Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát nghiên cứu về quy trình của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, thông qua việc xem xét quy trình để đưa ra những công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra, đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt BÀI QUY TRÌNH, CƠNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Đọc tài liệu: Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học ki tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org www.internalcontrolsdesign.co.uk  Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài học phần Kiểm sốt nghiên cứu quy trình hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp, thơng qua việc xem xét quy trình để đưa cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xảy ra, đạt mục tiêu doanh nghiệp Mục tiêu  Mơ tả quy trình kiểm sốt  Xác định số cơng cụ kiểm sốt  Xem xét số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 37 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt Tình dẫn nhập Giả sử bạn tiến hành kiểm tra phận sản xuất doanh nghiệp, bạn thấy suất phận sản xuất khơng đạt tiêu chuẩn Bạn cần tìm ngun nhân sai lệch mức suất mong muốn mức suất Hãy nêu vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn tìm ngun nhân sai lệch khơng? Nếu bạn đề hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo 38 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt 3.1 Quy trình kiểm sốt 3.1.1 Khái niệm Quy trình kiểm sốt quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu Qua định nghĩa trên, thấy quy trình kiểm sốt gồm gồm giai đoạn sau: Sơ đồ 3.1 Quy trình kiểm sốt Xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đánh giá Đo lường kết cách đối chiếu kết với tiêu chuẩn xác lập Sự thực hoạt động có phù hợp với tiêu chuẩn khơng? Có Khơng cần điều chỉnh Không Tiến hành điều chỉnh 3.1.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Khái niệm tiêu chuẩn kiểm sốt Tiêu chuẩn mốc mà từ người ta đo lường thành đạt Tiêu chuẩn kiểm soát tạo “mốc” cần thiết để đánh giá xem cơng việc đã/sẽ diễn có cịn giới hạn cho phép hay khơng Trong hoạt động tổ chức có nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác do: đặc thù doanh nghiệp, đa dạng hàng hóa dịch vụ Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt hiệu tốt tiêu chuẩn kiểm sốt đề cần phải hợp lý có khả thực thực tế Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn vượt khả thực sau phải điều chỉnh hạ thấp bớt tiêu chuẩn điều nên tránh từ đầu Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn cách thích hợp, đồng thời nắm vững chức năng, nhiệm vụ phòng/ban nhân viên doanh nghiệp lúc hoạt động kiểm sốt trở nên tương đối dễ dàng đạt hiệu cao TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 39 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát  Tiêu chuẩn định tính tiêu chuẩn khơng biểu dạng số đo vật lý giá trị như: lịng trung thành nhân viên, tính kỷ luật công việc…  Tiêu chuẩn định lượng tiêu đo lường đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh thu bán hàng, giá bán sản phẩm  Dựa vào mục tiêu doanh nghiệp Đây tiêu chuẩn kiểm tra tốt thước đo thành cơng kế hoạch; đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp mức độ hồn thành nhiệm vụ giao phịng/ban, cá nhân Do đó, mục tiêu cần cố gắng thể dạng định lượng, tiêu cụ thể  Các tiêu chuẩn thực chương trình: Đây sở để đánh giá việc thực chương trình mục tiêu chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu  Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ  Các định mức kinh tế - kỹ thuật trình sản xuất phân phối sản phẩm  Các tiêu chuẩn vốn: Đây tiêu đo lường thực vốn đầu tư doanh nghiệp khoản thu hồi vốn đầu tư, tỷ lệ khoản nợ có với tài sản có…  Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập km xe khách chở khách, số tiền thu hàng bán được… 3.1.3 Đo lường đánh giá việc thực Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp có phương pháp nhằm xác định cách xác chức năng, nhiệm vụ phịng/ban nhân viên doanh nghiệp nhà quản trị đánh giá thành thực tế nhân viên quyền họ Tuy nhiên, việc đánh giá khơng phải thực Có nhiều hoạt động khó đưa tiêu chuẩn xác có nhiều hoạt động khó đo lường Ví dụ, người ta đo lường số sản phẩm phân xưởng sản xuất cách tương đối dễ dàng, ngược lại khó để kiểm tra cơng việc Phịng chăm sóc khách hàng doanh nghiệp Gặp trường hợp này, nhà quản trị thường dùng tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ khách hàng doanh nghiệp, hay uy tín doanh nghiệp xã hội Đo lường việc thực Việc đo lường kết thực kế hoạch thực tế cần phải đảm bảo yêu cầu sau:  Phải dựa vào tiêu chuẩn đặt để đánh giá kết hoạt động phòng/ban nhân viên doanh nghiệp  Phải đảm bảo tính khách quan Muốn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ cấp quản trị, khơng thành kiến, độc đốn, tránh buộc tội, bất cơng, tránh nhận định chủ quan chưa có đủ sở 40 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát  Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, phận Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá lực cấp quản trị viên cấp Đồng thời, cấp quản trị viên cấp qua đo lường khẳng định vị trí mình, nhận thức thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời Việc đo lường xác kết thực tế mang lại lợi ích lớn:  Dự báo sai sót xảy đồng thời có biện pháp để can thiệp kịp thời Ngoài ra, việc đo lường nhiều phải thực đầu vào hoạt động, kết giai đoạn hoạt động, dấu hiệu thay đổi ảnh hưởng đến kết hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời  Rút kết luận đắn hoạt động đồng thời cải tiến công tác quản trị  Do người tiến hành giám sát, đo lường thực với người đánh giá định điều chỉnh khác nên cần phải xây dựng mối quan hệ phù hợp họ Đánh giá việc thực hoạt động Đánh giá xem xét phù hợp kết đo lường so với tiêu chuẩn Nếu trình hoạt động phận doanh nghiệp thực phù hợp với tiêu chuẩn xác lập, kết luận việc diễn theo kế hoạch không cần điều chỉnh Ngược lại, kết thực không phù hợp với tiêu chuẩn cần điều chỉnh Khi đó, người ta tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động doanh nghiệp để tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay khơng cần phải điều chỉnh để đạt hiệu Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp phương tiện đo lường có khả xác định cách xác kết hoạt động việc đánh giá thực thực tế tương lai công việc tương đối dễ dàng Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn xác khó đo lường, dự báo thực 3.1.4 Điều chỉnh sai lệch Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch việc thực hoạt động thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đề nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động Thông qua việc đo lường đánh giá kết bước trên, xác định cần phải áp dụng biện pháp gì, đâu, làm để đảm bảo cho việc thực hoạt động ngày đem lại kết cao Việc điều chỉnh sai lệch thực tế tiến hành theo hướng:  Điều chỉnh kế hoạch;  Thay đổi mục tiêu;  Hoàn thiện lại cấu tổ chức;  Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên… TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 41 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt 3.2 Cơng cụ kiểm sốt 3.2.1 Khái niệm Công cụ phương tiện cần thiết người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng việc làm cho sống tốt Như thế, để thực công việc người phải chế tạo sử dụng cơng cụ cần thiết Để hồn thành nhiệm vụ quản trị, người cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau; đó, để thực hoạt động kiểm soát với hiệu cao, nhà quản trị cần biết sử dụng cơng cụ kiểm sốt thích hợp Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng tính chất hoạt động kiểm sốt Thơng thường người ta sử dụng cơng cụ định tính cơng cụ định lượng phục vụ cho hoạt động kiểm soát Cơng cụ định tính thường sử dụng thực kiểm soát chiến lược; kiểm soát ngắn hạn với nội dung cụ thể, người ta nghĩ tới cơng cụ định lượng Lĩnh vực tính tốn có ý nghĩa đặc biệt với tư cách cơng cụ kiểm soát Lĩnh vực đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin để điều khiển ngắn hạn Các cơng cụ kiểm sốt chuyển hố từ lĩnh vực tính tốn hệ thống số liệu, giá tính tốn ngân sách Các liệu kiểm sốt hình thành với tư cách cơng cụ phối hợp, với tư cách công cụ trợ giúp định trợ giúp thông tin Trong quan hệ với kiểm soát chiến lược dài hạn, phương pháp dự báo tương lai nhấn mạnh Các cơng cụ phục vụ mục tiêu phối hợp, trợ giúp định trợ giúp thơng tin thời kì chiến lược Sự phát triển cơng nghệ thơng tin có ý nghĩa lớn tham gia cơng cụ kiểm sốt Điều cho phép mở rộng khả nghiên cứu hơn, trình chế biến liệu tự động giúp giảm thiểu thời gian chi phí cần thiết Hướng vào việc đơn giản hoá khái quát hoá phương pháp định hướng cho phép ứng dụng tiến kĩ thuật cơng nghệ thơng tin vào thực tế Có thể thấy, cơng cụ kiểm sốt doanh nghiệp nhằm:  Thực phối hợp hoạt động phận, cá nhân  Trợ giúp việc định quản trị 3.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn cơng cụ kiểm sốt 3.2.2.1 Mục đích kiểm soát Tổ chức hoạt động kiểm soát doanh nghiệp với mục đích khác nhau:  Kiểm sốt bên ngồi kiểm sốt ban/bộ phận kiểm sốt công ty cổ phần đại diện sở hữu chủ doanh nghiệp nhà nước nhằm mục đích kiểm soát tuân thủ kiểm soát thực trạng tài doanh nghiệp Với mục đích này, kiểm sốt bên ngồi kiểm sốt phận kiểm sốt cơng ty cổ phần đại diện sở hữu chủ doanh nghiệp nhà nước có nội dung, đối tượng sử dụng cơng cụ phù hợp 42 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát  Kiểm soát hoạt động kinh doanh máy quản trị doanh nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp ln hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích mong muốn Nhằm vào mục đích kiểm sốt phải sử dụng cơng cụ thích hợp trình bày nội dung có liên quan 3.2.2.2 Đối tượng kiểm soát Đối tượng kiểm soát đối tượng bên doanh nghiệp cần giám sát Đối tượng kiểm sốt tài sản, hoạt động, thông tin… bên doanh nghiệp Hoạt động kiểm sốt đạt mục tiêu đặt tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát Sự phù hợp phải thể việc xác định nội dung, tiêu chuẩn phương pháp đánh giá sở đòi hỏi đối tượng đánh giá Các doanh nghiệp có quy mơ khác nhau, hoạt động lĩnh vực khác nhau, chịu ảnh hưởng yếu tố môi trường kinh doanh khác Một doanh nghiệp có quy mơ lớn, bao gồm nhiều phận khác nhau, chịu ảnh hưởng lớn nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh nước nước phải thực việc kiểm soát phức tạp nhiều so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ yếu phạm vi thị trường hẹp Nếu đối tượng kiểm sốt chiến lược phải sở phán đốn mơi trường kinh doanh bao gồm mơi trường bên ngồi mơi trường bên (xu phát triển, thời cơ, đe doạ, thuận lợi khó khăn) để sốt xét lại mục tiêu kinh doanh; sở mà hình thành mục tiêu chiến lược, phương án chiến lược lựa chọn phương án chiến lược tối ưu Trong giai đoạn này, đối tượng kiểm soát môi trường kinh doanh (môi trường bên bên ngồi doanh nghiệp) với nhân tố có giá trị định hướng vận động khoảng thời gian dài, mục tiêu chiến lược thích ứng với nhân tố thường mục tiêu dài hạn Thích ứng với đối tượng kiểm sốt mang đặc tính phải sử dụng hình thức kiểm sốt chiến lược Kiểm soát chiến lược nhằm đánh giá xem liệu mục tiêu giải pháp chiến lược có đảm bảo tính đắn hay khơng? Khi chiến lược kinh doanh xây dựng khoảng thời gian dài dựa sở dự đốn mơi trường đầy biến động (đặc biệt với mơi trường bên ngồi) nhiều trường hợp biến động mơi trường nằm ngồi dự đốn nên phải kiểm sốt để có điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lược ln thích ứng với môi trường kinh doanh Nếu đối tượng kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát kế hoạch triển khai chiến lược kinh doanh hình thành sách, giải pháp tổ chức thực chiến lược xác định Lúc này, kiểm soát phải sâu vào hoạt động tác nghiệp cụ thể Tùy vào đối tượng kiểm soát, doanh nghiệp lựa chọn cơng cụ kiểm sốt tương ứng nhằm phù hợp với đặc điểm đối tượng kiểm sốt cụ thể TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 43 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt 3.2.2.3 Trình độ đội ngũ nhân viên kiểm soát Năng lực phản ánh kiến thức kỹ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ định Kiến thức kỹ nhân viên kiểm soát ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơng cụ kiểm sốt Tùy vào mục tiêu doanh nghiệp, kế hoạch chiến lược để hoàn thành mục tiêu đó, nhà quản trị lựa chọn cơng cụ kiểm sốt thích hợp Mỗi cơng cụ kiểm sốt thể qua số công việc cụ thể, cụ thể thành yêu cầu kiến thức kỹ mà nhân viên cần có để sử dụng cơng cụ kiểm sốt Khi xác định lực cần thiết, nhà quản trị cần cân nhắc việc sử dụng công cụ kiểm soát lực nhân viên thực nhiệm vụ, tránh trường hợp lực nhân viên có hạn lại yêu cầu họ sử dụng cơng cụ kiểm sốt q phức tạp ngược lại 3.2.2.4 Trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm sốt Đối với hoạt động kiểm sốt điều kiện làm việc, thiết bị tốt, đầy đủ giúp cho nhân viên kiểm sốt thực cơng việc thuận tiện hơn, nhanh kịp thời đồng thời góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp hoạt động kiểm sốt Mỗi loại cơng cụ kiểm sốt địi hỏi trang thiết bị hỗ trợ cần có khác nhau, chẳng hạn số phần mềm trợ giúp, hay máy tính cần truy nhập vào mạng Internet mạng doanh nghiệp để khai thác, trao đổi sử dụng thơng tin cần thiết Ngồi ra, máy móc phương tiện trang bị đồng máy photocopy, đèn chiếu, phương tiện lại tất thiết bị, dụng cụ giúp cho hoạt động kiểm soát doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, giúp cho công cụ kiểm soát doanh nghiệp hoạt động hiệu 3.2.3 Yêu cầu lựa chọn công cụ kiểm sốt Các nhà quản trị muốn có hệ thống kiểm sốt thích hợp hữu hiệu để giúp cho doanh nghiệp trì hoạt động diễn theo kế hoạnh nhằm đạt mục tiêu đề Vì tổ chức có mục tiêu hoạt động, cơng việc, người cụ thể riêng biệt, biện pháp cơng cụ kiểm sốt doanh nghiệp phải xây dựng dựa đặc điểm riêng Tuy nhiên, dù theo hình thức hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp vào tuân thủ theo nguyên tắc 3.2.3.1 Căn kế hoạch hoạt động tổ chức Cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm soát thường dựa vào kế hoạch Thơng qua hoạt động kiểm sốt, nhà quản trị biết diễn biến trình thực kế hoạch Các kế hoạch chương trình có đặc trưng thống nhất, nhiên thơng tin để kiểm sốt việc thực chương trình hoạt động marketing khác nhiều so với thơng tin cần thiết để kiểm soát hoạt động phận sản xuất Do vậy, cơng cụ kiểm sốt lựa chọn phải phù hợp với kế hoạch hoạt động tổ chức 44 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt 3.2.3.2 Phải mang tính đồng Trong q trình kiểm sốt hoạt động doanh nghiệp, cần quan tâm đến chất lượng hoạt động tồn hệ thống khơng phải chất lượng phận, người Cần quan tâm đến chất lượng q trình hoạt động khơng đến kết cuối hoạt động 3.2.3.3 Phải thực điểm trọng yếu Khi xác định rõ mục tiêu cần đạt hoạt động kiểm sốt cần phải xác định nên kiểm tra đâu? Trên thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu khơng xác định xác vị trí cụ thể hoạt động kiểm sốt làm tốn thời gian, tiền bạc mà điều quan trọng đưa khối lượng thông tin dàn trải dẫn đến định đưa từ nhà quản trị gặp khó khăn Tuy nhiên, đơn dựa vào chỗ khác biệt chưa đủ Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm chi phí lao động doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch không đáng quan tâm chi phí tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù Kết hoạt động kiểm sốt đưa nhiều thơng tin, nhiên nhà quản trị nên quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng hoạt động nhằm để đạt mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra, yếu tố gọi điểm trọng yếu doanh nghiệp 3.2.3.4 Kiểm sốt phải mang tính khách quan xác Trong trình kiểm tra, nhà quản trị cần dựa vào hoạt động thực tế phòng/ban, cá nhân để từ đưa kết luận phù hợp Các nhà quản trị không nên dựa vào định kiến để đưa kết luận đánh giá không đối tượng, dẫn đến kết kiểm sốt bị sai lệch làm cho doanh nghiệp gặp phải tổn thất lớn Do đó, hoạt động kiểm sốt cần phải thực với thái độ khách quan trình thực Đây yêu cầu cần thiết để đảm bảo kết kết luận từ hoạt động kiểm sốt xác 3.2.3.5 Phải phù hợp với tổ chức Hoạt động kiểm soát cần phải phù hợp với đặc điểm tổ chức Chẳng hạn, doanh nghiệp nhỏ cần số công việc kiểm tra khác với doanh nghiệp lớn Một doanh nghiệp sản xuất đa sản phẩm có hoạt động kiểm tra khác hẳn với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đơn Do vậy, hoạt động kiểm tra cần phải đảm bảo phản ánh theo cấu tổ chức nhằm đảm bảo hoạt động có người đứng chịu trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm để điều chỉnh sai lệch (nếu có) Ngồi ra, hoạt động kiểm soát đạt hiệu cao cần xây dựng quy trình nguyên tắc kiểm tra phù hợp với TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 45 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt nét văn hóa doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo việc kiểm tra khơng nên thiết lập cách trực tiếp chặt chẽ Ngược lại, nhân viên cấp quen làm việc với nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên đạo chặt chẽ, chi tiết nhân viên cấp có tính ỷ lại, khơng có khả linh hoạt khơng thể áp dụng cách kiểm tra, nhấn mạnh đến tự giác hay tự điều chỉnh người 3.2.3.6 Phải đưa hoạt động cần điều chỉnh (nếu có) Hoạt động kiểm sốt coi phù hợp sai lệch so với kế hoạch tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức; điều động đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu q trình kiểm sốt mà nhận sai lệch, nhiên không thực việc điều chỉnh, việc kiểm tra hồn tồn vơ ích Kiểm soát chức quản trị doanh nghiệp, có liên quan mật thiết với chức hoạch định, tổ chức nhân 3.2.3.7 Cần linh hoạt đa dạng Trong điều kiện môi trường kinh doanh thường xuyên biến động tính linh hoạt điều kiện đảm bảo kết hiệu công tác kiểm sốt Để đảm bảo tính linh hoạt doanh nghiệp phải biết kết hợp kế hoạch kiểm sốt hai hình thức kiểm sốt định kỳ kiểm soát bất thường; đồng thời, điều phải triển khai thực tiễn Kiểm soát định kỳ xác định trước thời điểm tiến hành kiểm sốt quy định rõ khoảng cách thời gian kiểm soát cho loại đối tượng với nội dung, phương pháp công cụ cụ thể xác định Đây việc làm khơng khó hoạch định tổ chức thực Kiểm soát bất thường đặt xuất thay đổi liên quan đến đối tượng kiểm soát dẫn đến doanh nghiệp không thay đổi kịp thời mục tiêu giải pháp mục tiêu đặt trước có nguy không thực Đặc biệt kiểm sốt chiến lược thấy điều kiện mơi trường bên ngồi bên thay đổi việc đặt kiểm soát bất thường cần thiết Chỉ có thơng qua kiểm sốt bất thường doanh nghiệp xem xét lại xem xu viễn cảnh xuất gì? Vị trí doanh nghiệp ảnh hưởng đến triển vọng phát triển doanh nghiệp? Có cần điều chỉnh chiến lược? Và cần điều chỉnh mục tiêu giải pháp? Trong kế hoạch kiểm sốt, hình thức kiểm sốt bất thường không xác định cụ thể số lần, đối tượng, nội dung phương pháp kiểm soát cụ thể mà xác định tiêu chuẩn “giới hạn” cho đối tượng, tổ chức thực tiêu chuẩn vượt qua “giới hạn” xác định phải tiến hành kiểm soát với đối tượng, nội dung phương pháp kiểm soát cụ thể phù hợp 46 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát 3.2.3.8 Tiết kiệm đảm bảo hiệu kinh tế cao Hoạt động kiểm sốt coi có hiệu chúng có khả làm sáng tỏ nguyên nhân điều chỉnh sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ Yêu cầu địi hỏi lợi ích hoạt động kiểm sốt phải tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp bỏ Mặc dù yêu cầu đơn giản khó thực hành Thơng thường nhà quản trị phải bỏ nhiều chi phí tốn cho hoạt động kiểm soát kết thu từ hoạt động lại không tương xứng 3.2.4 Một số cơng cụ kiểm sốt Có nhiều cơng cụ để kiểm soát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, để cung cấp cho nhà quản trị nhìn tồn diện thành đạt doanh nghiệp từ để giúp cho nhà quản trị hướng đến mục tiêu lâu dài doanh nghiệp người ta thường sử dụng số cơng cụ tài sau 3.2.4.1 Phân tích chênh lệch Là q trình so sánh doanh thu chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp Thông qua phân tích chênh lệch nhà quản trị xác định nguyên nhân doanh nghiệp khơng đạt mục tiêu Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể: nhà quản trị đánh giá hoạt động doanh nghiệp cách so sánh kết thực tế với dự toán tổng thể Dự toán tổng thể lập cho mức hoạt động, cho phép nhà quản trị biết lợi nhuận có đạt mong muốn hay khơng? Do đó, việc sử dụng công cụ cho phép doanh nghiệp biết kết có đạt theo kế hoạch đặt hay khơng? Để hiểu tìm hiểu nguyên nhân lại dẫn đến chênh lệch thường phải sử dụng đến dự tốn linh hoạt Phân tích chênh lệch so với dự tốn linh hoạt: cho phép nhà quản trị đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp Dự toán linh hoạt xây dựng sở thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh Như vậy, điều kiện mơi trường kinh doanh thay đổi có mức doanh thu chi phí xác định Do vậy, dự toán linh hoạt giúp cho nhà quản trị kiểm sốt tốt tình hình hoạt động thực tế doanh nghiệp do:  Chỉ nguyên nhân dẫn đến chênh lệch (chi phí mua nguyên vật liệu, giá bán sản phẩm, chi phí quản lý)  Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử loại chi phí phân tích chênh lệch như: chi phí sản xuất tăng số lượng sản phẩm làm không thay đổi, nhà quản trị phải xem xét lại khâu sản xuất xem có nguồn lực bị lãng phí (nguyên vật liệu, nhân công); doanh thu khâu bán hàng giảm sản phẩm bán không giảm, nhà quản trị phải xem xét lại quy trình bán hàng TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 47 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt Như vậy, phân tích tổng thể dựa dự tốn tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp, phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp 3.2.4.2 Hệ thống định mức Thông qua hệ thống định mức nhà quản trị đánh giá việc sử dụng ngun vật liệu, nhân cơng có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt hay không? Qua việc sử dụng công cụ giúp cho nhà quản trị đúc rút kinh nghiệm để đề định mức hợp lý hiệu cho doanh nghiệp, định mức khó đạt dễ làm nản lịng người thực định mức dễ đạt tạo cho nhân viên nỗ lực Định mức lao động yếu tố có tính then chốt, quan trọng việc quản lý điều hành quan, tổ chức Định mức lao động sở để tổ chức lao động khoa học, lập giao kế hoạch công tác sát, cho đơn vị, cá nhân Định mức lao động khoa học hiệu góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian sức lao động Thông qua định mức lao động, người quản trị kiểm sốt khối lượng chất lượng công việc phạm vi quản lý Đồng thời, định mức lao động nhằm phát cách cụ thể thiếu sót bất hợp lý tổ chức quản lý lao động Qua đó, người quản lý đưa kỷ luật lao động hợp lý Định mức lao động địn bẩy thúc đẩy suất, chất lượng lao động để tính tốn chi phí nhân cơng chi phí tổng sản phẩm Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm phương pháp sau:  Phương pháp phân tích có nghĩa sở phân tích tính chất phức tạp khâu cơng việc, thời gian thực hiện, trình độ cán tham gia thực hiệc khâu công việc, trình độ kỹ thuật cơng nghệ, điều kiện làm việc… để tính tốn định mức lao động cho khâu cơng việc cụ thể quy trình nghiệp vụ  Phương pháp tiêu chuẩn vào tiêu chuẩn, quy định nhà nước thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi… để xây dựng định mức lao động cho công việc, lĩnh vực để tính tốn định biên cho quan, tổ chức Phương pháp áp dụng đơn vị, lĩnh vực có văn quy định cụ thể đầy đủ  Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: dựa vào kết thực công việc kinh nghiệm để xây dựng định mức Định mức nguyên vật liệu: số lượng nguyên vật liệu cho phép sản phẩm lượng định mức tính theo thiết kế theo quy chuẩn Thông qua định mức nguyên vật liệu, nhà quản trị kiểm sốt khối lượng chất lượng nguyên vật liệu Đồng thời, định mức nguyên vật liệu nhằm phát cách cụ thể thiếu sót bất hợp lý hoạt động cung ứng Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng phương pháp sau: 48 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt  Phương pháp kỹ thuật: phương pháp đòi hỏi kết hợp chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác cơng việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm điều kiện công nghệ, khả quản lý nguồn nhân lực có doanh nghiệp  Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại nguyên vật liệu cần thiết nào, nhiên phải xem lại kỳ có thay đổi phải xem xét chi phí phát sinh kỳ trước phù hợp hay chưa, không hợp lý, hợp lệ bỏ hay xây dựng lại  Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh định mức nguyên vật liệu cho phù hợp với điều kiện hoạt động tương lai doanh nghiệp TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 49 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt Tóm lược cuối  Quy trình kiểm sốt cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu  Cơng cụ kiểm sốt phương tiện cần thiết người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng việc làm cho sống tốt  Quy trình kiểm sốt gồm giai đoạn:  Xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đánh giá;  Đo lường kết cách đối chiếu kết với tiêu chuẩn xác lập;  Tiến hành điều chỉnh (nếu có)  Một số cơng cụ kiểm sốt: 50  Phân tích chênh lệch;  Hệ thống định mức TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt Câu hỏi ơn tập Khái niệm quy trình kiểm sốt doanh nghiệp Khái niệm vai trị cơng cụ kiểm sốt hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Theo bạn nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơng cụ kiểm sốt Nêu u cầu có để lựa chọn cơng cụ kiểm sốt thích hợp Hãy nêu số cơng cụ kiểm sốt thường sử dụng doanh nghiệp Mỗi công cụ thường sử dụng lĩnh vực nào? TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 51 ... động kiểm sốt trở nên tương đối dễ dàng đạt hiệu cao TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 39 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát  Tiêu chuẩn định tính tiêu chuẩn. .. Không Tiến hành điều chỉnh 3.1.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn mốc mà từ người ta đo lường thành đạt Tiêu chuẩn kiểm soát tạo “mốc” cần thiết để đánh giá... thực tiêu chuẩn vượt qua “giới hạn” xác định phải tiến hành kiểm soát với đối tượng, nội dung phương pháp kiểm soát cụ thể phù hợp 46 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn