THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.TS. Lưu Kiếm Thanh KHOA VĂN BẢN & CÔNG NGHỆ HC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TS Lưu Kiếm Thanh KHOA VĂN BẢN & CÔNG NGHỆ HC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội CQ: 04.8357083 NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com Thiết kế cơng việc gì? • Cách mà loạt công việc, công việc trọn vẹn thiết lập 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com Thiết kế công việc định: • Những việc phải thực hiện? • Bao nhiêu việc thực hiện? • Chúng thực nào? • Và theo trật tự nào? 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com Những thông tin cần thiết Tại sao-Why Cái gì- Ai- Who Ở đâu-Where 4/19/2007 What Thế nào-How Khi nào-When luukiemthanh@yahoo.com Giản đồ ý 4/19/2007 Giản đồ ý (Mindmap) phương pháp đưa phương tiện mạnh để tận dụng khả ghi nhận hình ảnh não Đây cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích vấn đề thành dạng lược đồ phân nhánh Khác với máy tính, ngồi khả ghi nhớ kiểu tuyến tính (ghi nhớ theo trình tự định chẳng hạn trình tự biến cố xuất câu truyện) não cịn có khả liên lạc, liên hệ kiện với Phương pháp khai thác hai khả não luukiemthanh@yahoo.com 5 bước điều hành hiệu • Lập kế hoạch • Lộ trình hóa • Thực thi • Đánh giá • Khen thưởng 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com Kỹ • Tư • Tâm lý • Kỹ thuật • Kế hoạch hóa • Tổ chức • Chỉ huy • Kiểm sốt • • • • 4/19/2007 Nhân lực Tài Vật chất Thơng tin luukiemthanh@yahoo.com Bửu bối 6Đ quản trị 4/19/2007 Đúng quy trình Đúng người Đúng cấu tổ chức Đúng thông tin Đúng định Đúng phần thưởng luukiemthanh@yahoo.com Lưu ý • Phải cân nhắc cẩn thận tất yếu tố ảnh hưởng đến công việc, xếp nội dung nhiệm vụ để tồn cơng việc có khả rủi ro cho người lao động 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com Lưu ý • Thiết kế cơng việc tốt khuyến khích đa dạng hoạt động thể, xếp hợp lý yêu cầu sức mạnh, u cầu hoạt động trí óc khuyến khích cảm giác đạt thành lịng tự trọng 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 10 PHÂN TÍCH SWOT • Mơ hình SWOT đưa chiến lược bản: • (1) SO (Strengths - Opportunities): chiến lược dựa ưu công ty để tận dụng hội thị trường • (2) WO (Weaks - Opportunities): chiến lược dựa khả vượt qua yếu điểm công ty để tận dụng hội thị trường • (3) ST (Strengths - Threats): chiến lược dựa ưu của công ty để tránh nguy thị trường • (4) WT (Weaks - Threats): chiến lược dựa khả vượt qua hạn chế tối đa yếu điểm công ty để tránh nguy thị trường 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 25 Strengths • Lợi gì? Cơng việc làm tốt nhất? Nguồn lực cần, sử dụng? Ưu mà người khác thấy gì? Phải xem xét vấn đề từ phương diện thân người khác Cần thực tế không khiêm tốn Các ưu thường hình thành so sánh với đối thủ cạnh tranh Chẳng hạn, tất đối thủ cạnh tranh cung cấp sản phẩm chất lượng cao quy trìh sản xuất với chất lượng ưu mà điều cần thiết phải có để tồn thị trường 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 26 Weaknesses • Có thể cải thiện điều gì? Cơng việc làm tồi nhất? Cần tránh làm gì? Phải xem xét vấn đề sở bên bên Người khác nhìn thấy yếu điểm mà thân khơng thấy Vì đối thủ cạnh tranh làm tốt mình? Lúc phải nhận định cách thực tế đối mặt với thật 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 27 Opportunities • Cơ hội tốt đâu? Xu hướng đáng quan tâm biết? Cơ hội xuất phát từ thay đổi công nghệ thị trường dù quốc tế hay phạm vi hẹp, từ thay đổi sách nhà nước có liên quan tới lĩnh vự hoạt động cuat công ty, từ thay đổi khuôn mẫu xã hội, cấu trúc dân số hay cấu trúc thời trang , từ kiện diễn khu vực Phương thức tìm kiếm hữu ích rà sốt lại ưu tự đặt câu hỏi liệu ưu có mở hội khơng Cũng làm ngược lại, rà sốt yếu điểm tự đặt câu hỏi liệu có hội xuất loại bỏ chúng 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 28 Threats • Những trở ngại phải? Các đối thủ cạnh tranh làm gì? Những địi hỏi đặc thù cơng việc, sản phẩm hay dịch vụ có thay đổi khơng? Thay đổi cơng nghệ có nguy với cơng ty hay khơng? Có vấn đề nợ q hạn hay dịng tiền? Liệu có yếu điểm đe doạ cơng ty? Các phân tích thường giúp tìm việc cần phải làm biến yếu điểm thành triển vọng 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 29 PHÂN TÍCH SWOT • Các yếu tố bên cần phân tích là: - Văn hóa cơng ty - Hình ảnh cơng ty - Cơ cấu tổ chức - Nhân lực chủ chốt - Khả sử dụng nguồn lực - Kinh nghiệm có - Hiệu hoạt động - Năng lực hoạt động - Danh tiếng thương hiệu - Thị phần - Nguồn tài - Hợp đồng yếu - Bản quyền bí mật thương mại 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 30 PHÂN TÍCH SWOT • Các yếu tố bên ngồi cần phân tích là: - Khách hàng - Đối thủ cạnh tranh - Xu hướng thị trường - Nhà cung cấp - Đối tác - Thay đổi xã hội - Công nghệ - Mơi truờng kinh tế - Mơi trường trị pháp luật 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 31 PHÂN TÍCH SWOT • Chất lượng phân tích mơ hình SWOT phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu thập Thông tin cần tránh nhìn chủ quan từ phía, nên tìm kiếm thơng tin từ phía: ban giám đốc, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đối tác chiến lược, tư vấn SWOT có phần hạn chế xếp thông tin với xu hướng giản lược Điều làm cho nhiều thơng tin bị gị ép vào vị trí khơng phù hợp với chất vấn đề Nhiều đề mục bị trung hòa nhầm lẫn hai thái cực S-W O-T quan điểm nhà phân tích 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 32 Quy luật Pareto 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 33 Thiết kế cơng việc • Xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc/nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo , trang thiết bị cần thiết thay đổi nơi làm việc Kết hợp nhiệm vụ khác để công việc hoạt động thể chất trí óc Hãy cẩn thận với tình q tải nhàn rỗi công việc 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 34 Thiết kế cơng việc • Thiết kế cơng việc – Để bố trí người vào việc! • Những vấn đề định biên tái bố trí nhân • Thực hành cụ thể cách lập bảng mơ tả cơng việc, cách đánh giá thành tích lực nhân viên 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 35 Bảng mô tả cơng việc • • • • Tên cơng việc Vị trí cơng ty, bao gồm tên cơng việc người báo cáo người báo cáo, có Vị trí cơng việc Danh sách cơng việc nhiệm vụ người lao động 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 36 Lập nhóm làm việc Văn hố làm việc nhóm Điểm khởi đầu Thái độ nhóm Thơng tin cơng việc 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 37 Những ngun tắc • • • • • • • • Xác định mục tiêu Phân công trách nhiệm Phối hợp chức Tối đa chuyên môn Ủy quyền thực thi Báo cáo tình hình Kiểm sốt chặt chẽ Linh hoạt, uyển chuyển 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 38 XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN! TS Lưu Kiếm Thanh KHOA VĂN BẢN & CÔNG NGHỆ HC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội ĐT: 04.8357083 NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com 4/19/2007 luukiemthanh@yahoo.com 39