Nâng cao năng lực quản lý của văn phòng các chương trình khoa học và công nghệ quốc gia (tt)

MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Những năm qua, tiềm lực khoa học công nghệ nước ta nâng lên Quản lý nhà nước khoa học công nghệ bước đổi Hệ thống pháp luật khoa học công nghệ trọng hoàn thiện Thị trường khoa học cơng nghệ hình thành bước đầu phát huy tác dụng Hợp tác quốc tế đẩy mạnh chủ động số lĩnh vực, góp phần nâng cao lực, trình độ khoa học công nghệ nước Tuy nhiên, hoạt động khoa học cơng nghệ nhìn chung cịn trầm lắng, chưa thực trở thành động lực phát triển kinh tế - xã hội Việc huy động nguồn lực xã hội vào hoạt động khoa học công nghệ chưa trọng; đầu tư cho khoa học công nghệ thấp, hiệu sử dụng chưa cao Việc đào tạo, trọng dụng, đãi ngộ cán khoa học cơng nghệ cịn nhiều bất cập Cơ chế quản lý hoạt động khoa học công nghệ chậm đổi Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển khoa học công nghệ chưa gắn với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; chế tài cịn chưa hợp lý Thị trường khoa học công nghệ phát triển chậm, chưa gắn kết chặt chẽ kết nghiên cứu, ứng dụng đào tạo với nhu cầu sản xuất, kinh doanh quản lý Những hạn chế thể qua yếu nhiều đề tài, dự án KH&CN Những đề tài, dự án KH&CN có ý nghĩa thiết thực lại thiếu số lượng chưa thực đảm bảo nội dung Trong đó, nhiều đề tài, dự án nghiên cứu không dựa nhu cầu phát triển thực tế, dẫn đến việc đề tài, dự án gây tình trạng lãng phí, khơng góp phần tham gia vào phát triển kinh tế xã hội đất nước Văn phịng Chương trình khoa học công nghệ quốc gia đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Bộ KH&CN Một chức quan trọng Văn phòng thực quản lý dự án khoa học công nghệ Bộ khoa học cơng nghệ chủ trì Tuy nhiên, tồn số bất cập hoạt động quản lý dự án , Văn phòng chưa phát huy được vai trò hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp thực đề tài, dự án KH&CN Hệ khơng dự án KH&CN Văn phịng quản lý có hiệu chưa cao; chi phí, tiến độ chất lượng dự án chưa có tương xứng … Đặc biệt bối cảnh từ năm 2016, Văn phòng tiếp tục thực triển khai thêm Chương trình hợp tác nghiên cứu đa phương song phương KH&CN, vấn đề lực QLDA Văn phòng trở nên cấp thiết Trước hạn chế bất cập đó, cán cơng tác Văn phịng, với mong muốn giúp nâng cao lực quản lý Văn phòng, từ góp phần nâng cao chất lượng đề tài, dự án thông qua việc nghiên cứu vấn đề đề xuất số giải pháp có tính thực tiễn mà lãnh đạo Văn phịng cân nhắc sử dụng, tác giả định lựa chọn đề tài: “Nâng cao lực quản lý Văn phòng Chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia” để thực luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao lực quản lý dự án Văn phòng Chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia Về giới hạn luận văn, chức năng, nhiệm vụ quản lý mà Văn phịng Chương trình khoa học công nghệ quốc gia đảm nhận quản lý dự án, nên phạm vi luận văn, thời gian nghiên cứu hạn hẹp giới hạn thời lượng luận văn, tác giả tập trung nghiên cứu lực QLDA Văn phòng lựa chọn đối tượng lực QLDA Văn phòng để thực nghiên cứu Kết cấu luận văn Về kết cấu luận văn, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận nâng cao lực quản lý tổ chức quản lý dự án Khoa học công nghệ Chương 2: Phân tích thực trạng lực quản lý Văn phịng Chương trình khoa học công nghệ quốc gia Chương 3: Định hướng giải pháp nâng cao lực quản lý Văn phòng Chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia Nội dung cụ thể chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận nâng cao lực quản lý tổ chức quản lý dự án Khoa học công nghệ Tác giả đề cập đến vấn đề lý luận chung dự án, quản lý dự án lực quản lý dự án tổ chức, cụ thể: “Năng lực quản lý tổ chức QLDA KH&CN khả tác động có tổ chức, có hướng đích tổ chức tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra.” Nâng cao lực quản lý tổ chức tăng cường khả phối hợp thành viên tổ chức mục tiêu chung, giúp tổ chức sử dụng phối hợp nguồn lực theo hướng ngày hiệu quả; giúp tổ chức trở nên linh hoạt hơn, tăng khả thích nghi trước biến động mơi trường; giúp trình quản lý đối tượng trở nên thuận tiện đảm bảo thực mục tiêu đề Các nhân tố ảnh hưởng đến lực quản lý tổ chức bao gồm các nhân tố bên tổ chức (Pháp luật sách Nhà nước, biến động môi trường kinh tế, phát triển khoa học công nghệ) nhân tố bên tổ chức (quan điểm lãnh đạo, tài tổ chức, nguồn nhân lực, văn hóa tổ chức) Khái niệm dự án KH&CN là: “Dự án khoa học cơng nghệ có nội dung chủ yếu tiến hành hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ, áp dụng, thử nghiệm giải pháp, phương pháp giải pháp, phương pháp, mô hình quản lý kinh tế xã hội.” Khái niệm quản lý dự án KH&CN: “Quản lý dự án KH&CN trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu kĩ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép” Mục tiêu quản lý dự án KH&CN là: “hoàn thành công việc dự án theo kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép” Ba yếu tố: thời gian, chi phí mức độ hồn thiện cơng việc có quan hệ chặt chẽ với “Năng lực quản lý dự án KH&CN khả thực nội dung quản lý dự án tổ chức dựa vào nguồn lực nội huy động từ bên ngồi nằm tầm kiểm sốt Văn phòng.” “Năng lực QLDA tổ chức tổng hợp lực quản lý giải nhiệm vụ, mục tiêu khác dự án Năng lực quản lý dự án thể suốt chu trình dự án, ba giai đoạn chuẩn bị dự án, thực dự án kết thúc dự án.” Năng lực tổ chức yếu tố định hiệu toàn dự án Năng lực QLDA tổ chức nâng cao góp phần đảm bảo khả thích ứng trước biến động môi trường diễn biến ngày phức tạp khó lường Các yếu tố cấu thành lực QLDA KH&CN tổ chức bao gồm: a Năng lực nhân b Năng lực sở vật chất trang thiết bị c Năng lực quản lý lĩnh vực hoạt động dự án d Năng lực quản lý nhân e Năng lực quản lý phạm vi dự án f Năng lực quản lý thời gian dự án g Năng lực quản lý chi phí dự án h Năng lực quản lý chất lượng dự án i Năng lực quản lý thông tin j Năng lực quản lý rủi ro k Năng lực hợp đồng hoạt động mua bán Các nhân tố ảnh hưởng đến lực QLDA KH&CN tổ chức nhân tố trị - pháp luật, nhân tố mơi trường kinh tế - xã hội, nhân tố môi trường văn hóa – giáo dục, nhân tố tiến khoa học – cơng nghệ Chương 2: Phân tích thực trạng lực quản lý Văn phịng Chương trình khoa học công nghệ quốc gia Bên cạnh thơng tin chung Văn phịng, luận văn đề cập đến nội dung bao gồm: Quá trình hình thành phát triển, Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức máy quản lý, Đặc điểm hoạt động quản lý dự án Văn phòng Các dự án KH&CN Văn phòng quản lý giai đoạn 2013 – 2015 phân theo 05 Chương trình, bao gồm: + Chương trình quốc gia phát triển cơng nghệ cao đến năm 2020 + Chương trình đổi cơng nghệ quốc gia đến năm 2020 + Chương trình phát triển sản phẩm quốc gia đến năm 2020 + Chương trình tìm kiếm chuyển giao cơng nghệ nước ngồi đến năm 2020 Nghị định thư + Chương trình 592 Bảng 1: Tình hình thực dự án thuộc Chương trình thời điểm 31/12/2013, 31/12/2014, 31/12/2015 31/12/2013 STT Chương trình 31/12/2014 31/12/2015 Tổng Giá trị Tổng Giá trị Tổng Giá trị số hợp đồng số hợp đồng số hợp đồng dự án (nghìn đồng) dự án (nghìn đồng) dự án (nghìn đồng) Cơng nghệ cao 371.961.900 579.402.200 10 715.311.300 Đổi 33.194.900 89.481.900 14 144.325.600 46.925.700 109.493.300 11 391.047.500 Sản phẩm quốc gia Nghị định thư - - - - 39.380.800 592 - - - - 12 98.475.200 Nguồn: Phịng Tài – kế tốn * Thơng qua phương pháp vấn trực tiếp tổ chức thực dự án, tác giả thiết lập hệ thống tiêu phản ánh lực quản lý dự án Văn phòng: - Năng lực nhân Văn phòng - Năng lực sở vật chất thiết bị - Năng lực quản lý lĩnh vực hoạt động dự án + Năng lực lập kế hoạch dự án + Năng lực quản lý nhân + Năng lực quản lý tuyển chọn thực hợp đồng + Năng lực quản lý tiến độ dự án + Năng lực quản lý chi phí dự án + Năng lực quản lý chất lượng dự án + Năng lực giám sát, nghiệm thu * Thông qua phương pháp điều tra ý kiến tổ chức thực dự án, luận văn nêu yêu cầu lực QLDA theo tiêu Các yêu cầu lực thể dạng điểm trung bình yếu tố theo thang đo thứ bậc từ đến 7, từ rất tốt Các yêu cầu xác định để so sánh đánh giá lực QLDA Văn phịng * Phân tích thực trạng lực QLDA Văn phòng thực cách kết hợp phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh số liệu thứ cấp số liệu sơ cấp mà tác giả thu thập Các số liệu thứ cấp bao gồm báo cáo nhân sự, sở vật chất, thiết bị, tình hình thực chi phí, tiến độ dự án… Các số liệu sơ cấp bao gồm đánh giá từ đội ngũ cán công tác Văn phịng (hình thức đánh giá từ bên hay đánh giá nội bộ), đánh giá từ phía tổ chức thực dự án (hình thức đánh giá từ bên ngồi Văn phịng) ý kiến, nhận xét lãnh đạo Văn phòng - Sự đánh giá lực QLDA từ phía đội ngũ cán cơng tác Văn phịng xác định cách tính giá trị trung bình tiêu thu theo phương pháp điều tra sử dụng bảng hỏi - Sự đánh giá từ phía tổ chức thực dự án xác định theo kết điều tra ý kiến tổ chức thực - Ý kiến, nhận xét lãnh đạo Văn phòng số tiêu thu thập qua vấn Giám đốc Văn phòng Luận văn đưa thực trạng lực quản lý dự án Văn phòng theo lực cụ thể Điểm mạnh lực quản lý dự án KH&CN Văn phòng là: Thứ nhất, mặt nhân sự, Văn phịng có đội ngũ cán có chun mơn cao, có đủ trình độ để đảm đương công việc Thứ hai, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cơng việc, Văn phịng có trụ sở làm việc tiện nghi, hỗ trợ tốt cho việc thực công việc Thứ ba, lực quản lý theo lĩnh vực hoạt động dự án Văn phòng đánh giá đạt yêu cầu tổ chức thực nghiên cứu dự án: - Năng lực lập kế hoạch dự án đánh giá tốt, đáp ứng yêu cầu Các kế hoạch dự án đầy đủ, xác, có thống cao linh hoạt - Năng lực quản lý nhân thể tốt số phương diện trình tuyển dụng tốt, việc bố trí lao động phù hợp - Năng lực quản lý tuyển chọn thực hợp đồng thể số điểm mạnh Quá trình tuyển chọn đánh giá minh bạch, có khoa học Văn phòng giám sát chặt chẽ - Năng lực quản lý tiến độ dự án Văn phòng có số điểm mạnh kế hoạch tiến độ có phù hợp cao, cơng cụ QL tiến độ có hiệu lực - Năng lực quản lý chi phí dự án đánh giá cao, kế hoạch chi phí phù hợp với quy định sát với thực tế Hoạt động thẩm định kinh phí đầu tư q trình quản lý chi phí thực chặt chẽ - Năng lực quản lý chất lượng dự án Văn phòng đáp ứng yêu cầu Các kế hoạch chất lượng thiết lập có khoa học Hoạt động tổ chức kiểm tra chất lượng diễn đầy đủ nghiêm túc - Năng lực giám sát nghiệm thu Văn phòng đánh giá cao Cán đảm trách nhiệm vụ giám sát nghiệm thu đánh giá có trình độ chun mơn cao, có thái độ làm việc trung thực nghiêm túc Một số điểm yếu là: Thứ nhất, mặt nhân sự, kinh nghiệm nhiều cán Văn phòng cịn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Một phận cán Văn phòng chưa thể nhiệt tình, u thích cơng việc Thứ hai, lực quản lý nhân sự, việc phối hợp lao động Văn phịng thực khơng tốt Q trình thơng tin phịng ban, cá nhân chưa tốt Thứ ba, lực quản lý tuyển chọn thực hợp đồng, thời gian thực tuyển chọn kéo dài, gây bất tiện lãng phí nguồn lực khơng cần thiết Thứ tư, lực quản lý tiến độ dự án, việc triển khai cơng việc, thủ tục cịn tốn nhiều thời gian so với cần thiết, gây khó khăn, bất tiện cho tổ chức thực nghiên cứu dự án 2.3.3 Nguyên nhân điểm yếu Nguyên nhân chủ quan bao gồm: - Lực lượng cán Văn phịng trẻ tuổi, chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý - Động lực làm việc đội ngũ cán chưa cao - Khả làm việc nhóm phòng ban, cá nhân chưa tốt - Chưa gắn kết cơng việc văn hóa phòng ban, cá nhân - Văn phòng quản lý số tổ chức cung ứng gián tiếp thông qua tổ chức thực dự án thiếu nhân lực chuyên trách Nguyên nhân khách quan bao gồm: - Năng lực viết trình bày thuyết minh nhiều tổ chức thực dự án hạn chế - Một số quy trình, thủ tục hành cịn rườm rà - Các chế tài xử lý vi phạm thiếu, chưa đủ hiệu lực Chương 3: Định hướng giải pháp nâng cao lực quản lý Văn phịng Chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia 3.1 Định hướng hoạt động nâng cao lực quản lý dự án Văn phòng chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia giai đoạn 2016 -2020 3.1.1 Định hướng hoạt động Văn phịng chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia giai đoạn 2016-2020 3.1.2 Định hướng nâng cao lực quản lý dự án Văn phòng chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia giai đoạn 2016-2020 - Đảm bảo phù hợp với định hướng hoạt động Văn phòng - Đảm bảo phù hợp với quy định Nhà nước ban hành phê duyệt quan chủ quản - Đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực dự án, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm nghiên cứu khoa học cơng nghệ - Đảm bảo hài hịa chi phí lợi ích, sử dụng có hiệu nguồn vốn Nhà nước 3.2 Giải pháp nâng cao lực quản lý dự án Văn phòng 3.2.1 Giải pháp nâng cao lực đội ngũ nhân - Tổ chức khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý cho cán Văn phịng - Bố trí cán trẻ tuổi tham gia cơng việc, hoạt động có tính thực tiễn cao - Thực động viên, khích lệ nhiệt tình với cơng việc tăng cường kiểm tra, đánh giá hoạt động cán Văn phòng 3.2.2 Nâng cao khả phối hợp công việc phòng ban cán Văn phòng - Nâng cao lực làm việc nhóm - Tăng cường gắn kết phòng ban, thành viên Văn phòng 3.2.3 Nâng cao lực quản lý tuyển chọn thực hợp đồng - Thực trực tiếp quản lý toàn tổ chức cung ứng thiết bị, vật tư - Tổ chức hướng dẫn trình bày thuyết minh nghiên cứu thủ tục tuyển chọn tổ chức thực nghiên cứu 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị với Bộ Khoa học Công nghệ Thứ nhất, nghiên cứu xem xét điều chỉnh mức đãi ngộ với cán Văn phịng Thứ hai, xem xét, rà sốt quy trình, thủ tục trình QL khoa học cơng việc Văn phịng Thứ ba, nghiên cứu sớm quy định chế tài xử lý phù hợp Hiện nay, số loại chế tài xử lý vi phạm điều khoản hợp đồng tiến độ, chất lượng chưa rõ ràng, chưa đủ hiệu lực, khiến cho Văn phịng gặp khó khăn việc triển khai 3.3.2 Kiến nghị với tổ chức thực nghiên cứu dự án khoa học công nghệ - Các tổ chức có mong muốn tham gia thực dự án thuộc Chương trình quốc gia cần đảm bảo lực, đặc biệt lực soạn thảo trình bày thuyết minh nghiên cứu Bên cạnh việc Văn phòng thực giải pháp huấn luyện, hướng dẫn tổ chức cách soạn thảo, trình bày thuyết minh nghiên cứu khoa học tổ chức có mong muốn tham gia nghiên cứu cần ý thức vai trò thuyết minh hội tuyển chọn - Các tổ chức thực nghiên cứu cần tăng cường khả phối hợp với Văn phòng nhằm đảm bảo cho hoạt động nghiên cứu diễn thuận lợi Trước cấp thiết bối cảnh thực tế, tác già thực nghiên cứu đề tài: “Nâng cao lực quản lý Văn phịng Chương trình Khoa học Cơng nghệ quốc gia” với giới hạn luận văn nghiên cứu lực quản lý dự án Văn phòng Luận văn có kết cấu gồm ba chương có đóng góp mặt lý luận thực tiễn, cụ thể sau: Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hồn thiện sở lý luận nghiên cứu hoạt động QLDA lực QLDA Về mặt thực tiễn: Luận văn xác định tiêu phản ảnh lực quản lý dự án KH&CN Văn phịng Ngồi ra, tác giả xác định yêu cầu lực QLDA Văn phòng tổ chức thực nghiên cứu dự án Các yêu cầu để tác giả so sánh, phân tích đánh giá đội ngũ cán Văn phòng tổ chức thực dự án lực QLDA Văn phịng Kết phân tích thực trạng cho thấy lực QLDA Văn phịng có nhiều điểm mạnh, đáp ứng yêu cầu tổ chức thực hiện, đặc biệt lực quản lý chi phí, lực giám sát, nghiệm thu, lực lập kế hoạch dự án… Tuy nhiên, lực QLDA Văn phòng tồn số điểm yếu nhân sự, quản lý nhân hay quản lý tuyển chọn thực hợp đồng Tại chương cuối, tác giả đề xuất 03 nhóm giải pháp cụ thể có tính thực tiễn cao nhằm nâng cao lực QLDA Văn phịng Bên cạnh đó, tác giả đề xuất số kiến nghị với Bộ KH&CN tổ chức nghiên cứu nhằm giải nguyên nhân khách quan Hi vọng rằng, giải pháp, kiến nghị tác giả xem xét áp dụng thực tế  ... chức quản lý dự án Khoa học cơng nghệ Chương 2: Phân tích thực trạng lực quản lý Văn phòng Chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia Chương 3: Định hướng giải pháp nâng cao lực quản lý Văn phịng Chương. .. quản lý phạm vi dự án f Năng lực quản lý thời gian dự án g Năng lực quản lý chi phí dự án h Năng lực quản lý chất lượng dự án i Năng lực quản lý thông tin j Năng lực quản lý rủi ro k Năng lực. .. hoạt động nâng cao lực quản lý dự án Văn phịng chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia giai đoạn 2016 -2020 3.1.1 Định hướng hoạt động Văn phịng chương trình khoa học công nghệ quốc gia giai đoạn