giáo trình word 2010 từ cơ bản đến nâng cao phần 6

Tham khảo tài liệu ''giáo trình word 2010 từ cơ bản đến nâng cao phần 6'', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Word 2010 c thể đếm số từ tài li u b n g văn Ngồi chương trình c n c thể đếm số trang, số đo n, số d ng, số k tự c không c khoảng trắng Đếm số từ gõ văn Trong b n g văn bản, Word 2010 tự động đếm số trang số từ c tài li u Thông tin hiển thị tr n tr ng thái g c b n trái hình: m c Page (số trang) Wor ds (số từ) Đếm số từ vùng chọn B n c thể đếm số từ v ng chọn, v ng chọn không thiết phải liền m ch - Trước ti n b n d ng chuột chọn v ng c n đếm Nếu v ng không liền m ch nhau, sau chọn v ng đ u ti n, b n giữ phím Ctrl chọn th m v ng khác - Tr n tr ng thái cuối hình hiển thị số từ c v ng chọn Ví d 110/1025 c nghĩa v ng chọn c 110 từ tr n tổng số 1025 từ tài li u Bao gồm textbox, footnote endnote đếm từ - Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count - Trong hộp tho i Word Count, đánh dấu check vào m c Include textboxes, footnotes and endnotes Đếm số từ textbox 94 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam - Chọn textbox mà b n muốn đếm từ - Tr n tr ng thái cuối hình hiển thị số từ c textbox Ví d 110/1025 c nghĩa textbox c 110 từ tr n tổng số 1025 từ tài li u Xem số trang, số ký tự, số đo n số dòng Để c đ y đủ thông tin số trang, số k tự, số đo n số d ng, b n thực hi n hai cách sau: - Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count - Tr n tr ng thái g c b n trái hình, b n nhấn chuột vào m c Words Hộp tho i Word Count xuất hi n cho b n đ y đủ thông tin mà b n muốn In tài li u Word Định d ng trang in Mỗi t o file mới, c a sổ văn c sẵn trang giấy trắng để bắt đ u so n văn (thường giấy letter giấy A4) Ch c n đến chi tiết xác chọn l i khổ giấy khác Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn m i t n góc phải để mở hợp tho i Page Setup  Chọn lo i giấy – Tab Paper 95 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam - Paper Size : chọn lo i giấy, kích thước tương ứng hi n width height, chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy width height  Đặt lề cho trang in – Tab Margins - Top : Lề đ nh trang in - Bottom : Lề đáy trang in - Left : Lề trái trang in - Right : Lề phải trang in Nếu có dùng l nh Mirror Margins để làm sách (t o tính đối xứng trang) l nh left right trở thành Inside Outside 96 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam - Gutter : Khoảng cách d ng để đ ng gáy sách - From edge: Khoảng cách từ mép tờ giấy đến header footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang - Mirror margins : Đặt lề đối xứng Nếu l nh có dùng, giấy phân bi t có trang lẻ trang chẵn (Odd and Even), thường áp d ng để in sách In tài li u -Tab File, chọn Print 97 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam - Copies: chọn số in - Printer : chọn t n máy in tương ứng cài đặt Windows Nếu máy in s d ng không c t n danh sách (nghĩa n chưa khai báo) phải thực hi n bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings nhắp Printers o Nhắp đ p vào biểu tượng Add Printer 98 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam o Thực hi n bước cài đặt máy in chức Add Printer Wizard : in số trang chọn lựa cách gõ số trang vào, dùng dấu “,” để - Pages phân cách trang rời r t, dấu g ch nối “-“ để in trang liên tiếp Trộn tài li u (Mail Merge) 6.1 Các Khái ni m Trộn thư Trong thực tế, ch ng ta c n phải in văn gởi cho nhiều người chẳng h n thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, tốt nghi p Thay phải g thông tin người vào nội dung giấy chứng nhận (rất d nhằm lẫn), ta c c thể d ng công c Mail Merge để giải vấn đề tr n cách nhanh ch ng Tập tin data source Một file chứa li u nguồn thường trình bày d ng bảng biểu đơn giản table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng nội dung ô Tập tin main document Một file văn mẫu trình bày hồn ch nh a Form letter Bước T o tập tin Main WORD sau Công Ty TNHH XYZ  999 Pasteur, Q.1, TP.HCM  8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm: 99 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Địa ch : Mời xếp thời gian đến dự vấn tuyển nhân cho Công ty Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước T o tập tin nguồn li u tr n Excel với cột c t n tương ứng (ch t n cột không n n viết dấu tiếng vi t, phải bắt đ u li u t i Cell A1) * Ch : tập tin li u b n c thể t o WORD, nhi n thể hi n Excel b n c lợi bảng li u đ c hổ trợ nhiều ph p tính hàm phức t p OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG Ơng Đinh Q Nam 1965 11 L Lợi TP.HCM ĐH Bà Hồ L Ngọc Nữ 1966 22 Thùy Vân V ng Tàu ĐH Ơng Hồng văn Bình Nam 1975 33 Lê Lai TP.HCM 44 L Ông Phan thành Tâm Nguy n Thường Nam 1970 Ki t TP.HCM Th y Bà Hồng Nữ 1968 55 Lê Thánh Tôn TP.HCM ĐH Ơng Tr n H a Bình Nam 1969 66 L Thái Tổ Biên Hòa ĐH 77 Tr n Hưng Thủ D u Bà L Thị Mộng V n Nữ 1973 Đ o Một Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM 100 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Bà Hàng thị Ngọc Hà Hoàng Bà Tường thị Nữ 1968 99 H ng Vương V ng Tàu Nữ 1969 96 Pasteur TP.HCM L ĐH Bước Tr n tập tin Main Word Chọn Start Mail Merge tab Mailings sau đ chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở c a sổ bên phải tài li u C a sổ di chuyển chuột đến vị trí hình b n c ng c thể thay đổi kích cỡ 101 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Để thực hi n merge mail c n phải qua bước, b n làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next hộp tho i, muốn quay l i nhấn vào Previous Trong m c Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước Trong m c Select sartting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước 102 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Trong m c Select recipients nhấn nút Browse Chọn va mở file danh sách excel lưu Chọn Sheet1, OK 103 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Ở hộp tho i Mail Merge Recipents, ta lo i bỏ trích lọc hàng không muốn t o thư mời Nhấn OK Nhấn Next qua bước 104 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Trong m c Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi c n chèn li u vào, l n lượt chèn field vào main document sau: 105 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Nhấn Next sang bước 5, bước nhấn vào n t >> đề xem trước thư mời Nhấn n t Next sang bước thứ 106 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Chọn Print muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Trong hộp tho i Merge to New Document chọn t o tồn thư mời có danh sách ch chọn t o thư mời cho số người b Envelopes T o bì thư cách Mail Merge Thực hi n tương tự ph n From letter chọn Envelops thay chọn From letter bước1 c Labels 107 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam T o nhãn cách Mail Merge Thực hi n tương tự ph n From letter chọn Labels thay chọn From letter bước1 d Catologes T o văn kiểu danh sách cách Mail Merge Thực hi n tương tự ph n From etter chọn Catologes thay chọn From letter bước1 Ribbon c ng cách hữu ích để t o Mail Merge trình x lý giống với bước trình Wizard Bằng cách s d ng Ribbon, b n truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng h n tự động kiểm tra tìm lỗi trước b n hồn tất vi c hịa trộn Ngồi cịn có yếu tố nâng cao, chẳng h n s d ng trường để thể hi n thao tác tính tốn tài li u Những l nh b n dùng Tab Mailings bốn nhóm sau: - Start Mail Merge: Đ y điểm bắt đ u từ nơi b n chọn lo i tài li u sau đ chọn, t o, ch nh s a danh sách người nhận - Write & Insert Fields: Đ y nơi b n chèn Merge Field s d ng Rules để thể hi n thao tác tính tốn cho tài li u - Preview Results: Bên c nh vi c xem l i tài li u h a trộn, b n s d ng tính kiểm tra lỗi cách tự động - Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài li u cá nhân b n vào tài li u toàn di n, hay in chúng g i thư n t Chương 6: Các phím tắt Word Các lo i phím tắt: C cách để s d ng phím tắt Giả s để in đậm chữ b n s d ng: 108 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam a Phím truy cập Tab l nh hình b Tổ hợp phím khơng nằm Ribbon Nhiều người cho kết hợp tồ hợp phím dẫn đến vi c thực thi l nh gọi phím tắt, đ cách nghĩ đ ng Nhưng có định nghĩa xác phím tắt Xác định khác bi t quan trọng lo t phím tắt khác c phương thức ho t động khác Access Keys (phím truy cập) Access Key cho phép b n truy cập Ribbon, liên h mật thiết với Tab, l nh thứ mà b n nhìn thấy hình B n s d ng Acces Key cách nhấn Alt sau đ nhấn tiếp phím chuỗi tu n tự phím Mỗi l nh tr n Ribbon, trình đơn nút Microsoft Office Quick Access Toolbar có phím truy cập riêng, phím truy cập gán Key Tip Key Tip phiên h thống ký tự g ch chân mà b n quen thuộc phiên trước muốn truy cập trình đơn cách s d ng phím Alt Key combinations (tổ hợp phím) Các tổ hợp phím d ng để thực hi n l nh đ n không li n quan tới b n nhìn thấy hình Các phím phải nhấn l c để kích ho t l nh, đa số trường hợp, dù khơng phải tất cả, có liên quan tới phím Ctrl (ví d nhấn Ctrl + C để copy) Tổ hợp phím khơng thay đổi phiên Office 2007, ho t động giống h t phiên trước 109 Phiên thử nghiệm – Lưu hành nội - Microsoft Vietnam Duy t Ribbon Access Key (phím truy cập) Khi b n muốn dùng bàn phím thay thiết bị trỏ chuột để điều khiển Ribbon thứ khác tr n hình, trước tiên b n phải bật chức n m điều khiển bàn phím Nói cách khác b n phải chuyển từ chế độ nhập li u sang chế độ thực thi l nh cách nhấn phím Alt Sau đ , b n có nhiều tùy chọn để t khắp Ribbon a Key Tip biểu tượng hình khiên (Badges) Ngay b n nhấn phím Alt, b n thấy nhãn nhỏ, khiên nhỏ hi n l n để ch Key Tip Tab Khi b n nhấn phím để kích ho t Tab, khiên nhỏ hiển thị Key Tip cho l nh Tab đ N i cách khác, b n ch thấy l n nhóm Key Tip, b n phải nhấn lựa chọn đ trước thấy nhiều Key Tip cách t để s d ng phím tắt b n không c n phải ghi nhớ, thứ hiển thị hình b Tìm hiểu thêm Key Tip Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M gán cho nút l nh SmartArt Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M gán cho nút l nh Margins Các Key Tip trùng lặp Tab khác nhau, ví d M phím tắt cho SmartArt Tab Insert l i phím tắt cho Margins Tab Page Layout B n ch thấy làm vi c với Key Tip Tab kích ho t Nếu b n lỡ chọn sai Tab ch c n nhấn Esc để hiển thị l i Key Tip cho Tab chọn l i Tab mà 110 ... thể t o WORD, nhi n thể hi n Excel b n c lợi bảng li u đ c hổ trợ nhiều ph p tính hàm phức t p OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG Ơng Đinh Q Nam 1 965 11 L Lợi TP.HCM ĐH Bà Hồ L Ngọc Nữ 1 966 22... Th y Bà Hồng Nữ 1 968 55 Lê Thánh Tơn TP.HCM ĐH Ơng Tr n H a Bình Nam 1 969 66 L Thái Tổ Biên Hịa ĐH 77 Tr n Hưng Thủ D u Bà L Thị Mộng V n Nữ 1973 Đ o Một Ông L Văn Lợi Nam 1 967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM... Tường thị Nữ 1 968 99 H ng Vương V ng Tàu Nữ 1 969 96 Pasteur TP.HCM L ĐH Bước Tr n tập tin Main Word Chọn Start Mail Merge tab Mailings sau đ chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở