Tài liệu tham khảo giáo trình tin học văn phòng hướng dẫn cho các các kiến thức cơ bản về excel, word, powerpoint, access để bạn nắm vững kiến thức và ôn thi tốt.
ðẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KHOA HỌC & KỸ THUẬT MÁY TÍNH GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH HỆ ðIỀU HÀNH WINDOWS MICROSOFT WORD 2010 MICROSOFT EXCEL 2010 MICROSOFT POWERPOINT 2010 INTERNET VÀ CÁC DỊCH VỤ PHỤ LỤC – HƯỚNG DẪN ðÁNH MÁY Lưu hành nội -2011- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.1 Thơng Tin Và Xử Lý Thông Tin 1.1.1 Khái niệm thông tin Dữ liệu (data) kiện ý nghĩa rõ ràng Khi liệu xử lý ñể xác ñịnh ý nghĩa thực chúng, chúng gọi thơng tin (information) ðối với người, liệu ñược mức thấp kiến thức thơng tin mức độ thứ hai Thông tin mang lại cho người hiểu biết giới xung quanh Q trình xử lý thơng tin sau: Dữ liệu ñược nhập đầu vào (Input), sau máy tính (hay người) thực xử lý nhận thơng tin ñầu (Output) Lưu ý liệu lưu trữ giai đoạn Ví dụ: Người ta tiến hành ghi nhận có liệu từ camera hình ảnh đường phố, sau tiến hành phân tích liệu có thơng tin số xe Tồn q trình lưu trữ đĩa cứng máy tính Trong thời đại nay, lượng thơng tin đến với lúc nhiều người dùng công cụ hỗ trợ cho việc lưu trữ, chọn lọc xử lý lại thơng tin gọi máy tính ñiện tử (Computer) Máy tính ñiện tử giúp người tiết kiệm nhiều thời gian, công sức tăng độ xác, giúp tự động hóa phần hay tồn phần q trình xử lý liệu Cùng thơng tin biểu diễn liệu khác nhau, ví dụ số hay I Tuy nhiên máy tính, biểu diễn phải để chép mà khơng thơng tin Máy tính biểu diễn liệu hệ ñếm nhị phân Tuy dùng ký số (gọi bit) hệ nhị phân giúp máy tính biểu diễn - xử lý hầu hết loại thơng tin mà người sử dụng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, -1- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính 1.1.2 ðơn vị thơng tin ðối với máy tính, đơn vị nhỏ dùng để biểu diễn thơng tin gọi bit (Binary digit) Bit chữ số hệ thống số nhị phân, có giá trị Trong nhớ máy tính, bit cơng tắc điện nhỏ bật (giá trị 1) tắt (giá trị 0) Hệ nhị phân sử dụng hai ký số ñể biểu diễn số Khi biểu diễn liệu, bit khơng biểu diễn độc lập mà lập theo nhóm bit, gọi byte, viết tắt B Do đó, Kilobyte RAM = 1024 byte 8192 bit Thực tế, người ta sử dụng ñơn vị mà dùng byte Xem bảng bên ñể thấy biểu diễn khác Chẳn hạn, thẻ nhớ máy chụp hình 32GB, đĩa CDROM 650MB, đĩa DVD 4.3GB, ñĩa cứng 1TB Tên gọi Byte KiloByte MegaByte GigaByte TetraByte Ký hiệu B KB MB GB TB Giá trị =8bit =210B=1024Byte = 1024 KB=220B = 1024 MB=230B =1024GB=240B Lưu ý 1: Khi ñề cập ñến dung lượng lưu trữ, người ta sử dụng Kilo tương ứng với1024, sử dụng K viết hoa, thường ñề cập ñến byte (Ví dụ 1KB=1024Byte) Nhưng ñề cập ñến tốc ñộ truyền liệu, người ta sử dụng Kilo tương ứng 1000, sử dụng k viết thường, ñề cập đến bit (ví dụ: kbit/s = 1000 bits per second) Lưu ý 2: Vào năm 1998, tổ chức IEC (International Electrotechnical Commission) cơng bố bảng quy đổi ñơn vị thông tin theo ñịnh IEC 60027-2 Theo ñó, ñơn vị gọi bi dùng cho hệ nhị phân chuyển đổi Ví dụng 1kibi tương ứng với 1024, Kilo tương ứng với 1000 Ví dụ: kibibit=1024bit, 1Kbit=1000bit; kibibyte = 1024 byte -2- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính KB=1000Byte Tuy vậy, số nhà sản xuất cơng nghiệp tính tốn hiển thị theo đơn vị ban đầu 1.2 Cơ Bản Về Cấu Trúc Máy Tính Tài liệu khơng tập trung vào kiến trúc cấu hình máy tính, nhiên việc nắm rõ cấu hình máy tính điều quan giúp học viên chọn lựa máy tính phù hợp cơng việc Trước mua máy tính bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia lĩnh vực Về mặt thương mại, máy tính chia làm dịng: -Desktop: máy bàn, di chuyển, to, giá rẻ, cần nguồn ñiện lưới, tốc ñộ cao, dễ nâng cấp, sửa chữa -Laptop (di chuyển, sử dụng pin, tốc độ chậm desktop, khó nâng cấp sửa chữa) -Netbook: giống laptop có cấu hình thấp, rẻ, thời gian sử dụng pin dài, thường nhỏ nhẹ, sử dụng việc ñơn giản soạn văn duyệt Web -TablePC: thường bàn phím, sử dụng hình cảm ứng, tốc ñộ chậm, pin lâu, thích hợp cho việc ghi duyệt web Các dịng máy tính phù hợp cho loại công việc tùy theo người, khơng thể thay lẫn Dựa tiêu chí sử dụng, máy tính chia thành ba loại chính: máy tính văn phịng, đồ họa giải trí Mỗi hệ thống ñược trang bị phần cứng bo mạch chủ (mainboard), thiết bị xử lý, nhớ (RAM), ổ cứng (hard disk), vỏ máy kèm nguồn (case), bàn phím (keyboard), chuột (mouse) hình (monitor), cài đặt phần mềm tùy theo cơng việc Ngồi ra, tuỳ theo u cầu cơng việc mà người mua thêm modem, máy in (printer), máy quét (scanner) loại ổ ñĩa Mỗi loại máy tính có hình dạng cấu trúc khác nhau, tùy theo mục đích sử dụng Một cách tổng qt, máy tính điện tử hệ xử lý thơng tin tự động gồm phần chính: phần cứng phần mềm -3- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính 1.2.1 Phần cứng (Hardware) Phần cứng hiểu đơn giản tất phần máy tính mà thấy sờ Phần cứng bao gồm phần chính: − ðơn vị xử lý trung ương (CPU - Central Processing Unit) − Bộ nhớ (Memory) − Thiết bị nhập xuất (Input/Output) • Bộ xử lý trung ương (CPU) Bộ xử lý trung ương huy hoạt động máy tính theo lệnh thực phép tính CPU có phận chính: khối điều khiển, khối tính tốn số học logic, số ghi Khối ñiều khiển (Control Unit) trung tâm điều hành máy tính có nhiệm vụ giải mã lệnh, tạo tín hiệu ñiều khiển công việc phận khác máy tính theo yêu cầu người sử dụng theo chương trình cài đặt Khối tính tốn số học logic (Arithmetic-Logic Unit) thực phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia, ), phép tính logic (AND, OR, NOT, XOR) phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, nhau, ) Các ghi (Registers) đóng vai trị nhớ trung gian, giúp tăng tốc độ trao đổi thơng tin máy tính Ngồi ra, CPU cịn gắn với ñồng hồ (clock) hay gọi tạo xung nhịp Tần số đồng hồ cao tốc độ xử lý thơng tin nhanh Thường đồng hồ gắn tương xứng với cấu hình máy có tần số dao ñộng (cho máy Pentium trở lên) 2.0 GHz, 2.2 GHz, cao -4- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Bộ vi xử lý thơng dụng có dịng Core I7 (Xử lý ña nhiệm bốn-hoặc tám-luồn), Core I5 (Xử lý ña nhiệm bốn-hoặc támluồng), Core I3 (Xử lý ña nhiệm bốn-luồng) • Bộ nhớ Bộ nhớ thiết bị lưu trữ thơng tin, chia làm hai loại: nhớ nhớ Bộ nhớ gồm ROM RAM ROM (Read Only Memory) nhớ ñọc, dùng lưu trữ chương trình hệ thống, chương trình ñiều khiển việc nhập xuất sở (ROM-BIOS: ROM-Basic Input/Output System) Dữ liệu ROM khơng thể thay đổi, khơng bị khơng có điện RAM (Random Access Memory) nhớ truy xuất ngẫu nhiên, ñược dùng ñể lưu trữ kiện chương trình q trình thao tác tính tốn Dữ liệu lưu RAM ñi ñiện tắt máy Dung lượng nhớ RAM cho máy tính thơng thường vào khoảng 2GB MB, 4GB, 8GB … Bộ nhớ bao gồm thiết bị lưu trữ thông tin với dung lượng lớn, thông tin khơng bị khơng có điện, cất giữ di chuyển độc lập với máy tính Có nhiều loại nhớ ngồi phổ biến như: đĩa cứng (hard disk) với dung lượng khoảng 250 GB, 500 GB, 1TB, TB Lưu ý ñĩa cứng loại nhớ ngồi chúng ln ñược gắn bên máy tính ðĩa quang (CD-dung lượng phổ biến khoảng 650 MB, DVD-khoảng 4.7 GB…) thường lưu trữ âm thanh, video ñược sử dụng phương tiện đa truyền thơng (multimedia) Các loại nhớ ngồi khác thẻ nhớ (Memory Stick, Compact Flash Card), USB Flash Drive có dung lượng phổ biến 4G, 8GB, 16 GB • Các thiết bị ngoại vi Thiết bị ngoại vi thiết bị giúp máy tính kết nối, trao ñổi liệu với giới bên ngồi Thiết bị ngoại vi chia làm hai nhóm thiết bị nhập thiết bị xuất tùy theo liệu vào hay máy tính Các thiết bị nhập gồm: -Bàn phím (keyboard) thiết bị nhập chuẩn, loại phổ biến chứa 104 phím chia làm nhóm phím chính: nhóm phím đánh máy gồm phím chữ, phím số phím ký tự đặc biệt (~, !, @, #, $, %, ^,&, ?, ); nhóm phím chức gồm phím từ F1 đến F12 phím ← ↑ → ↓ (phím di chuyển), phím PgUp (lên trang hình), PgDn (xuống -5- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính trang hình), Insert (chèn), Delete (xóa), Home (về đầu), End (về cuối); nhóm phím số (numeric keypad) -Thiết bị xác ñịnh ñiểm (Pointing Device) chuột (Mouse) để chọn vị trí hình, hình cảm ứng (Touch Screen) -Thiết bị đọc: có nhiều loại đầu đọc quang học (Opticalmark reader) dùng ánh sáng phản xạ để nhận thơng tin ñánh dấu, thiết bị ñọc mã vạch (Barcode reader) dùng ánh sáng ñể ñọc mã vạch, máy quét (Scanner), máy ảnh số (Digital camera), máy quay phim số (Digital video camera)… Máy quét, máy ảnh, máy quay thiết bị số hóa giới thực Các thiết bị xuất bao gồm: -Màn hình (Monitor): thiết bị xuất chuẩn Màn hình phổ hình LCD với độ phân giải đạt 1280 X 1024 pixel Tương tự với hình cịn có máy chiếu (Projector) -Máy in (Printer): in thông tin giấy Máy in phổ biến máy in phun, máy in laser trắng ñen 1.2.2 Phần mềm (Software) Phần mềm chương trình điều khiển hoạt động máy tính nhằm thực yêu cầu xử lý công việc người sử dụng Phần mềm ñược chia làm loại: Hệ ñiều hành phần mềm ứng dụng Hệ ñiều hành (Operating System Software) chứa tập câu lệnh ñể dẫn phần cứng máy tính phần mềm ứng dụng làm việc với Khơng có hệ điều hành máy tính khơng thể hoạt động Chức hệ ñiều hành thực lệnh theo yêu cầu người sử dụng; quản lý tài nguyên máy tính: nhớ, thiết bị ngoại vi Một số hệ ñiều hành phổ biến MS Windows (Windows 7, Vista, XP…), Linux (Unbutu, Fedora), Mac, Unix … Phần mềm ứng dụng (Application Software) phong phú ña dạng tùy theo yêu cầu xử lý công việc cho người sử dụng: soạn thảo văn bản, tính tốn, phân tích số liệu, đồ họa, games Phần mềm hãng sản xuất nâng cấp liên tục, nhiên tính phần mềm thường giữ lại nhằm tạo thân thiện cho người sử dụng Một số phần mềm ứng dụng ñược sử dụng phổ biến như: MS Word (chế ñiện tử), MS Excel (bảng tính), MS Access (cơ sở liệu), Corel Draw, AutoCad, Photoshop (ñồ họa), Internet Explorer, Google Chrome, FireFox (trình duyệt web)… -6- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Chương MICROSOFT WINDOWS Hiện có nhiều hệ điều hành khác Microsoft Windows (MS Windows), Linux, Mac phổ biến MS Windows hãng Microft sản xuất Phiên MS Windows Windows (gọi tắt Win7) phiên sử dụng cho tồn giáo trình MS Windows chia làm dòng sản phẩm: dòng desktop cho người dung cuối, dịng server dung để phục vụ quản lý hệ thống mạng Dịng desktop có nhiều phiên như: Win 3.1, Windows 95, Win 97, Win 98, Win Me, Win XP, Win Vista, Win Giao diện ñồ họa ñẹp mắt thân thiện, dễ sử dụng, chương trình ứng dụng phong phú giúp Windows chiếm thị phần lớn so với hệ ñiều hành hãng khác Với giao diện ñồ họa Aero, Windows tạo mượt mà ñẹp mắt dòng Windows, với cửa sổ 3D suốt tạo thích thú cho người dùng Ngồi Windows cho phép nhận 4GB, điều mà Windows Xp làm XP sử dụng 32 bit Nếu máy tính bạn có 4GB RAM lãng phí sử dụng XP, XP khơng thể sử dụng hết 4GB RAM Windows ñược chia làm dịng 32 bit 64 bit, có nhiều phiên khác nhau: Starter, Home Preminum, Professional, Ultimate Phiên Starter nhẹ tối giản dành cho máy netbook Phiên Ultimate phiên ñầy ñủ giá cao Học viên nên nghiên cứu thêm khác biệt phiên website sau để có chọn lựa sử dụng Windows 7: http://www.microsoft.com/windows/windows-7/compare/ http://www.microsoft.com/windows/windows-7/compare/32-bit-64-bitfaq.aspx 2.1 Tập Tin, Thư Mục, Ổ ðĩa Và ðường Dẫn 2.1.1 Tập tin (File) Tập tin tập hợp liệu ñược tổ chức theo cấu trúc Nội dung tập tin chương trình, liệu, văn bản, Mỗi tập tin ñược lưu lên ñĩa với tên (filename) thường có phần: phần tên -7- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính (name) phần phân loại (extension) cách dấu chấm, ví dụ như: giaotrinhCSE.docx Phần tên phần bắt buộc, cịn phần phân loại có khơng Phần tên người tạo tập tin ñặt bao gồm ký tự chữ từ A ñến Z, chữ số từ ñến 9, ký tự khác #, $, %, ~, ^, @, (, ), !, _, khoảng trắng Phần phân loại (còn gọi file) mặc định chương trình ứng dụng tạo ra, ký tự ký tự nêu Dựa vào file để xác tập tin lưu trữ liệu loại nào, với số loại phổ biến cần biết sau: com, exe (các file có khả thực thi ứng dụng hệ điều hành); txt (file văn ñơn giản); doc (file MS Word); xls (file MS Excel); bmp, gif, jpg (file ảnh); mp3, dat, wma, wmv, mov,mp4 (file âm thanh, video) Ký hiệu ñại diện (Wildcard): để nhóm tập tin có tính tương ñồng ñó, ta sử dụng hai ký hiệu ñại diện Dấu ? dùng ñể ñại diện cho ký tự tên tập tin vị trí xuất Dấu * đại diện cho chuỗi ký tự tên tập tin từ vị trí xuất 2.1.2 ðĩa - thư mục ðĩa (Drive): Ổ đĩa nơi lưu trữ thơng tin phụ thuộc vào thiết bị lưu trữ ñược quản lý MS Windows (không phải thiết bị lưu trữ vốn ñộc lập với hệ ñiều hành) Như ta biết, máy tính dùng thiết bị đĩa cứng (hay CD, ñĩa USB) ñể lưu liệu Tuy nhiên, đĩa cứng chia làm nhiều đĩa logic ( ví dụ máy tính có HDD dung lượng 500 GB chia làm ổ ñĩa: ñĩa C (100 GB) chứa hệ ñiều hành, ñĩa D (200 GB) chứa tài liệu, ñĩa E (200 GB) chứa liệu quan trọng) Mỗi ñĩa logic ñều ñược MS Windows gán cho tên ðĩa A hay B thường dung cho ñĩa mềm mà khơng cịn thong dụng ðĩa C, D, E … thường ñĩa cứng, CDROM hay ñĩa USB Thư mục (Folder/ Directory) nơi lưu giữ tập tin theo chủ đề theo ý người sử dụng giúp dễ dàng quản lý tập tin Trên ổ ñĩa có thư mục chung gọi thư mục gốc Thư mục gốc khơng có tên riêng ký hiệu “\” (backslash) Dưới thư mục gốc có tập tin trực thuộc thư mục Trong thư mục có tập tin trực thuộc thư mục Thư -8- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính mục chứa thư mục gọi thư mục cha Thư mục ñang làm việc gọi thư mục hành Tên thư mục tuân thủ theo cách ñặt tên tập tin ðường dẫn (Path) dùng ñể ñường ñi ñến thư mục (hay file) cần truy xuất Khi sử dụng thư mục nhiều cấp (cây thư mục) ta cần rõ thư mục cần truy xuất ðường dẫn dãy thư mục liên tiếp nhau, bắt ñầu tên ñĩa, ñược phân cách dấu \ Ví dụ: D:\baitap\baibapWin\bai.docx 2.2 Khởi ðộng MS Windows 2.2.1 Khởi động khỏi Windows Windows ñược tự ñộng khởi ñộng sau bật máy Sẽ có thơng báo u cầu nhập vào tài khoản (User name) mật (PassWord) người dùng Thao tác gọi ñăng nhập (Logging on) ðóng Windows 7: Khi muốn khỏi Windows 7, chọn nút Start-> Shut down ñể tắt máy Lưu ý: trước Shut down, nên đóng tất cửa sổ ñang mở ñể ñảm bảo lưu cơng việc làm Bên cạnh nút Shut down có nút mũi tên chứa tùy chọn khác sau: Switch user-Chuyển ñổi qua lại tài khoản khác nhau; Log off: chương trình khóa tài khoản sử dụng, Lock: Khóa máy tính cách đưa máy tính hình đăng nhập (nên thực chức rời khỏi máy tính); Restart: Khởi động lại máy tính; Sleep: Lưu lại phiên làm việc, đưa máy tính chế ñộ tiết kiệm lượng cho phép hệ thống hoạt động lại cách nhanh chóng 2.2.2 Màn hình Windows Sau khởi động, hình Windows chứa thành phần sau: -Màn hình (Desktop) chứa biểu tượng: My Computer: Biểu tượng cho phép duyệt nhanh tài nguyên máy tính, Recycle Bin: nơi -9- Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Trong trường hợp muốn có kết tìm kiếm gần với thơng tin tìm, ta sử dụng chức tìm kiếm nâng cao Google (Advanced Search) − Find results: ðặt điều kiện cho kết tìm kiếm: − With all of the Words: Kết tìm kiếm phải bao gồm tất từ cần tìm − With the exact phase: Kết tìm kiếm phải có xác cụm từ cần tìm − With at least one of the Word: Kết tìm kiếm phải có từ cần tìm − Without the Word: Kết tìm kiếm khơng chứa từ Hiển thị kết trả về: chọn số kết trả từ hộp kê thả, trả 10 kết tìm từ 10 trang Web trở lên Ngồi ta đặt thêm điều kiện vào tùy chọn khác ngôn ngữ, thời gian, ñịnh dạng, … 6.6 Dịch Vụ Email Giới thiệu Thư điện tử (Email) phương tiện liên lạc vơ tiện lợi thời đại cơng nghệ thơng tin ngày Sử dụng Email ta trao đổi thơng tin với bạn bè, đồng nghiệp tồn cầu mà khơng quan tâm đến việc người nhận đâu ðịa Email (Email Address), gọi tắt email, ñịnh danh Internet cho phép người sử dụng giao dịch với Cấu trúc ñịa Email: @ Tên miền: Tên máy chủ cung cấp dịch vụ Email (Email Server), tên tài khoản tên ñược ñăng ký, ñể phân biệt với địa Email khác có tên miền Ví dụ: ttcntt@yahoo.com; email@hui.edu.vn; list@hotmail.com; … Muốn gởi email người dùng phải có nối kết Internet (hoặc nối kết vào Mail Server Khi người A gởi Email cho người B, nội dung thư ñược lưu trữ Email Server Chỉ người B đăng nhập vào tài khoản đọc tất Email gởi cho Có nhiều cách để làm việc với email: sử dụng Webbrowser ñể sử dụng Webmail (nếu nhà cung cấp email có dịch vụ này), dùng cơng cụ khác - 148 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Webmail hệ thống cung cấp dịch vụ Email thông qua Website Người dùng sử dụng Webbrowser truy cập vào ñịa Website nhà cung cấp dịch vụ, sử dụng tài khoản Email ñã ñược cung cấp ñể sử dụng dịch vụ Email Một số webmail thông dụng: www.gmail.com, www.hotmail.com, www.mail.yahoo.com Cách sử dụng dịch vụ email hang lớn gần tương tự, giáo trình tập trung mơ tả dịch vụ email Google Google tự ñộng hiển thị ngôn ngữ theo vùng truy xuất email, tức tiếng Việt, cung cấp nhiều dịch vụ khác dựa tài khoản email mà giới ưa chuộng ðăng ký tài khoản email ðể ñăng ký tài khoản Email mới: từ Webmail (chẳng hạn, từ trang www.gmail.com), chọn mục Tạo tài khoản Sau điền thông tin vào biểu mẫu, bấm nút tạo tài khoản Lưu ý gmail yêu cầu bạn phải có số ñiện thoại di ñộng ñể gởi mã xác nhận nhằm bảo vệ người dùng - 149 - Giáo trình Tin học Văn phòng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Sử dung email với Webmail Sau có tài khoản Email, trước sử dụng Email phải ñăng nhập từ trang www.gmail.com Các email nhận ñược hiển thị chọn mục Thư - 150 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính ðể soạn Email mới, chọn nút Soạn thư Nhập nội dung Email với mục sau: Tới (Email hay nhiều người nhận -cách dấu ;); CC (Email người ñồng nhận); BCC (Email người ñồng nhận không hiển thị cho biết nhận Email với hai nhóm Email trên); Chủ đề (Subject tiêu ñề Email); Body (nội dung Email); ðể gởi file đính kèm Email, chọn nút ðính kèm Sau chọn file cần gởi ñi Chú ý: sau sử dụng Email xong, phải bấm nút Signout ñể tránh việc tài khoản Email, bảo vệ thông tin riêng tư Sử dụng email với Outlook Express - 151 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Outlook Express phần mềm quản lý Email hãng Microsoft Windows (tương tự với Thunderbird Mozilla) Phần mềm cung cấp hầu hết tính cần thiết để người dùng quản lý Email cách hiệu Outlook Express giúp giao tiếp với Email Server ñể chuyển-nhận Email với số tính quản lý tiện dụng Khởi động Outlook Express từ mục All Programs Outlook Express ðể sử dụng email với Oulook, ñầu tiên phải khai báo tài khoản email cho Outlook Từ menu Info, chọn Add Account Sau nhập thơng tin email Thanh cơng cụ: New E-Mail: Soạn Email Reply: trả lời Email ñang mở cho người gởi Forward: Gởi Email nhận ñược cho người khác 6.7 Dịch vụ Office Online Phần mềm online phần mềm thực thi máy chủ, trả kết cho người dùng cuối Office Online phần mềm online ñược cung cấp miễn phí, cho phép nhiều người dùng ñồng thời soạn thảo văn bảng, bảng tính, file trình diễn online, đồ họa - 152 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính chia xẻ cho người khác với khả phân quyền giúp bảo vệ thơng tin tòa vẹn Office Online ngày tiện dụng mạnh mẽ cơng nghệ điện tốn đám mây hãng lớn ñầu tư phát triển năm gần ñây Có nhiều hãng cung cấp Office Online Mirosoft với dịch vụ Officelive, Google với Google Docs & Spreadsheets, ThinkFree Online Zoho Office Suite … Trong tài liệu ñề cập ñến dịch vụ Google, Google Docs (soạn thảo văn -) & Spreadsheets (bảng tính) địa https://docs.google.com Bạn phải có tài khoản gmail ñể ñăng nhập sử dụng dịch vụ miễn phí Sau đăng nhập, từ hình googledoc, chọn Create new, chọn tiếp Document (nếu soạn văn bản), Presentation (nếu soạn thảo trình diễn), Spreadsheet (nếu soạn thảo bảng tính)… - 153 - Giáo trình Tin học Văn phòng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Màn hình soạn thảo googledoc với chức giống với Office thơng thường, cách sử dụng tương tự, học viên tự tìm hiểu Sau soạn thảo xong, người dùng download file máy cách sử dụng menu File – Download as Hoặc chia xẻ tài liệu cho nhiều người xác xem hay ñồng soạn thảo cách bấm nút Share phân quyền 6.8 Dịch vụ chia sẻ ảnh trực tuyến Với phát triển máy chụp ảnh số, ñiện thoại chụp ảnh, ngày người chụp ñược ảnh lúc nơi Các ảnh số upload lên internet, quản lý theo ngày tháng, nơi chụp, chia xẻ cho nhiều người đơn giản nơi lưu ảnh an tồn cho Nhiều dịch vụ cung cấp chức lưu ảnh miễn phí, thơng dụng dịch vụ Web Picasa google hỗ trợ tiếng Việt hệ thống ñồ quốc tế Dĩ nhiên bạn phải có tài khoản google Truy xuất vào trang https://picasaweb.google.com, chọn nút Tải lên, nhập thông tin anbom hình, sau tiến hành upload hình Với giao diện tiếng Việt thân thiện, học viên tự tìm hiểu sử dụng chức quản lý – xem ảnh - 154 - Giáo trình Tin học Văn phịng 6.9 Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Dịch vụ Online Calendar Ngày nay, tốc độ cơng nghiệp u cầu phải xếp bố trí lịch biểu, nghi nhớ ngày lễ, kiện quan trọng, nhắc nhở công việc cần làm… Thông thường người ta hay sử dụng PDA (máy trợ giúp cá nhân Palm) hay dòng smart phone Iphone, Windows phone, Adroid phone ) Tuy nhiên, dịch vụ lịch trực tuyến khơng thể thiếu đồng lịch với PAD, Smartphone, giúp người dùng soạn thảo, xem lịch lúc nơi Nếu bạn sử dụng smartphone khơng thể bỏ qua dịch vụ này, ñừng quên ñồng danh bạ điện - 155 - Giáo trình Tin học Văn phòng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính thoại để khơng bị danh bạ bị ñiện thoại Tài liệu ñề cập ñến dịch vụ Calendar Google ðăng nhập vào tài khoản gmail từ trang https://www.google.com/calendar Bạn xem lịch theo ngày, tuần, tháng ðể them kiện cho lịch, click nút Tạo kiện, sau nhập thơng tin cho kiện: tiêu đề, địa ñiểm, thời gian, mô tả, lời nhắc… Với giao diện tiếng Việt thân thiện, học viên tự tìm hiểu sử dụng chức quản lý lịch online - 156 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Chương PHỤ LỤC 7.1 Bảo Vệ Dữ Liệu Việc bảo vệ liệu vấn ñề mà tất người sử dụng máy tính phải quan tâm, bao gồm việc mát liệu hay bị lộ liệu Các tác nhân gây hại ñến liệu sau: phần cứng máy tính hỏng, đặt biệt đĩa hỏng tuổi thọ ñĩa cứng vài năm tùy theo mật ñộ sử dụng, hỏa hoạn, thiên tai, virus, phá hoại tin tặc, vô ý người dùng… Tùy thuộc vào tầm quan trọng liệu mà ta áp dụng cách bảo vệ khác ðối với liệu thơng thường cách bảo vệ hữu hiệu thường xuyên tạo (backup) liệu lưu ñĩa USB, CD-ROM, lưu lên internet, lưu vào email… Lưu ý phải lưu bên ngồi máy tính Việc backup thường xun giúp khơng liệu, nhiên cần phải quan tâm ñế việc lộ thông tin, tài khoản ngân hàng, tài khoản đăng nhập máy tính hay phần mềm, tài khoản email… Kẻ gian dùng nhiều cách ñể ñánh cắp thông tin, cách hữu hiệu ñể chống lại sử dụng phần mềm diệt Virus Virus tin học (hay cịn gọi virus máy tính) chương trình đặc biệt người tạo ra, chạy ẩn, tự lây lan cách nhân Khi máy tính bị nhiễm Virus có biểu bất thường khởi ñộng chậm, thực thi chậm, khơng in văn máy in loại virus không gây biểu khác thường Virus làm hỏng hệ điều hành, hỏng phần mềm, phá hủy liệu hay ñánh cắp thông tin, password bạn… ðể chống virus, cần sử dụng chương trình diệt virus mạnh mẽ nhất, khơng nên cài đồng thời nhiều chương trình diệt virus ñồng thời Ở thời ñiểm tại, số phần mềm diệt Virus mạnh ñược sử dụng khắp giới, nhóm có phí như: Norton AntiVirus, Kaspersky, BitDefender, ESET NOD32, Trend Micro Antivirus, Avira Antivir, McAfree, Avast, … Nhóm miễn phí Panda Cloud Antivirus, AVG Antivirus, FortiClient, Avira Antivir Free Edition, BitDe- 157 - Giáo trình Tin học Văn phòng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính fender antivirus free edition, Avast antivirus free edition cung cấp tốt khả tìm diệt thiếu nhiều tính so với có phí ðặt biệt phần mềm Microsoft Security Essentials miễn phí Micorosft ñược ñánh giá cao, hẳn số phần mềm diệt Virus có phí khác tốc ñộ cao, máy tính chạy nhẹ nhàng, diệt nhiều chủng loại Virus, khả cập nhật Virus thông minh tiện lợi Tuy có phần mềm AntiVirus trợ giúp, kiến thức sử dụng quan trọng bảo vệ liệu Chúng ta không nên thực thi chương trình khơng rõ nguồn gốc, khơng mở tài liệu không rõ nguồn gốc, quét ñĩa USB hay CDROM trước sử dụng, thường xuyên cập nhật chương trình antivirus, khơng mở email lạ, khơng chat với người lạ hay click vào đường link Internet mà người khác gởi, không truy xuất website có nội dung khơng lành mạnh hay website cảnh báo nguyen hiểm website thường ẩn chứa mã độc gây hại cho máy tính 7.2 Hướng Dẫn ðánh Máy Cách bố trí ngón tay bàn phím: Trên bàn phím hai phím F J có hai gờ nhơ cao nơi để người nhập liệu định vị đặt ngón tay cho xác Hai ngón trỏ hai bàn tay đặt hai phím ngón tay cịn lại phân bố phím cịn lại hàng Cách đánh phím chữ: Nhóm phím Phím Ngón tay a s Space d Ngón út tay trái Ngón áp út tay trái Ngón tay trái phải Ngón tay trái - 158 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Nhóm phím Phím Ngón tay f j k ; Ngón trỏ tay trái Ngón trỏ tay phải Ngón tay phải Ngón út tay phải Nhóm phím Phím Ngón tay l g h backspace q Ngón áp chót tay phải Ngón trỏ tay trái Ngón trỏ tay phải Ngón út tay phải Ngón út tay trái Nhóm phím Phím Ngón tay z w x u Ngón út tay trái Ngón áp út tay trái Ngón áp út tay trái Ngón trỏ tay phải Nhóm phím Phím Ngón tay m i , b Ngón trỏ tay phải Ngón tay phải Ngón tay phải Ngón trỏ tay trái Nhóm phím Phím Ngón tay n Ngón trỏ tay phải - 159 - Giáo trình Tin học Văn phịng o p Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Ngón áp chót tay phải Ngón út tay phải Ngón áp chót tay phải Nhóm phím Phím Ngón tay t e r y Ngón trỏ tay trái Ngón tay trái Ngón trỏ tay trái Ngón trỏ tay phải Nhóm phím Phím Ngón tay c v / [] Ngón tay trái Ngón trỏ tay trái Ngón út tay phải Ngón út tay phải Cách đánh ký tự in hoa ðánh bình thường kết hợp với phím Shift Phím Shift dùng ngón út tay cịn lại ñể ñánh (thường ñánh giữ) ðánh máy kỹ tập luyện thường xuyên mà có Do để đánh máy thành cơng bạn phải tập luyện thường xun phải ln ln đảm bảo đánh ngón tay Sau tập luyện thành cơng bạn nhập liệu mà khơng nhìn bàn phím, tốc độ đạt 60 chữ/phút - 160 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính MỤC LỤC Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.1 Thông Tin Và Xử Lý Thông Tin 1.2 Cơ Bản Về Cấu Trúc Máy Tính Chương MICROSOFT WINDOWS 2.1 Tập Tin, Thư Mục, Ổ ðĩa Và ðường Dẫn 2.2 Khởi ðộng MS Windows 2.3 Quản Lý Và Cấu Hình Của Windows 13 2.4 Windows Explorer 19 2.5 Một Số Tiện Ích 23 2.6 Sử Dụng Tiếng Việt Trong Windows 28 Chương MICROSOFT WORD 30 3.1 Giới Thiệu Microsoft Word 30 3.2 ðịnh Dạng Văn Bản 34 3.3 Chèn Các ðối Tượng Vào Văn Bản 50 3.4 Bảng – Chia Cột Và Trình Bày Trang 67 3.5 Style 76 3.6 Template 80 3.7 Các Chức Năng Khác 82 3.8 In Ấn Trong Word 85 Chương MICROSOFT EXCEL 87 4.1 Giới Thiệu Microsoft Excel 87 4.2 Các Thao Tác Cơ Bản 93 4.3 Một Số Hàm Trong Excel 101 4.4 Thao Tác Trên Cơ Sở Dữ Liệu 112 4.5 Tạo Biểu ðồ Trong Excel 122 4.6 ðịnh Dạng Trang In Trong Excel 128 Chương MICROSOFT POWERPOINT 129 - 161 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính 5.1 Giới Thiệu Microsoft Powerpoint 129 5.2 Slide Master 134 5.3 Animation 135 5.4 Slide Transition 137 5.5 Trình Chiếu 138 5.6 Một Số Lưu Ý 140 Chương SỬ DỤNG INTERNET 141 6.1 Giới Thiệu Internet 141 6.2 Một Số Khái Niệm 142 6.3 Các Dịch Vụ Thông Dụng Trên Internet 143 6.4 Trình Duyệt Web Internet Explorer 9.0 144 6.5 Tìm kiếm thơng tin Internet 146 6.6 Dịch Vụ Email 148 6.7 Dịch vụ Office Online 152 6.8 Dịch vụ chia sẻ ảnh trực tuyến 154 6.9 Dịch vụ Online Calendar 155 Chương PHỤ LỤC 157 7.1 Bảo Vệ Dữ Liệu 157 7.2 Hướng Dẫn ðánh Máy 158 - 162 - ... - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Define New Number Format: Chọn kiểu số thứ tự, hiệu chỉnh lại thông số Numbering: - 45 - Giáo trình Tin học Văn phịng Khoa Khoa học. .. Nhập văn trước, định dạng sau, khơng nên vừa nhập vừa định dạng + Khơng nên dùng phím khoảng trắng để canh lề cho văn Thao tác với tập tin văn − Tạo tập tin văn mới: - 32 - Giáo trình Tin học Văn. .. Spacing: Canh lề cho ñoạn văn: − Alignment: Canh lề ñoạn văn (Left/Right/Center/Justified) − Indentation: Thụt lề cho đoạn văn: - 40 - Giáo trình Tin học Văn phòng Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính