KỸ NĂNG GIAO TIẾP GIÚP PHỎNG VẤN XIN VIỆC

kỹ năng mềm phỏng vấn xin việc giúp bạn xin việc 1 cách dễ dàng hơn bên cạnh đó đem lại những thành tích tốt trong ăn nói gây thiện cảm tốt cho người nghe chúc bạn thành công trong sự nghiệp nhờ bài viết này cố gắng lên

CHƯƠNG 1: 1.1 KỸ NĂNG GIAO TIẾP KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI GIAO TIẾP 1.1.1 Khái niệm giao tiếp Ngạn ngữ Latinh có câu: “Người sống Thánh nhân, Quỉ sứ” Phàm người phải sống xã hội định, sinh hoạt nhóm người, tập thể cộng đồng người khác Trong trình sống làm việc chung với người, người có nhiều nhu cầu cần thỏa mãn, có nhu cầu tâm lý xã hội, như: trao đổi thông tin, trao đổi kinh nghiệm với người xung quanh; chia sẻ tâm tư, tình cảm, niềm vui, nỗi buồn với người khác; hợp tác, giúp đỡ người xung quanh mong người giúp đỡ gặp khó khăn, hoạn nạn,… Tất nhu cầu tâm lý xã hội thỏa mãn thơng qua giao tiếp Giao tiếp hoạt động bản, nhu cầu thiếu người Để tồn phát triển, hàng ngày, hàng giờ, người thực việc giao tiếp Đặc biệt nhà quản trị, dù cấp thấp hay cấp cao, phận nào: kinh doanh, bán hàng, marketing hay quản trị nhân sự, kế tốn, tài chính, kỹ thuật, sản xuất, công nghệ thông tin, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ,… họ phải tiến hành việc giao tiếp, giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với cấp dưới, với đồng nghiệp, với khách hàng,… Nhà quản trị làm việc hiệu có khả giao tiếp tốt Vậy giao tiếp gì? Trả lời câu hỏi này, sống đời thường, nhận câu trả lời ngắn gọn, cụ thể, như: Giao tiếp trao đổi thông tin Giao tiếp việc chuyển tải ý tưởng từ người sang người khác Giao tiếp việc nói với người khác điều Giao tiếp việc chia sẻ thông tin tạo dựng mối quan hệ Giao tiếp giới thiệu với người khác Giao tiếp việc hướng dẫn người khác làm việc đó,… Điều thú vị có tới 80% thành viên lớp Giám đốc điều hành (CEO), lớp Cao học chức (học viên cán đương chức) đưa câu trả lời “Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin” Như vậy, cương vị khác nhau, người ta đưa câu trả lời khác câu hỏi: “Giao tiếp gì?” Để trả lời câu hỏi này, nhà nghiên cứu đứng góc độ chuyên mơn đưa nhiều khái niệm khác Có thể chia tập hợp khái niệm giao tiếp thành hai nhóm lớn: Nhóm nhà nghiên cứu: TS Thái Trí Dũng, TS Nguyễn Văn Tuấn, Phạm Phương Trung, thống với quan điểm: Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ người với người, người với yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu định Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố, trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác tìm hiểu người khác Tương ứng với yếu tố giao tiếp có ba khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại tri giác (Kỹ giao tiếp thương lượng kinh doanh, TS Thái Trí Dũng, tr 7,8) Hay tác giả Tơn Khánh Hịa viết cách ngắn gọn hơn: “Giao tiếp biểu mối quan hệ xã hội mà người phải tham gia” Dựa theo Business Communications tác giả William C.Himstreet Wayne Murlin Baty, TS Vũ Thị Phượng Dương Quang Huy cho rằng: Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin cá nhân thông qua hệ thống bao gồm ký hiệu, dấu hiệu hành vi Giao tiếp hiểu hình thức biểu lộ tình cảm, trị chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thơng tin Như vậy, giao tiếp xây dựng thông điệp, gửi với hy vọng người nhận hiểu nội dung thơng điệp (Giao tiếp kinh doanh, TS Vũ Thị Phượng, Dương Quang Huy, tr 9) Các tác giả Phan Thanh Lâm, Nguyễn Thị Hịa Bình, sở tổng hợp quan điểm nhiều tác giả nước ngoài, cho rằng: Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin Cịn tác giả sách “Học để thành công – học để giàu” Chương trình Phát triển Kinh tế Tư nhân (MPDF) viết cách đầy đủ hơn: Giao tiếp việc trao đổi thông tin người thường dẫn tới hành động Ngồi ra, cịn nhiều định nghĩa khác giao tiếp, định nghĩa có ưu nhược điểm riêng Trên sở nghiên cứu trình giảng dạy giao tiếp, xin đưa định nghĩa: Giao tiếp hành vi trình, người tiến hành trao đổi thơng tin với nhau, nhận thức, đánh giá nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn (Giao tiếp kinh doanh sống, PGS TS Đoàn Thị Hồng Vân, ThS Kim Ngọc Đạt, tr 4) Trong định nghĩa muốn nhấn mạnh: giao tiếp hành vi người (nói, nghe, hỏi, đáp, viết, sử dụng phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ, cách đối nhân xử thế…) q trình gồm mảng hoạt động có liên quan mật thiết với nhau, q trình trao đổi thơng tin, q trình nhận thức đánh giá trình tác động qua lại lẫn nhau, biểu hành động cụ thể Trước hết giao tiếp q trình trao đổi thơng tin chủ thể tiến hành giao tiếp Trong người – người gửi, gửi thông tin đến nhiều người khác – người nhận Người nhận sau nhận thông điệp người gửi gửi lại thông điệp phản hồi để chứng tỏ nhận thơng điệp hiểu Do đó, giao tiếp q trình trao đổi thơng tin hai chiều, hai bên tham gia chủ thể tích cực, bên đồng thời vừa người nhận, vừa người gửi thông tin, đổi vai cho Cùng với q trình trao đổi thơng tin, chủ thể giao tiếp nhận thức, tìm hiểu lẫn Quá trình nhận thức bao gồm: nhận thức đối tác giao tiếp nhận thức rõ thân Giao tiếp khơng dừng mức độ trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, hiểu biết nhau, mà cịn q trình tác động, ảnh hưởng lẫn chủ thể giao tiếp Đây trình phức tạp, chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố, diễn nhiều hình thức, như: lây lan, bắt chước, ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm,… 1.1.2 Phân loại giao tiếp Người ta phân loại giao nhiều tiêu chí khác nhau, kể số cách phân loại bản: 1.1.2.1 Phân loại theo cách tiếp xúc giao tiếp Theo cách phân loại có: giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp a Giao tiếp trực tiếp: Là hình thức giao tiếp, đối tượng giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau, sử dụng ngôn ngữ phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ để truyền cho ý nghĩ tình cảm Đây loại hình giao tiếp phổ biến hiệu nhất, tình mặt đối mặt, nhờ có thơng tin khơng lời kèm mà thông tin chưa rõ nghĩa, chưa đầy đủ, hay hiểu lầm điều chỉnh kịp thời trình giao tiếp Trong sống, giao tiếp trực tiếp diễn hình thức: vấn, đàm thoại trực tiếp, hội nghị bàn trịn, họp nhóm, đàm phán song phương đa phương (bằng đường gặp mặt trực tiếp),… b Giao tiếp gián tiếp: Là hình thức giao tiếp thơng qua phương tiện trung gian như: thư từ, điện thoại, fax, telex (hệ thống thông tin liên lạc máy điện báo/máy đánh điện ghi chữ), vô tuyến truyền hình, internet,… So với giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp đơn giản, địi hỏi nghi lễ phức tạp, tốn thời gian, tiền bạc hiệu thơng tin phản hồi chậm, hình thức giao tiếp văn Hơn nữa, giao tiếp gián tiếp phương tiện phi ngôn ngữ không phát huy tác dụng, đối tác khơng thể hiểu hết khía cạnh tế nhị, nhạy cảm thơng tin truyền, dẫn tới hiểu lầm đáng tiếc giao tiếp Trong kinh tế số, với phát triển phương tiện truyền thông đại, hạn chế giao tiếp gián tiếp dần khắc phục Tất nhiên giao tiếp kinh doanh tiến hành hình thức hiệu (trực tiếp) Đơi lý thời gian, khơng gian, tài chính,… mà nhà kinh doanh phải giao tiếp gián tiếp với Hơn nữa, việc kết hợp hình thức giao tiếp khác để giải vấn đề thường lại đem đến hiệu chung tốt Chẳng hạn, gặp vấn đề phức tạp, nên tiến hành trao đổi thông tin dạng văn trước, sau tiến hành thảo luận trực tiếp Như hai bên có hội, thời gian để nghiên cứu vấn đề chuẩn bị tốt cho gặp gỡ trực tiếp Hoặc là, sau thỏa thuận với vấn đề gặp gỡ mặt đối mặt, khẳng định lại điều văn Bởi giao tiếp văn thường có tính pháp lý cao (“giấy trắng, mực đen”), tiện cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu 1.1.2.2 Phân loại theo hình thức tổ chức giao tiếp Trong tổ chức dù lớn hay nhỏ có mạng lưới truyền tin riêng Trong mạng lưới tồn hai kiểu giao tiếp: giao tiếp thức giao tiếp khơng thức a Giao tiếp thức: Đây hình thức giao tiếp thực theo quy định tổ chức hình thức, như: phân cơng cơng tác, phổ biến công việc, đàm phán,… Trong mạng lưới này, thông tin truyền theo ba hướng: Thông tin xuống (từ cấp xuống cấp dưới) Thông tin lên (từ cấp lên cấp trên) Thông tin ngang cấp (được truyền phận chức năng, đồng nghiệp với nhau) Trong tổ chức giao tiếp thức chiếm tỷ lệ cao có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động tập thể b Giao tiếp khơng thức: Là hình thức giao tiếp thực khơng theo quy định tổ chức, mà dựa sở quan hệ cá nhân, ví dụ: giao tiếp bạn bè với nhau, lãnh đạo trò chuyện riêng tư với nhân viên,… Trong tổ chức, biết sử dụng nơi, lúc kiểm sốt giao tiếp khơng thức có vai trị tích cực, giúp tạo bầu khơng khí đầm ấm, vui tươi, thân mật, hiểu biết lẫn nhau, tạo điều kiện cho giao tiếp thức phát huy tác dụng Chính vậy, tổ chức ngày quan tâm đến việc cho nhân viên tham quan, dã ngoại Khi tổ chức hội nghị, hội thảo quan trọng, đàm phán dài ngày phức tạp, chủ nhà thường tổ chức cho khách tham quan danh lam, thắng cảnh địa phương, dự yến tiệc,… để tạo bầu khơng khí làm việc tốt, đặc biệt thiết lập quan hệ với yếu nhân Tuy nhiên, giao tiếp khơng thức có mặt trái nó, khơng kiểm sốt được, gây nhiễu, dẫn đến đối xử thiên vị, bất cơng, gây đồn kết nội bộ, chí làm ly tán lòng người, hủy hoại tổ chức 1.1.2.3 Phân loại dựa vào tâm lý hai bên giao tiếp Giao tiếp mạnh Giao tiếp yếu Giao tiếp cân Thế tâm lý tức vị tâm lý hai người quan hệ giao tiếp, nói lên mạnh mặt tâm lý (ví dụ: cần ai, không cần ai; sợ ai, không sợ ai…) Thế tâm lý người người khác chi phối hành vi giao tiếp họ Chẳng hạn, giao tiếp với bạn bè lớp (là cân bằng) có hành vi, cử chỉ, tư khác so với giao tiếp với người giám đốc vấn xin việc làm (khi mà yếu) Chính để có hành vi giao tiếp cho hợp lý, cần phải xác định tâm lý ta so với đối tượng, tức xem mạnh mặt tâm lý giao tiếp Khi đánh giá tâm lý nhau, cần ý so sánh nhiều khía cạnh khác nhau, chủ quan, phiến diện, mà dẫn đến sai lầm Bởi ta với đối tượng giao tiếp có nhiều mối quan hệ ràng buộc, có mạnh họ mối quan hệ này, họ lại mạnh ta mối quan hệ khác Trong giao tiếp phải ý điều chỉnh tâm lý cho phù hợp với tình cụ thể 1.1.2.4 Phân loại theo thái độ chiến lược giao tiếp Theo cách phân loại có kiểu giao tiếp bản: Cộng tác (Collaboration) Thỏa hiệp (Compromise) Cạnh tranh (Competition) Nhượng (Accomodation) Tránh né (Avoidance) Giao tiếp kiểu cộng tác cịn có tên gọi giao tiếp kiểu Thắng – Thắng (win – win) Trong kiểu giao tiếp bên ln mong muốn tìm kiếm lợi ích chung, để thỏa mãn nhu cầu Những người thích chọn kiểu giao tiếp thường nhìn sống hợp tác, mặc lập trường cá nhân, cạnh tranh khốc liệt lợi ích quyền lực Giao tiếp kiểu cộng tác xây dựng dựa nguyên lý: “Có đủ phần cho người, thành công người không cản trở loại trừ thành công người khác” Kiểu giao tiếp thường áp dụng đàm phán, mà bên muốn hợp tác nhằm tìm kiếm lợi ích chung Giao tiếp kiểu thỏa hiệp cịn có tên gọi kiểu giao tiếp chấp nhận “Một phần thắng, phần thua” (win some – lose some) Kiểu giao tiếp thường sử dụng làm giải pháp tình thế, bên quan tâm đến mối quan hệ lợi ích từ mối quan hệ cịn bên quan tâm mức trung bình Để tạo dựng giữ gìn mối quan hệ, bên chấp nhận “thắng phần, thua phần”, tức chấp nhận “lùi bước” để “tiến hai bước” tương lai Giao kiểu cạnh tranh gọi giao kiểu Thắng – Thua (win – lose) Mục đích kiểu giao tiếp nhằm đè bẹp đối phương cách Giao kiểu cạnh tranh xây dựng sở nguyên lý “Miếng bánh cố định” hay “Cuộc chơi có tổng khơng đổi”, theo người ta nghĩ “nếu tơi thắng anh thua ngược lại” Những người có tính cách độc đốn, thích dùng quyền lực để lệnh, ép buộc người khác làm theo ý thường chọn kiểu giao tiếp Người giao kiểu Thắng – Thua thường khơng giữ chữ tín sẵn sàng dùng thủ đoạn để giành phần lợi mình, không tạo dựng giữ mối quan hệ tốt đẹp, bền lâu với đối tác Giao kiểu nhượng gọi giao kiểu Thua – Thắng (lose – win) Người chọn kiểu giao tiếp thường khơng có tiêu chuẩn, khơng có u cầu, khơng có kiến, dự định, họ dễ dàng lùi bước, chấp nhận thua thiệt, đối tác hài lịng, để giữ gìn mối quan hệ Ngay bước vào cuộc, người chủ trương nhượng nghĩ: “Tôi thua, anh thắng”, “Tôi chấp nhận thua để giữ bình yên” – Trong kinh doanh, chọn giao kiểu này, bạn chịu nhiều thua thiệt, gặp phải đối tác chọn kiểu giao tiếp Thắng – Thua Giao kiểu né tránh gọi giao kiểu Thua – Thua (lose – lose) Giao kiểu né tránh xảy bên không quan tâm thích đáng đến vấn đề giao tiếp lợi ích Từ dẫn đến khơng có dự định, tiêu chuẩn, kiến, chiến lược, sách lược khoa học giao tiếp Họ để mặc cho việc muốn đến đâu đến, gặp vấn đề khó khăn xảy mâu thuẫn, họ chọn đường né tránh, tự nguyện rút lui, kết cục việc diễn không với mong đợi đôi bên – đôi bên thua Giao tiếp kiểu Thua – Thua xảy đôi bên cương chọn kiểu Thắng – Thua Họ cứng rắn việc theo đuổi mục đích Đơi bên cứng nên mối quan hệ căng thẳng đến lúc giao tiếp tan vỡ, hai bên không đạt mục đích – đơi bên thua 1.1.2.5 a Các cách phân loại khác Dựa vào mục đích, nội dung giao tiếp có loại giao tiếp sau: Giao tiếp nhằm thông báo cho đối tác thông tin Giao tiếp để tác động đến đối tác nhằm làm thay đổi hệ thống động giá trị họ Giao tiếp nhằm khuyến khích, động viên đối tác giao tiếp thực công việc b Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp có loại giao tiếp sau: - Giao tiếp cá nhân – giao tiếp hai ba người với Giao tiếp xã hội giao tiếp người với nhóm người (như lớp học, hội nghị…) Giao tiếp nhóm loại hình giao tiếp đặc trưng tập thể nhỏ (các nhóm) liên kết với hoạt động chung phục vụ cho hoạt động 1.2 CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP Trong trình giao tiếp phải sử dụng phương tiện giao tiếp Phương tiện giao tiếp tất yếu tố mà dùng để thể thái độ, tình cảm, mối quan hệ tâm lý khác giao tiếp Phương tiện giao tiếp phong phú đa dạng, chia chúng thành hai nhóm chính: ngơn ngữ phi ngơn ngữ Giao tiếp ngôn ngữ giao tiếp phi ngôn ngữ tách rời nhau, mà thường bổ sung cho Trong mối quan hệ tương đối gần gũi, thân thiết, giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm ưu hơn, cịn mối quan hệ nhiều có tích chất xã giao làm cho giao tiếp ngơn ngữ 1.2.1 Ngơn ngữ Ngơn nói Ngôn ngữ hệ thống từ dùng để làm phương tiện giao tiếp Ngôn ngữ phương tiện giao tiếp chủ yếu người Nhờ ngôn ngữ người ta trao đổi với loại thơng tin, như: diễn tả hành động, vật, việc, trạng thái, tình cảm, mong muốn, suy nghĩ,… Hiệu giao tiếp ngôn ngữ phụ thuộc vào yếu tố sau: 1.2.1.1 Nội dung ngôn ngữ Tức ý nghĩa lời nói, từ Khi giao tiếp ngôn ngữ cần tuân thủ nguyên tắc: xác, rõ ràng, ngắn gọn Cần tránh dùng từ, câu, cấu trúc hiểu đa nghĩa, làm cho đối tác giao tiếp hiểu lầm Trong nhiều cách để diễn đạt vấn đề, nên chọn cách diễn đạt nghĩa, ý, ngắn gọn nhất, tránh dùng từ, câu, cấu trúc thừa Cần ý khắc phục bệnh nói “dài, dai, dại, dở, dốt” Bên cạnh đó, cần cẩn trọng việc chọn từ ngữ, cách diễn đạt, cho thể ý muốn mình, đồng thời làm cho đối tác giao tiếp khơng lịng Người xưa có câu: “Uốn lưỡi bảy lần trước nói” hay: “Lời nói khơng tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lịng nhau” 1.2.1.2 Tính chất ngơn ngữ Trong giao tiếp tính chất ngơn ngữ nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu,… đóng vai trị quan trọng Có người trơng vào “cái coi được”, họ tiếng chát chúa hay the thé làm cho ta “cụt hứng” Cũng có người nhờ tiếng nói ấm áp, dịu dang, quyến rũ làm cho người nghe cảm tình ngay, dung mạo khơng lấy làm khả Trong nói, cần ý tới giọng điệu, ngữ điệu Lời nói có rõ ràng, khúc chiết hay không, phụ thuộc nhiều vào cách nhấn giọng Nhờ cách nhấn giọng người nói làm cho người nghe ý đến lời nói Muốn nhấn giọng cho phải hiểu rõ nói suy nghĩ, đắn đo lời Biết nhấn mạnh lời quan trọng để lời nói phụ lướt nhẹ Hai yếu tố khác thay đổi ý nghĩa lời nói cách uốn giọng ngữ điệu Trong lúc nói phải có lúc lên giọng, xuống giọng, lúc nhặt, lúc khoan, lúc nói nhẹ, lúc gằn tiếng lời nói bật lên Trước sau nói lời quan trọng phải ngừng lúc, người nghe ý 1.2.1.3 Điệu nói Điệu cử tay chân vẻ mặt Có vừa nói vừa chỉ, vừa nói vừa nhìn chằm chằm, vừa nói vừa liếc, vừa vuốt ve, âu yếm… Thường điệu phụ họa theo lời nói để giúp thêm ý nghĩa cho Tuy nhiên việc sử dụng điệu nói phải phù hợp với phong tục, tập quán, văn hóa Những cử chỉ, điệu tự nhiên đáng yêu nhất, đừng gị ép cách bắt chước điệu người hay người khác Cùng với phát triển nhân loại, chữ viết đời Và từ đó, giao tiếp ngơn ngữ khơng giới hạn giao tiếp lời nói, mà cịn có giao tiếp thơng qua chữ viết Giao tiếp hình thức lời nói, hay viết có ưu, nhược điểm riêng phát huy tác dụng tốt sử dụng hoàn cảnh phù hợp Giao tiếp hình thức nói đem lại hiệu cao trường hợp sau: - Cần truyền tin nhanh, gấp Muốn có phản hồi Muốn trực tiếp trao đổi thêm thông tin ý tưởng với đối tác giao tiếp Khi sử dụng ngữ điệu hay cách diễn đạt điệu có vai trị quan trọng giúp việc giao tiếp thành cơng mỹ mãn Khi không cần phải ghi chép văn để lại làm chứng Cịn giao tiếp hình thức viết lại phát huy tác dụng tốt trường hợp: Thông tin cần lưu giữ để tham khảo, sử dụng tương lai; Thông tin (các hợp đồng, thỏa thuận) cần lưu giữ để làm tổ chức thực hiện, giám sát công việc giải tranh chấp (nếu có) sau này; Thơng tin cần kiểm sốt xác ngày giờ, địa điểm nhận thông tin; Thông tin phải giữ bí mật Khoa học kỹ thuật phát triển, đặc biệt lĩnh vực công nghệ thông tin viễn thông, làm xuất thêm nhiều phương tiện giao tiếp Giờ đây, tiến hành giao tiếp người ta có nhiều khả lựa chọn Có thể sử dụng cách sau đây: Mặt đối mặt, thông qua hình thức nói Sử dụng văn bản, thơng qua việc viết in giấy Điện thoại Fax Hộp thư thoại trung tâm nhắn tin Điện thoại truyền hình (dùng phương tiện đại kết nối giọng nói hình ảnh để vượt qua khoảng cách khơng gian) Trao đổi thơng qua hệ thống máy tính Internet (mail, chat, đơi có hình ảnh) Phịng nói chuyện gẫu (giúp trì việc thay đổi liên tục đối tác giao tiếp)… Kết hợp hình thức 1.2.2 Giao tiếp phi ngôn ngữ Trong giao tiếp tỷ lệ điều hiểu mà có nhờ nghe qua lời nói Các nhà nghiên cứu rằng, giao tiếp tác động từ ngữ chiếm từ 30 – 40%, phần lại cách diễn đạt thể, giao tiếp không lời qua vẻ mặt, động tác, dáng điệu tín hiệu khác Việc nghiên cứu phương tiện phi ngôn ngữ quan trọng, giúp trở nên nhạy cảm giao tiếp 1.2.2.1 Nét mặt Trong giao tiếp nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc người Các công trình nghiên cứu thống nét mặt người biểu lộ sáu cảm xúc: vui mừng, buồn, ngạc nhiên, sợ hãi, tức giận ghê tởm Nét mặt “tấm gương phản chiếu tâm hồn” người Ngồi tính biểu cảm, nét mặt cịn cho ta biết nhiều cá tính người Người có nét mặt căng thẳng thường người dứt khoát, trực tính; người có nét mặt mềm mại vùng miệng, hịa nhã, thân mật, biết vui đùa dễ thích nghi giao tiếp Nhướng mày thường dấu hiệu cho biết người ta không hiểu muốn lặp lại thơng tin Đơi khơng tin tưởng Nhăn trán, cau mày dấu hiệu phổ biến lúng túng lo lắng, biểu giận Cần lưu ý: biểu nét mặt qua nhanh, q trình giao tiếp với người khác, phải luôn theo dõi biến động nét mặt đối tác 1.2.2.2 Nụ cười Trong giao tiếp người ta dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ Con người có bao nhiểu kiểu cười có nhiêu cá tính Có cười tươi tắn, hồn nhiên, đơn hậu; có cười chua chát, miễn cưỡng, đanh ác; có cười đồng tình, thơng cảm; có cười chế diễu, khinh bỉ… Mỗi điệu cười biểu thái độ đó, giao tiếp, phải tinh nhạy quan sát nụ cười đối tượng giao tiếp để biết lòng họ, đồng thời phải biết sử dụng nụ cười chỗ, lúc để gây thiện cảm với đối tác, tạo bầu khơng khí giao tiếp thoải mái, thân thiện, đem lại hiệu cao 1.2.2.3 Ánh mắt Dân gian có câu “đơi mắt cửa sổ tâm hồn”, lẽ cặp mắt điểm khởi đầu cho tất nghiên cứu, quan sát, tìm hiểu, qua ánh mắt người nói lên nhiều thứ Ánh mắt phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng ước nguyện người bên ngồi Trong giao tiếp ánh mắt cịn đóng vai trị “đồng hóa” câu chuyện, biểu ý, tơn trọng, đồng tình hay phản đối Ánh mắt giao tiếp phụ thuộc vào vị trí xã hội bên Người có địa vị xã hội cao (hay tự cho có vai trị cao hơn) thường nhìn vào mắt người nhiều hơn, kể nói lẫn nghe Ánh mắt người phản ánh cá tính người đó: Người có óc thực tế thường có nhìn lạnh lùng, người thẳng nhân hậu có nhìn thẳng trực diện, người nham hiểm đa nghi có nhìn xoi mói, lục lọi… 1.2.2.4 Các cử Các cử gồm chuyển động đầu (gật đầu, lắc đầu,…), bàn tay (vẫy, chào, khua tay), cánh tay… Vận động chúng có ý nghĩa định giao tiếp Thật vậy, chuyển động đầu “đồng ý” hay “không đồng ý”, bàn tay lời mời, từ chối, chống đối hay van xin,… Người ta dùng cử để điều khiển giao tiếp, chẳng hạn số vận động tay đầu có ý nhắc người đối thoại nói nhanh, chậm, dừng lại hay giải thích thêm Mũi phương tiện truyền thơng, nhìn người khác với vẻ coi khinh người ta thường nhìn xuống mũi Khi động tác kèm theo hít vào khinh khỉnh thái độ phủ nhận lại gia tăng Ngoài cử le lưỡi thiếu tơn kính ra, lưỡi dùng truyền thông không chủ định Chúng ta liếm môi căng thẳng đứng trước điều kích động, lúng búng lưỡi miệng nói điều mà khơng thực muốn nói khơng tin tưởng cho Muốn trao đổi thông tin cách hiệu người gửi thơng tin phải trả lời thấu đáo câu hỏi sau đây: What? Truyền thông tin gì? Why? Tại lại phải truyền thơng tin đó? Who? Đối tượng truyền thơng tin ai? Người có trình độ học vấn, văn hố, tuổi tác, địa vị, mong muốn,… nào? When? Việc truyền tin thực bào thích hợp nhất? Where? Cần truyền tin đến nơi nào? Ở đâu? How? Chọn cách truyền tin để mang lại hiệu mong muốn? Ngồi ra, thơng điệp chuyển phải xác, rõ ràng, ngắn gọn phải tạo trạng thái tâm lý thoải mái, hào hứng cho người nhận tin Cần lưu ý: trao đổi thông tin q trình hai chiều nên người gửi thơng tin phải theo dõi thông tin phản hồi từ đối tác giao tiếp, để kịp thời điều chỉnh trình chuyển tin cho hiệu Trong trình trao đổi thơng tin, khâu truyền tin lẫn nhận tin quan trọng Nếu khâu truyền tin thực tốt, khâu nhận thông tin không thành cơng q trình giao tiếp khơng thể thành công Để nhận tin hiệu người nhận thông tin cần trả lời xác câu hỏi sau: What? Thơng tin đối tác truyền gì? Why? Tại họ lại truyền thơng tin đi? Who? Ai người gửi thông tin, đặc điểm tính cách, trình độ, sở thích, mong muốn người gửi thông tin? When? Thông tin gửi nào? Where? Thông tin chuyển từ đâu? How? Thông tin chuyển cách nào? Trên sở trả lời câu hỏi nêu trên, người nhận tin giải mã xác thơng điệp nhận có phản hồi thích hợp Trong q trình nhận tin cần tìm hiểu kỹ thái độ, tình cảm đối tác Phải biết đặt vào vị trí họ, phải biết gạt bỏ mặc cảm, thành kiến, cố gắng tìm ý đúng, lẽ phải đối tác Muốn nhận tin cần phải biết tự chủ kiềm chế cảm xúc cảm xúc khơng kiềm chế thường làm cho người ta tiếp nhận thông tin sai lệch Để q trình trao đổi thơng tin thành cơng, bên cạnh việc người gửi nhận thơng tin thực tốt yêu cầu nêu trên, cần ý tới chất lượng kênh truyền thông biện pháp khắc phục/ hạn chế yếu tố gây nhiễu (các rào cản trình giao tiếp) 1.3.2 Quá trình nhận thức Trong giao tiếp bên không trao đổi thông tin với nhau, mà cịn tìm hiểu, nhận thức lẫn Nhận thức sở làm nảy sinh tình cảm, hiểu biết, gắn bó phụ thuộc lẫn chủ thể giao tiếp Nhận thức có đắn giao tiếp hiệu Quá trình nhận thức giao tiếp bao gồm: nhận thức người khác nhận thức thân 1.3.2.1 Nhận thức người khác Trong suốt trình giao tiếp, chủ thể giao tiếp tri giác lẫn Tri giác trình nhận thức đối tượng giao tiếp đường cảm tính nhờ giác quan (thị giác, thính giác,…) thông qua việc quan sát tướng mạo, nét mặt, ánh mắt, lời nói, nụ cười, đứng, dáng đi, cách ăn mặc, trang điểm hành vi, cử khác… Trên sở kết thu nhờ tri giác, tư giúp người phán chất bên đối tượng giao tiếp, như: đạo đức, lực phẩm chất, nhân cách khác Nói tóm lại, nhận thức người khác q trình tri giác đặc điểm bên ngồi phán chất bên đối tượng cần nhận thức Quá trình nhận thức chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố, như: yếu tố liên quan đến chủ thể nhận thức (đặc biệt yếu tố đời sống tâm lý ảnh hưởng mạnh đến nhận thức nhu cầu – tính lựa chọn, ấn tượng, tâm trạng, tình cảm, trạng thái hưng phấn, hứng thú, định kiến, khuôn thước,…); Các yếu tố liên quan đối tượng nhận thức bối cảnh giao tiếp 1.3.2.2 Nhận thức thân Trong q trình giao tiếp người khơng nhận thức người khác mà cịn ln nhận thức, khám phá thân Tự nhận thức q trình người xây dựng cho khái niệm/ hình ảnh thân Việc tạo hình ảnh thân có vai trị quan trọng có ảnh hưởng định đến hành vi người trình giao tiếp Cách xử người phụ thuộc nhiều vào việc họ tự đánh giá thân Qua tương tác với đối tác giao tiếp, người biết nào, có tài hay “bất tài, vô dụng”, tôn trọng hay bị xem thường, người yêu mến hay khinh ghét,… Tóm lại, giao tiếp với người khác, người khám phá đầy đủ, xác thân Khả nhận thức người khác tự nhận thức thân có mối quan hệ mật thiết với Tự nhận thức thân xác phong phú việc nhận thức người khác phong phú, xác nhiêu ngược lại 1.3.2.3 Cửa sổ Johary mối quan hệ nhận thức tự nhận thức Cửa sổ Johary khái niệm hai tác giả Joseph Luft Harry Ingham (Johary ghép từ đầu tên hai tác giả) xây dựng để mô tả mối quan hệ nhận thức, tự nhận thức tính cởi mở, phản hồi giao tiếp Cửa sổ có phụ thuộc vào mức độ mà tự biết mà người khác biết ta Hình 1.2 - Cửa sổ Johary + Khu vực I – Khu vực CHUNG hay gọi khu vực mở tương ứng với mà biết người khác biết + Khu vực II - khu vực MÙ tương ứng với mà khơng biết mình, người khác lại biết Có mà khơng biết người khác khơng tự nguyện chia sẻ thông tin phản hồi không giao tiếp với ta, có thơng tin hành vi thành lời không thành lời không thèm đếm xỉa đến chúng + Khu vực III - Khu vực RIÊNG tương ứng với mà biết cịn người khác khơng biết Nó coi riêng giao tiếp không cởi mở để bộc lộ với người khác + Khu vực IV - Khu vực KHÔNG NHẬN BIẾT tương ứng với mà lẫn người khác không biết, thông thường bao gồm lĩnh vực vô thức tiềm thức Mỗi khu vực mở rộng hay bị thu hẹp phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố giao tiếp, phản hồi tính cởi mở Sự phản hồi Là xu hướng mà người khác sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ, đánh giá họ Đó thiện ý cởi mở nỗ lực người khác việc phản hồi thích đáng cho Tuy nhiên, xu hướng mà cố gắng lắng nghe người khác nhận xét, đánh giá thông qua thông tin lời thông tin không lời Sự phản hồi làm cho khu vực “chung” mở rộng làm cho khu vực “mù” thu hẹp Trong giao tiếp cần phải biết cách khuyến khích đối tượng chia sẻ cảm tưởng, suy nghĩ với để tăng thêm phản hồi, không nên cắt ngang lấn át ý kiến phản hồi họ Chẳng hạn, hai mẹ nhà qua cửa hàng bách hoá em bé gái ý tới cặp sách trưng bày tủ kính Em nói “Con thấy cặp đẹp ghê mẹ ạ” Bà mẹ phải cảm nhận tình cảm mình, lại mắng ln “Con q lắm, mẹ vừa mua cho nhân ngày khai trương cịn gì, chúa hay vịi” Cơ bé rút điều từ chuyện này? Có lẽ nghĩ, khơng nói với mẹ điều Và chuyện tiếp tục lặp lặp lại có lẽ bà mẹ chẳng có hội nhận phản hồi từ Trong trường hợp bà mẹ phải làm gì? Trước hết bà mẹ phải cơng nhận mong muốn đáp lại cách “Ừ, mẹ thấy cặp đẹp thích phải khơng?” Và bé trả lời đồng ý Khi bà mẹ đưa câu hỏi tiếp “Nhưng nghĩ không mua cặp đó?” Cơ bé hiểu có lẽ nói “Bởi mẹ mua cho nhân ngày khai trường rồi” Bà mẹ kết thúc đàm thoại câu có hàm ý ủng hộ “Nếu năm học giỏi sang năm mẹ mua cho cặp mới” Bằng cách trao đổi vậy, đứa bé sẵn sàng chia sẻ cảm xúc với mẹ lần giao tiếp sau Những tình thường xảy giao tiếp nhà quản trị với nhân viên Có lần nhân viên nói với sếp “Những họp nhân viên vào sáng thứ hai kéo dài lâu, theo lãng phí thời gian” Thay ơng sếp cần phải lắng nghe ý kiến nhân viên tìm hiểu nguyên nhân cảm thấy lại phản ứng vội vã gay gắt: “Ý anh định nói họp lãng phí thời gian? Tơi nghĩ họp cần thiết, trì chúng từ lâu Anh khơng cần phải bình luận thêm vấn đề này, thơi.” Liệu nhân viên có cịn muốn cung cấp cho nhà quản trị thông tin phản hồi không? Chắc chắn không Nếu nhà quản trị khơng chịu lắng nghe để có thơng tin phản hồi từ người khác khu vực “mù” tăng lên cuối làm giảm hiệu hoạt động Sự cởi mở Là xu hướng mà sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ, tình cảm, ước muốn, niềm tin phẩm chất tâm lý khác với người khác Cởi mở tự vén bí ẩn giới tâm hồn làm cho người khác hiểu Nếu giao tiếp người cởi mở với khu vực “chung” người mở rộng, lấn át khu vực “riêng”, làm cho họ hiểu biết nhiều xích lại gần Cởi mở nhu cầu Khi bạn vui hay buồn, bạn có nỗi ấm ức lịng hay thắc mắc đó, bạn tìm đến người thân thiết để phân trần, chia sẻ Một thân thiết tìm đến bạn để thổ lộ, tâm tình bạn vui sướng cảm thấy tin tưởng, yêu thương Tuy nhiên muốn cởi mở đơn giản Có thể mặc cảm, sợ bị chê cười, sợ bị coi dốt, ngớ ngẩn mà người ta không dám bộc lộ “Tôi”, tránh né đối thoại Họ tự che dấu chế tự vệ, giao tiếp sáo rỗng với người, cố tỏ luôn bận bịu… Ví dụ, giáo viên đặt cho sinh viên câu hỏi, có người giả vờ bận đọc sách, bận ghi chép để khỏi trả lời câu hỏi thầy Để cởi mở với giao tiếp, cần phải hiểu biết biết chấp nhận thân Khi chấp nhận thân bạn khơng cịn mặc cảm, khơng cố che dấu Hơn người ta có nhu cầu thổ lộ suy nghĩ, tình cảm với người mà họ tin tưởng Vì để người khác cởi mở giao tiếp cần phải tạo dựng niềm tin họ vào ta Tóm lại, giao tiếp bên tham gia phải nhận thức nhau, nhận thức có có tình cảm Tuy nhiên, yếu tố chủ quan yếu tố khách quan mà có làm cho đánh giá sai lầm Trong giao tiếp vừa chủ thể vừa khách thể trình nhận thức Chúng ta khơng nhận thức người khác, mà cịn nhận biết Trong giao tiếp bên muốn nhận thức rõ nhận biết xác thân mình, cần phải có cởi mở phản hồi định Muốn bên cần xây dựng bầu khơng khí thoải mái, tin tưởng 1.3.3 Quá trình tác động qua lại lẫn giao tiếp Giao tiếp không q trình trao đổi thơng tin, nhận thức, đánh giá nhau, mà cịn q trình tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn chủ thể giao tiếp Trong trình người tác động gây ảnh hưởng đến đối tác giao tiếp, đồng thời chịu tác động, ảnh hưởng đối tác Quá trình tác động, ảnh hưởng lẫn giao tiếp diễn nhiều hình thức, như: lây lan, ám thị, bắt chước, thuyết phục, áp lực nhóm… Sự lây lan tâm lý: Lây lan tâm lý lan truyền từ người sang người khác thái độ, hành vi Đôi quan niệm cách đánh giá… Lây lan tâm lý tượng tâm lý xã hội phổ biến diễn với tính chất, mức độ, phạm vi khác nhau, phụ thuộc vào tình xã hội tình tâm lý cụ thể Sự lan truyền tâm lý tạo trạng thái tình cảm chung nhóm Sự lan truyền tâm lý tuỳ thuộc vào nguyên nhân cụ thể dẫn đến ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực khác Nếu nguyên nhân tích cực lan truyền giúp tạo bầu không khí vui tươi, phấn khởi người hăng say làm việc đạt hiệu công tác cao Ngược lại nguyên nhân tiêu cực, lan toả đưa đến bầu khơng khí buồn chán, người uể oải không muốn làm việc đương nhiên dẫn đến hiệu Cơ chế lây lan tâm lý biểu hai hình thức: tượng bùng nổ tượng lây lan từ từ Lây lan theo chế bùng nổ lây lan diễn tức thời, nhanh chóng, có nhóm người cá nhân tự phát làm theo cách ứng xử cá nhân, nhóm người cách vơ thức Cịn lây lan theo chế lan dần, từ từ trình lan truyền cảm xúc diễn mộ khoảng thời gian định với cường độ không cao tốc độ tương đối chậm Ám thị: Ám thị tác động tâm lý tới cá nhân nhóm người nhằm làm cho họ tiếp thu thơng tin mà khơng có phê phán Đó chi phối, làm biến đổi cách suy nghĩ, thái độ, hành vi cá nhân, nhóm người cách vơ thức sức ép sức mạnh tinh thần vơ hình có thật Ám thị - miên hai cấp độ, hai trạng thái “mất tỉnh táo”, “khả phản hồi” ý thức, nảy sinh tác động đặc biệt kích thích Trong trạng thái miên, não giữ mối liên hệ với nguồn kích thích định, tồn phận thần kinh trung ương khác bị ức chế Vì vậy, người dường gắn bó với giới bên ngồi theo kênh thơng tin Ám thị hình thức thơi miên nhẹ, não “thức” Cá nhân bị chi phối thông tin gây ám thị, khả suy xét cách có phê phán, tin dễ dàng bị thuyết phục Ám thị mang tính chất trực tiếp gián tiếp, tích cực tiêu cực, trọn vẹn khơng trọn vẹn, kiên trì khơng kiên trì Ám thị trực tiếp hình thức người thơng báo cho người hình thức mệnh lệnh – ý nghĩ định, khiến người phải tiếp nhận thực không phê phán Ám thị gián tiếp phải vịng thơng qua nhiều phương tiện hỗ trợ Thuyết phục: Thuyết phục thông báo, giải thích nhằm mục đích hình thành hay làm thay đổi quan điểm, thái độ Đây cách thức quan trọng để hình thành quan điểm giới quan cá nhân Khác với ám thị, người thuyết phục trạng thái có ý thức, có trao đổi, phê phán Thuyết phục xây dựng sở luận điểm có cứ, chứng minh theo cấu logic để đạt đồng tình người nhận thơng tin Do đó, lập luận chứng minh hai đặc trưng thuyết phục Bắt chước: Bắt chước mô phỏng, tái tạo, lặp lại cử chỉ, hành động, tâm trạng, cách suy nghĩ, ứng xử người nhóm người khác Có nhiều hình thức bắt chước, từ mơ phỏng, tái tạo biểu hiện, dáng vẻ bề phẩm chất, tính cách bên Bắt chước thể chức thích nghi cá nhân nhóm chuẩn mực giá trị chiếm ưu nhóm xã hội Áp lực nhóm: Trong giao tiếp tập thể, phản ứng thành viên thường bị chi phối phản ứng số đơng Khi đại đa số thành viên nhóm thống với phản ứng tâm lý thành viên cịn lại có xu hướng chấp nhận theo phản ứng Có nghĩa là, phản ứng đa số tạo nên áp lực phản ứng thiểu số Biểu đặc biệt áp lực nhóm tới cá nhân tính a dua 1.4 NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP 1.4.1 Những nguyên tắc truyền đạt thông tin cá nhân Như trình bày, giao tiếp hành vi q trình, chủ thể giao tiếp tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá nhau, tác động qua lại lẫn Quá trình giao tiếp gồm trình diễn đồng thời có quan hệ mật thiết với nhau, là: Q trình trao đổi thơng tin hai chiều Quá trình nhận thức Quá trình tác động qua lại lẫn Muốn giao tiếp thành công trước hết cần nắm vững nguyên tắc truyền đạt thông tin chủ thể giao tiếp 1.4.1.1 Ngun tắc ABC Accuracy (chính xác) Thơng tin truyền đạt phải xác nguyên tắc tối quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp thành công Thực tế chứng minh rằng: Thơng điệp xác giao tiếp hiệu “Chính xác” bao hàm việc dùng từ ngữ nêu kiện xác (ví dụ: người cần nêu rõ họ tên, địa chỉ, đặc điểm, mục đích liên hệ… Đối với vật cần nêu rõ: tên gọi, quy cách, phẩm chất,…), nêu số xác (ví dụ: gặp mặt vào lúc nào, giờ, phút: Giao hàng vào lúc nào, nêu ngày cụ thể, số lượng bao nhiêu,… Số liệu trích dẫn phải có nguồn gốc rõ ràng,…) xác khả thực lời cam kết Trong giao tiếp cố gắng tránh “hứa hão”, “nói bừa”, làm niềm tin đối tác, làm tổn hại uy tín người giao tiếp Đừng để xảy tình trạng: Biết cơng việc ngày mai hồn thành, sợ khách, nên hẹn khách đến chiều Khách đến việc chưa xong, khách công lại, chờ đợi, nên bực bội, bạn người khách mãi Hơn nữa, người khách tuyên truyền cho người khách khác, bạn uy tín lầm vào tình cảnh tồi tệ Ví dụ 1: giáo sư có uy tín, có nhiều sinh viên theo học Là học trò cũ, gọi điện đến nhờ giáo sư để xin hẹn, bạn khơng nên nói chung chung: “Tôi sinh viên cũ giáo sư có việc cần hẹn gặp” Mà nên trình bày cụ thể, xác: “Tơi Nguyễn Văn A., sinh viên lớp KTXD K42, giáo sư hướng dẫn Nghiên cứu khoa học năm học 2002-2003, muốn gặp giáo sư để xin thư giới thiệu du học” Ví dụ 2: Để đơn hàng thực cách nhanh chóng, đầy đủ, xác, tránh rủi ro, tổn thất, bạn không nên viết chung chung: “Đặt mua số bàn ghế gỗ” Mà nên viết cụ thể: “+ Tên hàng quy cách: Bộ bàn ghế gỗ mã S123, gồm: 01 bàn (1.150 mm x 610 mm x 840 mm) 01 ghế dài (1.040 mm x 600 mm x 150 mm) 02 ghế tay vịn (590 mm x 610 mm x 840 mm) Hàng đóng đồng 01 bộ/ thùng Hàng làm từ gỗ bạch đàn nhập từ Nam Phi Hàng sản xuất Việt Nam, 100% + Số lượng 500 ( 10%) + Thời hạn giao hàng: Trong tháng 12 năm 2009 + Đơn giá: 100 USD/ bộ.” Brevity (ngắn gọn) Thơng tin truyền đạt phải ngắn gọn, có giá trị Tránh truyền thơng điệp dài dịng, rườm rà, vịng vo, với nhiều thơng tin thừa khơng cần thiết Các tác giả C Northcote Parkinson Nigel Rowe “Giao tiếp” (1979) đưa nguyên tắc đáng để suy ngẫm vận dụng “Thông tin nhiều nguy hiểm Hãy nói cho người họ cần biết, đừng để họ bị chìm ngập q nhiều thơng tin” Vì vậy, giao tiếp bạn cần cân nhắc, chọn lọc thật kỹ lưỡng để có thơng tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt Ví dụ 1: Một lời chào hàng cần nêu rõ: Chào bán loại hàng gì? Chất lượng, quy cách sao? Giao hàng nào, đâu? Giá bao nhiêu? Thanh toán cách nào? Chứ khơng nên sa đà giới thiệu dài dịng công ty, phong cảnh, thời tiết đất nước mình,… Ví dụ 2: Khi u cầu viết luận dài không 15 trang khổ A4 chủ đề: “Cần liên kết đa ngành, đa lĩnh vực để khai thác hiệu tiềm du lịch Việt Nam” Muốn luận đạt điểm xuất sắc, bạn cần lưu ý tiêu chuẩn sau: Bài luận cần có đủ phần: mở bài, thân bài, kết luận Phải giới thiệu cho người đọc thấy tiềm du lịch Việt Nam Phải phân tích, đánh giá thực trạng du lịch Việt Nam thời gian qua Tập trung phân tích yếu quan hệ ngành, lĩnh vực có liên quan ảnh hưởng chúng tới phát triển du lịch Việt Nam Trên sở phân tích rút nhận định: phối hợp thiếu chặt chẽ ngành, lĩnh vực có liên quan nguyên nhân làm cho du lịch Việt Nam phát triển chưa tương xứng với tiềm ngành Các phân tích, nhận xét phải có số liệu, chứng có nguồn gốc đáng tin cậy để minh chứng Phải đề xuất giải pháp có tính khả thi để tăng cường liên kết đa ngành nhằm phát triển có hiệu du lịch Việt Nam Bài viết phải có bố cục hợp lý, lập luận chặt chẽ, hành văn sáng, khơng có lỗi tả Hình thức phải quy định, cẩn thận, đẹp Phải có danh mục tài liệu tham khảo Và điều đặc biệt quan trọng phải ngắn gọn, phải không 15 trang khổ A4 Clarity (rõ ràng) Thông tin cần truyền đạt cách rõ ràng, chuẩn xác, tránh dùng từ ngữ (hoặc cách mã hóa khác) mập mờ, hiểu hai, ba cách khác Thông tin truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu giảm thiểu rủi ro giao tiếp, hiệu giao tiếp cao Ví dụ 1: Trong tổ chức, phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên (đặc biệt nhân viên mới) nhiệm vụ phức tạp cần mô tả chi tiết công việc dạng văn phổ biến đến nhân viên Ví dụ 2: Khi chọn đề tài nghiên cứu khoa học, phải cân nhắc thật kỹ chữ để chọn tên đề tài thật rõ ràng, xác Việc làm có ảnh hưởng lớn đến phạm vi nghiên cứu kết nghiên cứu Ví dụ: khơng nên chọn đề tài chung chung: “Mơ hình trường Đại học Harvard, Việt Nam”, mà nên xem xét kỹ bối cảnh cụ thể để chọn đề tài thật rõ ràng: Nếu chưa có mơ hình trường Harvard Việt Nam nên chọn: “Xây dựng mơ hình trường Đại học Harvard, Việt Nam” Nếu có, mơ hình chưa hồn chỉnh, chưa phù hợp, nên chọn đề tài: “Hồn thiện mơ hình trường Đại học Harvard, Việt Nam” Nếu có mơ hình trường xây dựng địa phương, muốn theo hình mẫu để xây dựng địa phương khác, nên chọn đề tài: “Nhân rộng mơ hình trường Đại học Harvard, Việt Nam, tại…” Bên cạnh nguyên tắc ABC, giao tiếp cịn có ngun tắc 5C, 7C 1.4.1.2 Ngun tắc 5C Clear (rõ ràng) Thông điệp phải rõ ràng để người nhận hiểu theo nghĩa Complete (hồn chỉnh) Thơng điệp phải chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết Trên sở q trình trao đổi thơng tin rút ngắn, nhờ cắt giảm nhiều bước phản hồi không cần thiết, trình nhận thức phối hợp hành động đạt hiệu cao Concise (ngắn gọn, xúc tích) Thơng điệp đầy đủ nội dung cần thiết, phải ngắn gọn, xúc tích, tránh dài dịng, rườm rà, chứa đựng nội dung thừa, khơng cần thiết Correct (chính xác) Điều quan trọng thơng tin đưa phải xác, có Courteous (lịch sự) Thơng điệp có nội dung tốt, hình thức thể phương pháp truyền đạt khơng tốt khơng mang lại kết mong muốn Nếu nhà diễn thuyết trình bày vấn đề có nội dung hấp dẫn áo quần nhàu nát, nói thơ lỗ, khó thu hút người nghe Vì vậy, để giao tiếp thành cơng bên cạnh việc chuẩn bị thơng tin rõ ràng, xác, đầy đủ ngắn gọn, cịn phải chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn, thể tơn trọng đối tác Ví dụ: Một nhà khoa học có uy tín, giảng viên giàu kinh nghiệm đến nhận giảng đường Sau vui vẻ vẫy tay chào mời sinh viên ngồi xuống Người giảng viên mở đầu: “Hôm đến để chia sẻ bạn kiến thức…” Bằng hai từ “chia sẻ” lịch sự, khiêm nhường, người giảng viên khơng làm giảm giá trị mình, mà ngược lại, với hai chữ “chia sẻ” ấy, người giảng viên tạo bầu khơng khí ấm áp, tin cậy giảng đường, sinh viên cảm thấy ton trọng, nên hào hứng, chủ động tham gia học tập, thảo luận, sẵn sàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, suy nghĩ với giảng viên, giúp cho buổi học thành công mỹ mãn Một giảng viên trẻ, từ nước về, bước vào giảng đường với vẻ mặt xa cách, bắt đầu: “Hôm đến để truyền dạy cho anh, chị kiến thức mới… anh/chị phải…” Người giảng viên rằng: chữ “truyền dạy”, “phải” đào hố sâu ngăn cách với sinh viên Sinh viên nhìn giảng viên với ánh mắt thiếu thiện cảm, không muốn hợp tác anh ta, bắt đầu xăm xoi, “bới lơng, tìm vết” để xem giảng viên có đáng mặt, có đủ trình độ để “truyền dạy” cho hay khơng? Khơng khí giảng đường trở nên ngột ngạt, đơi bên Thầy – Trị khơng thể xích lại gần Và tất nhiên, buổi học thành công mong muốn 1.4.1.3 Nguyên tắc 7C Muốn giao tiếp thông qua hình thức viết đạt hiệu cao bạn ln nhớ: Những bạn viết hình ảnh bạn cần thực tốt nguyên tắc 7C Clear: Rõ ràng Concise: Ngắn gọn Correct: Chính xác Complete: Hoàn chỉnh Consistency: Nhất quán Courteous: Lịch Cautious: Cẩn trọng Cụ thể: Clear: Lời văn, ý tứ phải rõ ràng, giúp người nhận hiểu thông tin muốn truyền đạt thực cơng việc với thông tin Concise: Ngắn gọn, cô đọng, nên thẳng vào vấn đề, nêu bật nét vấn đề cần thơng báo, báo cáo trao đổi, thảo luận Correct: Các văn cần viết đúng, xác, khơng viết sai lỗi tả, khơng viết sai số, giá cả, ngày tháng,… Các văn phải kiểm tra kỹ trước phát hành Complete: Các văn phải hoàn chỉnh, phải có đầy đủ nội dung, phần, điều kiện, điều khoản cần thiết Consistency: Giữa ý, phần văn phải quán với Courteous: Lời văn phải lịch sự, nhã nhặn Hình thức trình bày cẩn thận, đẹp, sáng sủa Cautious: Khi viết văn phải cẩn trọng, không viết điều khơng nắm 1.4.2 Các ngun tắc giao tiếp sống 1.4.2.1 Mười quy tắc giao tiếp xã hội Luôn quan tâm đến người Quan tâm đến người khác điều thiếu mối quan hệ Càng quan tâm tới nhau, người ta tránh cảm giác bị bỏ rơi đời Có quan tâm đến sẵn sàng chia sẻ bùi, vượt qua bao khó khăn sống thường nhật Chúng ta minh họa câu nói: “Niềm vui chia sẻ tăng gấp đôi Nỗi buồn chia sẻ vơi nửa” Trong giao tiếp phải biết tơn trọng người khác “Việc chuyển hóa từ chủ nghĩa vị kỷ sang tôn trọng người khác nguồn gốc cách cư xử tốt” “Chỉ có tơn trọng sa vào chủ nghĩa vị kỷ khơng thể có quan hệ đẹp với người xung quanh Địa vị, quyền thế, chức tước, sắc đẹp, sức mạnh, tài năng… không cho phép đặt lên người khác” Trong kinh doanh, quan hệ xã hội… chẳng muốn bị hạ thấp Một phê phán léo, thiếu tế nhị làm người khác cảm thấy bị xúc phạm Trong vấn đề quan trọng nào, hai tham gia định chắn sáng suốt Mối quan hệ có tốt đẹp hay khơng, tôn trọng định phần không nhỏ Ví dụ: Chồng bảo vợ: “Em lo chuyện bếp núc, đại có đàn ơng tụi anh”, tỏ coi thường, thiếu tôn trọng vợ Luôn biết cách tìm ưu điểm người khác để động viên, khuyến khích người ta vươn lên, tạo điều kiện để đối tác giao tiếp khẳng định Một chuyến gia tâm lý nói: “Cái vốn quý lực kêu gọi lòng hăng hái người Chỉ có khuyến khích khen ngợi làm phát sinh gia tăng tài quý mà thơi” Lời khen phải xuất phát từ tận đáy lịng, từ thâm tâm mà ra, hồn tồn khơng vụ lợi Nhà tâm lý học Emerson nói: “Đừng tiếc lời cám ơn khuyến khích! Những lời nói đó, lâu sau ta qn đi, người ta khen tặng hoan hỉ ln nhớ tới” Hãy đặt vào vị trí đối tác giao tiếp để cư xử cho mực Hãy ln nhớ: điều khơng muốn khơng làm đừng bắt người khác phải làm Người Việt Nam ta có câu: “Trách người phải nghĩ đến ta” Nếu ta khiêm tốn nhận trước ta chẳng hồn hảo trách người khác, người bị trách khơng thấy khó chịu Nên dùng cách nói tế nhị, có lý, có tình, tránh dùng cách nói vỗ mặt, sỗ sàng Nói giới: nói thẳng, nói vỗ mặt Ví dụ: Tơi khơng có, tơi khơng cho, tơi bỏ, anh sai rồi… Nói tình thái: hay cịn gọi nói tế nhị, nói có tình cảm, làm cho người nghe tiếp thu thoải mái nội dung thông điệp Ví dụ: Nói phản bác: + Tơi e đánh chưa thỏa đáng + Hai vấn đề tưởng khơng nên nhập làm Thầy cô giáo: + Cô mừng hôm em trở lại lớp học, + Cô hy vọng em sẽ… Khơng nên chạm vào lịng tự người khác, khiến họ phải buồn lòng, đau khổ Con người ta có lịng tự Trong giao tiếp, khơng muốn bị chạm tự hay cảm thấy ngượng ngùng Ví dụ: Một nhóm bạn ngồi nói chuyện phiếm với nhau, anh bạn nói: “Tơi ghét bà đánh móng tay đỏ máu” Tội nghiệp, có bàn tay búp măng cố dấu móng tay sơn đỏ khơng kịp Anh bạn câu nói nhìn thấy, nên vội chữa: “Tơi đâu cố ý nói đến bà!” Nhưng muộn! “Nhất ngôn ký xuất, tứ mã nan truy – lời nói ra, bốn ngựa đuổi theo không kịp” Sau số câu nói chạm tự người khác: Vợ nói chồng: Anh kiếm tiền không ông A bên cạnh Chồng nói vợ: Cơ mở to mắt mà nhìn vợ người ta kìa, người ta siêng bao nhiêu, cô lười biếng nhiêu Bố mắng con: Mày đồ ngu Những người nói kiểu phạm lỗi tâm lý ứng xử, quy tắc đạo lý giao tiếp Tránh dùng cách nói mỉa mai, cay độc Trong giao tiếp, tuyệt đối không nên nói mỉa mai hay châm chọc người khác, làm chạm lòng tự tổn thương đến họ Trong người tự nên giữ tình cảm người có phẩm cách Đừng nên nói đùa châm chọc, người nhạy cảm Người Pháp nói: Mỉa mai hay tát vào mặt ơng A, bà B, có khác khơng? Điểm đặc biệt chung là: Tát kêu lại thường khơng đau Hãy chơn vùi thói mỉa mai mộ Chế giễu người mù hay kẻ câm đáng bị mù câm Đơi nên dùng cách nói triết lý để giảm nỗi bất hạnh người khác Người Việt Nam thường nói: Một mặt người mười mặt Của thay người Trong giao tiếp hàng ngày, kiểu nói triết lý thường xuyên xảy Đơn giản có tác dụng tích cực, làm giảm khó chịu cho người đối diện Xử lý cơng việc phải thấu tình, đạt lý Lý tình hai mặt cần quan tâm giao tiếp, ứng xử Chúng ta đừng quên điều là: người thua chấp nhận họ thua họ có lỗi Trái lại họ thường đâm ốn hờn người thắng, có họ để tâm trả thù Người quân tử xem thắng bại lẽ thường tình Kẻ tiểu nhân thường xem thắng vinh, bại nhục Thông thường người thắng hân hoan vui thích, cịn người bại buồn bực, khổ sở Chính mà tranh chấp việc gì, ngồi việc kể lý cịn phải nghĩ đến tình Đừng đối xử cạn tàu máng với ai, kẻ thù Đối với kẻ thù, thắng nên chừa cho họ lối thoát danh dự, đừng làm nhục họ Không tiểu nhân, vô nhân đạo người sống người chết Ông cha ta dạy: “Oán thù nên mở không nên kết” Đối xử quân tử với kẻ địch, mở lối thoát cho kẻ thù, cảm hóa để chấm dứt hận thù Ông bà, cha mẹ thường răn dạy cháu: “Nếu sau có tha thứ tha, để tích đức cho cháu sau này” Ln giữ chữ tín kinh doanh sống “Nên từ chối hứa, đừng từ chối lời hứa Nhất với trẻ em, chúng nhớ kỹ” Nếu bạn hứa điện thoại “Tôi gọi bạn vào lúc 10 sáng”, gọi vào 10 giờ, đừng để đến 11 Tính xác đức tính cần phải có Tóm lại: Trong xã hội đại, giao tiếp, tiếp xúc, trao đổi lời nói, cử chỉ, hành động, thái độ… vơ quan trọng Giao tiếp góp phần tạo mối quan hệ tốt đẹp kinh doanh, đời sống xã hội ngày Một lời nói hay, cử đẹp tạo ấn tượng tốt, tạo tin cậy, hợp tác… Nhưng với lời nói làm tan vỡ mối quan hệ, làm lòng người khác, làm tổn hại đến bền vững tổ chức Có thể nói giao tiếp cơng cụ sắc bén để quan hệ, để làm kinh tế, để tạo giữ gìn hạnh phúc gia đình… ... Phân loại theo cách tiếp xúc giao tiếp Theo cách phân loại có: giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp a Giao tiếp trực tiếp: Là hình thức giao tiếp, đối tượng giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau,... động viên đối tác giao tiếp thực cơng việc b Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp có loại giao tiếp sau: - Giao tiếp cá nhân – giao tiếp hai ba người với Giao tiếp xã hội giao tiếp người với nhóm... chức giao tiếp Trong tổ chức dù lớn hay nhỏ có mạng lưới truyền tin riêng Trong mạng lưới ln tồn hai kiểu giao tiếp: giao tiếp thức giao tiếp khơng thức a Giao tiếp thức: Đây hình thức giao tiếp