HƯỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO

Số hiệu: NNVHH-HD-04 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA NGÔN NGỮ VÀ VĂN HÓA HỌC Phiên số: 01 Biên soạn: Biện Thị Thanh Mai Quy trình cấp khoa K NNVHH HƯỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO Phê duyệt: Đỗ Huệ Hương Ngày duyệt: 5/4/2016 HƯỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO Soạn thảo Người kiểm tra nội dung Người phê duyệt Chữ ký Họ Tên Biện Thị Thanh Mai Đỗ Huệ Hương Chức danh Giảng viên Trưởng khoa MỤC LỤC CHƯƠNG 1: LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 2: QUI ĐỊNH CHUNG 2.1 Kiểu chữ, cỡ chữ 2.2 Canh lề 2.3 Đánh số trang 2.4 Tiêu đề/đề mục 2.5 Bảng số liệu/ hình ảnh minh họa CHƯƠNG 3: NHỮNG MỤC MỞ ĐẦU 3.1 Trang bìa ngồi 3.2 Trang bìa 3.3 Lời cảm ơn 3.4 Trích yếu 3.5 Mục lục 3.6 Danh mục bảng số liệu/ hình ảnh CHƯƠNG 4: NỘI DUNG CHÍNH 4.1 Báo cáo Nghiên cứu Khoa học 4.1.1 Báo cáo Đề Án (ngành Ngôn Ngữ Anh) 4.1.2 Báo cáo Đề Án (ngành KSNH ngành DL)/ Báo cáo Đề Án (ngành NNA)/ Khóa Luận Tốt Nghiệp 4.2 Báo cáo Thực Tập Nhận Thức/ Thực Tập Tích Lũy 11 4.3 Báo cáo Thực Tập Nhận Thức hình thức Học Tập Phục Vụ Cộng Đồng 14 4.4 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp (TTTN) 17 PHỤ LỤC A: HƯỚNG DẪN LẬP DANH MỤC BẢNG/HÌNH ẢNH 20 PHỤ LỤC B: MỘT SỐ MẪU CÂU DÙNG KHI VIẾT LỜI CẢM ƠN 24 PHỤ LỤC C: HƯỚNG DẪN TRÁNH ĐẠO VĂN 25 PHỤ LỤC D: HƯỚNG DẪN TRÍCH DẪN TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC E: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT WORD 2010 ĐỂ TRÍCH DẪN TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 PHỤ LỤC F: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MẪU TRÌNH BÀY (TEMPLATE) 55 PHỤ LỤC G: CÁCH CHUYỂN ĐỔI FILE WORD SANG ĐỊNH DẠNG FILE PDF 60 CHƯƠNG 1: LỜI MỞ ĐẦU Mục đích tài liệu hướng dẫn cung cấp kiến thức hướng dẫn sinh viên cách trình bày báo cáo q trình thực khóa luận tốt nghiệp, đề án nghiên cứu thực tập Khi tiến hành thực báo cáo sinh viên cần xác định rõ chủ đề, thu thập thông tin liên quan, thực nghiên cứu, viết gửi thảo, cuối bảo vệ đồ án Đây q trình làm việc địi hỏi nhiều thời gian cơng sức Ngồi ra, sinh viên phải đảm bảo cơng trình nghiên cứu thân thực Để thống cách trình bày báo cáo, Khoa Ngơn ngữ Văn hóa học quy định hướng dẫn cách viết trình bày văn sau Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn thiết kế nhằm hỗ trợ sinh viên trình viết báo cáo Nó cung cấp tham khảo nhanh hướng dẫn cần thiết chuẩn bị thảo Đính kèm với hướng dẫn mẫu trình bày theo qui định Do sinh viên nên đọc toàn hướng dẫn trước bắt đầu viết báo cáo để nắm rõ qui định cách trình bày yêu cầu nội dung loại báo cáo CHƯƠNG 2: QUI ĐỊNH CHUNG Phần trình bày qui định chung thể thức kĩ thuật trình bày văn báo cáo 2.1 Kiểu chữ, cỡ chữ Để thống nhất, tồn nội dung văn cần trình bày sau: Kiểu chữ: Times New Roman Cỡ chữ: 12 Khoảng cách hàng: 1.5 Khoảng cách đoạn: 2.0 Chữ in đậm sử dụng cho: tiêu đề, tiêu đề chương, phân nhóm bảng số liệu ghi Chữ in nghiêng sử dụng khi: muốn nhấn mạnh, sử dụng từ nước ngoài, thuật ngữ chun mơn, từ khóa, biểu thức tốn học, tựa đề sách tạp chí 2.2 Canh lề Tất trang văn phải thống sử dụng định dạng canh lề sau: Trái 1.5 inches Phải inch Trên inch Dưới inch 2.3 Đánh số trang Đánh số trang giữa, cách mép trang 0.5 inch Các mục mở đầu (từ sau trang bìa đến trước chương mở đầu) dùng số La Mã (i, ii, iii) để đánh số trang Nội dung (bắt đầu từ chương mở đầu) dùng số đếm (1, 2, 3…) để đánh số trang 2.4 Tiêu đề/đề mục Các tiêu đề chương phải đánh số thứ tự (chương 1, chương 2, chương…) Định dạng đề mục liệt kê sau: CHƯƠNG 1: CANH GIỮA, IN HOA, IN ĐẬM Đoạn văn bắt đầu 1.1 Canh Sát Lề Trái, Viết Hoa Từ Khóa, In Đậm Đoạn văn bắt đầu 1.1.1 Cách lề trái 0.5 inch, viết hoa chữ đầu dòng, in đậm Đoạn văn bắt đầu 1.1.1.1 Cách lề trái 0.5 inch, viết hoa chữ đầu dòng, in đậm, nghiêng Đoạn văn bắt đầu đây, cách đề mục dấu chấm 1.1.1.1.1 Cách lề trái 0.5 inch, viết hoa chữ đầu dòng, in nghiêng Đoạn văn bắt đầu đây, cách đề mục dấu chấm 2.5 Bảng số liệu/ hình ảnh minh họa Bảng hình ảnh minh họa sơ đồ, biểu đồ, đồ, ảnh chứa liệu số dùng để truyền đạt thông tin cách ngắn gọn Bảng hình ảnh minh họa có chung định dạng, đánh số thứ tự quán xuyên suốt báo cáo, phải canh lề giống với phần lại văn Tham khảo hướng dẫn lập danh mục bảng/ hình ảnh phụ lục A CHƯƠNG 3: NHỮNG MỤC MỞ ĐẦU Các mục mở đầu phải trình bày theo thứ tự sau: Lưu ý: Mỗi mục trình bày trang riêng - Trang bìa ngồi - Trang bìa - Lời cảm ơn - Trích yếu - Mục lục - Danh mục bảng số liệu - Danh mục hình ảnh 3.1 Trang bìa ngồi Trang bìa ngồi in giấy bìa cứng, có lớp giấy kiếng ngồi Trang bìa ngồi chứa thông tin báo cáo, bao gồm: - Loại báo cáo - Tên đề tài - Thông tin sinh viên/người viết báo cáo - Nơi thực tập (đối với báo cáo thực tập) - Người hướng dẫn - Thời gian thực đề tài 3.2 Trang bìa Trang bìa có nội dung hình thức trình bày trang bìa ngồi, in giấy thường 3.3 Lời cảm ơn Trang thể biết ơn sinh viên người hỗ trợ suốt trình nghiên cứu thực báo cáo Lời cảm ơn bao gồm phần thể sử dụng quyền văn trước tác giả khác Vì thế, lời cảm ơn cần viết với văn phong nghiêm túc trang trọng Tham khảo số mẫu câu sử dụng để viết lời cảm ơn phụ lục B 3.4 Trích yếu Trích yếu (abstract) tóm lược ngắn gọn hoạt động nghiên cứu đề cập đến báo cáo Phần tóm lược bao gồm câu hỏi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu kết luận Trích yếu cần ngắn gọn súc tích để người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung kết nghiên cứu báo cáo Trích yếu viết khoảng 250 từ Trích yếu khơng bắt buộc đối vối báo cáo thực tập 3.5 Mục lục Mục lục cung cấp nhìn tổng quát báo cáo, giúp người đọc tìm thấy phần báo cáo cách nhanh chóng Bảng mục lục liệt kê tiêu đề bậc 1, bậc bậc (Heading 1,2,3) nội dung báo cáo, chương mở đầu 3.6 Danh mục bảng số liệu/ hình ảnh Khi báo cáo có bảng số liệu hình ảnh, cần lập riêng trang danh mục bảng số liệu/hình ảnh Đặt danh mục bảng số liệu trước danh mục hình ảnh CHƯƠNG 4: NỘI DUNG CHÍNH Tùy vào loại báo cáo, thứ tự chương nội dung chương quy định sau: 4.1 Báo cáo Nghiên cứu Khoa học 4.1.1 Báo cáo Đề Án (ngành Ngôn Ngữ Anh) CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Bối cảnh Nghiên cứu (Research Background) Nêu lên tầm quan trọng chủ đề nghiên cứu lí cần làm nghiên cứu đề tài này, từ xác định mục tiêu nghiên cứu 1.2 Mục tiêu/Câu hỏi Nghiên cứu (Research Objectives/Questions) Mục tiêu viết dạng câu hỏi câu khẳng định, trung bình từ đến câu, nêu lên cụ thể vấn đề cần tìm CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN Mục đích phần tổng quan tóm tắt kiến thức, khái niệm, ý tưởng khái quát chủ đề mà sinh viên nghiên cứu Tổng quan viết dựa tài liệu thu thập từ nhiều nguồn khác tạp chí khoa học, báo cáo nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, sách, báo,… Tổng quan nhằm giúp người đọc hiểu đề tài quan trọng, cần thiết có giá trị Do tổng quan cần đề cập đến vấn đề sau: - Định nghĩa khái niệm - Các kết nghiên cứu thực - Mối tương quan kết nghiên cứu CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Trong đề tài nghiên cứu, việc thiết kế nghiên cứu (Research Design) quan trọng định chất lượng kết nghiên cứu Mục tiêu trình bày nội dung chương để thuyết phục người đọc tin kết nghiên cứu thu thập đáng tin cậy Tùy vào nội dung nghiên cứu sinh viên cần trình bày mục sau: 3.1 Mẫu nghiên cứu Sinh viên phải nêu rõ số lượng tài liệu tham khảo trình bày tiêu chí chọn nguồn tài liệu 3.2 Công cụ nghiên cứu Sinh viên nêu rõ công cụ thu thập thông tin sử dụng trình bày phương pháp sử dụng để tìm tài liệu 3.3 Tiến trình nghiên cứu Trình bày mốc thời gian cụ thể trình nghiên cứu Nếu sinh viên làm đề tài theo nhóm, cần trình bày vắn tắt cách phân cơng cơng việc nhóm, nội dung công việc thành viên CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ Kết nghiên cứu cần trình bày diễn giải dạng tường thuật Phần tổng hợp phân tích thơng tin trình bày phần tổng quan để trả lời câu hỏi nghiên cứu đề Sinh viên cần trình bày đầy đủ thông tin cách khách quan để người đọc đánh giá độ xác nghiên cứu Lưu ý không đưa ý kiến cá nhân vào chương CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN Tóm tắt ngắn gọn điểm đề tài: mục tiêu, trình thực hiện, kết tìm ý kiến cá nhân Phần nêu lên giá trị kết thực tế (cho ai, nào…) LOẠI Radio trực tuyến (Podcasts) TRONG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Al Zaabi, M (Nhà sản xuất) & Bjarnesen, T (Người dẫn chương trình) (Năm 2006, tháng 11, ngày 7) Diabetes in the elderly [Podcast radio programme] Sydney: ABC Radio National Truy cập ngày 11, tháng 1, năm 2007, từ trang http://www.abc.net.au/hn/talks/ TRÍCH DẪN TRONG BÀI VIẾT (Al Zaabi & Bjarnesen, 2006) K.P Miles (Cuộc thảo luận cá nhân, ngày 6, Email HOẶC tháng 8, năm 2008) Không trích dẫn danh mục tài liệu tham khảo thảo luận cá HOẶC (L.J Henderson, thảo nhân luận cá nhân, ngày 5, tháng 2, năm 2007) Tin nhắn nhóm Winther, M (Năm 2009, tháng 1, ngày 14) The Unconscious is Spirit [Msg1] Đăng từ trang HOẶC http://www.abc.net.au/hn/talks/ thảo luận nhóm 46 (Winther, 2009) diễn đàn Bài đăng Reville, L (Năm 2006, tháng 9, ngày 5) Where to find fundraising ideas Đăng từ trang http://nlrp.blogspot.com/ Blog Danh sách email thảo luận – Web lưu trữ (Reville, 2006) Vuinovich, G (Năm 2001, tháng 4, ngày 4) Report on malaria outbreak Đăng từ HCMATTERS danh sách thư điện tử, lưu trữ trang (Vuinovich, 2001) http://www.hcmatters.org/VirtualListserv_Archives/HCM/Policy/2001/msg016.html SÁCH MỎNG (BROCHURES) Họ, tên tác giả (Năm xuất bản) Tiêu đề sách - in nghiêng [Sách mỏng] Nơi xuất bản: ghi “Tác giả” thay cho nhà xuất LOẠI Sách (brochure) TRONG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO mỏng TRÍCH DẪN TRONG BÀI VIẾT University of Queensland, Student Services, Personal Counselling Program (2000) (University of Queensland, Eating disorders [Sách mỏng] Brisbane: Tác giả Student Services, 2000) 47 CHÚ THÍCH BÀI DIỄN THUYẾT Họ, tên tác giả (Năm xuất bản) Tiêu đề lời thuyết minh - in nghiêng [Hình thức] Tên tổ chức, nơi tổ chức LOẠI TRONG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TRÍCH DẪN TRONG BÀI VIẾT Chú thích diễn thuyết (In) Tài liệu không xuất Johnson, A (2008) Week three: Foucault [Powerpoint slides] Unpublished manuscript, BESC1001, University of Queensland, St Lucia, Australia (Johnson, 2008) Chú thích diễn thuyết (Online) Johnson, A (2008) Week three: Foucault [Powerpoint slides] Unpublished manuscript, BESC1001, University of Queensland, St Lucia, Australia Blackboard Online: Trang web http://www.elearning.uq.edu.au/ VIDEO HOẶC DVD 48 (Johnson, 2008) Họ, tên tác giả (Năm sản xuất) Tiêu đề Video DVD – in nghiêng, Nơi sản xuất: Nhà sản xuất LOẠI TRONG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TRÍCH DẪN TRONG BÀI VIẾT Video HOẶC Spielberg, S (Đạo diễn), & Rodat, R (Tác giả) (1998) Saving Private Ryan [Motion Picture] United States: Paramount Pictures (Spielberg & Rodat, 1998) DVD CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN HÌNH Họ, tên tác giả (Năm, tháng, ngày) Tên chương trình - in nghiêng [Hình thức] Nơi phát sóng: Tên đài truyền hình phát chương trình LOẠI TRONG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 TRÍCH DẪN TRONG BÀI VIẾT Chương trình truyền hình Bryant, B (Tác giả) (Năm 2001, tháng 9, ngày 12) The Bryant medical hour [Truyền hình TV] Sydney, NSW: Public Broadcasting Service 50 (Bryant, 2001) PHỤ LỤC E: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT WORD 2010 ĐỂ TRÍCH DẪN TÀI LIỆU THAM KHẢO TRÍCH DẪN TÀI LIỆU TRONG BÀI VIẾT Giả sử cần trích dẫn đoạn văn: “Quan hệ người với người cần phải chân thành.Chân thành, thẳng thắn, linh hoạt cách thức quan trọng quý báu nhất.Nếu bạn vận dụng chúng cách thích hợp khơng đánh bật trở ngại, mà cịn bày tỏ thành ý chân thật mình, trở thành vũ khí lợi hại giúp ta có thành cơng nghiệp sống.” Với thông tin sau: Tác giả: Tôn Khải Thái Tên sách: Những câu chuyện nhỏ mang triết lí lớn Năm xuất bản: 2008 Nhà xuất bản: NXB Hải Phòng  Nhấp trỏ chuột vào cuối đoạn văn cần trích dẫn Trên tiêu đề, chọn mục References hình sau:  Ở Style chọn APA Sixth Edition  Nhấp vào ô Insert Citation, chọn Add New Source, thấy bảng sau: 51  Ở ô Type of Source chọn loại nguồn liệu trích dẫn.Theo ví dụ chọn nguồn tài liệu Book  Ở ô Language, chọn Vietnamese  Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu (Lưu ý: tên tác giả Việt Nam, phải đảo ngược vị trí họ tên)  Sau chọn OK ● Sau hồn tất, đoạn văn cần trích dẫn thể sau: “Quan hệ người với người cần phải chân thành.Chân thành, thẳng 52 thắn, linh hoạt cách thức quan trọng quý báu nhất.Nếu bạn vận dụng chúng cách thích hợp khơng đánh bật trở ngại, mà cịn bày tỏ thành ý chân thật mình, trở thành vũ khí lợi hại giúp ta có thành cơng nghiệp sống.” (Tơn, 2008) CHÚ THÍCH (FOOTNOTE) Trong q trình viết bài, để giải thích từ chuyên ngành, sinh viên cần ghi phần thích cuối trang Nhấp chuột phía sau từ cần trích dẫn.Trong tab References chọn Insert Footnote Sau đó, từ cần trích dẫn thể ví dụ sau: Đồng thời phần cuối trang hình sau: Gõ nội dung cần thích Sau hồn tất, nhấp trỏ chuột lên phần nội dung văn để tiếp tục soạn thảo 53 LẬP DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Để lập danh mục tài liệu tham khảo, nhấp trỏ chuột vào trang cuối báo cáo  Trên tiêu đề, chọn References ● Ở ôBibliography chọn Bibliography Danh mục tài liệu tham khảo lập tự động ví dụ sau 54 PHỤ LỤC F: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MẪU TRÌNH BÀY (TEMPLATE) Mẫu trình bày (Template) trang có bố cục định dạng thiết kế sẵn, nhằm giúp sinh viên tiết kiệm thời gian cơng sức q trình viết báo cáo.Khi sử dụng, sinh viên cần nhập thông tin thích hợp vào phần tương ứng Định Dạng  Văn tiêu đề Mở file template, tab Home, nhấp chuột vào dấu mũi tên phía hàng chữ Change Styles Khi đó, Word bảng: 55 Trong template cài toàn định dạngtheo quy định hướng dẫn này, với tiêu đề chương heading 1, đề mục heading 2,3,4,5 đoạn văn bình thường Trong trình viết báo cáo, cần định dạng tiêu đề chương, sinh viên gõ chữ bình thường, sau nhấp vào hàng heading 1, word tự định dạng theo chuẩn qui định Làm tương tự với heading 2,3,4,5  Canh lề Vì số hạn chế, mẫu trình bày định dạng lề phần viết Vì vậy, sau hoàn tất báo cáo, sinh viên cần thực bước sau: Trong tab Page Layout chọn Margins 56 Word bảng sau: Chọn Custom Margins, Word hộp thoại: 57 Ở Apply to, chọn Whole document, nhấp OK.Toàn viết canh lề theo chuẩn Cập Nhật Bảng Mục Lục Bảng mục lục tạo sẵn mẫu trình bày (template).Sau hồn tất báo cáo với tiêu đề định dạng theo chuẩn, sinh viên nhấp vào bảng mục lục, chọn Update Table 58 Word bảng: Chọn Update entire table/OK, bảng mục lục cập nhật 59 PHỤ LỤC G: CÁCH CHUYỂN ĐỔI FILE WORD SANG ĐỊNH DẠNG FILE PDF Sau soạn thảo xong văn bản, để không bị lỗi định dạng in, cần chuyển đổi file chứa văn sang định dạng file pdf trước báo cáo in Trên tiêu đề chọn File/ Save as, Word khung sau: Trong Save as type chọn PDF, nhấp nút Save 60