Giáo trình môn học/mô đun: Khai thác phần mềm quản lý dự án (Microsoft Project): Phần 2

(NB) Giáo trình môn học/mô đun: Khai thác phần mềm quản lý dự án (Microsoft Project): Phần 2 gồm có những nội dung sau: Điều chỉnh chi tiết các công việc, điều chỉnh chi tiết các nguồn lực, tổ chức thông tin chi tiết dự án, xem và báo cáo trạng thái dự án, áp dụng các định dạng mở rộng, tùy chỉnh Microsoft Project 2010, chia sẻ thông tin từ Microsoft Project đến các chương trình khác. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.

CHƯƠNG – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC Trong chương này, bạn học:  Điều chỉnh liên kết cơng việc để kiểm sốt mối quan hệ chặt chẽ  Ghi lại gián đoạn công việc  Điều chỉnh thời gian làm việc cho công việc cụ thể  Thay đổi công việc để kiểm sốt tiến độ  Nhập chi phí cố định cho công việc  Thiết lập công việc định kz  Nhập thời lượng cho công việc tóm tắt Trong chương này, bạn đươc sử dụng số tính mở rộng Microsoft Project 2010 Những tính tập trung việc điều chỉnh công việc cách chi tiết I Điều chỉnh mối quan hệ công việc Ở chương 2, bạn làm quen với mối quan hệ hay cịn gọi tính phụ thuộc: Sự quan hệ cơng việc Ý nghĩa Ví dụ Finish-to-start (FS) Ngày kết thúc công việc tiền nhiệm để xác định cho công việc Công việc viết chương sách phải hoàn thành trước thực cơng việc chỉnh sửa Start-to-start Ngày bắt đầu công việc tiền nhiệm xác định ngày bắt đầu công việc Đặt giấy sở in liên quan chặt chẽ với đồng thời xảy Finish-to-finish (FF) Ngày kết thúc công việc tiền nhiệm xác định ngày kết thúc cho công việc Các công việc yêu cầu phải có thiết bị phải kết thúc thời hạn thuê thiết bị kết thúc Start-to-finish (SF) Ngày bắt đầu công việc tiền nhiệm xác định ngày kết thúc nhiệm vụ Ngày bắt đầu in sách ngày đánh dấu công việc biên tập kết thúc Trang 109 Khi bạn tạo công việc liên kết chúng chức Link Tasks tab Task, công việc thiết lập mối quan hệ finish-to-start Tuy nhiên lúc công việc dự án bạn mối quan hệ này, bạn cần thay đổi mối quan hệ khác Sau số ví dụ: • Bạn bắt đầu thiết lập trang đưa hình minh họa sách (sử dụng mối quan hệ start-to-start) Điều giúp bạn giảm tổng thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc làm song song • Kế hoạch biên tập cho sách bắt đầu trước hồn thành thảo sách chưa thể hồn thành thảo hoàn thành Bạn muốn thiết lập cho công việc song song lúc (mối quan hệ finish-to-finish) Sau bạn thiết lập mối quan hệ, bạn điều chỉnh lại thời gian cách đè lên (được gọi lead time) thời gian trễ (được gọi lag time) ngày kết thúc ngày bắt đầu công việc tiền nhiệm cơng việc kế nhiệm • Lead time: bạn thiết lập cơng việc kế nhiệm bắt đầu tiến hành trước kết thúc cơng việc tiền nhiệm thời gian trước gọi lead time • Lag time: ví dụ bạn cần phải thêm ngày cho thảo vận chuyển đến tác giả Bạn không muốn thêm ngày vào cơng việc bạn chưa thiết lập cơng việc vận chuyển Thay vị tạo cơng việc mới, bạn nhập khoản thời gian chậm trễ cơng việc Khoản thời gian gọi lag time Trong thực hành này, bạn nhập khoảng thời gian thay đổi mối quan hệ cơng việc Trên tab Task, nhóm Tasks, click Inspect Khung Task Inspector hiển thị Khung hiển thị mối quan hệ công việc mà bạn click chọn gồm có cơng việc tiền nhiệm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, lag time lead time có Trang 110 Trên tab Task, nhóm Properties, click Information Hộp thoại Task Information hiển thị Trang 111 Click tab Predecessors Tại cột Lag công việc, nhập thời lượng mà bạn muốn sử dụng làm lag time click OK Quan sát trạng thái biểu đồ Gantt để thấy thay đổi Click chọn cơng việc khác Tại tab Task, nhóm Properties, click Information chọn tab Predecssors Tại cột Lag, nhập tỉ lệ phần trăm, chẳng hạn -25% Trang 112 10 Click OK 11 Tại tab Task, nhóm Editing, click Scroll to Task để Microsoft Project hiển thị đến công việc bạn chọn Lúc công việc theo dự kiến lùi phía sau cơng việc tiền nhiệm Nếu bạn thiết lập giá trị Lag time số âm Lead time mà bạn tìm hiểu phần giới thiệu đầu chương II Sự gián đoạn công việc Khi bạn khởi tạo công việc, bạn biết công việc khơng phải lúc sn sẻ, gặp gián đoạn Thay phải liệt kê cơng việc cho gián đoạn bạn chia công việc thành hai hay nhiều phân đoạn Sau số lí để bạn chia phân đoạn: • Bạn dự đốn gián đoạn cơng việc, ví dụ nhân viên có nhiệm vụ hồn thành cơng việc tuần ngày tuần phải tham dự kiện • Một cơng việc bất ngờ bị gián đoạn Sau công việc tiến hành, đối tượng nguồn lực công việc tạm ngừng công việc cơng việc khác cần ưu tiên Sau cơng việc ưu tiên hồn thành, đối tượng tiếp tục hồn thành cơng việc trước Ở thực hành này, bạn thực việc chia công việc thành nhiều phân đoạn Trang 113 Click chọn công việc mà bạn muốn chia Tại tab Task, nhóm Editing, click Scroll to Task để Microsoft Project đến trạng thái công việc mà bạn chọn Tại tab Task, nhóm Schedule, click biểu tượng Split Task Sau click, hiểu thị bảng ScreenTip Trang 114 Di chuyển chuột đến trạng thái biểu đồ click điểm trạng thái Bạn rê chuột từ từ, ngày Scheduled Start bảng ScreenTip thay đổi tùy thuộc vị trí mà bạn rê chuột Khi tách đoạn ra, bạn muốn nối đoạn cơng việc lại click giữ nguyên chuột vào đầu kéo vào đầu lại III Điều chỉnh thời gian làm việc cho công việc cụ thể Trong chương trước, bạn sử dụng lịch Microsoft Project 2010 để áp dụng thời gian làm việc, nhiên bạn cần thiết lập cụ thể cho công việc Sau số lí cần thiết thiết lập gthời gian cụ thể cho công việc • Bạn sử dụng lịch chuẩn Microsoft Project bạn có cơng việc phải thực qua đêm • Bạn có cơng việc xảy vào ngày cụ thể tuần phải thực vào cuối tuần Bạn có cơng việc Trong thực hành này, bạn tạo lịch áp dụng để hạn chế thời gian làm việc cho cơng việc cụ thể: Tại tab Project, nhóm Properties, click Change Working Time Trang 115 Tại hộp thoại Change Working Time, click Create New Calendar Trang 116 Tại hộp thoại Create New Base Calendar Tại Name, nhập tên lịch Đánh dấu chọn vào Make a copy of sau chọn kiểu lịch chuẩn Standard Click OK Tạo hộp thoại Change Working Time, click tab Work Weeks Tại cột Name, click [Default], sau click Details Trang 117 Chọn ngày thứ Năm thứ Sáu Đánh dấu chọn vào Set days to nonworking time Click OK đóng hộp thoại Details 10 Tại hộp thoại Change Working Time, click OK đóng hộp thoại Bây bạn áp dụng tạo trước cho cơng việc 11 Chọn cơng việc 12 Trên tab Task, nhóm Properties, click Information Trang 118 Dưới Main Tabs, click View, sau click New Tab Trang 188 Dưới Main Tab, click New Tab (Custom) click Rename Hộp thoại Rename hiển thị, Custom name nhập tên tab Click New Group (Custom) click Rename Tại hộp thoại Rename, nhập tên nhóm Display name Chọn biểu tượng Symbol Trang 189 Tại Choose commands from, chọn All Commands 10 Chọn vài chức bạn thường sử dụng click Add Trang 190 11 Click OK để hoàn tất Những điểm chương 12 • Bạn tùy biến cơng cụ Quick Access • Nếu bạn thường xuyên sử dụng số chức đó, bạn nhóm chúng lại tab để dễ dàng sử dụng Trang 191 CHƯƠNG 13 – CHIA SẺ THƠNG TIN TỪ MICROSOFT PROJECT ĐẾN CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC Trong chương này, bạn học:  Sao chép dán liệu từ Microsoft Project sang chương trình khác  Lưu liệu Microsoft Project sang tập tin có định dạng khác  Tạo tài liệu Excel Visio cách sử dụng tính Visual Reports Trong chương này, bạn tập trung vào nhiều phương pháp khác để lấy liệu vào Microsoft Project 2010 Thêm vào đó, Microsoft cung cấp nhiều tùy chọn để nhập xuất liệu Trong chương này, bạn thấy thuật ngữ sau: • Source program: nguồn chương trình mà từ bạn chép thơng tin • Destination program: chương trình mà bạn dán thơng tin vào I Sao chép liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác Microsoft Project hỗ trợ chép thơng tin dán chúng vào chương trình khác Khi bạn chép liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác, bạn có số tùy chọn sau: • Bạn chép thơng tin (chẳng hạn tên công việc thời gian) từ bảng Microsoft Project dán chúng vào cấu trúc dạng bảng ứng dụng khác Microsoft Excel Trong trường hợp, cột tiêu đề liệu mà bạn chép dán • Bạn chép văn bảng từ bảng Microsoft Project dán chúng dạng văn bảng công cụ soạn thảo văn khác chẳng hạn WordPad NotePad • Khi dán thơng tin từ Microsoft Project đến ứng dụng e-mail bạn nhận kết bảng ứng dụng e-mail bạn hỗ trợ định dạng HTML Trong thực hành này, bạn chép bảng liệu từ Microsoft Project dán chúng vào Excel Word Mở tập tin Microsoft Project Trang 192 Chọn công việc bạn muốn chép Trên tab Task, nhóm Clipboard, click Copy Mở chương trình Microsoft Word dán nội dung chép vào Trang 193 Tại tab View, nhóm Resource Views, click Resource Sheet Tại tab View, nhóm Data, click Tables, sau click Cost Chọn hết tất thông số bảng Tại tab Task, nhóm Clipboard, click Copy Trang 194 Mở chương trình Microsoft Excel 2010 dán thông tin vừa chép Nếu bạn gặp thơng tin có dấu (#### ) bạn cần mở rộng bảng 10 Hiển thị bảng Excel 2010 II Tạo báo cáo trực quan với Excel Visio Microsoft Project 2010 tạo báo cáo trực quan chia sẻ chúng với ứng dụng khác Excel Visio Đặc biệt bạn sử dụng tính Visual Report để xuất liệu từ Microsoft Project đến Excel Visio Trang 195 Trong thực hành này, bạn tạo báo cáo trực quan Excel Visio Tại tab Project, nhóm Reports, click Visual Reports Hộp thoại Visual Reports hiển thị Click tab Resource Summary Click Resource Remaining Work Report, sau click View Microsoft Project 2010 xuất cho bạn báo cáo trực quan chương trình Microsoft Excel Trang 196 Tại hộp thoại Visual Reports tên chương trình Microsoft Project 2010, click tab Assignment Usage Click Baseline Report (US), sau click View Microsoft Project 2010 xuất thông tin vào chương trình Microsoft Visio • Tại Visio 2007, menu View, click Zoom chọn 100% • Tại Visio 2010, Zoom chọ 100% Trang 197 Nếu cần thiết, bạn điều chỉnh để xem chi tiết sơ đồ Những điểm chương 13 • Bạn chép dán thông tin, liệu từ Microsot Project đến ứng dụng khác Microsoft Excel, Microsoft Word hay trình soạn thảo văn khác WordPad, NotePad • Tính Visual Report giúp bạn xuất liệu từ Microsoft Project sơ đồ Excel Visio Trang 198 THUẬT NGỮ Để sử dụng tốt Microsoft Project 2010, phần cuối bạn làm quen với thuật ngữ có Microsoft Project 2010 • 8/80 rule: nguyên tắc 8/80 cho biết dự toán thời lượng làm việc Thời lượng công việc 8h/ngày 80h/10 ngày tuần làm việc • Accural: phương thức tích lũy mà dự án phải gánh chịu chi phí cơng việc nguồn lực • Actual: tiến độ thực tế công việc diễn Microsoft Project Trước ghi lại thực tế này, kế hoạch dự án gồm có lịch trịnh thơng tin So sách kế hoạch dự án so với thực tế giúp người quản lý dự án kiểm sốt tốt dự án • Allocation: phân bổ khả làm việc nguồn lực công việc cụ thể • Assignment: kết hợp nguồn lực cơng việc (con người thiết bị) với công việc Bạn kết hợp nguồn nguyên liệu chi phí cho cơng việc, nguồn lực khơng ảnh hưởng đến cơng việc thời lượng • AutoFilter: bảng, phương pháp cho phép bạn xem tổ chức công việc thông tin nguồn lực theo tiêu chuẩn mà bạn chọn • Automatically scheduled task: công việc Microsoft Project tự động điều chỉnh thời gian bắt đầu kết thúc có thay đổi lịch trình dự án • Base calendar: lịch Microsoft Project cho công việc Lịch thiết lập làm việc mặc định • Baseline: đường sở lưu lại kế hoạch ban đầu dự án, sau so sánh với cơng việc, tiến độ thực tế diễn • Bottom-up planning: phương pháp phát triển kế hoạch dự án bắt đầu với công việc cấp thấp tổ chức thành giai đoạn mở rộng • Calendar: lịch Microsoft Project để thiết lập ngày làm việc cho dự án, nguồn lực cơng việc • Consolidated project: kế hoạch Microsoft Project gồm nhiều kế nhỏ khác Những kế hoạch liên kết với tạo thành dự án hợp gọi la consolidated project • Constraint: hạn chế, chẳng hạn Must Start On (MSO) nghĩa phải bắt đầu vào Finish No Later Than (FNLT) nghĩa hoàn thành khơng trễ • Cost: nguồn lực cần thiết để thực dự án bao gồm nhân lực để làm việc, thiết bị để sử dụng nguồn nguyên liệu tiêu thụ chi phí (Cost) số tiền phải trả cho nguồn lực kể Critical path: loạt công việc, chậm trễ làm cho ngày kết thúc dự án bị dôi • Deadline: thời gian mà bạn nhập vào để định ngày kết thúc công việc Nếu thời gian trễ deadline, Microsoft Project thông báo cho bạn Trang 199 • Deliverable: sản phẩm cuối cùng, dịch vụ kiện mà dự án nhắm tới • Dependency: liên kết cơng việc tiền nhiệm (predecessor task) công việc kế nhiệm (successor task) Tính phụ thuộc kiểm sốt ngày bắt đầu kết thúc cơng việc liên quan Tính phụ thuộc thông thương mối quan hệ finish-tostart (FS) • Destination program: chương trình mà bạn sử dụng chuyển liệu từ Microsoft Project đến • Duration: khoảng thời gian mà bạn thiết lập để hoàn thành nhiệm vụ, gọi thời lượng • Effort-drivent scheduling: phương pháp lập kế hoạch công việc phải làm không đổi nguồn lực thay đổi Phương pháp cân để tránh thay đổi thời gian • Enterprise project management (EPM): giải pháp quản trị dự án, quán cách tổ chức • Field: thơng tin cơng việc, nguồn lực, liệu tổ chức theo cột • Filtering: chế độ xem hiển thị thông tin nguồn lực theo ý bạn • Fixed cost: số tiền ngân sách cho nhiệm vụ Số tiền độc lập nguồn chi phí thời lượng cơng việc • Fixed duration: loại cơng việc thời lượng cố định Nếu bạn thay đổi số lượng công việc Microsoft Project tính tốn lại sau có thay đổi • Fixed work: cơng việc cố định Nếu bạn thay đổi thời lượng công việc, Microsoft Project tính tốn lại nguồn lực làm cơng việc để cơng việc cố định • Gannt Chart view: xem chế độ biểu đồ Gantt Microsoft Project gồm bảng công việc bên trái biểu đồ với trạng thái công việc nằm bên phải • Hyperlink: liên kết đến tập tin khác, vị trí cụ thể tập tin, trang web Internet trang web mạng nội • Lag time: khoảng thời gian trễ cơng việc Ví dụ, khoảng thời gian trễ mà công việc kế nhiệm mối quan hệ finish-to-start bắt đầu sau cơng việc tiền nhiệm hồn thành • Lead time: khoảng thời gian đè lên thời gian cơng việc khác Ví dụ cơng việc kế nhiệm bắt đầu sớm trước công việc tiền nhiệm hoàn thành mối quan hệ finish-to-start Line manager: người quản lý nhóm nguồn lực gọi quản lý Một line manager xem người có kĩ quản lý dự án có vai trị, trách nhiệm phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức • Link: mối liên kết cơng việc kiểm sốt cách Trong biểu đồ Gantt sơ đồ Network Diagram, liên kết xuất đường công việc Trang 200 • Manually scheduled task: cơng việc mà Microsoft Project không thiết lập ngày bắt đầu kết thúc thời lượng tự động Chẳng hạn cơng việc mà bạn thiết lập thời gian bắt đầu kết thúc • Material resources: nguồn nguyên liệu sử dụng dự án • Maximum units: giá trị tối đa cột Max nguồn lực Khi bạn phân bổ nguồn lực vượt giới hạn cho phép, Microsoft Project cảnh báo • Milestone: kiện quaan trọng cần đạt dự án cần áp dụng Trên Microsoft Project, milestone thường đại diện cho công việc khơng có thời lượng • Night Shift base calendar: loại lịch sở Microsoft Project dùng cho thời gian từ 11h đêm đến 8h sáng • Note: thông tin (bao gồm liên kết tập tin nhúng vào trong) mà bạn muốn liên kết với cơng việc, nguồn lực • Ongoing operation: hoạt động mà khơng có ngày kết thúc lặp lặp lại tự nhiên, chẳng hạn kế tốn, quản lý • Resource: nguồn lực bao gồm có người, thiết bị, nguyên liệu chi phí liên quan đến thành phần cần để hồn thành cơng việc dự án • Ribbon interface: giao diện người dùng thiết kế sử dụng giống ứng dụng Microsoft Office khác Trên giao diện ribbon này, chức tổ chức thành nhóm tab để bạn truy cập nhanh chóng • Risk: rủi ro làm giảm khả hoàn thành dự án thời gian ngân sách • Scheduling formula: cơng thức tính thời gian làm việc, dựa thời lượng nguồn lực thiết lập • Scope: sản phẩm dịch vụ cung cấp dự án u cầu cơng việc cho Đối với kế hoạch dự án, hữu ích để phân biệt phạm vi sản phẩm phạm vi dự án • Sequence: trình tự thời gian, cơng việc thực theo trình tự • Sorting: phương pháp phân loại thông tin nguồn lực theo ý bạn • Source program: chuyển đổi liệu Microsoft Project chương trình khác chương trình ban đầu gọi chương trình gốc (source program) • Split: gián đoạn cơng việc • Sponsor: cá nhân tổ chức hỗ trợ chi phí tài cho nhóm dự án doanh nghiệp, tổ chức lớn Stakeholders: người tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động dự án (những có có quyền lợi dự án thành công) Đây bao gồm nguồn lực công việc dự án khác (chẳng hạn khách hàng) • Standard base calendar: lịch Microsoft Project sử dụng thời gian từ 8h sáng đến 5h chiều từ thứ đến thứ Trang 201 • Status date: trạng thái ngày làm việc mà Microsoft Project tính tốn thơng qua liệu thu • Summary task: cơng việc hình thành tóm tắt cơng việc bên Trong Microsoft Project, giai đoạn dự án đại diện cho cơng việc tóm tắt • Task: cơng việc có thời điểm bắt đầu kết thúc • Task calendar: lịch sử dụng cho công việc Lịch xác định thời gian làm việc không làm việc, thiết lập dự án • Task ID: số mà Microsoft Project gán cho cơng việc dự án • Task priority: số hạng xếp từ đến 1000 để đánh giá mức độ quan trọng công việc • Template: Microsoft Projec,một định dạng tập tin cho phép bạn sử dụng lại kế hoạch dự án dự án Microsoft Project gồm nhiều mẫu có liên quan đến nhiều ngành cơng nghiệp • Time: thời lượng cho công việc cụ thể • Tracking: giai đoạn thứ dự án với mục đích theo dõi liệu, phân tích thực tế để so sánh với dự kiến • Variance: sai lệch thời gian ngân sách so với đường dự kiến ban đầu • Work resources: người thiết bị làm công việc dự án Trang 202 ... trợ công việc quan trọng mà người quản lý dự án phải làm Một điểm quan trọng trình liên lạc mà người quản lý cần biết sau đây: • I Ai cần biết tình trạng dự án cho mục đích gì? người cần? Mức... gian? cơng việc ? Chi phí hồn thành So sánh câu trả lời cho câu hỏi với đường sở giúp người quản lý dự án bên liên quan khác có nhìn tốt để đánh giá tiến đô dự án khắc phục cần Việc liên lạc với bên... tồn dự án Microsoft Project 20 10 gọi chi phí cố định áp dụng cho cơng việc Một số ví dụ chi phí cố định dự án: • Phí cài đặt, thêm vào khoản phí thuê ngày, cho phần thiết bị giấy phép xây dựng