Quản trị học là một trong những môn học tiên quyết nhằm cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị một tổ chức. Do tầm quan trọng của quản trị nên kiến thức về quản trị ngày càng được chú trọng đào tạo trong các trường đại học, không chỉ cho khối ngành kinh tế mà còn cho các sinh viên ở các chuyên ngành khác. Với mục tiêu cung cấp cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng những kiến thức căn bản về quản trị một tổ chức, tác giả biên soạn giáo trình này nhằm hệ thống các kiến thức cơ bản của quản trị học dưới dạng đơn giản và dễ hiểu để giúp sinh viên nắm được dễ dàng nhất những nội dung chủ yếu của quản trị học. Mời các bạn cùng tham khảo phần 1 của giáo trình để biết thêm chi tiết.
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I GIÁO TRÌNH MƠN HỌC QUẢN TRỊ HỌC TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Ban hành theo Quyết định số 1661/QĐ-CĐGTVTTWI ngày 31/10/2017 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng GTVT Trung ương I Hà Nội, 2017 BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƢƠNG I GIÁO TRÌNH Mơn học: Quản trị học NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Hà Nội – 2017 MỤC LỤC Chƣơng 1: Tổng quan quản trị học Khái niệm chất quản trị………………………………………………….5 Vai trò chức quản trị……………………………………………………7 Lý thuyết hệ thống quản trị tổ chức………………………………………… 11 Đối tƣợng phƣơng pháp nghiên cứu quản trị ………………………………… 12 Vận dụng quy luật nguyên tắc quản trị ………………………………12 Chƣơng 2: Thông tin định quản trị Hệ thống thông tin quản trị………………………………………………… 21 Quyết định quản trị…………………………………………………………………23 Chƣơng 3: Chức lập kế hoạch Khái niệm vai trò lập kế hoạch…………………………………………… 28 Hệ thống kế hoạch tổ chức…………………………………………………… 29 Lập kế hoạch chiến lƣợc……………………………………………………………33 Lập kế hoạch tác nghiệp……………………………………………………………37 Chƣơng 4: Chức tổ chức Chức tổ chức cấu tổ chức………………………………………………39 Cán quản trị tổ chức…………………………………………………………….43 Quản trị thay đổi tổ chức………………………………………………… 48 Chƣơng 5: Chức lãnh đạo 1.Lãnh đạo để lãnh đạo quản trị…………………………………… 52 Các phƣơng pháp lãnh đạo ngƣời…………………………………………… 54 Nhóm lãnh đạo theo nhóm…………………………………………………… 58 Giao tiếp đàm phán lãnh đạo…………………………………………… 64 Chƣơng 6: Chức kiểm tra Khái niệm vai trò kiểm tra………………………………………………….70 Nội dung mức độ kiểm tra………………………………………………………70 Quá trình kiểm tra………………………………………………………………….74 Tài liệu tham khảo…………………………………………………………………….78 LỜI NÓI ĐẦU Quản trị học môn học tiên nhằm cung cấp kiến thức quản trị tổ chức Do tầm quan trọng quản trị nên kiến thức quản trị ngày đƣợc trọng đào tạo trƣờng đại học, không cho khối ngành kinh tế cho sinh viên chuyên ngành khác Tuy nhiên, vai trị quan trọng quản trị nên thời gian gần giới xuất nhiều cơng trình nghiên cứu với nhiều cách tiếp cận khác để giải thích vấn đề quản trị Điều làm cho khoa học quản trị trở nên phức tạp Với mục tiêu cung cấp cho sinh viên hệ đại học cao đẳng kiến thức quản trị tổ chức, biên soạn giáo trình nhằm hệ thống kiến thức quản trị học dƣới dạng đơn giản dễ hiểu để giúp sinh viên nắm đƣợc dễ dàng nội dung chủ yếu quản trị học Sau này, suốt trình làm việc mình, sinh viên có nhiều hội để tìm hiểu thêm vấn đề phức tạp quản trị học ứng dụng chúng tình quản trị cho có hiệu Chƣơng 1: Tổng quan quản trị học Khái niệm chất quản trị 1.1 Khái niệm Quản trị khái niệm rộng bao gồm nhiều lĩnh vực Ví dụ quản trị hành (trong tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong tổ chức kinh tế) Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất Quản trị nói chung theo tiếng Anh "Management" vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhƣng đƣợc dùng chủ yếu với nghĩa quản trị Tuy nhiên, dùng từ, theo thói quen, coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nƣớc, quản lý xã hội, tức quản lý tầm vĩ mơi Cịn thuật ngữ quản trị thƣờng dùng phạm vi nhỏ tổ chức, doanh nghiệp Có nhiều quan niệm quản trị: - Quản trị hoạt động đƣợc thực nhằm bảo đảm hồn thành cơng việc qua nỗ lực ngƣời khác; quản trị công tác phối hợp có hiệu hoạt động ngƣời cộng khác chung tổ chức; - Quản trị tác động chủ thể quản trị lên đối tƣợng quản trị nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề môi trƣờng luôn biến động; - Quản trị trình nhằm đạt đến mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị việc thực hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển Nhiều ngƣời làm việc với nhóm để đạt tới mục đích đó, giống nhƣ vai mà diễn viên đảm nhiệm kịch, dù vai trò họ tự vạch ra, vai trị ngẫu nhiên tình cờ, vai trò đƣợc xác định đƣợc đặt ngƣời đó, nhƣng họ biết ngƣời đóng góp theo cách riêng vào nỗ lực nhóm Hiện có nhiều định nghĩa quản trị để tham khảo: + Harold Kootz Cyril O’Donnell: “Quản trị thiết lập trì mơi trƣờng mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị trình kĩ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động ngƣời tạo điều kiện thay đổi để đạt đƣợc mục tiêu tổ chức.” + Stonner Rabbins: “Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức quản trị ngƣời kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị ” Từ việc tham khảo ta rút định nghĩa quản trị: Quản trị tiến trình hồn thành cơng việc cách có hiệu hữu hiệu thơng qua ngƣời khác Khái niệm quản trị kinh doanh Quản trị kinh doanh quản trị ngƣời doanh nghiệp thông qua quản trị ngƣời để sử dụng có hiệu nguồn lực hội doanh nghiệp Quản trị kinh doanh nghệ thuật kết phụ thuộc lớn vào thiên bẩm, tài năng, thủ đoạn, kiến thức tích luỹ, mối quan hệ, may, vận rủi thân nhà quản trị Quản trị học Quản trị học khoa học nghiên cứu, phân tích cơng việc quản trị tổ chức; giải thích tƣợng quản trị đề xuất lí thuyết kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ Quản trị học cung cấp khái niệm làm tảng cho việc nghiên cứu môn học quản trị chức nhƣ quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học khoa học liên ngành sử dụng nhiều tri thức nhiều ngành học khác nhƣ kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, tốn học, v.v… Quản trị học khoa học, nhƣng thực hành quản trị nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng lí thuyết vào tình cụ thể để quản trị hữu hiệu 1.2 Bản chất Mục tiêu quản trị tạo giá trị thặng dƣ tức tìm phƣơng thức thích hợp để thực công việc nhằm đạt kết cao với chi phí nguồn lực Nói chung, quản trị trình phức tạp mà nhà quản trị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thực chất quản trị quản trị yếu tố đầu vào, trình sản xuất yếu tố đầu theo chu trình trình hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Những quan niệm cho dù có khác cách diễn đạt, nhìn chung thống chỗ quản trị phải bao gồm ba yếu tố (điều kiện): Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động quản trị đối tƣợng quản trị tiếp Đối tƣợng bị quản trị phải tiếp nhận tác động Tác động lần nhiều lần Thứ hai: Phải có mục tiêu đặt cho chủ thể đối tƣợng Mục tiêu để chủ thể tạo tác động Sự tác động chủ thể quản trị lên đối tƣợng quản trị đƣợc thực môi trƣờng luôn biến động Về thuật ngữ chủ thể quản trị, hiểu chủ thể quản trị bao gồm ngƣời nhiều ngƣời, đối tƣợng quản trị tổ chức, tập thể ngƣời, giới vơ sinh (máy móc, thiết bị đất đai, thơng tin ) Thứ ba: Phải có nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác vận dụng q trình quản trị Vai trị chức quản trị 2.1 Vai trò Trong giới ngày nay, khơng phủ nhận vai trị quan trọng to lớn quản trị việc bảo đảm tồn tạii hoạt động bình thƣờng đời sống kinh tế xã hội Đối với phát triển đơn vị hay cộng đồng cao quốc gia, quản trị có vai trị quan trọng Sự nhận thức tuyệt đại đa số dân cƣ vai trò quản trị hầu hết thông qua cảm nhận từ thực tế Muốn nâng cao nhận thức vai trò quản trị, mặt cần nâng cao nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò quản trị, làm sở cho việc hiểu biết quản trị thực hành quản trị, nâng cao trình độ quản trị Qua phân tích nguyên nhân thất bại hoạt động kinh doanh cá nhân doanh nghiệp, nhƣ thất bại hoạt động tổ chức kinh tế - trị - xã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân quản trị yếu Nghiên cứu công ty kinh doanh Mỹ trongh nhiều năm, phát công ty thành đạt chừng chúng đƣơc quản trị tốt Ngân hàng châu Mỹ nêu công bố Báo cáo kinh doanh nhỏ "Theo kết phân tích cuối cùng, 90% thất bại kinh doanh thiếu lực thiếu kinh nghiệm quản trị" Trong văn minh đƣợc đặc trƣng cải tiến có tính chất cách mạng khoa học vật lý, sinh học, điện tử, viện thơng, tin học, tự động hóa ngành khoa học xã hội tụt hậu xa Vấn đề đặt ra, cách khai thác nguồn nhân lực phối hợp hoạt động ngƣời, hiểu biết lãng phí áp dụng phát minh kỹ thuật tiếp tục Sự cần thiết khách quan vai trỏ quản trị xuất phát từ nguyên nhân sau đây: - Từ tính chất xã hội hóa lao động sản xuất - Từ tiềm sáng tạo to lớn quản trị - Từ yếu tố làm tăng vai trò quản trị sản xuất kinh tế đại - Từ yêu cầu xây dựng phát triển kinh tế xã hội trình đổi chuyển sang kinh tế thị trƣờng tiến hành cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nƣớc Việt Nam Tăng cƣờng xã hội hóa, lao động sản xuất - q trình mang tính quy luật phát triển kinh tế xã hội Ta biết để tạo sản phẩm, đáp ứng nhu cầu đời sống phát triển kinh tế, thiết phải tiến hành phân công lao động hiệp tác sản xuất Sự xuất quản trị nhƣ kết tất nhiên việc chuyển trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với thành trình lao động phải có phối hợp Sản xuất tiêu thụ mang tính tự cấp, tự túc cá nhân thực khơng địi hỏi quản trị Ở trình độ cao hơn, sản xuất kinh tế mang tính xã hội rõ nét ngày sâu rộng hơn, quản trị điều khơng thể thiếu Theo C Mác, "Bất lao động xã hội hay lao động chung mà tiến hành quy mơ lớn u cầu phải có đạo để điều hòa hoạt động cá nhân Sự đạo phãi làm chức chung, tức chức phát sinh từ khác vận động cá nhân khí quan độc lập hợp thành sở sản xuất Do đó, quản trị thuộc tính tự nhiên, tất yếu khách quan trình lao động xã hội, hình thái kinh tế xã hội nào, không thực chức nhiệm vụ quản trị, thực đƣợc trình hợp tác lao động, sản xuất, khơng khai thác sử dụng đƣợc yếu tố lao động sản xuất có hiệu Quản trị có khả sáng tạo to lớn Điều có nghĩa với điều kiện ngƣời vật chất kỹ thuật nhƣ nhƣng quản trị lại khai thác khác nhau, đem lại hiệu kinh tế khác Nói cách khác, với điều kện nguồn lực nhƣ nhau, quản lý tốt phát huy có hiệu yếu tố nguồn lực đó, đƣa lại kết kinh tế - xã hội mong muốn, cịn quản lý tồi khơng khai thác đƣợc, chí làm tiêu tan cách vơ ích nguồn lực có đƣợc, dẫn đến tốn thất Có thể nói quản trị tốt suy cho biết sử dụng có hiệu có để tạo nên chƣa có xã hội Vì vậy, quản trị yếu tố định cho phát triển quốc gia tổ chức Khi ngƣời kết hợp với tập thể để làm việc, ngƣời ta tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng ngƣời Lối làm việc nhƣ đem lại kết quả, khơng đem lại kết Nhƣng ngƣời ta biết tổ chức hoạt động việc quản trị khác triển vọng Một cách cụ thể, định tiến trình bắt đầu với việc nhận diện chẩn đoán vấn đề, sau lựa chọn giải pháp để giải vấn đề kết thúc với việc theo dõi, kiểm soát để đánh giá việc thực thi định Một định đắn kịp thời mang lại hiệu quả, niềm tin, ổn định phát triển; ngƣợc lại định sai không lúc gây thiệt hại lớn, lòng tin kìm hãm phát triển Những định thiếu suy nghĩ kết thái độ thiếu trách nhiệm, bệnh quan liêu; định sai trình độ hạn chế thiếu đạo đức cơng tác Vì vậy, cần phải có u cầu đặc biệt ngƣời định phải xây dựng nguyên tắc phƣơng pháp luận chung cho việc thông qua định quản trị * Đặc điểm định quản trị: - Là sản phẩm nhà quản trị: Các định quản trị tác động trực tiếp toàn diện vào tập thể ngời lao động; chủ thể quản trị (ngƣời lãnh đạo quan tập thể lãnh đạo) đề định quản trị - Sản phẩm chứa đựng hàm lƣợng khoa học cao, có tính sán tạo: Các định quản trị đƣợc đề sở hiểu biết quy luật vận động khách quan hệ thống bị quản trị điều kiện, đặc điểm cụ thể tình quản trị Vì vậy, định quản trị chứa đựng yếu tố tri thức khoa học, sáng tạo nghệ thuật - Quyết định quản trị gắn liền với việc phân tích, xử lý thơng tin vấn đề cần giải thông qua việc lựa chọn phơng án hành động thích hợp phƣơng án có Nó đời việc chín muồi cấp thiết - Nhằm điều chỉnh quan hệ đó, khắc phục hay tăng cƣờng việc trở nên tốt - Ra định quản trị khả năng, muốn biến khả thành thực phải tổ chức thực định 2.2 Yêu cầu nguyên tắc định quản trị * Yêu cầu định quản trị - Tính khách quan khoa học Các định sở quan trọng đảm bảo cho tính thực hiệu việc thực chúng, khơng đƣợc chủ quan tùy tiện, ly thực tế Vì định sản phẩm chủ quan sáng tạo ngƣời, đảm bảo tính khách quan khơng phải việc đơn giản, trƣờng hợp việc thực định có liên quan đến lợi ích ngƣời định Tính khoa học 24 định thể sở, cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm nhà quản trị việc xử lý, giải tình cụ thể xuất địi hỏi có can thiệp định họ, phải tn thủ địi hỏi quy luật khách quan - Tính có định hướng Một định quản trị phải nhằm vào đối tƣợng định, có mục đích, mục tiêu, tiêu chuẩn xác định Việc định hƣớng định nhằm để ngƣời thực thấy đƣợc phƣơng hƣớng công việc cần làm, mục tiêu phải đạt Điều đặc biệt quan trọng định có tính lựa chọn mà ngƣời thực đƣợc phép linh hoạt hơn, sáng tạo trình thực định - Tính hệ thống Yêu cầu tính hệ thống định quản trị kinh doanh đòi hỏi định đƣa phải nhằm đạt đƣợc nhiệm vụ định, nằm tổng thể định có có nhằm đạt tới mục đích chung Yêu cầu tính hệ thống định quản trị định đợc đa phải thống nhất, quán với tổng thể hệ thống định có có nhằm đạt tới mục đích chung Tránh tình trạng định mâu thuẫn, loại trừ lẫn gây khó khăn cho cấp thực - Tính tối ưu Trƣớc vấn đề đặt cho doanh nghiệp thƣờng xây dựng đƣợc nhiều phƣơng án khác nhằm đạt tới mục tiêu Yêu cầu phải đảm bảo tính tối ƣu có nghĩa định đƣa để thực phải định có phƣơng án tốt phƣơng án quản trị khác trƣờng hợp đƣợc phải phƣơng án định tốt - Tính đọng dễ hiểu Dù đƣợc biểu dƣới hình thức định phải ngắn gọn, dễ hiểu, để mặt tiết kiệm đƣợc thông tin tiện lợi cho việc bảo mật di chuyển, mặt khác làm cho chúng đà phức tạp giúp cho ngƣời thực tránh việc hiểu sai lệch mục tiêu, phƣơng tiện cách thức thực - Tính pháp lý Đòi hỏi định đƣa phải hợp pháp cấp thực phải thực nghiêm chỉnh Các định đa phải hợp pháp cấp phải chấp hành thực nghiêm chỉnh Tính hợp pháp định thể chỗ định phải phù hợp với pháp luật, thông lệ hành phải thẩm quyền, ban hành thủ tục thể thức, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm định cấp quản trị - Tính góc độ đa dạng hợp lý (tính linh hoạt) Trong nhiều trƣờng hợp định phải điều chỉnh trình thực Những định cứng nhắc khó thực có biến động mơi trƣờng khó điều chỉnh đƣợc 25 - Tính cụ thể thời gian thực Trong định cần bảo đảm quy định mặt thời gian triển khai, thực hồn thành để cấp thực khơng đƣợc kéo dài thời gian thực hiện, đảm bảo đối tƣợng phạm vi điều chỉnh cần đƣợc làm rõ * Các nguyên tắc định a Nguyên tắc định nghĩa Ngƣời ta đạt đƣợc định lôgic vấn đề đƣợc định nghĩa Muốn giải có hiệu lực vấn đề, phải hiểu rõ vấn đề Thời gian dùng để tìm giải pháp cho vấn đề thƣờng vơ ích, ngƣời ta hay tự thỏa mãn việc xử lý diễn biến mà quên không bàn tới nội dung sâu sắc b Nguyên tắc xác minh đầy đủ Một định lôgic phải đƣợc bảo vệ lý xác minh đắn Tất định lôgic phải đƣợc dựa trệ sở vững Ngƣời ta phải bảo vệ đƣợc định đề tổng thể việc hiển nhiên kiểm tra lại để chứng tỏ định hợp lý lơgic Mà ngƣời khác quan sát tình hình dƣới góc độ hồn cảnh đó, dù họ có ý kiến bất đồng hay định kiến lợi ích khác họ buộc phải tới kết luận c Nguyên tắc đồng Thực tế thƣờng xảy tình trạng việc, có nhiều quan điểm, nhiều cách nhìn nhận khác tùy thuộc vào ngƣời quan sát không gian, thời gian diễn việc Chẳng hạn, cạnh tranh dƣới chế quản lý bao cấp nƣớc XHCN bị coi tƣợng xấu, ngày tất nƣớc thực hành kinh tế thị trƣờng coi tƣợng tất yếu lành mạnh Cho nên ta cần phải xác định cách rõ ràng việc để làm việc đó, cần phải tin ta nghĩ tới khác có thay đổi địa điểm hay thời đại gây 2.3 Phương pháp định quản trị 2.3.1 Phương pháp định cá nhân Ngƣời định thƣờng chịu ảnh hƣởng chi phối đặc điểm cá nhân riêng biệt nỗ lực giải vấn đề họ, hay nói cách khác phƣơng pháp định ngƣời chịu ảnh hƣởng đặc điểm cá nhân ngƣời Có loại phƣơng pháp định cá nhân: - Kiểu huy đại diện cho phƣơng pháp định có đặc điểm mức độ thấp tính không chắn cách thức suy nghĩ theo lý trí Những cá nhân suy 26 nghĩ theo logic hiệu quả, thƣờng định nhanh chóng mà tập trung vào ngắn hạn - Kiểu phân tích có đặc điểm mức độ khơng chắn cao kết hợp với cách suy nghĩ lý trí Những cá nhân thích có đầy đủ thơng tin trƣớc định, kết họ cân nhắc kỹ lƣỡng tất giải pháp, phƣơng án - Kiểu khái niệm đại diện cho ngƣời có khuynh hƣớng nhìn nhận bao quát vấn đề nhiều phƣơng án Những ngƣời định loại thƣờng tập trung vào dài hạn thƣờng tìm kiếm giải pháp sáng tạo - Kiểu hành vi phản ánh cách thức cá nhân suy nghĩ cách trực giác nhƣng mức độ không chắn thấp Những ngƣời định dạng làm việc với ngƣời khác giỏi, cởi mở với đề nghị, gợi ý thƣờng quan tâm đến cá nhân làm việc với họ 2.3.2 Phương pháp định nhóm Trong thực tế, nhà quản trị thƣờng làm việc với nhiều nhân viên, cộng khác công ty cần khích lệ họ cung cấp thơng tin, đƣa ý tƣởng cần thiết để thực mục tiêu mà nhà quản trị quan tâm Việc định thƣờng đƣợc giao phó cho nhóm, ủy ban, phận hay ủy ban đặc biệt Những ƣu nhƣợc điểm việc định nhóm: 27 Chƣơng 3: Chức lập kế hoạch Khái niệm vai trò lập kế hoạch 1.1 Khái niệm Lập kế hoạch tiến trình nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết nhằm đạt đƣợc mục tiêu Lập kế hoạch định trƣớc xem phải làm gì, làm nhƣ nào, làm… để làm cho việc xảy ra, phải xảy không xảy theo hƣớng có lợi cho doanh nghiệp dựa sở mục tiêu chung tổ chức có tính đến đòi hỏi quy luật khách quan chi phối lên yếu tố, khía cạnh bờn nội nhƣ bờn mụi trƣờng Trong học nghiên cứu công tác lập kế hoạch thức, đó, nhà quản trị sử dụng kĩ thuật rõ ràng thủ tục xác để xây dựng nên lập kế hoạch có văn Tức là: - Lựa chọn viễn cảnh, sứ mệnh, mục tiêu chung cho ngắn hạn dài hạn - Đặt mục tiêu cho phận, phòng ban chí cá nhân dựa mục tiêu tổ chức - Lựa chọn chiến lƣợc chiến thuật để đạt đƣợc mục tiêu - Phân bổ nguồn lực (con ngƣời, tiền bạc, thiết bị sở vật chất) để đạt đƣợc mục tiêu khác chiến lƣợc chiến thuật Nhƣ vậy, lập kế hoạch phƣơng thức xử lý giải vấn đề cách có kế hoạch cụ thể từ trƣớc Lập kế hoạch có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt đƣợc, nhƣ phƣơng tiện để đạt đƣợc nhƣ Nó bao gồm việc xác định rõ mục tiêu, xây dựng chiến lƣợc tổng thể, quán với mục tiêu đó, triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động Trên phƣơng diện nhận thức nhƣ thực tiễn, lập kế hoạch có vai trị quan trọng, hỗ trợ nhà quản trị cách hữu hiệu việc đề kế hoạch sử dụng hiệu nguồn tài nguyên hạn chế điều kiện không chắn môi trƣờng Lập kế hoạch giữ vai trò mở đƣờng cho tất chức quản trị khác nên đƣợc coi chức quản trị yếu Hệ thống kế hoạch tổ chức 2.1 Các kế hoạch tổ chức 28 Trên thực tế có nhiều loại hoạch định khác đợc phân chia dựa theo tiêu thức khác nhau, cụ thể là: - Theo cấp độ hoạch định: Với cách phân loại này, ngƣời ta chia ra: Hoạch định vĩ mô hoạch định vi mô - Theo phạm vi: Với cách phân loại này, ngƣời ta chia ra: Hoạch định toàn diện hoạch định phần - Theo lĩnh vực kinh doanh: Dựa vào tiêu thức nầy, ngƣời ta chia thành nhiều loại hoạch định khác nhƣ: Hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định vật tƣ, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ… - Theo mức độ hoạt động: Với cách phân loại này, ngƣời ta chia ra: + Hoạch định chiến lƣợc: Là hoạch định cấp độ tồn doanh nghiệp, thiết lập nên mục tiêu chung doanh nghiệp vị trí doanh nghiệp môi trờng Kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc kế hoạch mà nhà quản trị xác định mục tiêu kinh doanh cách thức tốt để đạt đến sở tài nguyên có nhƣ tài nguyên có khả huy động Kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc tiến trình bao gồm: + Xây dựng sứ mệnh viễn cảnh Sứ mệnh mục đích lí mà tổ chức tồn Một tuyên bố sứ mệnh liên quan đến việc trả lời câu hỏi nhƣ: Chúng ta kinh doanh gì? Chúng ta ai? Chúng ta quan tâm đến gỡ? Chúng ta định làm gì? + Phân tích mơi trƣờng bên bên ngồi tổ chức + Hình thành mục tiêu chung + Tạo lập chọn lựa chiến lƣợc để theo đuổi + Phân bổ nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu tổ chức Kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc nhà quản trị cấp cao xây dựng triển khai thực kế hoạch tổng thể nhằm định hƣớng hoạt động có tính dài hạn cho doanh nghiệp - Hoạch định tác nghiệp: Là trình định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, ngời thực cách thức tiến hành Trong hoạch định tác nghiệp, ngời ta trình bày rõ chi tiết cần phải làm nhƣ để đạt đƣợc mục tiêu đƣợc đặt hoạch định chiến lƣợc Hoạch định tác 29 nghiệp đƣa chiến thuật hay bƣớc cụ thể mà doanh nghiệp tiến hành để thực hoạch định chiến lƣợc Quá trình hoạch định chiến thuật bao gồm hoạt động sau: - Phát triển mục tiêu hỗ trợ thực chiến lƣợc tổ chức - Xác định hành động cần thiết để cải thiện tình hình - Phân bổ ngân sách cho phận chức dƣới hƣớng dẫn nhà quản trị cao cấp Kế hoạch nghiệp vụ kế hoạch chi tiết quản trị gia cấp trung gian cấp thấp vạch nhằm thực mục tiêu đƣợc đƣa kế hoạch tổng thể ban lãnh đạo cấp cao Bảng 2.1 tóm tắt đặc điểm hoạch định chiến lợc hoạch định tác nghiệp Qua cho thấy, đặc điểm chúng khác nhau, song trình hoạch định chiến lƣợc tác nghiệp có mối liên hệ với chặt chẽ hệ thống hoạch định thống Bảng 2.1 Các tính chất hoạch định chiến lược hoạch định tác nghiệp Tính chất Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Ảnh hƣởng hoạch định Toàn Cục Thời gian thực Dài hạn Ngắn hạn Môi trƣờng thực Biến đổi Xác định Mục tiêu đề Lớn, tổng quát Cụ thể, rõ ràng Thông tin để hoạch định Tổng hợp, khơng đầy đủ Đầy đủ, xác Kết thực Lâu dài Có thể điều chỉnh Thất bại xảy Nặng nề, làm phá Có thể khắc phục sản Rủi ro xảy Lớn Hạn chế Khả ngƣời Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể, tỷ mỉ định 2.2 Quá trình lập kế hoạch a) Nhận thức tổng quát vận hội (thời cơ) - Đánh giá xác doanh nghiệp đâu? Điểm yếu điểm mạnh doanh nghiệp chỗ nào? 30 - Các tác nhân bên doanh nghiệp? Các điểm thuận lợi cần khai thác? Các đối thủ cạnh tranh gồm ai? Tiềm năng, thủ đoạn xu họ tƣơng lai? - Các hội hi vọng tƣơng lai gì? Và hi vọng đạt đƣợc từ việc khai thác hội đó? Các rủi ro, tai hoạ mà doanh nghiệp cần lƣu ý đề phòng? b) Xây dựng mục tiêu - Xác định: + Mục tiêu chung tồn tổ chức + Mục tiêu phận + Mục tiêu phụ phận phụ - Đối với mục tiêu, xác định cấp độ có: + Cấp độ cao nhất: ổn định thuận lợi + Cấp độ trung bình: có vài biến động định + Cấp độ thấp nhất: biến động - Đối với nhiều mục tiêu cần xác định mức độ ƣu tiên: + Loại A: phải thực hiện, mang tính cấp bách + Loại B: cần thực hiện, mang tính sống cịn + Loại C: nên theo đuổi, đem lại hiệu cao cho danh nghiệp thực hiện, trì hỗn huỷ bỏ c) Xác định tiền đề kế hoạch Tiền đề kế hoạch giả thuyết hoàn cảnh, tƣơng lai đƣợc xác định cách dự toán, giả thuyết, điều kiện môi trƣờng, yếu tố nguồn lực mà doanh nghiệp gặp phải, sử dụng huy động đƣợc tƣơng lai Các tiền đề cho việc lập kế hoạch dự báo, sách bản, kế hoạch hữu doanh nghiệp Điều quan trọng tất nhà quản trị có liên quan với kế hoạch phải có trí tiền đề Phân loại: - Tiền đề mà doanh nghiệp có khả chi phối đƣợc 100% (xây dựng lại tổ chức tăng giảm nhân viên…) - Tiền đề mà doanh nghiệp có khả chi phối đƣợc phần (phân chia thị trƣờng, suất lao động…) 31 - Tiền đề mà doanh nghiệp khơng có khả chi phối (dân số, giá cả, trị) + Các tiền đề bên ngồi doanh nghiệp: Đƣợc chia thành nhóm: Nhóm 1: Mơi trƣờng kinh doanh tổng qt gồm: Ổn định trị, kiểm sốt quyền, tài thuế khố Nhà nƣớc, phát triển dân số, thu nhập quốc dân GNP, giá gia tăng giá cả, mơi trƣờng kĩ thuật Nhóm 2: Các yếu tố liên quan đến thị trƣờng sản phẩm: Sức cầu thị trƣờng, yêu cầu mẫu mã, cạnh tranh, giá cả, tiếp thị… Nhóm 3: Thị trƣờng yếu tố sản xuất: Địa điểm kinh doanh, thị trƣờng lao động, nguyên liệu phụ tùng, vốn + Tiền đề nội Chủ yếu dự báo tình hình tiêu thụ sản phẩm nhu cầu đầu tƣ + Nội dung dự báo cần thiết cho hoạt động kinh doanh - Đƣờng lối sách kinh tế - Tình trạng phát triển kinh tế - Tình hình giá - Sự phát triển kĩ thuật - Số cầu sản phẩm thị trƣờng - Tình trạng cạnh tranh + Các phương pháp dự báo - Số sản phẩm (dự báo thị trƣờng) - Điều tra dự tính ngƣời tiêu thụ - Thống kê, tổng hợp d) Xác định phương án để lựa chọn (các tuyển đạo) - Thƣờng ta gặp nhiều phƣơng án Xây dựng phƣơng án có để thực đƣợc mục tiêu Tuy nhiên, vấn đề phổ biến tìm tất phƣơng án mà phƣơng án có triển vọng để lựa chọn - Xác định đánh giá tình hình trạng doanh nghiệp nhƣ nguồn lực, công cụ, phƣơng tiện, hội nhƣ nguy hiểm xảy tƣơng lai để thực phƣơng án e) Đánh giá phương án để lựa chọn (Lượng giá lựa chọn tuyển đạo) So sánh, cân nhắc tính khả thi, mức độ rủi ro ƣu khuyết điểm phƣơng án sở mục tiêu, tiền đề kế hoạch tiêu chuẩn kinh doanh 32 khác (vịng quay vốn nhanh, khơng địi hỏi tiền mặt lớn, đầu tƣ ngắn hạn…) để lựa chọn phƣơng án chiếm nhiều ƣu để đƣa vào tổ chức thực f) Hình thành kế hoạch phụ thuộc Một kế hoạch cần đến hệ thống kế hoạch phụ trợ Thông qua việc xây dựng tổ chức thực hệ thống kế hoạch phụ trợ cách đồng bộ, nhịp nhàng có hiệu kế hoạch chiến lƣợc triển khai theo dự kiến đƣợc Các kế hoạch để hỗ trợ kế hoạch thƣờng là: Kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch mua máy móc… Q trình lập kế hoạch Lập kế hoạch chiến lược 3.1 Khái niệm kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lƣợc: Là kế hoạch cấp độ tồn doanh nghiệp, thiết lập nên mục tiêu chung doanh nghiệp vị trí doanh nghiệp môi trƣờng Kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc kế hoạch mà nhà quản trị xác định mục tiêu kinh doanh cách thức tốt để đạt đến sở tài nguyên có nhƣ tài nguyên có khả huy động Kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc tiến trình bao gồm: + Xây dựng sứ mệnh viễn cảnh Sứ mệnh mục đích lí mà tổ chức tồn Một tuyên bố sứ mệnh liên quan đến việc trả lời câu hỏi nhƣ: Chúng ta kinh doanh gì? Chúng ta ai? Chúng ta quan tâm đến gì? Chúng ta định làm gì? + Phân tích mơi trƣờng bên bên ngồi tổ chức + Hình thành mục tiêu chung + Tạo lập chọn lựa chiến lƣợc để theo đuổi + Phân bổ nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu tổ chức 33 Kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc nhà quản trị cấp cao xây dựng triển khai thực kế hoạch tổng thể nhằm định hƣớng hoạt động có tính dài hạn cho doanh nghiệp 3.2 Qui trình lập kế hoạch chiến lược Bao gồm bƣớc sau: Bước 1: Phát triển sứ mệnh mục tiêu Sứ mệnh mục tiêu tổ chức đƣợc phát triển dựa việc trả lời câu hỏi sau đây: nên kinh doanh lĩnh vực nào? Chúng ta cam kết gì? Và kết cần đạt đƣợc? Mục tiêu chung cung cấp định hƣớng cho việc định khơng thay đổi theo năm Các sứ mệnh mục tiêu không đƣợc xây dựng cách tách rời Chúng đƣợc xác định dựa sở đánh giá hội đe dọa môi trƣờng điểm mạnh, điểm yếu Bước 2: Chẩn đoán hội đe dọa Các hoạt động tổ chức chịu ảnh hƣởng lớn mơi trƣờng bên trong, bên ngồi mơi trƣờng bên Tác động lực lƣợng tạo hội đe dọa tổ chức, có ảnh hƣởng lớn đến khả sinh lợi dài hạn tổ chức Mơ hình lực lƣợng cạnh tranh Michael Porter: chiến lƣợc đƣa hành động chống lại nguy đe dọa đối thủ cạnh tranh Những phản ứng chiến lƣợc bao gồm việc giảm giá, tăng chƣơng trình quảng cáo, giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới, cải tiến… thấy đƣợc mức sinh lời cao hãng hoạt động ngành có tăng trƣởng cao việc thƣơng lƣợng với hãng hay với nhiều hãng khác để giảm giá, đòi hỏi chất lƣợng cao mua nhiều sản phẩm dịch vụ với mức giá bảo vệ thị phần, tăng giá lờ đặc điểm sản phẩm, dịch vụ lo ngại việc mát khách hàng 34 thay thế: đe dọa từ sản phẩm dịch vụ thay phụ thuộc vào lực sẵn lòng khách hàng để thay đổi thói quen mua sắm họ Bước 3: Chẩn đoán điểm mạnh điểm yếu Việc chẩn đoán điểm mạnh điểm yếu tổ chức nhà quản trị có khả nhận thức lực cốt lõi xác định hoạt động cần thiết để cải tiến Việc chẩn đoán bao gồm xác định vị hãng mối tƣơng quan với hãng cạnh tranh, lực đổi cải tiến, kỹ nguồn nhân lực, lực công nghệ, nguồn lực tài chính, trình độ quản trị yếu tố thuộc văn hóa, giá trị đội ngũ nhân viên Năng lực cốt lõi điểm mạnh giúp tổ chức tạo khác biệt tăng khả cạnh tranh qua việc cung cấp sản phẩm dịch vụ với giá trị độc đáo cho khách hàng Theo cấp đơn vị kinh doanh, lực cốt lõi bao gồm khía cạnh lớn: vƣợt trội cơng nghệ, tiến trình tin cậy, mối liên hệ chặt chẽ với giới hữu quan bên Các tiến trình đáng tin cậy liên quan đến việc cung cấp kết mong đợi nhanh chóng, liên tục hiệu với việc giảm thiểu phiền phức khách hàng Bước 4: Phát triển chiến lược Có chiến lƣợc tăng trƣởng giúp nhà quản trị hoạch định chiến lƣợc cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm: Chiến lƣợc thâm nhập thị trƣờng: Chiến lƣợc tập trung vào nỗ lực tăng trƣởng thị trƣờng có với sản phẩm Một hãng gia tăng thâm nhập thị trƣờng cách: khuyến khích mạnh việc sử dụng sản phẩm, thu hút khách hàng đối thủ cạnh tranh, mua hãng đối thủ cạnh tranh Ngoài ra, tổ chức gia tăng quy mơ vị thị trƣờng nhờ việc tăng thêm sức mua ngƣời sử dụng thị trƣờng: Chiến lƣợc tập trung nỗ lực tìm kiếm thị trƣờng cho sản phẩm Có cách để làm đƣợc điều là: thâm nhập thị trƣờng khu vực địa lý mới, thâm nhập vào thị trƣờng mục tiêu mới, mở rộng việc sử dụng thiết bị sản phẩm cải tiến sản phẩm cho thị trƣờng Cách tiếp cận tiến 35 hành cách sau đây: cải tiến đặc điểm; nâng cao chất lƣợng độ tin cậy, tốc độ, tính hiệu quả, độ bền; nâng cao độ thẩm mỹ lôi sản phẩm; giới thiệu mơ hình sản phẩm Bước 5: Chuẩn bị kế hoạch chiến lược Kế hoạch viết cần bảo đảm bảo chứa đựng nội dung sau: - Sứ mệnh mục tiêu tổ chức - Các sản phẩm dịch vụ cung cấp, bao gồm thị trƣờng mà tổ chức hƣớng tới - Các phân tích thị trƣờng, bao gồm hội đe dọa, kế hoạch dự phòng cho kiện xảy ngồi dự tính - Các chiến lƣợc phân để tiếp nhận sử dụng nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing, nguồn nhân lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu xác định, bao gồm việc tận dụng điểm mạnh khắc phục điểm yếu nhƣ thiết lập kế hoạch dự phòng - Các chiến lƣợc để phát triển sử dụng lực tổ chức đội ngũ nhân viên - Các báo cáo tài bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ điểm hòa vốn Bước 6: Chuẩn bị kế hoạch chiến thuật Bước 7: Kiểm tra chẩn đoán kết Việc kiểm tra cần thiết để bảo đảm chắn việc thực thi kế hoạch nhƣ mong đợi đánh giá kết đạt đƣợc kế hoạch Nếu kế hoạch khơng có kết nhƣ mong muốn, nhà quản trị nhóm thay đổi sứ mệnh mục tiêu, xem lại chiến lƣợc, phát triển chiến thuật mới, thay đổi cách thức kiểm tra Thông qua việc đánh giá kết làm rõ thay đổi cần thiết để phù hợp với kế hoạch chu kỳ Bước 8: Tiếp tục việc hoạch định Hoạch định tiến trình liên tục khơng ngừng, việc hoạch định cần đƣợc thực thi cách thƣờng xuyên liên tục để ứng phó với thay đổi yếu tố môi trƣờng bên bên tổ chức nhƣ sơ đồ sau: 36 Lập kế hoạch tác nghiệp 4.1 Khái niệm kế hoạch tác nghiệp Hoạch định tác nghiệp: Là trình định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, ngƣời thực cách thức tiến hành Trong hoạch định tác nghiệp, ngƣời ta trình bày rõ chi tiết cần phải làm nhƣ để đạt đƣợc mục tiêu đƣợc đặt hoạch định chiến lƣợc Hoạch định tác nghiệp đƣa chiến thuật hay bƣớc cụ thể mà doanh nghiệp tiến hành để thực hoạch định chiến lƣợc Quá trình hoạch định chiến thuật bao gồm hoạt động sau: Phát triển mục tiêu hỗ trợ thực chiến lƣợc tổ chức - Xác định hành động cần thiết để cải thiện tình hình - Phân bổ ngân sách cho phận chức dƣới hƣớng dẫn nhà quản trị cao cấp Kế hoạch nghiệp vụ kế hoạch chi tiết quản trị gia cấp trung gian cấp thấp vạch nhằm thực mục tiêu đƣợc đƣa kế hoạch tổng thể ban lãnh đạo cấp cao Các đặc điểm hoạch định chiến lƣợc hoạch định tác nghiệp đƣợc tóm tắt bảng sau, qua cho thấy, đặc điểm chúng khác nhau, song trình hoạch định chiến lƣợc tác nghiệp có mối liên hệ với chặt chẽ hệ thống hoạch định thống Tính chất Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Ảnh hƣởng hoạch định Toàn Cục Thời gian thực Dài hạn Ngắn hạn 37 Môi trƣờng thực Biến đổi Xác định Mục tiêu đề Lớn, tổng quát Cụ thể, rõ ràng Thông tin để hoạch định Tổng hợp, không đầy đủ Đầy đủ, xác Kết thực Lâu dài Có thể điều chỉnh Thất bại xảy Nặng nề, làm phá Có thể khắc phục sản Rủi ro xảy Lớn Hạn chế Khả ngƣời chịu Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể, tỉ mỉ trách nhiệm 4.2 Lập kế hoạch tác nghiệp Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp; Quy trình lập kế hoạch gồm bƣớc sau: Bƣớc 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đƣa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt hội Bƣớc 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể xác Bƣớc 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trƣơng, sách, quy định hành Đảng Nhà nƣớc); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phƣơng tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, mơi trƣờng… Bƣớc 4: Xây dựng phƣơng án hành động: Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bƣớc 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đƣa vào thực 38 ... tạp quản trị học ứng dụng chúng tình quản trị cho có hiệu Chƣơng 1: Tổng quan quản trị học Khái niệm chất quản trị 1. 1 Khái niệm Quản trị khái niệm rộng bao gồm nhiều lĩnh vực Ví dụ quản trị. .. thành nhiệm vụ Quản trị học cung cấp khái niệm làm tảng cho việc nghiên cứu môn học quản trị chức nhƣ quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học khoa học liên ngành... hội), quản trị kinh doanh (trong tổ chức kinh tế) Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất Quản trị