Nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lý tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại việt nam (tt)

Bộ giáo dục đào tạo Trường đại học kinh tế quốc dân TRịNH HOàI SƠN NGHIÊN CứU ứNG DụNG TIN HọC TRONG QUảN Lý TạI CáC DOANH NGHIệP NHỏ Và VừA VIệT NAM Chuyên ngành : hệ thống thông tin quản lý MÃ số : 62340405 Hà Nội - 2016 CÔNG TRìNH ĐƯợC HOàN THàNH Trường đại học Kinh tế Quốc dân Người hướng dẫn khoa học: GS.TS CAO ĐìNH THI pgs.ts Nguyễn Ngọc hun Ph¶n biƯn 1: TS L· Hồng Trung ViƯn ChiÕn lược Thông tin Truyền thông Phản biện 2: PGS.TS Hoàng Nghĩa Tý Đại học Xây dựng Phản biện 3: PGS.TS Hà Quốc Trung Bộ Khoa học Công nghệ Luận án bảo vệ trước Hội đồng chấm luận án cấp Trường Đại học kinh tế quốc dân Vào hồi: ngày tháng năm 2016 Có tìm hiểu luận ¸n t¹i: - Th­ viƯn Qc gia - Th­ viƯn Đại học kinh tế quốc dân M U Lý chọn đề tài 1.1 Trong cấu kinh tế quốc gia xét phạm vi toàn cầu, doanh nghiệp nhỏ vừa (DNNVV) chiếm hầu hết tổng số doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào giải việc làm, phát triển kinh tế, tạo nguồn thu ngân sách Giữ vai trò quan trọng tạo ổn định cho kinh tế, DNNVV ví “thanh giảm sốc cho kinh tế”, đồng thời tạo nên tính động quy mơ nhỏ, dễ khởi nghiệp, dễ điều chỉnh hoạt động Việc phát triển DNNVV cho phép khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thiên nhiên, nguồn vốn, công nghệ thị trường; tạo công ăn việc làm cho người lao động; góp phần chuyển dịch cấu kinh tế; giảm bớt chênh lệch giàu nghèo; hỗ trợ cho phát triển doanh nghiệp lớn; trì phát triển ngành nghề truyền thống,… 1.2 Tuy có ưu vượt trội đó, DNNVV nước ta cịn tồn nhiều hạn chế mang tính cố hữu, chưa kể đến việc, q trình hội nhập kinh tế quốc tế đặt thách thức to lớn trình phát triển Hai số hạn chế lớn DNNVV vấn đề công nghệ bất cập trình độ quản lý chất lượng nguồn lao động Khoảng 80%-90% máy móc cơng nghệ sử dụng doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu, 76% máy móc sản xuất từ thập niên 1980-1990, 75% máy móc trang thiết bị hết khấu hao (Cao Sỹ Khiêm, 2013) Thực tế đặt yêu cầu phải đổi công nghệ nâng cao trình độ quản lý chuỗi hoạt động DNNVV Việt Nam Ứng dụng tin học quản lý trở thành vấn đề cần quan tâm để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển xứng tầm với vai trò kỳ vọng trình hội nhập quốc tế 1.3 Xu hội nhập kinh tế quốc tế tạo nhiều hội cho DNNVV, kèm theo thách thức với trăn trở, loay hoay trước toán hội nhập Các DNNVV Việt Nam đa phần thành lập từ sau Việt Nam gia nhập WTO (tháng 1/2007), đến yếu quy mơ vốn, trình độ quản trị chưa theo kịp chuẩn mực thông lệ quốc tế 1.4 Đứng trước ngưỡng cửa trình hội nhập kinh tế quốc tế việc tin học hóa công tác quản lý doanh nghiệp cho giải pháp xu hướng tất yếu để doanh nghiệp nói chung, DNNVV nói riêng tiếp tục phát triển mở rộng tương lai Ngoài yếu tố xuất phát từ thân doanh nghiệp, cịn có ngun nhân bên ngồi khiến DNNVV khó tìm giải pháp CNTT thực phù hợp với nhu cầu hoạt động mình, số đến từ đơn vị cung ứng Mục tiêu đơn vị cung ứng dịch vụ CNTT thường tập trung vào doanh nghiệp lớn, chi trả số tiền lớn, đem lại lợi nhuận cao, mà có giải pháp phù hợp với điều kiện khả doanh nghiệp nhỏ vừa Từ vấn đề lý luận thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: "Nghiên cứu ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam" làm đề tài luận án Tiến sĩ Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu tổng quát Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam giai đoạn phát triển hội nhập kinh tế 2.2 Mục tiêu cụ thể - Nghiên cứu vấn đề tổng quan doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam giải pháp hoàn thiện quản lý doanh nghiệp - Nghiên cứu đánh giá thực trạng ứng dụng tin học doanh nghiêp nhỏ vừa Việt Nam giai đoạn - Đề xuất nguyên tắc phương pháp ứng dụng tin học phù hợp với điều kiện kinh tế trình độ quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam - Đề xuất giải pháp ứng dụng tin học doanh nghiệp qui mô nhỏ - Phân tích thiết kế giải pháp phần mềm tích hợp nhằm hồn thiện quản lý doanh nghiệp qui mô vừa Việt Nam - Phân tích đánh giá hiệu kinh tế thực tiễn giải pháp đề Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu luận án doanh nghiệp nhỏ vừa việc ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp Luận án chia làm hai nhóm đối tượng: nhóm doanh nghiệp nhỏ nhóm doanh nghiệp vừa, thực tế hai nhóm doanh nghiệp có yêu cầu mức độ ứng dụng tin học quản lý không giống Việc tách làm hai nhóm giúp cho luận án đưa giải pháp thiết thực 3.2 Phạm vi nghiên cứu Luận án tập trung giới hạn phạm vi nghiên cứu khoảng thời gian từ năm 2010 đến 2015 Đây giai đoạn có thay đổi sách Chính phủ hỗ trợ DNNVV Đây giai đoạn kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng kinh tế toàn cầu, đặt hội thách thức Đặc biệt, vấn đề mà luận án nghiên cứu, từ sau 2010 coi thời kỳ phát triển mạnh mẽ việc ứng dụng tin học doanh nghiệp Về phạm vi doanh nghiệp: luận án tác giả tiến hành khảo sát, điều tra nhóm doanh nghiệp nhỏ vừa thuộc ba miền Bắc - Trung Nam chủ yếu doanh nghiệp miền Bắc Những đóng góp đề tài 4.1 Những đóng góp mặt học thuật, lý luận - Luận án phân tích yếu tố tác động đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam mang ý nghĩa thống kê nhận thức lợi ích việc tin học hóa hoạt động quản lý đem lại cho phát triển doanh nghiệp Đây điểm so với nghiên cứu có với nhận định yếu tố tác động đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp bao gồm giới hạn nguồn lực thách thức triển khai ứng dụng tin học Với đặc điểm chủ doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam thường có trình độ hiểu biết tin học chưa cao, nên để phát triển ứng dụng tin học quản lý cần có biện pháp tác động làm cho chủ doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích đem lại ngắn hạn dài hạn - Luận án xây dựng mơ hình lý thuyết tổng thể cho giải pháp phần mềm tích hợp SS ME (Software Solution for Medium Entreprise) với nhiều chức tin học hóa quản lý giúp giải điểm yếu doanh nghiệp cỡ vừa quy mơ nguồn vốn hạn chế, trình độ cơng nghệ chưa cao, đáp ứng nhu cầu phát triển hội nhập kinh tế quốc tế 4.2 Những đề xuất rút từ kết nghiên cứu - Kết nghiên cứu, khảo sát hạn chế nguồn vốn đầu tư, quy trình áp dụng cơng nghệ nhận thức chưa đầy đủ doanh nghiệp vai trò việc phát triển ứng dụng tin học quan lý – yếu tố tác động có ý nghĩa thống mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Trên sở đó, luận án đề xuất giải pháp cụ thể để tăng cường ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam có hiệu cao đáp ứng nhu cầu phát triển hội nhập kinh tế quốc tế: - Đối với doanh nghiệp nhỏ, luận án đề xuất giải pháp cụ thể trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với đặc điểm đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp - Đối với doanh nghiệp vừa, luận án cho rằng, giải pháp phần mềm SS ME phù hợp có tính thực tế cao Giải pháp phần mềm SS ME có tính đơn giản, thân thiện, giúp doanh nghiệp giải cách hiệu pha quan trọng quy trình sản xuất kinh doanh Lập kế hoạch, Kế tốn Tài Quản lý điều hành Ngoài ra, kết khảo sát trình bày luận án phù hợp tính hiệu giải pháp doanh nghiệp cỡ vừa giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế 5 Kết cấu luận án Ngoài phần Mở đầu, Kết Luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, Nội dung Luận án gồm có chương sau: Chương Nghiên cứu tổng quan doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam trình hội nhập kinh tế quốc tế Chương 2: Cơ sở lý luận ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam Chương Thực trạng đánh giá nhân tố tác động đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam Chương Đề xuất giải pháp phát triển ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu tổng quan DNNVV, tác giả tập trung vào tài liệu liên quan đến ba nội dung: Lý luận chung DNNVV; giải pháp phát triển DNNVV ứng dụng CNTT DNNVV Liên quan đến lý luận chung DNNVV giải pháp phát triển DNNVV: Tác giả Trần Tố Linh (2014), trình bày lịch sử hình thành phát triển DNNVV Việt Nam, làm rõ hội thách thức đối vời DNNVV số giải pháp phát triển DNNVV Liên quan đến phát triển DNNVV điều kiện hội nhập, Giáo sư Ari Kokko Fredrik Sjöholm (2004) tìm cách trả lời câu hỏi: “Quá trình quốc tế hóa tác động mức độ đến DNNVV Việt Nam?”, tiến hành phân tích liệu vi mô từ ba điều tra DNNVV năm 1990, 1996 2002 Các kết cho thấy DNNVV bị ảnh hưởng trực tiếp từ quốc tế hóa đất nước thơng qua cạnh tranh với hàng nhập khẩu, quan hệ trực tiếp với doanh nghiệp nước hay xuất trực tiếp Tác giả Lê Xuân Bá, Trần Kim Hào, Nguyễn Hữu Thắng (2006), trình bày tổng quan vấn đề DNNVV; Phân tích hội, thách thức yêu cầu đặt DNNVV Việt Nam trình hội nhập kinh tế quốc tế Các tác giả nên lên quan điểm đề xuất giải pháp nhằm tăng cường lực cạnh tranh DNNVV điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế Phan Thế Công (2016), nghiên cứu trình Việt Nam tham gia vào TPP, phân tích hội thách thức mà doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt thực cam kết hiệp định Từ đưa số khuyến nghị đề xuất giải pháp nhằm góp phần thúc đẩy doanh nghiệp nước nhập cách mạnh mẽ, tận dụng tối đa hội hạn chế thách thức để cạnh tranh tốt hiệu bối cảnh hội nhập sâu rộng nói chung tham gia TPP nói riêng Có hai đề tài cấp Bộ có liên quan đến DNNVV tác giả nghiên cứu: Phạm Quang Trung (2008) nguyên nhân nhân tố ảnh hưởng đến lực cạnh tranh DNNVV, thơng qua việc phân tích, đánh giá lực cạnh tranh DNNVV địa bàn Hà Nội, để kiến nghị biện pháp tăng cường lực cạnh tranh cho DNNVV địa bàn thành phố Hà Nội Phạm Thị Minh Nghĩa(2008), tổng hợp nhữngc đặc điểm chung DNNVV, nhân tố tác động đến kết hoạt động DNNVV, kinh nghiệm phát triển DNNVV điều kiện đất nước hội nhập kinh tế quốc tế Chủ đề phát triển ứng dụng tin học DNNVV tác giả quan tâm tìm hiểu cả: Trong giáo trình trọng điểm “Hệ thống thông tin quản lý”, Trần Thị Song Minh(2012) tập thể tác giả với sáu phần hai mươi chương nội dung bao quát hầu hết vấn đề liên quan đến HTTTQL tổ chức, doanh nghiệp Nguyễn Đức Nhân, Phạm Văn Tuân (2014), trình bày tầm quan trọng thực trạng ứng dụng tin học quản trị nguồn nhân lực DNNVV Việt Nam; tiêu chuẩn cần có phần mềm Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả; đề xuất giải pháp việc tin học hóa Quản trị nguồn nhân lực cho DNNVV Việt Nam Tác giả TS Trương Văn Tú (2015) trình bày thành phần, phân loại vai trò HTTTQL tổ chức, doanh nghiệp; cách thức mà HTTT tham gia vào việc tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Vai trò HTTT tổ chức doanh nghiệp thể thơng qua khía cạnh: giúp cắt giảm chi phí, tạo khác biệt, tạo đổi mới, tăng cường liên minh với đối tác hỗ trợ khách hàng Tác giả tìm hiểu số cơng trình nghiên cứu nước chủ đề DNNVV: Matthias Fink, Sascha Kraus(2009), thông qua điều tra thực tế nhiều doanh nghiệp nhỏ vừa, tác giả cung cấp tổng quan nghiên cưu doanh nghiệp nhỏ vừa, kiến thức chuyên sâu về vấn đề liên quan đến quản lý doanh nghiệp nhiều khuyến nghị phát triển công cụ chiến lược quản trị doanh nghiệp nhỏ vừa đạt hiệu cao Chủ đề HTTT phát triển HTTT quản lý nhiều tác giả nước quan tâm nghiên cứu từ sớm đạt nhiều thành công ghi nhận Các ấn phẩm phân tích nguồn gốc HTTT có “Principles of information systems” Frank Moisiadis, rohan Genrich, George reynolds (2010), Ralph M.Stair (2014) Nhiều nghiên cứu HTTT quản lý “Management information system” Hittesh Gupta (2011); Stephen Haag and Maeve cummings (2012); Kenneth Laudon and Jane P.Laudo (2013) Các nghiên cứu đưa khái niệm HTTT HTTT dựa máy tính Các tác giả đạt thống hay “quy ước ngầm” nói đến HTTT nghĩa nói đến HTTT dựa máy tính Các thành phần tạo nên HTTT quản lý quy trình xây dựng HTTT quản lý trình bày rõ nét ẩn phẩm James A.O’Brien and George M.Marakas (2006); D.P Goyal (2006); Hittesh Gupta (2011) Ngoài ra, cơng trình nghiên cứu cịn đề cập đến vấn đề Kenneth Laudon and Jane P.Laudon (2013) trình bày cách cài đặt HTTT để đưa vào sử dụng, trì nâng cấp hệ thống trình sử dụng Như vậy, với chủ đề phát triển ứng dụng tin học doanh nghiệp, tác giả làm rõ tầm quan trọng cần thiết phải ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp; trình bày thực trạng đễ xuất giải pháp phát triển ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nói chung lĩnh vực hẹp quản lý kế toán hay đối tượng doanh nghiệp hoạt động ngành dịch vụ Trong báo cáo khoa học đưa thực trạng yếu thông tin quản lý cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý DNNVV Mặc dù vậy, nhiều lý khách quan, tác giả khơng xem xét hay tính tốn lượng hóa lợi ích đem lại cho doanh nghiệp từ việc đại hóa hệ thống thơng tin Về tồn tại: Thứ nhất, cơng trình nghiên cứu DNNVV cịn bỏ ngỏ mảng đề tài tin học hóa tin học ứng dụng quản lý Thứ hai, nhiều vấn đề liên quan đến đề tài chưa đề cập, đề cập cách khái lược, thiếu hẳn tính chuyên sâu cần điều chỉnh bổ sung Cuối cùng, số nội dung liên quan đến đề tài, quan điểm nhà nghiên cứu có khơng thống nhất, địi hỏi tác giả phải có kiến giải riêng Nguồn tư liệu phương pháp nghiên cứu Nguồn tư liệu Tác giả tổ chức sử dụng phiếu điều tra doanh nghiệp nhỏ vừa nhiều địa bàn khác với số phiếu thu hợp lệ 215; vấn 23 lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng giải pháp phần mềm quản trị dành cho doanh nghiệp cỡ vừa để đánh giá hiệu lợi ích giải pháp Kết hợp với nguồn số liệu sơ cấp, nguồn dự liệu thứ cấp từ cơng trình nghiên cứu; văn tài liệu có liên quan đá công bố Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu bàn; Phương pháp khảo sát: sử dụng phiếu điều tra vấn trực tiệp; Phương pháp nghiên cứu định lượng; Phương pháp nghiên cứu định tính; Phương pháp chuyên dụng tin học kinh tế xây dựng giải pháp ứng dụng tin học quản lý 11 chức, doanh nghiệp để hỗ trợ việc định, phân tích tình hình, lập kế hoạch điều hành việc thực kế hoạch 2.2 Các giai đoạn quy trình phát triển hệ thống thơng tin quản lý Q trình phát triển hệ thống thơng tin q trình có tính cấu trúc chặt chẽ, bước nối tiếp bước Có nhiều cách để phân chia trình phát triển hệ thống thông tin thành giai đoạn nhỏ Theo cách nhiều học giả chấp nhận, trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm giai đoạn chủ yếu sau: Xác định, lựa chọn lập kế hoạch cho hệ thống; Phân tích hệ thống; Thiết kế hệ thống; Triển khai hệ thống; Bảo trì hệ thống 2.3 Quan điểm ứng dụng tin học quản lý Tin học hóa khơng phải phép cộng học máy tính với hệ thống quản lý truyền thống mà phải tuân theo nguyên tác phương pháp định Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam, để tránh lãng phí khơng cần thiết cho việc đầu tư tin học nên thực hiên theo phương châm bốn bước “Nghĩ lớn, Bắt đầu nhỏ, Sử dụng ngay, Tăng dần đều” 2.4 Các nguyên tắc ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa - Nguyên tắc “Tiết kiệm chi phí” - Nguyên tắc “Đơn giản dễ sử dụng” - Nguyên tắc “Thực ứng dụng tin học bước” - Nguyên tắc “Hệ thống mở” 2.5 Các giai đoạn phát triển ứng dụng tin học doanh nghiệp * Giai đoạn 1: Đầu tư sở ứng dụng tin học Bắt đầu doanh nghiệp thành lập, bao gồm trang bị phần cứng, phần mềm nhân lực *Giai đoạn 2: Đầu tư phát triển ứng dụng tin học để nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Giai đoạn triển khai quy trình kỹ thuật nghiệp vụ khơng cịn đáp ứng nhu cầu hoạt động, bắt đầu gây cản trở tác động xấu cho hoạt động sản xuất kinh doanh * Giai đoạn 3: Đầu tư hệ thống thông tin quản lý tổng thể 12 Khi doanh nghiệp trang bị hệ thống thông tin hỗ trợ tác nghiệp, với trình phát triển, mở rộng mình, địi hỏi quản lý kinh doanh dẫn đến nhu cầu cần phải tích hợp, liên kết hệ thống thông tin riêng lẻ, đơn thành hệ thống tổng thể, toàn diện * Giai đoạn 4: Đầu tư ứng dụng tin học để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi cạnh tranh Là phát triển cao giai đoạn đầu tư hệ thống thông tin quản lý tổng thể với xuất hệ thống thơng tin có hàm lượng trí tuệ nhân tạo cao hệ thống hỗ trợ định, hệ thống hỗ trợ lãnh đạo 2.6 Các phương pháp tin học hóa quản lý 2.6.1 Phương pháp tin học hóa phần Người ta chọn số phận toàn hệ thống quản lý, thường phận có q trình xử lý thông tin phức tạp để đưa cơng cụ tin học vào giải Cịn phận khác tiến hành theo phương pháp truyền thống 2.6.2 Phương pháp tin học hố đồng Cơng cụ tin học ứng dụng cách đồng tất khâu hệ thống quản lý Một sở liệu thống cho toàn hệ thống quản lý thiết lập, đảm bảo trùng lắp thơng tin thường thấy hệ thống quản lý thủ công hệ thống tin học hoá phần 2.7 Các tiêu xác định hiệu ứng dụng tin học doanh nghiệp Để tính lợi ích hữu hình (lợi ích trực tiếp – Pt) hệ thống thông tin tức ta tính giá trị hệ thống thơng tin Giá trị hệ thống thông tin thể tiền tập hợp rủi ro mà tổ chức tránh hội thuận lợi mà tổ chức có nhờ hệ thống thơng tin Ngồi lợi ích hữu hình hệ thống thơng tin cịn có lợi ích vơ hình (hay lợi ích gián tiếp – Pg) mà đo, đếm tiền 2.8 Chi phí cho hệ thống thơng tin 13 Tương tự lợi ích hệ thống, hệ thống thơng tin có chi phí hữu hình chi phí vơ hình, chi phí khơng thể đo đếm tiền Chi phí hữu chi phí vơ hình lại phân thành hai loại: Chi phí cố định chi phí biến động 2.9 Các tiêu xác định hiệu kinh tế hệ thống thông tin quản lý Chỉ tiêu Xác định hiệu phương pháp so sánh tổng thu nhập tổng chi phí hệ thống trước sau ứng dụng tin học Chỉ tiêu Xác định hiệu kinh tế hệ thống phương pháp tính giá trị rịng dự án(NPV) Chỉ tiêu Xác định hiệu phương pháp tính tỷ lệ hồn vốn nội bộ(IRR) 2.10 Cơ sở lý luận nhân tổ tác động đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp Mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa thể ở: Thứ nhất, việc khai thác chức năng, tiện ích máy tính mạng máy tính quản lý hoạt động sản xuất quản trị kinh doanh Thứ hai, số lượng phần mềm ứng dụng quản lý triển khai sử dụng doanh nghiệp nhỏ vừa Ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa có nhiều yếu tố: Nhận thức lợi ích đem lại việc ứng dụng tin học có tác động thuận chiều tới mức độ ứng dụng (Margi Levy and Philip Powell, 2004) Nhận thức rủi ro quan điểm, đánh giá nhà quản lý rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải ứng dụng tin học (Michael Morrell, 2002; Margi Levy and Philip Powell, 2004) Những khó khăn triển khai ứng dụng tin học doanh nghiệp có tác động ngược chiều đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp (Amanda Freeman and Liam Doyle, 2010; Margi Levy and Philip Powell, 2004) 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM Ở chương này, sở điều tra bảng hỏi thực với 215 doanh nghiệp nhỏ vừa nước, tác giả trình bày thực trạng ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp Tác giả tiến hành phân tích mơ hình đánh giá nhân tố ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa hiên 3.1 Khái quát điều tra Đối tượng điều tra DNNVV hoạt động lĩnh vực tin học, điện tử viễn thông, xây dựng, thương mại, dịch vụ lĩnh vực khác Địa bàn phân bổ có đại diện miền Bắc, miền Trung miền Nam Tổng số phiếu phát 300, tổng số phiếu thu 215 Để có đánh giá thống kê mang tính đặc trưng, tác giả tiến hành phân nhóm doanh nghiệp điều tra theo ngành khu vực 3.2 Tính cấp thiết việc tin học hóa quản lý doanh nghiệp Ba lý việc ứng dụng tin học quản lý thu qua khảo sát có tỷ lệ doanh nghiệp ủng hộ cao là: theo xu hướng phát triển ứng dụng CNTT quản lý (68.93%); Tiết kiệm chi phí nhân lực (53.18%); Số lượng liệu phát sinh nhiều (52.87%) Doanh nghiệp điều tra có quan điểm khác lý việc ứng dụng tin học quản lý theo khu vực địa lý Nhìn chung doanh nghiệp sản xuất doanh nghiệp dịch vụ có quan điểm tương đối giống lý việc ứng dụng tin học quản lý Xét chi tiết, với lý “Theo xu phát triển ứng dụng CNTT quản lý”, “số lượng liệu nhiều” “đáp ứng nhu cầu phát triển tương lai”, ta thấy số lượng doanh nghiệp dịch vụ đồng ý nhiều doanh nghiệp sản xuất 15 3.3 Thực trạng ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa 3.3.1 Thực trạng sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý Tại Hà Nội, Quảng Ninh số tỉnh miền Nam, tỷ lệ doanh nghiệp cao sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, tính lương, quản lý khách hàng phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Chiếm tỷ lệ cao ba khu vực doanh nghiệp trang bị sử dụng phần mềm quản lý kế tốn (trung bình 88.4%) Hà Nội có mức độ ứng dụng tin học quản lý cao cả, số tỉnh miền Nam cuối doanh nghiệp Quảng Ninh Sự khác biệt việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp thuộc hai ngành sảnh xuất dịch vụ không rõ rệt phần mềm quản lý kế toán phần mềm quản lý nhân Với phần mềm quản lý khách hàng, doanh nghiệp dịch vụ có số phần trăm sử dụng cao hẳn doanh nghiệp sản xuất(75%> 62%) 3.3.2 Mức độ sử dụng máy tính, mạng máy tính doanh nghiệp Mức độ sử dụng nhiều máy tính, mạng máy tính nhằm đáp ứng nhu cầu soạn thảo lưu trữ văn đồng khu vực, đạt 75% Nhu cầu sử dụng nhiều máy tính để khác thác dịch vụ mạng internet có khác ba khu vực Chiếm tỷ lệ cao doanh nghiệp Hà Nội, thứ đến Quảng Ninh cuối số tỉnh miền Nam Về mức độ sử dụng máy tính mạng máy tính để khai thác sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý, kết thống kê tương đồng với kết trình bày mục 3.3.1 với số thấp thuộc doanh nghiệp Quảng Ninh- trung tâm kinh tế với thời gian phát triển chưa lâu Đánh giá khác việc khai thác sử dụng máy tính mạng máy tính doanh nghiệp sản xuất doang nghiệp dịch vụ: Các doanh nghiệp dịch vụ sử dụng máy tính mạng máy tính có mức độ cao doanh nghiệp sản xuất việc khai thác dịch vụ mạng internet sử dụng phần mềm văn phòng lại thấp chút việc sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý 16 3.3.3 Giải pháp doanh nghiệp lựa chọn để trang bị phần mềm quản lý Giải pháp mua phần mềm có sẵn giải pháp hầu hết doanh nghiệp lựa chọn cho dù thống kê theo khu vực hay theo ngành Việc lựa chọn giải pháp mua phần mềm có sẵn có ưu điểm giúp tiết kiệm chi phí Giải pháp thuê phát triển phần mềm hay tự phát triển phần mềm có nhiều ưu điểm lợi ích địi hỏi chi phí tài lớn tiềm lực đủ mạnh công nghệ thông tin Tỷ lệ thấp số doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tự phát triển hay thuê phát triển phần mềm minh chứng cho nhận định tác giả 3.3.4 Đánh giá lợi ích sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý Kết khảo sát cho thấy đánh giá doanh nghiệp mức độ lợi ích việc sử dụng phần mềm quản lý mức cao Mặc dù chênh lệch không nhiều doanh nghiệp Hà Nội có xu hướng đánh giá lợi ích việc ứng dụng tin học quản lý cao doanh nghiệp hai khu vực lại 3.3.5 Một số thách thức ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Khó khăn lớn mà doanh nghiệp sản xuất dịch vụ phải đối mặt đến từ thiếu yếu trình độ tin học đội ngũ nhân viên Hai thách thức là: Địi hỏi cán quản lý phải có trình độ tin học cần chi phí đầu tư lơn 3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa thể ở: Thứ nhất, việc khai thác chức năng, tiện ích máy tính mạng máy tính quản lý hoạt động sản xuất quản trị kinh doanh Thứ hai, số lượng phần mềm ứng dụng quản lý triển khai sử dụng doanh nghiệp nhỏ vừa Mơ hình lý thuyết qua tổng hợp tác giả đưa sau: 17 Nhận thức lợi ích Nhận thức rủi ro Mức độ ứng dụng tin học Doanh nghiệp nhỏ vừa Khó khăn triển khai ứng dụng tin học Các yếu tố đóng vai trị biến kiểm sốt: Quy mô DN; Lĩnh vực hoạt động; Vùng; Năm thành lập Hình: Mơ hình đánh giá nhân tổ ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học DNNVV Kết phân tích - Kết phân tích hồi quy tuyến tính mơ hình với biến phụ thuộc Mức độ sử dụng máy tính mạng máy tính trại DNNVV sau: Bảng: Kết kiểm định mơ hình Mơ hình Mơ hình kiểm sốt Mơ hình đầy đủ Năm thành lập -.073 -.134 Lĩnh vực kinh doanh -.066 -.046 Quy mô 011 -.022 Vùng miền -.290*** -.263*** Khó khăn(F9) 121 Nhận thức lợi ích (F13) 327*** Nhận thức rủi ro (F14) -.051 R2 (điều chỉnh) 006 163 F mơ hình 3.696*** 5.222*** F thay đổi R2 6.689*** 18 - Kết phân tích hồi quy tuyến tính mơ hình với biến phục thuốc số lượng phần mềm ứng dụng quản lý triển khai DNNVV: Bảng: Kết kiểm định mơ hình Mơ Hình Mơ hình kiểm sốt Mơ hình đầy đủ Năm thành lập -.128 -.203** Lĩnh vực kinh doanh 046 067 Quy mô 033 010 Vùng miền 029 045 Khó khăn(F9) -.094 Nhận thức lợi ích (F13) 458*** Nhận thức rủi ro (F14) 114 R2 (điều chỉnh) 0.01 0.253 F mơ hình 0.938 8.355*** F thay đổi R2 17.819*** Kết luận tổng quát hai mơ hình nghiên cứu - Có hai nhân tố có tác động mang ý nghĩa thống kê đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa: nhận thức lợi ích năm thành lập - Các nhân tố cịn lại mơ hình có tác động khơng mang ý nghĩa thống kê đến mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa lĩnh vực kinh doanh; quy mô doanh nghiệp yếu tố vùng miền - Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trình triển khai ứng dụng tin học khơng có tác động mang ý nghĩa thống kê - Nhận thức rủi ro gặp phải triển khai ứng dụng tin học doanh nghiệp khơng có ý nghĩa thống kê 19 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Trong chương tác giả đề xuất giải pháp phần mềm phát triển ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa Tác giả trình bày việc phân tích thiết kế giải pháp đánh giá hiệu giải pháp thực tiễn quản lý doanh nghiệp Việt Nam 4.1 Một số giải pháp ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ 4.1.1 Trang bị phần cứng Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều máy tính (>2) để tiết kiệm chi phí sử dụng giải pháp máy tính ảo Ncomputing Chia nhỏ mơi trường sử dụng máy tính để bàn thành mơ hình hợp Client-server Giải pháp giúp chia sẻ phần công suất chưa sử dụng cho nhiều người dùng khác Ngồi giúp cắt giảm 75% chi phí phần cứng, 75% chi phí bảo dưỡng 90% chi phí tiêu thụ điện 4.1.2 Trang bị phần mềm văn phòng Phần mềm tối thiểu mà doanh nghiệp cần cài đặt máy tính hệ điều hành phần mềm văn phịng Quen thuộc sản phẩm hãng Microsoft nhiên nhà nước khuyến khích sử dụng phần mềm mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí mà thực tốt chức văn phòng doanh nghiệp 4.1.3 Trang bị phần mềm kế tốn Trang bị phần mềm tin học hóa cơng tác quản lý hạch toán kế toán giải pháp tin học hóa cơng tác quản lý doanh nghiệp nên thực Giải pháp 1: Làm kế toán cách sử dụng bảng tính Excel Giải pháp 2: Sử dụng phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ 4.2 Giải pháp ứng dụng tin học cho doanh nghiệp vừa Một giải pháp ứng dụng tin học phù hợp với doanh nghiệp loại vừa trở lên giải pháp phần mềm quản lý tổng thể SS ME (Software Solution For Medium Entreprise) mà tác giả đề xuất đây: 20 4.2.1 Các yêu cầu giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp vừa Được thiết kế theo phần nghiệp vụ (moduler); có tính tích hợp chặt chẽ; có khả phân tích quản trị; có tính mở 4.2.2 Kiến trúc SS ME Kiến trúc hệ thống SS ME tổ chức theo mơ hình 3lớp: lớp truy xuất liệu quản lý hoạt động; lớp chức nghiệp vụ thực nghiệp vụ hệ thống; lớp trình diễn làm nhiệm vụ giao tiếp với người dùng cuối 4.2.3 Phân tích giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp qui mô vừa - Module Quản trị kế hoạch - Module Quản trị kế tốn, tài - Module Quản trị điều hành 4.2.4 Chức phân hệ nghiệp vụ giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp cỡ vừa Tác giả trình bày chức tổng quát chức chi tiết phân hệ sau: - Phân hệ vốn tiền - Phân hệ quản lý mua hàng công nợ phải trả - Phân hệ quản lý bán hàng công nợ phải thu - Phân hệ quản lý hàng tồn kho - Phân hệ quản lý tài sản cố định - Phân hệ chi phí, giá thành - Phân hệ quản lý sản xuất - Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương - Phân hệ kế toán tổng hợp 4.2.5 Đánh giá hiệu giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp cỡ vừa Giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp có qui mơ vừa SS ME tác giả đề xuất Công ty phần mềm MeliaSoft tiếp tục phát triển hoàn thiện để xây dựng thành sản phẩm phần mềm thương mại hóa thị trường có tên Meliasoft- 2012 21 4.2.5.1 Những ưu điểm giải pháp phần mềm Meliasoft Tổng hợp ý kiến vấn nhà quản lý doanh nghiệp ưu điểm phần mềm Meliasoft chia thành nhóm tương ứng với tiêu thức đánh giá chất lượng phần mềm: Bảng: Các tiêu thức đánh giá ưu điểm giải pháp phần mềm STT Phân nhóm Ưu điểm Chi phí triển khai phù hợp Triển khai Thời gian triển khai nhanh Chức Hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá thành Quản lý nhân công tốt, đánh giá suất lao động Cập nhật kịp thời quy định chuẩn mực Truy cập online, dễ dàng kiểm soát hoạt động doanh nghiệp qua điện thoại di động Khả quản trị doanh nghiệp với nhiều chi nhánh Hoạt động Tốc độ nhanh Hoạt động online, yêu cầu cấu hình, hạ tầng thấp 10 Ổn định, lỗi ngẫu nhiên 11 Bảo mật tốt 12 Phân quyền chi tiết đến người dùng, chức 13 Sử dụng Dễ sử dụng, giao diện thân thiện 14 Cập nhật liệu thuận tiện, nhanh 15 Tiện ích trợ giúp nhập liệu nhanh 16 17 Tiện ích Có nhật ký hoạt động chi tiết thuận tiện quản lý điều hành Tiện ích phát xử lý lỗi logic 22 STT Phân nhóm Ưu điểm 18 19 Tiện ích giúp tìm kiếm, lọc liệu nhanh, thuận tiện Báo cáo Có khả tùy biến báo cáo 20 Số lượng báo cáo phong phú 21 Kết xuất báo cáo đa dạng 22 Có nhiều báo cáo phân tích hữu ích cho cơng việc quản trị 23 Hỗ trợ Hỗ trợ kịp thời, nhiệt tình, hiệu 4.2.5.2 Hiệu quả, lợi ích sử dụng phần mềm Meliasoft Phần mềm Meliasoft 500 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để thay cho phần mềm thời chưa đáp ứng tốt nhu cầu quản lý quản trị kinh doanh doanh nghiệp Kết khảo sát 23 doanh nghiệp sử dụng phần mềm Meliasoft với 17 (74%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm từ đến năm cho thấy tất doanh nghiệp có phản hồi tích cực việc sử dụng phần mềm Chỉ có (13%) doanh nghiệp nhận xét tương đối hài lịng lợi ích phần mềm, 87% số doanh nghiệp khảo sát có nhận xét tốt dành cho phần mềm Trong hầu hết (65%) doanh nghiệp nhận xét phần mềm đáp ứng tốt yêu cầu doanh nghiệp quản lý quản trị kinh doanh; 9% doanh nghiệp xác nhận phần mềm giúp tăng hiệu quản lý; 9% doanh nghiệp cảm thấy hài lịng có 4% (1 doanh nghiệp) nhận xét thấy mãn nguyện sử dụng phần mềm Meliasoft 23 KẾT LUẬN Trước hội thách thức trình hội nhập kinh tế quốc tế, yếu tố để tiếp tục đưa DNNVV phát triển, theo số đông nhà nghiên cứu, phải đổi chế, môi trường đổi tự thân bên doanh nghiệp Nghiên cứu ứng dụng tin học quản lý DNNVV, tác giả có nhận định sau: Rào cản ứng dụng tin học quản lý DNNVV lực tài nguồn nhân lực cịn yếu, đặc biệt nhận thức người lãnh đạo doanh nghiệp lợi ích tin học quản lý cịn mờ nhạt Hầu hết doanh nghiệp khẳng định nhận thức rõ việc ứng dụng tin học quản lý, song thực tế số hiểu đầy đủ Thực trạng ứng dụng tin học DNNVV Việt Nam mức độ thấp Một nguyên nhân làm cho doanh nghiệp nhỏ vừa khó tìm kiếm giải pháp tin học thực phù hợp với nhu cầu hoạt động là, doanh nghiệp cung cấp ứng dụng giải pháp tin học thường nhắm đến doanh nghiệp lớn – khách hàng tiềm có khả chi trả số tiền lớn cho dịch vụ tin học phức tạp, mà quan tâm phát triển giải pháp phù hợp với điều kiện kinh tế doanh nghiệp nhỏ vừa Do việc tìm giải pháp ứng dụng tin học giành cho DNNVV vấn đề có ý nghĩa Tác giả đề xuất giải pháp ứng dụng tin học cho doanh nghiệp qui mô nhỏ cách trang bị thiết bị phần cứng có tính vừa phải, trang bị phần mềm miễn phí phần mềm có giá hợp lý phù hợp với điều kiện tài doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp có qui mơ vừa, tác giả đề xuất giải pháp phần mềm tích hợp SS ME nhằm phát triển việc ứng dụng tin học quản lý Giải pháp SS ME bao gồm module lớn Lập kế hoạch, Kế tốn – Tài chính, Quản trị doanh nghiệp với nhiều chức khác giải tổng thể toán quản lý Giải pháp Công ty phần mềm MeliaSoft nơi tác giả cố vấn cao cấp hệ thống thơng tin, tiếp tục hồn thiện để đưa 24 vào sản xuất thành sản phẩm cơng ty với tên gọi MeliaSoft 2012 Đây sản phẩm phần mềm triển khai thành công nhiều doanh nghiệp cỡ vừa khu vực phía Bắc Việt Nam Công nghệ thông tin lĩnh vực ln ln phát triển biến đổi khơng ngừng, giải pháp trình bày cơng trình nghiên cứu bất biến, tương lai Do lựa chọn giải pháp để đại hóa hệ thống thơng tin mình, doanh nghiệp cần có điều chỉnh cách linh hoạt theo phát triển công nghệ để đạt hiệu lợi ích tối ưu DANH MỤC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐÃ ĐƯỢC CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ Các báo đăng tạp chí khoa học: Trịnh Hồi Sơn (2007), "Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế", Tạp chí Kinh tế phát triển, Số tháng 11/2007, tr 15-18 Trịnh Hoài Sơn (2008) Hội nhập WTO, thách thức doanh nghiệp Việt Nam bước đầu tham gia thương mại điện tử, Tạp chí Kinh tế phát triển Số tháng 3/2008, tr 33-36 Trịnh Hoài Sơn (2010), "Ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam: Cơ hội thách thức", Tại chí Kinh tế phát triển, Số tháng 10/2010, tr 20-22 Trịnh Hoài Sơn (2011), "Vai trị thơng tin quản trị doanh nghiệp", Tại chí Kinh tế phát triển, Số tháng 02/2011, tr71-72,78 Bài viết đăng Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc gia Trịnh Hoài Sơn (2014), "Ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa giai đoạn phát triển kinh tế nay", Hội thảo Quốc gia "Quản trị doanh nghiệp bối cảnh kinh tế phục hồi", Đại học Kinh tế Quốc dân, tháng 10/2014, tr173-185 Trịnh Hoài Sơn (2015), “Dịch vụ cho thuê phần mềm Việt NamLợi ích thực trạng giải pháp phát triển”, Hội thảo Quốc gia “Vai trò HTTTQL phát triển tổ chức doanh nghiệp”, Đại học Kinh tế Quốc dân, tháng 11/2015, 497-505 ... cán quản lý phải có trình độ tin học cần chi phí đầu tư lơn 3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Mức độ ứng dụng tin học doanh nghiệp nhỏ vừa thể... học doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam Chương Đề xuất giải pháp phát triển ứng dụng tin học quản lý doanh nghiệp nhỏ vừa Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu tổng quan DNNVV, tác giả tập trung vào... pháp ứng dụng tin học quản lý 9 CHƯƠNG NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN VỀ CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM TRONG QUÁ TRÌNH HỘI NHẬP QUỐC TẾ Trong chương này, tác giả trình bày nghiên cứu tổng quan doanh