bai_3_kn_lap_ke_hoach_va_to_chuc.pdf

• Đánh thức lòng nhiệt tính, tạo động lực để làm việc một cách tốt nhất >> đạt mục tiêu kế hoạch KIỂM SOÁT?. • Giám sát, đánh giá.[r]

BÀI 3

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC

Quá trình quản lý?

LẬP KẾ HOẠCH

• Thiết lập mục tiêu phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu TỔ CHỨC

• Đảm bảo nguồn lực để thực kế hoạch

LÃNH ĐẠO

• Đánh thức lịng nhiệt tính, tạo động lực để làm việc cách tốt >> đạt mục tiêu kế hoạch KIỂM SOÁT

NỘI DUNG

3.1 Kỹ lập kế hoạch

3.1 Lập kế hoạch

3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? 3.1.2 Vai trò việc lập KH 3.1.3 Phân loại KH

3.1.4 Tiếp cận lập KH 3.1.5 Quy trình lập KH

3.1.6 Căn để xây dựng KH

3.1.7 Nguyên tắc SMART lập KH

3.1.8 Một số công cụ lập KH

3.1.9 Phương pháp 5W1H2C5M lập KH

Xử lý tình huống?

• Đã bạn hay đơn vị

của bạn có nhiều việc cần làm mà khơng biết nên bắt đầu từ đâu?

• Rèn luyện óc tổ chức: Đặt 3 câu hỏi Quá khứ - Hiện Tại – Tương lai gần

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên cơng việc

• Xác định việc quan trọng

nhất

• Hãy từ chối nhiều

việc

3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (1)

• KẾ HOẠCH?

• Là tổng thể mục tiêu, giải pháp nguồn lực mà tổ chức sử dụng để đạt mục tiêu

của tổ chức

• Tập hợp hoạt động theo trình tự thời gian với quy mơ, địa bàn triển khai cụ thể → Đạt mục tiêu trong điều kiện nguồn lực thời gian xác định

3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (2)

• LẬP KẾ HOẠCH?

• Lập kế hoạch loại định đặc thù để

xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ

• Lập kế hoạch trình việc thiết lập mục tiêu, định chiến lược, sách, kế

hoạch chi tiết để đạt mục tiêu định

3.1.2 Vai trò việc lập kế hoạch

• Thể phương hướng hoạt động tương lai • Phối hợp tốt phận, cá nhân trong cùng

đơn vị/ tổ chức: Biết mục tiêu, cách thức để đạt mục tiêu >> Dễ thực cơng việc

• Giảm bất ổn: Lập kế hoạch phải lường trước rủi ro • Giảm chồng chéo lãng phí nguồn lực: Khi lập kế

3.1.3 Phân loại kế hoạch (1)

1) CHIA THEO CẤP ĐỘ KẾ HOẠCH:

• KH chiến lược

• KH tác nghiệp

Tiêu chí KH

chiến lược

KH

tác nghiệp

Thời gian Dài, ≥ năm Ngắn, ≤ năm Phạm vi Rộng, chung

cho tổ chức

3.1.3 Phân loại kế hoạch (2)

2) CHIA THEO THỜI GIAN:

• KHdài hạn: ≥ năm

• KH trung hạn: – năm

• KH ngắn hạn: < năm

3) CHIA THEO MỨC ĐỘ CỤ THỂ:

• KH định hướng: Mang

tính đạo chung, chưa xác định rõ mục tiêu

3.1.4 Tiếp cận lập kế hoạch

• Từ xuống (Top Down) • Từ lên (Bottom Up)

3.1.5 Quy trình lập kế hoạch

1 Phân tích bối cảnh

2 Xác định mục tiêu

3 Xây dựng phương án/giải pháp thực hiện

4 Đánh giá, điều chỉnh lựa chọn phương án/giải pháp tối ưu

3.1.6 Căn để xây dựng kế hoạch

• Chức năng, nhiệm vụ • Tình hình

• Nhu cầu/ Mong muốn

• Khả nguồn lực kỳ kế hoạch

3.1.7 Nguyên tắc SMART lập kế hoạch

• Trong kế hoạch, MỤC TIÊU quan trọng

• SMART giúp thể tốt mục tiêu kế hoạch

• Specific: Cụ thể, rõ ràng để định hướng cho hoạt động • Measurable: Đo đếm

• Achievable: Đạt được, vừa sức • Realistics: Thực tế

3.1.8 Một số công cụ lập kế hoạch

• Thu thập thơng tin

• Đánh giá thực kế hoạch kỳ trước

• Phân tích vấn đề: Cây vấn đề - mục tiêu – giải pháp và

SWOT → Khó khăn, mục tiêu giải pháp cho kế hoạch

• Xếp hạng, cho điểm → Nhu cầu, ưu tiên phương

3.1.9 Phương pháp 5W 1H 2C 5M lập kế

hoạch

1 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (why) Xác định nội dung công việc (what)

3 Xác định (where, when, who)

4 Xác định cách thức thực (how)

5 Xác định phương pháp kiểm soát kiểm tra (control, check)

1 Xác định mục tiêu, u cầu cơng việc

• Trước bắt tay vào việc gì, bạn thường tự đặt câu hỏi gì?

• Tại phải làm cơng việc đó_Why?

• Ý nghĩa cơng việc đó? • Nếu khơng thực cơng

việc hậu gì?

>>> Giúp xác định mục

2 Xác định nội dung cơng việc

• Nội dung cơng việc gì_What?

• Quy trình/các bước để thực cơng việc đó? • Sự kế thừa bước theo trật tự

3 Xác định địa điểm, thời gian đảm

nhiệm

• Địa điểm_Where

• Được thực đâu?

• Thời gian_When

• Thực nào? • Thời điểm bắt đầu? • Thời điểm kết thúc?

• Xác định tính chất quan trọng khẩn cấp để ưu tiên?

• Ai_Who

4 Xác định cách thức thực hiện

•Làm nào_How?

• Cách thức thực tiểu mục công việc nào?

• Tiêu chuẩn gì?

5 Xác định phương pháp kiểm sốt

• Kiểm sốt_Control

• Đặc tính cơng việc gì?

• Đo lường đặc tính ntn?

• Dùng dụng cụ, máy móc để đo lường đặc tính?

• Các điểm kiểm sốt

điểm kiểm sốt trọng yếu?

• Kiểm tra_Check

• Bước cần phải kiểm tra?

• Tần suất kiểm tra nào?

• Ai tiến hành kiểm tra?

• Những điểm kiểm tra trọng yếu?

6 Xác định nguồn lực thực hiện_5M

•Nguồn lực bao gồm:

• Nhân lực_Man • Tiền bạc_Money

• Nguyên liệu_Material

3.1.10 Một số lưu ý lập kế hoạch

1 KH nên cấp cao nhất: Các mục tiêu phải đặt từ cấp quản lý cao nhất

2 Việc lập kế hoạch phải có tổ chức: Phân chia cấp, phận, cá nhân với kế hoạch cụ thể

3 Việc lập kế hoạch phải rõ ràng xác định: KH thay đổi >> KH càng rõ dễ điều chỉnh

4 Nội dung kế hoạch phải thông báo rõ ràng: Một KH thực

hiện tốt người điều hành hiểu thấu đáo nội dung KH

5 Lập KH phải công việc thường xuyên nhà quản lý

6 Cần kết hợp loại KH: Ngắn hạn – Dài hạn

3.2 Tổ chức

3.2.1 Tổ chức cấu tổ chức

3.2.1 Tổ chức cấu tổ chức

• TỔ CHỨC (noun): Một hệ thống

gồm nhiều người làm việc mục đích chung

• TỔ CHỨC (verb):

• Q trình triển khai kế hoạch

• Q trình xếp nguồn lực, đặc biệt nhân lực nhằm thực

hiện thành công kế hoạch

ĐẠT MỤC TIÊU

3.2.1 Tổ chức cấu tổ chức

• CƠ CẤU TỔ CHỨC?

• Thể cấu tạo bên tổ chức

3.2.2 Các thuộc tính cấu tổ chức

1 Hướng tới chun mơn hóa >> Tăng suất Hình thành phận chuyên nghiệp

3 Phân cấp quản lý tầm quản lý

4 Giao quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quản lý tập trung phi tập trung

• Tập trung: Tập trung quyền cấp quản lý cao • Phi tập trung: Trao quyền cho cấp

3.2.3 Nghệ thuật dùng người (1)

NGƯỜI DÙNG ĐƯỢC

Tài

năng

Đạo

đức

Trung

thành

• Tập trung vào thơng minh, sáng tạo linh hoạt

• Trao hội cho những người tiềm năng

• Khuyến khích sáng tạo và độc đáo

3.2.3 Một số lưu ý dùng người (2)

• Tài khơng liên quan đến tướng mạo

• Đạo đức có phần liên quan đến tướng mạo • Ngơn ngữ, cử chỉ, cách biểu cảm hàng ngày >>

Tính cách

Đặc điểm người đảm nhiệm công

việc/vị trí sau?

Cơng việc/Vị trí Đặc điểm phù hợp

Ra định quan trọng ?

Giám đốc tài ?

Giám đốc nhân ?

Giám đốc sản xuất ?

Đàm phán/ thương thuyết ? Đồn thể (Cơng đồn,

đồn niên…)

3.2.3 Một số lưu ý dùng người (2)

• Vì lợi trước mắt, không nghĩ tới tương lai >> Dễ lớn

• Dễ thay đổi >> Khơng giữ chữ tín

3.2.3 Một số lưu ý dùng người (3)

• Người có đức khơng coi trọng tiền bạc >> Quản lý tài

• Người dũng cảm khơng sợ khó khăn, gian khổ >> Công việc cấp bách

3.2.3 Một số lưu ý dùng người (4)

• Người bất trung, dễ dao động >> Khơng nên biết hội kinh doanh

• Người nặng tình cảm, dễ thay đổi ý kiến >> Khơng nên phụ trách việc định

• Người bề ngồi lúc tỏ ngoan ngỗn, phục tùng >> Đáng sợ