(NB) Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Thiết kế trang web, giáo trình giúp cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về công tác quản lý dự án công nghệ thông tin cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm Microsoft Project. Giáo trình được tổ chức thành 13 chương nhằm giúp người học hình thành các kỹ năng riêng lẻ. Phần 1 giáo trình sau đây sẽ cung cấp cho người học kiến thức của 6 chương đầu tiên.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/ MƠ ĐUN: KHAI THÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN (MICROSOFT PROJECT) NGÀNH/ NGHỀ: THIẾT KẾ TRANG WEB TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 1157/QĐ-CĐNĐL ngày 11 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Lâm Đồng, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Giáo trình lưu hành nội Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt Trang LỜI GIỚI THIỆU Vài nét xuất xứ giáo trình: Giáo trình viết theo Thông tư số 03/2017/TT-BLĐTBXH ngày 01 tháng 03 năm 2017 Bộ Lao động – Thương binh Xã hội việc Quy định quy trình xây dựng, thẩm định ban hành chương trình; tổ chức biên soạn, lựa chọn, thẩm định giáo trình đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng Quá trình biên soạn: Giáo trình biên soạn có tham gia tích cực giáo viên có kinh nghiệm, với ý kiến đóng góp quý báu chuyên gia lĩnh vực công nghệ thông tin Mối quan hệ tài liệu với chương trình, mơ đun/mơn học: Căn vào chương trình đào tạo nghề Thiết kế trang web, giáo trình giúp cung cấp cho người học kiến thức công tác quản lý dự án công nghệ thông tin kỹ sử dụng phần mềm Microsoft Project Để học mơ đun người học cần có kiến thức tin học văn phòng Cấu trúc chung giáo trình: Giáo trình tổ chức thành 13 chương nhằm giúp người học hình thành kỹ riêng lẻ Lời cảm ơn Giáo trình biên soạn sở văn quy định Nhà nước tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị Song hẳn q trình biên soạn khơng tránh khỏi thiếu sót định Ban biên soạn mong muốn thực cảm ơn ý kiến nhận xét, đánh giá chuyên gia, thầy đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày hồn thiện Lâm Đồng, ngày 10 tháng 12 năm 2019 Tham gia biên soạn Phạm Đình Nam Ngơ Thiên Hồng Nguyễn Quỳnh Nguyên Phan Ngọc Bảo Trang Mục lục CHƯƠNG – HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ PROJECT 2010 Giới thiệu giao diện Microsoft Project 2010 II Sử dụng Backstage để quản lý tập tin thiết lập Microsoft Project 2010 III Ribbon Tab: Tìm đến chức mà bạn muốn IV View: xem chi tiết dự án nhiều cách trình bày thơng tin khác CHƯƠNG – TẠO MỘT DANH SÁCH CÔNG VIỆC I I II III IV V VI VII VIII IX X Tạo kế hoạch dự án Nhập tên công việc Thiết lập thời lượng Thiết lập cột mốc quan trọng Tổ chức công việc thành giai đoạn Liên kết công việc Chuyển chức thiết lập thủ công sang tự động Thiết lập ngày không làm việc Kiểm tra thời lượng kế hoạch Tạo ghi cho công việc CHƯƠNG – THIẾT LẬP NGUỒN LỰC I II III IV V VI Thiết lập nguồn lực công việc Nhập suất nguồn lực Nhập chi phí trung bình Điều chỉnh thời gian làm việc cho nguồn lực Thiết lập nguồn chi phí Tạo ghi cho nguồn lực công việc CHƯƠNG – THIẾT LẬP CÔNG VIỆC VỚI NGUỒN LỰC II Phân cơng việc Kiểm sốt cơng việc thêm gỡ bỏ nguồn lực III Thiết lập nguồn chi phí cho công việc I Trang CHƯƠNG – ĐỊNH DẠNG VÀ CHIA SẺ KẾ HOẠCH DỰ ÁN I II III IV V VI Tùy chỉnh chế độ xem biểu đồ Gantt Tùy chỉnh chế độ xem Timeline Vẽ biểu đồ Gantt Sao chép để xem ứng dụng khác Xem chế độ in Chỉnh sửa in báo cáo CHƯƠNG – THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC III Đường sở dự án Theo dõi dự án theo dự kiến Nhập tỉ lệ phần trăm thể cơng việc hồn thành IV Nhập giá trị thực thể tiến độ I II CHƯƠNG – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC Điều chỉnh mối quan hệ công việc II Sự gián đoạn công việc III Điều chỉnh thời gian làm việc cho công việc cụ thể IV Thay đổi loại cơng việc V Nhập chi phí cố định cho công việc VI Thiết lập công việc định kz VII Lên lịch cho cơng việc tóm tắt CHƯƠNG – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC NGUỒN LỰC I I II III IV Thiết lập nguồn lực có sẵn để áp dụng với thời điểm khác Thiết lập chi phí phải trả cho nguồn lực Thiết lập chi phí phải trả để áp dụng cho thời điểm khác Thiết lập nguồn nguyên liệu CHƯƠNG – TỔ CHỨC THÔNG TIN CHI TIẾT DỰ ÁN I II III Phân loại xếp công việc Lọc chi tiết Tùy chỉnh bảng Trang IV Tùy chỉnh chế độ xem CHƯƠNG 10 – XEM VÀ BÁO CÁO TRẠNG THÁI DỰ ÁN II Xác định công việc sai dự kiến Kiểm tra chi phí cơng việc III Kiểm tra nguồn chi phí I CHƯƠNG 11 – ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH DẠNG MỞ RỘNG III Tùy chỉnh chế độ xem biểu đồ Gantt Định dạng chế độ xem Timeline Định dạng chế độ xem Network Diagram IV Tạo tập tin định dạng PDF XPS I II CHƯƠNG 12 – TÙY CHỈNH MICROSOFT PROJECT 2010 I II Tùy chỉnh công cụ Quick Access Tùy biển Ribbon CHƯƠNG 13 – CHIA SẺ THƠNG TIN TỪ MICROSOFT PROJECT ĐẾN CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC I II Sao chép liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác Tạo báo cáo trực quan với Excel Visio Trang GIỚI THIỆU MICROSOFT PROJECT 2010 Micrososft Project 2010 chương trình giúp bạn lập kế hoạch quản lý dự án Từ thời hạn họp quan trọng ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực dự án, Project 2010 giúp bạn trải nghiệm cách dễ dàng cung cấp công cụ để mang lại hiệu làm việc tốt Bạn sử dụng Microsoft Project để: • • • • • Tạo kế hoạch cho dự án cấp độ chi tiết cho dự án Làm việc với thông tin liệu cách chi tiết giúp bạn kiểm soát dự án Kiểm sốt cơng việc mà Microsoft Project tự động thiết lập lịch bạn thiết lập tay Quản lý cơng việc, chi phí, nguồn lực theo cấp độ Xem thông tin, liệu dự án nhiều cách Áp dụng nhóm, đánh dấu, xếp lọc thông tin mà bạn muốn Theo dõi quản lý kế hoạch trình thực dự án Cộng tác chia sẻ liệu với thành viên nhóm để tăng suất làm việc Những tính Nếu bạn nâng cấp lên phiên Microsoft Project 2010 từ phiên trước, điều bạn quan tâm có lẽ khác phiên cũ phiên Bên cạnh tính Microsoft Project 2010 mang lại hiệu cho bạn Các tính Microsoft Project 2010 • Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện Với Ribbon, bạn truy cập đến tab cửa sổ chương trình cách dễ dàng • Giao diện Backstage với tất cơng cụ cần thiết để làm việc với tập tin bạn Trang • Lên lịch cơng việc: bạn tự lên lịch cơng việc dự án sau tạo cơng việc Các thông tin gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, phụ thuộc công việc bạn thiết lập Microsoft Project 2010 • Giao diện Timeline: mang đến cho bạn giao diện trực quan sinh động gồm tóm tắt cơng việc, nhiệm vụ kiện quan trọng mà bạn muốn xem Dễ dàng chép Timeline dán chúng vào ứng dụng khác • Làm việc tốt với Excel Word: bạn dán liệu Microsoft Project 2010 vào Excel Word theo cột cấu trúc liệu Microsoft Project Trang • Tùy biến Ribbon: bạn tạo tab nhóm chúng lại để làm việc • Tùy biến trường liệu: cần tạo giá trị số, ngày chữ từ cột bên phải bảng, Microsoft Project xác định xác loại liệu bạn sử dụng Tính AutoFilter cải thiện, sử dụng công cụ lọc giống Microsoft Excel giúp bạn phân loại, xếp theo nhóm • • Lưu tập tin sang định dạng PDF XPS: Microsoft Project 2010 cho phép bạn lưu tập tin có định dạng *.mpp thành định dạng tài liệu PDF XPS Trang Click Print Specific Dates Mặc định ngày hiển thị ngày bắt đầu kết thúc dự án theo kế hoạch Nếu bạn muốn in theo ngày cụ thể chọn Dates Để in Timeline, click vào vùng Timeline Quay lại tab File click Print Trang 94 Bên cạnh việc xem chế độ, bạn cịn thiết lập khổ giấy cho việc in Click Page Setup Hộp thoại Page Setup hiển thị Đánh dấu vào Fit to thiết lập tỉ lệ chiều rộng / chiều cao Trang 95 Click OK để hoàn tất thiết lập VI Chỉnh sửa in báo cáo Chức Report Microsoft Project cho phép bạn báo cáo in liệu chương trình Khơng giống chế độ xem mà bạn có thê in làm việc hình, báo cáo thiết kế riêng việc in để xem cửa sổ Print Preview Bạn nhập liệu trực tiếp vào báo cáo Microsoft Project có thư viện đa dạng báo cáo Trong thực hành này, bạn xem báo cáo cửa sổ Print Preview chỉnh sửa định dạng Tại tab Project, nhóm Reports, click Reports Hộp thoại Reports hiển thị Click Overview chọn Select Tại hộp thoại Overview Reports, click Project Summary sau click Select Trang 96 Microsoft Project hiển thị báo cáo tóm tắt dự án giao diện Backstage tab File Bạn xem thêm báo cáo khác chẳng hạn báo cáo nguồn lực công việc Click Reports nhóm Reports tab Project Trang 97 Chọn Assignment click Select Tại hộp thoại Assignment Reports, chọn mẫu Who Does What When để xem đối tượng nguồn lực làm công việc thời gian click Select Tại cửa sổ Print Preview hiển thị tương tự báo cáo bạn xem Bạn thay đổi tiêu đề báo cáo, thực bước sau: Click Page Setup Hộp thoại Page Setup hiển thị, click tab Header Bạn chỉnh tiêu đề dựa vào thông tin tập tin Project Trang 98 Những điểm chương • Bạn chỉnh kiểu màu sắc cho công việc biểu đồ Gantt • Microsoft Project cho bạn tùy chỉnh biểu đồ Timeline để theo dõi tiến độ dự án • Sử dụng chức Copy Picture để tạo hình ảnh chụp lại biểu đồ Timeline, biểu đồ Gantt, hàng cơng việc • Xem tùy chỉnh trang in dự án trước in Print Backstage • Chức Report kết hợp Print giúp bạn xem trước báo cáo Bạn nhập sử liệu trực tiếp báo cáo Trang 99 CHƯƠNG – THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC Trong chương này, bạn học: Lưu giá trị lịch trình tạo đường sở Ghi lại tiến độ công việc thông qua ngày cụ thể Ghi lại tỉ lệ phần trăm hồn thành cơng việc Nhập công việc thực tế thời lượng cho cơng việc Cho đến bây giờ, bạn tập trung vào kế hoạch dự án – phát triển kế hoạch cách chi tiết trước bắt đầu công việc thực tế Khi công việc bắt đầu, bạn cần theo dõi tiến độ Theo dõi có nghĩa ghi lại chi tiết người làm cơng việc gì, thời gian cơng việc hồn thành chi phí thời điểm Người quản lý dự án phải biết làm để nhóm tiến hành tốt công việc Thực theo dõi dự án, sau so sánh với kế hoạch bạn thiết lập trước giúp bạn trả lời số câu hỏi sau: • Có phải tất cơng việc bắt đầu kết thúc kế hoạch? Nếu khơng, điều tác động lên hồn thành cơng việc? • Có phải nguồn lực bỏ nhiều thời gian ảnh hưởng đến hồn thành cơng việc kế hoạch? • Có phí cơng việc cao dự kiến khiến tổng chi phí dự án tăng theo? Microsoft Project 2010 hỗ trợ phương pháp theo dõi tiến độ Sự lựa chọn phương pháp theo dõi bạn phụ thuộc vào mức độ chi tiết yêu cầu kiểm soát bạn, nhà tài trợ dự án bên liên khác Trước bạn bắt đầu theo dõi dõi tiến độ, bạn nên xác định mức độ chi tiết mà bạn cần Các mức độ theo dõi chi tiết gồm : • Ghi lại cơng việc dự kiến Mức độ lựa chọn tốt tất thứ dự án diễn theo kế hoạch • Ghi lại tỉ lệ phần trăm hoàn thành giá trị cụ thể theo tiến độ chẳng hạn 25%, 50%, 75% 100% • Ghi lại cơng việc thực tế ngày bắt đầu kết thúc, thời lượng cịn lại sau cơng việc • Theo dõi cấp độ phân công công việc theo khoảng thời gian Đây mức độ chi tiết Trang 100 I Đường sở dự án Sau lên kế hoạch cho dự án, công việc quan trọng mà người quản lý dự án cần phải làm ghi lại thực tế công việc đánh giá hiệu Để đánh giá hiệu suất dự án cách, bạn cần phải so sánh với kế hoạch ban đầu Để so sánh trước tiên bạn cần tạo đường sở, thu thập giá trị quan trọng kế hoạch chẳng hạn ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chi phí cơng việc, nguồn lực phân cơng cơng việc Khi bạn có đường sở cho kế hoạch, Microsoft Project lưu lại so sánh với thực tế diễn dự án Trong Microsoft Project, đường sở có thuật ngữ baseline Bạn nên sử dụng đường sở • Bạn lên kế hoạch đầy đủ cho dự án (Tuy nhiên điều khơng có nghĩa bạn thêm công việc, nguồn lực sau cơng việc bắt đầu…) • Bạn chưa bắt đầu nhập giá trị thực tế, chẳng hạn tỉ lệ phần trăm hồn thành Microsoft Project khơng hỗ trợ mà lên đến 11 đường sở kế hoạch Trên tab Project, nhóm Schedule, click Set Baseline, sau click Set Baseline Tại hộp thoại Set Baseline đánh dấu chọn vào Set baseline Trang 101 Click OK Microsoft Project lưu lại đường sở bạn Trên tab View, nhóm Task Views, click Other Views, sau click Task Sheet Microsoft Project hiển thị bảng công việc gồm thời lượng, thông tin ngày bắt đầu, kết thúc đối tượng nguồn lực thực cơng việc Trên tab View, nhóm Data, click Tables Click Variance Trang 102 Microsoft xếp lại thông tin gồm thông tin đường sở ghi lại vào ngày bắt đầu, ngày kết thúc Tiến độ công việc thể qua cột Start Var cột Finish Var Theo hình dưới, công việc chưa tiến hành Trên tab View, nhóm Task Views, click Gantt Chart để quay lại biểu đồ Gantt Qua thao tác trên, bạn kiểm tra đường sở lưu lại II Theo dõi dự án theo dự kiến Phương pháp đơn giản để theo dõi tiến độ báo cáo công việc thực tế tiến hành xác kế hoạch Ví dụ, tháng dự án tháng trôi qua tất công việc bắt đầu kết thúc theo kế hoạch, bạn ghi lại tiến độ cách nhanh chóng Khi bạn ghi lại tiến độ thông qua ngày cụ thể, Microsoft Project tính tốn thời lượng thực tế, thời lượng cịn lại, chi phí thực giá trị khác ngày bạn nhập vào Tại tab Project, nhóm Status, click Update Project Trang 103 Tại hộp thoại Update Project, đánh dấu chọn Update work as complete through Click OK Sau bạn cập nhật, Microsoft Project đánh dấu hoàn thành cơng việc Ngồi trạng thái đổi màu giúp bạn biết tiến độ dự án Trang 104 III Nhập tỉ lệ phần trăm thể cơng việc hồn thành Sau cơng việc kế hoạch vào thực tế, bạn nhanh chóng ghi lại tiến độ theo tỉ lệ phần trăm Khi bạn nhập tỉ lệ phần trăm lớn 0, Microsoft Project thay đổi ngày bắt đầu công việc thực tế khớp với ngày dự kiến Sau Microsoft Project tính tốn thời lượng thực tế, thời lượng cịn lại, chi phí thực số giá trị khác dựa tỉ lệ phần trăm mà bạn nhập Ví dụ, bạn thiết lập công việc ngày 50%, Microsoft Project tính tốn bạn bắt đầu vào cơng việc thực tế ngày thời lượng lại ngày Bạn nhập tỉ lệ phần trăm theo cách sau: • Sử dụng tỉ lệ mặc định 0%, 25%, 50%, 75% 100% cách click vào nút biểu tượng tương ứng • Nhập giá trị phần trăm bạn muốn hộp thoại Update Tasks Ở thực hành này, bạn ghi lại tiến độ công việc thông qua tỉ lệ phần trăm Tại cột Task Name, click chọn vào cơng việc Tại tab Task, nhóm Schedule, click 100% Complete Khi bạn click vào tỉ lệ phần trăm, Microsoft Project tự động tính tốn làm trạng thái Trang 105 IV Nhập giá trị thực thể tiến độ Bạn ghi lại giá trị thực tế ngày bắt đầu, kết thúc thời lượng công việc Khi bạn nhập giá trị này, Microsoft Project sử dụng nguyên tắc sau: • Khi bạn nhập ngày thực tế bắt đầu, Microsoft Project dời ngày bắt đầu kế hoạch theo ngày bạn nhập • Khi bạn nhập ngày thực tế kết thúc, Microsoft Project dời ngày kết thúc kế hoạch theo ngày bạn nhập thiết lập trạng thái hồn tất cơng việc 100% • Khi bạn nhập vào giá trị công việc thực tế, Microsoft Project tính tốn lại cơng việc cịn lại giá trị • Khi bạn nhập thời lượng thực tế, so với thời lượng dự kiến kế hoạch, Microsoft Project tính tốn lại thời lượng cịn lại • Khi bạn nhập thời lượng thực tế công việc, với thời lượng dự kiến kế hoạch, Microsoft Project thiết lập trạng thái hoàn thành 100% • Khi bạn nhập thời lượng thực tế cơng việc, lớn thời lượng dự kiến kế hoạch, Microsoft Project điều chỉnh lại thời lượng dự kiến để phù hợp với thời lượng thực tế thiết lập trạng thái hoàn thành 100% Ở thực hành này, bạn nhập thời lượng cơng việc Tại tab View, nhóm Data, click Tables, sau click Work Microsoft Project hiển thị thời lượng làm việc bạn Trang 106 Click chọn công việc thay đổi giá trị cột Actual theo thực tế Tại tab Task, nhóm Schedule, click Mark on Track chọn Update Tasks Trang 107 Hộp thoại Upate Tasks hiển thị, bạn xem thời lượng cơng việc thực tế làm thời lượng cịn lại Để thay đổi thời gian bắt đầu công việc, bạn chọn ngày Start bên Actual Ngồi ra, bạn thiết lập giá trị hồn thành cơng việc mục %Complete Những điểm chương • Trước theo dõi cơng việc thực tế so với kế hoạch, bạn nên thiết lập đường sở Đường sở giúp bạn theo dõi so sánh với tiến độ thực tế so với kế hoạch • Microsoft Project giúp bạn theo dõi tiến độ chi tiết • Để đánh giá trạng thái dự án sau theo dõi bạn cần ghi chép lại số liệu xác dự án thông qua việc cập nhật công việc (Update Tasks) Trang 108 ... phí dự án Cho dù dự án bạn có tốn so với dưa bạn xem điều chỉnh lại Vai trị người quản lý dự án Người quản lý dự án người tạo tổng thể dự án cố gắng để dự án hoàn thành Người quản lý dự án người... đó, người quản lý dự người đảm bảo phận dự án hợp tác làm việc sn sẻ Ngồi ra, người quản lý dự án người phải chịu trách nhiệm thành công thất bại dự án Một người quản lý dự án cần quản lý vấn đề... quản lý dự án cần phải làm để dự án suôn sẻ Trong dự án, bạn có thời gian, nguồn lực (mà chủ yếu chi phí) chất lượng cuối cho dự án Microsoft Project giúp bạn quản lý nguồn lực thời gian dự án