Cơ cấu tổ chức thư viện Đại học giao thông vận tải Hà Nội: CƠ CẤU TỔ CHỨC Trường Đại học Giao thơng Vận tải Hà Nội có sứ mạng đào tạo cho ngành Giao thông vận tải đất nước cán khoa học kỹ thuật có lực lịng u nghề, có khả sáng tạo tính nhân văn Hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ hoạt động khác Nhà trường nhằm mang lại lợi ích với chất lượng tốt cho cộng đồng xã hội Nhà trường đào tạo cho đất nước hàng vạn Kỹ sư, hàng ngàn Thạc sỹ Tiến sỹ Phần lớn cán lãnh đạo, quản lý quan quản lý, doanh nghiệp thuộc ngành GTVT tốt nghiệp từ Nhà trường Nhà trường đơn vị đầu hoạt động xã hội, tích cực hưởng ứng vận động lớn Đảng, Nhà nước ngành Giáo dục Đào tạo; đóng góp quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Trường Đại học Giao thông Vận Hà Nội tải hướng tới mô hình đại học đa ngành kỹ thuật, cơng nghệ kinh tế; trở thành đại học trọng điểm, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững ngành giao thông vận tải đất nước; trung tâm nghiên cứu khoa học có uy tín Giao thơng vận tải số lĩnh vực khác; có lực hội nhập khu vực Quốc tế; địa tin cậy người học, nhà đầu tư toàn xã hội Nhà trường đơn vị đầu hoạt động xã hội, tích cực hưởng ứng vận động lớn Đảng, Nhà nước ngành Giáo dục Đào tạo; đóng góp quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Trường Đại học Giao thông Vận tải hướng tới mô hình đại học đa ngành kỹ thuật, cơng nghệ kinh tế; trở thành đại học trọng điểm, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững ngành giao thông vận tải đất nước; trung tâm nghiên cứu khoa học có uy tín Giao thơng vận tải số lĩnh vực khác; có lực hội nhập khu vực Quốc tế; địa tin cậy người học, nhà đầu tư toàn xã hội Cơ sở vật chất: Thư viện Đại học giao thông vận tải Hà Nội trang trị hệ thống trang thiết bị tương đối đại đồng nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc, phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hạn tầng sở khai thác hiệu Hệ thống kho tàng Hệ thống phòng đọc Hệ thống phòng làm việc cán Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ Hệ thống máy móc phục vụ cơng tác bảo quản, phục chế tài liệu Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu Hệ thống phịng đọc Thư viện: + Phòng đọc tài liệu tiếng Việt: 250 chỗ ngồi + Phịng đọc tài liệu tiếng nước ngồi: 1o0 chỗ ngồi + Phịng đọc báo tạp chí: 70 chỗ ngồi + Phịng mượn giáo trình, sách tham khảo nhà + Phịng đọc điện tử: 80 máy tính nối mạng Hệ thống kho lưu: + Kho Lưu sách nội văn + Kho lưu sách ngọai văn Hệ thống máy trạm: Tổng số 160 máy trạm phục vụ xử lý tài liệu, số hóa phục vụ bạn đọc, riêng hệ thống máy trạm phục vụ cho công tác số hóa tài liệu với 10 máy, 40 máy phục vụ bạn đọc phòng đọc Đa phương tiện; máy phục vụ bạn đọc liệu số hóa tập trung, 15 máy phục vụ công tác đào tạo bạn đọc, 40 máy phục vụ công tác tra cứu thông tin Hệ thống máy chủ: với 12 máy chủ chức năng: Thư viện số (DLIB, Hán Nôm, VeridianOnline, Veridian LAN, DocWORKs), Thư viện điện tử (ILIB), Máy chủ liệu (Data Server), Website, Mail, DHCP, DNS, ISA, Firewall (Checkpoint)…, bao gồm Hệ thống lưu trữ / bảo quản với máy chủ lưu trữ (Storage Server) dung lượng lớn 30Terabyte Hoạt động nghiệp vụ TV quốc gia: Bài viết phân tích bất cập quy trình phục vụ ban hành từ năm 2007 áp dụng thư viện Trường ĐH giao thơng vận tải Hà nội cách thức hồn thiện quy trình thời gian tới Việc hồn thiện quy trình bước cần thiết Thư viện để nâng cao chất lượng phục vụ giảng viên sinh viên Trên sở bước thực quy trình phục vụ mơ hình hóa mơ tả chi tiết đến thao tác cụ thể, Thư viện có tiêu chí xác để đo (1) hiệu trình cung cấp dịch vụ cho giảng viên, sinh viên; (2 )năng suất cơng việc, điều kiện thực q trình cung cấp dịch vụ; (3) mức độ hài lòng giảng viên, sinh viên sản phẩm dịch vụ thông tin Thư viện cung cấp Trong thư viện (TV) thường có chu trình chính: chu trình đường tài liệu, chu trình phục vụ người đọc-người dùng tin chu trình tra cứu tìm tin Mỗi chu trình thực nhiều trình khác q trình mơ hình hóa thành quy trình cụ thể với thao tác cụ thể, mô tả chi tiết theo trình tự lơgic Quy trình làm việc TV Trường ĐH giao thông vận tải Hà Nội bao gồm quy trình nghiệp vụ, quy trình phục vụ, quy trình quản trị hệ thống Các quy trình hồn thiện tránh làm việc theo kiểu tùy tiện, việc tới đâu làm tới đó, sai đâu rút kinh nghiệm sửa chữa, quan tâm nhiều đến kết quan tâm đến hiệu Vào thời điểm 2007 lãnh đạo TV nhận thấy tính chun nghiệp q trình vận hành phận phục vụ thấp, công việc chuyển động tốc độ chậm, nhân làm việc theo cảm tính, dễ đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm cho trình phục vụ, tình trạng SV khiếu nại tinh thần thái độ phục vụ gia tăng, việc phối hợp, hợp tác cơng việc phục vụ thiếu chặt chẽ Ngồi ra, việc đánh giá cống hiến, phân loại đội ngũ chun viên, nhân viên cảm tính, thiếu sở định lượng công việc chưa mô tả cách rõ ràng chi tiết Chính lãnh đạo TV tiến hành soạn thảo quy trình làm việc TV, có quy trình phục vụ hệ thống phòng phục vụ TV, Hiệu trưởng phê duyệt ban hành lần thứ vào ngày 17/6/2008 Các quy trình phục vụnày bao gồm: Quy trình phục vụ Phịng báo-tạp chí: quy định bước thực việc mượn, trả báo-tạp chí, áp dụng cho nhân viên TV phục vụ Phịng báo-tạp chí bạn đọc sử dụng Phịng báo-tạp chí Quy trình phục vụ Phịng đọc: quy định bước mượn cho mượn tài liệu Phòng đọc TV, áp dụng cho nhân viên TV phục vụ Phòng đọc, bạn đọc mượn tài liệu đọc chỗ Quy trình phục vụ mượn tài liệu nhà: quy định bước thực mượn trả tài liệu nhà, áp dụng cho nhân viên TV phục vụ Phòng mượn, bạn đọc sử dụng dịch vụ mượn tài liệu nhà Quy trình phục vụ Phịng tra cứu liệu Phòng đa phương tiện: quy định bước thực cơng tác phục vụ Phịng tra cứu liệu Phòng đa phương tiện, áp dụng cho nhân viên TV phục vụ Phòng tra cứu liệu Phòng đa phương tiện, bạn đọc muốn tra cứu, tìm kiếm thơng tin mạng sử dụng tài liệu đa phương tiện Tính đến thời điểm tháng 5/2012, sau gần năm triển khai thực quy trình phục vụ bộc lộ rõ số điểm bất cập: - Chưa tách bạch rõ ràng sơ đồ quy trình với việc mô tả chi tiết bước thực hiện; - Chưa xác định rõ ràng chủ thể quy trình khách thể quy trình; - Có quy trình chưa mơ tả chi tiết bước cơng việc; - Việc mô tả thao tác cần thực để công việc đạt hiệu cao chưa - Cách mơ hình hóa chưa hợp lý, chưa theo chuẩn mà vào thứ tự bước thực thực tế; - Chưa làm rõ hồ sơ liên quan (nếu có) đến bước thực quy trình Vì vậy, quy trình cần sửa đổi, bổ sung hoàn thiện nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng phục vụ giảng viên sinh viên, đáp ứng tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng giáo dục đại học tình hình Các biện pháp cụ thể để sửa đổi, bổ sung hoàn thiện quy trình phục vụ thực theo hướng sau: - Mơ hình hóa lại quy trình bảo đảm tính khoa học, hợp lý, phù hợp với tình • hình phục vụ tại; - Lập mô tả cách rõ ràng chi tiết bước thực hiện, thao tác • cần thực để công việc đạt hiệu cao nhất; - Loại bỏ trùng lặp, chồng chéo công việc, loại trừ thao tác thừa Do phải xác định chủ thể tất quy trình nhân viên TV nên để đối tượng phục vụ người đọc thao tác họ phải thực vào quy trình Ví dụ Phịng báo-tạp chí nhân viên TV cần phục vụ nhu cầu bạn đọc: đọc báo-tạp chí đọc báo-tạp chí lưu; vậy, cần tách thành quy trình: Quy trình phục vụ báo-tạp chí Quy trình phục vụ báo-tạp chí lưu.Việc tách thuận lợi cho người thực hình dung rõ bước cơng việc trình tự thao tác cần tiến hành khiến sơ đồ quy trình trở nên đơn giản kèm theo văn mô tả chi tiết thao tác bước công việc Là chủ thể Quy trình phục vụ báo-tạp chí mới, nhân viên TV thực thao tác sau: - Kiểm tra thẻ sinh viên / thẻ TV; - Cho bạn đọc mượn chìa khóa tủ gửi túi xách; - Điền số liệu thống kê bạn đọc; - Hướng dẫn chụp có u cầu; - Kiểm tra, xếp báo-tạp chí Là chủ thể Quy trình phục vụ báo-tạp chí lưu, nhân viên TV thực thao tác sau: - Kiểm tra thẻ sinh viên / thẻ TV; - Cho bạn đọc mượn chìa khóa tủ gửi túi xách; - Điền số liệu thống kê bạn đọc; - Tra cứu CSDL TV Khi tra cứu có tình huống: + Báo-tạp chí chưa số hóa, có kho lưu → Lấy báo-tạp chí giá theo yêu cầu, bạn đọc yêu cầu chụp → hướng dẫn thủ tục chụp → Kiểm tra, xếp lại báo-tạp chí lên giá + Báo-tạp chí số hóa → Hướng dẫn bạn đọc tới đọc Phòng Tra cứu dữliệu/Phòng Đa phương tiện Là chủ thể Quy trình phục vụ phịng đọc chỗ, nhân viên TV thực thao tác sau: - Kiểm tra thẻ sinh viên / thẻ TV; - Cho bạn đọc mượn chìa khóa tủ gửi túi xách; - Làm thủ tục cho mượn tài liệu: Quét mã vạch thẻ sinh viên / thẻ TV, quét mã vạch (barcode) tài liệu, rút phiếu lõi; - Cho mượn tài liệu; - Làm thủ tục nhận trả tài liệu: kiểm tra tài liệu, nhận lại chìa khóa, trả lại thẻ sinh viên / thẻ TV, xếp phiếu lõi vào sách; 157 - Xếp tài liệu trả lại vị trí kệ sách Tại Phịng mượn phải tách quy trình thành quy trình riêng: Quy trình cho mượn tài liệu nhà Quy trình nhận tài liệu trả Là chủ thể Quy trình cho mượn tài liệu nhà, nhân viên TV thực thao tác sau: - Kiểm tra thẻ sinh viên / thẻ TV; - Cho bạn đọc mượn chìa khóa tủ gửi túi xách; - Làm thủ tục cho mượn tài liệu: Quét mã vạch thẻ sinh viên / thẻ TV, quét mã vạch (barcode) tài liệu, rút phiếu lõi; - Giao tài liệu; - Nhận lại chìa khóa; - Trả thẻ sinh viên / thẻ TV; - Sắp xếp phiếu lõi sách theo số đăng ký cá biệt Là chủ thể Quy trình nhận trả tài liệu, nhân viên TV thực thao tác sau: - Kiểm tra thẻ sinh viên / thẻ TV; - Kiểm tra tài liệu: (thao tác? Bồi thường?… tình xảy ra?); - Tìm phiếu lõi sách đặt trả vào tài liệu; - Xếp tài liệu lên giá, kệ Trên sở mơ hình hóa quy trình mô tả chi tiết thao tác cần thực kiểm tra việc thực quy trình nhân viên khối phục vụ, cán quản lý TV xác định mức kết đạt đánh giá hiệu công việc họ việc thực mục tiêu cao TV • phục vụ giảng viên, sinh viên Tóm lại, việc hồn thiện quy trình phục vụ TV Trường ĐH giao thơng vận tải Hà Nội, bước cần thiết để đảm bảo nâng cao chất lượng phục vụ giảng viên sinh viên theo hướng tất dịch vụ, công việc TV thực theo quy trình cụ thể; kết cơng việc, dịch vụ xác định rõ ràng Các quy trình hồn thiện hỗ trợ việc đo lường tính hiệu lực hiệu trình cung cấp dịch vụ cho giảng viên sinh viên, đo lường suất cơng việc điều kiện thực q trình cung cấp dịch vụ đo lường mức độ hài lòng giảng viên sinh viên dịch vụ TV cung cấp TÀI LIỆU THAM KHẢO:Bùi Loan Thùy (2012) Bài giảng Tổ chức quản lý công tác thông tin-thư viện ĐỊNH HƯỚNG VỀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ ĐỐI VỚI THƯ VIỆN: -Tăng cường nhiều đầu sách để đáp ứng đủ nhu cầu tìm hiểu học tập giải trí cán sinh viên trường -Tăng cương kinh phí sở vật chất cho thư viện -Nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho thư viện - Tập trung xây dựng điển hình tiên tiến có tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm chỉnh sửa -Ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến vào quản lí phục vụ cho phịng đọc KẾT LUẬN: Trong suốt năm qua, hoạt động thiết thực, thư viện Đại học giao thông vận tải Hà Nội có đóng góp đáng kể vào nghiệp nâng cao chất lượng đọc cán nhân viên sinh viên trường Hy vọng thời gian tới, hoạt động nghiệp vụ thư viện ngày hoạt động có hiệu end 10 ... ứng vận động lớn Đảng, Nhà nước ngành Giáo dục Đào tạo; đóng góp quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Trường Đại học Giao thông Vận Hà Nội tải hướng tới mơ hình đại học đa ngành kỹ thuật, cơng... trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Trường Đại học Giao thông Vận tải hướng tới mơ hình đại học đa ngành kỹ thuật, cơng nghệ kinh tế; trở thành đại học trọng điểm, đào tạo nguồn nhân lực có trình... thành đại học trọng điểm, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững ngành giao thông vận tải đất nước; trung tâm nghiên cứu khoa học có uy tín Giao thơng vận tải