Tìm hiểu nghiệp vụ kế toán tiền mặt và viết ứng dụng bằng c

Phần : Mơ tả nghiệp vụ kế tốn tiền mặt I Tổng quan quản lý tiền mặt 1.Vai trò, tầm quan trọng quản lý tiền mặt Phân hệ kế toán tiền mặt phân hệ nhỏ hệ thống kế toàn bao gồm công việc : thu , chi tiền mặt , chuyển nhận tiền qua ngân hang Cuối kỳ kế toán theo dõi tài khoản tiền mặt , tiền gửi tài khoản đối ứng phản ảnh vào sổ sách liên quan , tập hợp liệu làm thong tin cho phân hệ khác Từ thấy quản lý tiền mặt trình bao gồm việc thu hồi nợ , kiểm soát chi tiêu , bù đắp thâm hụt ngân sách , dự báo nhu cầu tiên mặt doanh nghiệp , đầu tư tiền mặt trả tiền cho ngân hàng cung cấp hoạt động thuộc trình quản lý tiền mặt Trên thực tế cơng ty cần quản lý tiền mặt có Mọi tổ chức có hoạt động thu chi cần quản lý tiền mặt để chủ động sử dụng , đáp ứng yêu cầu cách tốt Phân hệ kế tốn tiền mặt Các cơng việc phân hệ kế toán tiền mặt : 2.1.Hạch toán tiền mặt quỹ - Tiền quỹ bao gồm : tiền Việt Nam , ngân phiếu , ngoại tệ , vàng bạc, đá quý …đang nằm két doanh nghiệp Tiền mặt quỹ thuộc tài sản lưu động doanh nghiệp - Quy định quản lý tiền mặt quỹ : tiền mặt phải quản lý ket an toàn , chống trộm , chống cháy , chống mối xông Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt thủ quỹ chịu trách nhiệm thực Quỹ không nhờ người khác làm thay Trường hợp cần thiết phải làm thủ tục uỷ quyền cho người làm thay phải đồng ý văn giám đốc Thủ quỹ phỉ thường xuyên kiểm tra quỹ , đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư sổ quỹ Hàng ngày thu chi tiền , thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ , cuối ngày lập báo cáo nộp cho kế toán Hàng ngày sau nhận báo cáo quỹ kèm theo chứng từ gốc thủ quỹ gửi đến kế tốn quỹ phải đối chiếu kiểm tra số liệu chứng từ với số liệu ghi sổ quỹ Sau kiểm tra xong sổ quỹ , kế toán định khoản ghi sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt - Nhiệm vụ hạch toán tiền mặt quỹ : phản ánh xác đầy đủ kịp thời số có , tình hình biến động loại tiền , ngoại tệ , vàng bạc … doanh nghiệp ; đơn đốc tình hình sử dụng tiền mặt , việc chấp hành quy định quản lý tiền tệ , ngoại tệ , kim loại quý chế độ tốn khơng dung tiền mặt 2.2 Hạch tốn tiền gửi ngân hàng : - Tiền gửi ngân hàng bao gồm : tiền mặt Việt Nam , ngoại tệ , vàng bạc doanh nghiệp gửi ngân hàng - Hạch toán tiền gửi ngân hàng phải vào giấy báo cáo , báo nợ ngân hàng kèm theo chứng từ gốc - Hạch toán phải mở sổ chi tiết theo dõi loại tiền gửi ngân hàng , ngoại tệ , vàng , bạc … Nghiệp vụ chức kế toán tiền mặt 3.1 Yêu cầu : -Cập nhật xác kịp thời thu – chi - tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ , báo cáo cần cho ban giám đốc -Thực trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt 3.2 Trách nhiệm : Nghiệp vụ thu chi tiền mặt : -Mọi khoản thu chi phát sinh phải thực quy định công ty , quỹ tiền mặt có chứng từ - Khi nhận phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc thủ quỹ phải: + kiểm tra số tiền phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc +kiểm tra nội dung phiếu thu , phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc không + kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu , phiếu chi chữ ký người có thẩm quyền + kiểm tra số tiền chi thu vào cho xác để nhập số tiền xuất quỹ tiền mặt + cho người nộp tiền nhận tiền ký tên vào phiếu thu chi + thủ quỹ ký vào phiếu thu phiếu chi giao cho khách hàng + sau thủ quỹ vào phiếu thu phiếu chi để ghi vào sổ quỹ + cuối thủ quỹ chuyển giao tài liệu chứng từ có liên quan cho kế toán - Khi chi tạm ứng , trường hợp thủ quỹ theo dõi ghi vào sổ quỹ tiền mặt viết tay Chi theo số tiền phiếu nhận tạm ứng người xin tạm ứng lập phụ trách sở duyệt + lưu giữ phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký người phụ trách sở , người nhận tạm ứng thủ quỹ Trực dõi công nợ tạm ứng + Khi người nhận tạm ứng toán cho ký vào phần quy định phiếu ghi rõ số dư nợ lại Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào sổ quỹ tiền mặt viết tay + Khi phần tạm ứng toán đợt cuối , lúc kế tốn lập phiếu chi thức để vào sổ quỹ tiền mặt máy thủ quỹ tính tốn số chênh lệch để thu thêm chi + Đối tượng xin tạm ứng phải công nhân viên làm việc sở thời gian toán tạm ứng la tuần Mơ tả mơ hình nghiệp vụ : Quy trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên kiểm kê… chủ yếu phiếu thu, phiếu chi Nó phản ánh nghiệp vụ liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt đơn vị Phiếu thu: Phiếu thu dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế tốn Mọi khoản tiền thu nhập quỹ phải có phiếu thu Phiếu thu kế toán toán (người lập phiếu) ghi thành liên đặt giấy than viết lần , kế toán toán ký Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng soát xét giám đốc ký duyệt Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền ký vào phiếu thu Thủ quỷ nhận tiền, ghi số tiền nhận chữ ký ký vào phiếu thu liên phiếu thu luân chuyển sau : Một liên lưu cuống, liên người nộp tiền giữ Nếu người ngồi đơn vị, liên chứng minh nộp tiền Nếu người đơn vị, liên trao cho phận kế tốn đơn vị làm chứng minh nộp tiền theo phiếu chi Một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ, cuối ngày tập hợp phiếu thu chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán Sau ghi sổ, xong phiếu thu bảo quản năm hết năm chuyển sang lưu trữ Phiếu chi: Phiếu chi dùng để xác định số tiền mặt thực tế ra, để thủy quỹ tiền, ghi sổ quỹ chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán Mọi khoản chi phải có phiếu chi Phiếu chi lập thành liên , liên lưu nơi lập phiếu , liên dung để thủ quỹ chi tiền Thủ quỹ vào phiếu chi để chi tiền sau có chữ ký kế tốn trưởng , thủ trưởng đơn vị Sau nhận đủ tiền , người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên đóng dấu chi vào phiếu chi Căn vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ , sau chuyển cho kế tốn tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ Ngoài ra, q trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết phải gửi tiền vào ngân hàng kho bạc Nhà nước cơng ty tài để thực nghiệp tốn khơng dùng tiền mặt theo quy định hành pháp luật Chứng từ để hạch tốn TGNH giấy báo Có, báo Nợ kê ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi ) Khi nhận chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thơng báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh xử lý kịp thời khoản chênh lệch (nếu có) 4.2 Các tài khoản kế toán tiền mặt Tài khoản dùng cho kế toán tiền mặt “tài khoản tiền mặt “ Ký hiệu tk 111 Tài khoản có : - Bên nợ : ghi số tiền làm tăng quỹ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ Số tiền mặt thừa quỹ phát kiểm kê - Bên có : Ghi số tiền làm giảm quỹ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ Số tiền mặt quỹ thiếu hụt − Số dư bên nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí q, đá q cịn tồn quỹ tiền mặt Tài khoản 111 gồm có tài khoản cấp : TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Ngoại tệ TK 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá q 4.3 Tình hình hạch tốn số nghiệp vụ chủ yếu : - Thu tiền bán sản phẩm , hàng hoá , cung cấp dịch vụ tiền mặt : Nợ TK11: Số tiền mặt nhập quỹ Có TK333(3331): Thuế GTGT phảo nộp( có) Có TK511 : Doanh thu bán hàng - Thu tiền mặt từ hoạt động bất thường Nợ TK111 : Số tiền mặt nhập quỹ Có TK333(3331): Thuế GTGT phải nộp ( có ) Có TK711: Thu nhập từ hoạt động khác - Rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ Nợ TK111 : Số tiền rút từ ngân hàng nhập quỹ Có TK112 : Số tiền rút từ ngân hàng nhập quỹ - Thu hồi khoản nợ phải thu tiền mặt Nợ TK111: Số tiền nhập quỹ Có TK131 : Số tiền thu khách hàng Có TK141 : Tiền mặt tạm ứng tốn Có TK138: Thanh tốn khoản phải thu khác - Thu hồi khoản trước doanh nghiệp mang ký quỹ , ký cược tiền , vàng Nợ TK111: Số tiền nhập quỹ Có TK138 : Số tiền nhập ký quỹ kỹ cược - Nhận ký cược ký quỹ đơn vị khác bang tiền , vàng Căn vào phiếu thu chứng từ có liên quan , kế tốn ghi sổ sau : Nợ TK111 : Số tiền nhập quỹ Có TK338 : Số tiền nhận ký cược , ký quỹ - Các khoản thừa quỹ tiền mặt phải kiểm kê quỹ Nợ TK111 : Số tiền phát thừa Nợ TK711 : Số tiền thừa ghi tăng thu nhập khác Có TK338(3381) : Số tiền thừa cần xử lý - Xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng Nợ TK112 : Số tiền xuất quỹ gửi vào ngân hàng Có TK111 : Số tiền xuẩt quỹ gửi vào ngân hàng - Xuất quỹ tiền mặt vàng , bạc , đá quý ký quỹ , ký cược , chấp Nợ TK138: Số tiền chấp ký cược ký quỹ Có TK111 : Giá trị tiền mặt , vàng , bạc , đá qúy đem chấp - Xuất quỹ tiền mặt mua vật tư , hàng hoá dung vào sản xuất , kinh doanh sản phẩm , hàng hố chịu thuế GTGT doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ , giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào + Theo phương pháp kê khai thường xuyên : Nợ TK152 : Giá trị nguyên liệu , vật liệu nhập kho Nợ TK53 : Giá trị công cụ , dụng cụ mua nhập kho Nợ TK156 : Giá trị hàng hoá mua nhập kho Nợ TK133 : Thuế GTGT đầu vào khấu trừ Có TK111 : Số tiền thực chi + Theo phương phấp kiểm kê định kỳ Nợ TK611 : Giá trị mua hàng Nợ TK133 : Thuế GTGT đầu vào khấu trừ Có TK111: Số tiền mặt thực chi - Dùng tiền mặt mua vật tư , hàng hoá , dung vào sản xuất , kinh doanh sản phẩm , hàng hoá chịu thuế GTGT doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp sản xuất kinh doanh hàng chịu thuế GTGT , giá trị ghi sổ giá mua phải trả cho người bán bao gồm thuế GTGT đầu vào + Theo phương pháp kê khai thường xuyên Nợ TK152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK153: Giá trị công cụ dụng cụ nhập kho Nợ TK156: Giá trị hàng hoá mua nhập kho Có TK111: Số tiền mặt thực chi + Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK611: Giá trị hàng mua Có TK111: Số tiền mặt thực chi - Xuất quỹ tiền mặt mua TSCD , chi cho XDCB Nợ TK211: Chi mua TSCD Nợ TK214: Chi phí XDCB Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào khấu trừ Có TK111: Số tiền mặt thực chi - Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khốn , góp vốn liên doanh với đơn vị khác Nợ TK221: Số tiền mua chứng khoán dài hạn Nợ TK111: Số tiền mặt xuât quỹ -Xuất quỹ tiền mặt chi trả lương thưởng , BHXH , tiền ăn ca Nợ TK334 : Số tiền mặt trả cơng nhân viên Có TK111: Số tiền mặt trả cơng nhân viên - Xuất quỹ tiền mặt tốn khoản nợ phải trả Nợ TK311: Trả nợ vay ngắn hạn Nợ TK315: Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK331: Trả nợ người bán Nợ TK333: Nộp thuế khoản phải nộp nhà nước Nợ TK338: Thanh tốn khoản phải trả Có TK111: Số tiền mặt xuất quỹ thực tế Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản hạch toán : Tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng Tài khoản 1121: tiền gửi Việt Nam Tài khoản 1122: ngoại tệ Tài khoản 1123: vàng , bạc, đá q , kim khí q Trình tự hạch toán nghiệp vụ chủ yếu - Xuất quỹ tiền mặt gửi ngân hàng Nợ TK112: Số tiền mặt gửi vào ngân hàng Có TK111: Sơ tiền mặt gửi vào ngân hàng - Thu tiền bán hàng tiền chuyển khoản Nợ TK112: Số tiền gửi ngân hàng thu Có TK511: Doanh thu bán hàng Có TK333(3331): Số tiền phải nộp thuế GTGT - Thu hồi khoản nợ tiền gửi ngân hàng Nợ TK112: Số tiền thu Có TK131: Số tiền khách hàng tốn Có TK138: Thanh tốn khoản phải thu khác - Thu hồi tiền ký quỹ , ký cựơc tiền gửi ngân hàng Nợ TK112: Số tiền chấp ký quỹ ký cược thu hồi Có TK138: Số tiền chấp ký quỹ ký cược thu hồi - Thanh toán chứng khoán ngắn hạn , dài hạn tiền gửi ngân hàng Nợ TK112: Số tiền gửi ngân hàng Có TK121: Giá trị chứng khốn ngắn hạn tốn Có TK221: Giá trị chứng khốn dài hạn tốn Có TK551: Chênh lệch giá gốc chứng khoán so với giá toán - Phản ánh lợi tức thu từ gửi ngân hàng Nợ TK112: Số lợi tức thu gửi vào ngân hàng Có TK511: Số lợi tức thu gửi vào ngân hàng - Dùng tiền gửi ngân hàng mua vật tư hàng hoá + Theo phương pháp kê khai thường xuyên Nợ TK152 : Giá trị nguyên liệu , vật liệu mua nhập kho Nợ TK153 : Giá trị công cụ , dụng cụ mua nhập kho Nợ TK156 : Giá trị hang hố mua ngồi nhập kho 6.Bảng TAIKHOAN STT Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi maTK varchar 10 Mã tài khoản, khóa tenTK varchar 30 Tên tài khoản loaiTK varchar Phân loại TK Muc int Mức hệ thống TK 7.Bảng PHIEUTC STT Tên trường kiểu liêu Kích cỡ Ghi Sophieu int Số phiếu, khóa loai nvarchar T (thu) hay C (chi) maNV nvarchar 12 Mã nhân viên, khóa ngồi maKH nvarchar Mã khách , khóa ngồi maTK varchar Mã TKkhóa ngồi lydo nvarchar 50 Văn datetime Ngày chi /thu sochungtu varchar 16 Số lượng chứng từ 10 sotien float Số tiền chi /thu 8.Bảng UYNHIEM STT Tên trường kiểu liệu Kích cỡ Ghi soUN nvarchar 12 Số giấy ủy nhiệm khóa maNV nvarchar 12 Mã nhân viên, khóa ngồi Makh nvarchar 12 Mã khách maTK varchar 14 Mã tài khoản khách lydo nvarchar 50 Văn Datetime Ngày nhận có/nợ sotien float Tổng số tiền 9.Bảng NGANHANG STT Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi maNH nvarchar 12 Mã ngân hàng, khóa chinh tenNH ntext 18 Tên ngân hàng diachiNH ntext 30 Địa taikhoanNH int 14 Tài khoản ngân hàng 3.2.Xác định luồng liệu hệ thống 3.2.1.Biểu đồ luồng liệu tiến trình “1.0.Thu tiền mặt “ KHÁCH y.cầu,t.toán 1.1 Lập phiếu thu MÁY LÀM phiếu thu “không hợp lý” 1.2 Ký duyệt thu PHIEUTC phiếu thu 1.3 Thu tiền ghi sổ quỹ SOTIENMAT phiếu thu “hợp lý” Biểu đồ luồng liệu Thu tiền mặt SOTIENMAT 3.2.2.Biểu đồ luồng liệu tiến trình “2.0.Chi tiền mặt “ KHÁCH y.cầu, t.tốn phiếu “khơng chi hợp lý” 2.1 Lập phiếu chi PHIEUTC MÁY 2.2 LÀM Ký duyệt chi phiếu chi 2.3 Xuất tiền ghi sổ quỹ SOTIENMAT phiếu chi “hợp lý” Biểu đồ luồng liệu Chi tiền mặt 3.2.3.Biểu đồ luồng liệu “3.0.Thu tiền gửi” 3.2 Lập chứng từ thu 3.1 Nhập giấy báo có giấy báo có GIẤYBÁO CHƯNGTU NGÂN HÀNG 3.3 duyệt ký chi 3.4 Vào sổ chứng từ thu SÔTIENGUI chứng từ thu Biếu đồ luồng liệu tiến trình Thu tiền gửi 3.2.4.Biểu đồ luồng liệu “4.0.Chi tiền gửi” 3.2.5.Biểu đồ luồng liệu tiến trình “5.0.Báo cáo” Máy làm y.cầu báo cáo 5.0 SỔTIENMAT Tổng hợp LÃNH ĐẠO Báo cáo SỔTIENGUI BÁO CAO Biểu đồ luồng liệu tiến trình Tổng hợp, báo cáo 3.3.Xác định hệ thống giao diện 3.3.1.Xác định hệ thống giao diện nhập liệu Dựa vào mơ hình ER , ta có giao diện nhập liệu sau Thực thể KHÁCH HÀNG Giao diện nhập liệu a Nhập khách NHÂN VIÊN b Nhập nhân viên NGÂN HÀNG c Nhập ngân hàng TÀI KHOẢN d Nhập tài khoản Mối quan hệ < THU> e Nhập phiếu thu f Nhập phiếu chi g Nhập giấy báo có h Nhập giấy báo nợ i Nhập ủy nhiệm chi 3.3.2.Xác định giao diện xử lý Mỗi tiến trình luồng hệ thống máy thực có tương tác với tác nhân hay công việc thủ công xác định giao diện xử lý: Biểu đồ luồng hệ thống Thu tiền mặt Giao diện xử lý k Lập phiếu thu m Ghi sổ tiền mặt Chi tiền mặt n Lập phiếu chi o Ghi sổ tiền mặt Thu tiền gửi p Nhập giấy báo có q Lập chứng từ thu r Vào sổ tiền gửi Chi tiền gửi s Nhập giấy báo nợ t Lập chứng từ chi u Vào sổ tiền gửi Tổng hợp, báo cáo v Tổng hợp báo cáo 3.3.3.Thiết kế hệ thống thực đơn Truy nhập hệ thống Thực đơn Chương Cài đặt hệ thống hướng dẫn vài chức chương trình 4.1.Giới thiệu hệ thống 4.1.1.Hệ thống thực đơn - Hệ thống - Quản lý danh mục - Chứng từ - Sổ chi tiết - Thoát chương trình 4.1.2 Các hệ thống thực đơn Hệ thống : - Quản lý đăng nhập - Thoát đăng nhập Quản lý danh mục - Danh mục khách hàng - Danh mục ngân hàng - Danh mục nhân viên - Danh mục tài khoản Chứng từ - Phiếu thu chi - Giấy báo - Uỷ nhiệm Sổ chi tiết - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ quỹ tiền gửi 4.2.Hứơng dẫn sử dụng số chức - Thu tiền mặt : Chọn loại phiếu :T ( thu ) Chọn nhân viên , khách hàng tài khoản Điền lý thu tiền , số chứng từ , số tiền - Chi tiền mặt : Chọn loại phiếu : C ( chi ) Chọn nhân viên , khách hàng tài khoản Điền lý chi tiền , số chứng từ , số tiền - Thu tiền gửi : Chọn loại phiếu :T (thu) Chọn nhân viên , khách hàng tài khoản Điền lý thu tiền , số tiền - Chi tiền gửi Chọn loại phiếu :C (chi) Chọn nhân viên , khách hàng tài khoản Điền lý chi tiền , số tiền ... tốn tiền mặt h Sổ tiền gửi ngân hàng i Báo c? ?o tình hình thu chi C? ?c ch? ?c nghiệp vụ a Thu tiền mặt C Chi tiền mặt b C c d f U U U R Chi tiền gửi NH C R R R R R 4.5.3 C? ?c biểu đồ tiến trình nghiệp. .. vụ ch? ?c kế toán tiền mặt 3.1 Yêu c? ??u : -C? ??p nhật x? ?c kịp thời thu – chi - tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ , báo c? ?o c? ??n cho ban giám đ? ?c -Th? ?c trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt 3.2 Trách nhiệm : Nghiệp. .. đạo c? ?ng ty c? ? u c? ??u báo c? ?o tình hình thu chi hệ thống phải gửi báo c? ?o cho ban lãnh đạo 4.5.2 Biểu đồ phân rã ch? ?c a.Sơ đồ phân c? ??p ch? ?c HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1.Thu tiền mặt 2.Chi tiền mặt