Công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến tại trường THCS nguyễn trung trực huyện đông hải, tỉnh bạc liêu

Mục lục Trang I CƠ SỞ LÝ LUẬN: Cơ sở thực tiễn: Mục tiêu: Đối tượng nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu: II Nội dung: Giới thiệu: 2 Giải pháp: 10 III Kết luận: Kết luận: 12 Kiến nghị: 12 PHẦN MỞ ĐẦU I CƠ SỞ LÝ LUẬN: Công tác quản lý văn hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị Xã hội Nói đến cơng tác văn thư, lưu trữ nói đến cơng văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải văn lập hồ sơ hành nhẳm đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý điều liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì cơng tác văn thư, lưu trữ công tác thiếu quan Cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt đông quan, tổ chức suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành hệ thống đồng xuyên suốt từ xuống Quản lý khâu tốt góp phần vào việc giải vấn đề liên quan đến giấy tờ trôi chảy Tuy nhiên quan công tác quản lý văn nhiều bất cập hạn chế thiếu sót, chưa theo quy định cơng tác quản lý văn đi, văn đến Một phận quan cịn xem nhẹ cơng tác quản lý giải văn Cụ thể công tác quản lý văn văn đến chưa thực quy định nhà nước Chính lí hạn chế nên tơi chọn “Công tác quản lý văn văn đến trường THCS Nguyễn Trung Trực huyện Đông Hải, tỉnh Bạc Liêu” để nghiên cứu nhằm đề xuất giải pháp, kiến nghị để khắc phục hạn chế nhằm làm tốt công tác quản lý văn đi, văn đến quan II NỘI DUNG VÀ GIẢI PHÁP: Giới thiệu: - Theo quy chế làm việc trường THCS Nguyễn Trung Trực nhiệm vụ tổ Văn phịng phụ trách chung tồn cơng việc hành trường (thống kê, tổng hợp, báo cáo, kế tốn - tài chính, y tế, thư viện, thiết bị, văn thư …) Người giữ chức vụ tổ trưởng thường kiêm nhiệm Hiệu trưởng phân cơng tùy trường khác Cịn thành viên tổ thực theo phân công hiệu trưởng thông qua định - Đối với văn thư ngồi việc phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ phải chuẩn bị giúp cho thủ trưởng đơn vị số công việc như: + Giúp thủ trưởng dự thảo văn theo ý thủ trưởng tài liệu có liên quan cho thành viên nhà trường trước mời họp; thông báo vấn đề chung mà thủ trưởng cần thông báo đến đơn vị, cá nhân + Giúp thủ trưởng kiểm tra nội dung thể thức văn mà thủ trưởng giao cho tổ chuyên môn, đơn vị, cá nhân soạn thảo + Giúp thủ trưởng triển khai văn đến tổ chuyên môn, đơn vị, cá nhân giải công việc + Đôn đốc, kiểm tra việc thực công việc tổ chuyên môn, đơn vị, cá nhân phân công cụ thể Tại trường THCS Nguyễn Trung Trực văn chủ yếu Ban giám hiệu soạn thảo, số văn thuộc phận phụ trách phận tự soạn thảo văn Nhưng trước văn ban hành tập trung văn thư để đăng ký kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày tháng năm văn Văn thư kiểm tra xem văn soạn thảo thể thức kỹ thuật trình bày hay khơng, chưa u cầu cá nhân, phận phụ trách chỉnh sữa lại theo quy định Ví dụ: Có phận mắc lỗi size chữ, kiểu chữ phần tên đơn vị chủ quản phần quốc hiệu; Có phận mắc lỗi cách trình bày văn bản; có phận mắc lỗi phần trích yếu nội dung văn bản, khoảng cách phần nội dung chưa quy định; có phận mắc lỗi cách trình bày phần nơi nhận văn … Văn trường THCS Nguyễn Trung Trực nhân viên Văn thư sau kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn thực việc ghi số văn Việc ghi số văn trường THCS Nguyễn Trung Trực đánh theo loại văn bản, loại văn hành đánh theo hệ thống số riêng biệt - Ngày tháng năm văn ngày mà Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký ban hành văn Phần lớn trường hợp văn ký ngày tại, số trường hợp nhiều lý khác mà văn ký sau ngày hành + Các loại văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng + Các văn mức độ mật đăng ký vào số hệ thống số riêng + Riêng nhà trường việc cho số vào văn không theo quy định Trường cho số riêng theo loại văn có tên loại riêng như: tờ trình cho số riêng tờ trình; kế hoạch cho số riêng kế hoạch; Quyết định cho số riêng Quyết định, … Do hạn chế cần phải khắc phục Ví dụ: Tổng số văn trường năm 345 văn Trong có 50 tờ trình, 65 kế hoạch, 120 định, 110 báo cáo,… - Việc cho số theo quy định là: + Từ số 01 đến số 225 tùy theo thời gian ban hành loại văn có tên loại như: tờ trình, kế hoạch, báo cáo + Từ số 01 đến số 120 tùy theo thời gian ban hành loại văn có tên loại như: Quyết định - Nhà trường cho số sau: + Từ số 01 đến số 50 theo thời gian ban hành tên loại văn Tờ trình + Từ số 01 đến số 65 theo thời gian ban hành tên loại văn Kế hoạch + Từ số 01 đến số 110 theo thời gian ban hành tên loại văn báo cáo + Từ số 01 đến số 120 theo thời gian ban hành tên loại văn Quyết định - Hiện tại, trường THCS Nguyễn Trung Trực chưa có phần mềm quản lý văn nên việc đăng ký văn chủ yếu thực sổ - Mẫu sổ đăng ký văn trường THCS Nguyễn Trung Trực: PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐÔNG HẢI *** SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN TRUNG TRỰC HUYỆN: ĐÔNG HẢI NĂM: …………… - Mẫu phần đăng ký văn TT Ngày Nơi gửi Số/ Ký Ngày đến văn hiệu VB tháng Trích yếu nội dung văn Người Ký nhận nhận - Các văn khẩn, văn mật trường ban hành gần khơng có nên không lập sổ đăng ký văn khẩn, mật - Văn thư người chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu Trước đóng dấu văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn có thẩm quyền người ký hay khơng - Đóng dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu giáp lai cịn tuỳ thuộc vào nội dung, tính chất văn Đối với văn quan trọng kế hoạch thực nhiệm vụ năm học, hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ hồn thành chương trình, đóng dấu giáp lai mép phải văn trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa khơng q tờ - Đóng dấu treo cho văn có phần phụ lục kèm theo Đóng trùm lên phần tên trường (nếu có) đóng trùm lên tên phụ lục - Các văn chủ yếu gửi qua hộp thư điện tử nên việc chọn bì xảy - Các văn trường chuyển sau việc ký ban hành văn Đối với văn gửi qua hộp thư điện tử sau trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký gốc xong văn thư gửi soạn thảo khơng có chữ ký cho nơi nhận giữ lại gốc để lưu lại - Nhà trường khơng có chuyển phát văn bưu điện - Do không lập sổ chuyển giao văn nên dễ gay tranh cãi thất thốt, văn hay kết cơng việc chưa thực chưa nhận hay chưa chuyển giao văn bản, … - Đối với văn giấy tờ tất giao cho văn thư photo chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có liên quan nhận trực tiếp - Đối với văn gửi qua hộp thư điện tử, văn thư thơng báo cho cá nhân biết cách điện thoại trực tiếp báo chuyển văn cho cá nhân - Sau chuyển phát văn văn thư giữ lại để lưu văn thư - Các văn lưu văn thư xếp theo thứ tự ngày tháng năm văn Do số lượng văn trường tương đối nên văn thư lưu trữ chung cho tất loại văn mà khơng chia theo tên loại - Ngồi ra, văn gửi qua hộp thư điện tử nên có số văn chưa đóng dấu mà đưa vào lưu a Tiếp nhận văn đến: - Các văn đến trường THCS Nguyễn Trung Trực chủ yếu gửi qua hộp thư điện tử từ phịng GD-ĐT Ví dụ: + Văn gửi qua mail: Văn thư tải xem xét nội dung có đầy đủ khơng sau in báo cáo với Hiệu trưởng phân công phận, cá nhân giải + Văn bản nhận trực tiếp từ nhân viên bưu điện chuyển đến văn thư tiếp nhận kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong văn trước ký nhận với người gửi văn Nếu phát thiếu văn bản; bì khơng cịn ngun vẹn; đến muộn ghi bì, văn thư báo cáo lại cho người gửi biết để xem xét giải Nếu khơng có vấn đề văn thư chuyển cho hiệu trưởng xem cho ý kiến giải - Khi có văn đến văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn có địa nơi nhận hay khơng, kiểm tra tình trạng văn có đầy đủ, thiếu sót hay khơng Nếu phát văn có vấn đề phải báo cho Ban Giám hiệu nơi gửi văn để kịp thời giải b Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản: - Văn đến trường THCS Nguyễn Trung Trực chia làm hai loại: + Loại bóc bì: văn gửi đến trường văn thư đăng ký vào sổ theo dõi văn đến + Loại khơng bóc bì: văn gửi đến cá nhân, phận đoàn thể nhà trường văn thư chuyển trực tiếp cho nơi nhận mà không cần đăng ký - Trường thường khơng nhận văn có dấu ngồi bì khẩn, … Ví dụ: Các loại văn đăng ký văn thư nơi nhận bì thư ghi Trường THCS Nguyễn Trung Trực Các loại văn chuyển cho cá nhân tổ chức nơi nhận bì thư ghi: Kính gửi: Hiệu trưởng; Kính gửi: Cơng đồn sở Trường THCS Nguyễn Trung Trực – Đơng Hải; hay Kính gửi: Thầy Nguyễn Văn A giáo viên trường THCS Nguyễn Trung Trực; … c Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến: - Khi nhận văn đến văn thư lấy dấu đến đóng vào văn phía chỗ số, ký hiệu văn phần trích yếu nội dung chỗ số, ký hiệu văn - Các văn gửi đến cá nhân, phận văn thư chuyển cho nơi nhận mà không cần đăng ký - Trường THCS Nguyễn Trung Trực chưa đầu tư trang bị phần mềm quản lý văn nên văn đến đăng ký sổ - Do số lượng văn đến nhà trường hàng năm không nhiều nên trường lập sổ đăng ký văn đến - Mẫu sổ đăng ký văn đến trường THCS Nguyễn Trung Trực: PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐÔNG HẢI *** SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN TRUNG TRỰC HUYỆN: ĐÔNG HẢI NĂM: …………… - Phần đăng ký văn đến Số/Ký TT hiệu văn (1) (2) Ngày tháng văn (3) Trích yếu nội dung văn (4) Nơi nhận Người nhận Ghi văn văn (5) (6) (7) d Trình văn đến: - Tại trường THCS Nguyễn Trung Trực sau tiếp nhận đăng ký văn bản, văn thư giữ lại đăng ký chuyển cho Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng photo để xin ý kiến giải công việc - Đối với văn quan trọng, văn đòi hỏi phối hợp nhiều người thủ tục y gửi phận cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải đơn vị, cá nhân Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến ghi trực tiếp vào phiếu giải văn chuyển giao cho phận cá nhân giải e Chuyển giao văn đến: - Phần lớn, văn thuộc cá nhân, phận giải sau đăng ký văn văn thư chuyển đến phận, cá nhân sau co ý kiến đạo Ban Giám hiệu - Đối với văn quan trọng có phối hợp nhiều người văn thư xin ý kiến Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Ý kiến ghi cụ thể vào phiếu giải văn sau văn thư chuyển cho người có liên quan để giải văn - Văn thư người giao nhiệm vụ theo dõi giải văn đến trường để báo cáo cho Ban Giám hiệu cần thiết - Khi văn hết thời hạn mà chưa giải xong văn thư báo cáo lại cho Hiệu trưởng để xin ý kiến giải - Những hạn chế, yếu chủ yếu: + Một số phận, cá nhân chưa nắm bắt thể thức cách trình bày kỹ thuật văn theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV + Việc lập sổ đăng ký quản lý văn đi, văn đến loại sổ khác chưa theo quy định thông tư 07/2012/TT-BNV + Việc cho số vào văn chưa theo quy định thông tư 07/2012/TT-BNV + Chưa lập loại sổ như: sổ chuyển giao văn đi, đến; sổ đăng ký sử dụng văn lưu; sổ quản lý đơn thư; sổ theo dõi việc giải văn bản; mẫu phiếu giải văn đến; … + Mẫu dấu đến chưa quy định + Văn chuyển qua mail chưa đóng dấu quy định + Chưa thiết lập sổ theo dõi giải công việc Giải pháp: - Cần tổ chức đợt tập huấn đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ phục chun mơn tốt Cần phân cơng người phụ trách công tác lưu trữ để công tác lưu trữ tốt - Khuyến khích cán bộ, giáo viên, nhân viên tự tìm hiểu để nâng cao trình độ nâng lực lĩnh vực quản lý văn để thực công việc tốt theo quy định - Có chế độ đãi ngộ cho nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp cho CB-GV-NV trực tiếp soạn thảo văn nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ để thực quy định Nhà nước - Triển khai văn quy phạm Pháp luật, văn hướng dẫn văn khác có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý văn đi, văn đến người hiểu vai trò văn thư thực tốt - Thường xuyên phổ biến cập nhật hóa quy định Nhà nước công tác văn thư kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ cơng tác văn phịng cho cán bộ, giáo viên, nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao cơng việc - Nhà trường cần có chế khen thưởng, kỷ luật với cán bộ, giáo viên nhân viên, động lực thúc đẩy để người thực tốt trình thực công việc 10 - Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác quản lý giải văn việc đầu tư sở vật chất cần thiết - Cần trang bị thêm máy photocopy cho văn thư để việc quản lý thực thuận lợi Đồng thời thời gian tới tăng thêm máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ - Nên trang bị phần mềm quản lý văn giúp cho việc quản lý, khai thác giải văn nhanh chóng, kịp thời - Nếu có điều kiện nhà trường cần xây kho lưu trữ để chứa đựng tài liệu, hồ sơ nhà trường - Ban giám hiệu nhà trường cần phải quan tâm công việc cấp kinh phí thực hoạt động văn phịng như: giấy, mực, … cơng việc tiến hành thường xuyên liên tục Có sách khen thưởng thích đáng tinh thần vật chất cá nhân tập thể việc hồn thành xuất sắc nhiệm vụ - Trong thời điểm nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư cần thiết, khâu nghiệp vụ công tác văn thư nhờ vào giúp đỡ CNTT để tiết kiệm thời gian, công sức - Nhà trường cần trang bị phần mềm quản lý văn để trình quản lý sử dụng văn nhanh chống, xác Đây hoạt động mang tính đánh giá, để từ thấy mặt tích cực tiêu cực để có biện pháp xử lý kịp thời khắc phục hạn chế Đi đơi với hoạt động Ban giám hiệu nhà trường cần phải có quan tâm mức nhận thức đắn vai trò, trách nhiệm văn phịng cơng tác xử lý quản lý văn đi, đến nhà trường Để từ có nhìn khách quan việc cải tiến nâng cao hiệu hoạt động toàn diện Trên số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế công tác quản lý văn đi, văn đến Trường THCS Nguyễn Trung Trực, đồng 11 thời giúp cho nhà trường có định hướng để thực công tác văn thư theo quy định hành III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ: Kết luận: Công tác văn thư quản lý văn đi, văn đến trường THCS Nguyễn Trung Trực công tác quản lý cần thiết cho nhà trường nói riêng cho ngành giáo dục nói chung Chất lượng hiệu làm việc văn phòng trường THCS Nguyễn Trung Trực có ảnh hưởng mang tính định tới phận khác trình quản lý nhà trường Trên sở lý luận em xin đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng ngày hồn thiện cơng tác văn thư trường THCS Nguyễn Trung Trực Kiến nghị - Tạo điều kiện cho nhân viên phụ trách công tác văn thư đào tạo chuyên môn - Thường xuyên kiểm tra việc thực công tác văn thư trường học - Ban hành văn quy định công tác văn thư như: Quy chế công tác văn thư, kế hoạch thực công tác văn thư… - Cung cấp trang thiết bị cần thiết cho việc phục vụ văn phòng nhà trường - Cần trang bị phần mềm quản lý văn văn đến để giúp cho việc quản lý văn nhà trường nhanh chóng, thuận lợi đạt kết tốt - Bố trí kho lưu trữ có trang thiếu bị tối thiểu để phục vụ cho công tác quản lý văn - Có sách đại ngộ quan tâm đến chế độ nhân viên văn phòng nhà trường cho phù hợp nhằm động viên kích thích tinh thần làm việc họ 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Giáo trình Hành Văn phịng - Học viện Hành năm 2005 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng năm 2013 thông tư hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ (31/10/2013); 13 ... văn đi, văn đến Một phận quan xem nhẹ công tác quản lý giải văn Cụ thể công tác quản lý văn văn đến chưa thực quy định nhà nước Chính lí hạn chế nên tơi chọn “Cơng tác quản lý văn văn đến trường. .. luận: Công tác văn thư quản lý văn đi, văn đến trường THCS Nguyễn Trung Trực công tác quản lý cần thiết cho nhà trường nói riêng cho ngành giáo dục nói chung Chất lượng hiệu làm việc văn phịng trường. .. trường THCS Nguyễn Trung Trực huyện Đông Hải, tỉnh Bạc Liêu? ?? để nghiên cứu nhằm đề xuất giải pháp, kiến nghị để khắc phục hạn chế nhằm làm tốt công tác quản lý văn đi, văn đến quan II NỘI DUNG VÀ