn View Page layout - Bố trí trang) e Thanh trạng thái (Status bar) Thanh trạng thái nằm phía cửa sổ chương trình Microsoft Word Trên trạng thái thể thông tin trạng thái làm việc chương tr×nh: Số trang Tổng số trang Số mục Trang số Vị trí trỏ văn Tho¸t khái Microsoft Word ể thoát khỏi chương trình soạn thảo Word, ta thùc hiƯn b»ng mét c¸c c¸ch sau: Mở thực đơn File chọn Exit Chọn nút Close phía bên phải cửa sổ chương trình Microsoft Word Bấm tổ hợp phím Alt + F4 Nếu có tài liệu mà ta chưa lưu sửa đổi văn bản, Word hỏi hộp thoại: Hình hai hộp thoại Hỏi việc lưu cất Hình thứ tệp văn mới, có tên ngầm định Document Word hỏi có ghi không, ta chọn YES xuất hộp thoại Save as để đặt tên cho văn Hình thứ hai tệp văn BAI THO đà có sẵn soạn tiếp nên Word hỏi có lưu cất (tức lưu lại phần đà soạn thêm) không, ta chọn YES không xuất hộp thoại Save as nữa, đà có tên - 47 - H son thảo văn microsoft word 2000 Trong hép tho¹i trên, chọn YES Word lưu cất văn bản, chọn NO để không lưu văn bản, chọn CANCEL để hủ bá viƯc tho¸t II TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO VN BN Chế độ gõ chữ Việt Ngi dựng nhập văn chữ Việt vào máy tính thơng qua bàn phím chương trình điều khiển cho phép máy tính nhận mã ký tự tiếng Việt gõ từ bàn phím Chương trình điều khiển gọi chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt (gọi tắt trình gõ chữ Việt) Hai kiểu gõ chữ Việt phổ biến là: Kiểu TELEX kiểu VNI Chúng ta cần sử dụng thành thạo hai cách gõ Hai kiểu gõ trình bày bảng sau: Kiểu TELEX Kiểu VNI ĐĨ gâ ch÷ Ta gõ Ta gõ ă aw a8 â aa a6 đ dd d9 ê ee e6 Ow [ o7 Uw ] u7 oo o6 Hun f Sắc s Nặng j Hỏi r Ng· x Xóa dấu z Gõ dấu Bé m· cho ch÷ ViƯt Hai mã chữ Việt phổ biến dựa mã ASCII TCVN3 (hay ABC) VNI thường sử dụng trình gõ chữ Việt để mã hóa chữ Việt máy tính Ngồi cịn có mã Unicode mã chung cho ngôn ngữ quốc gia giới, có tiếng Việt Hiện mã Unicode quy định để sử dụng văn hành Việt Nam - 48 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Bộ phông chữ Việt hin th v in chữ Việt, cần có chữ Việt (cịn gọi phơng) tương ứng với mã Có nhiều phơng với nhiều kiểu chữ khác xây dựng để hiển thị in chữ Việt Ví dụ, phơng ứng với mã TCVN3 đặt tên với tiếp đầu ngữ Vn VnTime, VnArial, hay phông ứng với mã VNI đặt tên tiếp đầu ngữ VNI- VNI-Times, VNI-Helve, Hiện có số phông ứng với mã Unicode hỗ trợ cho chữ Việt Times New Roman, Arial, Mét sè phÇn mỊm xư lý a) VietKey 2000 ĐĨ cã thể soạn thảo văn tiếng Việt, cần đến phần mềm điều khiển gõ tiếng Việt mẫu chữ (Font) tiếng Việt Có nhiều chương trình điều khiển gõ tiếng Việt sử dụng nhiều chương trình VietKey Chương trình hỗ trỵ nhiỊu kiĨu gâ tiÕng ViƯt nhng chóng ta thêng sử dụng kiểu gõ TELEX Khi đà cài đặt chạy, biểu tượng VietKey xuất phía cuối công việc (trong vùng chương trình chạy ngầm) có dạng hình vuông nhỏ bên có Biểu tượng có hình chữ V tức hỗ trợ gõ tiếng Việt có hình chữ E chữ V chữ E hỗ trợ gõ tiếng Anh ể chuyển đổi hai chế độ gõ Anh Việt, ta dùng chuột bấm vào biểu tượng VietKey bấm tổ hợp phím Alt+Z b) UniKey Unikey chương trình gõ tiếng Việt Unicode phổ biến Việt Nam người dùng tiếng Việt Unicode Unikey cho phép gõ tiếng Việt Unicode tài liệu Word, Excel nhiều chương trình khác hệ điều hành Windows khác nhau, từ Windows 95 tới Windows 2000 Windows XP Unikey Ủy ban Quốc gia chuẩn tiếng Việt Unicode Bộ Khoa học Công nghệ khuyến cáo sử dụng quan nhà nước Việt Nam Đặc - 49 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 điểm bật chương trình chạy nhanh có tính ổn định cao Unikey tương thích với nhiều phần mềm h tr Unicode Các đặc điểm chính: - UniKey chương trình miễn phí hoàn toàn - Chạy tất môi trường Windows 32 bit, bao gồm: Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP - Hỗ trợ tất kiểu gõ tiếng Việt thông dụng nhất: Telex, VNI, VIQR Một ưu điểm so với chương trình gõ tiếng Việt khác UniKey nhỏ gọn, dễ dùng Chương trình chØ cã nhÊt file EXE víi kÝch thíc 35 KB không cần thêm thư viện khác ịa web: http://unikey.hypermart.net Tại địa bạn dowload version th«ng tin cËp nhËt vỊ UniKey III SOẠN THẢO VÀ TRèNH BY VN BN Ta hình dung trình soạn thảo mô tả sau: Trước tiên, ta khởi động chương trình Word, cung cấp cho văn trắng, ta bắt đầu soạn văn cách nhập ký tự vào văn từ bàn phím Sau soạn xong, ta lưu lại văn lên đĩa từ (đĩa cứng hay đĩa mềm) thoát khỏi Word Thông thường văn sử dụng sau soạn xong (để in ấn ) người ta phải soát lại, sửa lỗi, thêm bớt nội dung Lúc đó, người ta lại khởi động Word mở tệp văn đà soạn ra, tiến hành sửa chữa, thêm bớt nội dung ghi lại thay ®ỉi ®ã Sau ®· hoµn chØnh cã thĨ cho tiến hành in ấn Và cuối cùng, cất (đóng văn bản) lại thoát khỏi Word Một số quy ước việc gõ văn bản: ể văn quán có hình thức hợp lí, số quy ước chung cần tuân thủ sau: Các dấu ngắt câu dấu chấm (.), dấu phÈy (,), dÊu hai chÊm (:), dÊu chÊm phÈy (;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) phải đặt sát vào từ đứng trước nó, dấu cách sau nội dung; Giữa từ dùng kí tự trống để phân cách Giữa đoạn xuống dòng lần nhấn phím Enter; Các dấu mở ngoặc (gồm "(", "[", "{", "") dấu đóng nháy - 50 - H son thảo văn microsoft word 2000 (gåm "’", "”") ph¶i đặt sát vào bên phải kí tự cuối từ trước Chú ý: Tuy nhiên, mục đích thẩm mĩ, số sách đặt dÊu nh dÊu hai chÊm (:), dÊu chÊm phÈy (;), dÊu chÊm than (!), dÊu chÊm hái (?) c¸ch tõ đứng trước dấu cách Trong trường hợp người soạn thảo phải tự kiểm soát việc xuống dòng kí tự Các thao tác với trỏ văn Con trỏ văn vệt ngắn thẳng đứng nhấp nháy vùng soạn thảo Khi ta gõ văn bản, ký tự xuất phía trước trỏ văn dịch chuyển từ trái qua phải trình gõ văn Nếu muốn ký tự xuất vị trí nào, ta phải đưa trỏ văn đến vị trí ể di chuyển trỏ văn bản, ta dùng chuột bấm vào vị trí cần đến bấm phím mũi tên: qua trái ký tự; qua phải ký tự; lên dòng; xuống dòng Phím Home: đưa trỏ đầu dòng Phím End: đưa trỏ cuối dòng CTRL+Home: đầu văn CTRL+End: cuối văn Lưu ý: Ta di chuyển trỏ văn vùng đà soạn thảo đưa trỏ văn đến chỗ chưa soạn thảo tới Màn hình có giới hạn định nên hiển thị phần văn nên để xem phần bị khuất, ta sử dụng ngang dọc Trình bày văn Khi khởi động Microsoft Word, tự động cung cấp cho văn trắng với trỏ văn nhấp nháy đầu văn (phía bên trái) Từ ta bắt đầu nhập ký tự từ bàn phím, ký tự xuất phía trước trỏ nhấp nháy Ta đưa trỏ nhấp nháy đến vị trí mong muốn phím: Phím cách trèng (space bar), phÝm Tab, phÝm Enter Trong qóa trình soạn thảo ta soạn lỗi gõ phím, lúc ta dùng phím xóa để xóa ký tự đà gõ sai, tiếp tục gõ lại cho Các chế độ soạn thảo: Chế độ chèn: chế độ này, đưa trỏ văn đến vị trí ta gõ phím ký tự xuất chèn ký tự đà có tríc sang hai bªn - 51 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 ChÕ ®é ®Ì: ë chÕ độ này, ta đưa trỏ văn vào vùng đà có ký tự gõ phím ký tự nhập đè lên ký tự cũ (các ký tự cũ bị xoá nhường chỗ cho ký tự mới) ể chuyển đổi qua lại hai chế độ trên, ta bấm đúp chuột vào ô có chữ OVR trạng thái Nếu chữ OVR có mầu đậm chế ®é ®Ì Sư dơng phÝm Space bar vµ phÝm Enter: Khi soạn thảo văn bản, ta dùng phím Space Bar (phím dài bàn phím) để tạo khoảng cách trống từ Người ta gọi phím cách trống phím đánh dấu kết thúc từ Tuy ta không nhìn thấy ký tự trống Word coi ký tự Ví dụ: Ta có đoạn: Quê em miền trung du đoạn văn có 20 ký tự, có ký tự trống Khi soạn thảo văn giống nh viƯc chóng ta viÕt b»ng bót, c¸c ký tù xuất từ lề trái sang lề phải Nếu đến hết lề phải mà chưa hết câu, Word tự động xuống dòng (Wrap text) Chúng ta cho trỏ văn xuống dòng cách bấm phím Enter trường hợp tạo dòng trống kết thúc đoạn văn iều có nghĩa là: Chỉ bấm phím Enter để xuống dòng trường hợp: Kết thúc đoạn văn tạo dòng trống Các thao tác với tệp văn a Mở tệp văn bản: Mở văn mới: Như đà nói, khởi động Microsoft Word cung cấp cho văn trắng (mới tinh có tên ngầm định DOCUMENT 1) để ta làm việc Tuy nhiên ta yêu cầu Word đưa tiếp cho ta văn trắng cách sau: Cách 1: - Mở thực đơn File, chọn New, xuất hộp thoại - Chọn biểu tượng Blank Document råi chän nót OK - 52 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 ĐĨ hiĨu râ h¬n, xem hình minh họa đây: Tht l dũng First line cách đoạn hai bên Khoảng cách thụt lề trái cách đoạn thụt l phi Khong cỏch treo Hanging ể định dạng đoạn văn cần phải chọn hay phần đoạn văn cần đặt trỏ văn đoạn văn - ưa trỏ văn vào đoạn cần định dạng chọn đoạn văn - Mở thực đơn Format chọn lệnh Paragraph, xt hiƯn hép tho¹i: Căn theo lề Định dạng dịng Trái Thụt lề Phải Cách Trước đoạn Sau Khảng cách dịng Hãy xem chọn thành phần Chọn để đóng hộp thoại Căn văn theo lề Alignment: Left : Căn thẳng theo lề trái - 60 Left Right H son tho bn microsoft word 2000 Centered: Căn vào Right : Căn thẳng theo lề phải Justified : Căn hai bên lề Việc lề chọn nút lệnh tương ứng công cụ định dạng sau đà chọn đối tượng: Thiết đặt khoảng cách thụt lề trái phải (Left Right) Nhập khoảng cách đoạn văn cách lề trái/ phải (cm) vào ô bên phải Việc thiết đặt cã thĨ sư dơng trªn thíc: Thụt lề dịng thứ trở Thụt lề dòng Thiết đặt lề phải cho đoạn Lề phải trang Thiết đặt lề trái cho đoạn Lề trái trang Ngoµi ta cã thể sử dụng hai nút lệnh công cụ định dạng Hai nút có tác dụng tăng/giảm khoảng cách thụt vào bên trái đoạn cách nhanh chóng Khoảng cách đoạn - Spacing Before (Trước) Spacing Thiết lập khoảng cách đoạn chọn với đoạn trước sau After (Sau) Không nên ấn phím Enter muốn làm tăng khoảng cách đoạn văn Không nên gõ phím Tab hay SpaceBar nhiều để làm tăng khoảng thụt vào đầu đoạn văn Khoảng cách hàng Line Spacing: Single: Cách dòng đơn Double: Cách dòng đôi 1,5 line: Cách dòng rưỡi At Least: Cách dòng nhỏ - 61 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Exactly: Cách dòng xác ịnh dạng dòng Special First line: Dòng đoạn thụt vào khoảng Hanging: Các dòng từ dòng thứ trở thụt vào khoảng ịnh dạng trang a Thiết lập trang giấy ể thiết lập trang giấy, mở thực đơn File chọn lệnh Page Setup xuất hộp thoại: Thiết lập thông số: Margins: Các lề Top: Lề trang giấy Bottom: LỊ díi trang giÊy Left: LỊ tr¸i Right: LỊ phải Gutter: Khoảng cách kẹp gim Header: Cao đầu trang Footer: Cao ch©n trang Paper Size: Chän khỉ giÊy Portrait: In däc giÊy Landscape: In ngang giÊy OK ®Ĩ ®ãng hộp thoại b ánh số trang - 62 - H son tho bn microsoft word 2000 ể đánh số trang cho văn bản, ta mở thực đơn Insert chọn Page Number xuất hộp thoại: Chọn thông số: Alignment: Canh hàng Left: Phía trái trang Right: Phía lề phải trang Center: Giữa trang Show number on first page: ánh số trang đầu ể thay đổi cách thức đánh số trang ta có thĨ chän Format (Number format, Start At) Chän OK ®Ĩ đóng hộp thoại c Tạo tiêu đề trang Tiêu đề có hai tiêu đề: Tiêu đề (Header) tiêu đề (Footer) Khi ta tạo tiêu đề xuất tất trang văn Tiêu đề xem ta trình bày hình chế độ View Page Layout ể soạn tiêu đề trên, cho trang, ta thực hiện: Mở thực đơn View chọn Header and Footer Khi chọn lệnh này, văn mờ đi, phần đầu trang chân trang xuất khung trỏ văn nằm Cùng lúc công cụ Header and Footer cịng xt hiƯn Lóc nµy ta cã thĨ soạn tiêu đề cho trang Soạn xong, ta chọn nút Close công cụ Header and Footer để trở Khi đà có tiêu đề trang, ®Ĩ chØnh sưa nã ta chØ cÇn kÝch ®óp cht vào phần tiêu đề trang ỏnh số trang Chuyển tiêu đề trên/dưới Mét sè định dạng khác a Tạo chữ lớn đầu dòng - 63 - Đóng Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn thường sử dụng nhiều báo tạp chí Có hai kiểu tạo chữ lớn đầu đoạn văn bản: lề lề ưa trỏ đến đoạn cần tạo chữ lớn đầu dòng chọn chữ đầu dòng - Mở thực đơn Format chọn Drop Cap - Xuất hộp thoại hình bên - Chọn kiểu: Drooped : vùng văn hay In Margin : lỊ - Chän mÉu ch÷ cho chữ (Font) - Chọn số dòng mà chữ sÏ th¶ xuèng (Line to Drop) - Cuèi cïng chän OK để đóng hộp thoại b Tạo khung làm cho văn Ta đóng khung đoạn văn, tô cho đoạn văn có dạng sau: Bạn có biết Bạn có biết ể làm vậy, ta tiến hành sau: Chọn đoạn văn cần tạo khung làm Mở thực đơn Format chọn Border and Shading, xuất hộp thoại Chọn thành phần hộp thoại hình đây: To khung Chn nột k khung Khụng có khung Có khung Khung có bóng Mầu nét kẻ khung Làm Chọn mầu - 64 cho Chọn vị trớ nét kẻ khung Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Chọn thành phần hộp thoại để tạo khung (hoặc) làm cho đoạn văn Cuối chọn nút OK để đóng hộp thoại c ánh số đánh dấu đầu đoạn (dòng) Ta dùng kiểu đánh số dấu cho dòng (hay đoạn) cách tự động Cách làm nhanh ta sử dụng nút Bullets Numbering công cụ: Chọn dòng đoạn cần đánh dấu đánh số đầu dòng (đầu đoạn) Bấm vào nút để đánh số nút để đánh dấu ể có cách đánh dấu số phong phú hơn, ta làm sau: Chọn dòng đoạn văn cần đánh số hay dấu Mở thực đơn Format chọn Bullets and Numbering xt hiƯn hép tho¹i: Chọn để đánh dấu Chọn để đánh số - 65 - Hệ soạn thảo bn microsoft word 2000 Nếu để đánh dấu: Ta chọn phần Bulleted (hình1) sau chọn kiểu đánh dấu có sẵn Nếu muốn thay đổi kiểu đánh dÊu, ta chän nót Customize xt hiƯn hép tho¹i: đó, để thay đổi ta chọn Mẫu chữ (Font) ký tự dấu (Bullet ) Nếu để đánh số, ta chọn Numbered (hình2) sau chọn mẫu đánh số có sẵn Nếu không muốn kiểu ®¸nh sè ®ã, ta cịng cã thĨ chän nót Customize xuất hộp thoại, đó: ta chọn kiểu đánh số : 1, 2, I,II,III, Bắt đầu đánh số từ số (Start at) Sau đà chọn kiểu đánh số hay dấu vừa ý, ta chọn nút OK để đóng hộp thoại d Chia cột cho văn Để chia cột cho văn ta làm sau: - Chọn văn (đoạn văn bản) cần chia cột - Mở thực đơn Format chọn Columns xuất hộp thoại: Presets: cách tạo cột chuẩn Number of columns: Số cột muốn chia Line between: thêm đường kẻ vào cột Equal columns width: tự động điều chỉnh độ rộng cột OK: hoàn thành việc chia cột Ngoài ta sử dụng nút lệnh Columns cụng c chun V BNG BIU Tạo bảng Có thể chọn cách sau để tạo bảng: Cách 1: Tạo nhanh bảng đơn giản - 66 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 B¶ng đơn giản tạo cách nhanh chóng cách nháy chuột nút Insert table công cụ chuẩn Kéo chuột xuống sang phải để chọn số hàng số cột cho bảng nhấn chuột (hình minh họa) Hàng cho biết số hàng số cột chọn Word tạo bảng trèng cã sè cét vµ sè hµng mong mn víi chiều rộng cột chia theo chiều rộng cđa trang giÊy Sau nµy ta cã thĨ chØnh sưa ®é réng cđa c¸c cét theo ý mn C¸ch 2: Tạo bảng thực đơn - ưa trỏ văn đến vị trí cần chèn bảng - Mở thực đơn Table chọn lệnh Insert Table, xuất hộp thoại: - Nhập số cột bảng cần tạo vào Number of Columns vµ sè hµng vµo Number of rows - Chọn OK để đóng hộp thoại Cách 3: Tạo bảng tự - Bật công cụ Tables and Borders (Hoặc mở thực đơn Table) - Chọn nút lƯnh Draw Table trá cht sÏ cã h×nh chiÕc bút chì - Ta dùng chuột để vẽ bảng y ta vẽ bút vậy: ầu tiên phải vẽ đường viền bảng, xong đến ®êng ngang, c¸c ®êng däc … NÕu vÏ sai, ta dùng công cụ tẩy Eraser bên cạnh nút bút chì ể tẩy đường kẻ, ta di tẩy theo đường kẻ Các thao tác với bảng a Thao t¸c chän: ĐĨ cã thĨ cã c¸c thao tác định dạng, xử lý bảng, ta cần phải có thao tác chọn thành phần bảng: Chọn ô: Bấm chuột cạnh trái ô Chọn hàng: Bấm chuột cạnh trái hàng Hoặc: ể trỏ văn đứng hàng cần chọn, mở thực đơn Table chọn Select Rows Chän mét cét: Đa trá chuét lªn mép cột cần chọn trỏ chuột có hình mũi tên đen hướng xuống bấm chuột, hoặc: đưa trỏ văn đến ô cột cần chọn, mở thực đơn Table chọn Select Columns Chọn bảng: Chọn cột hàng kéo rê đến cuối bảng Hoặc mở thực đơn Table chọn Select Table - 67 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 b Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng: ể thay đổi độ rộng cột hay hàng bảng, ta dùng chuột đưa đến đường biên cột hay hàng trỏ chuột có hình mũi tên hai đầu bấm kéo rê chuột để kéo đường biên phía cần mở rộng thu hẹp Ta điều chỉnh độ rộng cột chiều cao hàng xác cách sử dụng lệnh thực đơn: Chọn (các) hàng hay (các) cột cần điều chỉnh chiều cao hay độ rộng Mở thực đơn Table chọn lệnh Table Properties xuất hộp thoại Table Properties Chọn thẻ Column ®Ĩ thay ®ỉi ®é réng cđa cét, thỴ Row ®Ĩ thay đổi chiều cao hàng Nhp chiu cao ca hàng vào Nhập độ rộng cột vào ưa vào trị số cần thiết để thay ®ỉi cét hay hµng Chän nót OK ®Ĩ ®ãng hộp thoại c Chèn thêm hàng thêm cột: ể chèn thêm hàng hay cột cho bảng, ta làm sau: - 68 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Chọn cột hay hàng mà cần xuất cột hay hàng Mở thực đơn Table chọn Insert Rows để chèn hàng; Insert Colmns ®Ĩ chÌn cét Cét hay hµng míi sÏ xt vị trí ta đà chọn, cột hay hàng vị trí đẩy sang phải xuống hàng Khi chèn thêm cột phải để ý xem khoảng cách từ mép phải bảng ®Õn mÐp giÊy cã võa víi ®é réng cđa cét thêm vào không ề phòng trường hợp chiều rộng bảng vượt mép giấy khó sử lý Trong trường hợp đó, tốt ta nên chia cột làm (hoặc ) để tạo thành cột d Xóa cột hàng bảng: Chọn (các) cột hàng cần xóa Mở thực đơn Table chọn: Delete Columns để xóa cột hoặc: Delete Rows để xóa hàng e Gộp ô bảng: ể gộp ô liền bảng, ta làm sau: Chọn ô liền (dọc ngang) Mở thực đơn Table chọn Merge Cells chọn nút Merge Cells công cụ Tables and Borders f Chia tách ô: Ta chia tách nhiều ô làm nhiều ô khác cách sau: Chọn ô nhiều ô liên tiếp cần chia Mở thực đơn Table chän lƯnh Split Cells hc chän nót Split Cells công cụ Tables and Borders , xuất hộp thoại: Nhập vào số cần chia (chia lµm mÊy) vµo hép Number of Columns Chän OK để đóng hộp thoại g Tách bảng làm hai: - 69 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Muốn tách bảng làm hai bảng, hÃy đặt trỏ văn hàng mà bảng bắt đầu Sau mở thực đơn Table chọn lệnh Split Table h ịnh vị trí văn ô: Việc định dạng văn ô làm hoàn toàn bình thường Ngoài ra, định vị trí văn ô nút lệnh công cụ Tables and Borders i Kẻ bảng: Microsoft Word lệnh tạo bảng đà cung cấp cho mẫu bảng đà kẻ sẵn Tuy nhiên kẻ lại đường kẻ bảng nút công Tables and Borders Có thể sử dụng nút lệnh Border để kẻ xóa đường Chỉ kẻ đường viền ô chọn 10 đường bảng tất9 8Kẻ Chỉ kẻ đường bên ô chọn Kẻ tất đường bên vùng ô chọn, không kẻ đường viền Chỉ kẻ đường bên ô chọn Chỉ kẻ đường ngang vùng chọn Chỉ kẻ đường bên trái ô chọn Chỉ kẻ đường đứng vùng chọn Chỉ kẻ đường bên phải ô chọn 10 Huỷ toàn bé nÐt kỴ Các hàng Mẫu đường kẻ Bút vẽ bảng Mầu ô Kiểu nét kẻ - 70 - Borders Tẩy xóa Chọn nét Các cột Chia Hướng chữ Gộp Tính tổng Sắp xếp Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Khi ta thao tác kẻ bảng xóa đường kẻ, thấy đường mờ gọi đường lưới Gridline ường có tác dụng giới hạn ô, in đường Ta bật/tắt đường lưới cách mở thực đơn Table chọn Show/Hide Gridlines Tính toán bảng Việc bố trí thông tin liệu theo bảng cho phép thực số phép tính đơn giản, chẳng hạn tính tổng theo cột hay theo hàng Tính toán bảng thực hiƯn c¸c phÐp tÝnh víi néi dung b»ng sè cã ô Các phép tính toán thực với ô có nội dung số, với ô có nội dung số gán cho giá trị a ịa ô bảng: ể thực việc tính toán, ô bảng gán cho địa cụ thể Người ta đánh ký hiệu ngầm định cho cột A, B, C, từ trái sang phải; hàng đánh số 1, 2, từ xuống Các chữ số gọi địa cột hay hàng tương ứng Mỗi ô bảng có địa gồm hai phần: phần đầu địa cột phần thứ hai địa hàng Cách đánh địa xem hình ối với ô gộp có địa ô bên trái b Thực tính toán bảng: ể thực việc tính toán với liệu bảng, phải thực theo ba bước đây: Chỉ rõ nơi kết lưu: Phải ô bên bảng trỏ văn phải đặt vào Chỉ công thức tính Word cung cấp sẵn số công thức thông dụng Mỗi công thức có cú pháp định giới thiệu hai công thức thường dùng SUM (tính tổng) AVERAGE (tính trung bình) Liệt kê địa ô tham gia tính toán: Bằng cách sử dụng địa ô, số liệu ô thay đổi kết tự động thay đổi theo Cú pháp công thøc SUM vµ AVERAGE nh sau: =SUM(diachi_1,diachi_2,…diachi_n) =AVERAGE(diachi_1,diachi_2,…diachi_n) - 71 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Trong đó: diachi_1,diachi_2 địa ô tham gia tính toán viết công thức, chúng phân cách dấu phẩy ể tính toán bảng, ta làm sau: ưa trỏ văn đến ô cần ghi kết Mở thực đơn Table chọn Formula xuất hộp thoại Nhp cụng thc vo õy Chn hm Cách cho địa ô vào công thức sau: Mô tả Cách cho địa Ví dụ Các ô tách rời Liệt kê địa =SUM(a1,c3) Các ô tạo thành hình chữ nhật ịa ô góc trái: ịa ô góc phải =SUM(a1:c4) Mọi ô hàng Hai lần số hàng cách dấu : =SUM(2:2) Mọi ô cột Hai lần số cột cách dấu : =SUM(b:b) Mọi ô bên trên, cột từ khóa ABOVE =SUM(above) Mọi ô hàng, bên trái khóa LEFT =SUM(LEFT) Mọi ô hàng, bên phải khóa RIGHT =SUM(right) Sắp xếp liệu bảng Ngoài khả tính toán đơn giản nói trên, Word xếp hàng bảng theo thứ tự tăng dần hay giảm dần ể làm nhanh việc đó, ta làm sau: ưa trỏ văn đến cột cần xếp Bấm chuột vào nút Sort Ascending để xếp tăng dần Sort Descending để xếp giảm dần (các nút công cụ Tables and Borders ) Một cách đầy đủ hơn, ta mở thực đơn Table chọn lƯnh Sort sÏ xt hiƯn hép tho¹i: - 72 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Sort by: S¾p xÕp theo cét thứ Type: Kiểu liệu Ascending: Tăng dần Descending: Giảm dần Then by: sau đến cột ? No Header row: Không hàng bảng OK để đóng hộp thoại VI IN N Xem văn trước in Trước in ấn văn bản, ta cần xem lại văn cách tổng quát xem thành phần văn có hợp lý không, nội dung bố trí nào, từ ta có chỉnh sửa cho hợp lý ể xem văn trước in, ta mở thực đơn File chọn Print Preview chọn nút lệnh Print Preview công cụ chuẩn Khi hình chuyển thành hình Preview (trên tiêu đề), trang văn thu nhỏ xuất trỏ văn (Chỉ xem không sửa chữa văn được) Con trỏ chuột có hình kính lúp để ta phóng to thu nhỏ vùng văn Màn hình chế độ có c«ng Print Preview nh sau: ẩn/hiện trỏ văn In văn Xem toàn Xem trang Xem nhiều trang Trở soạn thảo bình thường In ấn văn ể in ấn văn bản, ta chän mét c¸c c¸ch sau: Chän nót Print công cụ để in toàn trang văn Mở thực đơn File chọn lệnh Print (hoặc ấn CTRL+P) xuất hộp thoại: - 73 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 Chän: Name: Tên máy in All: in tất trang Curent page: Chỉ trang hình Page: In trang văn định Number of copies: Số in OK để in - 74 - ... Việt Ngi dựng nhập văn chữ Việt vào máy tính thơng qua bàn phím chương trình điều khiển cho phép máy tính nhận mã ký tự tiếng Việt gõ từ bàn phím Chương trình điều khiển gọi chương trình hỗ trợ... gia chuẩn tiếng Việt Unicode Bộ Khoa học Công nghệ khuyến cáo sử dụng quan nhà nước Việt Nam Đặc - 49 - Hệ soạn thảo văn microsoft word 2000 điểm bật chương trình chạy nhanh có tính ổn định cao... khiển gõ tiếng Việt mẫu chữ (Font) tiếng Việt Có nhiều chương trình điều khiển gõ tiếng Việt sử dụng nhiều chương trình VietKey Chương trình hỗ trỵ nhiỊu kiĨu gâ tiÕng ViƯt nhng chóng ta thêng