QUY ĐỊNH VỀ TIÊU CHUẨN, ĐỊNH MỨC TRANG THIẾT BỊ VÀPHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ CÔNGNHÂN VIÊN THUỘC VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GTVT

BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GTVT QUY ĐỊNH VỀ TIÊU CHUẨN, ĐỊNH MỨC TRANG THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN THUỘC VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GTVT (Ban hành kèm theo Quyết định số 1496/QĐ-VKHCN ngày 10 tháng 12 năm 2009 Viện trưởng Viện Khoa học Công nghệ GTVT) Chương CÁC QUY ĐỊNH CHUNG Điều Căn xây dựng quy định Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí số: 48/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8; Luật phịng, chống tham nhũng số: 55/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8; Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán công chức, viên chức nhà nước; Thông tư số 94/2006/TT-BTC ngày 09/10/2006 Bộ Tài Chính hướng dẫn thực định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 thủ tướng phủ việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Nghị định số 115/2005/NĐ-CP ngày 05/9/2005 Chính phủ quy định chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức khoa học công nghệ công lập; Quyết định số 3003/QĐ-BGTVT ngày 29/12/2006 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải việc phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học Cơng nghệ GTVT sang hình thức tổ chức khoa học cơng nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP Chính phủ; Quyết định số 3153/QĐ-BGTVT ngày 16/10/2008 Bộ trưởng Bộ GTVT việc Ban hành Điều lệ Tổ chức hoạt động Viện Khoa học Công nghệ GTVT; Các quy chế nội hành Viện Khoa học Công nghệ GTVT Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc ban hành theo quy định áp dụng cho Lãnh đạo Viện phịng Quản lý nghiệp vụ, tổ chức đồn thể (Văn phịng Đảng ủy, Văn phịng Cơng đồn, Đồn Thanh niên) phòng sử dụng cho hoạt động chung Viện 1/203 Trang thiết bị phương tiện làm việc theo quy định bao gồm: a Bàn ghế ngồi làm việc, tủ đựng tài liệu, tủ trưng bày, giá đựng công văn, giá đựng tài liệu, bàn ghế họp, tiếp khách; máy điều hòa b Thiết bị văn phịng: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại cố định c Trang thiết bị cho phòng họp, hội trường: bàn ghế, thiết bị âm thanh, máy chiếu trang thiết bị khác Quy chế khơng bao gồm: a Phịng để máy chủ đặt Web Mail Viện (các thiết bị kèm theo) b Trang thiết bị điện (quạt, đèn thắp sáng thiết bị điện khác có liên quan đến xây dựng bàn giao) không thuộc tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị theo quy định b Tiêu chuẩn, định mức văn phòng phẩm thực theo Qui chế chi tiêu nội Viện Quy định không áp dụng cho đơn vị trực thuộc Viện Căn theo quy định này, đơn vị áp dụng xây dựng tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc phù hợp với điều kiện khả đơn vị Chương QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO VIỆN VÀ CÁC PHÒNG QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ VÀ CÁC PHÒNG SỬ DỤNG CHUNG Điều Nguyên tắc trang bị Đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ giao; đảm bảo tiết kiệm, hiệu Danh mục, số lượng trang thiết bị làm việc theo Quy định mức tối đa áp dụng cho phòng làm việc trang bị mới; Viện mua sắm trang thiết bị làm việc thiếu so với tiêu chuẩn, định mức phải thay hư hỏng, lý Đối với trang thiết bị làm việc sử dụng có số lượng cao hơn, có giá trị cao thấp theo Quy định hành tiếp tục sử dụng lý Điều Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc Lãnh đạo Viện, cán phòng Quản lý nghiệp vụ phòng sử dụng chung Viện Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc Lãnh đạo Viện, cán phòng Quản lý nghiệp vụ phòng sử dụng chung Viện thực theo Quy chế hành phụ lục I, II, III kèm theo Quy định 2/203 Tổng kinh phí đầu tư trang bị cho phịng làm việc khơng vượt Quy định hành nhà nước Trong trường hợp đặc biệt theo yêu cầu công việc phòng Quản lý nghiệp vụ đề xuất Viện trưởng xem xét duyệt bổ xung thêm trang thiết bị làm việc cần thiết Điều Trang thiết bị phương tiện làm việc cho hội trường phòng họp, bao gồm: Bàn, ghế, tủ Trang thiết bị âm hội trường Các trang thiết bị khác (nếu cần) Viện trưởng định trang bị số lượng, chủng loại phù hợp với tính chất cơng việc, khả nguồn kinh phí Viện Điều Quản lý, sử dụng trang thiết bị phương tiện làm việc Trang thiết bị phương tiện làm việc Viện trang bị cho cán CNV phải quản lý, sử dụng theo mục đích tuân thủ quy định hành Nhà nước Không trao đổi, tặng, biếu, cho thuê, cho mượn tổ chức cá nhân; không trang bị nhà riêng cho cá nhân; không tự ý điều chuyển đơn vị Viện chưa phép cấp có thẩm quyền Cán CNV giao quản lý, sử dụng trang thiết bị phương tiện làm việc phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn bảo đảm sử dụng lâu bền, tiết kiệm, hiệu Việc mua sắm, lý trang thiết bị phương tiện làm việc thực theo quy chế mua sắm quản lý tài sản Viện quy định hành Nhà nước Điều Nguồn kinh phí Kinh phí mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc sử dụng từ nguồn ngân sách nhà nước cấp từ nguồn kinh phí hợp pháp khác Viện theo quy định pháp luật Điều Trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc Trách nhiệm phịng Tổ chức - Hành a Là đầu mối quản lý trang thiết bị phương tiện làm việc Viện theo chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định; b Kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc đơn vị; Đề xuất thực việc mua sắm, điều chuyển, thu hồi tài sản sau Viện trưởng phê duyệt; 3/203 c Trực tiếp quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc phòng Lãnh đạo Viện, đồn thể phịng sử dụng chung cho hoạt động Viện Trách nhiệm phịng Tài - Kế tốn a Thực theo dõi, tính khấu hao, hao mịn trang thiết bị, phương tiện làm việc theo quy định pháp luật b Tham gia kiểm sốt q trình mua sắm lý trang thiết bị Trách nhiệm phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học Hợp tác Quốc tế a Mở sổ quản lý danh mục trang thiết bị theo quy định b Tham gia kiểm sốt q trình mua sắm lý trang thiết bị Trách nhiệm Trưởng đơn vị a Trưởng đơn vị người đại diện ký nhận bàn giao trang thiết bị, phương tiện làm việc giao quản lý, sử dụng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Viện trưởng việc quản lý sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc đơn vị theo quy định b Mọi trường hợp mát, hư hỏng trang thiết bị, phương tiện làm việc phải báo cáo văn cho Viện thơng qua Phịng Tổ chức - Hành để xác định nguyên nhân, trách nhiệm xử lý tập thể, cá nhân có liên quan theo quy định Viện Nhà nước Trách nhiệm cán CNV Cán CNV giao quản lý, sử dụng trang thiết bị phương tiện làm việc phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn bảo đảm sử dụng lâu bền, tiết kiệm, hiệu Điều Sửa chữa trang thiết bị, phương tiện làm việc Trong trình sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc có hư hỏng cần sửa chữa, thay đơn vị làm đề nghị trình Lãnh đạo Viện xét duyệt thơng qua Phịng Tổ chức - Hành Sau tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, thay trang thiết bị, phương tiện làm việc đơn vị, Phòng Tổ chức Hành kiểm tra trang thiết bị, phương tiện làm việc bị hư hỏng Đối với trang thiết bị, phương tiện làm việc thời hạn bảo hành, Phịng Tổ chức - Hành u cầu nhà cung cấp kiểm tra, sửa chữa, thay theo nghĩa vụ bảo hành quy định hợp đồng mua bán Đối với trang thiết bị, phương tiện làm việc hết thời hạn bảo hành, Phòng Tổ chức - Hành liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, linh kiện thay để tiến hành kiểm tra, đề xuất phương án báo giá sửa chữa, thay 4/203 Đối với trang thiết bị, phương tiện làm việc bị hư hỏng mà khắc phục, sửa chữa hết thời gian khấu hao, Phịng Tổ chức Hành lập biên thu hồi, nhập kho quản lý Đơn vị làm đề nghị cung cấp trang thiết bị, phương tiện làm việc thay gửi Phòng Tổ chức Hành trình Viện trưởng xem xét, duyệt mua Trình tự sửa chữa, mua linh kiện thay mua trang thiết bị, phương tiện làm việc thực theo quy chế mua sắm quản lý thiết bị Viện Điều 10 Bảo dưỡng trang thiết bị, phương tiện làm việc Đơn vị cá nhân quản lý, sử dụng có trách nhiệm bảo dưỡng trang thiết bị giao theo chế độ, tiêu chuẩn, quy trình kỹ thuật Đối với loại trang thiết bị phương tiện làm việc chung Viện, phịng Tổ chức - Hành có trách nhiệm cử cán chuyên quản loại trang thiết bị phương tiện làm việc nhằm đạt hiệu cao Hàng năm, Phòng Tổ chức - Hành phối hợp với đơn vị lập kế hoạch dự tốn kinh phí bảo dưỡng, tổng hợp trình Viện duyệt ký hợp đồng bảo dưỡng Trong q trình thực hợp đồng, Phịng Tổ chức Hành đơn vị sử dụng giám sát bảo dưỡng, ký xác nhận Chương QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ, PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA CÁC ĐƠN VỊ HOẠCH TOÁN PHỤ THUỘC Điều 11 Trang thiết bị Viện giao Đối với trang thiết bị làm việc mà Viện trang bị, giao cho đơn vị đơn vị phải có trách nhiệm quản lý sử dụng có hiệu theo quy định hành Điều 12 Q trình sử dụng tính khấu hao Đối với trang thiết bị phương tiện làm việc Viện giao, hỏng hóc đơn vị tự sửa chữa từ nguồn kinh phí hợp pháp theo quy định hành Việc tính khấu hao, lý thực theo quy định hành Nhà nước Viện Điều 13 Mua sắm Căn vào quy định Chương 2, đơn vị tự xây dựng quy chế định mức tiêu chuẩn mua sắm tùy theo nhu cầu phù hợp với quy định hành Viện Nhà nước Quá trình mua sắm thực theo quy chế mua sắm tài sản Viện 5/203 Chương XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 14 Xử lý vi phạm Các đơn vị, cá nhân thực việc mua sắm, quản lý, sử dụng trang thiết bị phương tiện làm việc không tiêu chuẩn, định mức theo Quy định tùy theo tính chất, mức độ sai phạm bị xử lý theo quy định pháp luật, truy cứu trách nhiệm pháp lý tương ứng, gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định pháp luật Điều 15 Điều khoản thi hành Phòng Tổ chức - Hành đơn vị chủ trì triển khai hướng dẫn đơn vị để tổ chức thực Quy định Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành Trong trình thực hiện, có điều chưa phù hợp, đơn vị có trách nhiệm phản ánh văn Phịng Tổ chức - Hành để tổng hợp báo cáo Viện xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp 6/203 Phụ lục I TIÊU CHUẨN, ĐỊNH MỨC TRANG BỊ THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VIỆN TT Danh mục trang thiết bị Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc Lãnh đạo Viện (tính cho 01 người) I Viện trưởng Bàn ghế ngồi làm việc Số lượng tối đa A Bộ salon tiếp khách Bàn ghế họp Tủ đựng tài liệu Máy vi tính để bàn (bao gồm bàn vi tính, lưu điện) Máy in đen trắng khổ A4 10 11 12 13 II bộ Máy Scan tài liệu máy Máy hủy tài liệu máy Điện thoại cố định máy Phích đun nước điện Bộ ấm chén tiếp khách Các trang thiết bị khác (nếu cần thiết) Máy điều hịa (có cơng suất phù hợp với trạng phịng làm việc, đảm bảo điều kiện làm 01 việc bình thường) Tổng kinh phí đầu tư mua sắm theo quy định hành Phó Viện trưởng Bàn ghế ngồi làm việc Bộ salon tiếp khách Tủ đựng tài liệu Máy vi tính để bàn (bao gồm bàn vi tính ) Máy in đen trắng khổ A4 Máy hủy tài liệu máy Điện thoại cố định máy 7/203 Phích đun nước điện Bộ ấm chén tiếp khách 10 11 Các trang thiết bị khác (nếu cần thiết) Máy điều hịa (có cơng suất phù hợp với trạng phịng làm việc, đảm bảo điều kiện làm 01 việc bình thường) Tổng kinh phí đầu tư mua sắm theo quy định hành 8/203 Phụ lục II TIÊU CHUẨN, ĐỊNH MỨC TRANG BỊ THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA CÁC PHÒNG QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ TT A I II Danh mục trang thiết bị Số lượng tối đa Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc CBCNV Trưởng phòng Bàn ghế ngồi làm việc Bộ salon tiếp khách Tủ đựng tài liệu Máy vi tính để bàn (bao gồm bàn vi tính) Máy in đen trắng khổ A4 Điện thoại cố định ( số riêng) Phích đun nước điện Bộ ấm chén tiếp khách chiếc máy Phó trưởng phịng (tính cho 01 người) Bàn ghế ngồi làm việc Tủ đựng tài liệu Máy vi tính để bàn Điện thoại cố định (Số điện thoại dùng chung) III Cán viên chức, chuyên viên phòng QLNV (tính cho 01 người) Bàn ghế ngồi làm việc máy Tủ đựng tài liệu Máy vi tính để bàn Điện thoại cố định (dùng chung) máy IV Các trang bị dụng cho phòng QLNV ( Tính cho phịng QLNV) Bộ bàn ghế họp, tiếp khách Máy in 04 Điện thoại cố định (dùng chung) Máy hủy tài liệu Máy Scan tài liệu số 9/203 Máy Fax 01 Máy điều hịa (có cơng suất phù hợp với trạng phịng làm việc, đảm bảo điều kiện làm việc bình thường) 01 10/203 Đối với vấn đề quan trọng, cần thiết mà chưa xử lý theo cách thức quy định khoản Điều này, Viện trưởng Phó Viện trưởng chủ trì họp, làm việc với lãnh đạo đơn vị, tổ chức, chuyên gia liên quan để tham khảo ý kiến trước giải Các cách thức giải khác theo quy định Quy chế làm việc trực tiếp với đơn vị thuộc phạm vi phụ trách, tiếp khách phương thức khác Viện trưởng quy định uỷ quyền Điều 17 Thủ tục gửi văn bản, trình giải cơng việc Thủ tục trình Viện trưởng, Phó Viện trưởng giải cơng việc: a) Các văn trình Lãnh đạo Viện phụ trách phải trưởng đơn vị (hoặc phó trưởng đơn vị ủy quyền) thuộc Viện ký đóng dấu (nếu có) thẩm quyền; cần gửi đến đơn vị có liên quan để biết phối hợp ghi tên đơn vị phần Nơi nhận văn b) Đối với vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị khác, hồ sơ trình thiết phải có ý kiến thức văn đơn vị liên quan; c) Hồ sơ trình văn bản, đề án bao gồm: - Văn trình Lãnh đạo Viện phụ trách phải thuyết minh rõ nội dung đề án, luận kiến nghị, ý kiến khác - Văn ý kiến đơn vị thẩm định đề án theo quy định quy chế Viện; - Báo cáo giải trình việc tiếp thu ý kiến tham gia đơn vị có liên quan, kể ý kiến tư vấn khác (nếu có); - Các tài liệu cần thiết khác Trình tự xử lý văn bản, đề án: a) Đối với văn đến từ quan, đơn vị ngồi Viện: - Phịng Tổ chức – Hành nhận, vào sổ trình Viện trưởng - Viện trưởng trực tiếp đạo bút phê chuyển Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực để đạo giải đơn vị thực 187 b) Đối với văn bản, đề án đơn vị thuộc Viện mà nội dung cơng việc có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ phòng quản lý nghiệp vụ: - Đơn vị có văn gửi cho phòng quản lý nghiệp vụ liên quan Sau đó, với phịng quản lý nghiệp vụ thống phương án giải để trình Lãnh đạo Viện phụ trách xem xét phê duyệt - Nếu hai bên không thống phương án giải phải báo cáo với Lãnh đạo Viện phụ trách xem xét giải c) Đối với văn bản, đề án khác đơn vị thuộc Viện: Đơn vị trực tiếp trình Lãnh đạo Viện phụ trách để xin ý kiến giải Điều 18 Trách nhiệm phòng quản lý nghiệp vụ việc trình Lãnh đạo Viện giải cơng việc Chỉ trình Viện trưởng, Phó Viện trưởng vấn đề thuộc phạm vi giải Viện trưởng, Phó Viện trưởng có đủ thủ tục hồ sơ quy định Điều 17 Quy chế Khi nhận hồ sơ đề án, cơng việc đơn vị gửi trình Viện trưởng, Phó Viện trưởng, phịng QLNV có nhiệm vụ: a) Thẩm tra mặt thủ tục thể thức văn bản: Nếu hồ sơ đề án, cơng việc trình khơng theo quy định, thời gian không ngày làm việc, phòng quản lý nghiệp vụ gửi lại đơn vị trình nêu rõ yêu cầu để thực quy định Đối với vấn đề cần giải gấp, phòng quản lý nghiệp vụ làm Phiếu báo cho đơn vị, trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Viện trưởng, Phó Viện trưởng biết; b) Thẩm tra nội dung: Nếu nội dung đề án, cơng việc cịn có vấn đề chưa rõ cịn có ý kiến khác quan điểm xử lý đơn vị có liên quan, phòng QLNV yêu cầu chủ đề án giải trình thêm theo uỷ quyền Viện trưởng, Phó Viện trưởng phụ trách, trưởng phịng quản lý nghiệp vụ tổ chức họp với chủ đề án đơn vị liên quan gửi văn lấy thêm ý kiến đơn vị khác để xử lý báo cáo Viện trưởng, Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực định Chậm thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ thủ tục, phòng quản lý nghiệp vụ phải hồn chỉnh hồ sơ thủ tục trình Lãnh đạo Viện phụ trách Phiếu trình giải cơng việc phải thể rõ nội dung xử lý công việc, phải kèm theo đầy đủ hồ sơ 188 Hồ sơ trình Lãnh đạo Viện phải thư ký lãnh đạo Viện lập danh mục (bao gồm hồ sơ máy vi tính) để theo dõi q trình xử lý Điều 19 Xử lý hồ sơ trình thơng báo kết Chậm sau ngày làm việc, kể từ ngày phịng quản lý nghiệp vụ trình, Lãnh đạo Viện phụ trách có trách nhiệm xử lý hồ sơ trình có ý kiến thức vào Phiếu trình Đối với đề án, cơng việc mà Lãnh đạo Viện phụ trách yêu cầu tham khảo ý kiến tư vấn chuyên gia; yêu cầu chủ đề án đơn vị liên quan giải trình trước định, phòng quản lý nghiệp vụ có trách nhiệm phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị đầy đủ nội dung tổ chức để Viện trưởng Phó Viện trưởng họp, làm việc với chuyên gia, chủ đề án đơn vị có liên quan theo quy định Điều 20 Quy chế này, trước định Trong trường hợp cần thiết, Viện trưởng Phó Viện trưởng uỷ quyền cho trưởng đơn vị thuộc Viện chủ trì họp quy định khoản Điều báo cáo Viện trưởng Phó Viện trưởng kết họp Đối với công việc thuộc phạm vi công việc mà tập thể Lãnh đạo Viện thảo luận trước Viện trưởng định quy định khoản Điều Quy chế này, Viện trưởng, Phó Viện trưởng theo lĩnh vực phân công, xem xét nội dung tính chất đề án để định: a) Cho phép chủ đề án hoàn thành thủ tục đăng ký với thư ký lãnh đạo Viện để bố trí trình tập thể Lãnh đạo Viện phiên họp gần nhất; b) Giao chủ đề án chuẩn bị thêm xét thấy nội dung chưa đạt yêu cầu; c) Giao Chủ đề án làm thủ tục lấy ý kiến đơn vị liên quan theo quy định điểm b khoản Điều 14 Quy chế Căn ý kiến đạo Viện trưởng Phó Viện trưởng nội dung đề án, cơng việc, trưởng đơn vị chủ trì phối hợp với phịng quản lý nghiệp vụ hoàn chỉnh dự thảo văn để ký ban hành Những nội dung có liên quan đến chế, sách thiết phải thể thành văn gửi cho đơn vị có liên quan Đối với vấn đề đơn vị trình cơng việc chun mơn, khơng cần thiết phải văn Viện, Lãnh đạo Viện có ý kiến vào hồ sơ phịng quản lý nghiệp vụ thơng báo cho đơn vị trình biết 189 Chậm ngày làm việc kể từ nhận đầy đủ hồ sơ, chưa có định cuối Viện trưởng Phó Viện trưởng phịng quản lý nghiệp vụ phải thơng báo văn cho đơn vị trình đề án, công việc biết rõ lý Điều 20 Tổ chức họp xử lý công việc thường xuyên Lãnh đạo Viện phụ trách lĩnh vực họp với phòng quản lý nghiệp vụ, chủ đề án đại diện đơn vị có liên quan để nghe ý kiến tư vấn, tham mưu trước định giải công việc a) Trách nhiệm phòng quản lý nghiệp vụ: - Đôn đốc đơn vị chủ đề án chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp, gửi giấy mời tài liệu đến thành phần mời trước ngày họp ngày làm việc (trừ trường hợp đặc biệt Lãnh đạo Viện đạo); - Chuẩn bị địa điểm điều kiện phục vụ cho họp, phối hợp với đơn vị liên quan để thực nhiệm vụ họp tổ chức quan Viện; - Ghi biên họp cần thiết ghi âm; - Thông báo văn kết luận Viện trưởng Phó Viện trưởng nội dung họp (nếu cần) b) Trách nhiệm chủ đề án: - Chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp theo thông báo; - Chuẩn bị ý kiến giải trình vấn đề liên quan đến nội dung họp; - Sau họp phối hợp với phòng quản lý nghiệp vụ hồn chỉnh đề án văn trình theo kết luận Viện trưởng, Phó Viện trưởng Tập thể lãnh đạo Viện họp để giải công việc quy định khoản Điều 4, họp giao ban hàng tuần, họp thường kỳ hàng tháng, thực theo thủ tục liên quan quy định Chương V Quy chế Chương V TỔ CHỨC CÁC HỘI NGHỊ VÀ CUỘC HỌP Điều 21 Các loại hội nghị họp 190 Căn yêu cầu công việc phạm vi lĩnh vực công tác, Viện tổ chức hội nghị họp nguyên tắc thiết thực, hiệu tiết kiệm Các hội nghị gồm: Hội nghị toàn Viện, hội nghị đại biểu, hội nghị chuyên đề Các họp Lãnh đạo Viện chủ trì, gồm: - Họp Lãnh đạo Viện; - Họp giải công việc; - Họp với lãnh đạo cấp đơn vị bên trụ sở Viện; - Các họp khác Các họp trưởng đơn vị thuộc Viện chủ trì: - Các đơn vị thuộc Viện tổ chức họp lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải công việc chuyên môn, đề án công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị quy định; - Lãnh đạo đơn vị thuộc Viện chủ trì họp, làm việc với đại diện quan liên quan theo uỷ quyền Viện trưởng, Phó Viện trưởng phụ trách đơn vị theo quy định Quy chế này; Điều 22 Công tác chuẩn bị hội nghị, họp Duyệt chủ trương: a) Viện trưởng định họp, hội nghị: Theo khoản Điều 21 b) Phó Viện trưởng định chủ trương họp theo lĩnh vực phân công phụ trách ủy quyền Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị: Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Lãnh đạo Viện định về: - Nội dung hội nghị, phân công chuẩn bị báo cáo; - Thành phần, thời gian, địa điểm họp; - Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính); - Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có); 191 - Dự kiến chương trình hội nghị; - Các vấn đề cần thiết khác Chuẩn bị thơng qua báo cáo: a) Các phịng quản lý nghiệp vụ thông báo cho đơn vị liên quan biết báo cáo chính, báo cáo tóm tắt tài liệu cần phải chuẩn bị Đơn vị chủ trì nội dung phân cơng dự thảo trình Viện trưởng, Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo tài liệu cần thiết khác Trưởng đơn vị phân cơng có trách nhiệm kiểm tra kỹ nội dung, hình thức báo cáo, tài liệu trước trình Lãnh đạo Viện duyệt; b) Thời hạn trình Lãnh đạo Viện duyệt báo cáo: - Báo cáo hội nghị tồn Viện phải gửi Phịng Tổ chức Hành trước ngày hội nghị ngày làm việc để kịp hoàn tất thủ tục trình Lãnh đạo Viện phê duyệt; - Các chương trình, dự án lớn phải thơng qua họp Lãnh đạo Viện thường kỳ hàng tháng phải gửi đến Lãnh đạo Viện trước ngày họp ngày; - Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo Viện phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày họp ngày; c) Đối với hội nghị tồn Viện có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Phòng Tổ chức Hành có trách nhiệm đơn đốc đơn vị dự thảo báo cáo trình Lãnh đạo Viện thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Viện giải vấn đề vượt khả quyền hạn đơn vị Các họp đề cập đến nội dung theo chuyên ngành đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch; d) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Viện gồm: Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác điều hành sáu tháng, năm, năm năm Viện; Báo cáo sơ kết, tổng kết thực chương trình, dự án, công việc quy định khoản Điều Quy chế này; Báo cáo kết triển khai thực chương trình lớn Viện Mời họp: Phịng Tổ chức Hành đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời danh sách thành phần mời họp Giấy mời cấp Lãnh đạo Viện tương tương trở lên dự họp phải Lãnh đạo Viện ký In tài liệu chuẩn bị điều kiện phục vụ họp: 192 a) Phòng Tổ chức Hành chịu trách nhiệm in ấn, phơ tô tài liệu họp đơn vị thuộc Viện chuẩn bị Các đơn vị trực thuộc Viện có kinh phí riêng phải tự in tài liệu họp theo số lượng cần thiết; b) Nếu tổ chức họp Viện, Phịng Tổ chức Hành chịu trách nhiệm bố trí phịng họp Nếu tổ chức họp ngồi Viện, Phịng Tổ chức Hành bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc Viện Đại biểu đơn vị có kinh phí riêng đơn vị bảo đảm phương tiện lại ăn nghỉ theo chế độ hành; c) Kinh phí họp chi theo quy định chung Nhà nước, theo quy chế chi tiêu nội Viện kế hoạch duyệt phải bảo đảm tiết kiệm; d) Chương trình họp đơn vị phân cơng chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Viện duyệt Điều 23 Tổ chức họp Triển khai việc tổ chức họp: - Sau chương trình phê duyệt, đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì họp xử lý tình cần thiết khác; - Tại họp, người chủ trì họp điều hành họp theo chương trình dự kiến; tuỳ theo yêu cầu thực tế định điều chỉnh chương trình họp phải thơng báo để người dự họp biết; - Người chủ trì họp điều hành họp phải kết luận rõ ràng nội dung, chuyên đề thảo luận họp Ghi biên thông báo kết họp: a) Đơn vị chủ trì nội dung họp chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên họp (nếu cần) soạn thảo thông báo ý kiến kết luận họp Lãnh đạo Viện, gửi Phòng Tổ chức Hành để trình Viện trưởng Phó Viện trưởng duyệt trước ký ban hành; b) Phòng Tổ chức Hành phối hợp với đơn vị có liên quan dự thảo thơng báo hội nghị tồn Viện, họp Lãnh đạo Viện thường kỳ c) Các đơn vị giao chủ trì dự thảo thơng báo kết luận hội nghị chuyên đề; họp Lãnh đạo Viện để giải công việc; 193 d) Các trường hợp khác Lãnh đạo Viện phân công Báo cáo kết họp: a) Phó Viện trưởng báo cáo kết hội nghị chủ trì với Viện trưởng sau hội nghị kết thúc; b) Đối với hội nghị, họp Lãnh đạo Viện uỷ quyền cho trưởng đơn vị chủ trì, sau kết thúc, người uỷ quyền phải báo cáo Viện trưởng Phó Viện trưởng phụ trách kết hội nghị, họp vấn đề vượt thẩm quyền giải đơn vị để Lãnh đạo Viện xử lý kịp thời; Các công việc sau họp: Các phòng quản lý nghiệp vụ đơn vị phân cơng có trách nhiệm tổ chức triển khai thực nội dung Lãnh đạo Viện kết luận hội nghị, họp; kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Viện kết thực kết luận Chương VI BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN CỦA VIỆN Điều 24 Quy định việc ký văn Viện trưởng ký văn sau: a) Văn quản lý, điều hành Viện, thoả thuận quốc tế, văn tổ chức máy nhân theo quy định pháp luật; b) Các văn trình Bộ GTVT; c) Phê duyệt dự án, đề án, d) Văn uỷ quyền cho Phó Viện trưởng, trưởng đơn vị giải số công việc thuộc thẩm quyền Viện trưởng thời gian xác định; đ) Các định tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, công tác, học cán bộ, viên chức người lao động thuộc quyền phân cấp quản lý theo quy định pháp luật Phó Viện trưởng Viện trưởng giao ký thay văn bản: a) Quyết định cá biệt, định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng toán, toán hạng mục cơng trình, dự án đầu tư theo quy định 194 công tác quản lý đầu tư xây dựng Viện, lý tài sản cố định văn xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực Viện trưởng phân công phụ trách; b) Một số văn quy định khoản Điều theo lĩnh vực Viện trưởng giao phụ trách ủy quyền Khi Viện trưởng vắng mặt, Phó Viện trưởng Thường trực ký văn thuộc thẩm quyền Viện trưởng uỷ quyền Trưởng phòng Tổ chức hành ký thừa lệnh Viện trưởng số loại văn theo định Viện trưởng Việc đóng dấu văn thực theo quy định quản lý dấu Nhà nước Điều 25 Thời hạn ban hành văn Trong thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày văn ký ban hành, Phịng Tổ chức - Hành có trách nhiệm gửi văn cho đơn vị cá nhân có liên quan lưu trữ theo quy định Đối với văn cần chuyển gấp phải gửi kịp thời Trong thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Viện thông qua cho ý kiến đạo nội dung đề án, dự án, cơng việc, phịng quản lý nghiệp vụ phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Viện họp Trong thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày họp giao ban Viện định kỳ, Phòng Tổ chức Hành phải thơng báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Viện họp Điều 26 Phát hành văn Phịng Tổ chức Hành có trách nhiệm phát hành văn Viện sau lãnh đạo Viện ký, đồng thời tổ chức việc cập nhật vào mạng thông tin Viện Chương VII TIẾP KHÁCH Điều 27 Tiếp khách nước Các tiếp làm việc thức theo chương trình Lãnh đạo Viện: 195 a) Phịng Tổ chức Hành có trách nhiệm bố trí chương trình để Lãnh đạo Viện tiếp khách lãnh đạo Bộ, chức danh tương đương, đoàn đại biểu khách mời theo chương trình Lãnh đạo Viện; b) Khi có kế hoạch làm việc với khách, phòng quản lý nghiệp vụ thống với quan khách kế hoạch chuẩn bị để báo cáo Lãnh đạo Viện Kế hoạch tiết có phân cơng cụ thể: Chuẩn bị báo cáo, thành phần tham dự; phương án đón, tiếp đại biểu; bảo vệ an ninh (nếu cần); phòng làm việc; nội dung chương trình làm việc Sau kế hoạch phê duyệt, phòng quản lý nghiệp vụ thông báo đơn vị phân công chuẩn bị; mời đơn vị liên quan tham dự; kiểm tra đôn đốc chịu trách nhiệm công tác chuẩn bị; tổ chức việc đón khách; ghi danh sách đại biểu; phát tài liệu, ghi biên buổi làm việc Đối với thăm làm việc Lãnh đạo Viện, Phịng Tổ chức Hành có trách nhiệm bố trí chương trình chủ trì công tác phục vụ theo yêu cầu Lãnh đạo Viện, phù hợp với quy định pháp luật quy chế Viện Điều 28 Tiếp khách nước Đối với đoàn khách nước đến theo chương trình đón tiếp Viện mà Lãnh đạo Viện chủ trì đón tiếp, Phịng Kế hoạch - Quản lý nghiên cứu Khoa học Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ liên hệ với quan đề nghị tiếp để bố trí nghi thức chương trình tiếp, báo cáo Lãnh đạo Viện phân cơng tiếp khách ngày làm việc trước tiếp Các đón, tiếp làm việc thức với đồn khách nước theo lời mời Viện trưởng theo đề nghị khách Viện trưởng đồng ý, tiếp xã giao Lãnh đạo Viện khách nước thực theo quy định tiếp khách nước Viện Trưởng đơn vị thuộc Viện tổ chức tiếp làm việc với khách nước theo phân cấp Viện trưởng phạm vi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền đơn vị Hàng quý, đơn vị tổng hợp kết chương trình làm việc với khách nước ngồi gửi Phịng Kế hoạch - Quản lý nghiên cứu Khoa học Hợp tác quốc tế để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Viện Phòng Kế họach - Quản lý nghiên cứu Khoa học Hợp tác quốc tế giúp đơn vị thuộc Viện bảo đảm nghi lễ thủ tục ngoại giao, đồng thời phối hợp để xử lý vấn đề phát sinh tiếp khách nước 196 Chương VIII CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THƠNG TIN Điều 29 Phó Viện trưởng báo cáo Viện trưởng Tình hình thực công việc thuộc lĩnh vực phân công phụ trách, việc vượt thẩm quyền giải việc cần xin ý kiến Viện trưởng Nội dung kết hội nghị, họp Viện trưởng uỷ quyền tham dự đạo hội nghị Kết làm việc kiến nghị Viện đơn vị trực thuộc đối tác khác cử tham gia đồn cơng tác nước nước Điều 30 Các đơn vị trực thuộc Viện báo cáo Lãnh đạo Viện Trưởng đơn vị trực thuộc Viện phải thực đầy đủ chế độ thông tin báo cáo Lãnh đạo Viện theo quy định (Báo cáo tháng, báo cáo năm phải thông qua Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực): a Báo cáo định kỳ: báo cáo tháng trước ngày 20 hàng tháng; báo cáo quý trước ngày 20 tháng cuối quý; báo cáo năm trước ngày 25 tháng 12 hàng năm Khi cần thiết, Lãnh đạo Viện yêu cầu báo cáo chuyên đề đột xuất Khi có vấn đề phát sinh vượt thẩm quyền quản lý đơn vị, trưởng đơn vị phải báo cáo Lãnh đạo Viện để xử lý kịp thời Ngoài việc thực quy định khoản Điều này, Phòng Tổ chức Hành thực nhiệm vụ sau đây: a) Tổ chức cung cấp thông tin hàng ngày cho Viện trưởng, Phó Viện trưởng vấn đề giải quyết; b) Chuẩn bị báo cáo giao ban Lãnh đạo Viện hàng tháng; c) Tổng hợp xây dựng báo cáo công tác Viện gửi Bộ GTVT quan Nhà nước cấp trên; d) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo tổ chức khai thác thông tin phục vụ đạo điều hành Viện trưởng 197 Điều 31 Cung cấp thông tin Viện Viện có trách nhiệm thơng báo hình thức thích hợp, thuận tiện với nội dung theo quy định để cán bộ, viên chức người lao động nắm bắt thông tin sau đây: Chủ trương sách Nhà nước, Bộ GTVT Viện liên quan đến công việc đơn vị Viện; Kinh phí hoạt động tốn kinh phí hàng năm (nếu có); Tuyển dụng, học, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương, nâng ngạch bổ nhiệm cán bộ, viên chức; Văn kết luận việc giải khiếu nại, tố cáo đơn vị; Nội quy, quy chế làm việc Viện, đơn vị; Các vấn đề khác theo quy định Điều 32 Truyền thông tin mạng thông tin Viện Các văn bản, hoạt động sau đăng mạng thông tin Viện: a) Văn có liên quan đến Viện ban hành; b) Các văn hành chính, báo cáo loại, biểu mẫu văn khác lãnh đạo Viện định; c) Các hoạt động chung Viện Phịng Tổ chức Hành có trách nhiệm khai thác phổ biến thông tin mạng thông tin Viện, báo cáo thơng tin liên quan khác để phục vụ có hiệu công tác điều hành Viện Lãnh đạo Viện Các đơn vị mạng thông tin Viện phải thực chế độ trao đổi thông tin qua mạng thông tin Viện theo quy định Thường xuyên theo dõi thông tin mạng thông tin để kịp thời nhận văn đạo điều hành thông tin Viện gửi để quán triệt thực Việc cập nhật thông tin trang tin điện tử Viện phải chấp hành quy định pháp luật đăng tin Internet quy định liên quan Viện 198 Chương IX CÔNG TÁC KIỂM TRA Điều 33 Trách nhiệm Viện trưởng Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý mình, tổ chức kiểm tra đạo kiểm tra việc thực sách pháp luật, nhiệm vụ giao đơn vị, cá nhân; đạo sửa chữa kịp thời vi phạm; tổ chức, đạo thực nghiêm túc kết luận, kiến nghị tra, kiểm tra, ý kiến đạo Đảng ủy Viện Bộ GTVT Gắn công tác giải khiếu nại tố cáo với công tác quản lý Viện; giải kịp thời, quy định pháp luật khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền Tổ chức tiếp tiếp thu ý kiến cán bộ, viên chức người lao động hình thức phù hợp theo quy định Luật Khiếu nại, tố cáo quy định pháp luật hành Chịu trách nhiệm trước Bộ GTVT, Bộ trưởng có khuyết điểm quản lý để xảy tình trạng tham nhũng, lãng phí, gây thiệt hại theo quy định pháp luật Chủ trì họp kiểm điểm cuối năm lãnh đạo Viện kết công tác, quản lý, điều hành Viện theo nhiệm vụ phân công Điều 34 Trách nhiệm Phịng Tổ chức Hành Tham mưu để Viện trưởng đạo, giải khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền Viện trưởng Kiểm tra, đôn đốc đơn vị việc thực định, thị, ý kiến Viện trưởng lĩnh vực kiểm tra, tiếp công dân giải khiếu nại, tố cáo Tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn thư kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo gửi Lãnh đạo Viện Khi Viện trưởng uỷ quyền, trả lời cho đương có đơn, thư khiếu nại, tố cáo Điều 35 Trách nhiệm Tổ kiểm tra Tổ kiểm tra thành lập theo Quyết định Viện trưởng với thành phần nhiệm vụ quy định cụ thể 199 Giúp Viện trưởng tổ chức đạo hoạt động kiểm tra, công tác giải khiếu nại, tố cáo phạm vi thẩm quyền Viện trưởng Giải kịp thời, pháp luật khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền, khiếu nại, tố cáo Viện trưởng giao uỷ quyền Trực tiếp kiểm tra, tiếp công dân theo quy định pháp luật Trường hợp đặc biệt, báo cáo đột xuất tình hình giải khiếu nại tố cáo Viện trưởng yêu cầu Điều 36 Trách nhiệm trưởng đơn vị thuộc Viện Trưởng đơn vị phạm vi chức quản lý nhiệm vụ, quyền hạn phối hợp chặt chẽ, kịp thời công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo Trong công tác giải khiếu nại, tố cáo, Viện đề nghị giải công việc xin ý kiến giải vấn đề có liên quan đến chức nhiệm vụ chun mơn trưởng đơn vị phải đề cao trách nhiệm giải quyết, trả lời kịp thời theo quy định pháp luật Chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Viện trưởng có khuyết điểm quản lý để xảy tình trạng lãng phí, tham nhũng trì trệ, đồn kết khơng đảm bảo công việc đời sống cho cán bộ, viên chức người lao động đơn vị Chương X ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37 Trách nhiệm thi hành Trưởng đơn vị trực thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức triển khai thực quy chế cụ thể hóa đơn vị cho phù hợp Trong q trình thực có vướng mắc phản ảnh Viện để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy định pháp luật tình hình thực tế Viện Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Các quy định trước trái với quy chế khơng cịn hiệu lực Trưởng phịng Tổ chức Hành có trách nhiệm tham mưu cho Viện tổ chức thực Quy chế này./ 200 Phụ lục VIỆN KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ GTVT PHỊNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH Hà Nội, ngày…tháng … năm … PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC TRÌNH VIỆN TRƯỞNG DUYỆT, KÝ - Đơn vị trình (Chủ trì): Ý kiến giải Phó Viện trưởng phụ trách + Người soạn thảo: - Đơn vị phối hợp: - Tóm tắt nội dung trình : - Văn bản, tài liệu kèm theo: - Lãnh đạo đơn vị trình (Chủ trì): + Họ tên: + Chức danh: + Chữ ký: 201 ... Phụ lục I TIÊU CHUẨN, ĐỊNH MỨC TRANG BỊ THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VIỆN TT Danh mục trang thiết bị Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc Lãnh đạo Viện (tính... lý Điều Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc Lãnh đạo Viện, cán phòng Quản lý nghiệp vụ phòng sử dụng chung Viện Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc Lãnh... theo quy định hành 8/203 Phụ lục II TIÊU CHUẨN, ĐỊNH MỨC TRANG BỊ THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CỦA CÁC PHÒNG QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ TT A I II Danh mục trang thiết bị Số lượng tối đa Tiêu chuẩn, định