- Biết sử dụng ngôn ngữ hỏi riêng của từng cơ quan dịch vụ. Người dùng tin không thể xóa cũng như ghi lại trên đĩa. CD – ROM rất thích hợp với việc lưu trữ các tài liệu văn bản, đồ thị,[r]
(1)I CÁC DỊCH VỤ PHỔ BIẾN THÔNG TIN 1 Khái niệm chung phổ biến thông tin
Phổ biến thông tin chuyển giao cho người dùng tin thông tin mà họ cần giúp họ có khả tiếp cận thơng tin Phổ biến thơng tin kết việc xử lý thông tin công đoạn cuối dây chuyền thông tin Tuy nhiên vài dạng phổ biến thơng tin thực xuất tài liệu mà khơng có can thiệp đơn vị thông tin
Phổ biến thông tin lý tồn điều quan tâm chủ yếu đơn vị thông tin Việc xây dựng trì vốn tài liệu phương tiện chủ yếu để đạt mục tiêu
Việc phổ biến thơng tin thực trên: - Các tài liệu cấp hay chúng
- Các bảng tra cứu tài liệu dạng sản phẩm thông tin cấp hai, CSDL thư mục
- Các thông tin chứa tài liệu trình bày dạng sản phẩm thông tin cấp ba
- Các nguồn thông tin khác
Những dịch vụ phổ biến thông tin mà đơn vị thông tin thường phải đảm nhiệm là:
- Các dịch vụ cung cấp tài liệu cấp - Dịch vụ tài liệu
- Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai, cấp ba - Các dịch vụ tìm tin on-line, tìm tin CD-ROM - Phổ biến thơng tin có chọn lọc
Những trở ngại cho việc phổ biến thơng tin là:
- Những trở ngại liên quan đến tính đa dạng yêu cầu người dùng tin, mơ hồ yêu cầu họ, không hiểu biết họ hoạt động khả thực tế đơn vị thông tin
(2)- Những trở ngại kỹ thuật thiếu trang thiết bị cần thiết, thiếu cán chuyên môn giỏi, xử lý tài liệu chậm làm ảnh hưởng đến chất lượng hiệu phục vụ
- Những trở ngại yếu quản lý gây 2 Các dịch vụ cung cấp tài liệu cấp một
Việc phổ biến tài liệu cấp tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau:
- Cho mượn đọc chỗ đơn vị thông tin - Cho mượn đọc nhà theo thời gian quy định
- Bán cho người dùng tin tài liệu dạng tài liệu gốc hay chụp tài liệu gốc
3 Dịch vụ dịch tài liệu
Dịch tài liệu phương tiện chủ yếu phân phối tài liệu cấp phận quan trọng tài liệu người dùng tin quan tâm lại xuất ngôn ngữ mà họ không đọc Một tạp chí khoa học xuất ngơn ngữ khó, lại phổ biến tiếng Nga tiếng Nhật, dịch toàn sang tiếng Anh đựơc xuất đồng thời với gốc Người dùng tin sử dụng thuận tiện dịch phù hợp với
Muốn phải có quan hệ chặt chẽ với trung tâm dịch thuật nước quốc tế Cơ sở liệu dịch quốc tế WTI (World Translation Index) INIST trung tâm dịch thuật quốc tế ITC (International Translation Center) cộng tác sản xuất cho phép xác định dịch tài liệu có Từ năm 1979, WTI tập hợp 300 000 dịch tài liệu khoa học kỹ thuật giới tiếng nước phương Tây
Sau số trạm dịch Internet: http://www.freetranslation.com http://www.systranbox.com
4 Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai
Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai thực nhiều dạng khác nhau, phụ thuộc vào nội dung, phương thức, thời gian mục tiêu chúng
(3)Dịch vụ tra cứu giúp người dùng tin sử dụng tốt nguồn tài liệu có để thoả mãn nhu cầu thơng tin họ Các ấn phẩm thư mục, mục lục, bảng dẫn tóm tắt, CSDL thư mục CSDL đa phương tiện mục lục liên hợp đơn vị thông tin hợp tác biên soạn giúp người dùng tin mở rộng phạm vi nguồn tài liệu thông tin mà họ cần khai thác
Dịch vụ thông tin định hướng
Dịch vụ thơng tin định hướng có nhiệm vụ cho người dùng tin tài liệu hay thông tin trả lời cho câu hỏi họ, mà giúp họ tìm đến nguồn thông tin
Các dịch vụ thông tin đại
Các dịch vụ thông tin đại (Curent Awreness Services – CAS) có nhiệm vụ giúp người dùng tin nắm bắt thông tin nhất, đặc biệt lĩnh vực mà họ quan tâm 5 Dịch vụ tìm tin on-line
Tìm tin on-line tìm tin CSDL quan dịch vụ thông tin, thông qua mạng truyền liệu Intranet, Extranet, Internet
Đối với người dùng tin, để thực tìm tin on-line cần phải: - Ký hợp đồng với quan dịch vụ thông tin để nhận
một mật (password) Ví dụ: CSDL PASCAL quan dịch vụ thông tin QUESTEL, DIALOG ESA – IRS đảm nhận
- Sử dụng thiết bị sau: đầu cuối mạng máy tính, máy tính có trang bị modem hay Minitel
- Biết sử dụng ngôn ngữ hỏi riêng quan dịch vụ 6 Phổ biến thông tin CD - ROM
(4)CD – ROM coi xuất phẩm để phổ biến CSDL lớn, sách trư cứu từ điển, bách khoa toàn thư, phần mềm
Để giúp bạn thực dịch vụ tìm tin trên, đơn vị thơng tin phải cung cấp tài liệu trợ giúp như:
- Sách hướng dẫn sử dụng CD – ROM - Sách hướng dẫn hỏi đáp CSDL - Tập từ vựng từ khóa
- Các khung phân loại sử dụng cho CSDL 7 Tìm tin Internet
Internet truy cập tới nguồn thông tin khổng lồ Internet Có ba cách tìm tin Internet :
1) Tìm theo địa nguồn tin – URL Nếu bạn biết địa nguồn tin - URL (Uniform Resource Locator), bạn gõ trực tiếp địa mà bạn cần tìm vào dịng Address trình duyệt web
Ví dụ: http://www.paris.gov/ http://www.vista.gov.vn
2) Tìm tin Website Nếu bạn tìm Website, bạn từ trang sang trang khác cách kích vào liên kết trang
Ví dụ: thơng tin đất nước người Việt Nam, điểm du lịch, lễ hội truyền thống Việt Nam tìm Website Tổng cục Du lịch Việt Nam
http://www.vietnamtourist.com
Ví dụ: Các thơng tin khổ mẫu MARC tìm Website Thư viện Quốc hội Mỹ
http://lcweb.loc.gov/marc
3) Sử dụng cơng cụ dị tìm – search engine Nếu địa chỉ, bạn cần sử dụng công cụ dị tìm, cụ thể là:
(5)Infoseek http://infoseek.com Lycos http://lycos.com
Để tìm thơng tin trạm tìm kiếm bạn thực theo hai cách sau:
- Gõ vào từ khóa từ Ví dụ: MARC
Máy liệt kê địa mà bạn tìm thơng tin hữu ích MARC
- Chọn chủ đề chung Sport, Education,… thu hẹp phạm vi thông qua chủ đề
Một số trạm tìm kiếm cho phép bạn sử dụng toán tử logic AND, OR, NOT để lập biểu thức tìm, cho phép bạn tìm thơng tin theo u cầu
8 Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp ba
Các tài liệu cấp ba kết tổng hợp nhiều cơng đoạn khác Đó tập hợp thông tin cung cấp nhiều nguồn, phân tích, đánh giá đọng rút liệu Chúng biên tập để trả lời câu hỏi riêng (tổng quan, tổng luận, thực trạng vấn đề…) để xuất kỳ hàng năm (tạp chí hàng năm)
9 Phổ biến thơng tin có chọn lọc
Phổ biến thơng tin có chọn lọc (SDI– Selective Dissemination of Information) dịch vụ cung cấp theo định kỳ thơng tin có nội dung hình thức xác định trước cho người dùng tin Dịch vụ SDI cung cấp thông tin cho người dùng tin theo điều kiện xác định trước nội dung, hình thức thời gian nhằm đáp ứng nhu cầu tin có tính ổn định hệ thống Để thực dịch vụ SDI, trước hết quan TTTV phải xây dựng cho người dùng tin/ nhóm người dùng tin diện nhu cầu tin (profile) Trên sở đó, quan TTTV chọn lọc cung cấp thông tin phù hợp nội dung hình thức cho người dùng tin/ nhóm người dùng tin
(6)mong muốn nhận từ quan cung cấp dịch vụ cách định kỳ Profile thay đổi nhu cầu tin người dùng tin thay đổi
Profile chuyên gia thông tin xây dựng sở xử lý, phân tích thơng tin nhu cầu tin người dùng tin người dùng tin cung cấp Profile thể ngôn ngữ tư liệu điều chỉnh, bổ sung sở đánh giá kết cụ thể sau thời gian triển khai dịch vụ
Quy trình xây dựng profile:
Bước1: Giới thiệu mục đích, lợi ích, chi phí… dịch vụ SDI, hướng dẫn cách mô tả nhu cầu tin vấn đề liên quan nhằm giúp người đăng ký sử dụng dịch vụ trình bày rõ ràng diện yêu cầu tìm tin Để thực bước tổ chức buổi họp với người dùng tin, gửi hồ sơ chi tiết đến người dùng tin chọn lọc trước
Bước 2: Thu nhận hồ sơ từ người đăng ký sử dụng dịch vụ, bao gồm:
- Bảng mô tả chi tiết nhu cầu tin
- Danh sách thuật ngữ liên quan đến nhu cầu tin - Danh sách tài liệu với nhu cầu tin với
số yếu tố xác định hình thức tài liệu mà người dùng tin mong muốn nhận
- Danh sách tài liệu không cần thiết với người sử dụng
Bước 3: Lựa chọn CSDL thích hợp với nhu cầu của người dùng tin, sau tham khảo ý kiến người dùng tin Bước 4: Quy định thuật ngữ sử dụng để xây dựng profile Cần tham khảo tài liệu tra cứu thesaurus, từ điển chuyên ngành…
Bước 5: Xây dựng profile: liên kết thuật ngữ/ từ khoá bằng toán tử logic Boolean
Bước 6: Kiểm tra đánh giá hiệu profile qua số lần thực dịch vụ
(7)II CÁC DỊCH VỤ TRAO ĐỔI THÔNG TIN 1 Hội nghị, hội thảo
Nhóm dịch vụ gọi chung hội thảo Mục đích hội thảo tạo hội để người quan tâm tới vấn đề cụ thể có hội tiếp xúc, trao đổi thơng tin cho Hội thảo hình thức hoạt động phổ biến tất quan thông tin, thư viện Mục đích hội thảo cung cấp cho người dùng tin thông tin liên quan đến vấn đề thu hút quan tâm cộng đồng mà quan thơng tin, thư viện có chức phục vụ Vì vậy, hội thảo phải thực sở nhu cầu người dùng tin
Các bước thực hiện:
- Xác định nhu cầu người dùng tin
- Xác định chủ đề hội thảo đối tượng tham gia - Chuẩn bị nội dung hội thảo
- Chuẩn bị tổ chức hội thảo: thời gian địa điểm, hình thức quảng cáo, giới thiệu hội thảo, kinh phí thực hiện, phân cơng thực hiện…
- Tiến hành hội thảo
- Đánh giá hội thảo sở thông tin, phản hồi người dùng tin
Để trì thường xuyên hoạt động này, quan thông tin , thư viện cần:
- Xây dựng trì đội ngũ cộng tác viên hoạt động nhiều lĩnh vực khác để hỗ trợ quan thông tin tổ chức buổi hội thảo
- Theo dõi thông tin thuộc nhiều lĩnh vực khác nhằm nắm bắt vấn đề thu hút quan tâm nhiều người để tổ chức buổi hội thảo có nội dung đáp ứng yêu cầu người dùng tin
2 E-Mail, forum
(8)Forum (diễn đàn điện tử ): forum dịch vụ Internet cho phép người dùng tin trao đổi thông tin (gửi nhận thông tin) vấn đề Người tham gia diễn đàn vừa đóng vai trị người cung cấp thơng tin vai trò người dùng tin
Các bước sử dụng diễn đàn:
- Đăng ký sử dụng diễn đàn: lựa chọn tên diễn đàn/ nhóm diễn đàn
- Tìm xem thơng tin diễn đàn - Gửi thông tin lên diễn đàn
3.Dịch vụ tư vấn:
Dịch vụ tư vấn hệ thống hoạt động nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho việc định
Tư vấn công nghệ phục cho việc đánh giá, thẩm định chuyển giao công nghệ
Tư vấn cách khai thác thông tin qua khoá huấn luyện người dùng tin với nội dung sau:
- Giới thiệu nguồn thông tin quan thông tin thư viện
- Hướng dẫn kỹ khai thác thông tin 4.Tổ chức dịch vụ thông tin
Để tổ chức dịch vụ thông tin, cần tiến hành bước sau; - Xác định mục đích dịch vụ đối tượng sử dụng - Lựa chọn dịch vụ thích hợp
- Chuẩn bị sở vật chất phương tiện kỹ thuật để triển khai dịch vụ
- Triển khai dịch vụ Bước 1:
Xác định mục đích: mục đích dịch vụ thường phụ thuộc vào tính chất củ nhóm người dùng tin Các quan thông tin, thư viện sử dụng dịch vụ để phục vụ yêu cầu tin trong:
- Công tác quản lý
- Nghiên cứu khoa họ, công nghệ
(9)Xác định đối tượng sử dụng dịch vụ : tương ứng với mục đích trên, có nhóm người dùng tin sau:
- Cán lãnh đạo, người làm công tác quản lý - Cán giảng dạy, nghiên cứu
- Các doanh nghiệp - Các nhà tư vấn
Bước 2: Lựa chọn dịch vụ thích hợp dựa sở yêu cầu hay mục đích cụ thể
Mục đích Dịch vụ lựa chọn Phục vụ nghiên cứu khoa học
cơng nghệ Tìm tinSDI, CAS
Hội nghị, hội thảo Phục vụ lãnh đạo Tìm tin
SDI, CAS
Cung cấp nội dung thông tin (tổng luận, thông tin kiện) Tư vấn
Phục vụ thẩm định, đánh giá,
chuyển giao công nghệ Tìm tinTư vấn
Cung cấp nội dung thơng tin Hội thảo, hội chợ
Tuyên truyền, phổ biến
kiến thức CASTriển lãm, hội thảo
Mục đích Dịch vụ lựa chọn Phục vụ nghiên cứu khoa học
cơng nghệ
Tìm tin SDI, CAS
Hội nghị, hội thảo Phục vụ lãnh đạo Tìm tin
SDI, CAS
Cung cấp nội dung thông tin (tổng luận, thông tin kiện) Tư vấn
(10)công nghệ SDI, CAS
Hội nghị, hội thảo Phục vụ lãnh đạo Tìm tin
SDI, CAS
Cung cấp nội dung thông tin (tổng luận, thông tin kiện) Tư vấn
Phục vụ thẩm định, đánh giá, chuyển giao cơng nghệ
Tìm tin Tư vấn
Cung cấp nội dung thông tin Hội thảo, hội chợ
Tuyên truyền, phổ biến
kiến thức CASTriển lãm, hội thảo
Mục đích Dịch vụ lựa chọn Phục vụ nghiên cứu khoa học
cơng nghệ
Tìm tin SDI, CAS
Hội nghị, hội thảo Phục vụ lãnh đạo Tìm tin
SDI, CAS
Cung cấp nội dung thông tin (tổng luận, thông tin kiện) Tư vấn
Phục vụ thẩm định, đánh giá, chuyển giao cơng nghệ
Tìm tin Tư vấn
Cung cấp nội dung thông tin Hội thảo, hội chợ
Tuyên truyền, phổ biến kiến thức
CAS
Triển lãm, hội thảo
Bước 3: Xác định nguồn thông tin, phương tiện kỹ thuật chi phí thực dịch vụ
Các sản phẩm thông tin/nguồn thông tin sử dụng để triển khai dịch vụ :
(11)- Hệ thống tìm tin Các phương tiện kỹ thuật
- Thiết bị khai thác thông tin chuyên dạng - Máy tính, thiết bị mạng…
Chi phí thực :
- Chi phí cho nhân lực thực dịch vụ
- Chi phí tìm kiếm thơng tin truyền thơng tin - Chi phí khấu hao trang thiết bị
Bước 4: Tổ chức, phân công nhân cách hợp lý để triển khai dịch vụ đạt hiệu cao
Nhân lực Loại dịch vụ
Chuyên gia xử lý thông tin SDI Tư vấn Tìm tin
Chuyên gia kỹ thuật Khai thác tài liệu chuyên dạng Trao đổi thông tin mạng Chuyên gia ngành KHCN Dịch tài liệu
Tư vấn
Hội thảo ,Hội nghị, Cán nghiệp vụ thơng tin,
thư viện
Tìm tin
Cung cấp tài liệu
Nhân lực Loại dịch vụ
Chuyên gia xử lý thông tin SDI Tư vấn Tìm tin
Chuyên gia kỹ thuật Khai thác tài liệu chuyên dạng Trao đổi thông tin mạng Chuyên gia ngành KHCN Dịch tài liệu
Tư vấn
Hội thảo ,Hội nghị, Cán nghiệp vụ thông tin,
(12)5.Phân phối thông tin đại
Ngày nay, với phát triển không ngừng cơng nghiệp thơng tin, ngồi cách trực tiếp đến thư viện, người dùng tin tiếp cận sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện (SPDVTTTV) qua hệ thống phân phối khác
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng người dùng tin, CQTT-TV sử dụng nhiều kênh phân phối khác cho SPDVTTTV Sau ví dụ kênh phân phối sử dụng cho số SPDVTTTV
Sản phẩm/dịch vụ Kênh phân phối Cho mượn liên thư viện - Đến thư viện
- Qua bưu điện Đặt tài liệu - Đến thư viện
- Qua điện thoại, e-mail - Qua mạng máy tính Nhận liệu đặt
trước
- Đến thư viện - Qua bưu điện Tìm thơng tin - Đến thư viện
- Qua điện thoại, e-mail - Qua mạng máy tính Đặt mua ấn phẩm thông
tin
- Đến thư viện
- Qua điện thoại, e-mail - Qua mạng máy tính - Qua đại lý Các chương trình huấn
luyện - Đến thư viện- Qua mạng máy tính
(13)dạng nhiều khách hàng khác Trong số trường hợp, kênh phân phối truyền thống lựa chọn tốt nhất, số trường hợp khác, kênh phân phối đại lại lựa chọn thích hợp Để lựa chọn kênh phân phối thích hợp, CQTT-TV cần phân tích yếu tố sau:
- Chất lượng phục vụ: Phân phối phải xem thành phần thiếu sản phẩm Nếu chất lượng phục vụ cao, nghĩa khách hàng tiếp cận sản phẩm cách dễ dàng giá trị sản phẩm tự nâng lên Phân phối liên quan trực tiếp với khía cạnh sản phẩm/dịch vụ chất, hình thức thể chất lượng sản phẩm (mức độ xác, tính kịp thời)…
- Thời gian phục vụ: yếu tố cần xem xét ba khía cạnh sau:
- Thời gian cần thiết để nhân viên thư viện cung cấp thông tin: khía cạnh phụ thuộc vào nguồn lực có sẵn CQTT-TV vốn tài liệu, phương tiện kỹ thuật… đặc biệt nguồn nhân lực Nếu nhân viên thư viện có trình độ chun mơn, có nhiều kinh nghiệm CQTT-TV có sẵn nguồn tài liệu thích hợp yêu cầu tin đáp ứng khoảng thời gian ngắn Ngược lại, nhân viên thư viện cịn thiếu trình độ chun mơn, kinh nghiệm CQTT-TV có nguồn tài liệu nghèo nàn cần nhiều thời gian để thực yêu cầu tin u cầu tin khơng thỏa mãn
(14)hiện CQTTTV đa dạng hóa phương thức phân phối nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dùng tin Đặc biệt, mạng máy tính trở thành kênh phân phối tiện lợi sử dụng ngày phổ biến CQTTTV
- Thời gian CQTTTV thực sẵn sàng phục vụ khách hàng: cần xác định cách xác cụ thể thời lượng thời điểm khách hàng sử dụng SPDVTT-TV Các phương tiện kỹ thuật đại giải pháp thích hợp cho CQTTTV để giải vấn đề giới hạn thời gian, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng sử dụng số SPDVTT-TV vào thời điểm thuận lợi họ
1 Đội ngũ trung gian: phân phối SPDVTTTV dựa hợp tác CQTTTV tổ chức cá nhân chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, quan phủ, đại lý sách báo, quan truyền thông…
2 Số lượng vị trí điểm truy cập SPDVTTTV: điểm truy cập đóng vai trị điểm kết nối người dùng tin với SPDVTTTV mà họ cần Điểm truy cập tịa nhà, kioque, thư viện lưu động phịng nhỏ với máy tính nối mạng Số lượng vị trí điểm truy cập tương lai cần hoạch định đánh giá dựa nhu cầu thực tế người dùng tin tiềm năng, nguồn lực CQTT-TV
3 Công nghệ phân phối thông tin: Tốc độ phát triển nhanh chóng cơng nghệ dẫn đến xuất liên tục phương tiện phân phối thông tin thị trường truyền liệu qua vệ tinh, FAX, truyền hình cáp, mạng máy tính… Vấn đề đặt CQTT-TV phải biết lựa chọn phương tiện thích hợp với điều kiện thực tế
(15)đổi để thích ứng với điều kiện Vì vậy, muốn tồn phát triển bền vững thời đại mới, CQTT-TV phải học cách chủ động linh hoạt việc phân phối thơng tin, hay nói cách khác phải có khả sẵn sàng đổi
5 Chu kỳ sống có giới hạn: Khái niệm chu kỳ sống có giới hạn phù hợp với tất thành phần marketing mix Các hoạt động CQTT-TV nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng chúng đạt hiệu cao thời điểm khoảng thời gian định, sau chúng trải qua giai đoạn suy thoái cuối bị loại bỏ để nhường chỗ cho hoạt động thích hợp Vì vậy, đưa biện pháp hoạt động nào, CQTT-TV phải liên tục theo dõi đánh giá hiệu để kịp thời điều chỉnh cần thiết
6 Định vị: có hai mức độ định vị xác định thị trường ngành CQTT-TV nhà cung cấp thông tin phát triển sản phẩm có thị phần riêng đối thủ cạnh tranh nhằm lôi ý khách hàng Khơng có SPDVTTTV đáp ứng tất nhu cầu tin khách hàng Vì vậy, xác định thị trường cách tốt CQTTTV
6 Đánh giá dịch vụ TTTV
Các yếu tố để đánh giá dịch vụ TTTV
- Tính hiệu quả: xác định qua hiệu mà dịch vụ đem lại cho người dùng tin
- Tính hiệu chi phí xác định qua cách thực dịch vụ (có tiết kiệm hay khơng?)
- Lợi ích chi phí: xác định cách tính tốn xem việc sử dụng chi phí để thực dịch vụ có thực tối ưu hay khơng, với chi phí định, dịch vụ cần thực để thoả mãn nhu cầu tin mức cao
(16)- Chi phí thực dịch vụ - Chất lượng dịch vụ - Tính kịp thời
http://www.freetranslation.com http://www.paris.gov/ http://www.vista.gov.vn http://www.vietnamtourist.com http://lcweb.loc.gov/marc http://hotbot.com