BM 01-Bia SKKN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI Đơn vị: TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT CÔNG VĂN ĐI VÀ CÔNG VĂN ĐẾN Người thực hiện: ĐINH THỊ HUỆ Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học môn: Phương pháp giáo dục 1 Lĩnh vực khác: VĂN THƯ ý Có đính kèm: Mơ hình Phần mềm Phim ảnh Hiện vật khác BM02-LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: ĐINH THỊ HUỆ Ngày tháng năm sinh: 20/08/1983 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: 49, tổ 9D, khu phố 3, phường An Bình,TP Biên Hịa, Đồng Nai Điện thoại: 0613 822538 (CQ); ĐTDĐ: 0904 531 416 Fax: E-mail: hueanhgdtx@gmail.com Chức vụ: Nhân viên Đơn vị công tác: Trung tâm giáo dục thường xun TP Biên Hịa II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chun mơn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp - Năm nhận bằng: 2006 - Chuyên ngành đào tạo: Kế toán III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: Văn thư, thủ quỹ Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI - Trong giai đoạn trước tình hình ngày phát triển, đổi đất nước, thông tin ngày phát triển nói chung ngành giáo dục Đào tạo nói riêng cơng tác văn thư, văn phịng địi hỏi phải có số kiến thức định để xử lý tốt thông tin, công việc cách kịp thời hiệu - Là đơn vị hành nghiệp, lại Trung tâm Giáo dục thường xuyên có đa ngành, đa hệ có nhiều địa điểm học, dù lĩnh vực phải cần có phận tiếp nhận, xử lý thông tin Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo… cấp ban hành đến đơn vị ngược lại - Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, cơng văn, thị…là nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường phải thận trọng, tỷ mỷ, ngăn nắp xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hồn thành nhiệm vụ - Văn phịng phận thực chức giúp việc, phục vụ cho quan,là trụ sở quan nơi cán công chức, viên chức làm việc, địa điểm giao tiếp hoạt động Các vấn đề thông tin cán văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Các ý kiến đạo thủ trưởng cán văn phòng chuyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực Ngồi văn phịng cịn mặt quan, đơn vị nơi giải công việc với quan khác, cầu nối quan nhà nước với nhân dân - Xuất phát từ lý trên, nhằm để giúp đồng nghiệp làm cơng tác văn thư, văn phịng chưa đào tạo qua trường lớp có số kiến thức việc tổ chức, quản lý loại cơng văn đến có hiệu tơi xin đưa số biện pháp nghiên cứu đề tài: “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn công văn đến” Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI: Cơ sở lý luận: - Từ thực tế vừa nêu qua thời gian công tác nhận thấy Để làm tốt nhiệm vụ cơng tác văn thư, văn phịng địi hỏi người làm công tác cần phải hiểu công tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật Người làm cơng tác phải ln động, sáng tạo, nhiệt tình, tỷ mỷ tận tâm với cơng tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác Đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài - Ngoài người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phịng phải cần nắm vững nội dung cơng tác văn thư là: + Nhận vào sổ công văn đến + Nghiên cứu, phân phối, giải theo dõi việc giải công văn đến + Nghiên cứu dự thảo công văn + Giúp thủ trưởng sửa chữa duyệt dự thảo + Đánh máy công văn + Thủ trưởng xem lại, ký tên đóng dấu + Vào sổ gửi công văn + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Soạn thảo loại biên + Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ - Từ chỗ nắm nội dung yêu cầu công tác văn thư mạnh dạn đưa “Một số biện pháp để quản lý , bảo quản tốt công văn công văn đến” sau: Nội dung, biện pháp thực giải pháp đề tài: + Như biết đất nước ta nghèo, thời kỳ hội nhập Việc đầu tư cho ngành giáo dục thấp, nhiều thiếu thốn Các năm gần Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy Tuy nhiên bên cạnh cịn số phịng làm việc, văn phịng ban giám hiệu chật hẹp cụ thể văn phòng làm việc Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hịa Trước tình hình nhân viên làm công tác văn thư mạnh dạn đưa ý kiến tổ chức xếp lại nơi làm việc Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính xếp vị trí thuận tiện làm việc… Sau xếp văn phòng trở nên ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái, có khách đến liên hệ công tác tạo tâm lý tin tưởng nơi làm việc + Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư Là nhân viên làm công tác văn thư chưa tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ hành văn phịng nên lúc ban đầu tơi gặp nhiều khó khăn cơng tác, thân nhận thấy cơng việc mà phải làm đem lại ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc Từ nên tơi tìm tịi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm đơn vị trường bạn làm tốt áp dụng trung tâm Sau thời gian đến cơng tác văn thư trung tâm hoạt động tốt có hiệu 2.1 Tổ chức quản lý cơng văn đến: - Khi có cơng văn chuyển đến người trực tiếp tiếp nhận đăng ký có theo dõi cơng văn đến từ nguồn Kiểm tra sơ có phải cơng văn gởi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ vào sổ Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau ghi công văn đến Đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng Sau vào sổ cơng văn đến theo mẫu: SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐẾN Số đến Ngày tháng đến Nơi Số,ký Ngày gởi hiệu tháng công công công văn văn văn Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận Ghi ……… …… …… ……… ……… ……… … ……… …… …… ……… ……… ……… … 2.2 Tổ chức giải công văn - Công văn văn bản, báo cáo, thông báo…được quan đơn vị phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan - Thủ trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải công văn quan - Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục - Những công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù lập sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ loại giấy tờ, tài liệu,… - Công văn phải lưu hai nơi: Văn thư nơi thảo công văn - Sổ công văn lập thành nhiều sổ đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm SỔ CÔNG VĂN ĐI Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội Nơi nhận Nơi nhận Ghi công công văn dung công văn lưu ………… ……… …………… ……… …… ………… ……… …………… ……… …… văn III HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm nhân viên văn thư trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa từ năm 2007 đến nhận thấy: - Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỷ công việc, xử lý công việc tốt hơn, hiệu - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày tơi - Giúp Ban Giám đốc hồn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học 2012-2013 - Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao đạt danh hiệu “Lao động tiên tiến” nhiều năm liền IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG 4.1 Khả áp dụng: - Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân nhân viên văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Có tinh thần trách nhiệm thì cơng việc đạt hiệu cao - Cơng tác văn thư, văn phịng mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, xác thái độ hịa nhã, ân cần siêng Phải thực yêu công việc, xem việc làm tạo điều kiện để quan hoàn thành nhiệm vụ - Đây mảng đề tài cịn nhiều mẻ, q trình tìm tịi học hỏi chắn cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp anh, chị để đề tài ngày hoàn thiện Từ giải pháp kết lợi ích cho đơn vị Như trao dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ Từ thân suy nghĩ tìm tịi viết sáng kiến kinh nghiệm sử dụng nhiều đơn vị hành nghiệp 4.2 Đề xuất kiến nghị: - Để người làm công tác văn thư, văn phịng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý - Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ trung tâm ngày tốt - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn - Cần mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ Trên tất kinh nghiệm quý báu “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn công văn đến” mà thân học hỏi từ đồng nghiệp đúc kết trình làm việc Tuy nhiên trình thực trình bày khơng tránh khỏi thiếu sót mà thân khơng thấy Rất mong đóng góp ý kiến chân thành quý thầy cô Hội đồng thi đua cấp sở để hoàn thiện sáng kiến “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn công văn đến” ngày đạt hiệu cao hơn./ Xin chân thành cảm ơn! V Tài liệu tham khảo: - Tính chất tài liệu lưu trữ Thạc sĩ Nguyễn Lệ Nhung - Luật lưu trữ Nhà xuất Lao Động - Tuyển tập văn Quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hành Trung tâm KH CN văn thư, lưu trữ 2 Một số trang web mạng Internet NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐINH THỊ HUỆ BM04-NXĐGSKKN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA Độc lập - Tự - Hạnh phúc Biên Hòa, ngày tháng năm 2013 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2012-2013 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn công văn đến Họ tên tác giả: Đinh Thị Huệ Đơn vị (Tổ) Trung tâm GDTX TP Biên Hòa Lĩnh vực: Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học môn: Phương pháp giáo dục Lĩnh vực khác: Văn thư ý Tính - Có giải pháp hồn tồn - Có giải pháp cải tiến, đổi từ giải pháp có 1 Hiệu - Hồn toàn triển khai áp dụng toàn ngành có hiệu cao - Có tính cải tiến đổi từ giải pháp có triển khai áp dụng tồn ngành có hiệu cao - Hoàn toàn triển khai áp dụng đơn vị có hiệu cao - Có tính cải tiến đổi từ giải pháp có triển khai áp dụng đơn vị có hiệu Khả áp dụng - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Tốt Khá Đạt - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Tốt Khá Đạt - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Tốt Khá Đạt XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN (Ký tên ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên đóng dấu) ... số kiến thức việc tổ chức, quản lý loại công văn đến có hiệu tơi xin đưa số biện pháp nghiên cứu đề tài: ? ?Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn công văn đến? ?? Trung tâm giáo dục thường... kinh nghiệm: Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn công văn đến Họ tên tác giả: Đinh Thị Huệ Đơn vị (Tổ) Trung tâm GDTX TP Biên Hòa Lĩnh vực: Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học... gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn