Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát giúp người học tìm hiểu hoạt động kiểm soát; vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp; phân loại hoạt động kiểm soát; chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp.
Bài 2: Hệ thống kiểm soát BÀI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org www.internalcontrolsdesign.co.uk Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài học phần Kiểm soát nghiên cứu vấn đề khái quát hệ thống kiểm soát doanh nghiệp, khái niệm hệ thống kiểm sốt, vai trị hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp, thành phần hệ thống kiểm soát… Trên sở đó, hiểu cách thức thiết lập hệ thống kiểm sốt hữu hiệu Ngồi ra, cịn xem xét đến chế kiểm soát thành phần chế kiểm sốt trình bày Mục tiêu • Hoạt động kiểm sốt; • Giải thích vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp; • Các cách phân loại hoạt động kiểm sốt; • Giải thích chức kiểm soát doanh nghiệp TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 19 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Tình dẫn nhập Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Huỳnh Quang có thủ tục hoạt động mơ tả sau: Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Công ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Công ty Đối với tình trên, cho biết điểm yếu hoạt động kiểm soát doanh nghiệp loại gian lận sai sót xảy ra? 20 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.1 Các vấn đề chung hệ thống kiểm soát 2.1.1 Khái niệm Với quy mô kinh doanh ngày tăng, hình thức tổ chức phi tập trung ngày ý, việc thiết lập hệ thống kiểm sốt cần thiết Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho nhân viên hoạt động theo mục tiêu đề ra, đồng thời thơng qua hệ thống kiểm sốt giúp cho nhà quản trị cấp trung hỗ trợ giúp đỡ nhân viên quyền thực thi nhiệm vụ điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo mục tiêu chung tổ chức để đạt hiệu hoạt động kinh doanh Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Nói cách khác, tập hợp tất việc mà công ty cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Hệ thống không đo đếm kết dựa số tăng trưởng, mà giám sát nhân viên, sách, hệ thống, phịng ban cơng ty vận hành và, giữ ngun cách làm đó, có khả hồn thành kế hoạch khơng Ngồi ra, thiết lập hệ thống kiểm soát hữu hiệu hạn chế đến mức thấp việc thất thóat tài sản cơng ty Hệ thống kiểm sốt bao gồm tất vấn đề mang tính hiệu tác nghiệp hoạt động kinh doanh hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp nói chung Do vậy, hệ thống kiểm sốt nên đặt vị trí nhằm ngặn chặn hội trộm cắp hình thành cách thức kiểm tra mức độ toàn doanh nghiệp theo nghiên cứu có đến 50% doanh nghiệp kinh doanh thất bại năm kinh doanh đóng góp nạn trộm cắp nhân viên Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu quy mơ cơng ty mà hệ thống kiểm sốt nội sử dụng khác nhau, nói chung, hệ thống cần có thành phần sau: Mơi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng; Giám sát Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu hạn chế tối đa sai phạm đảm bảo rủi ro, gian lận sai sót khơng thể xảy Những hạn chế vốn có hệ thống kiểm sốt bao gồm: Hệ thống kiểm sốt khó ngăn chặn gian lận sai sót nhà quản trị cấp cao Các thủ tục kiểm soát nhà quản trị đặt ra, kiểm tra, xác định gian TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 21 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt lận sai sót nhân viên Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận lúc họ tìm cách bỏ quan thủ tục kiểm soát cần thiết Sự gian lận nhân viên thông qua thông đồng với hay từ phận bên tổ chức Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua quy định kiểm soát q trình thực nghiệp vụ dẫn đến việc khơng thể kiểm sốt rủi ro làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu Hoạt động kiểm soát tập trung vào sai phạm dự kiến, xảy sai phạm bất thường thủ tục kiểm sốt trở nên hữu hiệu chí vơ hiệu Những thay đổi tổ chức, thay đổi quan điểm nhà quản trị điều kiện hoạt động dẫn đến thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp 2.1.2 Mục đích hệ thống kiểm sốt Hệ thống kiểm soát vững mạnh đem lại cho doanh nghiệp số lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (từ việc vơ tình gây thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…) Giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp: loại tài sản khác cần có chế độ bảo vệ khác có ảnh hưởng khác đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp khác để bảo vệ tài sản này, chẳng hạn: nhà làm việc hay máy móc thiết bị cồng kềnh cần để lán che hay thuê bảo vệ trông… chứng từ, sổ sách để tủ khóa lại Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu gian lận tài cần có phân cơng trách nhiệm phận kế toán toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp tốn khống; phân cơng trách nhiệm rõ ràng phận tính lương phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa Ngồi ra, việc phân cơng nhiệm vụ rõ ràng phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn Giảm thiểu gian lận sai sót (nếu có) xảy Giúp đảm bảo độ tin cậy thông tin: thông tin kiểm tra thông qua nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin kiểm tra nhiều người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế tốn trưởng, giám đốc doanh nghiệp… thông tin chứng từ có giá trị đầy đủ chữ kí bên có liên quan Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc người chịu trách nhiệm đề quy định, tiêu chuẩn nhằm sử dụng hiệu tiết kiệm nguồn lực bên doanh nghiệp, đồng thời triển khai thủ tục kiểm soát nhằm giám sát hoạt động để đạt mục tiêu mong muốn doanh nghiệp Nhân viên kiểm soát đánh giá việc sử dụng hiệu nguồn lực thông qua: sử dụng sở vật chất, nhà xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, suất cơng việc, chi phí sử dụng nguyên vật liệu, 22 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm soát vấn đề sử dụng nguồn nhân lực tổ chức… Thơng qua hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp, kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát hoạt động nhằm giảm thiểu gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu tạo niềm tin cho nhà đầu tư, cổ đông công ty Trong kinh tế thị trường, nhà đầu tư ln mong muốn nguồn vốn đầu tư an tồn sinh lợi nhuận cao Thơng qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát, nhà đầu tư đánh giá phần mức độ an toàn khoản đầu tư 2.1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát Để thiết kế hệ thống kiểm sốt vận hành có hiệu cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng nhân tố ảnh hưởng đến Một hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhân tố chủ yếu sau: Thứ nhất, môi trường kinh doanh hình thức pháp lý doanh nghiệp Câu hỏi cần trả lời doanh nghiệp kinh doanh môi trường nào? Ngày thường đề cập đến: Cơ chế kế hoạch hóa tập trung Cơ chế kinh tế thị trường Nước ta xây dựng kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Vấn đề nằm chỗ, khoảng hai chục năm song hình thành kinh tế thị trường Môi trường kinh doanh nước ta ngày môi trường mang tính “đan xen”: tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách tư sách mang tính “kế hoạch hóa tập trung” vừa xuất nhân tố mang tính thị trường Môi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hóa tập trung, vừa thị trường” đã, chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nước ta Tổ chức hệ thống kiểm sốt phải thích ứng với đặc trưng mơi trường Trong kinh tế thị trường, sách kinh doanh quyền hiển nhiên doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, định vấn đề liên quan đến kinh doanh nhà nước không dính líu đến kinh doanh Vì hoạt động kiểm soát doanh nghiệp kinh tế thị trường doanh nghiệp doanh nghiệp tự thiết kế, thực để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh Hoạt động kiểm tốn nhà nước không nằm phạm trù Trong môi trường kinh doanh nước ta: chưa tách bạch quản lý nhà nước quản trị kinh doanh nên nhiều định kinh doanh định quan nhà nước; đặc biệt doanh nghiệp nhà nước Dù doanh nghiệp nhà nước hoạt động từ nhiều chục năm qua song chưa làm sáng tỏ sách thuộc hoạt động kinh doanh, TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 23 Bài 2: Hệ thống kiểm soát sách thuộc chủ sở hữu? Và nhà nước đóng vai chủ sở hữu, nhà nước đóng vai trị quản lý nhà nước kinh tế doanh nghiệp nhà nước Môi trường kinh doanh chi phối lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh hoạt động kiểm soát loại hình doanh nghiệp nước ta: Với doanh nghiệp doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động kiểm soát doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị Trong doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm sốt cịn phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – quy định quan quản lý nhà nước Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo quy định, theo lệnh cấp trên” nên nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức hoạt động kiểm sốt mang tính hình thức Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, có hệ thống kiểm sốt Cạnh tranh mang tính khu vực tồn cầu buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm mơ hình tổ chức cho tiết kiệm lao động kiểm soát, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp Sự biến động ngày dội môi trường kinh doanh thị trường dẫn đến kiểu cấu tổ chức truyền thống ngày tỏ khó phù hợp Địi hỏi cần có cách tư cấu tổ chức máy quản trị nói chung mơ hình kiểm sốt nói riêng thích hợp Thứ hai, mơ hình quản trị doanh nghiệp Mơ hình quản trị doanh nghiệp tác động trực tiếp đến xây dựng hệ thống kiểm soát doanh nghiệp Có thể khẳng định: mơ hình quản trị cần mơ hình hệ thống kiểm sốt tương ứng Ở nước ta nay, cần nghiên cứu hai loại mơ hình quản trị: Mơ hình quản trị kiểu truyền thống: mơ hình người ta bám vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm chun mơn hóa phổ biến doanh nghiệp tổ chức theo mơ hình trực tuyến - chức với cách tổ chức chun mơn hóa cao Theo đó, phận doanh nghiệp tổ chức theo kiểu bao gồm hai nhóm phận phận - chức chun mơn hóa quản trị kế hoạch, tài chính, kế tốn, thống kê,… phận trực tuyến phận sản xuất A, phận sản xuất B,… Theo cách thức tổ chức này, hệ thống kiểm soát phải tổ chức để kiểm soát phận chun mơn hóa Do đó, người ta thiết kế phận kiểm soát hoạt động quản trị tổ chức theo kiểu chun mơn hóa kế hoạch, tài chính, kế tốn, thống kê,… tổ chức kiểm soát phận sản xuất kinh doanh phận sản xuất A, phận sản xuất B,… 24 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Với mơ hình quản trị đại – mơ hình quản trị lấy tính thống trình làm sở tổ chức hoạt động quản trị tổ chức hoạt động kiểm sốt phù hợp với ngun lý đó, tức kiểm sốt q trình Thứ ba, quy mơ cấu sản xuất doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn, nhiều nơi làm việc, cấu sản xuất phức tạp cấu kiểm sốt bao trùm nhiều cấp, nhiều phận quan hệ cấp, phận phức tạp hơn, hệ thống thông tin phức tạp so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ có cấu kiểm soát đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn) Cơ cấu sản xuất doanh nghiệp bao gồm cấp, phận xây dựng theo nguyên tắc định, phân bố không gian thiết lập mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất chúng với Cơ cấu ảnh hưởng trực tiếp sở để xây dựng cấu kiểm soát Nếu doanh nghiệp phân bố nơi cấu kiểm soát gọn, nhẹ; phải bố trí địa bàn rộng cấu phức tạp, cồng kềnh Thứ tư, trình độ đội ngũ nhà quản trị Vấn đề nhận thức nhà quản trị cao cấp Nếu nhà quản trị cao cấp nhận thức vai trị cơng cụ kiểm sốt, họ coi tổ chức triển khai hoạt động đương nhiên; ngược lại, họ không quan tâm triển khai kiểm soát tổ chức kiểm soát theo kiểu chiếu lệ Đội ngũ nhà quản trị có trình độ quản trị cao giải tốt nhiệm vụ kiểm sốt với suất cao nên địi hỏi nơi làm việc kiểm soát ngược lại Khi có người số mối quan hệ ít, làm giảm khối lượng cơng việc phối hợp họ Các nhà quản trị đào tạo theo hướng có kiến thức chun mơn hóa sâu hay vạn ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị kiểm soát cấp, phận Các nhà quản trị có trình độ cao có khả sử dụng mơ hình, cơng cụ đại, phức tạp để đánh giá, phân tích rút kết luận xác; ngược lại, sử dụng mơ hình, cơng cụ đơn giản đánh giá, phân tích với độ xác Thứ năm, trang thiết bị quản trị Trang thiết bị quản trị giúp nhà quản trị nâng cao suất lao động chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm sốt Cơng nghệ tin học phát triển ngày tác động mạnh mẽ đến khả thu thập xử lý thơng tin thống tồn hệ thống quản trị kiểm soát nên làm thay đổi kiểm soát theo hướng đơn giản Phát triển sử dụng công nghệ thơng tin kiểm sốt quản trị cần trình độ sử dụng tương ứng nhà quản trị doanh nghiệp TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 25 Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.2 Thành phần hệ thống kiểm soát 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt Là yếu tố cơng ty ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm sốt yếu tố tạo mơi trường mà tồn thành viên cơng ty nhận thức tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt Do đó, mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức thành viên đơn vị tảng cho phận khác hệ thống Ví dụ, nhận thức nhà quản lý liêm đạo đức nghề nghiệp, việc cần thiết phải tổ chức máy hợp lý, việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, việc ban hành văn nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một mơi trường kiểm sốt tốt tảng cho hoạt động hiệu hệ thống kiểm sốt nội Đánh giá mơi trường kiểm sốt cần ý nhân tố: Tính trung thực giá trị đạo đức Hệ thống kiểm soát hoạt động có hoạt động hiệu hay khơng phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực việc tơn trọng giá trị đạo đức người liên quan đến q trình kiểm sốt Tính trung thực giá trị đạo đức nhân tố quan trọng môi trường kiểm sốt, tác động đến việc thiết kế, thực giám sát nhân tố khác kiểm soát Thái độ quan tâm mức nhà quản trị đến hoạt động kiểm sốt nhân viên nỗ lực nhằm đạt mục tiêu chung kiểm sốt Do đó, đơn vị phải xây dựng chuẩn mực, quy định đạo đức nhân viên người quản lý phải làm gương việc thực quy định Tuy nhiên để nhân viên cơng ty tn thủ quy định tổ chức phải loại trừ giảm thiểu áp lực hội dẫn đến hành vi thiếu trung thực nhân viên tổ chức Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà quyền hạn trách nhiệm thành viên tổ chức xác định Một cấu tổ chức hợp lý điều kiện đảm bảo cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Ngược lại, cấu tổ chức phức tạp khơng rõ ràng nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng Do đó, để thiết lập cấu tổ chức thích hợp tổ chức cần phải ý đến số nội dung như: o Xác định rõ quyền hạn trách nhiệm chủ yếu hoạt động o Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp Phân định quyền hạn trách nhiệm Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn cá nhân hay nhóm việc đề xuất giải vấn đề, trách nhiệm báo cáo cấp có liên quan Việc phân định quyền hạn văn cụ thể giúp cơng việc tiến hành dễ dàng, trơi chảy thủ tục kiểm sốt phát huy tác 26 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm soát dụng Ngược lại, việc phân định quyền hạn trách nhiệm không rõ ràng phát sinh tượng nhiệm vụ thực chồng chéo phòng ban khác hay chí phận Do vậy, cơng việc ách tắc, thủ tục kiểm sốt vơ hiệu tiêu cực có điều kiện nảy sinh Chính sách nguồn lực Là mong muốn tổ chức nhân viên Chính sách biểu thơng qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật Các sách có ảnh hưởng lớn đến hành vi đạo đức lực nhân viên có tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) tinh thần vật chất người lao động Chính sách nhân đắn, thích hợp góp phần tạo đội ngũ nhân viên giỏi, có lực, có đạo đức góp phần giảm bớt yếu mơi trường kiểm sốt thủ tục kiểm sốt Ngược lại, khơng thể có hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ với đội ngũ nhân viên yếu lực đạo đức nghề nghiệp 2.2.1 Các yếu tố khác Ngoài nhân tố trên, mơi trường kiểm sốt cịn chịu tác động yếu tố bên luật pháp, kiểm soát quan quản lý nhà nước, điều kiện kinh tế xã hội tiến kỹ thuật Các nhân tố tác động lên thái độ nhà quản trị việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát Như vậy, mơi trường kiểm sốt tảng hệ thống kiểm soát Các thủ tục kiểm soát khơng đạt mục tiêu hình thức mơi trường kiểm sốt yếu kém, ngược lại, mơi trường kiểm sốt tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát Đánh giá rủi ro Đây việc xác định phân tích rủi ro liên quan có ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Để nhận dạng quản trị rủi ro nhà quản trị cần: Thiết lập mục tiêu tổ chức, sở xác định mục tiêu xác định nhà quản trị tiến hành phân tích, nhận dạng quản trị rủi ro trình thực Nhận dạng rủi ro: rủi ro tác động mức tồn đơn vị hay ảnh hưởng đến số phận đơn vị Ở mức độ toàn đơn vị, nhân tố phát sinh rủi ro là: đổi kỹ thuật, đổi sản phẩm đối thủ cạnh tranh, cầu khách hàng thay đổi, thay đổi sách Nhà nước… Trong phạm vi hoạt động bán hàng, mua hàng… rủi ro phát sinh tác động đến thân hoạt động trước gây ảnh hưởng dây chuyền đến tồn đơn vị Thơng thường rủi ro liên quan đến phận xuất phát từ sách đơn vị Do để nhận dạng rủi ro, doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác như: sử dụng phương pháp dự báo, phân tích liệu liên quan hay thường xuyên rà soát hoạt động TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 27 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Phân tích đánh giá rủi ro: rủi ro khó định lượng nên việc phân tích đánh giá rủi ro thường phức tạp Tuy nhiên, quy trình để phân tích đánh giá rủi ro thường bao gồm bước sau: o Ước lượng thiệt hại xảy ra: thiệt hại lớn rủi ro nghiêm trọng o Xem xét khả xảy rủi ro: xác suất xảy thiệt hại lớn rủi ro xảy thường xuyên số tiền thiệt hại lớn Số tiền thiệt hại lớn xác suất xảy nhỏ khơng quan trọng rủi ro khác có thiệt hại nhỏ xác suất xảy lại cao nhiều o Biện pháp phịng ngừa: sở phân tích đánh giá rủi ro, nhà quản trị cần phải thiết lập thủ tục kiểm sốt để giảm thiểu thiệt hại rủi ro gây Phòng ngừa bảo vệ hoạt động cần có hệ thống kiểm soát 2.2.2 Hoạt động kiểm soát Đây sách thủ tục thực hoạt động cần thiết để giảm thiểu rủi ro nhà quản trị thực Các hoạt động kiểm sốt thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù hoạt động kinh doanh cấu tổ chức Các yếu tố hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt hội cho vị trí dễ xảy sai sót hay có hội để thực hành vi gian lận Yêu cầu hoạt động kiểm soát không phận hay cá nhân thực công việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc; không cá nhân thực chức năng: phê duyệt, ghi chép bảo vệ tài sản Công việc nhân viên này, phận kiểm soát độc lập nhân viên khác phận khác Ngoài ra, nghiệp vụ có yêu cầu khác phân chia trách nhiệm nhằm hạn chế gian lận sai sót Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm bị vơ hiệu hóa nhân viên thông đồng với Do vậy, nhà quản trị cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát khâu, quy trình nghiệp vụ mối quan hệ nhân viên thi hành nhiệm vụ Ủy quyền: tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chịu trách nhiệm Nhà quản trị nên đưa quy định quyền hạn trách nhiệm phê duyệt loại nghiệp vụ cho nhân viên Có hai mức độ ủy quyền: Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa sách, người cấp phép xét duyệt nghiệp vụ phạm vi giới hạn Ủy quyền cụ thể: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho nghiệp vụ, thơng thường nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng Sự phân quyền cho cấp thi hành xác định rõ thẩm quyền phê duyệt người, xuất phát từ nguyên nhân nhà quản trị không nên trực tiếp định tất vấn đề đơn vị Sự phân quyền hợp lý giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành trơi chảy, ngồi cịn giúp cho nhà quản trị kiểm sốt hạn chế tùy tiện trình tiến hành cơng việc 28 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Bảo vệ tài sản vật chất thông tin: Bảo vệ tài sản thơng tin nhằm ngăn chặn tình trạng mát, sử dụng lãng phí, tham tài sản hay mát, rủi ro thông tin bên ngồi Tài sản vật chất thơng tin bảo vệ thơng qua quy trình sau: Kiểm sốt vật chất tài sản thông tin: bảo quản tài sản vật chất thể qua việc xây dựng bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, định kỳ tổ chức tốt công tác kiểm tra, bảo trì, sử chữa Bảo quản thơng tin thực thơng qua việc bố trí phịng máy tính xử lý thông tin, tránh nguy cháy, nổ, ban hành quy định chép thông tin Bảo quản chứng từ, sổ sách: chứng từ sổ sách cần phải phân loại xếp hợp lý để đến cần tìm kiếm nhanh chóng thuận lợi Ngoài ra, cần phải lưu trữ nơi an tồn đề phịng trộm hay cháy nổ Kiểm tra độc lập: phân công tạo chế tự kiểm soát lẫn nhau, nhiên kiểm soát độc lập tồn nhằm hạn chế sai sót so số nguyên nhân như: nhân viên thiếu lực, nhân viên cấu kết với trục lợi cho riêng gây hại cho công ty, cẩu thả làm việc thiếu trách nhiệm nhân viên… Rà soát: việc phân tích so sánh số liệu từ hai nguồn khác Thủ tục rà soát giúp mau chóng phát biến động bất thường hay gian lận để từ kịp thời ứng phó 2.2.3 Hệ thống thơng tin truyền thơng Để thực trách nhiệm phận cá nhân doanh nghiệp cần phải có thơng tin Do đó, hệ thống thơng tin truyền thông nhằm đảm bảo cho thông tin liên quan xác định, nắm bắt truyền thông cách kịp thời xác nhằm cho phép phận nhân viên thi hành cơng việc họ cách có hiệu Chất lượng hệ thống xem tốt nội dung sau bảo đảm: Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo người có thẩm quyền Hệ thống truyền thông doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên cấp độ hiểu nắm rõ nội quy, chuẩn mực tổ chức, đảm bảo thơng tin cung cấp kịp thời, xác đến cấp có thẩm quyền theo quy định Doanh nghiệp thiết lập kênh thông tin nóng (một ủy ban hay cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin tố giác, lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo hành vi, kiện bất thường có khả gây thiệt hại cho doanh nghiệp Doanh nghiệp lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa truy cập, tiếp cận người khơng có thẩm quyền Doanh nghiệp xây dựng chương trình, kế hoạch phịng chống thiên tai, hiểm họa và/hoặc kế hoạch ứng cứu cố thông tin số liệu TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 29 Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.2.4 Giám sát Giám sát hoạt động kiểm tra, ghi nhận đánh giá định kỳ hoạt động hệ thống kiểm sốt để từ điều chỉnh hoạt động phận nhân viên nhằm đạt mục tiêu mà doanh nghiệp đề Giám sát thực hình thức sau: Giám sát thường xuyên: diễn trình hoạt động thực nhân viên nhà quản trị nhằm phát biến động bất thường Giám sát định kỳ: thực phận kiểm soát, phận kiểm sốt từ bên ngồi Nhiệm vụ phận kiểm soát gồm: Rà soát lại chế kiểm soát áp dụng để giám sát hoạt động hệ thống kiểm soát tham gia vào trình hồn thiện nhằm nâng cao hiệu mặt hoạt động điều hành Kiểm tra tính hợp lý độ tin cậy thông tin Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp quy định doanh nghiệp phận nhân viên Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu hoạt động, phát sơ hở yếu kém, gian lận quản lý, bảo vệ tài sản 2.3 Cơ chế kiểm soát 2.3.1 Khái niệm Từ "cơ chế" dùng rộng rãi lĩnh vực quản lý từ khoảng cuối năm 1970, bắt đầu ý nghiên cứu quản lý cải tiến quản lý kinh tế, với nghĩa quy định quản lý Cách hiểu đơn giản dẫn tới cách hiểu tách rời chế với người nêu Như vậy, chế kiểm sốt hiểu cách thức vận hành hệ thống kiểm soát mối quan hệ với phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực chức kiểm soát với kết hiệu cao Theo quan niệm này, hiểu theo nghĩa rộng chế kiểm soát đề cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát doanh nghiệp bao gồm: Quy định mối quan hệ phận bên hệ thống kiểm soát Quy định mối quan hệ hệ thống kiểm soát với hệ thống khác doanh nghiệp Nếu hiểu theo nghĩa hẹp, chế kiểm soát bao gồm cách thức vận hành phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát doanh nghiệp 2.3.2 Sự cần thiết chế kiểm soát Một tổ chức hay phận tổ chức muốn vận hành có hiệu phải thiết kế mối quan hệ hoạt động đảm bảo ăn khớp, nhịp nhàng Hệ thống kiểm soát vậy, xây dựng nên phận cấu thành hệ thống kiểm sốt mà khơng quy 30 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm soát định nguyên tắc cần thiết để vận hành hệ thống đó, chắn hệ thống kiểm soát hoạt động hỗn loạn, khơng có hiệu Có thể thấy, cần thiết phải xây dựng thiết chế kiểm soát Và cần thiết này, nhìn thấy hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Việt Nam nay, đặc biệt doanh nghiệp nhà nước Các doanh nghiệp chưa không tổ chức hoạt động kiểm sốt, có đủ cả, có điều hoạt động kiểm soát doanh nghiệp khơng đem lại kết mong muốn Vì vậy? Vì nhiều nguyên nhân song nhiều nhà nghiên cứu đồng tình cho nguyên nhân gốc rễ, sâu xa chưa tạo chế kiểm sốt nghĩa Nói cách khác, dù bạn có tổ chức hoạt động kiểm soát song thiếu chế hữu hiệu kết số khơng mà thơi 2.3.3 Thiết kế hệ thống kiểm sốt Như đề cập trên, hiểu theo nghĩa hẹp chế kiểm sốt chế hoạt động bên hệ thống kiểm sốt Đó thủ tục xác lập nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn giảm thiểu sai lệch so với mục tiêu xác định Khi thủ tục vận hành cách hữu hiệu (thông qua việc thực cách nghiêm ngặt quy chế quản lý) rủi ro doanh nghiệp ngăn chặn phát cách đầy đủ, xác kịp thời Thơng thường, cần đề cập đến số thủ tục kiểm soát như: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi 2.3.4 Thủ tục phê duyệt Phê duyệt cho phép nghiệp vụ phát sinh Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu doanh nghiệp Vì phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin nên việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế sách doanh nghiệp Phê duyệt có nghĩa định cho phép “ai” làm hay chấp nhận cho xảy ra, người phê duyệt phải thẩm quyền Khi phê duyệt cần phải tuân thủ quy định: Quy định cấp phê duyệt Quy định sở phê duyệt Quy định dấu hiệu phê duyệt Quy định cấp ủy quyền Đối với thủ tục cần lưu ý: Phê duyệt phải trọng nội dung hình thức (chữ ký, dấu); khơng, chế kiểm sốt khơng xác lập, việc kiểm sốt khơng thực Phê duyệt phải tránh chồng chéo, tránh làm tăng phiền phức, thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần phân định cách rõ ràng TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 31 Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.3.5 Nội dung kiểm soát kinh doanh Định dạng trước hành động mô tả trước “cái phải hình thành” tương lai Chức định hướng chức đảm bảo tính hướng doanh nghiệp phận, cá nhân doanh nghiệp Để kiểm soát có kết cần có thủ tục định dạng trước Như thế, thủ tục định dạng trước bao gồm thiết chế quy định tính pháp lý định mức, chiến lược, kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Thủ tục định dạng trước thủ tục kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý Sở dĩ máy tính khơng cho phép nghiệp vụ xử lý yêu cầu không tuân thủ Nhược điểm thủ tục có sai sót có sai sót hàng loạt Vậy, vấn đề chỗ cần quy định rõ ràng phép thay đổi định dạng 2.3.6 Thủ tục báo cáo bất thường Ngoài báo cáo phục vụ cho kiểm soát định kỳ, cần phận có liên quan phải báo cáo trường hợp bất thường Vấn đề cần có thủ tục quy định bất thường? Nếu khơng có thủ tục việc báo cáo bất thường bị hỗn loạn: cần phải báo cáo khơng thực hiện, chưa đến mức lại báo cáo Theo thủ tục quy định cụ thể, tất cá nhân, phận doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo rơi vào trường hợp bất thường vấn đề bất hợp lý mà họ phát nơi lúc, phận mình, ngồi doanh nghiệp Quy định trường hợp “bất thường” cụ thể nghiệp vụ không theo quy trình/quy định, nghiệp vụ ngoại lệ, bất hợp lý, vấn đề chưa xảy ra, xảy lại có ảnh hưởng lớn, có thay đổi liệu, hệ thống,… Các quy định liên quan đến: phải báo cáo phát hay báo cáo sau phải kịp lúc, phải báo cáo cho người có trách nhiệm thẩm quyền để xem xét có hướng xử lý trường hợp, báo cáo máy tính thực hay người thực Doanh nghiệp cần xem báo cáo bất thường đóng góp có giá trị cần có sách thưởng, nâng lương nâng bậc,… cho cá nhân phận có báo cáo bất thường kịp lúc Những báo cáo bất thường có giá trị đánh giá cao sáng kiến sáng tạo doanh nghiệp Những vấn đề cần lưu ý quy định thủ tục: Báo cáo kịp thời Cụ thể hóa bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý trường hợp bất thường Người xem xét báo cáo phải tương đối độc lập 32 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.2.2 Thủ tục bảo vệ tài sản Thủ tục bảo vệ tài sản tập hợp tất thiết chế quy định hoạt động doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị: mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng bị phá hoại Những thủ tục liên quan đến: Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,… Bảo vệ, thủ tục vào doanh nghiệp Sử dụng thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security Kiểm kê tài sản Bảo quản tài sản tiêu chuẩn… 2.3.7 Thủ thục sử dụng tiêu Thủ tục sử dụng tiêu thiết chế quy định tiêu sử dụng q trình kiểm sốt hoạt động cụ thể Tuỳ theo tính chất hoạt động mà quy định việc sử dụng tiêu cụ thể hoạt động từ: Mục tiêu Các tiêu: lượng hóa tất mục tiêu thành tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đặt cho cá nhân phận thành,… sau kiểm sốt theo tiêu Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu phi tài Khi thiết lập tiêu cần đảm bảo u cầu: Chỉ tiêu phải có tính khả thi Hệ thống tiêu phải quán tính tốn định kỳ để báo cáo tình hình thực tiêu với phận có thẩm quyền Chỉ rõ người chịu trách nhiệm khơng đạt tiêu Đảm bảo tính độc lập người theo dõi tiêu Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sai lệch nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời 2.3.8 Thủ tục bất kiêm nhiệm Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận phát sinh hoạt động kiểm sốt nói riêng tồn hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung Muốn vậy, phải có thiết chế quy định tách biệt hoạt động: Phê duyệt; Thực hiện; Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…); Ghi nhận (kế toán,…) Thủ tục bảo đảm khơng máy quản trị thực che dấu hành vi gian lận Bản thân việc quy định bất kiêm nhiệm phân chia trách nhiệm rõ ràng, ngăn ngừa câu kết nhân viên phận khác với yếu tố tạo nên chế kiểm soát hữu hiệu TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 33 Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.3.9 Thủ tục đối chiếu Các số liệu thực tế kế hoạch, định mức liên quan đến nhiều cá nhân, phận doanh nghiệp Trong nhiều trường hợp số liệu phát sinh phận khác nghiệp vụ chưa trùng Vì cần có thiết chế quy định thủ tục đối chiếu tổng hợp cá nhân, phòng ban phận khác nghiệp vụ nhằm giúp phát ngăn ngừa gian lận sai sót ghi chép hay xử lý nghiệp vụ Đây thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót thực ghi nhận nghiệp vụ góp phần tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên, mang tính kiểm tra chéo Mặt khác, muốn rút kết luận cần thiết phải so sánh, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, định mức,… Vì thế, muốn cho đánh giá khách quan cần có thiết chế quy định thủ tục đối chiếu cụ thể Khi thiết lập quy định đối chiếu cần lưu ý yêu cầu sau: Đối chiếu kịp thời; Cần điều tra rõ có khác biệt; Phải có người theo dõi việc đối chiếu; Tránh đối chiếu thông tin từ chung nguồn 2.3.10 Thủ tục kiểm tra theo dõi Thiết chế quy định thủ tục kiểm tra theo dõi xem chế “kiểm soát kiểm soát” Thiết chế cần quy định rõ tự kiểm tra theo dõi, kiểm tra theo dõi đối tượng khác Kiểm tra theo dõi giúp khám phá sai sót từ nhỏ đến lớn; đồng thời, tạo hiệu ứng có lợi cho mơi trường kiểm sốt, “cơng việc nhân viên làm ln có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá” Thiết lập quy định cần lưu ý: Bạn xem xét thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào rủi ro mà Ban giám đốc quan tâm Phát dấu hiệu bất thường để kịp thời xử lý sở điều tra xác định trách nhiệm rõ ràng Định kỳ đột xuất xem xét Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng quý hay bất kỳ? 34 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Tóm lược cuối Hệ thống kiểm soát thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Hệ thống kiểm soát gồm thành phần: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Hệ thống thơng tin truyền thông; Giám sát Cơ chế kiểm sốt hiểu cách thức vận hành hệ thống kiểm soát mối quan hệ với phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực chức kiểm soát với kết hiệu cao Thiết chế hệ thống kiểm soát: Phê duyệt; Định đạng trước; Báo cáo bất thường; Bảo vệ tài sản; Sử dụng tiêu; Bất kiêm nhiệm; Đối chiếu; Kiểm tra theo dõi TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 35 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Câu hỏi ơn tập Khái niệm vai trị hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp Hãy số nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát doanh nghiệp Nêu thành phần hệ thống kiểm soát Trong thành phần này, thành phần quan trọng định đến thành phần khác hệ thống kiểm sốt? Khái niệm vai trị chế kiểm soát Hãy nêu thành phần thiết chế hệ thống kiểm soát 36 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 ... cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát doanh nghiệp bao gồm: Quy định mối quan hệ phận bên hệ thống kiểm soát Quy định mối quan hệ hệ thống kiểm soát với hệ thống khác doanh nghiệp Nếu... mối quan hệ hoạt động đảm bảo ăn khớp, nhịp nhàng Hệ thống kiểm soát vậy, xây dựng nên phận cấu thành hệ thống kiểm sốt mà khơng quy 30 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 Bài 2: Hệ thống kiểm soát định... chiếu; Kiểm tra theo dõi TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 35 Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Câu hỏi ơn tập Khái niệm vai trị hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp Hãy số nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát