Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan (Khóa luận tốt nghiệp)
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC HẢI QUAN Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : TƠ THỊ THƠM Mã số sinh viên, khố, lớp : 1305QTVB058, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI – 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em Những kết số liệu đề tài thực Tổng cục Hải quan, không chép nguồn khác Em hồn tồn chịu trách nhiệm trước giáo nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017 Tác giả Tô Thị Thơm LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu quan trọng, thể quan sát, tìm hiểu sáng tạo sinh viên việc ứng dụng kiến thức lý luận vào thực tế Tuy nhiên, để hồn thiện cơng trình địi hỏi phải có cố gắng, nỗ lực thân, bên cạnh cịn có hỗ trợ, giúp đỡ, tư vấn thầy cô giáo chuyên ngành, cán bộ, cơng chức làm nhiệm vụ Để hồn thành đề tài Khóa luận tốt nghiệp cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy Khoa quản trị văn phịng giảng dạy cho em nhiều kiến thức kỹ suốt trình học tập trường Thạc sĩ Đinh Thị Hải Yến, Giảng viên khoa Quản trị văn phòng Bằng nhiệt huyết trách nhiệm mình, giúp em định hướng hồn thành khóa luận mình cách tốt Tập thể cán bộ, cơng chức làm việc Văn phịng Tổng cục Hải quan Đặc biệt đồng chí Trương Thị Thúy Vinh - Trưởng phịng Hành Văn phịng Tổng cục Hải quan, tạo điều kiện nhiệt tình giúp đỡ em thời gian thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Tô Thị Thơm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3.Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.3 Vai trò văn phòng 10 1.2 Công nghệ thông tin công tác văn phòng 11 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 11 1.2.2 Nhu cầu điều kiện tin học hóa hoạt động văn phòng 12 1.2.3 Các nguyên tắc, nội dung ứng dụng CNTT xử lý, giải cơng viêc văn phịng 16 1.3 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 17 1.3.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 17 1.3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 17 1.3.3 Vai trò CNTT hoạt động văn phòng 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN 25 2.1 Tổng quan Tổng cục Hải quan văn phòng Tổng cục Hải quan 25 2.1.1 Giới thiệu Tổng cục Hải quan 25 2.1.2 Giới thiệu văn phòng Tổng Cục Hải quan 26 2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT Văn phòng Tổng cục Hải quan 26 2.2.1 Hệ thống văn quy phạm pháp luật hành văn đạo công ứng dụng CNTT văn phòng 26 2.2.2 Hệ thống sỡ vật chất, trang thiết bị 30 2.2.3 Tổ chức ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng 31 2.2.4 Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn ứng dựng CNTT cơng tác văn phịng 53 2.3 Đánh giá chung việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng Tổng cục Hải quan 54 2.3.1 Ưu điểm 54 2.3.2 Nhược điểm 57 2.3.3 Nguyên nhân 58 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CNTT TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN 60 3.1 Nâng cao nhận thức cơng tác văn phịng việc áp dụng CNTT vào hoạt động văn phòng 60 3.2 Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin 61 3.3 Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 63 3.4 Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin, sở vật chất 65 3.4.1 Trang thiết bị, sở vật chất 65 3.4.2 Ứng dụng phần mềm 66 3.5 Tổ chức thi sáng tạo kỹ sử dụng CNTT vào công việc 77 KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công nghệ thông tin (CNTT) đời phát triển mang lại nhiều lợi ích cho người, cho xã hội không nâng cao hiệu lĩnh vực kinh tế, xã hội mà CNTT đem lại giá trị tinh thần đời sống người Việc áp dụng CNTT công tác văn phịng cần thiết cơng tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý chuyển tải thông tin Các trang thiết bị máy móc phương tiện đại làm thay đổi đáng kể văn phòng, dần thay phương pháp làm việc thủ công với thiết bị lạc hậu Cơng việc văn phịng nhẹ nhàng nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn Đội ngũ cán văn phòng gọn nhẹ đồng thời có trình độ chun mơn cao đáp ứng yêu cầu khắt khe xu mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế Như biết văn phòng máy điều hành tổng hợp quan Cơng tác văn phịng bao gồm việc tổ chức yếu tố vật chất tồn biến đổi theo hoạt động văn phòng Nếu yếu tố tổ chức khoa học, hợp lý đem lại giá trị thực tế to lớn Với việc nghiên cứu công tác ứng dụng CNTT hoạt động văn phòng , áp dụng vào thực tế mang lại lợi ích đáng kể.Tạo tiền đề để phát triển cho quan, góp phần đổi phương pháp điều hành lãnh đạo cấp ngành Hải quan Với tồn phát triển tổ chức, đơn vị phụ thuộc nhiều đến nhiều yếu tố cấu thành, yếu tố tiên khẳng định vị trí chiến lược tổ chức như: vị trí trụ sở quan, phân tích xử lý thơng tin để có dự báo xác phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo, theo dõi đôn đốc thi hành mệnh lệnh cấp trên, đảm bảo hậu cần cho hoạt động đơn vị yếu tố quan trọng mà văn phịng người giao nhiệm vụ Sự vững mạnh văn phòng tức yếu tố tiên thực thi cách xác đạt yêu cầu Đối với ngành Hải quan khẳng định việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng cách tồn diện u cầu cấp thiết có ý nghĩa lớn việc giảm nhân lực, tăng cường trình độ tính chuyên nghiệp đơn vị cá nhân, tiết kiệm thời gian, tiền bạc góp phần thúc đẩy cơng việc nhanh chóng hiệu Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên em chọn đề tài: “Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng văn phịng Tổng cục Hải quan” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn xu tất yếu ngành nghề, tạo thay đổi cách thức làm việc, góp phần giải phóng sức lao động người đồng thời tạo hiệu công việc cao hơn, chất lượng Đã từ lâu việc nghiên cứu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng tìm hiểu cách nghiêm túc Nhiều tác giả nghiên cứu, tìm hiểu việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng Ta kể đến cơng trình đề tài nghiên cứu sau : Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội, sách khái quát nội dung quản trị hành văn phịng từ khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành khoa học, thực nghiệp vụ quản trị văn phịng Từ đó, bạn đọc hiểu rõ cơng tác hành văn phòng quan tổ chức Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Tác giả trình bày cung cấp kiến thức văn phòng quản trị văn phòng; đổi đại hóa văn phịng; đóng góp văn phịng cơng cải cách hành chính, đại hóa cơng tác lưu trữ, đổi cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, thành tựu đóng góp cơng tác lưu trữ phát triển kinh tế xã hội Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội Cuốn sách tác giả tổng hợp kiến thức kinh nghiệm, cập nhật quy định nhằm giúp bạn đọc hiểu khó khăn cơng tác quản trị hành văn phịng Vũ Đình Quyền(2005) Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, hà Nội Trình bày nghiệp vụ, kỹ cơng tác hành văn phịng, thư ký, thu thập, xử lý cung cấp thông tin hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, cơng tác văn thư, lưu trữ Giáo trình Tin học ứng dụng quản lý hành Thạc sĩ Nguyễn Đăng Khoa, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội Cuốn sách khái quát nội dung vấn đề chung quản lý hành chính, tổ chức văn phịng nghiệp vụ ứng dụng tin học quản lý hành Qua sách giúp tiếp cận q trinh ứng dụng tin học với góc nhìn cụ thể để cá nhân quản lý văn phịng quan, doanh nghiệp áp dụng thực cơng việc phù hợp với loại hình tổ chức khác Đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT quản lý tài liệu lưu trữ, xây dựng kho lưu trữ điện tử phục vụ yêu cầu khai thác thông tin ngành Hải quan Nguyễn Đình Phiên – cán văn phịng Tổng cục Hải quan Đề tài lợi ích mang lại ứng dụng công nghệ thông sử dụng phần mềm điện tử vào công tác lưu trữ Tổng cục Hải quan Từ xây dựng hệ thống giải pháp nhằm giải bất cập mà quan gặp phải Qua góc nhìn để lãnh đạo văn phịng quan có quan tâm việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng nâng cao hiệu làm việc Đề tài Nghiên cứu xây dựng mơ hình hệ thống CNTT (CNTT) thực thủ tục hải quan điện tử Nguyễn Cơng Bình – Cục CNTT Tổng cục Hải quan Đề tài mang đến cho bạn đọc kiến thức tính đa dạng mơ hình hệ thống CNTT thực thủ tục hải quan điện tử Bên cạnh đề tài đưa bước để xây dựng hệ thống giải pháp để tổ chức thực mơ hình vào quan, đơn vị Tạp chí lưu Trữ Việt Nam: Quản lý trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học Văn phịng Chính Phủ Một số điểm cần lưu ý ứng dụng tin học vào Lưu Trữ Tác giả đề cập đến quy trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học quan Việc ứng dụng quy trình vào cơng tác xử lý văn tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu cơng việc Luận văn cử nhân Trần Hồng Minh(2014) Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng UBND quận Hải Châu, Đà Nẵng Đề tài hiệu bất cập trình ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử quan, tổ chức Trên sỡ đề xuất số giải pháp nhằm giải bất cập thúc đẩy q trình ứng dụng phần mềm văn phịng điện tử quan, tổ chức Khóa luận tốt nghiệp: KL389.2002 Nguyễn Thị Mai : Vai trò việc ứng dụng CNTT vào công tác Lưu Trữ Đề tài nghiên yêu cầu cần thiết việc xây dựng, hồn thiện mơ hình đại hóa cơng tác lưu trữ Đánh giá ưu điểm hạn chế số bất cập cơng tác lưu trữ Trên sỡ đề xuất biện pháp nhằm thức đẩy xây dựng mơ hình đại hóa lưu trữ, góp phần đưa cơng tác lưu trữ quan phát triển Đem lại hiệu thiết thực hoạt động quản lý nói chung quan Khóa luận tốt nghiệp : KL157.2004 Nguyễn Thị Út Trang : Ứng dựng CNTT công tác lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Đề tài tìm ra ưu điểm tích cụ việc ứng dụng phần mềm thuận lợi khó khăn việc ứng dụng CNTT công tác lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác lưu trư quan Nhìn chung, đề tài tài liệu có đề cập mức độ định việc Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu cách đầy đủ, toàn diện đề tài Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng văn phịng Tổng cục Hải quan Do vậy, tơi chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp 3.Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Tổng cục Hải quan Việt Nam - Nhìn nhận đánh giá ưu nhược điểm công tác ứng dụng CNTT văn phòng quan Đưa giải pháp mang tính lý luận thực tiễn cao nhằm khắc phục hạn chế tồn Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa làm rõ vấn đề lý luận ứng dụng CNTT công chế phải xây dựng thống đơn vị sở quy định chung Tổng cục Hải quan thời gian xử lý vụ việc b) Chuẩn hóa lại chức tham mưu giúp việc đơn vị Tất nguyên nhân làm tăng loại họp, hội nghị làm rõ, thấy nguyên nhân bao trùm chức năng, nhiệm vụ đơn vị cịn có nhiều điểm chồng chéo, tính tự chịu trách nhiệm chưa cao (đơn vị chủ trì, người đứng đầu đơn vị) nguyên tắc giải việc phải đơn vị chịu trách nhiệm chính, phận hay cá nhân chính, đơn vị khác tham khảo Muốn đạt nguyên tắc nhiệm vụ đơn vị khối quan Tổng cục hải quan địa phương phải phân định thật rõ ràng, chuẩn hóa lại nhiệm vụ cụ thể, có chương trình rà sốt lại chức nhiệm vụ đơn vị, phân định cụ thể đầu việc Các đầu việc phải chuyên môn, chức phù hợp với việc đạo theo ngành dọc Trong tính chịu trách nhiệm đơn vị quan trọng c) Trách nhiệm đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia trước, sau họp Cần tăng cường trách nhiệm có quan tâm sát cấp lãnh đạo chất lượng, cần thiết hay không việc tổ chức họp, hội nghị -Trước tổ chức họp chuyên đề cần chuẩn bị tài liệu sớm gửi tận tay đơn vị tham gia Trong đó, yêu cầu xin ý kiến vấn đề nào? Đồng ý hay không đồng ý? Lý do? Đồng thời yêu cầu nói rõ có nên hay khơng nên tổ chức họp để đơn vị xin ý kiến tổng hợp - Trong họp đại diện đơn vị phải thành phần, có ý kiến tham gia cụ thể sở có tài liệu nghiên cứu trước, câu hỏi xin ý kiến phải có câu trả lời rõ ràng - Sau họp vấn đề thảo luận thông qua hay chưa lý phải công khai giải thơng báo tới thành viên dự họp Ngồi cần tăng cường trách nhiệm cá nhân từ đơn vị soạn thảo, đơn vị xin ý kiến, làm rõ yêu cầu cụ thể, không chấp nhận đề nghị chung chung phải có giải pháp thật cụ thể đề xuất đưa 73 Trên sở phân tích trên, cần xây dựng quy chế tổ chức họp phân định họp thường kỳ kiểm soát chặt chẽ họp đột xuất, xây dựng quy trình giảm họp quy định chặt chẽ tổ chức Các họp có tham gia nhiều đơn vị khác đơn vị chủ trì phải làm trước sau họp Với quy định chặt chẽ rõ ràng họp đảm bảo chất lượng, rút ngắn thời gian họp triệt tiêu họp không cần thiết d) Ứng dụng dịch vụ họp trực tuyến miễm phí eMeeting.vn Bkav vừa thức mắt dịch vụ họp trực tuyến miễn phí eMeeting.vn Người dùng cần thiết bị đơn giản sẵn có máy tính, webcam loa, truy cập eMeeting.vn tài khoản Gmail Facebook họp trực tuyến Đặc biệt, công nghệ eMeeting sử dụng để truyền hình trực tuyến kiện Lễ mắt Smartphone Bkav tới đơng đảo người xem, với chất lượng hình ảnh HD địa eMeeting.vn/Bphone vào ngày 26/5 tới Các hệ thống họp trực tuyến Polycom sử dụng phức tạp, yêu cầu cài đặt trang thiết bị đội ngũ quản trị với chi phí lên đến hàng trăm triệu đồng cho điểm cầu Do đó, tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng Skype để tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, Skype phần mềm chat, nhắn tin, gọi điện có hình mà khơng phải dịch vụ hội họp trực tuyến nghĩa 74 Được phát triển tảng điện toán đám mây, eMeeting dịch vụ họp trực tuyến chuyên nghiệp với đầy đủ tính như: trình chiếu slide, bảng vẽ, chia sẻ hình, ghi lại họp… Nếu Skype cho phép kết nối tối đa 10 điểm cầu với chất lượng không ổn định, eMeeting cho phép kết nối lên tới 99 điểm cầu với âm thanh, hình ảnh chất lượng cao Nhờ tính tùy biến giao diện, người dùng sử dụng theo nhiều mục đích khác như: họp thảo luận, họp giao ban, hội nghị truyền hình, lớp học trực tuyến… Chẳng hạn, họp thảo luận người họp phát biểu có hình, với họp giao ban người chủ tọa định phát biểu cho thành viên, thời điểm có người nói Đặc biệt, điểm cầu khơng có Internet người dùng tham gia họp cách gọi điện vào tổng đài hệ thống eMeeting Ông Đỗ Hưng Thuận, Giám đốc sản phẩm Online Bkav cho biết: “Nhu cầu họp trực tuyến Việt Nam ngày lớn, nhiên chưa có hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu Với lực Tập đồn cơng nghệ hàng đầu Việt Nam, chúng tơi kỳ vọng eMeeting.vn dịch vụ họp trực tuyến số Việt Nam” Ngoài việc cung cấp dịch vụ họp trực tuyến miễn phí, nhà sản xuất cho biết cung cấp dịch vụ eMeeting trả phí cho tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu họp tần suất lớn nhiều điểm cầu 3.4.2.4 Trong công tác quảnlý tài sản, phương tiện Văn phòng Tổng cục Hải quan nên đầu tư xây dựng phần mềm quản lý tài sản cố định Hiện có nhiều cơng ty phát triển thành công phần mềm quản lý tài sản mang lại hiệu quả, điển hình Phần mềm quản lý tài sản (QLTS.VN) Tổng quan: Phần mềm quản lý tài sản (QLTS.VN) phần mềm quản lý tài sản.Trợ giúp cho quan, doanh nghiệp quản lý tài sản (Tài sản cố định, công cụ dụng cụ) số lượng giá trị chi tiết đến người phận sử dụng… Theo dõi biến động tài sản (tăng/giảm giá trị, sửa chữa lớn, luân chuyển…), quản lý việc tính khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ, lắp thêm lý tài sản 75 Hỗ trợ, tác nghiệp: - Bộ phận kế toán , Bộ phận Quản lý tài sản, Ban Lãnh đạo quan doanh nghiệp Những điểm chính: - Lập in chi tiết thẻ tài sản - Lập in phiếu ghi nhận biến động tài sản (điều chuyển phận, tăng/giảm giá trị tài sản, thay đổi phận…) Biên lý tài sản, Phiếu xuất dùng công cụ dụng cụ Lưu biến động công cụ dụng cụ (báo hỏng, lý…) phần mềm - Lập đưa hình cảnh báo nhanh tình trạng tài sản (như tài sản cố định chờ lý, công cụ dụng cụ xuất dùng ) - Khai báo kế hoạch, thời gian thực bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho loại thiết bị, máy móc (theo thời gian sử dụng, theo cơng suất hoạt động thiết bị, máy móc…) -Theo dõi chi tiết tài sản theo nhóm, nguồn vốn hình thành, phận, mục đích sử dụng, người quản lý… - Theo dõi biến động tài sản (Sửa chữa lớn, lắp thêm, tháo dỡ, ghi giảm, khấu hao, lý…) qua thời kỳ sử dụng - Theo dõi lần xuất dùng, giá trị phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí - Theo dõi tình trạng sử dụng công cụ dụng cụ (Báo hỏng, sửa chữa, lý ) phận - Theo dõi tính kế hoạch khấu hao năm tài sản cố định - Tự động tính hạch tốn khấu hao tài sản cố định theo nguồn vốn Hỗ trợ tính khấu hao theo đường thẳng giảm dần - Tính phân bổ hạch tốn giá trị cơng cụ dụng cụ vào chi phí kỳ khác - In báo cáo: Thẻ tài sản, Sổ tài sản, Bảng chi tiết tài sản, Bảng tính khấu hao tài sản, Báo cáo tăng giảm tài sản, Bảng tổng hợp tài sản, Báo cáo chi tiết kiểm kê tài sản Bảng tổng hợp tình hình sử dụng cơng cụ dụng cụ… Báo cáo lịch sử phát sinh (đăng ký sử dụng, lịch sử bào trì, bảo dưỡng, điều chuyển, sửa chữa, nâng cấp, khấu hao, lý…) theo tài sản 76 - Báo cáo lịch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, máy móc kỳ Cảnh báo hình dashboard lịch bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị… QLTS.VN cập nhật đầy đủ chế độ quản lý tài sản: - Nghị định 52/2009/NĐ-CP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước - Quyết định 32/2008/QĐ-BTC chế độ quản lý tính hao mịn TSCĐ - Thơng tư 89/2010/TT-BTC hướng dẫn chế độ báo cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước - Thông tư 09/2012/TT-BTC việc sửa đổi, bổ sung Thông tư 245/2009/TTBTC quy định thực số nội dung Nghị định 52/2009/NĐ-CP Phần mềm quản lý tài sản (QLTS.VN) 3.5 Tổ chức thi sáng tạo kỹ sử dụng CNTT vào công việc Sự sáng tạo vô tận, công việc người có làm khác nhau, nên tổ chức cho cán công chức Cục thi cách làm hay, sáng tạo để chia sẻ cho qua người học hỏi lẫn để phát triển Đây cách học hỏi nhanh hiệu mà nhiều quan tổ chức áp dụng Song song với đánh giá lực, trình độ khả sáng tạo, học hỏi cán công chức để đưa sách sử dụng, đề bạt 77 nhiệm hợp lý Sau thi nên có phần thưởng khích lệ, động viên cán cơng chức có cải tiến sáng kiến việc áp dụng CNTT vào công việc Tiểu kết chương Trên số giải pháp công tác ứng dụng CNTT Văn phịng Tổng cục Hải quan Dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng ứng dụng CNTT Văn phòng Tổng cục Việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Tổng cục hải quan góp phần hồn thiện thể chế quản lý ngành nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức Tôi mong muốn giải pháp trình bày lãnh đạo Văn phòng Tổng cục quan tâm xem xét sớm đưa vào thực tiễn để phần khắc phục hạn chế góp phần đại hóa cơng tác văn phịng Tổng cục Hải quan 78 KẾT LUẬN Công đổi đại hóa đất nước Đảng, Nhà nước toàn xã hội quan tâm Trong năm gần đây, việc phát triển khoa học công nghệ ứng dụng CNTT lĩnh vực đời sống đặc biệt cơng tác hành ngày đem lại hiệu thiết thực Bộ phận văn phòng đóng vai trị quan trọng quản lý hành nhà quan nên vấn đề ứng dụng CNTT cần thiết Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường với thời gian thực tập,tơi tiến hành tìm hiểu khảo sát công tác ứng dụng CNTT công tác văn phòng Văn phòng Tổng cục Hải quan giúp em nắm bắt thực trạng ứng dụng CNTT nhận thức vị trí tầm quan trọng công tác việc nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc quan Việc ứng dụng CNTT thực tốt tạo điều kiện lớn cho hoạt động Ban lãnh đạo quan tất Cục/Vụ thuộc Tổng cục Để việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng đem lại hiệu đòi hỏi thân cán nhân viên văn phòng phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo để phù hợp với thực tiễn quan Trong khóa luận tơi trình bày thực trạng giải pháp ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT Văn phòng Tổng cục Hải quan năm Bài khóa luận cịn nhiều thiếu sót, tơi mong nhận nhận xét Hội đồng đánh giá giúp em hoàn thành tốt 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2002), Cơng tác hành - Văn phòng quan Nhà nước, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội Lê văn Duy, Khả ứng dụng CNTT công tác thống kê, NXB Viện Khoa học Thống kê Nguyễn Thị Thu Hương, (2013), Đề tài “Ứng dụng CNTT công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội”, trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Luật số 67/2006/HQ11 Luật CNTT ngày 29/6/2006 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011) Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng CNTT hoạt động quan Nhà nước Nguyễn Đăng Khoa (2008),Tin học ứng dụng quản lý hành chính,NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 10 TS Nguyễn Khấc Khoa (2004) - Học viện Hành Quốc gia, Tin học ứng dụng Quản lí hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 11 Trần Thị Song Minh (2012), Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế quốc dân 12 GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An(2009), Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống kê 13 Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội 80 PHỤ LỤC Phụ lục Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 Thủ tướng Chính Phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài Chính Phụ lục Quyết định số 1066/QĐ-BTC Quy định chức năng, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng thuộc Tổng cục Hải quan Phụ lục Quyết định 2386/QĐ-TCHQ ngày 28/7/2016 Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Đại diện Văn phịng Tổng cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan Phụ lục Công văn việc xử lý văn mạng Net Office 5.0 ngày 12 tháng năm 2011 Phụ lục Một số hình ảnh Hình ảnh Kho lưu trữ Hình ảnh Nơi làm việc Hình ảnh Sơ đồ tài liệu lưu trữ Hình ảnh Hệ thống thiết bị bảo quản tài liệu Hình ảnh Hệ thống thẻ từ kiểm sốt vào Hình ảnh Hệ thống camera ... VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN 25 2.1 Tổng quan Tổng cục Hải quan văn phòng Tổng cục Hải quan 25 2.1.1 Giới thiệu Tổng cục Hải quan 25 2.1.2 Giới thiệu văn phòng Tổng Cục Hải quan ... dung ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 17 1.3.3 Vai trò CNTT hoạt động văn phòng 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG... công tác văn phòng Tổng cục Hải quan Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Để phục vụ cho công tác