Nội dung chính Bài giảng Tin văn phòng: Chương 8 được trình bày như sau: Giới thiệu phần mềm Excel, các thành phần cơ bản, các thao tác với ô và vùng, một số phím di chuyển nhanh, thao tác với menu ngữ cảnh, nhập liệu và định dạng, một số thủ thuật cần biết.
TIN VĂN PHÒNG Chủ đề: Microsoft Office Nội dung Giới thiệu phần mềm Excel Các thành phần Các thao tác với ô vùng Một số phím di chuyển nhanh Thao tác với menu ngữ cảnh Nhập liệu định dạng Một số thủ thuật cần biết Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Giới thiệu phần mềm Excel Phần mềm cho phép tạo “bảng tính” (spreadsheet) Giúp dễ dành thực việc: Tính tốn, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa cơng việc macro Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Các thành phần giao diện đặc trưng Microsoft Excel Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Các thành phần Workbook: chứa tất liệu để người dùng excel làm việc, lưu thành tập tin, workbook thường gồm số sheet (bảng tính) liệu khác (các macro, cấu hình view,…) Sheet: lưới chữ nhật ô (cell), tối đa 16.384 cột 1.048.576 dòng (trong phiên cũ 256 cột x 65536 dòng), sheet nên đặt tên theo liệu chứa để dễ xử lý thao tác Cell: ô để điền liệu, người dùng định dạng chọn màu, kiểu chữ quy cách trình bày liệu Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Thao tác với ô vùng Các cột Excel đánh thứ tự theo chữ (A, B,…, Z, AA, AB,…) Các dòng Excel đánh thứ tự theo số (từ 1) Ô (cell): xác định cột dịng chứa đó, ví dụ B1 tức cột thứ dịng Vùng: khối chữ nhật, vị trí trái-trên phải-dưới, ví dụ H2:I21 tức vùng từ cột H tới cột I, từ dòng tới dòng 21 Chọn vùng: Giữ chuột từ ô đầu tiên, kéo tới ô cuối thả chuột Sử dụng phím shift kết hợp với phím di chuyển Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Một bảng tính đặc trưng Excel, ô vùng địa cột-dòng Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Một số phím di chuyển nhanh Phím Di chuyển Phím Di chuyển → / Tab Sang ô bên phải Page Up lên hình ← / Shift + Tab Sang bên trái Page Down xuống hình ↑ Lên dịng Ctrl + Page Up đến sheet phía trước ↓ Xuống dịng Ctrl + Page Down đến sheet phía sau Home Đến cột A dòng F5 Mở hộp thoại Go To Ctrl + Home Đến ô A1 worksheet Alt + Page Up Sang trái hình Ctrl + End Đến có chứa liệu sau worksheet Alt + Page Down Sang phải mành hình Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Một số phím di chuyển nhanh Phím Di chuyển End + → Ctrl + → Đến ô bên phải mà trước sau trống End + ← Ctrl + ← Đến ô bên trái mà trước sau trống End + ↑ Ctrl + ↑ Lên phía mà trống End + ↓ Ctrl + ↓ Xuống ô phía mà ô trống Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Thao tác với menu ngữ cảnh Một số thao tác hay dùng: Sao chép / cắt dán nội dung Chèn / xóa ô Ghép nhiều ô làm Điều chỉnh kích cỡ dịng cột Tinh chỉnh trình bày Định dạng liệu ô Kéo / thả / đổi tên bảng tính Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 10 Nhập liệu định dạng Dùng phím di chuyển, sau bắt đầu gõ để nhập liệu, kết thúc enter tab Sửa liệu có cách bấm F2 Dữ liệu gõ vào có kiểu liệu khác nhau, kiểu liệu liên quan tới việc excel thực tính tốn Ví dụ lấy giá trị ngày tháng trừ số ngày hai thời điểm Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 11 Nhập liệu định dạng Có thể để excel tự động định dạng “giúp” excel cách kiểu liệu Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 12 Một số thủ thuật cần biết Điền liệu theo loạt: sửa dụng chức auto fill dùng bàn phím kết hợp với chuột Hai tình huống: Điền loạt liệu giống Điền liệu thay đổi (tăng, giảm dần) Sửa đổi định dạng mặc định số, dấu ngăn ngày tháng Control Panel => Regional and Language Options (Excel mặc định dùng dấu chấm để định dạng số thập phân) Điều chỉnh định dạng ngày tháng năm, phút giây kiểu liệu thời gian Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 13 Bài tập Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 14 Bài tập Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 15 Bài tập Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 16 ... phút giây kiểu liệu thời gian Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 13 Bài tập Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 14 Bài tập Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 15 Bài tập Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 16 ... Sử dụng phím shift kết hợp với phím di chuyển Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Một bảng tính đặc trưng Excel, ô vùng địa cột-dòng Trương Xuân Nam - Khoa CNTT Một số phím di chuyển nhanh Phím Di chuyển... tháng trừ số ngày hai thời điểm Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 11 Nhập liệu định dạng Có thể để excel tự động định dạng “giúp” excel cách kiểu liệu Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 12 Một số thủ thuật