Tóm tắt luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần kim khí miền trung

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHAN THỊ NGỌC YẾN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG Chuyên ngành : Kế tốn Mã ngành : 60.34.30 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng, Năm 2012 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: TS Nguyễn Phùng Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 07 tháng 01 năm 2012 * Có thể tìm hiểu luận văn : - Trung tâm thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt ñộng kinh doanh lĩnh vực sắt thép mà thời gian gần có biến ñộng mạnh giá Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội trình mua hàng nhằm mục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh gian lận sai sót khâu mua hàng Mua hàng toán tiền hàng khâu q trình lưu chuyển hàng hóa: Mua vào - Dự trữ - Bán Cần phải để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm thiệt hại đến lợi ích chung ñơn vị Một giải pháp mà ñơn vị cần quan tâm phải tăng cường kiểm sốt nội q trình mua hàng tốn để đảm bảo đầy đủ, xác tránh thất thoát tiền toán Bởi chu trình mua hàng tốn đánh giá hiệu sử dụng ñồng vốn ñơn vị ñiều kiện quan trọng ñể giúp ñơn vị trì mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Vì việc chọn đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền trung” có ý nghĩa thiết thực việc thực công cụ quản lý ñơn vị nhằm ñưa giải pháp tăng cường cơng tác kiểm sốt nhằm giảm thiểu rũi ro, gian lận, sai sót xảy Tổng quan ñề tài nghiên cứu Hiện nay, nghiên cứu vấn ñề KSNB ñối với hoạt ñộng mua hàng tốn có đề tài tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam”- Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Đề tài ñã hệ thống hóa lý luận hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn Doanh nghiệp nói chung thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam Đề tài ñã nêu lên bất cập hạn chế KSNB chu trình mua hàng tốn đơn vị, từ đưa số giải pháp tương ñối hữu hiệu ñể khắc phục hạn chế cịn tồn thủ tục KSNB góp phần đẩy mạnh cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn đơn vị Tuy nhiên, Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền trung chưa có đề tài nghiên cứu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn, đặc thù riêng hàng hóa đơn vị Chính vậy, tác giả lựa chọn vấn ñề ñể viết luận văn cao học Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu vấn đề lý luận chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp; đồng thời phân tích làm rõ thực trạng KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung nhằm tìm hạn chế cịn tồn Trên sở đó, luận văn đề giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp cụ thể: quan sát, vấn, ñối chiếu phân tích q trình tìm hiểu thực tế từ ñó ñưa giải pháp Kết cấu luận văn: Ngồi phần mở đầu, kết luận phụ lục luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sự cần thiết kiểm sốt nội Q trình kiểm tra, kiểm soát cần thiết tất lĩnh vực hoạt ñộng người, bên tổ chức toàn xã hội Trong hoạt động tổ chức chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng q trình quản lý thực chủ yếu hệ thống KSNB ñơn vị Hơn nữa, với ñiều kiện kinh doanh chịu nhiều tác động bên bên ngồi nay, địi hỏi doanh nghiệp trước hết phải tự kiểm soát doanh nghiệp cho tốt tính đến tương hỗ với tác động bên ngồi Điều lý giải ơng chủ ngồi quốc gia điều hành tốt chi nhánh cơng ty quốc gia khác Trong đó, doanh nhân khác ngồi cơng ty mà quản lý không tốt công ty Bởi vậy, hệ thống KSNB quan trọng ñối với tất doanh nghiệp trình kinh doanh Vậy, muốn hoạt động kinh doanh cơng ty đạt lợi nhuận cao phát triển bền vững, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết 1.1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ hệ thống KSNB Định nghĩa: KSNB hệ thống gồm sách, thủ tục thiết lập ñơn vị nhằm ñảm bảo thực mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản đơn vị khơng bị sử dụng lãng phí, gian lận không hiệu - Cung cấp liệu kế tốn xác đáng tin cậy - Thúc đẩy đánh giá chấp hành sách ñơn vị - Đánh giá hiệu hoạt ñộng ñơn vị * Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB doanh nghiệp có chức nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm ñịnh chế ñộ quản lý ñược thực ñúng thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Phát kịp thời vấn ñề kinh doanh ñể ñề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt ñộng, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt ñộng kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản, thơng tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục ñích [6] 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, cơng tác kế hoạch, phận kiểm toán nội bộ, ủy ban kiểm toán, nhân tố bên ngồi [7] 1.1.3.2 Hệ thống kế tốn Thơng qua việc quan sát, đối chiếu tính tốn ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế tốn khơng cung cấp thơng tin cần thiết cho việc quản lý mà cịn có tác dụng kiểm sốt nhiều mặt hoạt động đơn vị Một hệ thống kế tốn hữu hiệu phải đảm bảo cho mục tiêu tổng qt sau: Tính có thật, phê chuẩn, tính đầy đủ, đánh giá, phân loại, ñúng hạn, chuyển sổ tổng hợp xác Tính kiểm sốt hệ thống kế tốn thực qua ba giai đoạn q trình kế tốn: Lập chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán lập báo cáo tài [5] 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm sốt Các thủ tục kiểm sốt thường xây dựng nguyên tắc phổ biến sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn [9] 1.1.4 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội - Phạm vi KSNB bị giới hạn vấn đề chi phí Các nhà quản lý ln địi hỏi chi phí bỏ cho kiểm sốt phải có hiệu - Kiểm sốt nội người quản lý đơn vị tổ chức điều hành nên khơng thể phát ngăn chặn gian lận người quản lý - Một phần lớn tác dụng KSNB dựa phân cơng phân nhiệm KSNB bị vơ hiệu hóa có thơng ñồng nhân viên thông ñồng nhân viên đơn vị với bên ngồi - Kiểm sốt nội thường tập trung vào việc đối phó nghiệp vụ thơng thường dự kiến được, khó phát sai phạm ñột xuất hay bất thường - Các thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp điều kiện thực tế thay đổi [4] 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số vấn ñề chu trình mua hàng tốn 1.2.1.1 Khái niệm chu trình mua hàng tốn Chu trình mua hàng tốn u cầu mua hàng phận có nhu cầu thơng qua phiếu yêu cầu mua hàng kết thúc việc toán tiền cho nhà cung cấp 1.2.1.2 Bản chất chu trình mua hàng tốn Các chứng từ sổ sách: Đơn kiến nghị mua hàng, ñơn ñặt mua, báo cáo nhận hàng, hóa đơn người bán, chi phiếu, sổ nhật ký chi tiền mặt, sổ phụ khoản phải trả, bảng kê chi tiết người bán 1.2.1.3 Chức chu trình mua hàng tốn - Xử lý đơn ñặt mua, nhận hàng hóa dịch vụ, thừa nhận khoản nợ, xử lý ghi sổ khoản chi tiền mặt [8], [9] 1.2.2 Mục tiêu thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Chu trình mua hàng tốn chu trình quan trọng, tạo đầy đủ yếu tố ñầu vào cho hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu tính tuân thủ - Hàng hố mua vào đảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng - Các nghiệp vụ tốn phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực - Việc toán phải ñảm bảo ñúng với số lượng hàng thực tế mua, ñúng nhà cung cấp Đồng thời trình thực theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trình mua hàng tốn phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý BCTC - Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ kèm như: u cầu mua hàng, ñơn ñặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn người bán…có phê chuẩn người có thẩm quyền - Kế tốn ghi nhận giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho Các nghiệp vụ tốn tính tốn ghi nhận ñắn * Rủi ro xảy chu trình mua hàng tốn - u cầu mua hàng khơng với nhu cầu thực tế Người khơng có thẩm quyền u cầu mua hàng - Bộ phận mua hàng gian lận việc ñặt hàng chẳng hạn ñặt hàng mà phận sử dụng cho mục đích riêng trình hố đơn ñể ñược toán liên quan ñến khoản mua hàng hư cấu - Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng: sai số lượng, chất lượng hay quy cách - Nhà cung cấp phát hành gửi hố đơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hố đơn lần - Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có tốn nhầm nhà cung cấp, với chữ ký ủy quyền khơng ñúng, ñề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hóa đơn bị tốn hai lần liền 1.2.2.2 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng toán 10 * Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng - Yêu cầu mua hàng: Đây chứng từ khởi đầu cho chu trình mua hàng, cung cấp chứng với mức ñộ tin cậy phát sinh nghiệp vụ mua hàng hay hữu hàng hóa - Đặt hàng: Đơn ñề nghị mua hàng chuyển cho phận phụ trách mua hàng Để kiểm soát nội tốt phận độc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngồi - Thực thủ tục pháp lý cần thiết: Trong trình mua hàng, phận mua hàng phải thực thủ tục pháp lý cần thiết ñể ñảm bảo quyền lợi ñơn vị phát sinh tranh chấp sau - Nhận hàng: Khi hàng ñược vận chuyển ñến ñịa ñiểm giao hàng ñã ñược thỏa thuận trước, phận nhận hàng vào Đơn ñặt hàng Hợp ñồng mua bán ñể kiểm tra thực tế quy cách, số lượng chất lượng hàng nhận - Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, phát hàng khơng quy cách, chất lượng khơng ñảm bảo số lượng không ñúng với ñơn ñặt hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn, phận mua hàng có quyền từ chối, xúc tiến thủ tục trả lại hàng Đại diện hai bên lập biên trả lại hàng, nêu rõ lý trả lại hàng ký xác nhận vào biên Biên ñược lưu ñể chứng minh hàng ñặt mua chưa nhận ñược [10] * Thủ tục kiểm soát khâu toán Căn vào chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy đủ nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn ñề nghị mua hàng, ñơn ñặt hàng, hợp ñồng mua bán, biên giao nhận hàng hóa, hóa đơn 12 2.2.1 Mơ hình tổ chức kế tốn Cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức Kế tốn vừa tập trung vừa phân tán 2.2.2 Hình thức kế tốn cơng ty + Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ có sử dụng phần mềm kế tốn để tổ chức cơng tác kế tốn tồn Cơng ty + Cơng ty áp dụng phần mềm kế tốn vào việc hạch toán kế toán Phần mềm kế toán mà Công ty áp dụng Fast Accounting 2.3 THỦ TỤC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY 2.3.1 Mục tiêu kiểm sốt Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót Cơng ty xây dựng thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng - toán nhằm thực mục tiêu mang tính hiệu lực hiệu quản lý, tuân thủ chuẩn mực kiểm sốt để bảo đảm báo cáo tài trung thực hợp lý, tuân thủ pháp luật nhà nước Các mục tiêu ñược cụ thể sau: * Đối với khâu mua hàng - Mua hàng ñúng theo phê duyệt tên hàng, ñảm bảo ñúng quy cách, phẩm chất, mua ñúng nhà cung cấp, ñúng giá - Mua ñủ số lượng theo phê duyệt kịp thời ñúng thời hạn ñã quy ñịnh - Ghi nhận báo cáo nhập xuất tồn mặt hàng theo chủng loại, kịp thời rõ ràng cho ñối tượng cụ thể - Chi tiết cơng nợ phải trả nhà cung cấp * Đối với khâu tốn - Trả nhà cung cấp tốn số tiền với số lượng hàng thực tế mua nhà cung cấp 13 - Trả ñúng hàng ñã mua, trả ñúng giá ñã thỏa thuận hợp ñồng, trả ñủ số tiền thật nợ nhà cung cấp, trả kịp thời hạn toán ñã cam kết với nhà cung cấp - Các nghiệp vụ tốn phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực việc toán - Các nghiệp vụ mua hàng phải ñủ chứng từ ñi kèm như: Yêu cầu mua hàng, ñơn ñặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn người bán có phê chuẩn người có thẩm quyền để kế tốn ghi nhận ñúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho Tuân thủ quy ñịnh BCTC phải trung thực hợp lý 2.3.2 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn Mua hàng tốn q trình chuyển quyền sở hữu hàng hố tiền tệ người mua người bán, gắn với lợi ích kinh tế trách nhiệm pháp lý bên nên cơng việc KSNB cần thực chặt chẽ Để thực việc KS chặt chẽ, Công ty có phân cơng trách nhiệm rõ ràng phận, nghiệp vụ liên quan đến phận phận phải chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra từ khâu lập chứng từ lên sổ sách 2.3.2.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng - Thủ tục yêu cầu mua hàng Bắt đầu từ nhân viên phịng KHKD kiến nghị mua hàng, yêu cầu hàng hóa dịch vụ nhân viên có trách nhiệm, đơn đặt mua hàng có nhiều hình thức khác như: văn bản, fax, ñiện thoại hay truyền ñạt trực tiếp, Lãnh đạo phịng KHKD xem xét mua hàng Đơn đặt mua phải thể đầy đủ thơng tin: Tên ñơn vị mua, loại hàng, quy cách, số lượng, hình thức nhận, địa điểm nhận, thời gian nhận hàng xác nhận lãnh ñạo ñơn vị - Đơn đặt hàng 14 Do phịng kinh doanh lập vào ñơn ñề nghị mua hàng ñã ñược Giám ñốc Công ty duyệt, vào kế hoạch tiêu thụ theo ñơn ñặt hàng khách hàng số lượng hàng tồn kho Sau kiểm tra ñối chiếu ñúng theo yêu cầu thực tế phận kinh doanh tiến hành trình Giám đốc Sau giám ñốc xét duyệt, Giám ñốc yêu cầu phòng kinh doanh liên hệ làm việc với nhà cung cấp gởi báo giá có thay đổi giá với hợp ñồng Sau lựa chọn Nhà cung cấp hợp lý gởi ñơn ñặt hàng ñã ký kết hợp ñồng với nhà cung cấp Sau ñó giao giấy ñề xuất cho phịng kinh doanh để tiến hành lập kế hoạch mua hàng 2.3.2.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ tốn Kế tốn sau nhận đủ chứng từ liên quan như: hóa đơn mua bán, đơn ñặt hàng, BBGN, phiếu nhập kho, hóa ñơn mua hàng GTGT Sẽ tiến hành kiểm tra ñối chiếu số liệu hóa đơn, phiếu nhập kho với đơn đặt hàng số tiền ghi nhận hóa đơn chứng từ có khớp với hay khơng Kiểm tra khoản chiết khấu mà Cơng ty hưởng đến hạn tốn Các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký phận Sau kế tốn tốn chuyển chứng từ tốn Tổng Giám đốc xét duyệt chấp nhận toán Các chứng từ tốn Cơng ty kế tốn cơng nợ kế toán tiền mặt lập tùy theo phương thức toán ghi nợ trả tiền 2.4 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HẠN CHẾ TRONG CƠNG TÁC KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CP KIM KHÍ MIỀN TRUNG 2.4.1 Những kết đạt cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 2.4.1.1 Về mơi trường kiểm sốt: Cơ cấu tổ chức, sách nhân sự, đặc thù quản lý, cơng tác kế hoạch, yếu tố bên 15 2.4.1.2 Về hệ thống kế toán: Chứng từ sử dụng, hệ thống sổ sách, báo cáo, phần mềm kế toán 2.4.1.3 Về thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng tốn Cơng ty thực đánh giá nhà cung cấp trước ñịnh ký kết hợp ñồng, ñơn ñặt hàng với nhà cung cấp Cơng ty lập đơn ñặt hàng, xác nhận ñơn ñặt hàng dựa phương án kinh doanh ñã duyệt, dựa thoả thuận hai bên ñiều khoản liên quan ñược phê chuẩn hợp lý Công ty thực bước kiểm tra chất lượng, số lượng với quy cách hàng hố đối chiếu với Đơn đặt hàng, xác nhận đơn đặt hàng, hố đơn nhà cung cấp Việc toán qua ngân hàng tạo chế kiểm sốt kép 2.4.2 Những hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 2.4.2.1 Về mơi trường kiểm sốt - Cơng ty thực việc tuyển dụng ñào tạo nhân chỗ ñào tạo lại ñể ñáp ứng nhu cầu cấp thiết Công ty chưa xây dựng sách nhân dài hạn nhằm ñáp ứng cho việc mở rộng mạng lưới kinh doanh công ty - Về công tác lập kế hoạch, cơng ty chưa xây dựng quy trình lập kế hoạch cụ thể Trong chu trình mua hàng toán, kế hoạch mua hàng nên ñược xây dựng từ kế hoạch dự trữ hàng tồn kho dự báo tiêu thụ hàng, ñể việc mua hàng ñược tiến hành theo kế hoạch, giảm thiểu rủi ro việc dự trữ hàng tồn kho lớn thiếu hàng để cung cấp… - Ban kiểm sốt chưa phát huy hết vai trị việc thay mặt Cổ đơng kiểm sốt mặt hoạt động cơng ty Ban kiểm 16 sốt thường hoạt động theo chương trình kế hoạch đề từ trước, có hoạt động kiểm tra đột xuất bất thường ñến phận, ñơn vị - Cơng ty chưa có phận kiểm tốn nội làm chức giám sát thủ tục kiếm soát ñược thực công ty, kiểm tra việc tuân thủ quy định sách kế tốn xem xét đánh giá tính xác, độ tin cậy báo cáo tài báo cáo kế tốn quản trị - Việc kiểm sốt đơn vị trực thuộc chưa có tính thường xun, định kỳ tháng năm lần Lãnh đạo phịng chun viên xuống kiểm tra ñơn vị trực thuộc lần, kiểm tra tất mặt hoạt ñộng ñơn vị trực thuộc, thời gian kiểm tra đơn vị trực thuộc lại ngắn, khơng thể kiểm tra phát hết sai sót đơn vị, việc kiểm tra đơi mang tính hình thức - Ngồi yếu tố bên trên, gia tăng ngày nhiều nhà phân phối thép, vật liệu xây dựng thời đại gia nhập WTO làm cho cơng ty phải ñối mặt với cạnh tranh chất lượng giá 2.4.2.2 Về hệ thống thông tin kế tốn phục vụ cho cơng tác kiểm sốt Cơng ty tập trung vào báo cáo kế tốn tài chính, chưa vận dụng kế toán quản trị vào việc lập báo cáo nhận hàng, báo cáo tình hình tốn phục vụ thông tin cho nhà quản trị Hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế tốn mua hàng tốn chưa đáp ứng đầy ñủ nhu cầu kiểm soát hữu hiệu 17 Đối với việc dự kiến mua hàng giấy đề xuất Cơng ty chưa nêu rõ đơn giá, số tiền phải trả mua hàng, chưa ñưa ñược ñề xuất mua nhà cung cấp nào, gây khó khăn cho Giám đốc việc xét duyệt Việc nhập kho hàng hóa Cơng ty chưa có đầy đủ mẫu biểu theo dõi hàng nhập kho Công ty thiếu mẫu biên thừa thiếu để theo dõi tình hình thừa thiếu hàng hóa xảy Cơng ty Đối với việc chiết khấu Cơng ty với nhà cung cấp khoản chiết khấu giảm trực tiếp hóa đơn Cơng ty dựa vào thói quen mua hàng cho ñây nhà cung cấp thường xuyên, ñều ñặn Như gây khó khăn cho Cơng ty việc kiểm sốt khoản chiết khấu Cơng ty khơng thực việc so sánh đánh giá Nhà cung cấp với ñể lựa chọn Nhà cung cấp có lợi cho Cơng ty chất lượng, số lượng, phương thức giao hàng, điệu kiện tốn, tiến ñộ giao hàng chương trình khuyễn mối quan hệ hợp tác với công ty 2.4.2.3 Về thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng tốn * Nghiệp vụ mua hàng Cơng ty trọng đến cơng tác đánh giá nhà cung cấp, nhiên chưa xét ñến ñộc lập phận làm cơng tác đánh giá với nhà cung cấp cơng ty Cơng ty chưa có quy định cơng tác quản lý Đơn ñặt hàng cụ thể Các ñiều khoản hợp đồng mua hàng hóa nên xem xét lại thời ñiểm, ñơn ñặt hàng có thời điểm ký kết xa so với thời ñiểm ký kết hợp ñồng nguyên tắc Các ñiều khoản giao nhận hàng hai bên ñược thỏa thuận xác nhận đơn đặt hàng Tuy nhiên, khơng phải lúc việc 18 thực giao nhận hàng ñược thực sng sẻ cam kết Việc kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng mua hàng ñược quy ñịnh chặt chẽ cần thiết phải có phận chuyên trách thực chức thẩm ñịnh chất lượng hàng mua có ñúng ñã cam kết không Việc giao nhận hàng công ty chưa có bên độc lập giám sát việc thực hiện, dẫn đến rủi ro phận nhận hàng thơng đồng với bên giao hàng nhà cung cấp chất lượng hay số lượng hàng mua sai sót việc kiểm đếm số lượng hàng nhập Biên giao nhận hàng hoá phiếu nhập kho cơng ty nên đánh số trước để kiểm sốt đầy đủ nghiệp vụ nhận hàng Cơng ty cần có quy định rõ ràng trường hợp hàng kiểm tra khơng chất lượng biện pháp xử lý Khi kế toán mua hàng kiểm tra phù hợp chứng từ, cập nhật số liệu vào phiếu nhập mua chưa có người độc lập kiểm tra lại xem việc cập nhập xác chưa * Nghiệp vụ tốn Cơng ty chưa thực so sánh, đối chiếu số lượng hố ñơn số lượng phiếu nhập kho biên giao nhận hàng trường hợp số lượng thực nhập khác với số lượng hố đơn số tiền tốn khơng vào hóa đơn Các chứng từ tốn cơng ty chưa đánh số trước, việc đánh số trước giúp kiểm sốt việc bị cắp hay thất lạc chứng từ toán xem xét việc ghi sổ nghiệp vụ tốn có ñầy ñủ không 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG Mơi trường kinh doanh ngày cạnh tranh khốc kiệt mà mặt hàng Công ty kinh doanh mặt hàng thép xây dựng Để lớn mạnh cần thiết phải có nguồn vốn lớn kinh doanh Cơng ty năm tới, hoạt động cung cầu ñối với mặt hàng thép xây dựng trọng tâm ngày mở rộng Cơng ty ñã niêm yết giao dịch sàn thị trường Vì thơng tin cung cấp rõ ràng, trung thực cơng bố rộng rãi nên việc cơng bố thơng tin có ý nghĩa lớn ñến hoạt ñộng kinh doanh công ty Công ty muốn huy ñộng thêm nguồn vốn ñể thực kế hoạch kinh doanh để nhập hàng đầu vào nhiều, kéo theo giá vốn tăng lên, tốn lớn mạnh cho đối tác Do cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng - tốn đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Hàng hóa chiếm tỷ lệ lớn tổng tài sản doanh nghiệp, hàng hóa khoản toán khoản mục chủ yếu báo cáo tài nên dễ xảy sai sót gian lận lớn gây ảnh hưởng trọng yếu chi phí kết kinh doanh Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh, điều giúp cho Hội ñồng Quản trị, Ban Tổng Giám ñốc Cơng ty kiểm sốt hoạt động kinh doanh tốt hơn, ñồng thời góp phần tạo nên tin tưởng cổ đơng 20 Vậy hạn chế sai phạm xảy tăng cường vào thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn công ty cần thiết 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.2.1 Hồn thiện mơi trường KS Công ty CP KK Miền Trung 3.2.1.1 Xây dựng văn hố cơng ty Để xây dựng bầu văn hố cơng ty mạnh mẽ, có tồn niềm tin chia sẻ, cộng tác kết nối với nhau, nhà quản lý công ty phải thực bước: Thấu hiểu, hành ñộng, tham gia, cộng tác, yêu cầu giải trình 3.2.1.2 Đưa nội dung kiểm sốt vào chương trình huấn luyện nhân viên 3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 3.2.2.1 Trình tự ln chuyển chứng từ Các chứng từ phải ñánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Quy ñịnh rõ ràng trách nhiệm người ký duyệt chứng từ, hệ thống sổ sách ñược tổ chức khoa học chặt chẽ thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ, tìm kiếm cần thiết Cơng ty cần có quy ñịnh thủ kho nhận hàng có hóa ñơn kèm theo biên chứng minh hàng hợp lệ Các chứng từ tốn kèm phiếu nhập kho, biên giao nhận hàng, hóa đơn phải ñơn ñặt hàng chủng loại, số luợng, quy cách…Khi ngân hàng thực việc toán cho nhà cung cấp gởi lại công ty giấy báo nợ làm sở pháp lý công ty ngân hàng Trường hợp cơng ty tốn cho nhà cung cấp tiền mặt phải có đầy đủ chứng từ ñi kèm với ... KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN... Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung CHƯƠNG... CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sự cần thiết kiểm sốt nội Q trình kiểm tra, kiểm soát cần thiết