Đang tải... (xem toàn văn)
Bây giờ bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào con số theo một vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng của mỗi nhân viên được thực hiện trong năm nay và bạn muốn xem mỗi nhân v[r]
(1)HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EXCEL 2007 Làm quen với Excel 2007
1 Làm quen nhanh với Excel 2007 Tìm hiểu giao diện cách hoàn thành tác vụ hàng ngày trên Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML
a Những thuật ngữ cần nhớ
Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính
Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu Một worksheet có nhiều có chứa cột dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng, thay 256 cột 65,536 dịng phiên cũ
Chart sheet: Thực chất sheet workbook, chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ chart sheet lựa chọn tối ưu
Sheet tabs: Tên sheet thể thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Bạn di chuyển từ sheet sang sheet khác thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab
b Ribbon công cụ Excel 2007
Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Khi lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn chống ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho thanh trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon
(2)Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức
năng, cần có Hình minh họa Ribbon c Chuẩn XML
Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thông tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết Tìm hiểu Excel 2007:
a.Tạo workbook Làm để tạo workbook, nhập chỉnh sửa văn số liệu, thêm dịng, cột… a Mở workbook có sẵn
WorkBook Worksheet Bạn mở tập tin sẵn có cách khác nhau:
Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn
(3) Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng tập tin làm việc với phần mềm Excel trên
máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần
Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập
tin để mở
b Lưu workbook Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định 10 phút/lần) Nhưng bạn tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian lần lưu lại để đề phịng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn
Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007 Trên chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình đĩa mềm Quick Access Tollbar góc bên trái hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối nhấn nút Save để lưu trữ
c Đóng workbook Sau làm việc lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc bên phải hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W
d Sắp xếp workbook
Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại workbook mở lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho kiểu bố trí thích hợp e Thủ thuật với
(4)Chèn xóa cột (cell), (column) , dịng (row): Bạn chèn thêm cột, dịng, vào vùng làm việc worksheet Các ô chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên hành Các chọn dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm dòng lên bên trên, cột vào bên trái ô hành Đồng thời, bạn xóa ơ, dịng cột khơng phù hợp
Các ô chứa liệu
Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, chọn Worksheet và nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào
Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa
Đổi tên worksheet: Việc đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên thanh sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên cuối nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 khơng cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh dùng chức kéo thả Excel Người dùng bấm giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống
Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau bấm OK để di chuyển
Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành
(5)To book Ngoài thủ thuật trên, bạn tơ màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab hơn. Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọn Tab Color chọn màu thích hợp để tơ Bạn làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau chọn Hide để giấu Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet nhấn nút OK hiển thị hình.
3 Cách nhập công thức Làm để chèn công thức đơn giản vào bảng tính tự động cập nhật kết
a Tìm hiểu cơng thức Excel 2007
Ví dụ hình bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment worksheet C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm toán công thức đơn giản
b Bắt đầu với dấu (=)
1 Nhập công thức ô C6
2 Nhấn nút ENTER để xem kết
3 Khi bạn click vào ô C6, công thức xuất công thức (formula bar) Hai đĩa CD mua tháng Hai trị giá $12.99 $16.99
Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD tháng hai hai đĩa CD
Bạn cộng giá trị Excel cách nhập công thức vào ô C6
Những công thức Excel dấu (=) Như công thức ô C6 là: =12.99+16.99 Dấu cộng (+) thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm để có kết cơng thức rõ công thức bạn click vào C6
(6)c Tìm hiểu công thức tổng giá trị cột (SUM)
Để có kết chi tiêu tháng 1, click vào B7 sau thực bước sau: 1 Trên tab Home, click nút Sum nhóm Editing
2 Cơng thức xuất trọng ô B7 3 Nhấn ENTER để có kết B7
4 Click vào ô B7 để hiển thị công thức cơng thức Bạn cộng chi tiêu tháng Giếng ô B7 cách nhấn lệnh Sum nhóm Editing, tab Home, tự động cộng giá trị cột Cách làm làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay phải nhập cơng thức Khi nhấn ENTER kết ô B7 95.94 Công thức =SUM(B3:B6) xuất công thức bạn click vào ô B7
d Nên copy công thức thay tạo cơng thức
1 Dùng chuột kéo phần ô công thức đến ô sử dụng cơng thức, sau thả chuột
2 Nút Auto Fill Options xuất kết Trong vài trường hợp việc copy công thức dễ thực việc tạo cơng thức Trong ví dụ bạn xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu tháng để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng Để làm điều chọn cơng thức B7, sau dùng chuột trỏ vào góc bên bên phải B7 đến trỏ trở thành dấu thập màu đen (+) Kế tiếp kéo phần fill handle sang ô C7 Khi phần fill handle thả ra, tổng giá trị ô C7 xuất với giá trị 126.93 Công thức xuất công thức =SUM(C3:C6), bạn click vào ô C7 Sau copy công thức nút Auto Fill Options xuất để bạn có thêm chọn lựa format, trường hợp bạn không cần sử dụng chúng Nút biến bạn click vào ô khác
(7)Ô kham khảo Giá trị kham khảo
A10 Ô cột A dòng thứ 10
A10, A20 Ô A10 ô A20
A10:A20 Bao gồm ô cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20 B15:E15 Bao gồm từ dịng 15 từ cột B đến cột E
A10:E20 Bao gồm cột A đến cột E từ dịng thứ 10 đến dòng thứ 20 Việc xác định ô để dùng vào việc ứng dụng công thức Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn A1 để xác định cột ký tự dòng số
f Cập nhật kết công thức
Giả sử giá trị 11.97 C4 bị sai, phải cộng thêm 3.99 xác bạn nên chọn ô C4 nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô sau nhấn ENTER: Trên hình cho thấy giá trị ô C4 thay đổi dĩ nhiên Excel tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel cập nhật cơng thức C7 "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn không sử dụng công thức cho C7, giá trị khơng cập nhật Bạn sửa đổi nhập cơng thức trực tiếp cơng thức thay nhập vào ô
g Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột
Trong ô C9, nhập dấu (=), nhập SUM sau mở dấu ngoặc đơn “(” 2 Nhấn vào C4 sau gõ dấy phẩy (,) ô C9
3 Nhấn vào ô C6 sau đóng dấu ngoặc đơn “)” ô C9
Nhấn ENTER để thị kết Trong ví dụ cho thấy hàm SUM áp dụng cho vài giá trị cột cách chọn vài giá trị có liên quan
h Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007
(8)AVERAGE Tính trung bình
MAX Giá trị lớn
MIN Giá trị nhỏ
Hàm SUM tính Excel, ngồi cịn có cơng thức khác AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực cơng thức để có kết Nếu bạn tự tính tốn, thật khó khăn để kết xác
i Tìm giá trị trung bình
Để tìm giá trị trung bình hai tháng, click vào C7 sau đó: Trân tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum sau chọn Average Nhấn ENTER để thị kết trong ô D7
Bạn nhập cơng thức trực tiếp ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết tương tự j Tìm giá trị lớn nhỏ
Để tìm giá trị lớn phạm vi, click F7 sau đó: Trên tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum sau chọn Max
1 Nhấn Enter để hiển thị kết ô F7
(9)Để tìm giá trị nhỏ ví dụ trên, click vào Min sau ENTER, kết Trong trường hợp công thức “=MIN(F3:F6)” kết 131.75
k In công thức để dễ ghi nhớ
Bạn in công thức đặt chúng bảng bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo công thức Để in công thức bạn cần thể cơng thức bảng tính (worksheet), làm điều cách nhấn tab Formulas nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas
Bây việc click nút Microsoft Office in ấn Nếu bạn muốn ẩn cơng thức lập lại cách bạn làm cho lên bảng tính Hoặc bạn dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết có bàn phím) để ẩn cơng thức bảng tính
l Dấu hiệu lạ xuất bảng tính Một dấu ##### xuất bang tính cho biết bị lỗi cột hẹp để hiển thị kết
(10)khơng hợp lệ Các ô bị xóa bị dán đè giá trị khác lên #NAME? Tên công thức bị sai Excel khơng hiểu cơng thức Khi bạn click vào #NAME? nút để bạn sửa sai
m Tìm nhiều cơng thức khác
Click vào nút Sum nhóm Editing, tab Home sau chọn More Functions để mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính hữu ích tính ngày Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu tính khác
4 Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày a Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel nào?
Có khác biệt ngày có nghĩa với bạn ngày có nghĩa Excel Với bạn 8/22/2010 tháng, ngày năm, với Excel, 8/22/2010 dãy số 40412 Chính bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng để Excel hiểu được, chuyện giúp bạn tiết kiệm thời gian Calendar (Lịch) Excel năm 1900
Thỉnh thoảng Excel tính tốn kết cơng thức bị lỗi Sau lỗi thường gặp nhất:
(11)Ngày tháng lưu trữ Excel dãy số bắt đầu đại diện cho ngày tháng năm 1900, ngày lịch Excel bắt đầu Và ngày Excel cộng thêm số Chẳng hạn ngày tháng năm 1900 tương đương với số Điều có nghĩa bạn nhập 8/22/2010, Excel lưu trữ 40412 40411 ngày kể từ ngày tháng năm 1900 Excel nhận diện ngày tháng nào?
1 Chọn Date Category
2 Chọn cách thể ngày tháng Type Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, August 22, 2010, Excel lưu trữ dãy số 40412 Chỉ trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ngày August-22,2010 8,22,10, Excel lưu trữ dạng text, lưu trữ dạng dãy số b Bài học thứ hai: Tính tốn ngày tháng cách sử dụng cơng thức
Hàm Tìm kiếm
NETWORKDAYS Số lượng ngày làm việc hai thời điểm
WORKDAY Tìm thời điểm sau số ngày làm việc xác định thời gian bắt đầu
DATE Tìm thời điểm sau số tháng
TODAY Tìm thời điểm sau số năm, số tháng số ngày
Để thực phép tính số học Excel, cần thiết phải sử dụng công thức Trong phần bạn hướng dẫn cơng thức đơn giản để tính tốn số ngày hai thời điểm bạn hiểu quan trọng việc nhập ngày tháng mà Excel hiểu Bạn hướng dẫn tìm hiểu cơng thức để giải thuật tốn tìm hiểu bạn sống ngày Cách tìm số ngày hai thời điểm
(12)2 Kết công thức
3 Công thức Fomular
Ví dụ hơm ngày tháng năm 2010 kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 bạn muốn tìm hiểu cịn ngày đến kỳ nghỉ
Để tính tốn điều bạn nhập công thức sau: “=A3-A2” Kết 73 ngày hai thời điểm Excel hiểu giá trị ô A2 A3 Trong ô A2 có giá trị 40411 (6/9/2010) A3 có giá trị 40338 Lấy ô A3 trừ ô A2 73
Chú ý dấu (=) Excel có nghĩa cơng thức, dấu trừ (-) có nghĩa trừ giá trị ô A3, A2 ô có giá trị liên quan
Cách tính ngày làm việc hai thời điểm
Công thức bảng tính
2 Kết cơng thức
3 Công thức Fomular
(13)Tìm kiếm ngày sau số ngày làm việc
Công thức bảng tính Kết cơng thức
3 Công thức Fomular
Giả sử bạn cần tìm ngày chẳng hạn ngày hoàn thành dự án sau số ngày màl việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều thật dễ dàng với công thức WORKDAY Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hồn thành dự án ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) bạn muốn biết ngày kết thúc dự án Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 A3 hình trên, bạn nhập thông tin ngày nghỉ, ngày nghỉ sau nhập cơng thức
“=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào ô trống
Dự án hoàn thành trước ngày 22 tháng năm 2011 (4/22/2011) Excel cộng 80 ngày làm việc (ô A3) tự động trừ ngày cuối tuần ngày nghỉ khoảng thời gian A4:A6
Tìm thời điểm sau số tháng
(14)2 Kết công thức
3 Công thức Fomular
Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hồn thành dự án từ ngày tháng năm 2011 (6/9/2011) bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Bạn sử dụng DATE, hàm có ba đối số gồm năm, tháng ngày
Ví dụ 25 ô B2 bạn nhập công thức ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)” 2011là đối số năm, công giá trị B2 đối số tháng đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách đối số dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở đóng đối số Kết dự án kết thúc vào ngày tháng năm 2013 (7/9/2013)
Tìm thời điểm sau số năm, số tháng số ngày
Công thức bảng tính 2 Kết cơng thức
3 Công thức Fomular
Hãy tưởng tượng bạn giao năm bảy tháng 15 ngày để hoàn thành dự án bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn nhập cơng thức
“=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào A6 hình minh họa 2011 cộng giá trị ô B2 đối số năm, cộng giá trị ô B3 đối số tháng, cộng giá trị ô B4 đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách đối số dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở đóng đối số Kết dự án kết thúc vào ngày 24 tháng năm 2013
Cách tạo biểu đồ
1 Làm để tạo biểu đồ Excel 2007
a Tạo biểu đồ Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn tạo biểu đồ 10 giây
Sau bạn tạo biểu đồ, bạn dễ dàng thêm yếu tố vào tiêu đề thay đổi cách trình bày biểu đồ
(15)b Cách tạo biểu đồ Tạo biểu đồ cách nhấp chuột vào loại biểu đồ nhóm Charts, tab Insert
Hình worksheet cho thấy tình hình kinh doanh Công ty Northwind
Traders Tea theo dạng báo cáo số bạn chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh 1 Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm cột tiêu đề (tháng một, tháng hai,
tháng ba) tên nhân viên bán hàng
Sau đó, click vào tab Insert, nhóm Charts, click vào nút Column Bạn lựa chọn loại biểu đồ, biểu đồ cột thường sử dụng để so sánh
3 Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn Click vào Clustered Column, cột biểu danh sách 2-D Column Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại bạn ngừng trỏ vào biểu đồ Các ScreenTip cho bạn thấy thông tin loại biểu đồ Nếu bạn muốn thay đổi loại biểu đồ sau bạn tạo biểu đồ bạn, nhấp chuột vào bên biểu đồ Trên tab Design, Chart Tools, nhóm Type, bấm vào Change Chart Type chọn loại biểu đồ khác
c Làm để liệu worksheet xuất biểu đồ
(16)
nhau biểu đồ Biểu đồ ghi tạo từ hàng tiêu đề worksheet (tên nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho liệu cho nhân viên kinh doanh Ví dụ liệu Giussani màu xanh đậm cột bên trái tháng Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba, biểu đồ Ở phía bên trái biểu đồ, Excel tạo tỷ lệ số để giúp bạn giải thích cột chiều cao Bất kỳ thay đổi liệu worksheet sau biểu đồ tạo ra, biểu đồ thay đổi
d Tìm hiểu Chart Tools Khi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất Ribbon, bao gồm tab Design, Layout tab Format
Bạn nên biết Chart Tools, trước bạn tìm hiểu biểu đồ Sau biểu đồ chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout Format Trên tab bạn tìm thấy lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ Khi bạn hoàn thành biểu đồ, nhấp chuột bên biểu đồ Chart Tools biến mất, để xuất trở lại, click vào biểu đồ
e Thay đổi biểu đồ
Bạn tạo biểu đồ bạn so sánh liệu người khác cách nhấp chuột vào nút để chuyển biểu đồ xem từ loại sang loại khác Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column nhóm Data tab Design Trong biểu đồ bên phải, liệu nhóm theo
các hàng so worksheet cột Bạn chuyển biểu đồ trở lại xem gốc cách click vào Switch Row/Column lần Để giữ hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy sau paste nó worksheet khác Sau đó, chuyển xem gốc biểu đồ cách click vào biểu đồ ban đầu click vào Switch Row/Column
(17)Bạn cung cấp tiêu đề cho biểu đồ để biểu đồ trục đo mơ tả liệu biểu đồ Điều có hai biểu đồ trục Một phía bên trái trục chiều dọc (còn gọi giá trị trục y) Trục tỉ lệ số mà bạn giải thích cột chiều cao Những tháng năm rên trục ngang (cũng biết đến thể loại trục x)
Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin biểu đồ bạn
Để thêm tiêu đề biểu đồ cách nhanh chóng cách click chuột vào biểu đồ, sau đến nhóm Chart Layouts tab Design, click vào nút More để xem tất layout (trình bày) Mỗi lựa chọn thị layout khác làm thay đổi yếu tố biểu đồ Trong biểu đồ trên: 1 Tiêu đề cho biểu đồ Northwind Traders Tea, tên sản phẩm
2 Tiêu đề cho trục dọc bên trái Cases Sold
3 Tiêu đề cho trục ngang First Quarter Sales Một cách khác để nhập tiêu đề tab Layout, nhóm Labels, bạn thêm tiêu đề cách click chuột vào Chart Titles Axis Titles
Cách tạo báo cáo với Pivotable
1 PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 Làm để tự tạo báo cáo dạng PivotTable
(18)nhiêu hàng hóa ngày, có nhiều liệu để giải theo hàng chia thành nhiều cột khác
Làm bạn có thơng tin worksheet? Làm hiểu tất liệu này? Tính tổng thể bán nhiều nhất? Ai bán nhiều theo quý hay theo năm? Quốc gia có doanh số bán hàng cao nhất? Bạn có câu trả lời báo cáo PivotTable Một báo cáo PivotTable chuyển tất liệu thành báo cáo ngắn gọn cho bạn biết xác bạn cần phải biết
b Xem lại liệu nguồn Trước bạn bắt đầu làm việc với báo cáo PivotTable, xem lại worksheet để chắn chuẩn bị cho báo cáo Khi bạn tạo báo cáo PivotTable, cột liệu nguồn trở thành field mà bạn sử dụng báo cáo Fields tổng kết nhiều hàng thông tin từ liệu nguồn
Tên field cho báo cáo đến từ tiêu đề cột liệu nguồn Hãy chắn bạn có tên cho cột dòng đầu worksheet liệu nguồn Trong hình trên, tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date OrderID trở thành tên field Các dịng cịn lại phía tiêu đề nên chứa mục tương tự cột Ví dụ, phần text nên cột, ngày tháng cột khác Nói cách khác, cột khơng nên có chứa số text Cuối cùng, khơng nên có cột trống với liệu bạn sử dụng cho báo cáo PivotTable
c Tạo hộp thoại
PivotTable Khi liệu có, đặt trỏ nơi phần liệu bao gồm tất liệu worksheet báo cáo chọn liệu bạn muốn sử dụng báo cáo, sau tab Insert, nhóm Tables, bấm vào PivotTable sau
(19)range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi liệu chọn, chọn New Worksheet hoặc Existing Worksheet, bạn không muốn báo cáo đặt worksheet
d Cơ PivotTable Report
1 Khu vực layout cho báo cáo PivotTable
2 PivotTable Field List
Hình cho bạn nhìn thấy worksheet sau bạn đóng hộp thoại Create PivotTable Ở phía khu vực layout sẵn sàn cho báo cáo PivotTable phía bên PivotTable Field List Danh sách hiển thị cột tiêu đề từ liệu nguồn Như đề cập trên, tiêu đề field Country, Saleperson, …
Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến
Nếu bạn click bên khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo
PivotTable
2 PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007
(20)a Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable
Báo cáo PivotTable trước lọc
Hãy tưởng tượng bạn mở báo cáo PivotTable cho sản phẩm bán Adventure Works, công ty hàng thể thao
Báo cáo tóm tắt 6.000 hàng liệu, điều cho bạn thấy liệu có ý nghĩa Ví dụ tổng doanh thu hàng năm cho sản phẩm khoảng thời gian ba năm tổng số doanh thu cho sản phẩm
Bây bạn muốn xem chi tiết Adventure Works bán sản phẩm khác nhau, từ chai nước đường để xe đạp vests Bạn muốn xem doanh số bán xe đạp thơi Sau đó, bạn muốn xem loại xe đạp có doanh số cao Và sau bạn muốn xem loại xe đạp bán khoảng thời gian định
Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến
Nếu bạn click bên khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến
Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable b Lọc để xem nhiều sản phẩm
Bây bạn muốn xem liệu bán hàng xe đạp cho ẩn tất liệu lại
Để lọc báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road bikes (xe đạp) khu vực báo cáo mục Bạn bấm vào đó, xe đạp hiển thị khu vực hàng báo cáo Khi bạn bấm vào mũi tên đó, trình đơn xuất với hộp Select field để bạn chọn lựa lọc thơng tin
Trên trình đơn danh sách cho thấy tất hàng lĩnh vực mà bạn chọn Xem mục danh sách để chọn sản phẩm cần tìm thông tin sản phẩm cần lọc
Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes sản phẩm bạn cần tìm thơng tin Để lọc thơng tin bạn bỏ mục Select All, sau chọn Road Bikes cuối nhấp Ok, báo cáo PivotTable cho thấy liệu phần road bikes
Các liệu khác không thay đổi, chúng không xuất c Giới hạn lọc cho sản phẩm
Bây bạn lọc thông tin cho sản phẩm bạn muốn thu hẹp thơng tin nữa, có nhiều loại xe đạp khác
Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350-W, cách thực sau:
Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W cột Road Bikes, sau nhấn chuột phải đưa chuột đến filter, cửa sổ nhỏ bạn chọn Keep Selected Items
Cuối có liệu Road – 350-W d Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao
(21)biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels, chọn Product Name, vào ValueFilters Bộ lọc đọc liệu chọn dịng có ô phù hợp với yêu cầu bạn, chọn Greater Than Or Equal To chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 hộp rỗng Kết bao gồm 13 tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu $100,000
e Lọc thông tin theo thời gian Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán khoảng thời gian xác định Bằng cách sử dụng lọc, bạn xem thơng tin khoảng thời gian bạn thích thơng tin khác tạm thời bị ẩn Để lọc thông tin theo năm chẳng hạn bạn muốn xem liệu năm 2011 thơi bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau click vào hộp Select All cuối chọn hộp 2011 Excel ẩn số liệu 2009 2010, lại số liệu năm 2011 Nếu bạn muốn xem thời gian cụ thể bạn làm cách sau: chọn mũi tên bên cạnh Column Labels, sau vào Date Filters, click Between, hộp thoại Date Filter nhập liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 12/8/2011 hai hộp rỗng, báo cáo thơng tin từ ngày tháng 11
năm 2011 đến ngày tháng 12 năm 2011
f Hủy bỏ lọc Xóa bỏ lọc báo cáo PivotTable cách nhấp chuột vào biểu tượng lọc , sau nhấp vào Clear Filter From "Product
Category"
2 Xoá bỏ lọc trong PivotTable Field List bằng cách di chuyển trỏ qua
biểu tượng lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất sau nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Chìa khóa để xóa bỏ lọc lúc cách sử dụng biểu tượng lọc, xuất hai địa điểm khác nhau, báo cáo PivotTable PivotTable Field List
g Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable Để loại bỏ lọc từ field xác định, click vào biểu tượng nơi field lọc xuất báo cáo, Row Labels Column Labels Sau click vào Clear Filter From < Field Name > Hoặc lựa chọn hộp kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất liệu field nhìn thấy Nếu bạn khơng xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc:
Hãy chắn bạn chọn khu vực báo cáo để xóa lọc: hàng
cột
Phải chọn tên field hộp Select field Bạn thấy hộp bạn nhấp chuột vào biểu
tượng lọc, tên field hộp phải khớp với tên field mà bạn xóa lọc từ Nếu tên field hộp không đúng, chọn field từ danh sách xuất bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp
Hủy bỏ lọc danh sách PivotTable Field Di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field mà bạn muốn xóa bỏ lọc từ Click vào mũi tên xuất sau nhấp vào Clear Filter From < Field Name > Xóa bỏ tất lọc tức khắc Trên Ribbon, click vào tab Options PivotTable Tools Trong nhóm Actions, click vào Clear sau nhấp vào Clear Filters
(22)Làm để tổng hợp liệu hàm khác hàm SUM, COUNT MAX Làm để diễn tả liệu dạng phần trăm cách sử dụng tính tốn đặc thù Làm nào để tự tạo công thức
trong báo cáo PivotTable
a Làm việc với số Dữ liệu bán hàng tóm tắt báo cáo PivotTable Đó vấn đề tiền thưởng
Contoso, Công ty phân phối thực phẩm Hãy tưởng tượng bạn mở báo cáo PivotTable có chứa
liệu nhân viên kinh doanh công ty
Báo cáo tóm tắt cơng ty có khoảng 800 hàng liệu Excel Nó cho biết doanh số nhân viên năm quý
Bây bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào số theo vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng nhân viên thực năm bạn muốn xem nhân viên đóng góp cho tổng doanh số công ty, … Khi bạn thực điều đó, bạn thấy nhân viên nhận tiền thưởng người thưởng
c Tóm tắt liệu cách khác
Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính tốn doanh số nhân viên qua năm, bạn làm điều cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thơng tin
Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào giá trị bảng báo cáo, khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rê chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào Count
Những số chuyển đổi từ giá trị tổng thành giá trị count Các tiêu đề số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales Amount."
Sau bạn phân loại đơn đặt hàng để xem có hầu hết đơn đặt hàng cách dễ dàng
Để làm việc này, nhấp chuột phải vào ô nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort sau nhấp vào Sort Largest to Smallest Kết quả, Peacock lần đầu tiên, với grand tổng số 100 đơn đặt hàng, theo sau vua với 74, sau Leverling với 73
d Thực phép tính %
(23)Để làm điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as hộp thoại Value Field Settings mở Sau đó, hộp Show values as, bấm vào mũi tên chọn % of total
Peacock có 18 phần trăm tổng doanh số bán hàng cho năm, cô ta doanh số cao nhân viên, tỷ lệ % tổng doanh thu không tưng ứng với số đơn hàng nhiều King cótỷ lệ doanh thu cao với 14,42%, theo sau Davolio với 12,52%
e Nhân viên nhận tiền thưởng?
Bây bạn tính tốn nhận tiền thưởng số tiền thưởng cách tạo công thức sử dụng calculated field Đây công thức đưa vào báo cáo PivotTable Ví dụ nhân viên bán hàng nhiều $ 30.000 quý nhận 3% tiền thưởng doanh thu q Để tạo cơng thức, phía cửa sổ, Ribbon, bạn bấm vào tab Options PivotTable Tools, nhóm Tools, bấm vào mũi tên nút Formulas sau bấm vào Calculated Field Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức hộp Name, hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales Amount'>30000,3%)” để tìm người nhận tiền thưởng sau bấm vào OK Diễn giải cơng thức sau: Nếu số doanh thu lớn 30,000 quý thưởng 3% (3% trên doanh số bán hàng) Cịn doanh số 30,000 tiền thưởng
Chia sẻ thông tin 1.
Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint Đưa liệu lên SharePoint
a
Chia sẻ liệu Excel lên SharePoint
Dữ liệu Excel chia lên SharePoint có nhiều thuận tiện thay chia sẻ liệu cách sử dụng e-mail, cách đưa liệu vào thư mục mạng đó, SharePoint dành cho người có thẩm quyền truy cập liệu SharePoint tạo thuận lợi cho người có thẩm quyền làm việc theo nhóm hiệu
(24)Trước bạn xuất file bảng biểu đến SharePoint, bạn cần phải có địa web, URL SharePoint
Phần URL
Nếu chưa biết SharePoint, bạn hỏi nhân viên CNTT phụ trách website cơng ty
b
Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I
Bây bạn sẵn sàng xuất file bảng biểu đến SharePoint
1 Trên tab Table Tools Design xuất bạn tạo bảng biểu nhóm External Table Data group…
2 …click Export…
(25)d Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II
Xuất file bảng biểu đến SharePoint List Trong Export Table đến SharePoint:
1 Nhập dán URL địa SharePoint trang web bạn Nên nhớ, bạn cần tất thứ từ trước "/ default.aspx." Vì vậy, URL bạn
http://contoso/default.aspx, địa Web cho danh sách http://contoso 2 Gõ tên cho danh sách, ví dụ tên file Training presentations
3 Gõ đoạn giới thiệu ngắn danh sách
4 Quyết định xem bạn có muốn để cập nhật file Excel hay khơng Nếu bạn muốn chọn chọn hộp thoại Create a read-only connection to the new SharePoint list
5 Click vào Next hộp thoại để xác định loại liệu cột nhận diện hồn tồn Sau đó, nhấp vào Finish Excel tự động xuất file bảng biểu danh sách đển trang SharePoint bạn
e Xem danh sách bạn trang web SharePoint
(26)Một đường liên kết vào danh sách bạn xuất hộp thoại Windows SharePoint Services Bạn bấm vào OK để đóng hộp thoại, bấm vào đường liên kết hộp thoại để xem danh sách bạn Nó mở SharePoint Datasheet view (Cái trơng giống bảng tính), sẵn sàng cho người có thẩm quyền thêm thơng tin họ vào danh sách mà khơng cần để mở chương trình Excel
f Cho người biết danh sách đâu
Bước phép người biết nơi danh sách trang SharePoint Có hai cách để làm điều này:
1 Bạn gửi liên kết đến danh sách Bạn thấy địa URL cho danh sách trình duyệt Web bạn địa Chú ý địa URL bao gồm "lists" liên kết Đó danh sách tự động đặt thư mục Lists trang SharePoint, nơi mà tất danh sách SharePoint lưu trữ Ký hiệu "% 20" liên kết tượng trưng cho space URL
(27)g Duyệt lại danh sách SharePoint
Với danh sách Datasheet view, tùy theo người mà có quyền hạn khác Ví dụ, Wendy gõ trình bày ngày tên cô
h Cập nhật liệu bảng biểu Excel
Tưởng tượng người khác thêm thông tin họ vào danh sách SharePoint Tất nhiên bạn thấy sửa đổi liệu danh sách SharePoint Nhưng bạn muốn, bạn refresh bảng biểu Excel để bạn xem thơng số sửa đổi Excel
Để refresh liệu, tab Table Tools Design, trong nhóm External Table Data, click chuột vào Refresh Các liệu Excel cập nhật Một câu hỏi phát sinh đây,
người tự hỏi sau refresh cập nhật từ danh sách SharePoint đến Excel, ngược lại bạn thay đổi Excel gửi thay đổi lên danh sách SharePoint không? Thật tiếc, điều thực Dữ liệu biên tập trang SharePoint refresh Excel, làm cách khác Hoặc bạn thực thay đổi Excel sau xuất bảng biểu danh sách SharePoint với tên cho danh sách
2 Excel Services I: Phần Excel Services gì?
(28)a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn
Dữ liệu bảng tính Excel 2007
Bạn tình chưa? Bạn người chịu trách nhiệm báo cáo Excel, giống liệu bán hàng Công ty Adventure Works hình Bạn cần phải đưa liệu trang SharePoint công ty để người khác cơng ty sử dụng cho nhu cầu họ Ví dụ, phịng kế tốn sử dụng sở cho việc tính tốn tiền thưởng phịng thị trường sử dụng để tính tốn làm để chi tiêu quảng cáo
Vì vậy, bạn muốn người để nhìn làm việc với liệu này, bạn không muốn họ biên tập liệu bảng Excel gốc Workbook phiên
b Tìm hiểu Excel Services
Điều xảy người muốn sử dụng tính mà Excel khơng có sẵn Excel Services? Ví dụ, người muốn sử dụng nút AutoSum, áp dụng nút lọc hay sử dụng khả in ấn Excel
(29)Họ làm tất cách mở snapshot Excel Một snapshot phiên giới hạn liệu workbook Excel Các snapshot không chứa cơng thức, liệu kết nối, định dạng có điều kiện, cell ẩn, hàng, cột worksheets, thông tin cá nhân tên tác giả workbook nút lọc
Làm việc với snapshot Excel khơng có khơng có cách thay đổi liệu xuất đến trang SharePoint Để mở snapshot từ Excel Services, click vào Open sau bấm vào Snapshot in Excel.
3 Excel Services II:
Yêu cầu, đề nghị phân quyền Phân quyền SharePoint để người có quyền sửa, người xem
a Làm để ngăn người khác chỉnh sửa
Những mục menu người nhìn thấy thư viện SharePoint phụ thuộc vào việc cho phép Người chủ trang định người thành nhóm SharePoint, nhóm kèm với việc cho phép để làm số điều định
Một linh hoạt (animation) bạn chỉnh sửa worksheet cách sử dụng lệnh Edit in Microsoft Excel hiển thị hình Nhưng bạn muốn ngăn ngừa số người từ chỉnh sửa tập tin, Có cách để ẩn lệnh từ số người? Câu trả lời có
Số người nhóm sở hữu thành viên nhóm phép sửa đổi tập tin Excel Trong SharePoint, người thấy mục menu Edit in Microsoft Office Excel
2 Khách người nhóm có xem khơng nhìn thấy lệnh Edit in Microsoft Office Excel Do họ khơng thể chỉnh sửa file SharePoint
b Sự khác sử dụng workbook Excel Excel Services
Workbook bao gồm số tính khơng thể xuất liệu cho Excel Services
Trong ví dụ hình trên, bạn thấy message workbook có cơng thức hiển thị cell thay kết cơng thức
(30)tính không hỗ trợ Quick Reference Card
Nếu bạn tiếp tục mở ô check box Open in Excel Services, chọn hộp thoại Save As, bạn biết tập tin khơng hỗ trợ tính Khi bạn xuất tập tin cố gắng để mở trình duyệt trang SharePoin, bạn thấy thơng báo tương tự hình
Trong ví dụ này, để xuất liệu xem Excel Services, bạn cần phải hiển thị kết cơng thức workbook thay hiển thị công thức
c
Những bạn cần cho Excel Services
Mọi người xem liệu workbook Excel Service thay mở file chương trình Excel
(31)
d
Phần mềm yêu cầu cho Excel Services
Những bạn cần để sử dụng Excel Services Dưới yêu cầu cho dịch vụ cách sử dụng Excel:
Một trang SharePoint dựa SharePoint Server 2007 Enterprise Excel Services thiết lập cho trang SharePoint
Để người để xuất liệu Excel vào trang SharePoint, họ cần phải cài đặt Excel 2007 máy
tính họ loại office sau: Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007, or Office Ultimate 2007
Để nhìn vào worksheet Excel Services, người không cần cài đặt Excel Tất họ cần trình duyệt Web cài đặt
Với Excel 2003 người sử dụng sử dụng lệnh Save As Excel 2003 để lưu trữ workbook trang SharePoint Server 2007 Enterprise, nơi mà liệu xem Excel Services Để sử dụng Excel 2003 với Excel Services, người dùng cần cài đặt Compatibility Pack cho Office 2003
e Những thư viện tài liệu Excel Services
Tạo thư viện tài liệu riêng biệt cho file Excel Services để bạn không cần phải lưu tập tin thư viện, nơi mà hầu hết người chỉnh sửa file
Bạn biết phần mềm yêu cầu cho Excel Services Bắt đầu Excel cách xuất file đến thư viện tài liệu trang SharePoint
(32)chỉnh sửa Giữ cho chúng thư viện riêng biệt
Hình ảnh cho thấy ví dụ thư viện liệu bảng báo cáo bán hàng Ai tạo cách đặc biệt họ muốn hầu hết người để xem tập tin Excel Services khơng phải chương trình Excel
Bạn khơng cần phải tạo thư viện cho Excel Services, có sẵn cho bạn trang Excel Services Report Center sử dụng công ty bạn
Trang Report Center dĩ nhiên sẵn thư viện tài liệu, Reports Library e
Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services
Tin nhắn mà bạn nhìn thấy bạn mở tập tin Excel Services, thư viện tài liệu không thiết lập Trusted File Location
(33)Hãy chắn thư viện tài liệu bạn muốn người sử dụng với Excel Services thiết lập Trusted File Location
4 Excel Services III:Kiểm sốt bạn chia sẻ
Làm để chia sẻ liệu lúc, làm để che dấu liệu không cho người khác nhìn thấy
a Giới thiệu việc phân quyền với Excel Services
Phân quyền SharePoint quan trọng sử dụng Excel Services, bạn phân quyền cho nhóm người xem liệu, chỉnh sửa, …Trang SharePoint có bốn nhóm bao gồm Owners, Members, Visitors Viewers hình
1 Mọi người nhóm Owners làm nhiều Họ thiết lập cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ thêm chỉnh sửa tài liệu thư viện
2 Mọi người nhóm Members có quyền Họ khơng có quyền cài đặt, họ thêm và chỉnh sửa tài liệu thư viện
(34)4 Mọi người nhóm Viewers ccó thể làm tương tự nhóm Visitors: họ mở file read only b Tác động việc phân quyền
Trình SharePoint cho tập tin thấy quyền khác tùy thuộc vào nhóm Chú ý lệnh View Web Browser có sẵn cho tất nhóm Nhưng ý nhóm Visitors nhóm Viewers khơng có lệnh Edit in Microsoft Office Excel Đây cách trang SharePoint ngăn ngừa người thẩm quyền chỉnh sửa tập tin Nếu bạn khơng có cho phép để chỉnh sửa dĩ nhiên lệnh khơng có sẵn
c Làm để thêm người cho nhóm Viewers
Trên trang SharePoint, click chuột vào People and Groups 2 Click vào Viewers
(35)d Giữ liệu riêng tư Excel Services
Bạn thấy worksheet By Person chương trình Excel Nhưng Worksheet By Person không hiển thị Excel Services
1 Người dùng muốn hiển thị worksheet By Person chương trình Excel, họ cần làm việc với Excel
2 Người dùng muốn ẩn muốn ẩn worksheet By Person Excel Services, họ khơng nghĩ tất người dùng
5 Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin
Làm phép người khác tính tốn Excel Services
a Bước 1: Kiểm tra tên cell
Nếu B4 có tên, click vào cell B4
2 Sau đó, nhìn Name Box Formula Bar Nếu xuất ký hiệu B4, có nghĩa B4 chưa có tên
(36)Trước tiên, chắn cell chưa đặt tên Trong Excel, click chuột vào cô B4 sau click B5 tìm kiếm tên Name Box Formula Bar
b Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services
1 Để đặt tên B4, click vào
2 Sau nhập tên Name Box Formula Bar bấm ENTER c Bước 3: Cho phép liệu truy cập Excel Services
Trong Excel trỏ vào nút Microsoft Office , chọn Pubish sau chọn Excel Services Options Chỉ trỏ vào tab Parameters, chọn Add, chọn Enter_number_of_Units chọn Enter_price_here sau nhấn OK hai lần Chỉ trỏ chọn Save nhập địa thư viện tài liệu SharePoint nhấn Save lần d Bước 4: Nhập giá trị Excel Services
Trong thư viện tài liệu SharePoint, nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn View Web browser, Một Workbook mở Excel Services Trong phần Parameters, nhập vào giá trị hộp Enter_number_of_Units nhập giá trị hộp Enter_price_here Chọn Apply, sau sẽ thấy giá trị xuất workbook
Các kỹ Office bản 1 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
Cách sử dụng hệ thống Ribbon để tạo văn nhanh hệ thống Office 2007
a Ribbon
(37)Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Sau chức Ribbon:
Home: Chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc (cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột,…)
Insert: Có cơng cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng tính Page Layout: Nơi có lệnh sử dụng việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn.
Formulas: Đây nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính tốn Excel
Data: Các nút lệnh trao đổi với liệu Excel, danh sách, … Review: Ribbon dành cho lệnh kiểm tra lỗi tả, thêm thích,
View: Đúng tên nó, nơi thiết lập chế độ hiển thị bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia hình, …)
Add-Ins: Ngăn có tiện ích bổ sung, hàm bổ sung, … Khi Excel mở tập tin có sử dụng chúng
(38)Ba tab chứa nhóm lệnh Ribbon
Trong suốt q trình làm việc với bảng tính, bạn sử dụng shortcut menu, cho phép bạn thực lệnh nhanh chóng
Trong bảng tính, cần trỏ chuột vào nhấp phải, bạn có menu chứa lệnh thơng dụng để bạn lựa chọn sử dụng
b Nhiều tùy chọn cần thiết khác
Bấm vào hình mũi tên nhóm để có thêm lệnh khác
Nút hình mũi tên (gọi Dialog Box Launcher) góc phía bên phải nhóm nơi cung cấp thêm cho bạn lựa chọn sẵn có nhóm, mặc định Excel 2007 khơng hiển thị Ribbon Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, lúc có hộp thoại bảng chứa tác vụ xuất Ví dụ, nhóm Font có tất lệnh sử dụng nhiều để thực thay đổi: thay đổi font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, gạch dưới) Nhưng muốn có nhiều lựa chọn nữa, chẳng hạn superscript, cần bấm vào nút hình mũi tên góc bên phải Font, bạn nhận hộp thoại cung cấp các superscript có tùy chọn khác liên quan đến phông chữ
c Tạo công cụ cho riêng bạn
Nút lệnh Office: nơi chứa lệnh sử dụng thường xuyên lệnh tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… danh mục lưu tạm tập tin vừa mở trước Nút lệnh Office thay cho menu File phiên cũ Thanh lệnh truy cập nhanh chứa lệnh quan trọngvà Người dùng tùy biến công cụ cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục lệnh bấm chọn thêm lệnh cần hiển thị lệnh
d Chuẩn XML
Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thơng tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết
(39)Ngoài cách sử dụng chuột để ngang, dọc, phím mũi tên, Excel 2007, người dùng dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển đến bảng tính cách nhanh chóng
Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh Excel 2007
Nhấn phím Di chuyển
→ Tab Sang bên phải
← Shift + Tab Sang ô bên trái
↑ Lên dòng
↓ Xuống dòng
Home Đến cột A dịng hành
Ctrl + Home Đến địa ô A1 worksheet
Ctrl + End Đến địa có chứa liệu sau worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hành qua trái hình Alt + Page Down Di chuyển hành qua phải mành hình
Page Up Di chuyển ô hành lên hình Page Down Di chuyển hành xuống hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → Ctrl + → Đến ô bên phải mà trước sau trống End + ← Ctrl + ← Đến ô bên trái mà trước sau trống
End + ↑ Ctrl + ↑ Lên ô phía mà ô trống End + ↓ Ctrl + ↓ Xuống phía mà ô trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hành Đối với Ribbon, bạn thao tác với phím nóng:
Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt Ribbon
Nhấn nhanh phím ALT lần để truy cập nhóm lệnh Home, Insert, … Bạn dùng phím ← → ↑ ↓ để di chuyển Ribbon, sau nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần
Nhấn phím ALT lần nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc bảng tính Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo
nhanh Workbook
(40)nào Bạn cần phải nhận thức đe dọa để bảo vệ máy tính tốt a Các đe dọa an ninh Có thể số khái niệm quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng Để bảo vệ máy tính bạn tốt hơn, bạn cần hiểu mối đe dọa Hầu hết đe dọa an ninh biết đến phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), phần mềm âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn khơng hay biết Đa số phần mềm độ thiết kế để tự nhân lây nhiễm sang file máy tính khác Một cách lây nhiễm gửi e-mail có chứa mã độc tên bạn tới địa liên lạc máy tính bạn Những mã độc thực máy bạn phụ thuộc vào dạng tính phá hoại Có thể tạo thơng điệp gây phiền tối thực gây tổn hại cách xóa liệu chương trình bạn Đây số định nghĩa phần mêm độc, dựa vào bạn biết phái đối mặt với gì:
Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kem vào file chương trình khác
Worm Phần mềm nhân cách tự gửi qua mạng Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) công máy tính bạn
Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm ) cơng máy tính bạn
Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng thay đổi thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn Thường máy tính bị nhiễm Spyware truy cập trang web không đáng tin cậy
Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường thông qua email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt Outlook 2007 tích hợp hệ thống chống Phishing
b Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn thứ vơ hại Chảng hạn file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm chí tài liệu Office Cơ thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro
Lưu ý Đôi mã độc khơng ẩn cơng cách cơng khai
Ngồi việc cẩn trọng trước thơng tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm website có u cầu thơng tin cá nhân, xác định có phải trang web giả mạo khơng trước điền thơng tin Ví dụ bạn phải trang web thức ngân hàng bạn mở tài khoản khơng phải trang có giao diện giống
Một lưu ý khác bạn lướt qua trang web thực tế bạn tải file từ Server Hãy trang web đáng tin cậy
(41)Cách để tăng cường an ninh hệ thống bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn ln cập nhật Microsoft thường xun phát hành cập nhật - mà giới truyền thông hay gọi vá (patch) - để chiến đấu với đe dọa xuất Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows Microsoft Office
Một cách thường xuyên kiểm tra cập nhật
Windows office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft
Ngoài bạn cịn thiết lập Microsoft Update tự động tải cập nhật chúng phát hành Một thiết lập xong, chương trình ln tự động cập nhật d Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng sử dụng chương trình chống Virus Hãy cài đặt cập nhật thường xuyên
Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng người quản trị mạng thực thay bạn điều
Các phần mềm chống Virus thiết kế để phát Virus nhận dạng Vì virus không ngừng phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường xuyên
Khi virus xuất giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung cập nhật vòng vài sau nhận diện virus
e Một số thiết lập an ninh khác
Có thể tổng kết ước bạn cần thự để tăng cường an ninh hệ thống sau:
Cài chương trình diệt virus spyware
Sử dụng mật mã phức tạp (gồm chữ, số ký tự đặc biệt "&" "%" "$" ) Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát luồng thông tin
Thường xuyên lưu liệu quan trọng
f An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus email file đính kèm Đơi cần mở email
(42)
Lưu ý Outlook 2007 có tính ẩn phịng chống virus file đính kèm Ví dụ loại file thường dùng để phát tán virus tự động bị chặn Ngoài bạn lo lắng thơng tin bạn nhận chứa virus có số cách hiệu ngồi việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có họ gửi email cho bạn khơng hay email gửi từ kẻ mạo danh
b Lưu workbook