Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng [r]
(1)MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ
PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC THEO NHĨM
Nhóm bao gồm nhóm nhỏ người làm cơng việc, gặp gỡ để nhận dạng, phân tích giải vấn đề đặt Nhóm chế, hay tổ chức mang tính hình thức, thứ mốt thời, chương trình, mà cách làm việc, thay đổi thói quen bảo thủ suy nghĩ người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ người với người công việc
Nhận diện vấn đề nhóm
Đây ý kiến người hoạt động nhóm tan rã: 1 Khi làm việc theo nhóm tơi thấy thường gặp khó khăn:
+ Thường bảo vệ ý kiến mà khơng thực xem xét thấu đáo ý kiến người khác
+ Không hợp thành thể thống phục vụ cho mục đích
+ Thường gặp người trưởng nhóm có đầu óc tổ chức, phân cơng việc cho hiệu
+ Một số người thích làm việc độc lập mà khơng muốn chia sẻ suy nghĩ hay ý tưởng - Ăn chia khơng sịng phẳng không đánh giá người
2 Khi làm việc theo nhóm khó khăn bất đồng ý kiến, thành viên nhóm có ý kiến riêng thường thấy thiếu sót ý kiến người khác mà khơng tìm ngược lại thấy ý kiến mà khơng thấy thiếu sót
Khó khăn giữ đồn kết nhóm, điều đơi khơng biểu ngồi dễ làm nhóm tan rã, mâu thuẫn viên xuất phát từ mặt thường chuyện nhỏ nhặt không xử lý khéo dẫn đến hậu khôn lường
3 Nhiều khó khăn
- Có người làm cịn có người ỷ lại khơng chịu làm - Mỗi người ý chẳng chịu nghe
- Thường có người lại râu ria - Tốt làm cho khoẻ
(2)Có thể tìm thấy vơ số ý kiến tương tự hoạt động nhóm Mọi người biết hoạt động nhóm tốt, thực hồn tồn ngược lại
Có thể lí giải cách chủ quan hình thành nhóm, nhóm khơng áp dụng qui tắc cần thiết cho việc hình thành hoạt động nhóm; kĩ hoạt động nhóm khơng quan tâm, tìm hiểu mức, trình hoạt động nhóm phạm phải nhiều sai lầm dẫn đến tan rã nhóm
I Cơ nhóm
Nhóm bao gồm nhóm nhỏ người làm cơng việc, gặp gỡ để nhận dạng, phân tích giải vấn đề đặt
Nhóm chế, hay tổ chức mang tính hình thức, thứ mốt thời, chương trình, mà cách làm việc, thay đổi thói quen bảo thủ suy nghĩ người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ người với người công việc
II Chức nhóm
1 Tạo mơi trường làm việc thân thiện:
- Cải thiện hành vi giao tiếp:
Nhóm giúp cải thiện giao tiếp thơng qua hoạt động trao đổi diễn thường xuyên, người trở nên thân thiện, từ giúp bầu khơng khí học tập, lao động trở nên sôi động Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để giải vấn đề lớn mà người nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ khơng thể hồn thành Bầu khơng khí làm việc tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, người có thái độ thiện chí với Chính mà vấn đề hóc búa thường giải dễ dàng
- Xây dựng tinh thần đồng đội hỗ trợ phát triển:
Sau quãng thời gian lao động học tập, đặc biệt công việc lặp lặp lại, vấn đề cần giải phức tạp, áp lực công việc cao làm cho người thực cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, bng xi Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón hoạt động nhóm tham gia nhóm, họ bị thu hút vào cơng việc hết, nhóm có hỗ trợ đồng đội, có điều kiện thể cá nhân, chia sẻ kinh nghiệm hướng dẫn thành viên khác việc trước xem nhàm chán đây, nhìn từ góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên hấp dẫn
- Mở rộng hợp tác liên hệ tất cấp:
(3)thống tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách mối quan hệ Nhóm cách kết nối tất người không phân biệt chức vụ, cấp bậc
Khi người bắt tay giải vấn đề đặt ra, lúc tường ngăn cách bị phá toang, người hòa nhập lại, gần gũi hơn, hỗ trợ tồn phát triển
2 Huy động nguồn nhân lực
- Thu hút người vào công việc:
Nội dung sinh hoạt đa dạng, mối quan hệ củng cố thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải vấn đề liên quan trực tiếp đến cơng việc thành viên, họ bị hút hấp dẫn công việc tạo từ q trình sinh hoạt nhóm
- Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức chất lượng tiến bộ - Tạo hội thuận lợi cho thành viên phát huy tài mình
Nhóm tạo hội tuyệt vời để giải vấn đề công việc hàng ngày Mọi người có dịp nhóm họp, suy nghĩ đưa ý kiến cho việc giải vấn đề khó khăn Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, ngun liệu… ln xảy bất trắc, vận dụng chất xám chất xám tập thể phương thức tối ưu để khắc phục bất trắc Nhóm tạo hội vơ hạn cho thành viên giải khó khăn, đồng thời khiến thành viên nhận thấy phần hữu tổ chức
3 Nâng cao trình độ thành viên hoạt động toàn tổ chức thơng qua:
- Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo người
Nhóm tạo mơi trường kích thích sáng tạo người Người ta không mạnh dạn nêu ý tưởng hay ý kiến riêng bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo Thường giải pháp khả thi lại xuất phát từ ý tưởng lộn xộn, không tuân theo qui phạm thường thấy
- Giảm lãng phí, nâng cao hiệu lao động học tập.
(4)Để dễ hình dung nhóm hoạt động nhóm, bạn liên tưởng đến đội bóng đá Đội bóng đá có thành viên cầu thủ, chơi sân ln có người đội trưởng đạo tức thời sân Các cầu thủ thi đấu sân hướng đến mục tiêu chung đưa bóng vào khung thành đối phương Mỗi thành viên chịu phần trách nhiệm liên quan đến thành công đội bóng Mỗi thành viên, hay cầu thủ, phân cơng trách nhiệm vị trí mà người đảm đương Nếu có vị trí bị yếu đi, cầu thủ khơng thể hồn thành nhiệm vụ vị trí đó, thành viên khác hỗ trợ giúp thành viên vị trí hoàn thành nhiệm vụ khắc phục sai lầm trước Chính vậy, đội bóng ổn định, khơng bị đổ vỡ hình thành sức mạnh chung tồn đội bóng Tuy nhiên, thành viên đội bóng sức mạnh chung nhóm, thiếu thành viên đội bóng có nguy suy yếu
III Thành lập nhóm
1 Với nhóm nhóm học tập, nhóm thành lập sau:
- Số lượng thành viên nhóm khoảng đến thành viên, với số lượng nhóm hoạt động đạt hiệu
- Nhóm hình thành cộng tác kết hợp sinh viên có chí hướng thực vấn đề với nhau; nhiên để dễ dàng cho việc hoạt động trao đổi, tốt nên thành lập nhóm từ thành viên có điều kiện hoạt động (thời gian, vị trí, cơng việc )
- Các thành viên kết nạp vào nhóm khơng có bất đồng riêng tư từ trước, có giải bất đồng tham gia vào nhóm khác
2 Sau tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng Các nhóm bầu nhóm trưởng cở sở tự thỏa thuận với Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là: - Nhóm trưởng người có khả giao tiếp tốt, tạo mối quan hệ thân thiện với thành viên nhóm
- Có khả đánh giá, tổng hợp vấn đề
- Có khả nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho thành viên, đánh giá vấn đề…, khả chuyên mơn, khả quan trọng, đảm bảo công việc thực với hiệu cao
3 Ngồi cơng việc thành viên nhóm, nhóm trưởng cịn phải đảm nhận các công việc:
- Thống mục tiêu chiến lược cho nhóm - Chủ trì họp
(5)- Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót - Là đại diện thức nhóm
- Phân nhiệm vụ thực cho thành viên - …
IV Làm việc theo nhóm
Nhóm hoạt động chủ yếu hình thức họp nhóm Thời gian địa điểm nhóm tự thống định Thường thời gian họp nhóm tiến hành khoảng 45-75 phút, sau thời gian mức độ tập trung khơng cao Các buổi họp nhóm diễn thường xuyên tốt
1 Xây dựng mục tiêu cho nhóm
- Đề mục tiêu vơ quan trọng để hoạt động nhóm thành công Những mục tiêu xác định kim nam cho hoạt động nhóm Vì vậy, sau thành lập nhóm nhóm cần xây dựng mục tiêu tổng qt riêng cho nhóm dựa mục tiêu chiến lược đề
- Sau xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia mục tiêu thành nhiều dự án ngắn hạn
- Xây dựng dự án cụ thể dựa dự án ngắn hạn - Xây dụng tiêu cụ thể cần thực
- Xây dựng qui tắc, qui định riêng cho nhóm, thực nhóm thành viên nhóm phải thực nghiêm túc qui định
Lưu ý: dự án, tiêu xây dựng cần: - Xác định rõ nhiệm vụ cần thực
- Cắt nhỏ đề án thành công việc cụ thể, công việc đủ nhỏ để thành viên hồn thành khả
- Xác định rõ thời gian hồn thành dự án, xây dựng bước cơng việc cần hoàn thành với thời gian cụ thể
- Xây dựng tiêu chí đánh giá dự án tiêu chí định lượng; đánh giá dựa tiêu chí định lượng xác định tiến độ thực dựa phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm dụng cụ cho số liệu cụ thể Đánh giá theo tiêu chí định tính đánh giá dựa nhận xét chung cá nhân
(6)2 Tiến hành họp nhóm
- Chuẩn bị:
+ Các thành viên tự chuẩn bị vấn đề cần trao đổi trước, hoàn thành công việc giao, vạch vấn đề cần trao đổi Các thành viên phải tự nỗ lực lao động học tập, vấn đề bàn luận họp nhóm vấn đề mới, khó giải quyết, tập lớn cần nhiều người làm Khơng ỷ lại vào nhóm, trước họp nhóm thành viên phải chuẩn bị kĩ lưỡng cho nội dung cần bàn luận Ví dụ bàn luận tập khó nhóm địi hỏi thành viên nhóm phải tự giải tập nhà trước nhiều phương pháp khác nhau, không giải có chuẩn bị hình dung vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị cho cơng việc khác
- Mở đầu:
+ Các thành viên ổn định vị trí mình, tắt chng điện thoại thiết bị khác để khơng ảnh hưởng đến q trình làm việc nhóm
+ Nhóm trưởng thành viên nhóm nêu vấn đề cần giải buổi họp Sau thành viên thống thứ tự giải vấn đề - Tiến hành giải vấn đề
+ Cách thức làm việc theo nhóm tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt sống chung với Mọi người có khả đưa nhiều ý tưởng khác nhau, ý tưởng trình bày thành viên nên ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng thành viên khác Nếu có phản ứng riêng cá nhân muốn phủ định ý tưởng nêu nên ghi lại ý kiến riêng vào tờ giấy Sau thành viên đưa ý tưởng, tự rút ưu điểm nhược điểm ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác ý tưởng thân đưa ý kiến phản biện Cơng việc nhóm quan sát, đánh giá, nhận xét ý tưởng, để phát huy, bổ sung ưu điểm bù lấp khuyết điểm tồn
+ Nhóm thống ý tưởng đưa phương án hành động Nếu có nhiều ý tưởng phương án có khả thực nhau, nhóm tiến hành lấy ý kiến hình thức biểu để thống ý tưởng phương án hành động Khi ý tưởng phương án thống thực hiện, làm nảy sinh tâm lí khơng phục tùng với thành viên có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ Vì vậy, thành viên học cách thực theo tập thể, tìm nhược điểm ý tưởng - phương án để tìm cách bù lấp, xóa bỏ khuyết điểm, làm cho phương án ngày thể ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có hiệu cơng việc nâng lên, nhóm trở thành nhóm mạnh
(7)- Kết thúc:
+ Ghi nhận đánh giá kết thực buổi họp nhóm Đánh giá tiến độ thực cơng việc Nhóm nên có sổ để ghi chép trình thực + Nêu vấn đề giải lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ công việc cần chuẩn bị cho thành viên
+ Thông báo thơng tin liên quan đến nhóm cơng việc lề khác
Lưu ý:
- Thời gian họp nhóm nên tiến hành khoảng 45 đến 75 phút, nên tận dụng thời gian hoạt động với hiệu cao được, khơng nên phí phạm thời gian cho cơng việc ngồi lề
- Khi họp nhóm khơng cần thiết phải tạo bầu khơng khí q nghiêm túc gây ức chế cho nhóm, khơng q dễ dãi, đùa cợt làm thời gian nhóm Khi họp nhóm cần tạo bầu khơng khí thoải mái, thân thiện, hợp tác, hỗ trợ lẫn Làm việc theo hướng hiểu biết lẫn nhau: khuyến khích trao đổi cởi mở
- Cố gắng xếp nhiệm vụ phù hợp với tính cách thành viên, để thành viên lựa chọn cố ép thành viên vào nhiệm vụ Nên nhớ thành viên, cá nhân có cách nghĩ, tư riêng, khơng giống ai, khơng nên áp đặt lối suy nghĩ thân cá nhân lên thành viên khác nhóm
- Mỗi thành viên cần nhận rõ trách nhiệm cá nhân hoạt động nhóm - Chấp nhận thách thức cơng việc mà đảm nhận
Q trình xử lý công việc hao tốn nhiều sức lực tài Vậy nên có phương pháp cách tổ chức điều hành phù hợp hiệu nhóm q trình xử lý cơng việc đạt cao Ngược lại, không tổ chức tốt, quản trị tốt khơng có phương pháp cơng việc khó hồn thành, tiêu tốn chi phí thời gian Phần giới thiệu số phương pháp nâng cao hiệu xử lý vấn đề làm việc theo nhóm
1 Vận dụng tư sáng tạo để giải vấn đề
Sáng tạo khả tưởng tượng dự đoán, phát thực ý tưởng
Quá trình sáng tạo gồm yếu tố gắn liền nhau:
- Sự chuẩn bị: xác định rõ vấn đề cần giải Trong giai đoạn cơng việc nhóm quan sát, tìm kiếm, thu thập kiện ý tưởng
(8)qui phạm có Trong giai đoạn diễn xung đổt tiềm thức chấp nhận, trật tự có sẵn với điều lạ, khả chưa xảy
- Sự bừng sáng: đây thời điểm khám phá cần khẩn trương nhận phát triển
- Đánh giá ý tưởng: những giải pháp hay, ý tưởng cần thẩm tra, xem xét ý nghĩa thực tiễn, khả thực kết đạt được…
- Sự tập trung: tập trung giải vấn đề thông qua việc tìm giải pháp tối ưu thực
2 Mơ hình sáng tạo Osborn
Q trình giải vấn đề gồm giai đoạn tìm hiểu thực tế, phát triển ý tưởng đưa giải pháp Mơ hình giúp người vượt qua sáng tạo đổi
a Giai đoạn tìm hiểu thực tế
- Nhận diện thu thập phân tích liệu cần thiết
- Xác định vấn đề chung, trọng tâm cần giải quyết, sau xác định vấn đề phụ Cần tránh nhầm lẫn vấn đề với tượng
b Giai đoạn tìm ý tưởng: tạo ý tưởng định hướng sau phát triển ý tưởng cách bổ sung hay kết hợp chúng với ý tưởng khác thấy cần thiết
- Khơng vội phê bình, trích ý tưởng vừa đưa Một người đưa nhiều ý tưởng Không vội đánh giá phê bình ý tưởng, có nên ghi đánh giá phê bình giấy
- Nhóm nghĩ nhiều ý tưởng có may tìm giải pháp hữu hiệu để giải vấn đề
c Giai đoạn tìm giải pháp:
- Nhận diện đánh giá ý tưởng, giải pháp, chương trình sơ cách thức thực chương trình lựa chọn
- Tìm giải pháp dựa vào việc phản biện ý tưởng, phân tích ưu điểm nhược điểm, tìm thêm giải pháp để hạn chế nhược điểm, bổ sung thêm giải pháp cho ý tưởng
(9)3 Phương pháp Brainstorming (cơng não) Não cơng nhóm ý tưởng khơng hạn chế cho nhóm đưa ra, khơng có ý kiến phê bình trích hay đánh giá để tìm ý tưởng Đối với cơng ty hay tổ chức lớn, q trình giải vấn đề tiến hành theo hai nhóm riêng rẽ: phát triển ý tưởng đánh giá ý tưởng Phát triển ý tưởng người có trí tưởng tượng phong phú, có khả tư trừu tượng, có khả khái quát hóa cao đảm nhận Đánh giá ý tưởng người có óc phân tích, đánh giá sâu sắc có khả phê bình sắc sảo đảm nhận
Khi tiến hành cần tuân theo nguyên tắc sau:
a Loại trừ trích, phê bình: Những người tham gia phải từ bỏ ý kiến phê bình suốt trình tìm phát triển ý tưởng nhóm
b Duy trì bầu khơng khí hồn tồn tự do: Các ý tưởng đưa bầu khơng khí thoải mái tự do, cởi mở tốt Đồng thời người đề xuất ý tưởng không bị hạn chế nội dung chứng minh tính chất đắn tính thực ý tưởng Có nhiều ý tưởng ban đầu trơng ngớ ngẩn, khác thường thực lại đem lại kết vượt mong đợi
c Số lượng ý tưởng nhiều tốt: có nhiều ý tưởng có nhiều khả tìm giải pháp hữu ích
d Kết hợp phát huy ý tưởng người khác: Trong q trình phát triển ý tưởng, thành viên đưa ý tưởng riêng dựa phát triển ý tưởng người khác Hoặc kết hợp nhiều ý tưởng thành ý tưởng
Có số trạng thái tâm lí thường xuất hoạt động, cần tránh phạm phải trạng thái để không cản trở sáng tạo cá nhân tồn nhóm, số lời khuyên cần ghi nhớ thực hiện:
- Đừng cố tìm câu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn hiểu biết người mà vấn đề có nhiều câu trả lời đúng, nên đừng cố tìm câu trả lời
- Đừng cố gắng tn theo logic: Sự hợp lí khơng phải lúc chiếm ưu thế, mà thường có nhiều trái ngược tình cảm người nguyên tắc tổ chức
- Đừng tuân theo nguyên tắc cách cứng nhắc: Nếu muốn đổi cải tiến cần biết nghi ngờ xem xét giới hạn không rõ ràng tư
- Đừng lệ thuộc vào thực: Có nhiều ý tưởng khơng thực tế trở thành nhữnh bàn đạp để sáng tạo
(10)- Đừng lo sợ cố tránh thất bại: Sự lo sợ thất bại làm tê liệt tâm thực ý tưởng hay
- Thêm chút hồi tưởng: trị chơi khơi hài thời thơ ấu gợi ý hay cho tại, hình tượng bắt gặp điểm ý tưởng
- Tránh tình trạng biệt lập: Sự kết hợp chéo lĩnh vực chuyên môn khác thường hữu hiệu việc xác định tìm giải pháp
- Đừng quan trọng hóa vấn đề: Sự hài hước, khơng khí thoải mái làm giảm căng thẳng thúc đẩy khả sáng tạo
- Luôn sáng tạo bắt đầu ý tưởng mới: cách nuôi dưỡng ý tưởng nhỏ bé bình thường biến ý tưởng thành thực, phát triển thực ý tưởng lớn nhiều tương lai