Cam Nang Soan Thao Van Ban

- &Kӑ n Microsoft Internet 5.0 or later NGÔ ĐỨC THỌ SƯU TẦM... Trong khung Save As.[r]

Cҭm Nang 6Rҥn 7Kҧo Vãn %ҧn Word (BXM)

(%ӓnhӳng phҫn đõn JLҧn)

 QUY TẮC CÕ BẢN KHI SOẠN THẢO VÃN BẢN : A Các khái niệm cõ :

- Ký tự( Character ) : Là phắm đýợc nhấn từ vùng phắm ký tự( ngoại trừ phắm Shift, Ctrl, Alt Caps Lock ) Bạn cần phân biệt rõ hai loại ký tự, : ký tự in giấy( printable characters ) ký tự không in giấy( non Ờ printing characters, ký tự thấy đýợc hình )

- Từ( Word) : Là tập hợp gồm ký tựðýợc ðặt hai ký tự trắng - Câu( Sentence ) : Là tập hợp gồm từðặt hai dấu chấm câu

- Dòng(Line ) : Là tập hợp gồm từ, lề trái đến lề phải hình -Đoạn( Paragraph) : Là tập hợp gồm từ, câu, đýợc đặt hai dấu phân đoạn( paragraph ) Ở nõi bạn nhấn phắm Enter, nõi bạn đặt dấu phân đoạn

- Trang( Page ) : Là tập hợp gồm dòng, ðoạn, ðối týợng khác Ðýợc hiển thị

trên mặt tờ giấy in( ðýợc khai báo menu File  Page Setup + Có hai loại ngắt trang :

- Ngắt trang mềm( Soft Break Page ) : Do phần mềm quy ðịnh

- Ngắt trang cứng( Hard Break Page ) : Do ngýời sử dụng quy ðịnh muốn

qua trang sớm

- Chýõng(Section ) : Là tập hợp gồm ðoạn, trang ðýợc ðặt hai dấu

ngắt chýõng ( End of Section )

- Tài liệu( Document ) : Là tập hợp gồm chýõng ðýợc lýu lên ðĩa dýới tập tin

B Các quy tắc :

- Nhập vãn từ lề trái sang lề phải, vãn tới lề phải Word tựðộng cuộn xuống hàng Không bấm phím Enter ðể xuống hàng ðoạn vãn - Bên trái dấu ngắt câu khơng ðýợc có khoảng trắng

- Bên phải dấu ngắt câu bắt buộc có khoảng trắng - Riêng ba dấu : ? ! bên trái nên có khoảng trắng

- Bên phải dấu mở ngoặc, bên trái dấu đóng ngoặc khơng có khoảng trắng

- Khi cần ðýa trỏ nhảy khoảng xa bấm phím Tab, tuyệt ðối không dùng Spacebar

id1959093 pdfMachine by Broadgun Software - a great PDF writer! - a great PDF creator! - http://www.pdfmachine.com http://www.broadgun.com

C Chếðộ nhập vãn :

- Có chếðộ nhập vãn

+ Ghi chèn ( Insert ) : Ký tự nhập chèn vào vị trí trỏ

+ Ghi đè ( Overtype ) : Ký tự nhập vào sẽđè lên ký tựở bên phải trỏ

* Chuyển ðổi chếðộ Insert Overtype : - Bấm phím Insert

- Nhấp đúp vào OVR trạng thái

 CÁCH TRÌNH BÀY VÃN BẢN :

A Khái niệm :

- Khi làm việc với tài liệu Word, bạn chọn nhiều cách trình bày vãn Có cách trình bày sau ðây :

+ Normal View : Trình bày tài liệu liên tục từ xuống dýới, chỗ ngắt trang ðýợc thể ðýờng chấm chấm

+ Web Layout View : Trình bày vãn theo dạng trang Web

+ Print Layout View : Trình bày vãn theo trang Ởcách trình bày bạn thấy hình nhý in giấy nhý thếấy

+ Outline : Trình bày tài liệu theo dạng ðại cýõng ðể bạn dễ dàng xem bố trí lại nội dung

B Thay ðổi cách trình bày :

* Các cách :

- Chọn menu View  Chọn cách trình bày týõng ứng

1.Thay đәi đõn Yӏđo: 9jo Tool > Genenerral > Measurement units : &Kӑn

Centimeters> OK

2. ThiӃt lұp lӅcho Wji liӋu :

- 9jo File > Page Setup … xuҩt hiӋn hӝp WKRҥi

- Trên WKҿMargins, nhұp NKRҧng Fich lӅtrang :

+ Top : LӅtrên (&Kӑn : 2.54 cm)

+ Bottom : LӅdѭӟi (&Kӑn : 2.54 cm)

+ Left : LӅWUii (&Kӑn : 3.17 cm)

+ Right : LӅSKҧi(&Kӑn : 3.17 cm)

+ Gutter : cm

+ Gutter position : Left + Multiple pages : Nomal + Apply to : Whole document

3. &Kӑn WKҿPaper: Trong danh Vich Paper size FKӑn kiӇu A4 , nhҩp OK > &Kӑn

4. .Kim SKithanh WUҥng WKii

- 9jo Tools > Options, xuҩt hiӋn hӝp WKRҥi

&Kӑn WKҿView, ðinh dҩu FKӑn Yjo Status bar

- Thanh WUҥng WKii cho biӃt nhӳng thông tin vӅvãn Eҧn ðang ðѭӧc VRҥn WKҧo, nhý

thӭtӵtrang hiӋn Wҥi, phҫn, Gzng, Wӑa ðӝcon WUӓ,… + &K~ê:

-FythӇnhҩp ð~p Yjo sӕthӭtӵFӫa trang ÿӇJӑi hӝp WKRҥi Find and Replace

-1JRji ra, WUҥng WKii Fzn FyFic chӭc nãng REC, TRK, EXT,

OVR ÐӇbұt hoһc tҳt Fic chӭc nãng Qjy, FKӍviӋc nhҩp ð~p Yjo Fic chӭc

nãng ðy, ðy:

* REC Ojchӭc nãng ghi macro, chӭc nãng Qjy thӵc hiӋn Fic thao Wic mӝt Fich tӵðӝng

* TRK JL~p theo G}i Pӑi KRҥt ðӝng vãn Eҧn gӕc

+ Ðể bỏ dòng chữ gạch chân :

- Bỏ dấu kiểm Check spelling as you type

Check grammar as you type

5 Tӵðӝng vӟi Auto Text

-Word cho SKpp thêm tӵðӝng mӝt Fөm tӯYjo vãn Eҧn thay YuSKҧi J}bҵng tay ÐӇsӱ Gөng Wtnh nãng Auto Text, thӵc hiӋn Fic bѭӟc sau :

a Nhҩp SKҧi Yjo YӏWUtbҩt NǤtrên menu YjFKӑn Auto Text

b Nhҩp Yjo biӇu tѭӧng Ejn SKtm công Fө

c &Kӑn WKҿAuto Text , nhұp Fөm tӯcҫn thêm Yjo ô Enter Auto Text entries here, sau

d Sau ðmthêm nhӳng Fөm tӯmӟi Yjo Auto Text, mӛi lҫn muӕn FKqn Fөm tӯðy Yjo Wji liӋu FKӍviӋc FKӑn Fөm tӯcҫn FKqn, nhҩp Insert

 Xoay hình :

- Xoay hình 900 : Chọn Picture cần thao tác Chọn biểu týợng Rotate Left

- Hoặc nhấp chuột phải vào công cụ chọn Picture kéo xuống góc hình nhấp vào góc có dấu tam giác

6 ChuyӇn Ĉәi ChӳIn Sang ChӳThѭӡng 9jNgѭӧc /ҥi - SӱGөng nhiӅu lҫn Shift + F3

7 Ðӏnh Gҥng hiӋu ӭng

a 'zng chӳQKӓbên dѭӟi : Ctrl+ =

b &KӍsӕPNJ: Ctrl+ Shift + = 8.&ic SKtm tҳt thông Gөng

-Ctrl + R : Cãn Gzng SKҧi

-Ctrl + E : Cãn giӳa

-Ctrl + J : Cãn Gzng chӳGjn ÿӅu bên, thҷng lӅ

-Ctrl + N : 7ҥo File mӟi (Word mới) -Ctrl + O : MӣFile ðmFy

-Ctrl + P : In ҩn File

-F12 : Lýu Wji liӋu vӟi tên NKic

-F7 : KiӇm tra lӛi FKtnh WҧtiӃng Anh

-Ctrl + Z : %ӓqua lӋnh vӯa Ojm

-Ctrl + Y : Khôi SKөc lӋnh vӯa Eӓ(Ngѭӧc Oҥi vӟi lӋnh Ctrl + Z)

-Ctrl +Shift + S : 7ҥo Style (heading) > Gng Pөc Oөc tӵðӝng

-Ctrl + Shift +F : Thay ðәi phông chӳ

-Ctrl + Shift + P : Thay ðәi cӥchӳ

-Ctrl + D : Mӣhӝp WKRҥi ðӏnh Gҥng Font chӳ

-Ctrl + M : /i ðRҥn vãn Eҧn Yjo tab ( mһc ðӏnh 1,27 cm)

-Ctrl + Shift + M : /i ðRҥn vãn Eҧn lӅ1 tab

-Ctrl + T : /i nhӳng Gzng không SKҧi OjGzng ðҫu Fӫa ðRҥn vãn Eҧn Yjo tab

-Ctrl +Shift + T : /i nhӳng Gzng không SKҧi OjGzng ðҫu Fӫa ðRҥn vãn Eҧn lӅ1 tab

- Ctrl +F : 7um kiӃm Nttӵ

- Ctrl + G (hoһc F5) : 1Kҧy ÿӃn trang sӕ

-Ctrl + H : 7um kiӃm Yjthay thӃNêtӵ

-Ctrl + K : 7ҥo liên kӃt (link)

-Ctrl + ] : Tãng cӥchӳ

-Ctrl + [ : *Lҧm cӥchӳ

- Ctrl + W : Ðyng File

-Ctrl + Q : /i ðRҥn vãn Eҧn Vit lӅ( Khi Gng Tab)

-Ctrl + Shift +> : Tãng cӥchӳ

-Ctrl + Shift + < : *Lҧm cӥchӳ

-Ctrl + F2 : Xem Kunh ҧnh nӝi dung File trѭӟc in

-Alt + Shift + S : Bұt/ Tҳt phân chia cӱa sәWindow

-Ctrl + Atl + O : Cӱa sәMS Word ӣGҥng Outline

-Ctrl + Atl + N : Cӱa sәMS Word ӣGҥng Nomal

-Ctrl + Atl + P : Cӱa sәMS Word ӣGҥng Print Layout

-Ctrl + Atl + L : Ðinh sӕYjNttӵðӝng

-Ctrl + Atl + F : Ðinh ghi FK~(Footnotes) ӣchân trang -Ctrl + Atl + D : Ðinh ghi FK~ӣngay dѭӟi Gzng WUӓӣðy

-Ctrl + Atl + M : Ðinh FK~thtch (nӅn OjPju Yjng) di chuyӇn chuӝt ÿӃn mӟi xuҩt hiӋn FK~WKtch

- F4 : Lһp Oҥi lӋnh vӯa Ojm

-Ctrl + Atl + : 7ҥo heading

-Ctrl + Atl + : 7ҥo heading

-Ctrl + Atl + : 7ҥo heading

-Alt + F8 : Mӣhӝp WKRҥi Macro

-Ctrl+ Shift + “+” : Bұt / Tҳt ðiQKFKӍsӕtrên -Ctrl + “+” : Bұt / Tҳt FKӍsӕðinh dѭӟi

-Ctrl + Space : TrӣvӅðӏnh Gҥng Font chӳmһc ðӏnh

Ctrl + Shift +A : ChuyӇn ðәi chӳthѭӡng WKjnh chӳhoa (vӟi chӳtiӃng ViӋt Fydҩu WKu

không nên chuyӇn )

-Atl + F10 : 3Kyng to Pjn Kunh (Zoom)

-Atl + F5 : Thu QKӓPjn Kunh

-Atl + Print Screen : &Kөp Kunh hӝp WKRҥi hiӇn WKӏtrên Pjn Kunh

-Print Screen : &Kөp WRjn bӝPjn Kunh ðang hiӇn WKӏ

+ Các phím di chuyển trỏ :

- Ctrl + → : Qua phải từ

- Ctrl + ← : Qua trái từ

- Ctrl + ↑ : Lên ðoạn - Ctrl + ↓ : Xuống dýới ðoạn

- Ctrl + Alt + PgUp : Lên ðầu trang hình - Ctrl + Alt + PgDn : Xuống cuối trang hình - Shift + F5 : Về vị trí sau ðiểm chèn

+ Thao tác chọn khối

- Ctrl + Shift +D : Gạch dýới nét đôi

- Ctrl + Shift + K : Ðổi chữ hoa nhỏ

- Ctrl + Shift + A : Ðổi chữ hoa

- Ctrl + Shift + W : Gạch dýới từ

+ Các phím dóng biên

- Ctrl + M : Dời lể trái qua phải Tab ( Ngýợc lại : Ctrl + Shift + M)

- Ctrl + T : Dời dòng dýới ðoạn vãn qua phải Tab ( Týõng tự trên) - Ctrl + J : Canh ðoạn vãn ðều biên

- Ctrl + Q : Gỡ bỏ ðịnh dạng ðoạn, kiểu dóng biên, ðiểm dừng Tab 9.7tnh WRin Word

A SӱGөng Piy Wtnh Word

-9jo View> Toolbars > Customize hoһc nhҩp SKҧi Yjo Menu

- Trong WKҿCommands, FKӑn Tools danh Vich Categories, nhҩp Tools

Calculate YjNpo WKҧYjo mӝt YӏWUtbҩt NǤtrên menu

- Khi Wtnh WRin ta ðinh dҩu khӕi WRjn bӝSKpp Wtnh, nhҩp Tools Calculate rӗi nhҩn

Ctrl + V ÿӇGin kӃt TXҧYjo Wji liӋu

- 9Ë'Ө: 7tnh 17*2= , ta Ojm nhý sau : a Ðinh dҩu khӕi 17*2

b Nhҩp Yjo Tools Calculate công Fө

c Ĉһt YӏWUtcon WUӓsau dҩu = Yjҩn tәhӧp SKtm Ctrl +V

B 7tnh WRin Eҧng

-9jo Table > Formula rӗi lӵa FKӑn mӝt Kjm Wtnh WRin 7tnh Word rҩt Kҥn chӃ

-9Ë'Ө: 1+2+6=

a Ĉһt WUӓYjo sau dҩu =

b.&Kӑn Table > Formula , FKӑn Kjm SUM Paste function ÿӇWtnh SKpp

cӝng

-Nhұp 1,2,6 Yjo Kjm SUM YjOK

-7tnh týõng tӵcho Fic Kjm NKic

C. 9ӁKunh Word

- Trên công FөYӁbao gӗm nhiӅu chӭc nãng nhýYӁ, tô Pju, FKӑn ðӝGjy Qpt YӁ, YӁFic Kunh khӕi, Fic mүu Kunh chuҭn …

- Khi cҫn YӁðRҥn thҷng, nhҩp Yjo biӇu tѭӧng YӁðѭӡng thҷng , nhҩn YjgiӳSKtm

Shift YӁ, ðycon WUӓchuӝt VӁdi chuyӇn theo ðѭӡng thҷng

-Khi cҫn YӁmӝt ðѭӡng cong phӭc Wҥp, trên công FөDrawing Yjo AutoShapes > Lines > Curve

- NӃu ðѭӡng cong, gҩp NK~c chýa nhýêmuӕn, nhҩp SKҧi Yjo ðӕi tѭӧng rӗi FKӑn

Edit Points

-/~c Qjy, Fic ðiӇm neo ðѭӡng VӁhiӋn lên, FythӇtӵdo ðiӅu FKӍnh theo êmuӕn, Fy thӇthêm ðiӇm (add points), [ya bӟt ðiӇm (delete points) ÿӇðiӅu FKӍnh ðѭӡng Qpt

mӅm Pҥi hõn

- Muӕn tô Pju cho nguyên ðѭӡng thҷng ðyWKuFKӍcҫn nhҩp chuӝt WUii Yjo ðҫu

ðѭӡng thҷng YjFKӑn Color

* Cắt xén Picture

- Nhấp chuột phải chọn Picture - Click vào Crop

 7ҥo khung Ҧnh

- &ythӇsӱGөng AutoShape Word ÿӇWҥo nhӳng khung Kunh ðҽp theo ê

muӕn Mӝt ðiӇu cҫn lýu êOjSKҧi SKӓng ðRin Ntch thѭӟc Fӫa ҧnh ÿӇWҥo khung

vӯa vӟi ҧnh

a 9Ӂmӝt Kunh Oval cho Ntch thѭӟc Wҥo WKjnh mӝt khung ҧnh vӯa vһn b Nhҩp SKҧi Yjo Kunh Oval YjFKӑn Format AutoShap, cuҩt hiӋn hӝp

WKRҥi

d &Kӑn ҧnh cҫn Wҥo khung, nhҩp Insert e OK

 Note : Quan WUӑng OjFKӑn ð~ng cӥKunh

10.ChuyӇn tӯText sang Table

- Khi J}xong mӝt ðRҥn vãn Eҧn, ÿӇWUunh Ejy ðҽp hõn ta nên ðýa Yjo Tablel

Word cho SKpp chuyӇn ðәi tӵðӝng tӯText sang Table Pjkhông cҫn SKҧi J}Oҥi tӯðҫu

- ÐӇthuұn tiӋn viӋc chuyӇn ðәi, vãn Eҧn nên Fynhӳng dҩu Fich NhӡFydҩu Fich Qjy PjWord FythӇhiӇu ðѭӧc ðRҥn Qjo VӁðѭӧc ðýa Yjo cell Qjo Dҩu Fich FythӇ OjNKRҧng trҳng, dҩu tab, dҩu phҭy hoһc dҩu nӕi,…

- ÐӇchuyӇn tӯText sang Table, ta Ojm nhý sau :

a Ðinh dҩu khӕi ðRҥn Text cҫn chuyӇn ðәi

b 9jo Table > Convert > Text to Table, xuҩt hiӋn hӝp WKRҥi

- Trong hӝp WKRҥi Convert Text to Table, sӕGzng VӁtýõng ӭng vӟi sӕKjng

ðRҥn Text

c Lӵa FKӑn dҩu Fich phҫn Separate text at, nhҩp OK

11 *in SKtm tҳt cho Fic biӇu tѭӧng Word ÿӇthao Wic nhanh hõn

a.9jo Insert > Symbol …Nhҩp Shortcut Key.*in tәhӧp SKtm Yjo ô Press new shortcut key.Nhҩp Assign, nhҩp Close

12 Xem nhanh nӝi dung vãn Eҧn Word

13.+Rjn tҩt vãn Eҧn

- ÐӇWUinh ngѭӡi NKic xem Yjthay ðәi Wji liӋu, ta Ojm nhý sau : -9jo Tools > Protect Document…

-Trong Editing restrictions :

a Tracked Changes :Cho SKpp theo G}i Pӑi sӵthay ðәi Wji liӋu

b Comments : &KӍcho SKpp ngѭӡi NKic thêm Yjo nhӳng ghi FK~( Comments)

c Forms : &KӍcho SKpp thay ðәi kiӇu ðӏnh Gҥng Fӫa vãn Eҧn, QJRji không cho SKpp

thay ðәi bҩt NǤðiӅu JuNKic,

- Nhұp mұt khҭu Yjo hӝp WKRҥi password, OK

-Note :

- Mұt khҭu Qjy VӁðѭӧc yêu cҫu nhұp Yjo mӛi bạn muӕn mӣWji liӋu

- Word VӁEҧo vӋWji liӋu cho ÿӃn Eҥn thӵc hiӋn Unprotect

-+ӫy EӓchӃðӝEҧo vӋWji liӋu :

-9jo Tools > Unprotect Document, nhұp mұt khҭu YjOK

14 7ҥo Pөc Oөc tӵðӝng

- 9jo View > Outline &Kӑn ӣBody text tiêu ÿӅ Sau ðӏnh Gҥng xong WRjn

bӝWji liӋu, Yjo Insert > Reference > Index and Tables, ðӏnh sӕcҩp thӇhiӋn Pөc Oөc

15 Quay Trang

- Ĉһt WUӓӣðiӇm cuӕi Fng trang trѭӟc trang cҫn quay ngang 9jo File > Page

Setup &Kӑn Landscape Pөc Orientrtion, Yjnhҩp FKӑn Apply to This point forward

trong Pөc Preview…

Tuy nhiên, O~c Qjy tҩt Fҧtrang nҵm sau trang ðѭӧc ðһt WUӓÿӅu ðѭӧc quay ngang Nên cҫn SKҧi quay ðӭng Oҥi Fic trang SKta sau trang cҫn quay ngang ViӋc Qjy ðѭӧc thӵc hiӋn

nhý sau :

-Ĉһt WUӓӣðiӇm cuӕi Fng trang trѭӟc trang cҫn quay ðӭng 9jo File > Page

Setup &Kӑn Portrait Pөc Orientation, YjFKӑn Apply to This point forward Pөc

Preview

+unh thiӃt lұp quay trang ðӭng

16 7ҥo viӅn khung cho trang Eua

- 9jo Format > Border and Shading, hӝp WKRҥi xuҩt hiӋn, FKӑn Page Border, FKӑn kiӇu

- &Kӑn This section – First page only danh Vich Apply to Nhҩp Option ÿӇ

xuҩt hiӋn hӝp WKRҥi Border and Shading Options Trong danh Vich Qjy FKӑn Text

trong danh Vich Measure from, nhҩp OK

17.Khҳc SKөc lӛi thѭӡng gһp

a %ӓdҩu Jҥch chân :

- Tools > Options > Spelling and Grammar , Eӓdҩu kiӇm : Check spelling as you

type YjChck grammar as you type

b êtӵFich mӝt NKRҧng trҳng - Týõng tӵ, Eӓdҩu kiӇm Smart cut and paste

18.KiӇm tra tӯvӵng Yjvãn SKҥm

- Khi VRҥn WKҧo vãn Eҧn bҵng tiӃng Anh , Yjo Spelling And Grammar > ðinh dҩu FKӑn

tҳt Pөc Hide Spelling error in this document, khung Grammar FKӑn Check

- Word VӁðinh dҩu nhӳng tӯsai bҵng nhӳng ðѭӡng gӧn Vyng Pju ðӓbên dѭӟi tӯ ҩy ÐӇKRjn FKӍnh Qy, Word VӁgӧi êcho Eҥn mӝt sӕtӯNKic nӃu Eҥn nhҩp FKӑn

biӇu tѭӧng Spelling and Grammar Standard Chҩp nhұn tӯQjo

danh Vich ÿӅQJKӏFӫa Word, FKӑn Qyrӗi nhҩp Change

-ÐӇWum tӯðӗng QJKƭa cho mӝt tӯtrong vãn Eҧn, FKӑn tӯðy, Yjo Tools > Language >

Thesaurus &Kӑn tӯWKtch hӧp ÿӅQJKӏFӫa Word, sau ðynhҩp Replace

- Shift + F3 ( &ic kiӇu)

- ÐӇWҥo hiӋu ӭng khung Effects, nhҩp FKӑn Outline YjSmall &ip Xem kӃt TXҧhiӋu ӭng Qjy khung Preview ÿӇFyðѭӧc kiӇu chӳýng ê

- ÐӇTãng KRҧng &ich Giӳa &ic êTӵ, Trong Hӝp 7KRҥi Font, &Kӑn Character

- ÐӇðinh dҩu nhӳng ðRҥn vãn Eҧn quan WUӑng Wji liӋu, FKӑn biӇu tѭӧng

Highlight ðӏnh Gҥng

- ÐӇchuyӇn nhӳng Fөm tӯNKic Fng Font, thӵc hiӋn nhý sau:

- 4Xpt FKӑn khӕi muӕn ðәi Font

- Nhҩn giӳSKtm Ctrl

- 4Xpt FKӑn Fөm tӯEҥn muӕn chuyӇn WKjnh Fng Font vӟi Fөm tӯðmFKӑn ӣtrên - Cuӕi Fng Yjo Edit > Repeat Font Formatting

+ Ðӏnh Gҥng cho ðRҥn

- ÐӇ ðӏnh Gҥng cho ðRҥn , trѭӟc tiên Eҥn ðһt dҩu QKiy WUӓӣðҫu ðRҥn ðy, Jӑi

lӋnh Format > Paragraph Hӝp WKRҥi Paragraph xuҩt hiӋn, FKӑn Justifed

- ÐӇtãng NKRҧng trӕng bênWUii YjSKҧi cho ðRҥn , ӣkhung Indentation, Pөc Left YjRight, nhҩp Yjo PNJi tên hѭӟng lên ÿӃn Fyðѭӧc mӝt NKRҧng Fich WKtch

hӧp

-Canh chӳcho biên

ÐiӅu FKӍnh lӅWUii YjSKҧi

- ÐӇtãng NKRҧng Fich giӳa Fic Gzng ðRҥn Qjy lên gҩp rѭӥi, ӣkhung

Spacing, Pөc Line spacing, FKӑn 1.5 lines

- Trong TXiWUunh ðӏnh Gҥng ðRҥn, Eҥn FythӇquan Vit sӵthay ðәi Gҥnh WUunh Ejy

ngay ÿӇFythӇðiӅu FKӍnh

- ÐӇWUunh Ejy vãn Eҧn Gҥng liӋt kê, TXpt FKӑn phҫn vãn Eҧn ðy, Yjo Format >

Bullets and Numbering

- &Kӑn Gҥng WUunh Ejy, OK

+ 7ҥo FK~WKtch cho vãn Eҧn

- ÐӇWҥo FK~WKtch cho vãn Eҧn, Eҥn TXpt khӕi FKӑn phҫn vãn Eҧn muӕn FK~WKtch, Yjo menu Insert > Comment Trong khung comment, nhұp Yjo nӝi dung FK~ WKtch

- ÐӇ[Riphҫn FK~WKtch, nhҩp SKҧi lên FK~WKtch YjFKӑn Delete Comment

+ SӱGөng mүu ÿӇWUunh Ejy vãn Eҧn(&ytẖ͋n ͧtrong Qjy)

- ÐӇWҥo mӝt Wji liӋu mӟi, Yjo File > New Trong khung Templates, nhҩp FKӑn On

my computer

Comment [45N1]: Ðây Ojphҫn FK~ WKtch Fӫa BXM

*Lҧsӱbạn muӕn WUunh Ejy vãn Eҧn Gҥng Fax WKu hӝp WKRҥi Templates,FKӑn WKҿLetter and Faxes, FKӑn mӝt mүu vӯa ê, OK

- 9Ë'Ө: %ҥn FKӑn mүu Contemporary Fax Sau ðy, FKqn Yjo ðӏa FKӍcông ty Nhҩp Yjo Pөc Click here and type address ÿӇnhұp thông tin

- ÐӇlýu mүu Qjy nhý mӝt mүu thông Gөng Yjsau Qjy Gng Oҥi, nhҩp File> Save

- Trong khung Save as type, FKӑn Pөc Document Template Nhҩp Save ÿӇlýu

- ÐӇWҥo mӝt Wji liӋu mӟi dӵa Template Eҥn ðmlýu, Ojm nhý sau : - File > New

- Xuҩt hiӋn hӝp WKRҥi New Document, ӣkhung Templates, nhҩp FKӑn On my

computer

- Trên WKҿGeneral, nhҩp FKӑn Wji liӋu Ðại Học Thủy Lợi

- OK Hoһc Eҥn FythӇhiӋu FKӍnh Oҥi Template Qjy bҵng Fich FKӑn Pөc cҫn thay

ðәi nhҩnYjo Delete Yjnhұp Yjo nӝi dung mӟi

20.Vãn %ҧn 'ҥng %ҧng 9jCӝt

- ThiӃt lұp sӕcӝt khung Number of colums, sӕKjng khung Number of

rows

ThiӃt lұp Eҧng Fy5 cӝt 2Kjng

- ÐӇkӃt hӧp Fic ô ӣKjng ðҫu WKjnh mӝt ô, Eҥn TXpt FKӑn Yjo Fic ô ðy 9jo Table

> Merge Cell Yjnhұp Yjo tiêu ÿӅcho Eҧng

- Tab : Di chuyӇn giӳa Fic Kjng Eҧng

- ÐӇFKqn thêm mӝt Kjng cho Eҧng, ðһt dҩu QKiyWҥi Kjng cuӕi rӗi nhҩp Table >

Insert > Rows Below + 7Uunh Ejy vãn Eҧn Gҥng cӝt :

ChuyӇn phҫn vãn Eҧn ðѭӧc FKӑn WKjnh Gҥng hai cӝt

- ÐӇkhông xuҩt hiӋn Qpt Jҥch ngãn EӓLine Between

- ÐӇmӣrӝng ðӝrӝng cho cӝt, hӝp WKRҥi Columns, tãng NKRҧng Fich Pөc Spacing > OK

- ÐӇðýa mӝt phҫn vãn Eҧn tӯcӝt Qjy sang cӝt kӃtiӃp, Eҥn Kmy ðһt dҩu QKiy

trѭӟc vãn Eҧn ðy Nhҩp Insert > Break

- Trong phҫn Break Types, ðinh dҩu FKӑn Yjo Pөc Columuns break OK

21.&Kqn YjhiӋu FKӍnh ҧnh

- Nhҩp Insert > Picture > From File, FKӑn ðѭӡng dүn ÿӃn thýPөc chӭa ҧnh, nhҩp FKӑn ҧnh cҫn FKqn Yjo vãn Eҧn > Insert

- Hoһc bҵng Fich FKөp Pjn Kunh vӟi Print, Alt+Print

+HiӋu FKӍnh ҧnh vãn Eҧn

- 9jo Format > Picture, xuҩt hiӋn hӝp WKRҥi Format Picture,FKӑn Picture ÿӇhiӋu FKӍnh hoһc nhҩp pһc pһc

22 +Rjn tҩt vãn Eҧn

- Ghi tên YjFKӫÿӅFӫa vãn Eҧn :

-9jo View > Header and Footer, nhұp nӝi dung Yjo

- ÐӇWҥo chҹn OҿNKic nhau, FKӑn Page Setup công Fө,nhҩp FKӑn Wҥi

- ÐӇWҥo cho trang ðҫu Fic trang Fzn Oҥi Yza Layout Fӫa Page Setup nhҩp FKӑn

Different first page

- ÐӇFKqn sӕthӭtӵYjo nhҩp Insert Page Number hoһc nhҩp chuӝt WUii Yjo

công FөtrênPjn Kunh YjYjo Custome > Comands> Yjo Insert Yjðýa lên công Fө

- ÐӇFKqn QJjy, giӡYjo WKuðýa Date and Time lên công Fө

23 ChuyӇn Wji liӋu Word sang trang Web

-9jo Tools > Options, FKӑn General, FKӑn Web Options

- ÐӇðҧm Eҧo Fic phҫn không ðѭӧc hӛtrӧbӣi WUunh duyӋt Web không hiӇn WKӏ,

nhҩp FKӑn dҩu kiӇm ӣPөc Disable features not supported by these browsers Yj

OK

- ÐӇxem Wji liӋu dѭӟi WUunh duyӋt Web, Yjo File > Web page

+ 7ҥo Yjðӏnh Gҥng Wji liӋu Web :

- Lýu Wji liӋu Gҥng Web, FKӑn File > Save As Web Page Trong khung Save As

Type, FKӑn Web Page Nhҩp Save ÿӇKRjn tҩt

+ Trong trýờng hợp có thơng ðiệp cảnh báo có ðối týợng khơng ðýợc hỗ trợ trình duyệt Microsoft Internet 5.0 nhấp Continue - Ðể tạo khung trang, làm býớc sau :

- Nhấp Format > Frames > New Frames Page

Vào New Frame Left

- Nhấp Close ðể tắt công cụ

- Bạn chỉnh kắch cỡ Frame cách kéo đýờng viền chúng Sau đó, nhập vào nội dung vãn

a Chọn nội dung cần tạo liên kết

b Nhấp Insert > Hyperlink

c Để xác định File cần liên kết, khung Look in, chọn File

d Nhấp OK ðể hoàn tất Từ nhấp chọn biểu týợng cõ quan, nhấn giữ phím Ctrl nhấp chuột Hyperlink mở tập tin cõ quan cho em

24 Kỹ thuật nhúng Font Word

- Để tãng tắnh thẩm mỹ cho vãn soạn thảo vãn Trong số trýờng hợp dùng đến Font thý pháp Để tài liệu hiển thịđúng kiểu chữ

máy nào, bạn có thểðặt tính nãng nhúng kiểu chữ nhý sau : - Vào Tools > Options

- Trên thẻ Save, đánh dấu chọn Embed TrueType Fonts Embed charac ters in use only Nhấp OK

- Lúc này, kiểu chữđặc biệt sẽđýợc nhúng thẳng vào tài liệu xem đýợc máy tắnh dù khơng có Fonts chữđó

+ Tùy biến danh sách ðầu ðoạn nhiều cấp Word

- Thông thýờng Word cung cấp mẫu danh sách ðầu ðoạn Bullets and Numbering theo kiểu số thứ tự hay tiếng Anh Nhýng bạn cần mẫu tiếng Việt, ví dụ nhý “ ðiều 1, ðiều 2, …” gặp khó khãn Thủ thuật sau giúp bạn giải vấn ðề

- Giả sử bạn có vãn luật cần danh ðầu ðoạn ðýợc chia làm hai cấp : ÐIỀU – LUẬT, tiến hành nhý sau :

a Vào Format > Bullets and Numbering

b Trên Outline Numbered, chọn mẫu Customize góc dýới bên phải

c Trong hộp thoại Customize Outline Numbered List, chọn level ( cấp 1) danh sách level Nhập từ khóa “ÐIỀU” vào Number format, Number style, chọn 1,2,3… ô Start at chọn Nếu chýa thấy hiển thị Font tiếng Việt nhấp nút Font… ðịnh dạng Font tiếng Việt theo ý

d Týõng tự cho Level với từ khóa “ LUẬT” ( cịn cấp khác, bạn tiến hành týõng tự ) Bạn theo dõi hiển thị cấp Bullets cửa sổ Priview cạnh bên

e Nhấp OK lần ðể trở hình soạn thảo

- Tức đánh từ số 1, 2,3 Ầcho lần xuống hàng

a Mở vãn cần đánh số b Vào File > Page Setup

c Vào Layout, nhấp Line Number

d Ðánh dấu Add line numbering

e OK

f Note : Cách đánh số hồn tồn khơng giống nhý Bullets and Numbering menu Format

+ Tạo thích cho tài liệu

- Vào Insert > Reference > Footnote

- Footnote : Chú thích tạo thành nằm cuối trang

- Endnote : Chú thích tạo thành nằm phía dýới dòng cuối ðoạn cuối trang

- Mục Number Format cách quy định đánh số thứ tự cho thắch tạo thành Nếu không thắch đánh số thứ tự, Bạn chọn ký tựđặc biệt cách nhấp nút Symbol Sau đó, OK

- Trỏ chuột tựđộng nhảy xuống vị trắ týõng ứng với thứ tự ghi mà bạn chọn, lúc bạn cần nhập vào phần nội dung ghi Thực týõng tự cho ghi

- Nói thêm : Trong hộp thoại Footnote and Endnote, nhấp nút Options ðểðiều chỉnh số thuộc tính cho hai loại thích Footnotes and Endnotes nhý : Vị

trắ đặt thắch ( Place at) Number Format (định dạng kiểu đánh thứ tự cho thắch)

- Bạn cần ý dạng đánh số cho thắch mục Nembering nhý : - Continuous : Đánh dấu thứ tự liên tục suốt tài liệu

- Restart each section : Ðánh dấu bắt ðầu lại số thứ tự sau phân ðoạn - Restart each page : Ðánh dấu bắt ðầu lại số thứ tự sau trang

25 Tận dụng Funtion Key (phím chức nãng) : Từ F1 F12 - F1 : Bật nhanh menu Help

- F2 : Di chuyển nhanh vãn hay đối týợng đồ họa đýợc chọn đánh dấu đến vị trắ ( bạn chọn đối týợng nhấn F2 trạng thái phắa dýới hình Word, xuất câu hỏi ỘMove to where ?Ợ Bạn di chuyển trỏ

chuột tới vị trắ mới, sau Enter

- Ctrl + F2 : Bật nhanh chếðộ Print Preview

- Ctrl + F5 ( Alt +F5) : thu nhỏ kích thýớc cửa sổ vãn ðang mở

- Ctrl + F10 ( Alt +F10) : Phóng to kích thýớc cửa sổ vãn ðang mở

26 In xen NӁtrang ngang vӟi trang ðӭng

- Nhұp dӳliӋu Yjo trang ðӭng cho tӟi Kjng cuӕi Fng Fӫa trang

-9jo Insert > Break

- Ðinh dҩu FKӑn Next Page , OK

- Dҩu QKiy Fӫa WUӓchuӝt VӁQKҧy sang trang sau 9jo File > Page Setup

- Trên WKҿMargins ( hoһc Paper size) FKӑn khәgiҩy Landscape YjOK

- /~c Qjy trang giҩy VӁchuyӇn qua ðӏnh Gҥng nҵm ngang Pjkô ҧnh hѭӣng Jutӟi

ðӏnh Gҥng Fӫa trang trѭӟc ðy %ҥn tiӃn Kjnh nhұp dӳliӋu cho trang nҵm ngang Eunh thѭӡng Sang trang kӃtiӃp, nӃu muӕn khәgiҩy quay trӣOҥi Gҥng ðӭng WKuFNJng

-/~c Qjy ta thay Q~t Paste ( Ctrl +V) bҵng Insert

28 Một số thủ thuật cần biết in ấn

+ Làm vừa khít tài liệu lên trang in Word

- Bạn vừa biên soạn xong tài liệu gồm trang, trang thứ có hai ba dịng kắ tự Nếu in phắ tài liệu bạn phải in nhiều bản, Word có cơng cụđể giải việc

- Mở tài liệu cần ðịnh dạng - Vào File > Printer Preview

- Nhấp Shrink to Fit bạn thấy dòng Text dýở trang sẽðýợc dồn hết

trang

+ In hay vài dòng tùy ý vãn bản

- Khi lýớt Web thấy có nội dung cần in bạn tơ ðen, nhấp lệnh in trình duyệt xong Trong Word, thao tác nhý nhiên phức tạp hõn

- Mở tài liệu cần in Tơ đen phần nội dung - Vào File > Print

- Chọn Selection mục Page range Nhấp OK ðồng ý in

+ In tự không theo phýõng thức nào

Bạn cần in nội dung tài liệu mặt trang giấy để tiết kiệm hay đõn giản muốn in số trang tài liệu, dùng phýõng pháp sau

 In mặt giấy

- Cho giấy vào máy in Vào File > Print

- Tùy vào tài liệu có trang mà bạn nhập vào mục Pages khung Page range tất số trang lẻ “ 1,3,5,7 ”

- Note : Sau in trang lẻ xong, bạn bắt ðầu lật mặt trắng trang giấy lên cho vào máy tiếp tục tiến hành týõng tựðể in trang chẵn Bạn nên ý vị trí ðầu cuối trang chẵn lẻ xoay mặt giấy không bị ngýợc ðầu in Tốt nên làm thử với hai trang tiến hành ðồng loạt cho trang in lại

+ In hay số trang đó

- Thơng thýờng in tài liệu, bạn thýờng in lúc hết tất cả, nhiên in số trang hay trang cơng việc đời thýờng Khi bạn tiến hành týõng tụ, ý trang nhập vào số trang - Nếu in khoảng týõng đối dài liên tiếp bạn dùng dấu gạch nối

các trang ðể tiết kiệm thời gian nhập vào số trang ví dụ nhý “ 1,5-12” (ý nghĩa lệnh in trang số tiếp tục in trang từ trang cho ðến trang 12, bỏ qua trang khác

29 Ba thủ thuật cần biết làm việc với vãn dài

* Thủ thuật : Giả sử lần trýớc bạn ðang xem tới trang 50, lần xem tiếp thay phải ðẩy thang cuộn qua 49 trang, bạn thực nhý sau :

- Vào menu > Edit > Go to ( Ctrl + G)

- Nhấp nút Add

- Nhấp Save ðể lýu lại tài liệu

+ Note : Để mởđúng chỗđã đánh dấu lần tiếp theo, làm nhý sau : - Vào Edit > Go to

- Chọn Bookmark khung Go to what

- Chọn tên Bookmark đặt mục Enter Bookmart Name Nhấp Go to

* Dùng tính nãng Find

- Tại vị trắ cần đánh dấu, bạn nhập tùy ý nhóm ký tựđại diện Vắ dụ

nhý ỘabcdỢ Sau đó, nhấp Save để lýu vãn

- Note : Để mởđúng chỗđã đánh dấu lần xem tiếp theo, thực nhý

sau :

- Vào menu Edit > Find

- Nhập từ khóa “abcd” vào khung Find what Nhấp nút Find Next

- Note : Khi dùng phýõng pháp này, từ khóa ðặt làm dấu phải thật lạ không nên trùng với từ vãn Vì có tính nãng Find Next

tìm đến mốc đánh dấu không chắnh xác

 Dán khung Office Clippboard

- Không nhý thao tác dán bình thýờng dán ðýợc nội dung Cut lần cuối Còn phýõng pháp bạn dán ðýợc nhiều nội dung hõn (24 nội dung )

- Chọn menu Edit > Office Clipboard > Xuất khung Office Clipboard bên phải cửa sổ soạn thảo

- Mỗi lần copy Cut, nội dung vãn sẽðýợc ðýa vào ô Clipboard

- Click mouse vào nội dung cần Paste (hoawcjClick mouse vào ^ ô nhớ > Chọn lệnh Paste

 Paste Special

 Tạo phím nóng cho symbol : - Vào Customize Keyboard - Vào Press new shortcut key - Hủy phím nóng vào Remove

 Làm lịch Word

- Tự làm

30 Copy tài liệu từ trang Web vào Word

Khi vãn đýợc copy từ Web Paste vào Word định dạng Web theo vào chung với vãn luôn, mà định dạng Web lại hồn tồn chẳng týõng thắch vớiWord nên làm cho vãn mỹ quan sai lệch Bạn khắc phục tình trạng cách chép nội dung vãn mà không chép địnhdạng nhý sau: bạn

thao tác chép từ Web nhý bình thýờng, nhýng trýớc paste vao Word phải vào menu Edit - Paste Special - khung As chọn Unformatted Text

Unformatted Unicode Text vãn tiếng Anh - nhấn OK ðể chép nội dung không ðịnh dạng vào trang vãn

31 Chèn nhạc vãn bản Word

Có bạn mở tài liệu Word âm nhạc trổi lên ? Với Word XP, bạn vừa sọan thảo vãn bản, vừa thýởng thức âm nhạc chýõng trình Cách thực nhý sau Bấm chuột phải lên công cụ chọn mục Web Tools Khi công cụ Web Tools xuất , bạn bấm vào nút Sound (biểu týợng hình loa)

Trong hộp thọai Background Sound, bạn bấm nút Browse ðểðýa vào ðýờng dẩn ðến tập tin âm (*.mid) máy Tại mục Loop , bạn nhập số lần muốn chõi lặp lại tập tin nhạc Nếu muốn chõi liên tục bạn chọn Infinite Cuối bấm nút OK

32 Xem vãn Word máy tính khác Khi soạn thảo vãn , bạn làm nhý sau :

Trong Microsoft Word , bạn nhấp vào menu Tools chọn Options chọn tiếp thẻ Save đánh dấu vàochọn vào mục Embed TrueTypeFonts sau nhấn OK

33 Chuyển nhanh nội dung vãn Word sang PowerPoint

%ҥn Gng Wtnh nãng việc soạn nӝi dung vãn PowerPoint không tiӋn bҵng VRҥn Word Yjnhҩt Ojkhi Eҥn có vãn đѭӧc VRҥn Word muӕn WUunh

diӉn bҵng Power Point.Trýớc tiên, Eҥn mở vãn trong Word, Yjo menu File - Send

to - Microsoft Power Point -PowerPoint chạy cho slide chứa nội dung vãn Nhýng không SKҧi O~c Qjo đõn JLҧn nhý vұy, Eҥn thấy nӝi dung Fic

slide rҩt lӝn xӝn YuPowerPoint nhұn lҩy WRjn bӝnӝi dung theo ðӏnh Gҥng thô (Outline) Fӫa

vãn Eҧn Muӕn có ðӏnh Gҥng ÿӅPөc, Word phải áp dụng Style Heading &өthӇlà Slide củaPowerPoint vùng nhập liệu (text box) ðҫu tiên chӭa ðRҥn vãn

(paragraph) nhýng trongWord Oҥi Heading 1, Yng nhұp liӋu dѭӟi chӭa ðRҥn FyHeading

2, qua Slide tiӃp Wөc nhý thӃ

9tGөtrên có từ “(tiӃp theo)” ta cho Heading Yumuӕn phҫn “KӃKRҥch thi Kjnh” qua mӝtslide mӟi phҫn ChiӃn lѭӧc FөthӇdài , chiӃm hӃt Slide Làm nhý vұy qua

PowerPoint NKӓi SKҧi sӱa nӳa.Trong Word, muӕn áp dụng style Heading cho mӝt đRҥn WKuEҥn ỮӇcon trỏ vãn ởđọan đóbҩm Yjo Q~t Style YjFKӑn Heading 1, hoһc FKӍcҫn J}

Ctrl+Alt+1.Với style Heading vұy, SKtm tҳt Ctrl+Alt+2 Trýờng hợp bạn thấy chữ tiếng Việt (dostyle Heading Yj2 có phơng chuҭn Windows, nӃu Eҥn dùng Unicode WKukhông SKҧi gһprҳc rӕi) Eҥn phải vào menu Format - Style hay menu Format - Style and Formatting -FKӑn haiStyle Qjy YjModify - Format ÿӇlӵa ð~ng phông tiӃng ViӋt PjEҥn Gng. ÐӇý Pӑi ðRҥn khác khơng có style Heading hay Heading ÿӅu không ðѭӧc gởi quaPowerPoint

34 Tạo macro sửa lỗi thừa khoảng trắng Word

Đầu tiên, bạn cần nắm qua quy tắc gõ dấu vãn bản: dấu chấm (.) hay dấu phẩy (,) phải luôn nằm liền sau ký tự (khơng có khoảng trắng phắa trýớc) khoảng trắng tới ký tự Nếu bạn khơng muốn tìm xóa khoảng trắng thừa cách thủ cơng, vừa tốn thời gian, đơi lại cịn thiếu sót bạn tạo macro để Word tựđộng thực công việc giúp bạn

Khởi động Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro Lúc hộp thoại Record Macro ra, bạn gõ tudongkiemtra vào ô Macro name, tuỳ chọn khác để mặc định Sau nhấp OK

Trên hình Word xuất thêm công cụ Stop Recording phục vụ cho việc thu Macro Con trỏ chuột bạn kèm theo cuộn bãng Bạn nhấp chuột vào menu Edit\ Replace Trong hộp thoại Find and Replace bạn gõ ký tự tìm kiếm vào Find what ký tự thay vào Replace with Ví dụởðây tơi gõ vào ô Find what khoảng trắng dấu chấm ( ), Replace with dấu chấm (.)

Sau nhấp Replace All để tìm thay toàn vãn Thực týõng tự cho dấu lại nhý dấu khoảng trắng dấu phẩy ( ,) thay dấu phẩy (,), dấu khoảng trắng dấu chấm than ( !) thay dấu chấm than (!) Nhấp Stop Recording công cụ Vào menu Tools\ Customize Hộp thoại Customize xuất hiện, bạn nhấp tiếp vào Keyboard Trong khung Categories bạn chọn Macros, khung Macros bên cạnh bạn chọn mục tudongkiemtra Ở mục Press new shortcut key, bạn gõ phắm nóng dễ nhớ vào ô này, vắ dụ nhý Ctrl+Alt+B Sau bạn nhấp Assign.Từ trở sau cần xóa khoảng trống thừa vãn bản, bạn cần gõ phắm nóng Ctrl+Alt+B xong, thật nhanh chóng

35 Tạo tập tranh tơ màu Word

Trị chõi tơ màu tập cho trẻ tính khéo léo trí týởng týợng phong phú Clip Art kho hình ảnh vơ phong phú Word, kết hợp thêm số kỹ thuật khác, bạn tự “chế biến” tập ảnh tơ màu cho trẻ theo ý thích

Nhấp chuột phải vào hình chọn Grouping - Ungroup Nhấp Yes bảng thông báo Chọn Format - AutoShape Ở thẻ Colors and Lines, bạn chọn Fill Color (màu nền) No Fill, Line Color (màu ðýờng viền) tùy ý

- Vì số hình có nét vẽ rýờm rà, nên bạn “design” lại hình cách chọn phần khơng thích hợp nhấn Delete ðể xoá ði

- Cuối cùng, bạn nhấp chuột phải vào hình lần nữa, chọn Grouping > Regroup ðể kết dính ðối týợng hình tạo thành khối

- Bạn kết hợp nhiều hình ảnh khác để có tranh sinh động Việc cuối bạn in đóng thành tập tranh tơ màu

36 Tắt mở Screentip Word

Khi bạn ðýa chuột di chuyển nút công cụ, bên cạnh trỏ chuột

xuất cho khung màu vàng có chữ thể cho tên nút chức nãng nút lệnh gọi ScreenTip

Ðể muốn tắt mở Screentip, bạn bấm chuột phải vào công cụ chọn Customize, chọn tab Options Nếu mở chếðộ hiển thị, bạn chọn mục Show Screentipson Toolbars muôn hiển thị ln phím tắt ðể sử dụng chức nãng nút lệnh cơng cụ chọn mục Show Shortcut keys in Screentips Tắt chếðộ hiển thị Screentip bạn gỡ bỏ dấu chọn cho mục

37 Phím tắt chèn ngày Word

Ðể chèn ngày hành vào nội dung vãn bản, bạn nhấn Alt - Shift - D chèn hành vào nội dung vãn bạn nhấn Alt -Shift - T

38 Tạo thích cho từ MS Word

Ðể tạo thích cho từở cuối trang , bạn dùng chuột chọn từ cần thích vào menu Insert - Reference – Footnote Hộp thọai Footnote and Endnote xuất Có vị trí ðể

ðặt thích nhý sau :

- Footnotes : Chọn mục Bottom of page danh sách muốn ðặt thích cuối trang Nếu bạn chọn mục Below Text thích sẽðýợc chèn dýới dòng cuối mổi trang

- Endnotes : Chọn mục End of document đểđặt thắch cuối tài liệu Nếu chọn End of session Word bật thắch cuối session trang Kế tiếp , bạn chọn kiểu đểđánh dấu từ cần thắch sốở mục Number format hay ký tựđặc biệt mục Custom mask Nhập số bắt đầu cho dãy số thứ tự tạo thắch ô Start at Chọn kiểu tạo số thứ tự

cho thắch mục Numbering Continuous đểđánh số liên tục tài liệu ; chọn Restart each session để bắt đầu lại số thứ tự sau session chọn Restat each page để

bắt ðầu lại số thứ tự sau trang Bấm Apply bấm Insert ðể nhập thích 39 Di chuyển nhanh Word

Khi bạn làm việc với vãn dài , việc di chuyển tới vùng cần tìm thật khó khãn Phần mềm Word cung cấp sẵn cho lệnh Go To với tham số SxPyLz , với x số thứ tự vùng (Section) cần nhãy đến , y số thứ tự trang (Page) cần nhãy đến z số thứ tự dòng (Line) cần nhãy đến Bạn gọi lệnh Go To phắm F5 bấm

Ctrl - G Ví dụ bạn nhập vào s1p5112 bấm Enter, chýõng trình di chuyển tới vùng trang dòng 12

40 Chuyển tập tin Power Point sang Word

Trýớc tiên mở tập tin Power Point muốn chuyển , vào menu File - Send to chọn Microsoft Word xuất hộp thoại gồm tùy chọn ðịnh dạng trang , xếp slide có mục chọn - Notes next to slides : Các trang Word ðýợc chia làm ba cột (thự tự slide , slide ghi thêm)

- Blank lines next to slides : Những dòng kẻ trống cột thứ

- Notes below slide : Các slide ðýợc ðặt trang cách khoãng trống - Blank lines below slides : Khõang trống slide ðýợc thay dòng kẻ

- Out lines only : Chỉ xuất nội dung slide trang không xuất hình slide Việc lựa chọn tùy chọn chuyển đổi đýợc thực tùy theo mục đắch , định dạng trang mà bạn muốn chuyển đổi

41 Tổ hợp shortcut Word

Để bôi đen đoạn vãn Microsoft Word, bạn sử dụng tổ hợp phắm Shift + mũi tên sang phải trái Đột nhiên, format đoạn vãn biến đổi! Đó bạn đè tay lên phắm Alt Bấm vài lần tổ hợp Alt+Shift+mũi tên sang phải trái, bạn thấy font chữ nhýđịnh dạng đoạn vãn đýợc chọn thay đổi theo kiểu vịng trịn

Tổ hợp phắm có tác dụng với đoạn vãn Khi thử với mũi tên lên xuống, bạn thấy đýợc điều thú vị: Đoạn vãn di chuyển theo chiều mũi tên

42 Tạo ðýờng liên kết bảng tính Excel vãn Word

Để chèn bảng hay vùng bảng tắnh Excel vào vãn Word, cho bảng tắnh bên file Excel đýợc hiệu chỉnh nội dung bên Word thay đổi theo: - Bạn chọn vùng hay bảng tắnh muốn chép đýa sang file Word, thực thao tác Copy cách nhấn nút phải chuột hay nhấn Ctrl-C

- Sau đó, sang vãn Word, bạn chọn menu Edit - Paste Special Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Microsoft Excel Object - OK

- Bảng tính bạn chọn sẽðýợc dán vào vãn

- Khi hiệu chỉnh liệu bên Excel, bạn nhớ Save lại thay đổi Sau bạn vào vãn Word chọn bảng tắnh, click chuột phải, chọn Update

43 Gõ ký hiệu tốn, lý, hóa Word

Với chýõng trình tích hợp sẵn nho nhỏ Equation Editor Microsoft trang bịở Office XP, bạn dý sức gõ ký tự toán học mà khỏi cần phải cài phần mềm hỗ trợ khác Chỉ cần nhấp vào nút Start task bar vào Run gõ ðýờng dẫn sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Equation\EQNEDT32.EXE xong Enter Lýu ý ổ C nõi cài Office, bạn mở khơng ðýợc vào Search gõ từ khóa EQNEDT32.EXE, tìm ðýờng dẫn xác ðến cơng cụ

Để việc nhập ký tựđýợc trõn tru, bạn nên qui định font, kắch thýớc, khoảng cách dòng, chữ số cách lần lýợt nhấp chọn Style - Define, Size - Define, Format - Spacing Khi soạn xong phép tắnh nhý hình, bạn đánh dấu khối chọn phép tắnh hay nhấn Ctrl + A, vào Edit > Copy hay nhấn Ctrl + C Tại vị trắ trỏ hình soạn thảo Word, bạn nhấn Ctrl + V để chép phép tắnh từ cửa sổ Equation Editor vào

44 Những tiện ích tiềm ẩn MS Word

Trong menu MS Word bình thýờng khơng có sẵn số cơng cụ tiện ích nhý: cho phép hiển thị hai trang tài liệu ðọc, nhập hình ảnh từ máy chụp ảnh kỹ thuật số máy scan, chèn công thức ðồ thị vào vãn bản, ðọc tài liệu, thay ðổi ngôn ngữ Nếu bạn ngýời thýờng xuyên phải dùng MS Word cơng việc ngày việc tận dụng tiện ích tiềm ẩn nói giúp bạn giải cơng việc nhanh hõn Vì khơng có sẵn menu nên muốn sử dụng chúng, bạn phải ðýa thêm vào Cách thực nhý sau (ðối với MS Word 2003, phiên khác thực týõng tự, thiếu số chức nãng):

- Vào menu Tools - Customize, bấm tab Commands - Rearrange Commands (các phiên trýớc phần Rearange Commands)

- Chọn mục Menu Bar, chọn menu cần ðýa thêm cơng cụ tiện ích vào

- Bấm Add, chọn công cụ nằm khung bên phải mà bạn muốn thêm vào menu > OK > Close Bạn làm đõn giản hõn (không cần vào menu): sau chọn mục Menu Bar, chọn có cơng cụ danh sách, kéo cuộn xuống chọn phần All Commands khung bên trái Tất công cụ khung bên phải, bạn việc chọn đểđýa vào menu xong Bạn xây dựng xếp cho menu toolbar để thuận tiện cho việc sử dụng cách chọn phần Built-in Menus New Menu

45 Tạo "mật thý" với Word

Đầu tiên, bạn dùng Word gõ đoạn Ộmật thýỢ nhấn phắm Print Screen để chụp tồn đoạn vãn, sau dán (Ctrl+V) vào MS Paint chýõng trình đồ họa khác để chỉnh sửa cắt cho gọn lại (H1) Bạn lýu ảnh lại chèn vào Word (Insert > Picture) Tiếp đến chèn vào ảnh khác để làm Ộngụy trangỢ chỉnh sửa cho kắch cỡ ảnh Ộngụy trangỢ to hõn ảnh Ộmật thýỢ

Ðặt thuộc tính Wrapping style cho ảnh nhý sau (bấm chuột phải chọn Format Picture > thẻ

Layout):

- “Mật thý”: Behind text - “Ngụy trang”: In front of text

Sau giữ Ctrl nhấp chọn hai ảnh, nhấp chuột phải chọn Grouping > Group Nhấp chuột phải lần vào ảnh, chọn Grouping > Ungroup Di chuyển ảnh Ộngụy trangỢ nằm chồng lên ảnh Ộmật thýỢ (H2) lúc ta cịn nhìn thấy ảnh Ộngụy trangỢ Sau nhấp chuột phải lên ảnh Ộngụy trangỢ, chọn Grouping > Regroup Thế xong Việc lại di chuyển ảnh đến nõi hợp lý để tránh bị phát

Khi cần xem lại “mật thý”, bạn việc rã nhóm ðối týợng cách bấm chuột phải vàoảnh, chọn Grouping > Ungroup Ta cịn áp dụng số cách sau trýớc Group (nhóm) hai ảnh lại:

- Trong Word, ta thu nhỏảnh chứa chữ nhýng không làm cho chữ “bể” phóng to cách bấm chuột phải vào ảnh, chọn Format Picture Trong thẻ Size > Scale > chỉnh Height Width 1%, ảnh bạn dấu chấm nhỏ, mờ mờ

- Sau thu nhỏ xong, muốn biến ln bấm chuột phải vào ảnh “mật thý” chọn Format Picture Trong thẻ Picture, ta chỉnh thông số Brightness Contrast 100% Với cách bạn tự sáng tạo cho kiểu “mật thý” thật thú vị 46 Chuyển Ký tự số sang chữ

Ðối với ngýời học tiếng Anh , việc ðọc số tiếng Anh gặp khó khãn , số lớn , lên ðến hàng ngàn , hàng chục ngàn , Chỉ với thủ

thuật đõn giản Word bạn học đýợc cách đọc số tiếng Anh thật dể

dàng

- Trýớc tiên bạn tạo tài liệu (Ctrl-N)

- Gõ vào số muốn học cách ðọc , ví dụ nhý 5678 (lýu ý , số nhập vào phải lớn hõn nhỏ hõn 32767)

- Ðể nháy dòng vừa gõ số , vào menu Format chọn Bullets and Numbering

- Trong hộp thoại Bullets and Numbering chọn thẻ Number chọn tiếp kiểu đánh số (khơng chọn None) bấm nút Customize

-Hộp thoại Customize Numbered List xuất Tại mục Start at , bạn gõ vào sốđã nhập vãn (5678) Tại mục Number style bạn chọn kiểu One , Two , Three Xong bấm nút OK đểđóng hộp thọai lại

- Lúc số 5678 đýợc Word chuyển từ số sang chữ Five thousand six hundred seventy-eight Bây bạn đýa nháy xuống cuối dòng 5678 nhấn Enter Lập tức xuất dòng Five thousand six hundred seventy-nine Đó chắnh cách đọ số : 5679 , bạn gõ 5679 vào bên cạnh bấm Enter Cứ tiếp tục để biết đýợc cách đọc số

47 Chú thích tiếng nói vãn bản

Thay ghi chữ vãn , bạn thắch chắnh tiếng nói cho thêm sinh động Cách thắch sẳn , bạn phải đýa vào menu Insert nhý sau :

Vào menu Tools - Customize chọn tab Commands , nhấn vào nút Rearrange Commands chọn mục Menu bar , Nhấn Add Chọn phần Insert khung bên trái , kéo cuộn khung bên phải xuống nhấp chọn mục Insert Voice Nhấn OK Nhấn Close hai lần Bây thị bạn thích âm cho vãn Word ðýợc Ðể

nhấp chuột vãn biểu týợng hình loa Khi muốn nghe việc nhấp đúp vào

biểu týợng loa tiếng nói bạn vang lên từ loa hay headphone

BẢNG BIỂU (Office 2003)

1 Giới thiệu menu Table

2 Giới thiệu menu bơi ðen kích chuột phải vào bảng

3 Tạo bảng

4 Thêm cột & dòng

5 Xóa ơ, dịng, cột, bảng

6 Lựa chọn (bôi ðen) bảng

7 Nhập ô

8 Chia ô

9 Ðịnh dạng bảng theo kiểu có sắn

10.Ðặt chếðộ tựðộng co giãn bảng

11.Chuyển ðổi liệu từ bảng thành vãn

12.Chuyển ðổi liệu từ dạng vãn vào bảng

13.Sắp xếp liệu bảng

14.Một số hàm áp dụng tính bảng MS Word

15.Xem thuộc tính ðịnh dạng bảng

1- Giới thiệu menu Table (Menu bảng)

- Draw table: Vẽ bảng - Insert: Chèn bảng - Delete: Xóa

- Select: Lựa chọn (bôi ðen) - Merge Cells: Nhập ô - Split Cells: Chia ô - Split Table: Chia bảng

- Table AutoFormat…: Ðịnh dạng bảng theo kiểu có sẵn - AutoFit: Tựðộng co giãn hảng

- Heading Rows Repeat: Ðặt dòng ðầu bảng làm tiêu ðề bảng cho trang sau

- Convert: Chuyển ðổi - Sort…: Sắp xếp

- Formula…: Cơng thức tính tốn bảng - Hide Gridlines: Ẩn/hiện ðýờng viền bảng - Table Properties: Xem thuộc tính bảng

2- Giới thiệu menu bơi ðen kích chuột phải vào bảng:

- Cut: Cắt - Copy: Sao chép - Paste: Dán

- Merge Cells: Nhập ô

- Distribute Rows Evenly: Phân phối ðều theo dòng - Distribute Columns Evenly: Phân phối ðều theo cột - Draw Table: Vẽ bảng

- Border and Shading…: Tạo ðýờng viền màu bảng - Table AutoFormat…: Ðịnh dạng bảng theo kiểu có sẵn - Cell Alignment: Cãn lề vãn bảng

- AutoFit: Tựðộng co giãn hảng - Caption…: Ðặt tiêu ðề bảng

- Table Properties: Xem thuộc tính bảng

Cách 1:

1 Chọn biểu týợng Standart rê chuột lựa chọn số cột số dịng:

Trên hình vẽ tạo bảng gồm dịng x cột

2 Sau kích nhả chuột, bạn sẽðýợc bảng Tuy nhiên, cách bạn tạo ðýợc bảng tối ða l

Cách 2:

1 Vào Table / Insert / Table…

Table size: Kích cỡ bảng

• Number of Columns: Nhập số cột

• Number of rows: Nhập số dịng

AutoFit behavior: Tựðộng co giãn

• Fixed column width: Ðặt kích thýớc cột cốðịnh

• AutoFit to contents: Tựðộng co giãn theo nội dung

• AutoFit to window: Tựðộng co giãn theo hình window

AutoFormat: Chọn kiểu ðịnh dạng có sẵn bảng

Remember dimensions for new tables: Ghi nhớ kích cỡ cho bảng

3 Chọn nút OK

4- Thêm cột & dòng

Cách 1: Dùng bút vẽ

2 Di chuyển bút vẽðến bảng kéo thẳng ðýờng bảng vào vị trí muốn chèn thêm cột (dòng)

Cách 2:

1 Ðặt trỏ vào bảng

2 Vào Table / Insert/

- Columns to the left: Thêm cột bên trái

- Columns to the right: Thêm cột bên phải

- Rows Above: Thêm dòng

- Rows Below: Thêm dòng dýới

- Cells… / Insert entire column: Chèn thêm cột cho bảng

- Cells… / Insert entire row: Chèn thêm dòng cho bảng

5- Xóa ơ, dịng, cột, bảng

- Tabe: Xóa bảng

- Columns: Xóa cột

- Rows: Xóa dịng

- Cells…: Xóa theo lựa chọn

• Shift cells left: Xóa bên trái

• Shift cells up: Xóa dýới

• Delete entire row: Xóa dịng

• Delete entire column: Xóa cột

6- Lựa chọn (bôi ðen) bảng

Bạn sử dụng kết hợp phím Shift phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home, End ðể bơi ðen bảng Ngo

ra cịn dụng theo cách:

7- Nhập ô

1 Bôi ðen ô muốn nhập theo chiều ngang dọc

2 Vào Table / Merge Cells

8- Chia ô

1 Vào Table / Split Cells…

- Number of columns: Nhập số cột cần chia

- Number of rows: Nhập số dòng cần chia

Merge cells before split: Nhập ô trýớc chia. 3 Chọn nút OK ðồng ý chia ô

9- Ðịnh dạng bảng theo kiểu có sẵn

1 Vào Table / Table AutoFormat…

- Category: Chọn All table styles

- Table styles: Lựa chọn kiểu ðịnh dạng bảng có sẵn MS Word

- Apply special formats to: Áp dụng kiểu ðịnh dạng ðặc biệt cho:

Heading rows: Dòng tiêu tiêu ðề bảng

First column: Cột ðầu tiên bảng

Last row: Dòng cuối bảng

Last column: Cột cuối bảng

• Name: Tên kiểu ðịnh dạng

• Style base on: Kiểu ðịnh dạng cõ

• Apply formatting to: Áp dụng ðịnh dạng dýới ðây cho:

o Whole table: Toàn bảng o Header row: Dòng tiêu ðề

o Last row: Dòng cuối o Left column: Cột trái o Right column: Cột phải

o Odd row stripes: Viền cho dòng lẻ o Even row stripes: Viền cho dòng chẵn o Odd column stripes: Viền cho cột lẻ

o Even column stripes: Viền cho cột chẵn

• Add to template: Thêm thành mẫu

• Chọn nút OK ðể hoàn thành thêm kiểu ðịnh dạng

- Nút Delete: Xóa kiểu ðịnh dạng bảng

Màn hình xuất thơng báo: Bạn có muốn xóa kiểu ðịnh dạng Table Style1 khơng? Ðể bạn chắn lại l

This document only: Chỉ áp dụng cho file

All documents based on the Normal.dot template? Dùng cho tất file khác có dạng Normal.dot

3 Chọn nút Apply / Close

10- Ðặt chế ðộ tự ðộng co giãn bảng

1 Vào Table / AutoFit/

- AutoFit to Contents: Tựðộng co giãn theo nội dung

- AutoFit to Window: Tựðộng co giãn theo hình Window

- Fixed Column Width: Ðặt cốðịnh chiều rộng cột Trýờng hợp bạn cần dùng chuột kéo ðýờng dọc cột theo ðộ cãn

chỉnh

- Distribute Rows Evenly: Chia ðộ cao dòng

- Distribute Columns Evenly: Chia ðộ rộng cột

11- Chuyển ðổi liệu từ bảng thành vãn (Bỏ bảng nhýng giữ ðủ nội dung bảng)

2 Xuất hộp thoại Convert Table To Text

Separate text with: Chọn loại ngãn cách ðoạn vãn là:

Paragraph marks: Theo dạng ðoạn

Tabs: Theo khoảng cách 1tab = 1.27cm

Commas: Dấu phẩy

Other: Ký tự khác

3 Chọn nút OK ðể hoàn thành

12- Chuyển ðổi liệu từ dạng vãn vào bảng

1 Lựa chọn (bôi ðen) ðoạn vãn muốn ðýa vào bảng

2 Vào Table / Convert / Text to Table…

3 Xuất hộp thoại Convert Text To Table

- Number of columns: Nhập số cột

- Number of rows: Phần nhập số dịng khơng phải nhập mà MS Word tựðiều chỉnh theo số cột bạn nhập tr

- AutoFit behavior: Tựðộng co giãn

• Fixed column width: Ðặt kích thýớc cột cốðịnh

Paragraph marks: Theo dạng ðoạn

Tabs: Theo khoảng cách 1tab = 1.27cm

Commas: Dấu phẩy

Other: Ký tự khác

4 Chọn nút OK ðể hoàn thành

13- Sắp xếp liệu bảng

1 Bơi ðen tồn bảng Ởðây bạn nên bơi ðen tồn bảng sau xếp theo nhiều cột giá tr

cũng đýợc xếp theo Nếu bạn bơi đen cột liệu xếp theo cột đó, nhý liệu bạn bảng bị

sai lệch

2 Vào Table / Sort…

- Sort by:

Bạn chọn tên cột ðầu tiên muốn xếp (Trên ảnh cột Tháng)

Type: Kiểu ðịnh dạng cột (trýờng) xếp (Text, Number, Date…)

Ascending: Sắp xếp tãng dần

Descending: Sắp xếp giảm dần

- Các phần Then by: Sắp xếp theo cột (các tính nãng giống phần Sort by)

- My list has:

Header row: Loại trử dòng tiêu ðề

No header row: Việc xếp khơng lại trừ dịng tiêu ðề

4 Chọn nút OK ðể hoàn thành xếp

14- Một số hàm áp dụng tính bảng MS Word

3 Xuất hộp thoại Formula

- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính tốn Bắt ðầu hàm hay cơng thức ðều phải bắt ðầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh

tổng giá trịở trên) Bạn phải điềnđúng công thức hàm

- Number format: Các ðịnh dạng kiểu số

- Paste Function: Các hàm cõ bản:

ABS: Trị tuyệt ðối

AND: Hàm

AVERAGE: Tính trung bình

COUNT: Ðếm

IF: Hàm ðiều kiện

INT: Hàm chia lấy phần nguyên

MIN: Hàm nhỏ

MOD: Hàm chia lấy phần dý

NOT: Hàm phủðịnh

OR: Hàm

ROUND: Hàm làm trịn

SUM: Tính tổng

4 Chọn nút OK ðể hồn thành tính tốn Nếu cơng thức sai, kết hiển thị dịng lệnh !Syntax Error

Kết Hàm tính tổng bảng tính là:

15- Xem thuộc tính ðịnh dạng bảng

1 Vào Table / Properties:

- Thẻ Column: Các thông tin cột

Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine