Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị điện hoàng anh

- Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau như: phân theo ngành hàng hàng công nghệ phẩm, hàng nông, lâm, thủy sản, thực phẩm, hàng tư liệu sản xu

1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC

ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI

1.1 ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI

1.1.1 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại

Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của các thương nhân, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau, hoặc giữa các thương nhân với bên có liên quan, bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hoạt động kinh doanh thương mại có một số đặc điểm sau:

Đặc điểm hoạt động: hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu

chuyển hàng hóa Lưu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp của các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa

Đặc điểm về hàng hóa:

- Hàng hóa là vật phẩm có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người, và nó đi vào quá trình tiêu dùng thông qua hoạt động mua và bán Trong doanh nghiệp thương mại thì hàng hóa gồm các vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán Hàng hóa trong doanh nghiệp được hình thành chủ yếu do mua ngoài Ngoài ra, hàng hóa còn có thể được hình thành do nhận vốn góp, vốn góp liên doanh, do thu hồi nợ…Mục đích của hàng hóa là mua về để bán chứ không phải để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp

- Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau như: phân theo ngành hàng (hàng công nghệ phẩm, hàng nông, lâm, thủy sản, thực phẩm, hàng tư liệu sản xuất, hàng tư liệu tiêu dùng, hàng hóa bất động sản…); phân theo nguồn hình thành (hàng thu mua trong nước, hàng nhập khẩu, hàng nhận vốn góp…); phân theo bộ phận kinh doanh… Tùy theo đặc điểm về hàng hóa và trình độ quản lý của mình, mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn tiêu thức phân loại hàng hóa cho phù hợp Qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, cũng như công tác quản lý, xác định được một cách chính xác kết quả kinh doanh của từng bộ phận kinh doanh

Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Lưu chuyển hàng hóa trong kinh

doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ Bán buôn hàng hóa là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng, từng cái, từng ít một

Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo

nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại…

Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: Sự vận động của hàng hóa trong kinh

doanh thương mại cũng không giống nhau, tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng

Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hóa cùng khác nhau giữa các loại hàng

1.1.2 Tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong

doanh nghiệp kinh doanh thương mại

Kế toán bán hàng là công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, trong đó có công tác tiêu thụ hàng hóa Thông qua số liệu của kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa mà chủ doanh nghiệp biết được mức độ hoàn thành

kế hoạch kinh doanh tiêu thụ của doanh nghiệp, phát hiện kịp thời những thiếu sót, mất cân đối giữa các khâu để từ đó có biện pháp xử lý thích hợp

Đối với cơ quan nhà nước thì thông qua số liệu đó để biết được mức độ hoàn thành kế hoạch nộp thuế của doanh nghiệp Còn đối với các đối tượng khác như nhà đầu tư thì thông qua số liệu kế toán đó để xem xét khả năng đầu tư vào doanh nghiệp, đối với chủ nợ thì xem xét khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để cân nhắc việc cho doanh nghiệp vay nợ

Xác định kết quả bán hàng chính là việc tìm ra kết quả chênh lệch giữa chi phí và doanh thu Nếu doanh thu trong kỳ lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, ngược lại nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp Xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có nên tiêu thụ hàng hóa nữa hay không, không nên tiêu thụ mặt hàng nào, giá bán của từng mặt hàng ra sao… Khi xác định kết quả bán hàng phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp Kết quả = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí bán - Chi phí quản lý

3

1.1.3 Yêu cầu quản lý hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Quản lý về số lượng, chất lượng, trị giá hàng bán ra: Nhà quản lý cần phải nắm

được doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng nào, sản phẩm nào có hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu thị trường Phải xác định được xu hướng của các mặt hàng để có thể kịp thời

mở rộng phạm vi kinh doanh hay chuyển hướng kinh doanh mặt hàng khác Giúp cho các nhà quản lý có thể thiết lập các kế hoạch cụ thể, xác thực và đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh

Quản lý về giá cả: Bao gồm việc lập và theo dõi việc thực hiện những chính sách

giá Đây là một công việc quan trọng trong quá trình bán hàng, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xây dựng một chính sách giá phù hợp với từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán và từng địa điểm kinh doanh Đồng thời đôn đốc kiểm tra việc thực hiện của các cửa hàng, đơn vị tránh được những biểu hiện tiêu cực về giá như tự ý nâng hay giảm giá bán Quản lý về giá cả giúp các nhà quản lý theo dõi, nắm bắt được

sự biến động của giá cả, từ đó có chính sách giá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn

Quản lý việc thu tiền: Bao gồm thời hạn nợ, khả năng trả nợ, thời điểm thu tiền,

phương thức thanh toán…giúp các nhà quản lý tránh được rủi ro thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng, xác định rõ khả năng quay vòng tiền vốn

1.1.4 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin cho người quản lý doanh nghiệp Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chỉ tiêu liên quan đến quá trình bán hàng, dựa vào đó các doanh nghiệp sẽ xem xét, cân nhắc nên kinh doanh mặt hàng nào, sử dụng phương thức nào có hiệu quả Từ đó mà đánh giá được năng lực của các

bộ phận đã được thu thập số liệu, giúp nhà quản lý có thể phân tích đánh giá, lựa chọn các phương án đầu tư sao cho hiệu quả nhất Để hoàn thành tốt chức năng của mình,

kế toán cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

Phản ánh với người quản lý doanh nghiệp tình hình tiêu thụ hàng hóa cả về số lượng, trị giá và việc thực hiện các hợp đồng kinh tế Kế toán phải có nhiệm vụ tổ chức một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết theo đúng yêu cầu quản lý của doanh ngiệp Đến cuối kỳ, kế toán phải xác định chính xác tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ

Từ đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng như nghĩa vụ với Nhà nước

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng Trước hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu, tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân sai sót hoặc thành công để đề ra các biện pháp nhằm sửa chữa và phát triển kế hoạch bán hàng Cần kiểm tra quá trình bán hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng để tránh hiện tượng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý

Phản ánh cho nhà quản lý tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện để cho quá trình hạch toán được nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời cũng như đảm bảo quyền lợi tín dụng cho khách hàng được ưu đãi

Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hóa tiêu thụ, công tác này đòi hỏi kế toán phải sử dụng những chỉ tiêu phân bổ đúng đắn, khoa học, hợp lý để xác định đúng phần lợi nhuận đóng góp của từng loại mặt hàng Nếu có sự thay đổi trong phương pháp áp dụng phải có văn bản giải trình rõ và nêu ra được những nguyên nhân cụ thể

Phân tích hiệu quả bán hàng theo mặt hàng, theo địa điểm thị trường, theo đối tượng khách hàng, phân tích theo mức giá bán để từ đó có đề xuất với nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả hơn

Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung Nó giúp cho người sử dụng thông tin kế toán nắm bắt được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời với tình hình biến động của thị trường cũng như thiết lập hoạt động trong tương lai

1.1.5 Các phương thức bán hàng

Để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương thức bán hàng phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt hàng tiêu thụ của mình Công tác tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo các phương thức sau:

1.1.5.1 Phương thức bán buôn

Là phương thức bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại… để tiếp tục bán ra hoặc đưa vào sản xuất, gia công, chế biến tạo ra sản phẩm để bán ra Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chứ chưa đưa vào trạng thái tiêu dùng Hàng hoá bán ra thường với khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán Trong bán buôn thường bao gồm 2 kiểu:

5

Bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hoá trong đó hàng hoá được

xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn qua kho được thể hiện dưới hai hình thức:

Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử

nhân viên mua hàng đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Sau khi tiến hành xong thủ tục xuất kho, bên mua ký nhận vào chứng từ và coi như hàng hoá được tiêu thụ

Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết bên

bán hàng sẽ đưa hàng tới địa điểm giao hàng theo quy định, bên mua sẽ cử nhân viên tới địa điểm giao hàng để nhận hàng Khi bên mua ký vào chứng từ giao nhận hàng hoá thì coi như hàng hoá đã được tiêu thụ Chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên

Bán buôn không qua kho hay bán buôn vận chuyển thẳng: là phương thức

mà hàng hoá mua về không nhập kho mà doanh nghiệp chuyển thẳng đến cho bên mua Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức:

Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này, doanh

nghiệp vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hoá và bên mua hàng Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có 2 kiểu:

Giao tay ba: nghĩa là bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp tại nơi

cung cấp Sau khi ký nhận đã giao hàng hoá thì hàng hoá được coi như đã tiêu thụ

Gửi hàng: doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho bên mua, và

hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán

Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: doanh nghiệp chỉ là bên

trung gian giữa bên cung cấp và bên mua Trong trường hợp này tại đơn vị không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá Tuỳ theo điều kiện ký kết hợp đồng mà đơn vị được hưởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả

1.1.5.2 Phương thức bán lẻ

Là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nội bộ không mang tính chất kinh doanh Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Bán lẻ hàng hoá

thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán thưởng ổn định và thường thanh toán ngay bằng tiền mặt Bán lẻ thường có các hình thức sau:

Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao

hàng tách rời nhau Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền riêng làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên giao hàng Cuối ca, nhân viên thu tiền sẽ làm giấy nộp tiền và nộp tiền hàng cho thủ quỹ Còn nhân viên giao hàng xác định số lượng hàng bán trong ca để lập báo cáo bán hàng

Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp và

giao cho khách hàng Hết ca, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và kiểm kê hàng hoá và lên báo cáo bán hàng

Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Là hình thức mà khách hàng tự chọn lấy hàng hoá

và mang đến bàn tính tiền để thanh toán tiền hàng Nhân viên bán hàng sẽ kiểm hàng

và tính tiền cho khách hàng

Hình thức bán lẻ trả chậm, trả góp: Theo hình thức này người mua được trả

tiền hàng thành nhiều lần cho doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm Về thực chất người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì hàng hóa bán trả góp được cho là đã tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu

Bán hàng tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp

thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng Khách hàng sau khi mua hàng bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho khách hàng

1.1.5.3 Phương thức bán hàng gửi đại lý hay nhận ký gửi hàng hoá

Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý,

ký gửi Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng gửi đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thương mại Số hàng này được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận thanh toán của bên nhận đại lý, ký gửi

1.1.5.4 Các trường hợp khác được tính tiêu thụ

Ngoài các hình thức tiêu thụ trên thì những trường hợp sau cũng được coi là hàng tiêu thụ:

7

- Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác

- Hàng hóa xuất dùng nội bộ phục vụ cho hoạt động kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp, trả lương, thưởng cho nhân viên

1.1.6 Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất bán

Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hóa đã thực sự tiêu thụ trong kỳ

Ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ Khi hàng hóa đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả

Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ

đó tiết kiệm chi phí thu mua Tùy vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ trang bị công cụ tính toán, cũng như tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động giá cả của hàng hóa trên thị trường mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 phương pháp xác định giá vốn hàng bán sau:

1.1.6.1 Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hóa nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết

số hàng nhập trước mới đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá của những lần nhập kho sau cùng

Ưu điểm của phương pháp này là lượng hàng hóa nhập – xuất trên sổ sách gần đúng với lượng hàng hóa nhập – xuất thực tế, phản ánh khá chính xác giá trị hàng hóa xuất kho và tồn kho Hơn nữa, giá trị hàng hóa tồn kho sẽ được phản ánh gần sát với giá thị trường vì nó là giá trị hàng hóa ở lần mua cuối cùng

Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm hàng hóa

và phải hạch toán chi tiết hàng hóa tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Mặt khác làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại và nó chỉ phù hợp khi giá cả ổn định và có xu hướng giảm

1.1.6.2 Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hóa mua vào sau cùng sẽ được xuất bán trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước ở trên

Ưu điểm của phương pháp này là làm cho những khoản doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị hàng hóa vừa mới được đưa vào ngay gần đó Phương pháp này thích hợp trong điều kiện nền kinh tế lạm phát, giá cả tăng cao

1.1.6.3 Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được nhập kho trong kỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Giá trị thực tế của hàng

hóa xuất kho

= Giá đơn vị bình quân

của hàng hóa

* Số lượng hàng hóa

xuất kho

Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong

kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:

Đơn giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự trữ =

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối

kỳ gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

Sau mỗi lần nhập hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

Đơn giá bình quân

sau mỗi lần nhập =

Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập

Ưu điểm: tính giá hàng xuất kho kịp thời

Nhược điểm: việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít

9

1.1.6.4 Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án lý tưởng nhất, vì nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể

áp dụng được phương pháp này

Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí phát sinh khi mua hàng không hạch toán ngay vào trị giá hàng nhập kho, mà tổng hợp đến cuối kỳ, kế toán sẽ phân bổ vào giá vốn hàng bán Công thức tính giá vốn hàng bán hàng tiêu thụ trong kỳ như sau:

Giá vốn hàng bán = Trị giá mua của hàng

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Trong đó:

Trị giá mua của hàng xuất bán được kế toán xác định theo1 trong 4 phương pháp tính giá đã nêu ở trên

Chi phí thu mua là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hóa và dự trữ kho hàng bao gồm:

- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bốc xếp hàng mua

- Chi phí kho bãi chứa đựng hàng hóa trung gian

- Chi phí trả lệ phí cầu, đường, phà phát sinh khi mua

- Chi phí hoa hồng môi giới liên quan tới khâu mua hàng

- Chi phí hao hụt hàng mua trong định mức

Có nhiều tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng như theo trị giá mua, số lượng, trọng lượng… Trong doanh nghiệp thương mại thường phân bổ theo công thức sau:

Chi phí thu mua

hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kì

1.2 NỘI DUNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.2.1 Chứng từ kế toán bán hàng

Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, những chứng từ kế toán được sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng của doanh nghiệp gồm:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu báo có của Ngân hàng…

- Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

- Thẻ quầy hàng, bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

- Các chứng từ có liên quan

1.2.2 Tài khoản sử dụng

Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ

kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng

Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC quy định để hạch toán công tác kế toán bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 156 – Hàng hóa: Dùng để phản ánh giá thực tế hàng hóa tại kho, chi

tiết theo từng kho, từng nhóm hàng hóa

11

Nợ TK 156 – Hàng hóa Có

SDĐK: Trị giá thực tế hàng tồn kho và chi

phí thu mua của hàng tồn kho đầu kỳ

- Trị giá hàng hóa mua và đã nhập kho

theo hóa đơn mua hàng

- Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho

- Trị giá hàng hóa bị người mua trả lại

- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa

- Thuế nhập khẩu phải nộp tính cho số

hàng hóa mua ngoài đã nhập

- Chi phí thu mua hàng hóa

- Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ kết

chuyển từ TK 611 (KKĐK)

- Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho

- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng hóa mua được hưởng

- Trị giá hàng hóa trả lại người bán

- Trị giá hàng hóa thiết hụt, hư hỏng, mất mát, kém phẩm chất

- Chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ

- Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ sang TK 611 (KKĐK)

SDCK:

- Trị giá thực tế hàng tồn kho

- Chi phí thu mua hàng tồn kho, của hàng

hóa đã gửi bán nhưng chưa chấp nhận tiêu

thụ, hàng hóa giao đại lý, ký gửi

Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 1561- Giá mua hàng hóa: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào đã nhập kho

- TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: phản ánh tình hình chi phí và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa

- TK 1567 – Hàng hóa BĐS: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng hóa BĐS của doanh nghiệp theo giá thực tế

TK 157 – Hàng gửi bán: TK này phản ánh trị giá hàng hóa đã chuyển đến cho

người mua hoặc gửi bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, nhưng chưa chấp nhận thanh toán Số hàng hóa trên vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có

SDĐK: Trị giá vốn thực tế của hàng hóa

gửi bán, ký gửi đầu kỳ

- Trị giá vốn thực tế của hàng hóa gửi đã

chuyển bán hoặc đã giao cho bên nhận đại

lý, ký gửi

- Giá thành thực tế của dịch vụ đã hoàn

thành nhưng chưa chấp nhận thanh toán

- Trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa

được tiêu thụ cuối kỳ (KKĐK)

- Trị giá vốn thực tế hàng hóa, dịch vụ gửi bán đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Trị giá hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng trả lại hoặc không chấp nhận

- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng đã gửi đi bán, nhưng chưa được tiêu thụ (KKĐK)

SDCK: Phản ánh trị giá hàng hóa, dịch vụ

gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ

Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK phản ánh tổng

số doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đã thực hiện và kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có

- Kết chuyển số DT thuần vào tài khoản

xác định kết quả kinh doanh

- Tổng số DT bán hàng doanh nghiệp thực hiện trong kỳ

TK 511 gồm 6 tài khoản cấp 2:

- TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: TK phản ánh doanh thu đã nhận được hoặc được người mua chấp nhận cam kết sẽ thanh toán cho khối hàng hóa đã giao

- TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá

- TK 5117 – Doanh thu kinh doanh BĐS

- TK 5118 – Doanh thu khác

Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại: TK này dùng để phản ánh khoản

CKTM mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn

Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Có

- Số CKTM đã chấp nhận thanh toán cho

khách hàng

- Kết chuyển toàn bộ CKTM vào bên nợ

TK 511 và TK 512 để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo

Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại: TK này dùng đẻ phản ánh giá trị hàng hóa

bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách…

Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại Có

- DT hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho

người mua hoặc tính trừ vào khoản phải

thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa

đã bán

- Kết chuyển toàn bộ DT hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511 và TK 512 để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo

Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán: TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá

hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được doanh nghiệp chấp nhận giảm một các đặc biệt trên giá đã thỏa thuận cho người mua do sản phẩm, hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách trong quy định trong hợp đồng kinh tế

Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Có

- Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp

nhận cho người mua hàng do hàng bán

kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách…

- Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá vào bên Nợ 511 hoặc Nợ 512 để xác định doanh thu thuần trong kì báo cáo

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng

hóa, dịch vụ, bất động sản… xuất bán trong kỳ kế toán

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có

- Trị giá vốn thực tế của thành phẩm,

hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ

- Chi phí thu mua được phân bổ trong kỳ

- Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

- Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ

Ngoài các TK trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các TK liên quan:

1.2.3.1 Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương

pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá trên sổ kế toán Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng hoá Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn

15

Sơ đồ 1.1 Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức trực tiếp

TK 1561 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532

Xác định K/C DT DT bán hàng DT hàng bán bị trả GVHB thuần chưa thuế lại, CKTM, giảm giá

K/c GVHB

TK 3331 TK 3331

TK 1562

Thuế GTGT

K/c CP đầu ra

thu mua

GVHB

bị trả lại K/c các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ 1.2 Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng Hàng bị từ chối mua

TK 1561 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 521,531,532

Xuất kho K/C DT DT bán hàng DT hàng bán bị trả hàng GB thuần chưa thuế lại, CKTM, giảm giá

K/c

GVHB TK 3331 TK 3331

TK 1562 K/c Thuế GTGT

GVHB đầu ra Thuế GTGT

K/c CP thu mua đầu ra

GVHB bị trả lại K/c các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ 1.3 Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán

Sơ đồ 1.6 Phương thức giao đại lý (tại đơn vị giao đại lý)

Nhận lại hàng khi đại lý

không bán được

TK 1561 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 111,112

Xuất kho gửi K/C DT DT bán hàng Thu tiền từ

bán đại lý thuần chưa thuế đại lý

Sơ đồ 1.7 Kế toán bán hàng theo phương thức giao đại lý hưởng hoa hồng

(tại đơn vị nhận đại lý)

TK 003 TK 331 TK 111, 112, 131 TK 331

Nhận hàng Bán Số tiền bán hàng hóa Số tiền trả cho bên của bên giao hàng đại lý thu từ khách hàng giao đại lý sau khi trừ đại lý tiền hoa hồng được hưởng TK 511 Hoa hồng được hưởng

TK 3331

Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì phương thức hạch toán nghiệp vụ cũng giống những doanh nghiệp sử dụng cách tính thuế theo phương pháp khấu trừ ngoài việc doanh thu được ghi nhận khi bán hàng là doanh thu có bao gồm thuế GTGT đầu ra phải nộp Số thuế GTGT đầu ra phải nộp được hạch toán như một khoản giảm trừ doanh thu và được ghi nhận như sau:

Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp

1.2.3.2 Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương

pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm

kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ

đó tính giá trị của hàng hoá đã xuất trong kỳ

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (Tài khoản 611 “Mua hàng”) Cuối kỳ kiểm kê hàng hoá được tiến hành để

19

xác định giá trị hàng hoá tồn kho thực tế, trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ Tài khoản

chủ yếu để phản ánh GVHB theo cách thức này là TK 611 - Mua hàng

Tài khoản 611 – Mua hàng: TK này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua

vào và xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán

Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

Giá trị hàng xuất kho được xác định bằng công thức sau:

- Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho đầu kỳ

- Giá gốc hàng hóa mua vào trong kỳ

- Giá gốc hàng hóa xuất bán trong kỳ

- Giá gốc hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá

- Kết chuyển giá gốc hàng hóa tồn kho cuối kỳ

Sơ đồ 1.8 Kế toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ

K/c hàng tồn cuối kỳ

TK 1561,157 TK 611 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,131 K/c hàng tồn đầu kỳ

K/c K/c DT

TK1562 GVHB thuần DT bán

K/c chi phí thu mua hàng chưa

GVHB thuế GTGT trong kỳ

TK 111,112,131 TK 521,531,532 Mua hàng trong kỳ TK 3331

TK 133 K/c các Thuế

Thuế GTGT khoản giảm GTGT đầu ra trừ DT đầu ra

1.3 NỘI DUNG KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG

1.3.1 Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là các khoản thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng, chi phí bảo hành, bảo quản, đóng gói, vận chuyển…

Một số chứng từ sử dụng:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Tài khoản sử dụng

Để hạch toán chi phí bán hàng, DN sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng

TK 641 mở chi tiết từng TK cấp 2 tương ứng cho từng nội dung chi phí:

- TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng: Các khoản phải trả cho nhân viên bán

21

- TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ hàng hoá như chi phí vật liệu đóng gói hàng hoá, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hóa…

- TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc…

- TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng…

- TK 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩm: Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng sản phẩm…

- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng như tiền thuê kho bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi bán, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại bộ phận bán hàng…

- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, tiền hoa hồng cho đại lý…

- Kết chuyển chi phí bán hàng sang Nợ

TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

Sơ đồ 1.9 Kế toán chi phí bán hàng

TK 152,153 TK 641 TK 111, 112

CP vật liệu, công cụ, dụng cụ

Các khoản giảm CPBH

TK 133 Thuế GTGT

23

1.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý chung của doanh nghiệp là các khoản thực tế phát sinh trong quá

trình quản lý bao gồm: lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, các khoản phụ cấp,…), bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ…

Một số chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Tài khoản sử dụng

Để hạch toán chi phí bán hàng, DN sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý DN

TK 642 mở chi tiết từng TK cấp 2 tương ứng cho từng nội dung chi phí:

- TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Tiền lương, các khoản trích theo lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp… cho ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp

- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp…

- TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí đồ dùng hàng ngày phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý như: giấy, bút, mực in…

- TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng…

- TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí: Thuế môn bài, tiền thuê đất…các loại thuế, phí khác

- TK 6426 – Chi phí dự phòng: Các khoản dự phòng phải thu khó đòi…

- TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí phục vụ trực tiếp cho khâu quản

lý như tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền thuê TSCĐ…

- TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu

xe, khoản chi cho nhân viên nữ…

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có

- Các chi phí thực tế phát sinh trong kỳ

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng

phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng

phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã

lập kì trước chưa sử dụng hết)

- Dự phòng trợ cấp mất việc làm

- Các khoản ghi giảm chi phí QLDN (nếu có)

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi,

dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kì trước chưa sử dụng hết)

- Kết chuyển chi phí QLDN sang Nợ TK

911 để xác định kết quả kinh doanh

25

Sơ đồ 1.10 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 152,153 TK 642 TK 111, 112

CP vật liệu, công cụ, dụng cụ Các khoản giảm CP

TK 133 quản lý doanh nghiệp

CP dịch vụ mua ngoài và K/c chi phí quản lý

CP bằng tiền khác doanh nghiệp

1.3.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng

Kết quả bán hàng là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả từ hoạt động lưu chuyển hàng hóa Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nếu số chênh lệch dương thì kết quả là lãi, ngược lại số chênh lệch âm thì kết quả bán hàng là lỗ Phương pháp xác định kết quả bán hàng trong kỳ kế toán của doanh nghiệp kinh doanh thương mại được xác định như sau:

Chi phí bán hàng

-Chi phí quản lý doanh nghiệp Doanh thu thuần từ

bán hàng

= Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu

Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh: TK này sử dụng để xác định và

phản ánh kết quả HĐKD các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có

- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa,

BĐS đầu tư và dịch vụ đã tiêu thụ

- Chi phí bán hàng, quản lý kinh doanh

- Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế

- Kết chuyển lỗ

- Hình thức Nhật ký – Sổ cái

- Hình thức Nhật ký chung

- Hình thức Chứng từ - Ghi sổ

- Hình thức Nhật ký – Chứng từ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Các hình thức kế toán sẽ được khái qua các sơ đồ kế toán dưới đây Trong đó các

ký hiệu được quy định:

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ

1.4.1 Hình thức Nhật ký – Sổ cái

Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít

Nhược điểm: Không áp dụng được cho những đơn vị vừa và lớn, số nghiệp vụ phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều người cùng ghi sổ một lúc nên công việc lập báo cáo bị chậm trễ

Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ Hình thức này thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn

vị sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công tác kế toán

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 1.14 Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ

Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất, nó kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đó, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hóa và phân công chuyên môn hóa lao động kế toán

Ưu điểm: Tránh trùng lặp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán

Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp do đó không phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trình độ nghiệp vụ của kế toán còn yếu

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ đăng ký

chứng từ ghi

sổ

31

Sơ đồ 1.15 Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

1.4.5 Hình thức Kế toán trên máy tính

Ngày nay có rất nhiều công ty sử dụng các phần mềm kế toán giúp cho công việc

kế toán giảm bớt đƣợc vất vả và tăng tính hiệu quả của chất lƣợng kế toán Bên cạnh

đó, những phần mềm đặc trƣng phục vụ công tác kế toán còn giúp cho việc quản lý các thông tin, số liệu một cách chính xác và cập nhật hơn

Sơ đồ 1.16 Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức trên máy tính

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo Kế toán quản trị

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC

ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN HOÀNG ANH

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN HOÀNG ANH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Giới thiệu thông tin chung về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh

Trụ sở chính: Số 42, tổ 71 Linh Quang, Đống Đa, Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Số 183D Phùng Hưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: (04) 382888648 Mã số thuế: 0101595498

Hình thức sở hữu: Công ty TNHH Giám đốc: Nguyễn Thị Hương

Công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh được thành lập ngày 07 tháng 1 năm

2005 Sau nhiều năm kinh doanh thiết bị đồ điện, đến nay công ty đã tạo lập được một thương hiệu riêng trên thị trường Hà Nội- Công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh, đã

và đang là đơn vị đi đầu về phân phối sản phẩm về đồ điện, cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất, giá cả ổn định nhất cho khách hàng

Với mục tiêu phát triển cả bề rộng lẫn chiều sâu, định hướng của công ty nhằm phục vụ khách hàng là quan trọng nhất, vì vậy công ty không chỉ cung cấp đồ điện mà còn chú trọng dịch vụ hậu mãi trong quá trình sử dụng (vệ sinh, sửa chữa…) Bởi vậy, công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh luôn trang bị cho mình đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có óc thẩm mỹ cao, sẵn sàng tư vấn để khách hàng lựa chọn các loại đồ điện phù hợp với từng không gian sinh hoạt, phong cách thẩm mỹ cũng như công năng sử dụng của từng sản phẩm, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Hiện nay trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đời sống con người ngày càng được nâng cao, do vậy nhu cầu về trang trí nhà cửa phục vụ cho tiện nghi sinh hoạt, phong cách thẩm mỹ cũng ngày càng được chú trọng Nhận biết được nhu cầu đó của xã hội, công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh đã ra đời nhằm cung cấp các mặt hàng thiết bị điện và các dịch vụ liên quan trong các lĩnh vực sau:

- Buôn bán máy biến áp, dây, cáp điện, các loại thiết bị vật tư ngành điện, điện tử,

33

- Buôn bán các loại vật liệu phục vụ cho ngành viễn thông, đồ dùng cá nhân và gia đình, văn phòng phẩm

- Xây dựng đường dây trạm biến áp dưới 35KV

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp

- Lắp đặt thiết bị nội ngoại thất, lắp đặt hệ thống đèn sân vườn, đèn đường, đèn cao

áp

- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa

- Dịch vụ môi giới, tư vấn giải pháp, công nghệ cho các công trình công nghiệp, dân dụng, vật tư thiết bị ngành điện

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng Bộ máy của công ty phù hợp với loại hình công ty TNHH cũng như đặc điểm kinh doanh với phòng ban chuyên trách các công việc khác nhau trong quá trình kinh doanh thương mại

Dưới sự quản lý của giám đốc các phòng ban có quan hệ ngang nhau thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Mỗi phòng ban có trách nhiệm chức năng riêng phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh

(Nguồn: Phòng Hành chính)

Giám đốc

- Có quyền hạn cao nhất trong Công ty về mọi mặt, nắm mọi quyền hành và là người ra quyết định các vấn đề bao gồm việc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng, tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh thường nhật của công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất

Giám đốc điều hành

Phòng Kinh

doanh

Phòng Kỹ thuật, Bảo hành

Phòng Kế toán Phòng Hành

chính

- Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động đối nội, đối ngoại của Công ty

- Đồng thời giám đốc cũng là người đại diện trước pháp luật cho Công ty

- Trực tiếp quản lý lĩnh vực hoạt động thương mại của Công ty

Phòng Kinh doanh

- Tham mưu giúp ban giám đốc công ty hoạch định các phương án sản xuất kinh doanh của toàn công ty

- Nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng nhằm xúc tiến thương mại

- Tăng cường công tác tiếp thị, đồng thời tìm kiếm cơ hội phát triển thị trường mới, khách hàng mới để đầu tư đẩy mạnh kinh doanh

- Duy trì hồ sơ, đánh giá nhằm giữ và tăng thị phần của công ty

- Chịu trách nhiệm thi hành chính sách bảo hành máy móc cho người tiêu dùng;

- Chế độ hậu mãi cho người tiêu dùng hợp lý nhằm giải quyết những thắc mắc về

kĩ thuật và chế độ bảo hành máy móc cho người mua

35

- Nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự

- Quản trị tiền lương, tiền thưởng, theo dõi thực hiện các chế độ chính sách hiện hành

- Đảm bảo cho mọi người trong Công ty chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và hợp đồng lao động

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Một trong những vấn đề quan trọng để tổ chức tốt bộ máy kế toán là lựa chọn mô hình tổ chức kế toán phù hợp với phương thức kinh doanh và tổ chức quản lý của công

ty

Bộ máy kế toán được thực hiện trên nguyên tắc là đảm bảo tính độc lập về nghiệp vụ cho các kế toán viên Điều này cho phép phản ánh và kiểm tra giám sát một cách trung thực hoạt động kinh doanh đồng thời đảm bảo sự thống nhất và hoạt động

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy Kế toán của công ty TNHH TBĐ Hoàng Anh

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Kế toán trưởng:

- Là người đứng đầu phòng kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán, thống kê và hạch toán kế toán Kế toán trưởng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật về tính trung thực và hợp

lý của các thông tin trên sổ sách và các báo cáo được trình bày

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế, tiền lương

- Có nhiệm vụ trực tiếp tổng hợp số liệu kế toán, lên báo cáo tài chính, kiểm tra giám sát công tác kế toán của các kế toán các phần hành, chịu trách nhiệm trước

kế toán trưởng về chức năng và nhiệm vụ của mình

Kế toán kho kiêm thủ kho

- Tính và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty

- Cuối tháng lập báo cáo, bảng kê khai thuế đầu vào đầu ra theo đúng mẫu quy định Cuối năm lập báo cáo quyết toán thuế

Kế toán bán hàng kiêm kế toán thu chi, kiêm thủ quỹ

- Hàng ngày kế toán bán hàng dựa vào hóa đơn bán hàng do nhân viên bán hàng giao để nhập số liệu vào phần mềm kế toán Theo dõi tình hình bán hàng, doanh thu hàng ngày, hàng tháng, hàng quý

- Theo dõi cập nhật sổ sách chi tiết từng chủ nợ, các khoản nợ phải thu, phải trả và các khoản nợ đến hạn

- Thực hiện việc thu chi tiền mặt theo đúng chứng từ

- Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi

có lệnh Phát lương cho cán bộ công nhân viên

- Lập sổ và báo cáo quỹ hàng tháng

- Kiểm tra theo dõi các khoản thu khách hàng, cuối tháng báo cáo công nợ trình kế toán trưởng

Kế toán kho kiêm thủ kho

- Cập nhật, kiểm tra tình hình xuất nhập, tồn kho của hàng hóa theo đúng số lượng, chủng loại Lập phiếu nhập kho, xuất kho… theo đúng quy định

- Cuối tháng lập báo cáo nhập – xuất – tồn trình kế toán trưởng

2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

- Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty là chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N

- Đơn vị tiền tệ: VNĐ

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Xác định giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kì dự trữ

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc

- Công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật

ký chung với sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft Excel để dễ dàng hơn trong công tác thu nhận, tính toán và xử lý các số liệu, thông tin kế toán

37

Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ký hiệu:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

Hình 2.1 Sổ Nhật ký chung trên giao diện Microsoft Excel

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN HOÀNG ANH 2.2.1 Phương thức bán hàng và phương pháp thanh toán tại công ty

2.2.1.1 Phương thức bán hàng

Hiện nay công ty TNHH Thiết bị điện Hoàng Anh thực hiện 3 phương thức bán hàng là bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng và bán lẻ thu tiền trực tiếp:

Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

Khách hàng có thể trực tiếp đến mua hàng, gọi điện đặt hàng, hoặc căn cứ vào hợp đồng mua bán đã kí kết đến nhận hàng tại công ty mua hàng với số lượng lớn Theo hình thức này công ty sẽ giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho theo đúng số lượng Sau khi bên mua kiểm kê, kí nhận, thanh toán trực tiếp hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được coi là đã tiêu thụ

Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Với hình thức này công ty chuyển hàng cho bên mua tới đúng địa điểm hợp đồng

đã ký kết Trong trường hợp này hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, được hạch toán vào TK hàng gửi bán Cho đến khi bên mua chấp nhận thanh toán cho công

ty thì hàng hóa mới thực sự được coi là tiêu thụ

Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp

Khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại cửa hàng của công ty, khách hàng thanh toán trực tiếp cho nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng sẽ nhập số lượng, đơn giá của hàng hóa khách mua vào máy tính, rồi in hóa đơn giao cho khách Hàng hóa sẽ được bán cho khách hàng ngay tại cửa hàng

2.2.1.2 Phương thức thanh toán

Hiện tại, khách hàng đến công ty đặt hàng, mua hàng có thể thanh toán với công

ty bằng 2 hình thức là thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng:

- Trường hợp người mua thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ viết phiếu thu

- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có cho doanh nghiệp

2.2.2 Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính

39

nhập theo giá mua của hàng hóa chưa có chi phí thu mua Chi phí thu mua được công

ty hạch toán vào chi phí bán hàng

Đối với hàng xuất bán, công ty tính giá trị hàng xuất bán theo phương thức bình quân cả kỳ dự trữ:

Đơn giá bình quân

Số lượng hàng hóa xuất

kho Trong phạm vi khóa luận, để mô tả cụ thể quá trình hạch toán kế toán bán hàng tại công ty TNHH TBĐ Hoàng Anh, em xin lấy ví dụ về tình hình tiêu thụ mặt hàng

Đơn giá đơn vị bình quân tháng 3 mặt hàng đèn h/p 1*1,2m SP1036 đƣợc tính nhƣ sau:

Đơn giá đơn

kỳ mới tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, lúc đó mới ghi nhận giá vốn của hàng xuất bán

+ Trị giá hàng xuất kho ngày 03/03 = 69.023 * 5 = 345.115 + Trị giá hàng xuất kho ngày 04/03 = 69.023 * 240 = 16.565.520 + Trị giá hàng xuất kho ngày 06/03 = 69.023 * 150 = 10.353.450 + Trị giá hàng xuất kho ngày 12/03 = 69.023 * 21 = 1.449.483 + Trị giá hàng xuất kho ngày 15/03 = 69.023 * 8 = 552.184 + Trị giá hàng xuất kho ngày 18/03 = 69.023 * 450 = 31.060.350 + Trị giá hàng xuất kho ngày 19/03 = 69.023 * 10 = 690.230 + Trị giá hàng xuất kho ngày 22/03 = 69.023 * 2 = 138.046 + Trị giá hàng xuất kho ngày 29/03 = 69.023 * 19 = 1.311.437 + Trị giá hàng xuất kho ngày 30/03 = 69.023 * 80 = 5.521.840

2.2.3 Nội dung kế toán bán hàng

- Phiếu xuất kho

- Phiếu thu, giấy báo có

2.2.3.2 Tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản của công ty sử dụng đƣợc xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ phân cấp quản lý tài chính của công ty Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15 ngày 20/3/2006 bao gồm : TK 111, TK 112, TK 131, TK