Huong dan dung google suite

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN SỬ DỤNG BỘ CÔNG CỤ G SUITE Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Tài liệu lưu hành nội MỤC LỤC Giới thiệu chung 1.1 Làm việc trực tuyến 1.2 Chuẩn bị thiết bị cá nhân Trao đổi giao tiếp 2.1 Gmail 2.2 Google Hangouts Chat Tính G Suite Error! Bookmark not defined 3.1 Google Hangouts Meet 3.1.1 Hướng dẫn tạo buổi họp trực tuyến 3.1.2 Mời thành viên họp 3.1.3 Tham gia buổi họp trực tuyến 10 3.1.4 Bật tắt micro/ webcam 11 Lưu trữ liệu cộng tác trực tuyến 14 4.1 Google Drive 14 4.2 Google Docs/Sheets 14 Lên lịch làm việc 15 5.1 Google Calendar 15 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Kênh ghi thông tin 15 6.1 Google Keep 15 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Giới thiệu chung 1.1 Làm việc trực tuyến Làm việc trực tuyến hình thức trao đổi nội dung công việc với đồng nghiệp thông qua điện thoại, máy tính có kết nối internet sử dụng ứng dụng hỗ trợ G Suite, Zalo, Facebook, Skype… Trong đó, G Suite cơng cụ xây dựng tảng điện tốn đám mây Google mang tới cho tổ chức bạn phương thức làm việc cộng tác với hoàn toàn mới, đâu, thiết bị nào, không đơn giản email chat mà cịn có gọi video, đặt lịch làm việc, chia sẻ liệu, tạo chỉnh sửa văn trực tuyến… G Suite bao gồm ứng dụng Gmail, Meet, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Meet, Sites, Vault… Trường Đại học Mở Hà Nội cấp phát tài khoản G Suite cho toàn cán bộ, viên chức, giảng viên thỉnh giảng nhà trường với nhiều tính nâng cao lưu trữ không giới hạn dung lượng, hỗ trợ mơ hình cộng tác, trao đổi nội nhằm đáp ứng khai thác tối đa hệ thống công việc 1.2 Chuẩn bị thiết bị cá nhân Để tham gia làm việc trực tuyến, người dùng cần chuẩn bị thiết bị môi trường phù hợp để đảm bảo hiệu suất làm việc: - Đường truyền Internet có băng thơng riêng từ 2Mbps trở lên (đường truyền Internet cáp quang sử dụng kết nối di động 4G) Kiểm tra tốc độ kết nối internet địa chỉ: http://speedtest.net - Máy tính cá nhân có kết nối Internet - Đối với công việc cần tham gia họp trực tuyến, sử dụng máy tính + webcam + headphone sử dụng thiết bị di động thơng minh (điện thoại thơng minh/máy tính bảng) + headphone làm việc môi trường không đảm bảo độ yên lặng - Địa điểm làm việc đảm bảo riêng tư, yên tĩnh, tránh bị can thiệp người khác gia đình làm việc Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến - Bố trí thời gian làm việc theo làm việc quan, thời gian không tranh thủ làm công việc cá nhân, việc gia đình để đảm bảo thời hiệu suất cơng việc Trao đổi giao tiếp Hiện có nhiều công cụ hỗ trợ việc trao đổi giao tiếp từ xa email, chat, video call người dùng lựa chọn cơng cụ phù hợp với cá nhân để sử dụng Sau số công cụ G Suite: 2.1 Gmail Hiện tại, email coi phương thức trao đổi phổ biến Trường Tài khoản mail người dùng tự cấp Trường cấp yahoo mail gmail Gmail (thuộc G Suite) Trường cấp đảm bảo độ tin cậy cao làm việc trực tuyến quy mô Trường Đại học Mở Hà Nội Gmail cung cấp tính nhận, gửi, lưu trữ nhắn tin nhanh theo thời gian thực Việc trả lời email không bị giới hạn đâu, hộp thư đến có lưu trữ đáng kể để hạn chế xóa email cũ Gmail giải pháp đơn giản dễ sử dụng, áp dụng tính Gmail Offline sau kích hoạt tính ẩn Gmail Labs 2.2 Google Hangouts Chat Chat hình thức trị chuyện trực tuyến, hành động trao đổi thông tin hai người nhóm người, từ máy tính đến máy tính luc, qua mạng bàn phím mic, tai nghe Hiện có nhiều ứng dụng chat phục vụ cộng đồng như: messenger, zalo, skype, google chat (thuộc G Suite) Cho dù trị chuyện riêng tư khơng gian làm việc nhóm chun dụng Google Hangouts giúp bạn dễ dàng cộng tác với nhóm bạn cách có tổ chức Chia sẻ thảo luận Google Drive, Google Docs, Sheets Slides hình chat Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Để download Google Hangouts Chat cho hệ điều hành android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.dynamite Download Google Hangouts Chat cho hệ điều hành IOS: https://itunes.apple.com/us/app/hangouts-chat/id1163852619 Họp trực tuyến Việc tổ chức họp trực tuyến tổ chức thơng qua công cụ Google Meet, cho phép kết nối tới 250 người trao đổi, hỗ trợ chia sẻ hình để hỗ trợ trình chiếu; giúp người tham gia họp giống phòng họp truyền thống Để tổ chức họp, người tổ chức đặt trước lịch họp qua hệ thống lịch Google Calendar, tổ chức trực tiếp gửi lời mời tới người tham gia họp Những người nhận lời mới tham gia họp, người chủ trì chấp nhận từ chối việc tham gia phòng họp người mời 3.1 Google Hangouts Meet 3.1.1 Hướng dẫn tạo buổi họp trực tuyến Bước 1: Trên Google Chrome Đăng nhập vào hệ thống email Trường Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Bước 2: Click vào biểu tượng Google Apps chọn Meet Bước 3: Click vào Tham gia bắt đầu họp Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Bước 4: Đặt tên cho buổi học (không dấu) chọn Tiếp tục Bước 5: Chọn Tham gia để vào họp Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến 3.1.2 Mời thành viên họp Bước 6: Mời thành viên tham gia học cách chép chuyển cho họ liên kết (URL) buổi họp Hoặc chọn Thêm người để mời, với cách mời chúng ta thêm người chép dán danh sách email nhiều người Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Bước 7: Thuyết trình buổi họp, chọn Trình bày (Present now), chọn Tồn hình bạn Một cửa sổ mở tập tin để trình chiếu Giao diện phịng họp hiển thị hình đây: Cán tạo buổi họp khác tương tự bước 3.1.3 Tham gia buổi họp trực tuyến Thành viên mời nhận thông báo qua email nhắp chuột vào Join meeting/ Tham gia URL nhận 10 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến 3.1.4 Bật tắt micro/ webcam Để tắt micro, người dùng bấm chọn icon micro bật thay đổi sau để tắt Sau tắt micro icon Tương tự webcam, icon webcam tắt thay đổi sau: Để rời khỏi họp, người dùng bấm chọn icon 3.1.5 Lưu lại nội dung buổi họp Để thực ghi hình lại tồn nội dung buổi họp, người dùng bấm chọn biểu tượng dấu chấm góc bên phải, sau chọn chức Ghi hình buổi họp (Record meeting) để thực việc ghi hình Hệ thống hỏi quyền ghi hình tất thành viên buổi họp, bấm chọn Đồng ý (Accept) để bắt đầu ghi 11 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Sau kết thúc họp, chọn biểu tượng dấu chấm góc bên phải hình lựa chọn Dừng ghi hình (Stop recording), nội dung tự động lưu trữ vào Google Drive người chủ trì họp Video có sau khoảng thời gian phụ thuộc vào độ dài buổi họp, hệ thống gửi email thông báo video sẵn sàng đến người chủ trì họp 3.1.6 Đặt trước lịch cho họp trực tuyến Để đặt trược lịch cho họp trực tuyến, người dùng cần vào ứng dụng Calendar Google: - Mở hịm thư có HOU.EDU.VN cán trình duyệt, bấm vào biểu tượng góc bên phải lựa chọn Calendar (Lịch làm việc) - Ứng dụng Lịch làm việc (Calendar) Google mở ra, cho phép người dùng tạo lịch làm việc quản lý lịch Người dùng lựa chọn nhiều cách thức hiển thị khác theo ngày, theo tuần, theo tháng, cho phép đặt lịch làm việc thông thường trực tuyến với Google Meet 12 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến - Để đặt lịch cho họp trực tuyến, người dùng bấm chọn vào khung thời gian hình bấm nút để lên lịch cho buổi họp trực tuyến - Lựa chọn Tùy chọn khác để mở rộng hộp thoại lựa chọn - Tại hình thiết lập thơng số cho họp, nhập tên, thời gian họp (cả ngày khoảng thời gian cụ thể), lựa chọn Thêm hội nghị truyền hình chọn Hangout Meet để xác nhận tạo lịch cho hội thoại trực tuyến 13 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến - Tại ô nhập thông tin Khách, nhập địa email người cần mời tham gia họp, hệ thống tự động gửi email tới người với liên kết để truy nhập vào buổi họp trực tuyến - Nhập thông tin khác cần thiết bấm Lưu để xác nhận việc thiết lập lịch họp trực tuyến 3.2 Tải phần mềm cho thiết bị thông minh Phần mềm Google Hangout Meet hỗ trợ hệ điều hành di động phổ biến Android iOS Lần đầu người dùng kết nối vào phịng họp, có thơng báo cho phép người dùng lựa chọn cài đặt phần mềm chủ động cài đặt theo liên kết sau: Để download Google Meet cho hệ điều hành android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=en Download Google Meet cho hệ điều hành IOS: https://apps.apple.com/us/app/hangouts-meet-by-google/id1013231476 Lưu trữ liệu cộng tác trực tuyến 4.1 Google Drive Người dùng dùng google drive qua thiết bị nào, qua trình duyệt web máy tính qua app điện thoại máy tính bảng Mọi cập nhật thông tin thiết bị lưu lại đồng thiết bị khác Google drive nơi giúp người lưu trữ văn bản, tài liệu, hình ảnh, video, software vô hữu hiệu 4.2 Google Docs/Sheets Google Docs/Sheets phiên tương tự Word/Excel bên Microsoft cải thiện tốc độ chất lượng công việc cách cho phép cộng tác, thảo luận tài liệu lúc hoàn toàn trực tuyến Nhiều người nhiều địa điểm xem, thảo luận chỉnh sửa tài liệu từ đâu lúc Hai ứng dụng làm giảm công việc trùng lặp theo dõi tài liệu lộn xộn hay kiểm soát phiên bản, đồng thời loại bỏ mối quan tâm vượt dung lượng cho 14 Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến phép Trực tiếp, tối ưu công đoạn, tối ưu thời gian tuyệt đối an tồn chủ động việc quản lý chia sẻ cho với quyền hạn Lên lịch làm việc 5.1 Google Calendar Người dùng xếp kế hoạch, quản lý tổ chức kiện dựa ứng dụng lịch trực tuyến Google Calendar tích hợp với thành phần khác Google Apps, kết hợp Gmail, Talk Calendar giúp công việc bớt trùng lặp, nâng cao hiệu công việc qua cộng tác, chia sẻ giao tiếp Kênh ghi thông tin 6.1 Google Keep Giao diện Google Keep đơn giản với tính bao gồm ghi chú văn bản, lên danh sách việc cần làm, ghi âm lưu hình ảnh Tính ghí chú Google Keep tối đa nhằm tạo thuận tiện trình sử dụng người dùng Với ghi chú, phải nhập vào hai mục tiêu đề nội dung Google Keep lưu cơng việc điện thoại, tablet, máy tính người dùng thiết bị đeo Android.Tất thứ đồng thiết bị Người dùng thiết lập lời nhắc nhở dựa địa điểm Để sử dụng Google Keep, người dùng làm theo hướng dẫn sau: - Đối với thiết bị di động, người dùng tải ứng dụng dành cho iOS: https://apps.apple.com/us/app/google-keep-yourthoughts/id1029207872 Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep Sau tải mở ứng dụng Keep đăng nhập vào Tài khoản Google để sử dụng - Đối với máy tính, người dùng sử dụng ứng dụng Keep web cách: Truy cập keep.google.com Đăng nhập vào tài khoản Google bạn sau tạo ghi danh sách 15 ... skype, google chat (thuộc G Suite) Cho dù trò chuyện riêng tư khơng gian làm việc nhóm chun dụng Google Hangouts giúp bạn dễ dàng cộng tác với nhóm bạn cách có tổ chức Chia sẻ thảo luận Google. .. Drive, Google Docs, Sheets Slides hình chat Tài liệu hướng dẫn làm việc trực tuyến Để download Google Hangouts Chat cho hệ điều hành android: https://play .google. com/store/apps/details?id=com .google. android.apps.dynamite... theo liên kết sau: Để download Google Meet cho hệ điều hành android: https://play .google. com/store/apps/details?id=com .google. android.apps.meetings&hl=en Download Google Meet cho hệ điều hành IOS: