Tiểu luận: Phân tích công việc tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry trình bày các nội dung chính: giới thiệu về công ty, khảo sát phân tích công việc Quyền trưởng phòng kinh doanh ở Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC, phác thảo kết quả phân tích công việc, hoàn thiện kết quả phân tích công việc, giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng-phát huy hiệu quả của phân tích công việc,... Đây là tài liệu tham khảo dành cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh.
NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY Giới thiệu chung Công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry Trụ sở TTC Hà Nội: 930-932 Bạch Đằng ĐT: 04.39.845.845 Hoặc 04.39.843.599 Fax: 0439.843.505 - Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC thành lập vào năm 2001 mang tên cơng ty TNHH Tín Thành Hà Nội Hồ Chí Minh Năm 2006 thức chuyển tên thành Cơng ty Cổ phần CPN Tín Thành Năm 2007 công ty nhận chuyển phát 3500 lô hàng ngày - Năm 2008 dịch vụ nhận vận chuyển 7000 chuyến hàng ngày - Năm 2009 hợp dịch vụ Logistic thành Express với số lượng nhân viên lên đến khoảng 1500 nhân viên toàn quốc nhận vận chuyển khoảng 9500 lô hàng nước quốc tế - Hiện TTC có văn phịng Hà Nơi, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh đầu mối kết nối với tỉnh cịn lại tồn quốc - Đến sau gần 10 năm hoạt động, TTC tự hào công ty đứng đầu lĩnh vực Chuyển Phát Nhanh Việt nam II KHẢO SÁT THỰC TẾ 1.1 a - b • • • Khảo sát phân tích cơng việc Quyền trưởng phịng kinh doanh Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC Chuẩn bị phân tích cơng việc Xác định cơng việc cần phân tích Tên cơng việc: Quyền Trưởng phịng kinh doanh Số người thực cơng việc: người Trong cơng ty, hoạt động phân tích cơng việc chưa thực đầy đủ, cụ thể, xây dựng mô tả công việc Do vậy, cần tiến hành phân tích lại để thấy rõ nhiệm vụ cấu thành nên công việc với kỹ đặc thù trách nhiệm cần thiết để hồn thành tốt cơng việc Mục đích phân tích Xác định mục đích phân tích cơng việc: Đối với cá nhân: + Để thực hành nội dung phân tích cơng việc cho mơn Quản trị nhân lực làm quen với q trình phân tích cơng việc thực tế, từ hệ thống lượng kiến thức kỹ học trường Đại học thời gian qua để tiến hành phân tích cơng việc Đối với người lao động: + Hiểu rõ cơng việc mình, nắm vững quyền hạn nhiệm vụ thân công việc + Thấy rõ vị trí thân tổ chức mối liên hệ bên + Hiểu kì vọng tổ chức với thân, có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng hướng tới mục tiêu + Có tài liệu, chứng để bảo vệ quyền lợi cá nhân Đối với tổ chức: + Các văn phân tích cơng việc điều kiện cần để đảm bảo tính chuyên nghiệp triển khai hoạt động quản lí Đảm bảo hiệu quản lí, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm chi phí tổ chức sản xuất + Từ việc phân tích cơng việc để làm rõ chất cơng việc lựa chọn phân tích, đồng thời xác định nhiệm vụ, trách nhiệm mà người trưởng phòng kinh doanh phải đảm nhiệm Trách nhiệm người lao động hoạt động đồng thời làm rõ hoạt động cụ thể cơng việc gì? u cầu đặt mặt kỹ mà người cần phải làm gì? + Định hướng cho cơng tác tuyển mộ, tuyển chọn hoàn thiện việc bố trí lao động; làm sở cho việc bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho cán bộ, nhân viên đơn vị c • • • d - - - Cách thức lựa chọn Từ mục đích đề trên, chúng em lựa chọn phân tích cơng việc quyền trưởng phịng kinh doanh Nguyễn Đỗ Hồng Để q trình phân tích cơng việc đạt hiệu cao việc xác định phương pháp thu thập thơng tin có ý nghĩa quan trọng, điều có ý nghĩa đối tượng thu thập thơng tin trưởng phịng kinh doanh người trực tiếp chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ nước quốc tế loại hình dich vụ cung ứng; xây dựng phương án tiêu thụ mạng lưới đại lý bán hàng trình tổng giám đốc phê duyệt Từ việc phân tích tính chất cơng việc, điều kiện tiến hành phân tích cơng việc mức độ hiểu biết công việc, chúng em lựa chọn phương pháp chính: - Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: dùng phương pháp để tránh nguồn thơng tin sai lệch, thơng tin thu thập từ văn có tính pháp lí, ban hành áp dụng - Phương pháp vấn chuyên sâu để thu thập thông tin chuẩn bị thiết lập ba phác thảo trình phân tích cơng việc - Phương pháp quan sát - trao đổi để đầy đủ nhiệm vụ, trách nhiệm thực công việc Kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích cơng việc: Cách thức tiến hành thu thập thông tin Đối với phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Tập hợp thông tin thứ cấp có sẵn từ văn hành cơng việc Phân tích thơng tin thứ cấp, lựa chọn thiết kế phương pháp thu thập thông tin bổ sung, lấy thêm nguồn thông tin từ internet, báo chí Đối với phương pháp vấn: Bước 1: Xác định đối tượng vấn: Nghiên cứu công việc trước thực vấn cho đưa câu hỏi cần thiết Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ với đối tượng vấn đồng thời giải thích rõ cho họ hiểu mục đích vấn Bước 2: Thiết lập câu hỏi vấn Yêu cầu: + Chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, - + Các câu hỏi đưa phải mang tính xác, đọng, đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời Bước 3: Kiểm tra lại thông tin mà đối tượng vấn cung cấp để không nhầm lẫn thông tin mang lại Bộ câu hỏi vấn sau: 1) “Chào bác! Rất vui gặp bác bác bớt chút thời gian cho vấn chúng cháu không?” 2) “Xin bác vui lịng cho biết cơng việc thường ngày bác gì?” 3) “bác phân cơng cơng việc cho nhân viên phòng quản lý họ nào?” 4) “bác có thường xuyên phải tham gia họp tham mưu cho ban giám đốc không?” 5) “Quyền hạn trách nhiệm công việc bác gì?” 6) “Để thực tốt nhiệm vụ mình, bác có cần phải phối hợp với người khác khơng? Nếu có họ ai?” 7) “Cơng việc mà bác đảm nhiệm địi hỏi kỹ gì?” 8) “Việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc bác dựa tiêu chí nào?” 9) “Bác có hay gặp phải áp lực cơng việc khơng? Nếu có ơng thường vượt qua chúng nào?” 10) “Cảm ơn bác vấn Chúc bác ngày làm việc hiệu quả!” Đối với phương pháp quan sát, trao đổi Bắt đầu quan sát từ ngày 7/10/2013 đến 21/10/2013 Tiến hành quan sát ghi chép đầy đủ hoạt động ơng Nguyễn Đỗ Hồng Trực tiếp trao đổi với ơng Nguyễn Đỗ Hồng nhân viên phịng để làm rõ thêm nội dung cơng việc Chỉ hoạt động thực hiện, phải thực thực để hồn thành phận cơng việc Qua phương pháp chúng em thu thập thêm thông tin cần thiết phục vụ cho q trình phân tích cơng việc - III PHÁC THẢO KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (Phụ lục 1) IV HỒN THIỆN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Từ thông tin thu thập sơ lược trên, chúng em xây dựng cụ thể bản: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu người thực công việc, Bản tiêu chuẩn thực cơng việc BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC Chức danh cơng việc: Quyền trưởng phòng kinh doanh Người giám sát: Giám đốc Bộ phận: Kinh doanh Mã số: MTCV.TTC Ngày: Cập nhật: 28/10/201 Sửa đổi: Ngày ban hành: Trách nhiệm Tham mưu cho Ban giám đốc định sách bán phù hợp Định hướng xây dựng lên kế hoạch kinh doanh phương án, hành động phù hợp với công ty theo thời kỳ, giai đoạn Báo cáo cho Ban giám đốc tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty tình hình thị trường theo định kỳ có biến động Tham gia vào chương trình bán hàng marketing cơng ty Tìm kiếm phát triển quan hệ với khách hàng đối tác tiềm năng, đam phán ký kết hợp đồng Kinh doanh dịch vụ cơng ty, góp phần nâng cao doanh số Phổ biến triển khai kịp thời thị ban giám đốc Chịu trách nhiệm kết hoạt động phận kinh doanh Quản lý chung, kiểm soát hoạt động liên quan đến lĩnh vực kinh doanh Tổ chức công tác quản lý điều hành phận kinh doanh thực công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức nhiệm vụ trách nhiệm phận 10 Thường xuyên kiểm tra, kiểm sốt giám sát tồn cơng việc phận để kịp thời giải vướng mắc, khó khăn, đảm bảo thực nhiệm vụ phận thành viên đạt hiệu cao nhất, nhận xét, đánh giá kết thực công việc lực làm việc cán bộ, nhân viên phận để khen thưởng, động viên kỷ luật kịp thời 11 Đề xuất phương pháp khen thưởng nhân viên có thành tích vượt trội 12 Chủ trì họp hội ý, định kỳ, họp đột xuất để thảo luận giải vấn đề liên quan đến công tác phận, thành viên Tham gia họp giao ban Cơng ty, họp chun đề có liên quan đến nhiệm vụ phận cần phối hợp phịng kinh doanh 13 Khuyến khích, khích lệ tinh thần giúp đỡ nhân viên 14 Xây dựng, phát triển đội nhóm kinh doanh 15 Thực cơng việc khác theo phân công cấp Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm, khảo sát, tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ nước quốc tế loại hình dịch vụ cung ứng Xây dựng phương án tiêu thụ mạng lưới đại lý bán hàng trình Tổng Giám đốc phê duyệt Tổ chức thực bán dịch vụ hiệu Tham gia nghiên cứu, thiết kế bạn hành sản phẩm, dịch vụ Tổ chức tham gia hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch Tổng Giám đốc phê duyệt Căn kế hoạch kinh doanh hàng tháng Tổng Công ty, nhu cầu thị trường để cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát Xây dựng theo dõi thực kế hoạch Các mối quan hệ Trực tiếp nhận thị từ Giám đốc Phối hợp với cấp trên, phòng ban liên quan, đơn vị chi nhánh Phối hợp với quan chức năng: Cơ quan quản lý thị trường, giao thông, công an… Giao tiếp với khách hàng, đối tác: người có nhu cầu sử dụng dịch vụ TTC Express Báo cáo tình hình hoạt động phòng, phận cho giám đốc Phạm vi, quyền hạn Có quyền ký duyệt văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi, trách nhiệm giao 2 Có quyền đề xuất, khen thưởng kỷ luật nhân viên phòng để thúc đẩy hiệu công tác chung Đề xuất phương án kinh doanh công ty Trực tiếp đạo, phân công nhân viên quyền thực công việc Được phân quyền cách hợp lý để chủ động thực công việc Các điều kiện làm việc Mơi trường làm việc văn phịng, có phịng làm việc riêng Có phương tiện, thiết bị làm việc máy tính, máy fax, điện thoại, bàn làm việc, ghế tựa, tủ đựng tài liệu, BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CƠNG VIỆC Chức danh cơng việc: Quyền trưởng phòng kinh doanh Người giám sát: Giám đốc Bộ phận: Kinh doanh Mã số: MTCV.TTC Ngày: Cập nhật: 28/10/201 Sửa đổi: Ngày ban hành: Yêu cầu trình độ học vấn Trình độ học vấn cần thiết Tốt nghiệp Đại học quy Kiểm tra trình độ công chuyên ngành Quản trị kinh ty tổ chức doanh, Quản trị nhân lực, Tài chính, Kinh tế trở lên Yêu cầu kiến thức kỹ năng: Kiến thức - Có kiến thức chuyên sâu Quản trị kinh chuyên môn doanh, Marketing kiến thức chuyên ngành liên quan Kỹ - Lập kế hoạch thực công việc tổng hợp phịng lập kế hoạch Kỹ - Có khả hướng dẫn nhân viên vấn, quyền thực cơng việc phịng hướng dẫn - Tổng hợp, giao việc đánh giá thực công đánh giá việc nhân viên nhân viên Kỹ - Ngoại giao tốt với khách hàng đối tác giao tiếp - Quan hệ tốt với nhân viên phịng - Khả thuyết trình tốt, dễ hiểu Kỹ viết Soạn thảo báo cáo - Sử dụng thành mềm tin học phục vụ Kỹ hỗ cho công việc: Thành thạo Word, Exell trợ phần mềm đồ họa - Sử dụng thành thạo tiếng Anh, có chứng TOEIC Yêu cầu kinh nghiệm làm việc Có năm kinh nghiệm làm việc vị trí kinh doanh Yêu cầu thể chất Sức khỏe tốt để đảm bảo làm việc công ty cơng tác Có thể chịu áp lực cơng việc cao Một số yêu cầu khác Chu đáo, tin cậy, nhanh nhạy Trung thành, khách quan, có đạo đức nghề nghiệp, chủ động cải tiến cơng việc Biết cách bảo vệ bí mật cơng ty Say mê công việc, sáng tạo cầu tiến, biết làm Có quan điểm làm việc định hướng công việc rõ ràng BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CƠNG VIỆC Chức danh cơng Người giám việc: sát: Quyền trưởng Giám đốc phòng kinh doanh Các nhiệm vụ Chịu trách nhiệm, khảo sát, tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ nước quốc tế loại hình dịch vụ cung ứng Xây dựng phương án tiêu thụ mạng lưới đại lý bán hàng trình Tổng Giám đốc phê duyệt Tổ chức thực bán dịch vụ hiệu Tham gia nghiên cứu, thiết kế ban hành sản phẩm, dịch vụ Tổ chức tham gia hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch Tổng Giám đốc phê duyệt Xây dựng theo dõi thực kế hoạch Bộ phận: Phòng kinh doanh Mã số: Ngày MTCV.TTC : Tiêu chuẩn kết Tìm kiếm mở rộng thị trường tiềm toàn quốc vươn nước khu vực Nộp phương án tiêu thụ theo thời hạn theo yêu cầu Tổng Giám đốc Đạt tiêu doanh số công ty đề Xây dựng sách bán, loại hình dịch vụ phù hợp với nhu cầu thị trường định hướng phát triển công ty Thiết kế tham gia hoạt động xúc tiến thương mại cơng ty Trình báo cáo cho ban giám đốc tháng lần Đôn đốc, giám sát nhân viên thực kế hoạch theo quy trình xếp Căn kế hoạch Các phương án kinh doanh kinh doanh hàng hợp lý để bắt kịp với nhu cầu tháng Tổng Công thị trường ty, nhu cầu thị trường để cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát III Giải trình ý nghĩa cách thức sử dụng - phát huy hiệu phân tích cơng việc - - Trong định mức lao động Kết hợp khảo sát, điều tra tần suất lặp lại nhiệm vụ chi tiết để đánh giá khối lượng công việc mà người phải thực so với nhiệm vụ Từ xây dựng mức định biên Hoặc thông qua bảng mô tả nhiệm vụ khảo sát thực tế để nghiên cứu, hợp lí hóa nội dung, kết cấu bước công việc, sở khảo sát xây dựng mức sản lượng Trong đánh giá thực công việc Sử dụng thơng tin kết phân tích cơng việc đặc biệt sử dụng thông tin từ bảng tiêu chuẩn thực cơng việc để chi tiết hóa làm sở xây dựng tiêu chí đánh giá thực công việc Trong hoạch định nguồn nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực Các thông tin từ phần định nghĩa công việc, nhiệm vụ công việc, thông tin tiêu chuẩn người thực công việc sử dụng việc kết hợp đánh giá xu hướng biến động công việc, xu hướng phát triển tổ chức, thông tin từ lực thực tế thực công việc sử dụng làm sở cho hoạch định nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức Trong tuyển mộ, lựa chọn Sử dụng thông tin từ mô tả công việc làm sở cho công tác tuyển mộ nhân lực: thơng tin nhiệm vụ , nhiệm vụ cụ thể yêu cầu cụ thể người thực mơ tả cơng việc thông tin thông báo tuyển mộ Sử dụng thông tin từ mô tả cơng việc cho tuyển chọn nhân lực: • • • - - Hồn thiện quy trình tuyển chọn: từ nhiệm vụ chính, nhiệm vụ cụ thể yêu cầu cụ thể người thực cơng việc, đơn vị nên phân nhóm cơng việc theo đặc thù công nghệ( cách thức thực hiện), phân nhóm cơng việc theo đặc thù u cầu cơng việc người thực Từ đó, hồn thiện quy trình tuyển chọn, thiết kế riêng khâu phù hợp với nhóm cơng việc đặc thù Hồn thiện hệ thống thơng tin hỗ trợ cho tuyển chọn: lấy thơng tin có cơng việc mô tả công việc kết hợp kinh nghiệm có cán quản lí trực tiếp, đơn vị cần xây dựng ngân hàng câu hỏi kiểm tra, câu hỏi trắc nghiệm vấ nhằm hỗ trợ cho việc tìm kiếm điểm phù hợp ứng viên yêu cầu công viêc đặt Đặc biệt phải nhấn mạnh yêu cầu khác biệt công việc so với cơng việc khác tồn hệ thống chức danh công việc Thông tin mối quan hệ trực tiếp cơng việc cung cấp ý tưởng người tham gia hỗ trợ vào khâu tuyển chọn nhân lực Sử dụng thông tin từ mơ tả cơng việc chuẩn hóa có hệ thống góp phần đảm bảo cho việc tuyển chọn người việc Đảm bảo sở cho sử dụng hiệu nhân lực đơn vị Trong đào tạo nhân lực Hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực: Từ thơng tin có mơ tả cơng việc, đơn vị xác định khung lực cần có người thực hiện( liệt kê kiến thức cụ thể cần có, kĩ thái độ, phẩm chất cần có để thực nhiệm vụ cụ thể toàn cơng việc, xác định mức độ cần có yếu tố) theo chức danh cơng việc nhóm chức danh công việc Thông qua thông tin từ hồ sơ nhân lực, kết đánh giá thực công việc(đánh giá dựa hệ thống tiêu chí xây dựng chi tiết từ tiêu chuẩn thực nhiệm vụ cụ thể mô tả công việc), thông tin từ điều tra để xác định lực có Nhu cầu đào tạo xác định từ khoảng cách lực đội ngũ nhân viên (khoảng cách lực= lực cần có-năng lực có) Hỗ trợ xây dựng nội dung, phương pháp hình thức đào tạo: - - - Từ khoảng cách lực cụ thể gắn với nhiệm vụ, gắn với công việc thống kê khoảng cách lực theo thành phần cấu thành lực tồn đơn vị ta có nội dung đào tạo cụ thể ứng với nhóm đối tượng, nhóm cơng việc đặc thù nội dung cần đào tạo, phương pháp hình thức đào tạo ứng với trường hợp Trong xây dựng hệ thống thù lao lao động Sử dụng thông tin phần nhiệm vụ cụ thể mô tả công việc để đánh giá mức độ phức tạp công việc, đánh giá vai trị việc hồn thành cơng việc việc đạt mục tiêu chung tổ chức Kết hợp sử dụng thông tin tiêu chuẩn người thực công việc để đánh giá so sánh giá trị công việc với Từ đó, có sở xây dựng thang bảng lương Trong sử dụng nhân lực Sử dụng mô tả công việc cho định hướng nhân viên Giúp người lao động nhanh chóng làm quen với tổ chức, hịa nhập với đơn vị, thành thạo công việc Hợp thức hóa bước việc bố trí bố trí lại nhân lực vào lực có người lao động lực cần có công việc yêu cầu Sử dụng thông tin nhiệm vụ cụ thể tiêu chuẩn đánh giá mô tả công việc văn cụ thể khác quy định số lượng, chất lượng thời hạn thực công việc để làm hoàn thiện biểu mẫu đánh giá thực công việc( đánh giá thi đua) Đảm bảo đánh giá định lượng, cụ thẻ sát đặc thù cơng việc, đánh giá xác, cơng bằng, khách quan, làm điều kiện tiền đề cho thực hoạt động khác thù lao phúc lợi, bổ nhiệm, miễn nhiễm tạo đông lực lam việc cho đội ngũ người lao động đơn vị ... • • Khảo sát phân tích cơng việc Quyền trưởng phịng kinh doanh Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC Chuẩn bị phân tích cơng việc Xác định cơng việc cần phân tích Tên cơng việc: Quyền Trưởng... cơng việc Mục đích phân tích Xác định mục đích phân tích cơng việc: Đối với cá nhân: + Để thực hành nội dung phân tích công việc cho môn Quản trị nhân lực làm quen với q trình phân tích cơng việc. .. thực công việc: người Trong cơng ty, hoạt động phân tích cơng việc chưa thực đầy đủ, cụ thể, xây dựng mô tả công việc Do vậy, cần tiến hành phân tích lại để thấy rõ nhiệm vụ cấu thành nên công việc