Khái niệm :Access là hệ quản trị CSDL nên có thể sử dụng dữ kiện lấy từ nhiều Table khác nhau nếu các Table này có mốI quan hệ với nhau, muốn vậy phải khai báo các mối quan[r]
(1)BÀI 01:(2Tiết)
PTTK CSDL& MS-ACCESS
BÀI 02:(4Tiết) TẠO CSDL,
TABLE,
&RELATIONSHIP
BÀI 03:(2Tiết)
KHÁI QUÁT QUERY
BÀI 05: (6Tiết)
QUERY CAO CẤP
BÀI 06:(2 Tiết) FORM
THIẾT KẾ VỚI WIZARD
BÀI 07:(6Tiết) FORM THIẾT KẾ DESIGN
VIEW
BÀI 08:(6Tiết)
MAIN FORM – SUBFORM
BÀI 09&10: (6Tiết)
REPORT KIỂM TRA (2Tiết)
MS-ACCESS 2003
BÀI 04:(4Tiết)
SELECT QUERY
(2)PTTK CƠ SỞ DỮ LIỆU& KHÁI QUÁT MS-ACCESS
I GIỚI THIỆU MS-ACCESS
II CÁC THÀNH PHẦN CSDL TRONG MS-ACCESS
III TẠO,MỞ VÀ ĐÓNG TẬP TIN CSDL.
Phần II : Khái quát Ms-Access
BÀI 01
Phần I: PT & TK Cơ sở liệu
(3)I KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CSDL hệ thống để quản lý thơng tin có đặc điểm sau:
Là tập hợp (có thể lớn) liệu có
cấu trúc lưu thiết bị trữ tin (như đĩa từ, băng từ , đĩa quang…)
Được chương trình ứng dụng cụ thể
khai thác thơng tin: tìm kiếm, sửa đổi, bổ sung, xóa Thơng tin phải bảo đảm tính quán.
Có thể thỏa mãn đồng thời cho nhiều người sử
dụng với mục đích khác nhau.
PTTK Hệ Thống CSDL
PTTK Hệ Thống CSDL
(4)Cơng ty có tập tin lưu trữ danh sách nhân viên máy tính, lúc ban giám đốc cần xem xét nhân viên để khen thưởng – phòng tài vụ lại cần lập bảng lương tháng cho nhân viên.
Như danh sách nhân viên ban giám đốc và phòng tài vụ khai thác lúc, dĩ nhiên thông tin nhân viên phải quán nghĩa dù đâu - ban giám đốc hay phòng tài vụ - thông tin ấy phải nhau.
(5)P Tổ chức
Kế toán P Kế hoạch
P Kinh doanh BP Kho
P Cung ung BGD
Ex:Sơ đồ minh hoạ CSDL dùng chung CSDL
(6)II THỰC THỂ & QUAN HỆ:
Thực thể là vật cụ thể hay trừu tượng thế giới khách quan.
Ví dụ:
Ví dụ:
Trong trường học có thực thể: giáo viên, học sinh, môn học…
Trong thư viện có thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản…
Trong công ty buôn bán cho phép trả chậm có thực thể: mặt hàng (cụ thể),công nợ (trừu tượng).
(7)Các thực thể có tính chất riêng gọi là
thuộc tính.
Mỗi thực thể có thuộc tính dùng để phân biệt đối tượng thực thể gọi thuộc tính khóa hay gọi tắt
khóa
Giữa thực thể có mối liên hệ với gọi là quan hệ (relation)
Ví dụ:
Ví dụ:
Mỗi học sinh có họ tên, họ tên là thuộc tính
Ví dụ:
Ví dụ:
(8)2 Các Quan Hệ:
Quan hệ một
Quan hệ mộtmột (one to one)một (one to one):: kí hiệu (1,1), quan hệ
hình thành đối tượng thực thể có quan hệ với đối tượng thực thể
Ví dụ:
Ví dụ:
Một nhân viên thuộc phòng ban nhất
Ví dụ:
Ví dụ:
Một Lớp có nhiều sinh viên theo học Một sinh viên học nhiều môn học khác nhau.
Quan hệ một
Quan hệ mộtnhiều (one to many)nhiều (one to many):: ký hiệu (1,n),
(9)Ví dụ:
Ví dụ:
Trong thư viện, ta xét quan hệ thực thể
sách thực thể độc giaû: Một sách
nhiều độc giả mượn đồng thời một độc giả mượn nhiều sách.(lúc này, Access, ta phải biểu diễn quan hệ nhiều-nhiều nói hai quan hệ một-nhiều).
(10)3 Mô Hình CSDL Quan Hệ:
Theo mơ hình liệu, thông tin thực thể cần quản trị lưu vào máy tính dạng bảng (Table)
Giữa bảng có quan hệ với mối quan hệ biểu diễn dạng bảng
Ví dụ:
Ví dụ:
Xét hoạt động thư viện Dữ liệu cần quản lí của thư viện gồm có:
* Sách ta gọi Sách thực thể.
(11)Biểu diễn thực thể dạng bảng sau:
MaSach TenSach TacGia NamXB NhaXB SoLuong
CT003 Lenin toàn tập V I Lenin 1980 Sự thật 12
MaDG TenDG DiaChi
DG0001 Trần Văn A 11 Lê Lai Q1
Sách:
Độc Giả
Giữa thực thể Sách thực thể Độcgiả có quan hệ
mượn traû, biểu diễn sau:
Mượn
MaDG MaSach NgayMuon NgayTra
(12)Khái Quát Về MS -
Khái Quát Về MS -
Access
Access
Phần II:
I GIỚI THIỆU VỀ ACCESS:
Ms-Acces 2003 phần mềm thuộc hệ quản trị CSDL. Giúp quản lý, bảo trì khai thác số liệu máy tính Màn hình Acces khởi động:
Blank DataBase: Tạo CSDL mới,trống General Templates : nếu muốn tạo tập tin CSDL theo mẫu tập tin CSDL có sẵn Access
(13)II TẠO,MỞ VÀ ĐÓNG MỘT TẬP TIN CSDL:
1 Tạo tập tin CSDL mớiTạo tập tin CSDL mới :
Để tạo tập tin CSDL mới, Bạn nhắp nút
Database Toolbar (hoặc sử dụng lệnh File\New Database) (phím gõ tắt Ctrl+N) Xuất hộp thoại File New Database:
Trong khung Save in: chọn ổ đóa, folder lưu tập tin.
Trong khung File name: ghi tên tập tin CSDL.
Nhấp chọn nút lệnh
(14)2 M M t T p Tin CSDL ã CóM M t T p Tin CSDL ã Cóở ộ ậở ộ ậ ĐĐ :
Để mở tập tin CSDL có đĩa, nhấp nút Database Toolbar (hoặc sử dụng lệnh
File \Open Database – phím gõ tắt Ctrl+O) Xuất hiện hộp đối thoại Open:
Trong khung Look in: chọn ổ đĩa, folder chứa tập tin muốn mở.
Trong khung bên : chọn tập tin CSDL muốn mở.
Nhấp chọn nút lệnh
(15)3 Đóng T p Tin CSDL Đóng T p Tin CSDL ậậ :
Sau mở làm việc với tập tin CSDL Access, nếu muốn đóng tập tin này, ta thực sau:
Đóng lưu tất đối tượng mở
(ví dụ bảng, vấn tin, biểu mẫu, báo cáo).
Trên hình cịn cửa sổ CSDL
làm việc, dùng lịnh File\Close.
(16)III CÁC THÀNH PHẦN CSDL TRONG MS-ACCESS
Table: Ghi lưu liệu sở tổ chức thành nhiều dòng mỗi dòng nhiều cột.Lưu trữ thông tin thực thể hay một quan hệ.
Query: Công cụ truy vấn thực thao tác rút trích, cập nhật DL Table
Form: Mẫu biểu Dùng để thiết kế hình nhập liệu sinh động hơn.
Report: Báo biểu kết đầu trình khai thác dự liệu.
Macro : Tập hợp lệnh nhằm tự động hóa thao tác Có thể xem cơng cụ lập trình đơn giản
(17)IV CÁC TỐN TỬ TRONG NGƠN NGỮ ACCESS
Toán tử ý nghĩa
( ) Kết nhóm biểu thức
Not Đúng sai, Sai đúng
And Tất đúng, ngược lạI sai Or Chỉ ĐK đúng, tất sai sai Xor 2 ĐK cho kết trái ngược đúng Epv 2 ĐK cho kết trái ngược sai
^ Luỹ thừa (5^3=75)
+ - * / Cộng, Trừ, Nhân, Chia
(18)Toán tử ý nghĩa <, >, = Nhỏ hơn, Lớn hơn, bằng
<=, >= Nhỏ hay bằng, Lớn hay bằng
<> Khơng bằng
Is Chính là: để so sánh đối tượng
In Ở trong, dùng câu truy vấn
Between And Trong khoảng từ: #Ngay# đến #ngay#
Like Giống: *(tổ hợp kí tự bất kỳ), ?(1 ký tự bất kỳ), #(Một ký số bất kỳ)
& Ghép chuỗi
(19)Toán tử ý nghĩa Toán tử ý nghĩa
True Trị đúng “ ” Dấu rào chuỗi
False Trị sai [ .] Dấu rào biến
Null Trị rỗng # .# Dấu rào trị ngày
Date Ngày hành [White] Màu trắng
Now Ngày hành [Black] Đen
Time Giờ hành [Blue] Xanh
Timer Số giây hành [Yellow] Vàng
Page Số trang [Green] Xanh lá
(20)V MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MS-ACCESS Dùng Control Panel để thiết lập định dạng ngày tháng kiểu DL số
Menu Tools/ Option Access để thiết lập môi trường cho Access
View: Hiện thị tình trạng
General : Định lề trang, thư mục việc mặc định Edit/Find: cách thứ tìm, xóa, thay đổi mẫu tin
Keyboard: Xử lý di chuyển dấu nháy
DataSheet : Định dạng cho DataSheet (Font, màu ) Form/Report: Sử dụng, khuông dạng
(21)TẠO CSDL,TABLE & RELATIONSHIP
I MỘT SỐ KHÁI NIỆM II TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU
III LÀM VIỆC VỚI TABLE
BÀI 2
(22)Các mục khóa
• Mục khóa dùng để làm ?
Khóa thiết lập hay nhiều Field dùng để nhận diện mẫu tin Table để thiết lập mốI quan hệ Table Có loạI khố & Khóa ngoại
• Khóa
Thiết lập để nhận diện mẫu tin Table trị khóa khơng trùng nhau, khơng chứa trị Null
• Khố ngoại
Dùng để tham chiếu đến hay nhiều Field khóa Table Kiểu liệu khóa ngoạI khóa phảI phù hợp
(23)Ví dụ:
(1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khố SoBaoDanh Vì thí sinh nhiều
trường có giá trị hệt nhau, SoBaoDanh nhất.
(2)- bảng CANBO trường MaCanBo sẽ trường khóa không thể tồn 2
cán bảng trùng MaCanBo
(3)- bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 trường hangID và
hoadonID là trường khố Vì khơng thể hoá đơn bảng hàng nào
(24)Minh Họa Khóa
Khóa
(25)1 Dùng Database Wizard 2 Tạo CSDL Trống
• Nếu mớI khởi động Access : Chọn mục Blank Database/OK Chọn thư mục đặt tên
(26)01 Vai trò Table
02 Các thông số Table 03 Thiết kế cấu trúc Table
04 Các thuộc tính quan trọng
(27)Tầm quan trọng Table
Cấu trúc Table
Table thành phần quan trọng của CSDL MS-Access Dùng để ghi nhận liệu sở, nghiệp vụ phát sinh, biến động thông tin muốn quản lý.
• Dữ liệu tổ chức chứa nhiều dòng gọi
mẫu tin (Record)
• Trên dịng chứa nhiều cột dòng trường (Field
hay Column)
(28)(29)Tổng số ký tự tên Table 64 Tổng số ký tự tên Field 64 Tổng số Fields Table 255 Tổng số Tables mở lúc 1.024 Kích thước tối đa Table 1 GB Tổng số ký tự Field kiểu Text 255 Tổng số ký tự Field kiểu Memo 65.535 Tổng số ký tự thông báo Validation Text 255 Tổng số ký tự quy luật kiểm chính 2.048
.v.v.
(30)Tạo Table
Lưu Table
Từ cửa sổ DataBase chọn mục Table mục Create table Design View Màn hình Design View table Hiện ra.
Thiết kế xong File/Save để lưu thoát chưa lưu Acess sẽ thông báo yêu cầu lưu
Hiệu Chỉnh Table
Chọn Table cần hiệu chỉnh chọn chức DesignView
Xóa Table
Chọn Table cần xóa nhấn Delete, chọn Yes
(31)Text Ký tự ,tối đa 255
Memo Ký tự tối đa 65.535
Number Chứa trị số
Date/ time Trị ngày, giờ
Currency Trị tiền tệ
Auto Number Trị số tự gán liên tục
OLE Object ĐốI tượng hình ảnh
Lookup
Wizard Chọn trị DS có sẳn
(32)Field Size Độ dài Text(255), Kiểu DL Number, AutoNumber
Format Định dạng cho DL nhập chuổi KTự Đdạng chọn kiểu thị cho kiểu: Date/Time, Num, Curr, Yes/No
Input Mask Quy định mặt nạ nhập liệu
New Values Chọn cách tạo số AutoNumber (Increment, Random)
Decimal Place Quy định số phần số thập phân
Caption Chứa tên gọi khác cho Field
Default Value Giá trị mặt định không nhập
Validation Rule Quy tắc kiểm tra DL nhập
Validation Text Chuổi thông báo lổi Validation Rule
Required Bắt buột phải nhập liệu cho Field
Allow Zero Length Cho phép chuổi có độ dài Zero (Yes/No)
Indexed Cách tạo mục (No, Yes Duplicates, No Duplicates)
(33)Xác lập Vùng lưu trữ K.Thước
Byte 0 255 1Byte
Interger -32,768 32,768 2
Long Interger -2,147,483,648 2,147,483,648 4
Single -3.402823.1038 3.402823.1038 4
Double -1.79769313486231.10308
1.79769313486231.10308 8
ReplicationID Lưu trữ định danh cấp toàn cục 16
Kiểu DL Text : Dài tối đa 255 (Mặc định 50)
Kiểu DL AutoNumber : Long Interger hay ReplicationID Kiểu DL Number :
(34)Ký hiệu Mô tả
(Space) Hiện thị khoảng trắng ký tự
“ABC” Hiện thị ngoặc kép ký tự
! Canh trái thay canh phải
* Điền khoảng trắng khả dụng ký tự kế tiếp
\ Hiện thị ký tự ký tự bình thương
[Color] Chỉ định màu (Black, Blue, Green, )
Ký tự định dạng dùng chung
Ký hiệu Mô tả
@ Bắt buột khoảng trắng hay ký tự
& Không Bắt buột khoảng trắng hay ký tự
< Đổi tất thành chữ thường
> Đổi tất thành chữ hoa
Ký tự định dạng dùng riêng cho Text Memo
(35)Ký hiệu Mô tả . Dấu phân cách phần thập phân , Dấu phân cách hàng ngàn
# Ký số giữ vị trí (Hiện thị ký số hay khơng thị cả)
$ Hiện thị ký hiệu $
% Giá trị /100 có ký hiệu % nối vào
E+ Hay E- Ký hiệu khoa học : 0.00E-00 hay 0.00E00
(36)Ký hiệu Mô tả
0 (0 9) bắ t buột , không dùng +
-9 (0 9) , khoảng trắng không bắt buột, không dùng +
-# (0 9), khoảng trắng cho dùng +-
L (A Z) bắt buột
? (A Z) Không bắt buột
A Mẫu ký tự hay ký số (Mục bắt buột)
& Ký tự hay khoảng trắng bắt buột
C Ký tự hay khoảng trắng không bắt buột
, : ; - / Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn, ngày giờ
< Chuyển tất thành ký tự thường
> Chuyển tất thành ký tự in
! Canh trái, kèm ký tự hay InputMask nào
\ Ký tự theo sau hiển thị ký tự bình thường
Ký hiệu dùng trongInputMask
(37)Minh họa
IV THIẾT LÂP MỐI QUAN HỆ(RELATIONSHIP)
Khái niệm :Access hệ quản trị CSDL nên sử dụng kiện lấy từ nhiều Table khác Table này có mốI quan hệ với nhau, muốn phải khai báo mối quan hệ Table liên quan.
Quy định: Những Field đối chiếu Table có quan hệ thường có tên giống nhau, có kiểu liệu muốn định nghĩa QH phải đóng Table mở, mở cửa sổ Relationship
(38)Liên kết bảng liệu
Trong Access tồn kiểu liên kết: liên kết 1-1 liên kết 1-n (một-nhiều)
Liên kết 1-1 là: ghi bảng liên kết với tới ghi bảng ngược lại;
Ví dụ liên kết 1-1:
(39) Liên kết 1-n là: trường bảng liên kết với
hoặc nhiều ghi bảng nhiều (n) Ngược lại, ghi bảng nhiều liên kết tới trường bảng
Ví dụ liên kết 1-n:
(40)(41)Từ cửa sổ Show Table : Chọn Table hay query cần thiết lập quan hệ: Add vào
(Có thể thiết lập mối quan hệ đơi hay mối QH với nó)
Enforce referential integrity: Thiết lập tính tham chiếu toàn vẹn giữ Table Casade Update related records:
Xóa mẫu tin Table
Xóa mẫu tin Table quan hệ
Casade Delate related records:
cập nhật mẫu tin Table
(42)(43)Ví dụ:
CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp bảng liệu: HOCSINH, LOP,
KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với cách phù hợp phục vụ lưu
trữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh trường học Toàn cấu trúc
(44)(45)(46) CSDL Quản lý việc nhập-xuất vật tư cửa hàng Bao
gồm bảng: VATTU, KHACH, PHIEUNHAP,
(47)Qui trình xây dựng CSDL Access
Bước : Lần lượt xây dựng cấu trúc bảng liệu CSDL Với bảng liệu khai báo cấu trúc cần giải công việc sau :
- Khai báo danh sách trường bảng cột Field Name; - Chọn kiểu liệu phù hợp cho trường cột Data Type; - Thiết lập trường khoá cho bảng;
- Thiết lập số khác cần thiết cho trường :
Field Size, Format, Input Mark, Requried, Validate Rule, … - Ghi tên bảng
(48)Bước : Thiết lập thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu cần thiết cho các
quan hệ cửa sổ Relationships (menu Tool | Relationships hoặc nhấn nút
trên công cụ);
(49) Chú ý : Một số lỗi xảy nhập liệu
Lỗi thứ nhất:
Lỗi do: Bạn nhập vào giá trị không tương thích với kiểu liệu trường định
Ví dụ: trường kiểu Numeric mà gõ vào chữ cái; không gõ đầy đủ giá trị ngày, tháng, năm cho trường kiểu Date/Time, lỗi xuất
(50)Lỗi thứ 2:
Lỗi do: Bạn không nhập giá trị để trống giá trị trường khố Đã trường khố ln u cầu phải nhập liệu cho ghi
Khắc phục: phải nhập đầy đủ giá trị cho trường khoá
Lỗi thứ 3:
Lỗi do: Giá trị trường khoá trùng Giá trị trường khoá vừa nhập vào trùng với giá
trị ghi bảng liệu
(51)Lỗi thứ 4:
Lỗi do: Bản ghi vừa nhập liệu bỏ trắng trường bắt buộc nhập liệu (những trường
được thiết lập thuộc tính Required=Yes)
Khắc phục: Phải nhập đủ liệu cho trường bắt buộc phải nhập liệu. Lỗi thứ 5:
Lý do: Lỗi thực thao tác vi phạm nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn liệu Ví dụ: Bạn nhập liệu bảng có quan hệ mà ghi nhập liên kết tới ghi bảng có quan hệ với (nhập hàng bán mà
mã hàng chưa có bảng danh mục hàng hoá)
(52)Bài tập
1 Xây dựng CSDL Quản lý lương cán quan có cấu trúc sau :
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc bảng cách phù hợp : kiểu liệu trường; trường khố; thuộc tính Lookup thuộc tính khác;
- Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu cho quan hệ; - Nhập liệu sau :
(53)2 Xây dựng CSDL Quản lý việc bán hàng cho cửa hàng có cấu trúc sau :
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc bảng cách phù hợp : kiểu liệu trường;
trường khoá; thuộc tính Lookup thuộc tính khác;
- Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo toàn vẹn liệu cho quan hệ;
- Nhập liệu sau : + khách hàng;
+ 15 danh mục hàng hố có bán; + lập 10 hoá đơn bán hàng;
(54)3 Xây dựng CSDL Quản lý sách thư viện có cấu trúc sau :
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc bảng cách phù hợp : kiểu liệu trường;
trường khố; thuộc tính Lookup thuộc tính khác;
- Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo toàn vẹn liệu cho quan hệ;
- Nhập liệu sau : + tác giả;
(55)4 Xây dựng CSDL Quản lý điểm học sinh trường phổ thơng có cấu trúc sau :
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc bảng cách phù hợp: kiểu liệu trường; trường khố; thuộc tính Lookup thuộc tính khác;
- Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu cho quan hệ; - Nhập liệu sau:
+ 10 môn học phổ thông; + khối học;
+ 15 lớp chia cho khối; + 30 học sinh;