CÔNG TY TNHH MIỀN NHIỆT ĐỚI NHA TRANG Địa chỉ: 40 Trần Phú – Nha Trang – Khánh Hòa DIỄN GIẢI QUY TRÌNH (về việc chọn thầu ) Cơng Đoạn Tên công đoạn LẬP KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU DỰ ÁN Trách nhiệm - BAN TGĐ - PHÒNG BAN ĐỀ XUẤT Mô tả thực hiện công đoạn Chuẩn chấp nhận MVN lập Kế hoạch Đấu thầu Dự án trình CĐT phê duyệt Hồ sơ trình phê duyệt từ MVN: 1) Tờ trình 2) Bản Kế hoạch Đấu thầu Dự án Các hồ sơ MVN phải đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ Nơi nhận phòng QLDA (CĐT) Các hồ sơ phải có file bàn giao (01 MVN, 01 CĐT) Các phòng ban chuyên môn của CĐT (QLDA,TCKT,KHTH,KDTT) tham mưu cho Ban TGĐ về Kế hoạch Đấu thầu Dự án Căn cứ vào tờ trình + Bản Kế hoạch Đấu Thầu Dự án cũng sự tham mưu chuyên môn của các phòng ban chuyên môn của CĐT.Ban TGĐ sẽ phê duyệt Kế hoạch Đấu thầu Dự án Kế hoạch phải bao gồm các nội dung hạng mục công việc, gói thầu, giá trị ước tính theo quy định pháp luật,kèm theo là các mốc thời gian phải thực hiện Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm: 1) Quyết định phê duyệt của CĐT 2) Bản Kế hoạch Đấu Thầu Dự án Kế hoạch phải được ban TGĐ phê duyệt bằng quyết định và đóng dấu thông qua Chủ trương đề xuất của phòng QLDA phải có các nội dung giải trình và phải được sự phê duyệt của Ban TGĐ trước triển khai công việc Các hồ sơ cùng với phải được lập thành 03 bộ và được đóng giáp lai Biểu mẫu áp dụng (CĐT) Biên bản bàn giao (BM01) Các hồ sơ phải được đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ ( 01 MVN, 01 TCKT, 01 KHTH) Các hồ sơ chuyển lại MVN phải được lập 02 biên bản Bàn Giao (BM01) (01 MVN, 01 CĐT) và có ký xác nhận của hai bên bàn giao Trong trường hợp phát sinh các Gói Thầu ngoài kế hoạch đã được phê duyệt thì bộ phận QLDA trực tiếp làm đề xuất với Ban TGĐ để xin chủ trương thông qua Sau có sự chấp thuận của Ban TGĐ, sẽ chuyển quyết định điều chuyển này sang MVN MVN sẽ thực hiện điều chỉnh Kế Hoạch Đấu thầu Dự án trình CĐT phê duyệt lại CĐT cung cấp các thông tin về Gói Thầu cần thực hiện bao gờm: - Giá trị gói thầu được CĐT phê duyệt Kế hoạch đấu thầu dự án - Căn cứ bản vẽ thiết kế của CĐT - Các yêu cầu về Gói Thầu LẬP DỰ TOÁN GÓI THẦU - MVN - CĐT - Bên thứ ba Căn cứ các Yều cầu của CĐT,Tư vấn lâp dự toán (bên thứ ba CĐT thuê) sẽ thực hiện việc lập dự toán Tư vấn lập dự toán lập dự toán và MVN có trách nhiệm xem xét, kiểm tra trước trình CĐT phê dụt: Các hờ sơ trình phê duyệt tới CĐT phải đầy đủ về số lượng, thành phần hồ sơ, chữ ký và đóng dấu của Tư vấn Lập dự toán Giá trị dự toán là sở để CĐT phê duyệt giá trị gói thầu Biên bản bàn giao Quyết định phê duyệt dự toán gói thầu của CĐT (BM02) Hồ sơ trình CĐT bao gồm: 1) Tờ trình MVN 2) Dự toán gói thầu Các hồ sơ MVN phải đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ Nơi nhận phòng QLDA (CĐT) Các hồ sơ phải có file bàn giao ( 01 bên thứ 3, 01 CĐT ) Trong TH có yêu cầu chỉnh sửa CĐT gửi lại yêu cầu cho bên thứ thực hiện chỉnh sửa Trong TH không có yêu cầu chỉnh sửa CĐT ( Ban TGĐ) sẽ có quyết định phê duyệt Dự toán tròng vòng (05 ngày) và gửi lại bộ hồ sơ phê duyệt cho MVN để triển khai các bước tiếp theo Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm: 1) Quyết định phê duyệt dự toán gói thầu (BM02) 2) Dự toán gói thầu Số lượng : 03 bộ Nơi nhận : 01 phòng QLDA (CĐT), 01 phòng KHTH, 01 MVN LẬP KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU - CĐT MVN Sau CĐT phê duyệt Dự toán Gói Thầu thì MVN có trách nhiệm lập Bản kế hoạch đấu thầu gói thầu trình CĐT phê duyệt Hồ sơ trình phê duyệt: 1) Tờ trình 2) Kế hoạch đấu thầu Các hồ sơ MVN phải đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ Nơi nhận phòng QLDA (CĐT) Các hồ sơ phải có file bàn giao ( 01 MVN, 01 CĐT ) Trong TH có yêu cầu chỉnh sửa CĐT gửi lại yêu cầu cho MVN chỉnh sửa vòng 05 ngày Trong TH không có yêu cầu chỉnh sửa CĐT ( Ban TGĐ) sẽ có quyết định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu vòng (05 ngày) và gửi lại bộ hồ sơ phê duyệt cho MVN để triển khai các bước tiếp theo Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm: 1) Quyết định phê duyệt của CĐT (BM03) 2) Kế hoạch đấu thầu Các hồ sơ phải được đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ ( 01 MVN, 01 TCKT, 01 KHTH) Các nôi dung Bản kế hoạch đấu thầu phải bao gồm các nội dung sau: Thơng tin về gói thầu Thơng tin về Chủ đầu tư Thông tin về Tư vấn đấu thầu Hình thức lựa chọn nhà thầu Thời điểm Chủ đầu tư mời thầu Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu Thời điểm đóng thầu Thời điểm mở thầu Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu 10 Thẩm định phê duyệt báo cáo đánh giá HSDT 11 Thương thảo hợp đồng với nhà thầu dự kiến trúng thầu 12 Thông báo kết quả đấu thầu ký hợp đồng 13 Thời gian thực hiện hợp đờng 14 Hình thức hợp đờng Qút định phê duyệt kế hoạch đấu thầu (BM03) Biên bản bàn giao MVN lập Hồ Sơ mời thầu Dự Thầu trình CĐT phê duyệt Hồ sơ trình phê duyệt: 1) Tờ trình MVN 2) Hồ sơ mời thầu Các hồ sơ MVN phải đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ Nơi nhận phòng QLDA (CĐT) Các hồ sơ phải có file bàn giao ( 01 MVN, 01 CĐT ) LẬP HỜ SƠ MỜI THẦUMỜI CHÀO GIÁ Các hờ sơ chủn lại MVN phải được lập 02 biên bản Bàn Giao (01 MVN, 01 CĐT) và có ký xác nhận của hai bên bàn giao - MVN CĐT Về phía CĐT ( phòng QLDA ) kiểm tra các hồ sơ trình phê duyệt của MVN chuyển sang, ký nháy trước trình ký TGĐ.Mọi trường hợp chấp thuận hoặc không chấp thuận của CĐT phải thông báo vòng 05 ngày Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm: 1) Quyết định phê duyệt của CĐT (BM04) 2) Hồ sơ mời thầu-chào giá Các hồ sơ phải được đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ ( 01 MVN, 01 TCKT, 01 KHTH) Các hồ sơ chuyển lại MVN phải Tiêu chí tiêu chí đánh giá Hồ Sơ Dự Thầu phải có chữ ký xác nhận và đóng dấu của MVN và CĐT Hồ sơ mời thầu sẽ bao gồm các nội dung bản cần có sau: 1) Điều kiện tiên quyết 2) Phạm vị công việc 3) Năng lực tài chính 4) Năng lực chuyên môn 5) Tiêu chí đánh giá 6) Biểu mẫu 7) Dự thảo hợp đồng Note: Tiêu chí đánh giá phải được đánh giá và được chấm điểm theo thang điểm của từng yêu cầu Dự thảo HĐ sẽ được MVN chuẩn bị gửi file mềm qua mail cho đại diện Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu (BM04) được lập 02 biên bản Bàn Giao (01 MVN, 01 CĐT) và có ký xác nhận của hai bên bàn giao của CĐT ( Phó Tổng Giám Đốc) người TGĐ định.(thời gian gửi dự thảo Hợp Đồng bắt đầu tiến hành quy trình chọn thầu) CĐT phải xác nhận qua mail về việc đã nhận được file Hợp Đồng Về phía CĐT sau nhận được file dự thảo của MVN phải kiểm tra tính pháp lý và các nôi dung đã phù hợp với yêu cầu để đảm bào thực hiện thi công gói thầu hay khơng.Cụ thể trách nhiệm tḥc phịng ban sau: - Phịng KHTT: bợ phận pháp lý kiểm tra tính pháp lý của Hợp đờng - Phịng TCKT: Kiểm tra nợi dung về tốn, hờ sơ tốn - Phịng QLDA: Kiểm tra về phạm vi công việc, nôi dung về nghiêm thu, kiểm tra nơi dung thực hiện Hợp Đờng Sau Phịng/bợ phận của CĐT kiểm tra xong sẽ xác nhận hoặc thông báo ý kiến sửa đổi hoặc điều chỉnh bằng mail với người đại diện để tổng hợp ý kiến hoặc xác nhận với MVN về bản dự thảo HĐ Thời gian phản hồi chỉnh sửa không 03 ngày kể từ ngày nhận được file dự thảo HĐ TỔ CHỨC ĐẤU THẦU - MNV CĐT B1 Lập và gửi thông báo mời thầu Sau có phê duyệt hồ sơ mời thầu-mời chào giá của CĐT, MVN sẽ thực hiện soạn thông báo mời thầu chuyển CĐT ký đóng dấu gửi các nhà thầu theo danh sách Nhà Thầu CĐT quyết định: Hồ sơ trình phê duyệt CĐT: 1) Thông báo mời thầu.(BM05) 2) Các hồ sơ đính kèm thông báo mời thầu MVN phải đóng giáp lai thành một bộ Số lượng : 03 bộ Nơi nhận phòng QLDA (CĐT) Các hồ sơ phải có file bàn giao ( 01 MVN, 01 CĐT Ghi chú: - - - Thông báo mời thầu phải đảm bảo các nội dung công việc được CĐT phê duyệt hồ sơ mơì thầu-mời chào giá Thông báo mời thầu phải thể hiện rõ địa chỉ gửi hồ sơ dự thầu là địa chỉ của Chủ Đầu Tư hoặc địa chỉ chủ đầu tư chỉ định CĐT quy định rõ về điều kiện đóng thầu Thông báo mời thầu (BM05) Biên bản đóng thầu (BM06) Biên bản mở thầu (BM06) Quyết định danh sách nhà thầu (BM10) CĐT có thể lưa chọn các hình thức chào thầu bằng cách gửi thông báo mời thầu tới trực tiếp nhà thầu hoặc đăng tải Báo đấu thầu kỳ Danh sách các nhà thầu sẽ MVN đề xuất danh sách.CĐT tham khảo danh sách các nhà thầu được đề xuất CĐT sẽ bên quyết định cuối danh sách nhà thầu sẽ gửi thông báo mời thầu Sau CĐT chốt danh sách nhà thầu sẽ gửi danh sách này sang MVN để làm cở sở thực hiện các bước tiếp theo CĐT sẽ bằng một Quyết định (BM10) gửi kèm danh sách Nhà Thầu để MVN tiến hành gửi Thông báo mời thầu B2 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu Nhà thầu Sau phát hành hồ sơ mời thầu.Việc tiếp nhận quản lý hồ sơ dự thầu của Nhà Thầu sẽ được thực hiện tại địa chỉ của CĐT (trừ trường hợp có yêu cầu khác từ phía CĐT) B3 Lập Biên bản đóng thầu và mở thầu Sau nhận hồ sơ dự thầu của các nhà thầu và tại thời điểm đóng thầu chủ đầu tư và MVN thực hiện lập Biên bản đóng thầu và Biên bản mở thầu.(BM06) Các biên bản này phải được lập và có chữ ký xác nhận của đại diện các bên (CĐT, MVN nhà thầu) Các BB phải được lập thành các bản mở thầu để đảm bảo sự công bằng chất lượng của trình đấu thầu chính (01 MVN, 01 CĐT, 01 của Nhà thầu) B4 Đánh giá hồ sơ dự thầu Các hồ sơ dự thầu sẽ MVN đánh giá các hồ sơ và gửi các báo cáo đánh giá nhà thầu cho CĐT để làm sở lựa chọn và thương thảo với nhà thầu THƯƠNG THẢO VỚI TẤT CẢ CÁC ĐƠN VỊ THAM GIA DỰ THẦU - MVN - CĐT Dựa bản đáng giá hồ sơ dự thầu MVN thực hiện CĐT sẽ trực tiếp thương lượng với các nhà thầu theo danh sách đánh giá theo thứ tự ưu tiên về điểm số và đề xuất của MVN Các bộ phận chuyên môn của CĐT và MVN tham gia việc thương lượng theo các nôi dung bản của dự thảo HĐ và là cứ để tiến hành ký kết HĐ chính thức Biên bản thương thảo HĐ sẽ được ký bên : đại diện CĐT (phòng QLDA, KHTH, TCKT), MVN, Đại diện Nhà Thầu Biên bản thương thảo HĐ sẽ được lập thành 03 bản chính : 01 CĐT, 01 MVN, 01 Nhà Thầu Sau CĐT lựa chọn được nhà thầu để ký kết HĐ thì CĐT phải Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, cùng thời điểm đó CĐT ban hành Thông báo trúng thầu gửi tới toàn bộ nhà thầu tham gia thương lượng HĐ về kết quả lựa chọn Bản thương thảo HĐ phải thống nhất các nội dung chính của bản dự thảo HĐ bao gồm như: tiến độ thi công, nội dung thực HĐ trị giá HĐ, phương thức toán HĐ, hồ sơ tốn cho đợt,các hờ sơ u cầu cần cung cấp, phạm vi công việc, phụ lục đính kèm HĐ, thưởng phạt HĐ,…và các yêu cầu khác nếu có và được đề xuất các bên Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (BM07) Thông báo trúng thầu (BM08) nhà thầu Các quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (BM07) và Thông báo trúng thầu (BM08) sẽ được gửi sang MVN để làm cở sở tiến hành các bước tiếp theo MVN sẽ hoàn thành soạn thảo HĐ cuối cùng với Nhà Thầu và in bộ HĐ chuyển sang CĐT ký và đóng dấu và chuyển cho các bên để thực hiện Các bộ phận TCKT và QLDA của CĐT có nhiệm vụ kiểm tra và ký nháy các hồ sơ bộ HĐ trước trình ký TGĐ Hờ sơ trình ký HĐ bao gồm: Ký HĐ - MVN - CĐT Hợp đồng (văn bản hợp đồng) 2.Khối lượng giá trị giao nhận thầu 3.Các biên bản, văn bản trình thương thảo hợp đờng 4.Qút định phê dụt kết quả đấu thầu 5.Thông báo trúng thầu 6.Danh mục bản vẽ thiết kế (nếu có) 7.Tiêu chí kỹ tḥt (nếu có) 8.Các tài liệu khác (Đơn dự thầu, biên bản làm rõ hồ sơ dự thầu,…) HĐ sẽ được lập thành 06 bản: 02 CĐT ( 01 phòng TCKT,01 phòng KHTH,01 QLDA),01 MVN, 02 Nhà thầu Thời gian CĐT phản hồi và ký HĐ Biên bản bàn giao không quá 07 ngày kể từ ngày CĐT nhận được HĐ TRƯỜNG HỢP ĐĂC BIỆT: Các bước Quy trình thực hiện Chỉ định thầu ( áp dụng chủ đầu tư có chủ trương thơng qua ) B1 Trên sở đánh giá vào đặc thù tính chất cơng việc của gói thầu cũng đánh giá lực kinh nghiệm của Nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu QLDA của CĐT đế xuất với CĐT bằng mợt tờ trình xin chủ trương thơng qua việc thực hiện đấu thầu theo hình thức Chỉ định thầu ( trường hợp kế hoạch đấu thầu dự án chưa được CĐT phê duyệt) B2 Sau CĐT chấp thuận chủ trương bằng quyết định phê duyệt chủ trương chỉ định thầu (BM 09), MVN cứ mục tiêu, phạm vi cơng việc giá gói thầu được phê duyệt chuẩn bị gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được chủ đầu tư chỉ định đánh giá hồ sơ đề xuất B3 Trên sở đánh giá hờ sơ đề x́t ( nếu có ) các bên thương thảo, hoàn thiện HĐ làm sở ký kết hợp đồng Yêu cầu: Biên bản thương thảo HĐ sẽ được ký bên : đại diện CĐT (phòng QLDA, KHTH, TCKT), MVN, Đại diện Nhà Thầu Biên bản thương thảo HĐ sẽ được lập thành 03 bản chính : 01 CĐT, 01 MVN, 01 Nhà Thầu Bản thương thảo HĐ phải thống nhất các nội dung chính của bản dự thảo HĐ bao gồm như: tiến độ thi công, nội dung thực HĐ trị giá HĐ, phương thức toán HĐ, hồ sơ toán cho các đợt,các hồ sơ yêu cầu cần cung cấp, phạm vi công việc, phụ lục đính kèm HĐ, thưởng phạt HĐ,…và các yêu cầu khác nếu có và được đề xuất các bên B4 Sau thương thảo, hồn thiện hợp đờng, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả chỉ định thầu ký kết hợp đồng với nhà thầu HĐ sẽ được lập thành 06 bản: 02 CĐT ( 01 phòng TCKT,01 phòng KHTH,01 QLDA),01 MVN, 02 Nhà thầu Hợp đồng ký kết giữa bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, biên bản thương thảo hợp đồng tài liệu liên quan khác ** Tất cả bước q trình triển khai nếu có điều chỉnh phải được CĐT thông qua chủ trương trước tiến hành ... sẽ có quy? ?́t định phê duyệt Dự toán tròng vòng (05 ngày) và gửi lại bộ hồ sơ phê duyệt cho MVN để triển khai các bước tiếp theo Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm: 1) Quy? ?́t... có quy? ?́t định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu vòng (05 ngày) và gửi lại bộ hồ sơ phê duyệt cho MVN để triển khai các bước tiếp theo Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm: 1) Quy? ?́t... chỉ chủ đầu tư chỉ định CĐT quy định rõ về điều kiện đóng thầu Thông báo mời thầu (BM05) Biên bản đóng thầu (BM06) Biên bản mở thầu (BM06) Quy? ?́t định danh sách nhà thầu