Nội dung chính Bài giảng Tin văn phòng: Chương 13 được trình bày như sau: Khái niệm cơ bản, sắp xếp dữ liệu, lọc dữ liệu, các hàm cơ sở dữ liệu, tổng kết theo nhóm. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm chi tiết nội dung của bài giảng!
TIN VĂN PHÒNG Chủ đề: Microsoft Office Nội dung Khái niệm Sắp xếp liệu Lọc liệu Các hàm sở liệu Tổng kết theo nhóm Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Khái niệm Cơ sở liệu (CSDL) tập hợp liệu xếp vùng chữ nhật (gồm hàng) bảng tính với: Hàng ghi tiêu đề liệu, tiêu đề cột Các tiêu đề gọi trường (field) Từ hàng thứ hai trở chứa liệu, hàng ghi (record) Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Khái niệm Chú ý : Tên trường phải dạng ký tự, không dùng số, công thức, toạ độ ô ).Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp Khơng nên có miền rỗng CSDL Trương Xn Nam - Khoa CNTT Sắp xếp liệu Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: Đánh dấu muốn xếp Kích nút Sort & Filter tab Home Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (ZA) Để xếp nhiều cột: chọn “Sort and Filter” sau chọn cột để thứ tự, máy tính so sánh theo cột, sử dụng cột Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Lọc liệu Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Lọc liệu Để lọc liệu cần xác định yếu tố sau Miền liệu: toàn liệu cần xử lý, kể tiêu đề Miền tiêu chuẩn: chứa tiêu chuẩn Hàng đầu chứa tiêu đề Các tiêu đề tên trường tên phụ thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp) Từ hàng thứ hai trở tiêu chuẩn CSDL Miền đích: miền trống bảng tính, dùng để chứa ghi đạt tiêu chuẩn Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Lọc liệu MTC so sánh trực tiếp: cho phép đưa vào tiêu chuẩn để so sánh liệu trường với giá trị Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp tạo theo nguyên tắc sau: Hàng đầu ghi tiêu đề cho tiêu chuẩn, lấy tên trường làm tiêu đề Hàng thứ hai trở để ghi tiêu chuẩn so sánh, trước giá trị (có thể thêm toán tử so sánh) Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Lọc liệu Chú ý Các tiêu chuẩn hàng (thường gọi điều kiện - and) thực đồng thời Các tiêu chuẩn hàng khác (thường gọi điều kiện - or) thực không đồng thời Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Ví dụ Để lọc người đạt điểm Trung bình từ đến (trong khoảng) làm sau: Trên hàng tiêu đề tiêu chuẩn phải có ghi trường Trung bình, phía ghi điều kiện (trên hàng) Trung bình Trung bình >=5 21 Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 12 Lọc liệu Lọc tự động (Auto Filter): Sử dụng nhiều nhất, cho phép xem liệu trực quan Cho phép lọc theo tiêu chuẩn lựa chọn liệu Cho phép kết hợp nhiều tiêu chuẩn lọc Cho phép thực xếp công cụ Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 13 Các hàm CSDL Dùng để trả lại giá trị từ CSDL theo điều kiện CSDL sau dùng minh họa cho ví dụ Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 14 Các hàm CSDL DSUM (database, field, criteria): Tính tổng cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ: để tính tổng Lương Nữ CSDL Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 15 Các hàm CSDL DAVERAGE (database, field, criteria) Tính giá trị trung bình cộng cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để tính tuổi trung bình Nữ Trương Xn Nam - Khoa CNTT 16 Các hàm CSDL DMAX (database, field, criteria) Tính giá trị lớn cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để tính Lương cao người 28 tuổi Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 17 Các hàm CSDL DMIN (database, field, criteria) Tính giá trị nhỏ cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để tính Lương thấp người 28 tuổi Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 18 Các hàm CSDL DCOUNT (database, field, criteria) Đếm số ghi CSDL (database) cột số (field) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để đếm số người Nữ có Lương từ 50 trở lên Ví dụ : để đếm số người có chữ đầu Tên H Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 19 Các hàm CSDL Chú ý: vị trí tham biến thứ (field) hàm DCOUNT ghi số thứ tự (hoặc tên) trường số không ghi số thứ tự (hoặc tên) trường ký tự ngày tháng Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 20 Các hàm CSDL DCOUNTA (database, field, criteria) Đếm số ô không rỗng cột (field) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 21 Tổng kết theo nhóm Cơng cụ phân tích liệu cực mạnh Cho phép tính tốn tổng hợp liệu nhiều chiều Các bước thực hiện: Bước 1: nhập số liệu Bước 2: tạo PivotTable (Insert => PivotTable) Bước 3: thiết lập báo cáo (PivotTable Field List) Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 22 ... hai hàng): Trung bình 8 Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 11 Ví dụ Để lọc danh sách Nam Tuổi 21 Điều kiện ghi hai hàng Giới tính Tuổi Nam >21 Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 12 Lọc liệu Lọc tự động... Cho phép thực xếp công cụ Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 13 Các hàm CSDL Dùng để trả lại giá trị từ CSDL theo điều kiện CSDL sau dùng minh họa cho ví dụ Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 14 Các hàm CSDL... Filter” sau chọn cột để thứ tự, máy tính so sánh theo cột, sử dụng cột Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Lọc liệu Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Lọc liệu Để lọc liệu cần xác định yếu tố sau Miền liệu: