Đang tải... (xem toàn văn)
Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những[r]
(1)Khi làm báo cáo Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực công việc:
- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính
- Công việc B: Mở văn Word để cập nhật kết tính tốn từ Excel (lời văn báo cáo nói chung khơng thay đổi mấy)
Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho báo cáo tháng 07/2005
Việc cập nhật thủ công văn Word dễ nhầm lẫn tốn công có nhiều số liệu Có cách giúp liên kết tự động liệu từ Excel với văn Word để bạn cần làm công việc B lần, sau bạn thực cơng việc A xong Word tự động cập nhật thay đổi bạn việc in báo cáo mà thực cơng việc B
Ví dụ, xem xét báo cáo vận chuyển hành khách hãng xe HTX, TNHH, QD CT Báo cáo tháng bạn cần đưa vào số liệu tháng tháng trước để so sánh tăng giảm Hiện ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005
Bước (công việc A): Ở H.1 ta có sẵn bảng tính Excel với số liệu kỳ trước (tháng 07/2005) với công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước ta cần nhập vào số liệu tháng cần báo cáo, Excel tự động tính số cịn lại Sau nhập xong ta bảng tính với số liệu kỳ (tháng 08/2005) H.2
Hình 2: Excel, số liệu kỳ dùng cho báo cáo tháng 08/2005
Bước 2: Ở H.3 phân tích số liệu có H.1 Điều cần làm phải sửa số liệu kỳ trước thành số liệu kỳ bảng phân tích (tức sửa từ H.3 thành H.4) Bây liên kết liệu từ Excel sang Word để kỳ sau cần sửa Excel lệnh cho Word tự động cập nhật liệu từ Excel sang
(2)Hình 3: Word, phân tích số liệu H.1
Chú ý, vùng Paste link khơng có màu xám, bạn làm sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always OK
Riêng số liệu có giá trị âm dương giá trị ảnh hưởng đến phần lời văn văn Word cần làm phức tạp chút Như phần giảm 44,44% H.3: tháng trước giảm 44,44% giá trị Excel tương ứng -44,44 (ở H.1) Tháng giá trị bảng tính Excel 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời văn tăng 16,39% Word Cách làm sau: bạn mở bảng tính Excel (H.2), cột thể tăng giảm (ở ví dụ cột D cột E) ta phải tạo thêm cột phụ dùng để thể lời văn cho cột Ta làm cho cột D sau (cột E làm tương tự):
Hình 4: Word, phân tích số liệu H.2
- Chèn thêm cột F G để bổ sung cho cột D H.5 Trong cột F thể dấu cột D cột G thể giá trị tuyệt đối cột D
- Nhập vào ô F2 công thức:
=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))
Hàm xét giá trị D2, =0 hiển thị "khơng tăng giảm", >0 hiển thị "tăng ", <0 hiển thị "giảm "
(3)=IF(D2<>0;ABS(D2);"")
Hàm lấy giá trị tuyệt đối ô D2
Copy công thức cho ô G3, G4, G5, G6 Bạn chi tiết giống với H.5 Bây bạn trở lại Word H.3:
H.5
- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 H.5 Paste link vào Word - Xóa "44,44", qua Excel copy G5 H.5 Paste link vào Word Thực tương tự cho phần khác cần sửa đổi
Nếu thực xác bạn có báo cáo tháng 08/2005 H.4
Kể từ tháng sau, bạn cần nhập số liệu bảng tính Excel xong, mở văn Word lên, nhấn menu Edit > Select All lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, liệu cập nhật từ Excel vào Word