Giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán

3- Giải thích nội dung phương pháp lập chứng từ kế toán 3.1- Chứng từ kế toán ban hành theo định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 BẢNG CHẤM CÔNG (Mẫu số C01a- HD) 1- Mục đích: Bảng chấm cơng dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, công chức, viên chức người lao động làm tính trả lương cho công chức, viên chức, người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng chấm cơng phải ghi rõ: Tên đơn vị, phận sử dụng lao động, mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên công chức, viên chức, người lao động đơn vị Cột C: Ghi ngạch bậc lương cấp bậc chức vụ người Cột 1-31: Ghi ngày tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối tháng) Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian công chức, viên chức, người lao động tháng Cột 33: Ghi tổng số công nghỉ không lương Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ hưởng BHXH công chức, viên chức, người lao động tháng Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phịng, nhóm, ) người ủy quyền vào có mặt thực tế công chức, viên chức, người lao động thuộc phận để chấm cơng cho người ngày, ghi vào ngày tương ứng cột từ cột đến cột 31 theo ký hiệu quy định chứng từ Cuối tháng, người chấm công, người phụ trách phận ký vào Bảng chấm công chuyển Bảng chấm công chứng từ liên quan Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương, phận kế toán kiểm tra, đối chiếu Sau kiểm tra, đối chiếu xong kế toán tiền lương vào ký hiệu chấm cơng cho người tính số công theo loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34 Bảng chấm công lưu phịng (ban, tổ) kế tốn chứng từ có liên quan Phương pháp chấm cơng: Tùy thuộc vào điều kiện cơng tác trình độ kế tốn đơn vị để sử dụng phương pháp chấm công sau: + Chấm công ngày: Mỗi công chức, viên chức, người lao động làm việc đơn vị làm việc khác hội nghị, họp, ngày dùng ký hiệu để chấm cơng cho ngày + Chấm cơng giờ: Trong ngày cơng chức, viên chức, người lao động làm cơng việc chấm cơng theo ký hiệu quy định ghi số cơng thực cơng việc bên cạnh ký hiệu tương ứng + Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù áp dụng trường hợp làm thêm hưởng lương thời gian khơng tốn lương làm thêm, cơng chức, viên chức, người lao động nghỉ bù chấm "Nb" tính trả lương thời gian BẢNG CHẤM CƠNG LÀM THÊM GIỜ (Mẫu số C01b- HD) 49 1- Mục đích: Theo dõi ngày cơng thực tế làm thêm ngồi để có tính thời gian nghỉ bù toán cho người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Mỗi phận (phòng, ban, tổ, nhóm ) có phát sinh làm thêm ngồi làm việc theo quy định phải lập bảng chấm cơng làm thêm ngồi Góc trên, bên trái Bảng chấm công làm thêm phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên người làm việc thêm phận công tác Cột đến cột 31: Ghi số làm thêm ngày (Từ đến ) từ ngày 01 đến ngày cuối tháng Cột 32: Ghi tổng số làm thêm vào ngày làm việc tháng Cột 33: Ghi tổng số làm thêm vào ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật Cột 34: Ghi tổng số làm thêm vào ngày lễ, tết Cột 35: Ghi tổng số làm thêm vào buổi đêm Hàng ngày tổ trưởng (ban, phịng, nhóm ) người uỷ quyền vào số làm thêm thực tế theo u cầu cơng việc phận để chấm làm thêm cho người ngày, ghi vào ngày tương ứng cột từ đến 31 theo ký hiệu quy định chứng từ Cuối tháng, người chấm công ký phụ trách phận (phịng, ban) có người làm thêm ký xác nhận vào Bảng chấm công làm thêm chuyển Bảng chấm công làm thêm chứng từ liên quan phận kế tốn kiểm tra, đối chiếu, trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt sau quy cơng để tốn (trường hợp tốn tiền) Kế tốn vào ký hiệu chấm cơng người tính số cơng theo loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34, 35 GIẤY BÁO LÀM THÊM GIỜ (Mẫu số C01c-HD) 1- Mục đích: Là chứng từ xác nhận số cơng, đơn giá số tiền làm thêm hưởng cơng việc sở để tính trả lương cho công chức, viên chức người lao động tổ) 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị phận làm việc - Ghi rõ số ngày, tháng, năm lập phiếu - Ghi rõ họ, tên nơi công tác người làm thêm (nếu tổ ghi tên - Cột A, B: Ghi ngày, tháng nội dung công việc làm thêm - Cột 1, 2, 3: Người làm thêm ghi rõ bắt đầu, kết thúc cơng việc làm thêm tính tổng số làm thêm - Cột 4, 5: Kế toán lao động tiền lương vào bảng qui định đơn giá làm thêm đơn vị ghi đơn giá tính số tiền làm thêm phải toán - Cột C: Người làm thêm sau ghi số làm thêm ký tên vào cột - Phiếu lập cho cá nhân theo cơng việc đợt cơng tác lập cho tổ Phiếu người báo làm thêm lập chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra ký duyệt chấp nhận số làm thêm đồng ý tốn Sau có đầy đủ chữ ký phiếu báo làm thêm chuyển đến kế tốn để làm sở tính lương tháng 50 BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG (Mẫu số C02a - HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền lương chứng từ kế toán làm để toán tiền lương, phụ cấp, khoản thu nhập tăng thêm ngồi tiền lương cho cơng chức, viên chức người lao động, đồng thời để kiểm tra việc tốn tiền lương cho cơng chức, viên chức người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Bảng toán tiền lương lập hàng tháng - Cơ sở để lập Bảng toán tiền lương chứng từ liên quan như: Bảng chấm cơng, Bảng tính phụ cấp, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Góc trên, bên trái Bảng toán tiền lương ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, Mã TK nhân, họ tên người hưởng lương Cột E, G: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lương Cột 1: Ghi hệ số lương tính theo ngạch bậc Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ, Cột 3, 4, 5: Ghi hệ số phụ cấp khác như: Phụ cấp trách nhiệm vượt khung, phụ cấp kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp thu hút, phụ cấp lưu động, phụ cấp độc hại nguy hiểm, loại phụ cấp đặc thù theo nghề nghiệp khác Cột 6: Ghi tổng hệ số lương hệ số phụ cấp (cột = cột + cột + cột + cột + cột 5) Cột 7: Ghi tổng mức lương hưởng mức lương tối thiểu nhân với hệ số lương hệ số phụ cấp Cột 8: Ghi số tiền lương ngày nghỉ việc không hưởng lương số ngày nghỉ việc không hưởng lương (căn vào Bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ không hưởng lương) nhân với (x) lương bình quân ngày Cột 9: Ghi số tiền BHXH trả thay lương số ngày nghỉ hưởng BHXH (căn vào Bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ hưởng BHXH) nhân với (x) tiền lương bình quân ngày nhân với (x) tỷ lệ hưởng BHXH Cột 10: Ghi tổng tiền lương BHXH hưởng người (Cột 10 = cột - cột + cột 9) Cột 11, 12, 13: Ghi khoản trừ vào lương như: BHXH, BHYT (Phần cá nhân phải đóng góp thêm), thuế thu nhập cá nhân phải nộp Cột 14: Ghi tổng số tiền phải khấu trừ vào lương (Cột 14 = cột 11 + cột 12 + cột 13) Cột 15: Ghi tổng số tiền lương lĩnh (Cột 15 = cột 10 - cột 14) Cột H: Ký xác nhận người hưởng lương người nhận hộ Đối với đơn vị thực tốn tiền lương qua Kho bạc người nhận lương ký trực tiếp vào tờ séc khơng phải ký xác nhận vào Bảng tốn tiền lương Cuối tháng vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét thủ trưởng duyệt, 51 sở lập phiếu chi phát lương cho công chức, viên chức, người lao động Bảng tốn tiền lương lưu phịng kế toán đơn vị Nếu đơn vị thực việc trả lương Kho bạc Bảng tốn tiền lương lập thành liên: - liên lưu phịng kế tốn đơn vị để làm sở ghi sổ - liên chuyển cho Kho bạc (Nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị) để làm sở toán tiền lương cho cá nhân BẢNG THANH TOÁN PHỤ CẤP (Mẫu số C05- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn phụ cấp nhằm xác định khoản phụ cấp tháng quý hưởng lương (Khoản phụ cấp chưa tính Bảng toán tiền lương tháng đơn vị) cán kiêm nhiệm nhiều việc lúc hưởng phụ cấp theo chế độ, sở để tốn tiền phụ cấp cho cán bộ, cơng chức, viên chức hưởng (Ví dụ: Phụ cấp cán tham gia ban quản lý dự án, phụ cấp Hội đồng khoa học ) 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng tốn phụ cấp ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ, địa quan làm việc người nhận phụ cấp Cột 1: Ghi mức lương hưởng (gồm phụ cấp trách nhiệm có) Cột 2: Ghi tỷ lệ (%) hưởng phụ cấp theo quy định (nếu quy ước trả cố định hàng tháng theo mức lương chung cột để trống) Cột 3: Ghi số tiền phụ cấp người hưởng theo tháng theo quý Cột E: Từng người ký nhận nhận phụ cấp Bảng toán phụ cấp lập theo tháng theo quý phải có đầy đủ chữ ký theo quy định GIẤY ĐI ĐƯỜNG (Mẫu số C06- HD) 1- Mục đích: Giấy đường để cán bộ, viên chức người lao động làm thủ tục cần thiết đến nơi cơng tác tốn cơng tác phí, tàu xe sau tới quan 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Sau có lệnh cử cán bộ, viên chức cơng tác, phận hành làm thủ tục cấp giấy đường Người cơng tác có nhu cầu ứng tiền tàu xe, cơng tác phí mang giấy đường đến phòng tài vụ làm thủ tục ứng tiền Kế tốn ghi số tiền tạm ứng vào góc giấy đường Ngày, xuất phát từ quan phận hành người cơng tác tự ghi Góc trên, bên trái Giấy đường phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Cột A: Ghi nơi đi, nơi đến công tác Cột 1: Ghi ngày ngày đến Khi đến nơi công tác, quan đến công tác phải xác nhận ngày đến (đóng dấu chữ ký xác nhận người có trách nhiệm quan đến cơng tác) 52 Cột 2- Phương tiện sử dụng: Cần ghi rõ ô tô quan, ô tô khách, tàu hoả, máy bay Cột 3- Số ngày công tác (Kể thời gian đường thời gian nơi công tác) Cột 4: Ghi lý lưu trú Cột B: Lấy chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu nơi cán bộ, viên chức đến công tác Khi công tác người công tác xuất trình giấy đường để phụ trách phận xác nhận ngày thời gian hưởng lưu trú Sau đính kèm chứng từ đợt công tác (như vé tàu xe, vé phà, vé trọ ) vào giấy đường nộp cho phòng kế tốn để làm thủ tục tốn cơng tác phí, tốn tạm ứng Sau chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi toán Giấy đường chứng từ liên quan lưu phòng kế tốn BẢNG THANH TỐN TIỀN LÀM THÊM GIỜ (Mẫu số C07- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền làm thêm nhằm xác định khoản tiền làm thêm mà người lao động hưởng sau làm việc ngồi theo u cầu cơng việc 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng toán tiền làm thêm phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng năm mà người lao động tiến hành làm thêm Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên người làm việc thêm (theo mẫu C01b- HD tháng đó) Cột 1: Ghi hệ số lương người lao động hưởng Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ người lao động hưởng Cột 3: Ghi hệ số phụ cấp khác người lao động hưởng (nếu có) Hệ số lương (cột 1) hệ số phụ cấp chức vụ (cột 2), hệ số phụ cấp khác (cột 3) Bảng toán tiền làm thêm phải khớp với thực tế người làm thêm (đối chiếu với cột 1, cột cột Bảng toán tiền lương- Mẫu số C02a- HD) Cột 4: Ghi tổng số hệ số phụ cấp người làm thêm hưởng (Cột = cột + cột + cột 3) Cột 5: Ghi tiền lương tháng hưởng tính bằng: Lương tối thiểu (Theo quy định nhà nước) nhân (x) với (Hệ số lương cộng (+) với Phụ cấp chức vụ) Cột 6: Ghi mức lương ngày tính Lương tối thiểu (theo quy định Nhà nước) nhân (x) với (hệ số lương + hệ số phụ cấp chức vụ) chia (/) cho 22 ngày Cột 7: Ghi mức lương tính Cột chia (/) cho Cột số làm thêm ngày thường, số làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, số làm thêm ngày lễ (Cột 8, 10, 12, 14) vào bảng chấm công làm thêm thực tế tháng để ghi 53 Cột thành tiền làm thêm ngày thường (cột 9) = số (cột 8) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột thành tiền làm thêm ngày thứ 7, CN (cột 11) = số (cột 10) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột thành tiền làm thêm ngày lễ, tết (cột 13) = số (cột 12) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột thành tiền làm thêm buổi đêm (cột 15) = số (cột 14) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột 16: Ghi tổng cộng số tiền Cột 16 = cột + cột 11 + cột 13 + cột 15 Cột 17, 18: Ghi số ngày nghỉ bù ngày làm thêm số tiền tương ứng ngày nghỉ bù khơng tốn + Cột 17: Số ngày quy đổi theo ngày làm việc 8h + Cột 18 = cột 17 x cột Cột 19: Ghi số tiền làm thêm thực toán cho người làm thêm Cột 19 = cột 16 - cột 18 Cột C: Người làm thêm sau nhận tiền phải ký vào cột Bảng toán tiền làm thêm phải kèm theo Bảng chấm công làm thêm tháng đó, có đầy đủ chữ ký người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Bảng toán tiền làm lập thành để làm tốn HỢP ĐỒNG GIAO KHỐN CƠNG VIỆC, SẢN PHẨM (Mẫu số C08- HD) 1- Mục đích: Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm ký kết bên giao khoán bên nhận khoán nhằm xác nhận khối lượng công việc, nội dung công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi bên thực cơng việc đó, đồng thời sở tốn chi phí cho người nhận khoán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, số hợp đồng giao khoán Ghi rõ họ tên, chức vụ đại diện cho phòng, ban, phận bên giao khoán bên nhận khoán Phần I Ghi rõ nội dung, trách nhiệm quyền lợi người nhận khốn: Ghi rõ tên sản phẩm (hoặc cơng việc giao khoán) yêu cầu kỹ thuật sản phẩm, cơng việc giao khốn, đồng thời ghi rõ trách nhiệm quyền lợi người nhận khoán nội dung công việc giao Phần II Ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ bên giao khoán (như điều kiện làm việc, u cầu sản phẩm (cơng việc) khốn, thời gian hồn thành số tiền phải tốn) bên nhận khoán Phần III Những điều khoản chung hợp đồng - Thời gian thực hợp đồng: Ghi rõ thời gian thực công việc nhận khoán từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc hợp đồng - Phương thức toán: Ghi rõ phương thức toán cho người nhận khoán 54 - Xử phạt hình thức vi phạm hợp đồng: Ghi rõ hình thức xử phạt bên vi phạm hợp đồng Các hình thức xử phạt phải bàn bạc, thống bên giao bên nhận ký hợp đồng Hợp đồng giao khoán bên giao khoán lập thành : - giao cho người nhận khoán; - lưu phận lập hợp đồng; - chuyển cho người có trách nhiệm theo dõi q trình thực hợp đồng giao khoán làm để tốn hợp đồng Hợp đồng giao khốn phải có đầy đủ chữ ký, họ tên đại diện bên giao khốn đại diện bên nhận khốn BẢNG THANH TỐN TIỀN TH NGỒI (Mẫu số C09- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền th ngồi chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền toán cho người thuê để thực công việc không lập thành hợp đồng, như: Thuê lao động bốc vác, th vận chuyển thiết bị, th làm khốn cơng việc Chứng từ dùng để tốn cho người th lao động ngồi đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Chứng từ người thuê lao động đơn vị lập Ghi họ tên người thuê thuộc phận (phòng, ban, trung tâm) Ghi rõ nội dung công việc, địa điểm thời gian thuê Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, họ tên, địa chứng minh thư người thuê Cột D: Ghi rõ nội dung, tên công việc thuê Cột 1: Ghi số công lao động khối lượng công việc làm Cột 2: Ghi đơn giá phải tốn cho cơng lao động đơn vị khối lượng công việc Trường hợp th khốn gọn cơng việc cột để trống Cột 3: Ghi số tiền phải toán Cột 4: Tiền thuế khấu trừ phải nộp người thuê có mức thu nhập thuộc đối tượng diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo qui định Luật thuế (nếu có) Cột 5: Số tiền cịn lại nhận sau khấu trừ thuế (Cột = cột - cột 4) Cột E: Người thuê ký nhận nhận tiền BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN (Mẫu số C10- HD) 1- Mục đích: Biên lý hợp đồng giao khốn chứng từ kế toán nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc giá trị hợp đồng thực hiện, làm để hai bên toán chấm dứt hợp đồng 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, phận, mã số đơn vị sử dụng ngân sách 55 Ghi rõ ngày lý hợp đồng, số hiệu lý Ghi rõ họ tên, chức vụ người đại diện cho bên giao khoán bên nhận khoán Ghi rõ số, ngày tháng hợp đồng lý Ghi rõ nội dung công việc thực giá trị hợp đồng thực đến thời điểm lý hợp đồng Ghi rõ số tiền số chữ mà bên giao khoán toán cho bên nhận khoán từ ký hợp đồng đến ngày lý hợp đồng Ghi rõ nội dung bên vi phạm hợp đồng (nếu có) số tiền bị phạt vi phạm hợp đồng Ghi rõ số tiền số chữ bên giao khốn cịn phải tốn cho bên nhận khốn (theo tính tốn hợp đồng, nghiệm thu công việc số tiền toán trước cho nhau) đến lý hợp đồng ngược lại bên giao khoán toán cho bên nhận khoán Sau kiểm tra thực tế việc thực hợp đồng, kết thực hợp đồng hai bên trí đưa kết luận nội dung cụ thể khối lượng thực hiện, đánh giá chất lượng kiến nghị, việc cần làm (nếu có) Biên lý hợp đồng giao khoán lập thành bản, bên giữ Biên lý hợp đồng giao khoán phải có đầy đủ chữ ký đại diện bên giao khốn, đại diện bên nhận khốn BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG (Mẫu số C11- HD) 1- Mục đích: Bảng kê trích nộp khoản theo lương dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn mà đơn vị người lao động phải nộp tháng (hoặc quý) cho quan bảo hiểm xã hội cơng đồn Chứng từ sở để ghi sổ kế tốn khoản trích nộp theo lương, tính vào chi đơn vị trừ vào lương cán bộ, công chức, viên chức 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách - Cột A: Ghi số thứ tự trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn, BH thất nghiệp - Cột B: Ghi số tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp áp dụng trường hợp kê khai theo quí - Cột 1: Ghi tổng quỹ lương dùng làm sở để trích lập BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn, BH thất nghiệp - Cột 2, 3, 4: Ghi tổng số tiền BHXH, BHYT, BHthất nghiệp phải nộp, chia theo nguồn trích tính vào chi phí tính trừ vào lương cán cơng chức, viên chức - Cột 5, 6, 7: Ghi tổng số tiền kinh phí cơng đồn phải nộp, chia theo nguồn trích tính vào chi phí tính trừ vào lương cán công chức, viên chức - Cột 8: Ghi số kinh phí cơng đồn đơn vị phải nộp cấp - Cột 9: Ghi số kinh phí cơng đồn đơn vị để lại chi đơn vị Bảng kê lập thành theo kỳ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp 56 Bảng kê trích nộp theo lương sau lập xong phải có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên người lập, kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị BẢNG KÊ THANH TỐN CƠNG TÁC PHÍ (Mẫu số C12- HD) 1- Mục đích: Bảng kê tốn cơng tác phí dùng để liệt kê khoản tốn cơng tác phí cho cán bộ, cơng nhân viên quan trường hợp phải tốn cơng tác phí cho nhiều người, cho nhiều giấy đường khác nhiều giấy người toán lần 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng kê khoản toán cơng tác phí phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên cán bộ, công nhân viên công tác theo giấy cơng tác tốn Cột C: Ghi tên đơn vị phận làm việc cán (Ví dụ: Ban Tài kế tốn; Phịng kế hoạch ) Cột 1: Ghi tiền vé tàu, vé xe theo quy định nhà nước toán Cột 2: Ghi số tiền lưu trú hưởng chuyến công tác Cột 3: Ghi số tiền trọ, tiền nhà nghỉ, khách sạn toán Cột 4: Ghi tổng số tiền (Cột = cột + cột + cột 3) Cột 5: Ghi số tiền tạm ứng Cột 6: Ghi số thực nhận (Cột = cột - cột 5), số tạm ứng lớn số tốn cột ghi số âm Cột D: Người công tác sau tốn tiền cơng tác phí ký nhận Bảng kê tốn cơng tác phí sau lập xong phải có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên người lập, kế toán trưởng người duyệt PHIẾU XUẤT KHO (Mẫu số C21 - HD) 1- Mục đích: Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, dụng cụ, hàng hoá xuất kho cho phận sử dụng đơn vị, làm để hạch toán chi hoạt động, chi dự án, chi phí đầu tư XDCB, chi hoạt động dịch vụ, giảm giá trị vật tư, hàng hoá dự trữ tồn kho kiểm tra việc sử dụng, thực định mức tiêu hao vật tư, định mức sử dụng công cụ, dụng cụ - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận xuất kho mã đơn vị sử dụng ngân sách Phiếu xuất kho lập cho nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá kho dùng cho đối tượng hạch tốn chi phí mục đích sử dụng Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số ngày, tháng, năm lập phiếu; lý xuất kho kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính mã số vật tư, dụng cụ, hàng hoá - Cột 1: Ghi số lượng vật tư, dụng cụ, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho người (bộ phận) sử dụng 57 - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho số lượng yêu cầu) - Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán đơn vị) tính thành tiền loại vật tư, dụng cụ, hàng hoá xuất kho (cột = cột x cột 3) Dòng cộng: Ghi tổng số tiền số vật tư, dụng cụ, hàng hoá thực tế xuất kho Dòng tổng số tiền viết chữ: Ghi tổng số tiền viết chữ Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho phận xin lĩnh phận quản lý phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý qui định đơn vị) thành liên Sau lập phiếu xong kế toán trưởng phụ trách phận sử dụng ký (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau xuất kho thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên) Liên 1: Lưu phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho sau chuyển cho kế tốn để kế toán ghi vào cột 3, ghi vào sổ kế tốn Liên 3: Người nhận vật tư, cơng cụ, dụng cụ, hàng hóa giữ để theo dõi phận sử dụng BIÊN BẢN KIÊM KÊ VẬT TƯ, CƠNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HỐ (Mẫu số C23- HD) 1- Mục đích: Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, hàng hoá nhằm xác định số lượng, chất lượng giá trị vật tư, cơng cụ, hàng hố có kho thời điểm kiểm kê làm xác định trách nhiệm việc bảo quản, xử lý vật tư, cơng cụ, hàng hố thừa, thiếu ghi vào sổ kế toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, hàng hố ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, hàng hố phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực kiểm kê Ban kiểm kê gồm trưởng ban uỷ viên Mỗi kho kiểm kê lập biên riêng Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số, đơn vị tính vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố kiểm kê kho Cột 1: Ghi đơn giá thứ vật tư, cơng cụ, hàng hố (tuỳ theo quy định đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp) Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền thứ vật tư, cơng cụ, hàng hố theo sổ kế tốn Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền thứ vật tư, cơng cụ, hàng hố theo kết kiểm kê Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, thiếu ghi vào cột 8, Số lượng vật tư, công cụ, hàng hoá thực tế kiểm kê phân loại theo phẩm chất: - Cột 10: Tốt 100% - Cột 11: Kém phẩm chất 58 Sau duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục toán ghi sổ kế toán BIÊN LAI THU TIỀN (Mẫu số C38- BB) 1- Mục đích: Biên lai thu tiền giấy biên nhận đơn vị cá nhân thu tiền thu séc người nộp tiền làm để lập Phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp toán với quan lưu quỹ 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa quan thu tiền đóng dấu quan, phải đánh số Trong phải ghi rõ số tờ biên lai thu tiền số biên lai thu tiền đánh liên tục Góc trên, bên trái Biên lai thu tiền ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã đơn vị sử dụng ngân sách Ghi rõ họ tên, địa người nộp tiền Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền như: Tạm thu tiền viện phí, thu tiền bán hàng séc, Dòng “Số tiền thu” ghi số tiền thu số chữ, ghi rõ đơn vị tính “đồng” đơn vị tiền tệ khác Nếu thu séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm tờ séc bắt đầu lưu hành họ tên người sử dụng séc Biên lai thu tiền người thu tiền lập thành hai liên (đặt giấy than viết lần) Sau thu tiền, người thu tiền người nộp tiền ký ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền thu, nộp Ký xong người thu tiền lưu liên 1, liên giao cho người nộp tiền giữ Cuối ngày, người quan giao nhiệm vụ thu tiền phải vào lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền ngày (nếu thu séc phải lập Bảng kê thu séc riêng) nộp cho kế toán để kế toán lập Phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ làm thủ tục nộp Kho bạc, Ngân hàng Tiền mặt thu ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày Biên lai thu tiền áp dụng trường hợp thu tiền liên quan đến hoạt động nghiệp, hoạt động khác trường hợp khách hàng nộp séc toán với khoản nợ Biên lai thu tiền phải bảo quản tiền Trường hợp đánh Biên lai thu tiền người làm phải bồi thường vật chất theo qui định pháp luật hành BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI THẢO, TẬP HUẤN (Mẫu số C40a- HD) 1- Mục đích: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, hội nghị, tập huấn để tốn kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu 40a-HD áp dụng trường hợp hội thảo, tập huấn diễn nhiều ngày, tiền chi toán lần vào ngày cuối hội thảo - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn ghi rõ tên, đơn vị, phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách 65 - Phần đầu ghi rõ: Nội dung hội thảo (tập huấn), địa điểm diễn hội thảo (tập huấn) thời gian diễn hội thảo (tập huấn) - Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự họ tên, chức vụ, đơn vị công tác đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn - Cột 1, 2, 3, 4: Số tiền chi cho đại biểu theo ngày tổng số đợt hội thảo, tập huấn - Cột E: Các đại biểu ký nhận tiền - Phần cuối ghi tổng số người tham dự hội thảo, tập huấn, tổng số tiền chi chữ Bảng kê chi tiền phận chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn lập phải ghi rõ họ tên, chữ ký người trực tiếp chi tiền Thủ trưởng đơn vị BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI THẢO, TẬP HUẤN (Mẫu số C40b- HD) 1- Mục đích: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, hội nghị, tập huấn để tốn kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu Bảng kê chi tiền sử dụng cho đơn vị tổ chức hội thảo ngắn ngày (1 buổi, ngày) - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn ghi rõ tên, đơn vị, phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách - Phần đầu ghi rõ: Nội dung hội thảo (tập huấn), địa điểm diễn hội thảo (tập huấn) thời gian diễn hội thảo (tập huấn) - Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ, đơn vị công tác đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn - Cột 1: Số tiền chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn - Cột E: Các đại biểu ký nhận tiền - Phần cuối ghi tổng số người tham dự hội thảo, tập huấn, tổng số tiền chi chữ Bảng kê chi tiền phận chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn lập phải ghi rõ họ tên, chữ ký người trực tiếp chi tiền Thủ trưởng đơn vị BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C50- HD) 1- Mục đích: Biên giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau hoàn thành xây dựng, mua sắm, cấp cấp phát, tặng biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê đưa vào sử dụng đơn vị tài sản đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh cấp trên, theo hợp đồng góp vốn, (khơng sử dụng Biên giao nhận TSCĐ trường hợp nhượng bán, lý tài sản cố định phát thừa, thiếu kiểm kê) Biên giao nhận TSCĐ để giao nhận TSCĐ kế toán ghi sổ TSCĐ, sổ kế tốn có liên quan - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có tài sản cố định đưa vào sử dụng điều TSCĐ cho đơn vị khác, đơn vị phải lập Hội đồng bàn giao gồm: Đại diện bên giao, đại diện bên nhận số uỷ viên Biên giao nhận TSCĐ lập cho TSCĐ Đối với trường hợp giao nhận lúc nhiều tài sản loại, giá trị đơn vị giao đơn vị nhận lập chung Biên giao nhận TSCĐ 66 Góc trên, bên trái Biên giao nhận TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ Cột D: Ghi nước sản xuất (Nga, Nhật ) Cột 1: Ghi năm sản xuất Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng Cột 3: Ghi cơng suất (diện tích) thiết kế Ví dụ xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, máy phát điện 75 KVA, Cột 4, 5, 6, 7: Ghi yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ gồm: Giá mua (hoặc giá thành sản xuất) (cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt (cột 5); chi phí chạy thử (cột 6), Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ (Cột = Cột + cột + cột + cột 7) Cột E: Ghi tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ bàn giao Bảng kê dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ bàn giao Sau bàn giao xong đại diện bên giao, bên nhận TSCĐ ký vào biên Đồng thời thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng bên nhận phải ký vào Biên giao nhận TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ lập thành bản, bên (giao, nhận) giữ chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán lưu BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C51- HD) 1- Mục đích: Biên lý TSCĐ nhằm xác nhận việc lý TSCĐ làm để ghi giảm TSCĐ sổ kế toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Biên lý TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Khi có định việc lý TSCĐ đơn vị phải thành lập Ban lý TSCĐ Thành viên Ban lý TSCĐ ghi chép mục I Mục II: Ghi tiêu chung TSCĐ có định lý như: - Tên, ký hiệu TSCĐ, số hiệu, nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng, số thẻ TSCĐ - Nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mịn trích cộng dồn đến thời điểm lý, giá trị lại TSCĐ Mục III: Ghi kết luận Ban lý, ghi ý kiến nhận xét Ban việc lý TSCĐ Mục IV: Sau lý xong vào chứng từ tính tốn tổng số chi phí lý thực tế giá trị thu hồi ghi vào dịng chi phí lý giá trị thu hồi (giá trị phụ tùng, phế liệu thu hồi tính theo giá thực tế bán giá bán ước tính) Biên lý phải Ban lý TSCĐ lập có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên Trưởng ban lý, kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 67 BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C52- HD) 1- Mục đích: Biên đánh giá lại TSCĐ nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ làm để ghi sổ kế toán tài liệu liên quan đến số chênh lệch (tăng, giảm) đánh giá lại TSCĐ - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có định đánh giá lại TSCĐ, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ, ghi rõ số ngày, tháng, năm Quyết định, họ tên thành viên Hội đồng đánh giá Góc trên, bên trái Biên đánh giá lại TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) số hiệu số thẻ TSCĐ Cột 1, 2, 3: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị cịn lại TSCĐ sổ kế tốn thời điểm đánh giá Cột 4: Ghi giá trị lại TSCĐ sau đánh giá lại Trường hợp đánh giá lại TSCĐ để điều chỉnh lại sổ kế toán cột chia thành cột tương tự cột 1, 2, để ghi sau: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại theo giá đánh giá lại Cột 6, 7: Cột chênh lệch tăng, giảm tính cho tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại giá đánh giá lại giá trị ghi sổ kế toán Sau đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên ghi đầy đủ nội dung thành viên Hội đồng ký, ghi rõ họ tên vào Biên đánh giá lại TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ lập thành bản, lưu phịng kế tốn để ghi sổ kế toán lưu với hồ sơ kỹ thuật TSCĐ BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C53- HD) Mục đích: Biên kiểm kê tài sản cố định nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định có, thừa thiếu đơn vị so với sổ kế tốn sở tăng cường quản lý tài sản cố định, làm sở quy trách nhiệm vật chất ghi sổ kế toán số chênh lệch Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi tiến hành kiểm kê phải thành lập Ban kiểm kê, kế tốn theo dõi tài sản cố định thành viên, ghi rõ thời điểm kiểm kê ( ngày… tháng… năm…), họ tên thành viên Ban kiểm kê Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê theo đối tượng ghi tài sản cố định Góc trên, bên trái Biên kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên TSCĐ, mã số TSCĐ, nơi sử dụng TSCĐ Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng, nguyên giá, giá trị cịn lại TSCĐ theo sổ kế tốn Cột 4, 5, 6: Ghi số lượng, nguyên giá, giá trị lại TSCĐ theo kết kiểm kê 68 Cột 7, 8, 9: Ghi số chênh lệch số lượng, nguyên giá, giá trị lại TSCĐ sổ kế toán với kết kiểm kê Trên Biên kiểm kê TSCĐ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Biên kiểm kê TSCĐ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) Trưởng ban kiểm kê, kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Mọi khoản chênh lệch TSCĐ đơn vị phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH (Mẫu số C54- HD) 1- Mục đích: Biên giao nhận TSCĐ, sửa chữa lớn hoàn thành nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau hoàn thành việc sửa chữa lớn bên có TSCĐ sửa chữa bên thực việc sửa chữa Biên ghi sổ kế tốn tốn chi phí sửa chữa TSCĐ 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành phải có Quyết định thành lập phận sửa chữa, sửa chữa xong phải lập Biên giao nhận gồm đại diện bên thực việc sửa chữa đại diện bên có TSCĐ sửa chữa Góc trên, bên trái Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách, phía ghi số Quyết định người đại diện cho đơn vị sửa chữa đơn vị có TSCĐ sửa chữa Ghi tên, ký mã hiệu, qui cách, số thẻ, số hiệu TSCĐ sửa chữa Ghi phận quản lý sử dụng TSCĐ Ghi rõ thời gian bắt đầu sửa chữa hoàn thành việc sửa chữa TSCĐ Ghi rõ phận sửa chữa Cột A: Ghi rõ tên phận cần phải sửa chữa TSCĐ Cột B: Ghi nội dung (mức độ) công việc sửa chữa như: thay sửa chữa, tân trang lại v.v Cột 1: Ghi giá dự toán (giá kế hoạch) (đối với trường hợp đơn vị tự làm) giá hợp đồng hai bên thoả thuận (đối với trường hợp thuê ngoài) phận cần sửa chữa Cột 2: Ghi số chi phí thực tế chi cho phận sửa chữa (đối với trường hợp đơn vị tự sửa chữa) Đối với trường hợp th ngồi sửa chữa ghi vào cột có thay đổi giá (so với giá ghi theo hợp đồng) phát sinh trình sửa chữa bên có TSCĐ sửa chữa chấp nhận toán Cột 3: Ghi rõ kết kiểm tra phận sau sửa chữa xong Kết luận: Ghi ý kiến nhận xét tổng thể việc sửa chữa lớn TSCĐ Ban giao nhận Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành lập thành bản, đại diện hai bên giao nhận ký bên giữ bản, sau chuyển cho kế toán trưởng đơn vị nhận ký duyệt lưu phịng kế tốn BẢNG TÍNH HAO MỊN TSCĐ 69 (Mẫu số C55a- HD) Mục đích: Bảng tính hao mịn TSCĐ dùng để phản ánh số hao mịn tính loại TSCĐ cho đối tượng TSCĐ Bảng tính áp dụng cho đơn vị hành nghiệp phải tính hao mịn TSCĐ vào cuối năm để có sở ghi giảm nguyên giá TSCĐ Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng tính hao mịn TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Bảng tính hao mịn TSCĐ lập theo kỳ hạn quy định tính hao mịn TSCĐ cho đối tượng TSCĐ (thường cuối năm) Cột A, B: Ghi số thứ tự loại TSCĐ đơn vị Cột 1: Ghi nguyên giá loại TSCĐ Cột 2: Ghi tỷ lệ hao mòn loại TSCĐ Cột 3: Ghi số hao mịn tính kỳ loại TSCĐ (Cột = Cột x cột 2) Bảng kế toán TSCĐ lập Sau lập xong người lập bảng ký, ghi rõ họ tên chuyển cho kế toán trưởng ký, ghi rõ họ tên Bảng sở để ghi sổ TSCĐ (phần hao mịn), sổ chi tiết TK 466 để tính giá trị lại tài sản cố định sổ kế tốn khác có liên quan BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ (Mẫu số C55b- HD) 1- Mục đích: Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích phân bổ số khấu hao cho đối tượng sử dụng TSCĐ kỳ Bảng áp dụng cho đơn vị hành nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ, 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ lập theo kỳ hạn quy định tính khấu hao TSCĐ cho đối tượng TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ có cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho đối tượng sử dụng TSCĐ (dịch vụ) hàng ngang phản ánh số khấu hao tính kỳ trước, số khấu hao tăng, giảm số khấu hao phải tính kỳ Cơ sở để lập: + Dòng khấu hao tính kỳ trước lấy từ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ kỳ trước + Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm kỳ phản ánh chi tiết cho TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ kỳ theo chế độ qui định hành khấu hao TSCĐ Dòng số khấu hao phải tính kỳ tính (=) số khấu hao tính kỳ trước cộng (+) Số khấu hao tăng, trừ (-) Số khấu hao giảm kỳ 70 Số khấu hao phải trích kỳ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ sử dụng để ghi vào sổ kế tốn có liên quan, đồng thời sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hoàn thành 3.2- Chứng từ kế tốn ban hành theo Thơng tư số 213/2009/TT-BTC ngày 10/11/2009 PHIẾU NHẬP KHO (Mẫu số C20- HD) 1- Mục đích: Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật liệu, dụng cụ, vật tư, hàng hoá dự trữ nhập kho làm ghi sổ kho, toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan ghi sổ kế toán - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Phiếu nhập kho áp dụng trường hợp nhập kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố mua ngồi, tự sản xuất, th ngồi gia cơng chế biến, nhận góp vốn, phát thừa kiểm kê Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập Góc trên, bên trái Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận nhập kho mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu qui cách, phẩm chất, mã số đơn vị tính vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn lệnh nhập) Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán giá hoá đơn, tuỳ theo qui định tính giá trường hợp nhập) tính số tiền thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố thực nhập Dịng cộng: Ghi tổng số tiền loại vật tư, dụng cụ, hàng hố nhập phiếu nhập kho Dịng số tiền viết chữ: Ghi tổng số tiền Phiếu nhập kho chữ Phiếu nhập kho kế toán lập thành liên (đối với vật tư, hàng hố mua ngồi) liên (đối với vật tư tự sản xuất), kế toán trưởng người phụ trách phận (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho người giao hàng ký vào phiếu nhập Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký người lập, người giao hàng, thủ kho, Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho giữ liên để ghi vào thẻ kho sau chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán liên lưu nơi lập phiếu, liên (nếu có) người giao hàng giữ BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG (Dùng cho hàng dự trữ tạm xuất, tái nhập) (Mẫu C74- HD) 1- Mục đích: Xác định vật tư hàng hố dự trữ tạm xuất sử dụng có mục đích thời gian, sau nhập lại kho dự trữ theo quy định nhập kho hàng hoá dự trữ Mẫu biên dùng cho giao hàng nhập lại (sau thời gian tạm sử dụng ) để xem xét xử lý (sửa chữa, bảo trì ) 71 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Biên lập sở Quyết định cấp có thẩm quyền, bên giao hàng bên nhận hàng lập thống với nội dung cụ thể - Căn vào chứng từ, tài liệu có liên quan đến việc giao nhận (số, ngày định quan có thẩm quyền liên quan đến việc tạm xuất, tái nhập; Giấy giới thiệu cho cá nhân thực việc tạm xuất, tái nhập ) - Mục ghi danh mục hàng hóa, thiết bị giao (nhận) + Cột A: Ghi thứ tự vật tư, hàng hoá + Cột B: Ghi rõ tên vật tư, hàng hố, thơng số kỹ thuật (nếu có) loại; Các phụ tùng, phụ kiện kèm theo + Cột C: Ghi ký mã hiệu loại vật tư, hàng hoá + Cột D: Ghi đơn vị tính loại vật tư, hàng hố + Cột 1, cột 2, cột 3: Ghi số lượng, đơn giá, thành tiền loại vật tư, hàng hoá theo giá phiếu xuất kho (giá hạch toán) + Cột E: Ghi thêm quy cách vật tư (nếu có) - Mục 2: Xác định rõ tình trạng, nguyên nhân gây nên hỏng hóc (xác định chi tiết hỏng hóc cụ thể ) vật tư hàng hoá, thiết bị đề xuất việc xử lý (kèm theo kể biên sửa chữa có bên giao) - Mục 3: Giải thích thêm nội dung khác có Biên lập thành 04 bản: + 01 giao cho bên giao; + 01 giao cho bên nhận; + 02 lại, gửi cấp trực tiếp bên giao, bên nhận LỆNH NHẬP (XUẤT) KHO (Mẫu số C75- HD) 1- Mục đích: Lệnh dùng trường hợp cấp giao nhiệm vụ nhập (xuất) vật tư, hàng hoá dự trữ cho cấp dưới, kể trường hợp nhập, xuất điều chuyển Làm cho đơn vị cấp nhập (xuất) vật tư, hàng hoá dự trữ 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Lệnh nhập (xuất) phận kế hoạch kho hàng lập có thống phận kế tốn giá cả, phương thức toán - Lệnh lập thành 03 bản: + 01 lưu phận kế hoạch Cục dự trữ; + 02 chuyển cho đơn vị thực Khi thực xong lệnh nh ập xuất kho lưu kho, chuyển phận kế toán Chi cục dự trữ (kèm theo phiếu xuất, nhập) kho lệnh - Lệnh nhập (xuất) kho phải có đầy đủ chữ ký theo quy định BIÊN BẢN NHẬP ĐẦY KHO (Mẫu số C76- HD) 1- Mục đích: Biên dùng để xác định số lượng, chất lượng giá trị lương thực (thóc, gạo) trước lúc đóng cửa kho đưa vào bảo quản, dự trữ 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Trên sở kiểm tra theo phương pháp quy định số lượng, chất lượng, đối chiếu với số lượng sổ kế toán, sổ kho, tổ kiểm tra tiến hành lập biên 72 ghi đầy đủ nội dung quy định Các tiêu chất lượng, có phiếu kiểm nghiệm nhập đầy kho kèm theo - Mẫu dùng chung cho lương thực (thóc, gạo) lập riêng lơ, ngăn kho Khi lập biên cho loại ghi rõ loại lưu phiếu kiểm nghiệm chất lượng loại vào hộp bảo quản - Đối với đơn vị nhập lương thực chứa bao bì ngồi việc ghi cột kết nhập kho (Số lượng, đơn giá, thành tiền), phải ghi thêm tiêu cột ghi (Loại bao bì) theo số lượng loại bao bì - Cột ghi : Ghi thêm trọng lượng loại bao bì + Số lượng bao (sử dụng lần đầu) + Số lượng bao cũ (sử dụng lần ) + Riêng bảo quản thóc đổ rời, phản ánh kích thước khối hạt Biên tổ kiểm tra lập, lập thành 04 có đầy đủ chữ ký theo quy định + 01 lưu giữ ngăn (lô) kho thủ kho bảo quản; + 01 lưu giữ bảo quản phận kỹ thuật bảo quản Chi cục dự trữ; + 01 lưu phận kế toán Chi cục dự trữ; + 01 lưu phòng KTBQ Cục dự trữ PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG THĨC NHẬP KHO (Mẫu C77 -HD) 1- Mục đích: Phiếu dùng để ghi xác định tiêu chất lượng thóc trước nhập kho để làm sở xem xét chất lượng, lô hàng nhập kho dự trữ quốc gia 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Phiếu cán kỹ thuật Chi cục dự trữ ghi sau kiểm tra tiêu chất lượng lương thực trước nhập kho phải ghi đầy đủ tiêu theo phiếu kiểm tra kết luận thóc có đủ tiêu chuẩn nhập kho - Trường hợp thủ kho không thống với kết kiểm tra phải báo cáo Lãnh đạo Chi cục dự trữ giải quyết, sau kiểm tra lại đủ tiêu chuẩn chất lượng ghi tiêu chất lượng vào phiếu - Phiếu kiểm tra phải ghi rõ tên người bán hàng, địa chỉ; số, ngày tháng Hợp đồng mua bán thóc (nếu có); loại thóc (loại thóc, thời vụ thu hoạch); khối lượng lơ thóc kiểm tra địa điểm bảo quản (tên lơ thóc, ngăn kho, loại kho, vùng kho); Biển kiểm sốt phương tiện vận tải(nếu có) - Thóc trước nhập kho phải thực việc kiểm tra tiêu phương pháp xác định - Trường hợp mua khách hàng có lượng nhập lập chung vào phiếu Phiếu kiểm tra lập thành 02 bản: + 01 lưu phận kỹ thuật bảo quản; + 01 giao cho phận kế tốn Chi cục dự trữ đính kèm với phiếu nhập kho Các tiêu chất lượng phiếu khơng lấy làm sở tính tỷ lệ hao hụt PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG GẠO NHẬP KHO (Mẫu C78-HD) 73 1- Mục đích: Phiếu dùng để xác định tiêu chất lượng gạo trước nhập kho để làm sở xem xét nhập kho dự trữ quốc gia 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Phiếu cán kỹ thuật Chi cục dự trữ ghi sau kiểm tra tiêu chất lượng lương thực trước nhập kho phải ghi đầy đủ tiêu Theo phiếu kết luận gạo có đủ tiêu chuẩn nhập kho hay không? - Trường hợp thủ kho không thống với kết kiểm tra phải báo cáo Lãnh đạo Chi cục dự trữ giải quyết, sau kiểm tra lại đủ tiêu chuẩn chất lượng ghi tiêu chất lượng vào phiếu - Phiếu kiểm tra phải ghi rõ tên người bán hàng, địa chỉ; hợp đồng (nếu có); loại gạo; khối lượng lơ gạo kiểm tra địa điểm bảo quản (tên lô gạo, ngăn kho, loại kho, vùng kho); Biển kiểm soát phương tiện vận tải (nếu có) - Gạo trước nhập kho phải thực việc kiểm tra tiêu phương pháp xác định Phiếu kiểm tra lập thành 02 bản: + lưu phận kỹ thuật bảo quản; + giao cho phận kế toán Chi cục dự trữ đính kèm với phiếu nhập kho Các tiêu chất lượng phiếu không lấy làm sở tính tỷ lệ hao hụt lương thực BIÊN BẢN NGHIỆM THU KÊ LÓT VÀ SÁT TRÙNG KHO NHẬP THĨC (Mẫu số C79- HD) 1- Mục đích: Biên lập để xác định số lượng, chất lượng giá trị nguyên vật liệu, nhân công sử dụng vào việc kê lót, sát trùng kho, làm sở cho việc tính tốn chi phí kê lót tốn kinh phí 2- Phương pháp trách nhiệm ghi: - Cột A: Ghi thứ tự - Cột B: Ghi tên loại nguyên vật liệu, công để sử dụng kê lót, sát trùng ngăn kho theo loại chi phí (có định mức khơng có định mức) - Cột C: Ghi đơn vị tính - Cột 1, cột 2, cột 3: ghi số lượng, đơn giá, thành tiền loại vật tư phục vụ cho cơng tác kê lót bổ sung để nhập kho tương ứng với dòng cột B; - Cột 4, cột 5: ghi số lượng, thành tiền loại vật tư kê lót toán năm trước chuyển sang năm nhập kho, chi tiết tương ứng với dòng cột B; - Cột 6: Tổng cộng giá trị thành tiền loại vật tư (gồm kê lót bổ sung kê lót tốn năm trước chuyển sang) Cột = cột + cột - Dịng nhận xét: Ghi chất lượng kê lót, quy định kê lót đảm bảo chưa, đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho chưa, Biên lập trước nhập kho, tổ nghiệm thu trực tiếp ghi sau kiểm tra lập riêng cho ngăn kho, ô kho Biên lập thành 04 bản, có đầy đủ chữ ký thành viên, người phụ trách nghiệm thu 74 + lưu phận kỹ thuật kiểm nghiệm Chi cục lưu; + chuyển kế toán Chi cục lưu trữ tổng hợp tốn kinh phí; + chuyển phận kỹ thuật bảo quản Cục để theo dõi, kiểm tra; + thủ kho lưu hộp bảo quản đặt ngăn kho BIÊN BẢN NGHIỆM THU KÊ LĨT LƠ GẠO (Mẫu số C80 -HD) 1- Mục đích: Biên lập để xác định số lượng, chất lượng giá trị nguyên vật liệu, nhân cơng sử dụng vào việc kê lót bảo quản lơ gạo, làm sở cho việc tính tốn chi phí kê lót tốn 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Cột A: Ghi thứ tự - Cột B: Ghi tên loại nguyên vật liệu, nh ân cơng để sử dụng kê lót theo loại hình kê lót (vật tư khơng có định mức ghi vào cột 6) - Cột C: Ghi đơn vị tính - Cột 1, cột 2, cột 3: ghi số lượng, đơn giá, thành tiền loại vật tư phục vụ cho cơng tác kê lót bổ sung để nhập kho tương ứng với dòng cột B; - Cột 4, cột 5: ghi số lượng, thành tiền loại vật tư kê lót tốn năm trước chuyển sang năm nhập kho, chi tiết tương ứng với dòng cột B; - Cột 6: Tổng cộng giá trị thành tiền loại vật tư (gồm kê lót bổ sung kê lót toán năm trước chuyển sang) Cột = cột + cột Ghi chú: Lượng CO2 theo định mức tính báo cáo thực kinh phí bảo quản - Dịng nhận xét: Ghi chất lượng kê lót, quy định kê lót đảm bảo chưa, đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho chưa Biên lập hồn thành cơng việc kê lót, trước nhập kho, tổ nghiệm thu trực tiếp ghi sau kiểm tra lập riêng cho ngăn kho, lô kho gạo Biên lập thành 04 bản, có đầy đủ chữ ký thành viên, người phụ trách nghiệm thu: + 01 lưu phận kỹ thuật viên Chi cục; + 01 lưu kế toán Chi cục; + 01 thủ kho lưu hộp bảo quản đặt ngăn kho; + 01 chuyển phận kỹ thuật bảo quản Cục để theo dõi, kiểm tra BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG, KINH PHÍ BẢO QUẢN HÀNG HỐ DỰ TRỮ THEO ĐỊNH MỨC (Mẫu số C81-HD) 1- Mục đích: Biên lập để xác định số lượng hàng hoá dự trữ thực tế năm phải bảo quản, mức phí bảo quản năm cho mặt hàng làm sở để tốn kinh phí bảo quản Cục với Tổng cục (hàng năm) Chi cục với Cục (Tháng, quý, năm) 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi 75 - Cột A: Ghi số thứ tự; - Cột B: Dòng “Định mức Tổng cục giao” ghi định mức Tổng cục giao vào cột 4, cột tương ứng theo công việc bảo quản có định mức Dịng ghi thời gian bảo quản theo tháng, quý theo số thực bảo quản - Cột 1, cột 2, cột 3: Ghi số lượng tồn kho đầu tháng, quý số lượng xuất, nhập tháng, quý - Cột 4, cột 5, cột 6, cột 7: Dòng đầu ghi định mức Tổng cục giao cho cơng việc bảo quản Các dịng ghi số lượng hàng hoá thực tế bảo quản theo công việc vào chứng từ có liên quan - Cột 8: Ghi tổng kinh phí bảo quản theo định mức tháng, quý số lượng hàng hoá bảo quản định mức bảo quản cho công việc Lượng nhập tháng tháng sau tính thời gian bảo quản (lương thực lấy thời gian biên nhập đầy kho), xuất tháng từ tháng sau trở khơng tính thời gian bảo quản Mẫu biên dùng chung cho mặt hàng để xác định số lượng hàng hố bảo quản, kinh phí bảo quản, chi phí cho công tác bảo quản, (kể bảo quản thường xuyên bảo quản định kỳ ), mặt hàng phải lập biên riêng lập cho mặt hàng, cơng việc bảo quản có định mức bảo quản theo quy định Biên phận kiểm tra lập Đối với Chi cục dự trữ lập vào cuối tháng, quý, năm; Đối với Cục dự trữ lập vào cuối năm để xác định lượng hàng hoá phải bảo quản năm lập thành 03 - Đối với Chi cục: + 01 lưu phận kỹ thuật kiểm nghiệm chi cục; + 01 lưu kế toán Chi cục; + 01 gửi phòng kỹ thuật bảo quản Cục - Đối với Cục dự trữ: + 01 lưu phòng kỹ thuật bảo quản Cục; + 01 lưu phịng tài kế tốn Cục; + 01 đính kèm hồ sơ tiết kiệm phí gửi Tổng cục Các chức danh ký biên bản, phù hợp với trường hợp lập cụ thể BẢNG THANH TOÁN ĐỘC HẠI, NGUY HIỂM, BỒI DƯỠNG HIỆN VẬT (Mẫu số C82-HD) 1- Mục đích: Chứng từ dùng để xác nhận khoản toán khoản độc hại, nguy hiểm, bồi dưỡng vật cho người làm việc có yếu tố độc hại nhận tiền vật, theo chế độ quy định cho đối tượng hưởng Bảng toán chứng từ gốc làm lập phiếu chi toán khoản chi độc hại, nguy hiểm 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Bảng toán độc hại chứng từ toán Chi cục dự trữ cho đối tượng hưởng theo quy định - Căn để lập bảng toán bảng chấm công cho đối tượng làm việc khu vực có yếu tố độc hại hưởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm tiền chế độ bồi dưỡng vật cấp có thẩm quyền duyệt - Cột A: Ghi số thứ tự - Cột B: Ghi họ tên người 76 - Cột C: Diễn giải nội dung công việc, số lượng vật tư hàng hoá bảo quản bồi dưỡng vật tiền - Cột 1: Ghi mức bồi dưỡng vật quy tiền theo chế độ Nhà nước quy định - Cột 2: Mức phụ cấp độc hại nguy hiểm tiền theo chế độ Nhà nước quy định - Cột 3: Thời gian hưởng - Cột 4: Bồi dưỡng vật quy thành tiền Cột = cột x cột - Cột 5: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm tiền Cột = cột x cột - Cột 6: Tổng số phụ cấp toán (kể vật quy tiền tiền) - Cột D: Ký nhận người toán Bảng toán phận kế toán Chi cục dự trữ lập, phận phân công trách nhiệm theo dõi việc lập Bảng toán phải lập 02 bản: + 01 (có bảng chấm cơng chứng từ khác có liên quan kèm theo) kế toán Chi cục dự trữ lưu; + 01 gửi phòng tổ chức lao động tiền lương Cục dự trữ để theo dõi BIÊN BẢN TỊNH KHO KHI XUẤT DỐC KHO (Mẫu số C83- HD) 1- Mục đích: Biên lập trước xuất kho lần cuối để giám sát lượng lương thực (thóc, gạo), thực tế xuất kho đến lần xuất kho cuối, sở xác định số dơi, hao, nguyên nhân dôi hao Để làm sở lập chứng từ ghi sổ kế tốn có liên quan 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Mỗi xuất hết ngăn kho (lô kho), đơn vị (Chi cục dự trữ, ) phải tiến hành kiểm tra lập biên - Lượng dôi hao ngăn kho (lô kho) phải ghi vào biên kiểm tra ngăn kho (lơ kho) Tuyệt đối không lấy dôi ngăn kho bù hao cho ngăn kho (lô kho) khác, lấy dôi đợt xuất bù hao cho đợt xuất khác (trừ có quy định khác cấp có thẩm quyền ) - Các số liệu dùng để tính tốn ghi chép vào biên phải lấy từ sổ kho (hoặc thẻ kho ) đối chiếu với chứng từ nhập, xuất kỳ Nếu nhập, xuất có bao bì ghi thêm số bao - Biên ghi rõ nguyên nhân kiến nghị biện pháp xử lý Biên lập thành 04 : + phận kỹ thuật Chi cục lưu; + kế toán Chi cục dự trữ theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với định xử lý dùng làm lập chứng từ kế toán; + gửi phòng Kỹ thuật bảo quản Cục lưu; + gửi phịng Kế tốn tài Cục lưu BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH HAO, DÔI LƯƠNG THỰC (Mẫu số C84 -HD) 77 1- Mục đích: Biên lập vào biên tịnh kho để xác định số lượng dôi, hao nguyên nhân dôi hao lương thực Căn vào Biên để định xử lý kịp thời đồng thời làm sở lập chứng từ ghi sổ kế toán có liên quan 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Về phương pháp tính tốn, phải tn thủ theo cách tính tốn quy định văn hành định mức hao hụt lương thực bảo quản dự trữ quốc gia - Ghi đầy đủ tiêu theo quy định Biên lập thành 04 bản: + 01 phận kỹ thuật Chi cục lưu; + 01 kế toán Chi cục theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với định xử lý dùng làm lập chứng từ kế tốn; + 01 gửi phịng Kỹ thuật bảo quản Cục lưu; + 01 gửi phòng tài kế tốn Cục lưu PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG THĨC DTNN (Mẫu 85-HD) 1- Mục đích: Phiếu dùng để xác định chất lượng thóc nhập đầy kho đưa vào bảo quản, dự trữ xuất kho, theo tiêu kiểm nghiệm Tổng cục dự trữ Nhà nước quy định làm cho việc xác định ngun nhân tính hao hụt dư dơi thóc bảo quản 2- Phương pháp trách nhiệm ghi - Phiếu phận kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật bảo quản Cục thực ghi sau kiểm tra tiêu chất lượng mẫu thóc nhập kho, trước đóng cửa kho đưa vào bảo quản trước xuất kho Chi cục chuyển lên trực tiếp lấy mẫu (có biên lấy mẫu kèm theo) Phiếu lập kịp thời phải ghi đầy đủ nội dung quy định phiếu tiêu chất lượng xác định khách quan, trung thực, phương pháp kiểm nghiệm theo quy định Tổng cục, cán kiểm nghiệm phải chịu trách nhiệm kết thực - Trường hợp thủ kho không thống với kết kiểm nghiệm phải báo cáo Lãnh đạo Cục giải theo thẩm quyền Sau thống kết kiểm nghiệm ghi tiêu chất lượng vào phiếu - Thóc trước nhập kho đưa vào bảo quản xuất kho phải thực việc kiểm nghiệm theo tiêu thực cho ngăn kho, lô kho Phiếu kiểm nghiệm lập thành 04 bản: + 01 lưu phận kỹ thuật bảo quản Chi cục; + 01 kèm theo biên nhập đầy kho nhập biên xác định hao dôi xuất; + 01 giao cho phận kế tốn Chi cục đính kèm với phiếu nhập xuất kho; + 01 gửi Cục theo dõi, giám sát lưu hồ sơ bảo quản PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG GẠO DTNN 78 (Mẫu C86- HD) 1- Mục đích: Phiếu dùng để xác định chất lượng gạo nhập đầy kho đưa vào bảo quản, dự trữ trước xuất kho, theo tiêu kiểm nghiệm Tổng cục dự trữ Nhà nước quy định, làm cho việc tính hao hụt dư dơi gạo bảo quản 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Phiếu phận kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật bảo quản Cục thực ghi sau kiểm tra tiêu chất lượng mẫu gạo nhập kho, trước đóng cửa kho đưa vào bảo quản trước xuất kho Chi cục chuyển lên trực tiếp lấy mẫu (có biên lấy mẫu kèm theo) Phiếu lập kịp thời phải ghi đầy đủ nội dung quy định phiếu tiêu chất lượng xác định khách quan, trung thực, phương pháp kiểm nghiệm theo quy định Tổng cục, cán kiểm nghiệm phải chịu trách nhiệm kết thực - Trường hợp thủ kho không thống với kết kiểm nghiệm phải báo cáo Lãnh đạo Chi cục giải theo thẩm quyền, sau thống kết kiểm nghiệm ghi tiêu chất lượng vào phiếu - Gạo trước nhập kho đưa vào bảo quản xuất kho phải thực việc kiểm nghiệm tiêu thực cho ngăn kho, lô kho Phiếu kiểm nghiệm lập thành 04 bản: + 01 lưu phận kỹ thuật bảo quản Chi cục; + 01 kèm theo biên nhập đầy kho nhập biên xác định hao dôi xuất; + 01 giao cho phận kế toán Chi cục đính kèm với phiếu nhập xuất kho; + 01 gửi Cục theo dõi, giám sát lưu hồ sơ bảo quản BẢNG KÊ CÂN HÀNG (Dùng cho xuất, nhập) (Mẫu số C87 - HD) 1- Mục đích: Phiếu kê cân hàng dùng để ghi chép mã cân loại hàng dự trữ nhập (xuất) kho phải cân nhiều lần Làm lập phiếu nhập (xuất) kho; kiểm tra, đối chiếu 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Thủ kho bảo quản phải trực tiếp cân, sau mã cân phải ghi đầy đủ nội dung quy định phiếu Sau mã cân phải cộng tổng số Tổng số số cộng luỹ kế từ mã cân Kết thúc phiếu cân hàng nhập (xuất) phải tính tốn ghi chữ vào dòng ấn định cuối ký xác nhận thủ kho, người giao (người nhận) kế toán kiểm tra Phiếu kê cân hàng nhập (xuất) phải đóng thành quyển, đánh số thứ tự liên tục, đóng dấu giáp lai đơn vị Sau vụ nhập (xuất) lưu lại phận kế toán Chi cục 79