Phöông phaùp naøy, ñeå baïn töï ñaùnh giaù theo maãu “Ngaøy cuûa Duõng” nhö ôû ñaây / coù maãu khaùc roõ raøng hôn.. Caàn nhaát laø baïn phaûi bieát mình ñang thöïc söï laøm ñieàu gì luù[r]
(1)QUẢN LÝ THỜI GIAN
Thời gian quý báu cho nhà lãnh đạo Dù công việc nào, bạn phải biết quản lý thời gian Khơng có khác biệt cấp lãnh đạo Làm quản lý thường giao việc cho người khác Dù vậy, bạn tổ chức giao việc hiệu bạn khơng tự tổ chức cho Thời gian tài nguyên hoi Tự tổ chức xếp trách nhiệm có ý nghĩa tổ chức sử dụng quỹ thời gian bạn cho cá nhân hay công việc, bạn cần xây dựng cho chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian dành cho việc nhỏ, quan trọng dành nhiều thời gian cho việc lớn, quan trọng
Tính chất phức tạp tổ chức ngày khiến cho bạn phải thực quan tâm đến việc xếp chương trình cho tận dụng thời gian tốt để đạt hiệu cao
Cần phải thích ứng để xác định đắn, thận trọng điều quan trọng thật cho dù cá nhân hay công việc Bạn phải suy tính trước bắt đầu chương trình hành động để tận dụng tối đa thời gian có
Bạn cần xác định phân tích việc sử dụng bạn Chúng đề nghị giảm thiểu điều ngăn trở thời gian bạn vài ý kiến thực tế giúp bạn khắc phục Sau cùng, đề nghị bạn lập phương án riêng, bạn quản lý thời gian cách đặn
Quản lý thời gian
Quản lý nghĩa làm việc tổ chức với người khác Phần lớn thời gian bạn dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu đem lại nhiều lợi ích thuyết phục - Làm cho sống dễ dàng
- Giảm căng thẳng (stress) - Tăng hiệu
- Tăng niềm vui công việc
- Tăng suất cá nhân tập thể - Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng
Quản lý thời gian hiệu giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng giải trí Năm chữ << A >> quản lý thời gian hiệu
(2)SƠ ĐỒ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN
1 AWARE : Nhận biết : để đề mục tiêu cho cá nhân & cơng việc Sau xếp ưu tiên ANALYSE : Điều cần làm
3 ATTACK : Ăn cắp thời gian loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian ASSIGN : Lập thứ tự ưu tiên
5 ARRANGE : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch
6 SAVE TIME, BETTER USE : Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt Awareness : Nhận biết
Nhận điều quan trọng cho cá nhân công việc Giai đoạn giúp xác định mục tiêu cụ thể yếu tố Bạn phải coi trọng yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp trách nhiệm công việc bạn
2 Analysis : Phân tích điều cần làm
Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết cách sử dụng thời gian / điều làm thời gian Phân tích giúp bạn xác định cần làm để tốt
3 Attack : Ăn cắp thời gian (TG)
Có nhiều điều làm thời gian bạn Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ bạn tâm vào điều cần yếu
1) AWARE
2) ANALYSE 3)
ATTAC K
4) ASSIGN 5)
ARRANG E 6) SAVE
TIME, BETTER
(3)4 Asignment : Lập trật tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc dang dở Cần làm việc cách đặn
5 Arrangement : Sắp đặt kế hoạch
Giai đoạn cuối bạn phải xếp thời gian có mục đích rõ ràng Nhớ đặn hoàn thiện kỹ “nhỏ bé” kể để phục hồi thời gian Bạn cần phải có kế hoạch thông minh
Bây xem kỹ năm giai đoạn : 1 AWARE : Nhận biết
Trước hết cần phải hiểu rõ bạn để hồn thiện việc quản lý thời gian Một, bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân công việc (hay trọng điểm) : đâu muốn Hãy viết mục tiêu để thấy rõ mức độ quan trọng
Hiệu quản lý thời gian có từ hai cách kiểm soát : tự kiểm soát kiểm sốt cơng việc Tự kiểm sốt hiểu biết : ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn việc theo tổng quan hay chi tiết Kiểm sốt cơng việc hiểu rõ cơng việc tức tổ chức vai trò tổ chức Vì lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích quan Người ta đánh giá bạn qua hiểu biết
Khi đề mục đích trọng tâm, bạn thấy đâu điều quan trọng thật Hãy nghĩ người bạn muốn tạo nên Bạn hướng nghiệp đâu ? Cơ quan bạn cần đạt điều ?
Để làm rõ mục đích khơng phải chuyện dễ dàng Bạn biết sơ qua liên quan đến mục tiêu Nhưng cịn phải đưa ý tưởng ánh sáng Hãy làm sau :
Quan / Ưu tiên :
Hãy tách riêng mục tiêu gia đình với mục đích cá nhân công việc (sự nghiệp / kinh doanh) Nhớ phải giữ cân Nếu bạn định lấy đại học, lúc muốn dạy bạn bơi lội chơi lướt ván buồm tất thứ lúc xin bạn suy xét lại Mọi mục tiêu quan trọng phải xác định quan trọng thời điểm hiên :
Mức độ quan trọng tạm thời hốn chuyển vài trọng điểm hoàn tất / ưu tiên có thay đổi
Kinh nghiệm khứ :
Hãy nhớ lại chuyện làm xảy mà bạn cảm thấy “hài lòng” : lúc bạn thành cơng Có lẽ bạn mừng cho thăng chức vị trí
Về cá nhân, mua nhà nghỉ hè với bạn thân đem lại niềm sung sướng Nếu cảm nhận hài lịng đâu điều quan trọng
Thực tế : (khi xác định mục tiêu)
Mục đích phải thực tế Nếu cao 1,45 m mà ước mong ngơi đội bóng rổ chun nghiệp bạn viễn vông
(4)Mục đích cần rõ ràng, hợp lý có hạn định Hãy nghĩ làm đạt mục đích lên kế hoạch thực
Viết giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót)
Hãy viết giấy ý tưởng bạn Đừng lừa dối cho nhớ đầu mục đích đa dạng bạn
Chúng ta nói đến mục tiêu dài lâu đời người
Hơn nữa, ghi chép mục đích, bạn tâm đến điều tin tưởng Khi viết giấy, mục tiêu thường khác so với chúng cịn nằm trí não
Bảng sau cho bạn biết điều Bạn học cách thiết lập, xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng mục đích đề
Còn điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian bạn : tư cách, thói quen giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên có ảnh hưởng đến thời gian bạn : bạn nói nói lại mười lần thứ cho mười người khác Thực cần lời nhắn ngắn gọn đủ
Khó làm thay đổi thói quen làm Cịn có trách nhiệm cơng việc liên quan đến thời gian bạn Những trách nhiệm không hằn điều bạn phải tin quan trọng Có u cầu địi hỏi cơng việc mà khơng thích phải chịu đựng Đó điều khơng quan trọng lại tránh Bạn giữ cho qn bình điều quan trọng cơng việc bổn phận áp đặt lên bạn Hãy làm rõ trách nhiệm bạn
TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN : Chịu trách nhiệm ? Mức độ trách nhiệm họ ?
Tôi có nắm nguồn lực kinh phí riêng ? Tơi làm việc mơi trường yếu ? Tơi chịu trách nhiệm hành ?
Tơi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngồi ? Tơi có phải phát huy sáng kiến ?
Tơi quyền hạn ?
Nhân viên trách nhiệm ? Đồng nghiệp tơi có trách nhiệm ? Nhiệm vụ quan tơi ?
(5)Có thể liệt kê thêm trả lời câu hỏi giúp bạn định hình trách nhiệm
2 ANALYSE : Phân tích
Khi đề mục tiêu rồi, bạn phải làm bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian Để kiểm sốt thời gian mình, bạn phải biết dùng ?
Có vẻ đơn giản, phần lớn lãnh đạo lại khơng thể nói cho bạn biết chi tiết họ dùng thời gian ngày hay tuần
Bạn cần sử dụng thời gian Cần phân tích rõ cách sử dụng sau biết rõ phải làm Hãy mổ xẻ ngày xem xét, tự hỏi : Tôi dành thời gian để họp hành ? Tôi làm công việc người khác ? Hãy biết rõ thực bạn làm điều ?
Nhật ký / Tự đánh giá :
Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày Dũng” / có mẫu khác rõ ràng Hãy xếp công đoạn làm việc theo 5, 10, 15 / 30 phút
Mẫu tự đánh giá : (Một thí dụ)
THỨ HAI
Giờ Cơng việc
(6)15h30 – 16h00 ……… 16h00 – 16h30 ……… 16h30 – 17h00 ……… 17h00 – 17h30 ……… 17h30 – 18h00 ………
Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn đặt Cần bạn phải biết thực làm điều lúc Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu vài ngày liền lần năm Bạn tập ghi chép lại cơng việc Làm thế, bạn biết rõ làm đặt điều quan trọng bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu
Tự xem xét xong, bạn sang phần phân tích Để có ích lợi hơn, thực khoảng thời gian biểu trọn ngày Bạn chi tiết tốt liệt kê cơng việc thời gian thực
Thí dụ : “Ngày Dũng” mẫu tham khảo sau :
Ngày Dũng
Ngày thứ ba, 23/3
Giờ Công việc Tham gia
7.30-7.41 Uống cà phê, đọc báo Tôi
7.41-7.44 Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo Lý
7.44-7.50 Đến phịng thư ký tìm tư liệu Tơi
7.50-7.53 Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu Hiền
7.53-7.56 Sơn ghé vào xác nhận họp Sơn
7.56-8.00 Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết Hiền
8.00-8.02 Điện thoại từ nhà gọi đến Lan (vợ tơi)
8.02-8.16 Làm việc báo cáo năm Tôi
8.16-8.18 Điện thoại từ chi nhánh số Nhắc lấy liệu Nhắc Hiền đưa liệu cho Lý
Lyù
8.18-8.23 Nhận điện thoại từ Hiền Hiền
8.23-8.29 Làm tiếp báo cáo Tôi
8.29-8.47 Tuấn ghé vào mời người dùng cơm trưa Tuấn
8.47-8.49 Điện thoại yêu cầu Bộ Bộ
8.49-8.54 Hai gặp Tuấn đề nghị dùng cơm trưa số 94 Hai, Tuấn
(7)9.01-9.07 Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch Minh
9.07-9.21 Xem lại kế hoạch cho năm sau Tơi
9.21-9.23 Phịng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị Phúc
9.23-9.30 Lập chương trình họp Tôi
9.30-9.34 Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ tồn đọng than phiền cấp Buổi gặp mặt xếp với cho buổi chiều
Huøng
9.34-9.52 Nghỉ giải lao dùng cà phê Những người
khác
9.52-l0.01 Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp Tôi
10.01-10.20 Đi đến phịng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp Những ngườikhác
l0.20-10.25 Chờ người đến dự họp Những người
khaùc
10.25-11.32
Điều hành họp kế hoạch phát triển năm tới Những người khác
11.32-13.05 Ăn trưa Những ngườikhác
13.05-13.20 Đi dạo tán gẫu với đồng nghiệp
13.20-13.30
Chuẩn bị cho họp với Hùng Tôi
13.30-13.37
Hùng đến, buổi họp bắt đầu Hùng
13.37-13.41 Thư ký phó chủ tịch hội đồng điện thoại việc chậm trễ trả lời thư Thư ký phó chủtịch hội đồng
13.41-13.44
Gọi điện cho Kim nhắc đến thư Kim
13.44-13.52
Tiếp tục thảo luận với Hùng Hùng
13.52-13.55 Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng cãi với người quản đốc Người khácTôi
(8)14.00-14.24
Nói chuyện với Thắng với quản đốc để giúp họ giải vấn đề Sắp xếp buổi gặp mặt
Thắng người quản đốc
14.24-14.35
Ký, thư cho Hiền đọc đánh máy thơng báo nội
Hiền
14.35-14.39 Điện thoại hỏi xin tiền Hiếu
14.39-14.47
Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài thư Hiền
14.47-15.15
Dùng cà phê giải lao Người khác
15.15-15.36 Thảo luận số liệu cho năm tới với quản đốc Các quản đốc
15.36-15.38 Hai gọi điện báo cô phải nhà bệnh Hai
15.38-15.46
Tiếp tục thảo luận Các quản đốc
15.46-15.49
Ở nhà gọi điện bảo lúc đón gái Mai trường Lan (vợ)
15.49-16.07 Phi ghé vào nói việc đề bạt thăng chứcDời phần cịn lại thảo luận ngày mai Các quản đốcPhi
16.07-16.20
Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi Phi
16.20-16.22
Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai Lan
16.22-16.32 Thu dọn đồ: số liệu năm sau, báo cáo dụng cụ chơi tennis Bài tập :
Bạn đồng nghiệp người bạn thân ơng Dũng Ơng Dũng khơng hài lịng với ngày làm việc Không may ngày làm việc lộn xộn lại xảy thường xuyên Ông ta yêu cầu bạn cho vài lời khuyên nhằm cải thiện việc xếp thời gian ơng ta Bước đầu bạn nên phân tích việc ơng Dũng sử dụng thời gian lại Sau đó, bạn đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt Bạn đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta
Khi phân tích thời gian biểu nhớ điểm sau :
(9)2) Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian ?
3) Cơng việc ích lợi khơng đáng dành nhiều thời gian ? 4) Công việc cần thời gian nhiều ?
5) Lúc ngày bận rộn ?
Sơ đồ Ngày Dũng
(Sau phân tích) Loại cơng việc Động tác Thời lượng
(phuùt)
% Tổng số thời gian
Chuyên môn 139 27,5%
Cấp bách 41 8,1%
Thường xuyên 25 165 32,6%
Caù nhân 11 161 31,8%
Dũng xếp công việc sau :
Chun mơn (C) : Công việc nghiệp vụ lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo
Cấp bách (không dự báo trước được) (CB) : Việc cần làm bất đồng cá nhân, định cấp bách
Thường xuyên (T) : Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên Cá nhân (CN) : Việc riêng gia đình, giải lao
Trong phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN Sau cộng động tác loại
Nhìn chung thấy Dũng nhiều thời gian cho việc không quan trọng Việc hành chánh cá nhân chiếm nhiều thời gian ngày làm việc Nếu bạn biết nhiều người Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bị lôi vào chuyện lung tung, thời giai đoạn liên tục cơng việc
Nói thực, bạn khó tìm cách giải thỏa đáng cho điều quan trọng Có bạn bận rộn (hay cảm thấy vậy) phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước giải bất đồng cá nhân Có nhiều người lãnh đạo tổ chức cho “sự bận rộn” đồng nghĩa với hiệu suất cho làm việc siêng Không phải đâu Nếu có loay hoay bận bịu, lúc căng thẳng, họ khơng biết cách xếp thời gian hợp lý
Nếu bạn giống họ, bạn nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động người khác thay lên chương trình làm việc tâm vào điểm cần thiết quan trọng Bạn nhiều thời gian cho điều hiệu
(10)Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại sau : Kiểm soát / Chủ động
Quan trọng Khẩn trương Giao cho khác
Kiểm sốt / chủ động :
Hãy tự hỏi tự kiểm sốt cơng việc ? Cần bổ sung cho cơng việc Nếu bạn tâm vào việc không liên quan trực tiếp người khác làm tốt bạn thời gian
Công việc tự bạn làm lấy ? Việc người khác đề nghị ? Hãy xem lại khung thời gian biểu chọn Tính điểm khả chủ động bạn theo cách sau :
(điểm đến 6) : Không kiểm sốt cơng việc : Bạn có kiểm sốt phần cơng việc : Kiểm sốt hồn tồn cơng việc
Từ suy bạn mức độ kiểm soát khung thời gian Cũng tính cho “chủ động”
0 : Bạn bị động hoàn toàn cơng việc : Bạn có linh động cơng việc : Chủ động hồn tồn cơng việc Từ suy khả chủ động bạn
Sự quan trọng :
Hãy xếp cơng việc theo mức độ quan trọng “Có” “Khơng” Nghĩa phải nghỉ đến hậu định hành động Sẽ phí thời gian bị kẹt vào điều không quan trọng so với mục tiêu đề trách nhiệm
Theo Pareto’s Law, cịn gọi “Luật 80/20” người lãnh đạo dành 20% thời gian cho kết tốt Còn lại 80% chuyện “bỏ đi”
Sự khẩn trương :
Công việc có khẩn trương cần làm không ?
Cần điều kiện thời gian đủ để hồn tất cơng việc Liệu để lúc khác không ? Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” việc “quan trọng”
(11)Nhớ ý tới hai ảnh quan trọng khẩn trương trình bày sơ đồ sau :
Khi thật quan trọng thật khẩn, làm Khơng thể dự công việc quan trọng
Khi thật quan trọng chưa thật khẩn trương bạn cịn thời gian xếp giao phó cho phần để bắt đầu công việc Dù đừng để lâu q Bởi việc quan trọng liên quan đến kết
Thí dụ : Khi phải báo cáo hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc có ảnh hưởng đến vị trí cơng tác phịng ban quan
Nếu thật khẩn không quan trọng, bạn có hai giải pháp : 1) Làm liền đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm 2) Chuyển giao cho khác
Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép tới Hãy làm cho xong hành chánh
Nếu chẳng khẩn chẳng quan trọng lắm, bạn tự hỏi có nên làm khơng ? Loại việc bỏ qua, quên giao cho khác
Thí dụ : Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ hợp cho bìa báo cáo 4 ATTACK : Kẻ cắp thời gian
Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian Cần phải biết rõ chúng để loại trừ Có hai loại bạn phải toán Một kẻ cắp bên ngồi : điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân chuyện phiếm Hai kẻ cắp bên : chẳng biết nói ''khơng'', dự, dời lại cơng việc, lỗi lầm, không kế hoạch, giao việc
Bạn gặp thứ Kẻ cắp thời gian tiêu biểu :
1) Không biết nói “khơng” 2) Nói chuyện điện thoại lâu q 3) Khách thăm thình nịnh
4) Nơi làm việc tổ chức
5) Dời việc lại sau thường sảy gặp việc khó khăn Nên : Xé nhỏ công việc & bắt tay làm để tránh tress
6) Cầu toàn
7) Giấy tờ nhiều q
8) Giao tiếp
(12)Kẻ cắp : KHÔNG BIẾT NÓI “KHÔNG”
Chúng ta khó mà nói “khơng” với muốn giúp họ làm buồn lịng họ Có bạn khó nói “khơng” tham gia nhiều dự án hiệu làm cho bạn cảm thấy quan trọng cần thiết Nói “có” dễ làm bạn cảm thấy bận rộn yêu thích Hãy coi chừng ! Nếu bạn nhận đại thứ lúc người ta coi bạn chắn trả lời “có”
Đối ù : Sắp xếp ưu tiên cho công việc
Xem xét đề nghị dựa mức độ quan trọng bạn quan Nếu không thấy quan trọng không liên quan đến trách nhiệm bạn, từ chối nhẹ nhàng Nếu nhờ bạn làm phần việc họ, chẳng có lợi lộc bạn nói “có”
“Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” cách để nói “khơng” TĨM TẮT
Để nói “khơng” Sắp xếp ưu tiên cơng việc
Nói “khơng” việc chẳng quan trọng Nói “khơng” trách nhiệm bạn Hãy bắt đầu nói “khơng” với đề nghị nhỏ Hãy hỏi “Có khác làm việc khơng ?” Tìm cách nói “khơng” cách lịch
Kẻ cắp : NÓI LÂU TRÊN ĐIỆN THOẠI
Bạn nói chuyện điện thoại ? Thời gian cần thiết ? Chúng ta thường nói lâu cần thiết
Có nhiều lý giải thích sau : o Kéo dài câu chuyện
o Kể lể chuyện chuyện o Không chịu dừng lúc o Trả lời điện thoại
o Khơng sử dụng thư ký / Khơng có thư ký Đối ù : Hãy tách riêng chuyện phiếm với công việc
Lời chào “Thật tốt nói chuyện với bạn, bạn ?” vơ hại khơng kéo dài sang chuyện khác Hãy viết giấy trước bạn cần bàn qua điện thoại Chú tâm vào đừng lạc đề Có nhiều lãnh đạo khơng biết dừng điện
(13)thoại Chỉ nên nhận điện thoại thật quan trọng Hãy xếp mức độ ưu tiên với thư ký Nếu khơng có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe chuyển tự động sang máy khác để dễ tập trung làm việc
Sẽ mà làm việc để điện thoại kiểm soát ngày làm việc bạn
TÓM TẮT
Giải nói chuyện điện thoại lâu Phân biệt chuyện phiếm với công việc
Sắp xếp ý tưởng cần bàn Học cách dùng điện thoại Lấy ống nghe khỏi máy
Kẻ cắp : BẬN RỘN VÌ KHÁCH THĂM DAI DẲNG
“Tơi ghé qua chào bạn Tơi làm biếng Liệu tơi có làm phiền xin tách cà phê không ?” Chuyện hay xảy đến với chúng ta, chắn
Nhất bạn tâm vào việc quan trọng Đơi lỗi bạn Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do” Họ cho phép nhân viên gặp họ muốn nói chuyện chơi có khó khăn Dường họ nói : “Thời gian không quan trọng lắm, đến mà lấy đi”
Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý khác Nhiều người chẳng làm để hạn chế việc
Người khác lại chẳng biết chấm dứt câu chuyện sợ bị cho cộc cằn Đối ù :
1- Cho nhân viên biết bạn tiếp khách Hãy lập sách “mở cửa” giới hạn Thí dụ : Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 - 17.00 Tuy nhiên, nên đề nghị gặp gỡ thật cần thiết kể việc riêng tư Hãy dành cho khối thời gian để làm việc quan trọng
2- Cùng soạn với thư ký mẫu sàng lọc để lựa chọn cho người cần gặp Khơng có thư ký bạn phải đề nghị hẹn trước để xếp
3- Nếu khách đến khơng hẹn bạn đứng dậy ngồi bàn làm việc tiếp họ nói “Hiện tơi bận rộn ?” Hãy giới hạn thời gian đề nghị họ sớm chấm dứt Hãy nghiêm túc, đừng cộc cằn Nếu được, bạn văn phòng người khác bạn chấm dứt câu chuyện Phương pháp dùng với cấp
4- Nghiêm khắc với thời gian biểu bạn từ tốn với bạn đồng nghiệp Đó điều tốt bạn làm việc Nhờ tránh xáo trộn ngồi ý muốn có lại cịn chiếm dụng thời gian nhiều Nếu có xơng vào văn phòng bạn, nhớ cách xử sau :
(14)o Đừng ngắt lời
o Vào thẳng vấn đề nói “khơng” cần thiết o Làm tiếp công việc dở dang sau gián đoạn
TÓM TẮT
Giải gián đoạn : Giới hạn thời gian tiếp khách
Cho người biết bạn tiếp khách Đưa phương cách chọn lọc
Đừng làm phật lịng khách khơng mời
Làm chủ tình hình gián đoạn từ tốn Kẻ cắp : VĂN PHÒNG BỪA BỘN
Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn khơng có tổ chức Đối phó :
1 Chỉ để đồ bàn thơi Dành chỗ cho đồ dùng cần thiết điện thoại, khay hồ sơ “ĐI”,
“ĐẾN”, bút viết Như vậy, bạn có chỗ để làm việc Chỉ nên để việc làm bàn Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm chống chỗ phân tâm cơng việc
2 Hãy để thứ tầm tay : hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính thứ bạn hay thường
duøng
3 Đặt thứ theo chỗ định Sẽ tránh lúc bực khơng tìm
những thứ cần lúc cần
4 Nên có cách xếp hồ sơ hợp lý Có thể dùng nhiều cách : đánh số thứ tự, dùng màu
làm dấu, thứ tự a, b, c Soạn lại thường xuyên để lọc bớt dư thừa Ngay lúc này, bạn có dọn nửa tủ hồ sơ bạn chịu loại bỏ thứ dư thừa
TÓM TẮT
Giải văn phòng bừa bộn Chỉ để thứ cần dùng bàn
Để thứ cần thiết tầm tay Chỉ định chỗ cho vật dụng Hồ sơ xếp hợp lý
(15)Kẻ cắp quen thuộc, lúc cần giải việc quan trọng phải làm điều khơng thích cần định việc chi Nó xuất có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước mắt
Có thể thấy kẻ cắp chuyện phiếm, đọc thư lại 2-3 lần, xếp tài liệu dọn bàn làm việc Thời gian bạn bị gặm nhấm
Đã lần bạn nghĩ : “Tơi làm ngày mai, hơm khơng có giờ” Đối phó :
1 Nếu phải làm việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn làm chút Hãy chia nhỏ
và làm chút Dù có 10 phút, làm cho xong
2 Đừng đặt ưu tiên thấp lên ưu tiên cao Thường thích làm việc dễ trước Dù
nó làm cho bạn bận rộn để từ chối việc cần thiết
3 Tự dạy cho “Cần làm ngay” Khi khơng muốn, nhắc nhở Làm
quên Cố gắng ìấy thái độ “Cần làm ngay” thay vào thói quen dời việc
4 Ghi nhớ lập lại mục đích đề để tránh dời việc Chú tâm vào mục đích để thấy
các mức độ quan trọng việc
5 Hãy chuẩn bị bắt đầu công việc, đừng chờ đến cuối lo Hãy ghi nhớ “bắt đầu”
cùng với “kết thúc”
TÓM TẮT
Giải thói quen dời việc Làm chút
Làm việc quan trọng trước
LÀM NGAY ĐI
Tự nhắc nhở mục đích đề
Đặt “bắt đầu” “kết thúc” Kẻ cắp : TÍNH CẦU TOÀN
Ai thích việc làm hồn hảo Nhưng có lãnh đạo q lo lắng hồn thiện cơng tác nên thời gian vơ ích Khi hướng tới q hồn mỹ, bạn quên giao việc ủy quyền nghĩ khơng có việc làm tốt khơng giám sát chặt chẽ Bạn nhờ giúp đỡ sợ phạm sai lầm Có lẽ bạn có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm việc hồn hảo
Nếu lục sốt hồ sơ xem xét hồn mỹ, liệu bạn cịn thời gian cho việc quan trọng khác khơng ? Có nhà lãnh đạo tự hào khả soi mói lỗi nhỏ giấy tờ : lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy
Đối ù :
(16)Để ý chi tiết tốt không tốt điều làm cho khơng nhìn tồn cảnh : bạn làm cơng việc Hãy ghi nhớ đến ưu tiên Tốc độ hiệu lực chuẩn xác Hãy xếp ưu tiên cho cơng việc
TÓM TẮT
Giải cầu toàn Sắp xếp ưu tiên cho việc
Đừng thời gian cho việc thứ yếu Ghi nhớ “tồn cảnh”
Khơng để phân tâm việc lặt vặt Hãy tin cậy giao việc cho người khác Kẻ cắp : GIẤY TỜ NHIỀU QUÁ
Trong thời đại vi tính ngày nay, gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin khơng kể hết Bạn làm với hàng đống giấy tờ ngày ? Bạn xếp chúng thành đống chờ chúng tự biến ? Hay bạn cất hết chờ có lúc
dùng đến ?
Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, nhà lãnh đạo sản sinh chúng Có vị hiệu trưởng thích liên hệ với đồng trưởng khoa tờ ghi có tờ ngày Vậy mà phịng hiệu phó sát bên ! Có nhiều lý khiến hay viết sau :
1 Tự bảo vệ có điều bất trắc Để cho người ta ý
3 Để giám đốc ý
4 Để cho biết hữu Để cho vui
Bạn có thích lý kể khơng ? Nếu có bạn gây hàng đống giấy tờ vơ ích mà khơng có lý đáng Q nhiều giấy tờ có ý nghĩa : nhận q nhiều sản sinh thừa thải
Đối ù :
Khi nhận hồ sơ, thư từ dành thời gian xử lý ngày Nhớ để giỏ rác gần bạn Và bắt đầu xem xét Lướt qua nhận thực động tác sau :
(17)b) chờ
Cần biết 80% thư từ xử lý tức thời Khi sàng lọc xong, giỏ rác bạn phải đầy ắp Hãy cố gắng xử lý lần đủ Sau xử lý xong thứ vứt bỏ Có hồ sơ cần lưu lâu tạm thời Nhớ xác định thời hạn lưu giữ Ghi hạn định hồ sơ để đến lúc cần loại bỏ làm
Hồ sơ lưu phải dễ lấy ghi chép đầy đủ Xem lại chu kỳ tháng để loại bớt hồ sơ không cần thiết
Bạn đừng sản sinh số lượng giấy tờ mức cần thiết Truyền miệng tiết kiệm thời gian có lợi làm cơng việc thứ yếu Nếu phải viết, viết đơn giản Dùng mẫu có sẵn vào đề Để xếp lại giấy tờ, phân loại theo đề tài có trước
TÓM TẮT
Giải ĐỐNG GIẤY TỜ Dành thời gian ngày để xử lý
Sắp xếp ưu tiên phân loại Chỉ trả lời giấy cần thiết Dùng điện thoại tiện lợi Chỉ xử lý lần đủ Thông tin truyền miệng
Nếu phải viết, viết đơn giản thẳng thắn Kẻ cắp : GIAO TIẾP KÉM
Thời gian lãng phí thơng tin giao tiếp nội cịn Nếu nhân viên khơng hiểu rõ công việc, họ liên tục làm phiền bạn để làm rõ tệ hơn, họ chẳng chịu làm công việc cần làm Nhiều giao tiếp với nhân viên cách khơng thích hợp
Nếu viết ghi cho đồng nghiệp phịng bên thật vơ bổ trừ việc cần hồ sơ lưu lại Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội xuyên suốt để khỏi phải lặp lặp lại thị
Đối ù :
Hãy nghĩ điều cần thông báo chọn phương tiện thích hợp nhất: : họp, điện thoại, bảng biểu, ghi Nhớ đưa thông tin cho thích nghi với cá nhân chịu trách nhiệm Coi chừng thông tin dư thừa Nếu muốn làm việc cụ thể, cần đưa yêu cầu cần thiết cho họ mà
Hãy đảm bảo thông tin hiểu rõ ràng Bạn phải biết truyền đạt qua hệ thống thông tin nội nhanh gọn dễ dàng để người nhận có thơng tin rõ ràng Chỉ nên viết gặp mặt trao đổi nhóm Ngơn ngữ phải dễ hiểu tiếp nhận dễ dàng
TÓM TẮT
(18) Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp Thơng tin thích hợp với mức độ phức tạp Đừng thông tin dư thừa
Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội Dùng ngôn ngữ đơn giản
5 ARRANGE : Lập kế hoạch
Khơng thu xếp thời gian thứ kể vơ ích Cần phải biết muốn thời điểm thực công việc Sau hai mẫu kế hoạch thời gian Kế hoạch năm kế hoạch ngày / tuần
Kế hoạch cho năm :
Bản kế hoạch phải gắn tường dễ dàng xếp lại mang Cần ghi chép nhiều thứ Hãy dùng loại màu để đánh dấu Màu xanh lục ngày phép, điều bạn mong chờ Màu đỏ để nhắc nhở báo cáo quan trọng đến hạn, báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo Đánh dấu khung buổi họp thường lệ chuyến công tác định sẵn
Bảng biểu cần lại để treo phòng thư ký cho nhân viên biết lịch làm việc bạn để họ xin hẹn gặp Như vậy, có hai điều ích lợi Mọi người biết bạn làm lúc bạn rảnh không rảnh để tiếp khách Nhớ cập nhật thường xuyên Nếu bất tiện, bạn lập lịch làm việc chung cho tháng lần
Kế hoạch ngày / tuần :
Hãy xác định điều cần làm tuần xếp ưu tiên Truởc bạn nhớ đem số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm Bởi vậy, lịch làm việc tuần đầy đủ
sơ đồ
Kế hoạch tuần / ngày :
Ngày : Tuần : Tên :
Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu
(19)12.30 13.00
ĂNTRƯA 13.30
14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00
Giờ phụ trội Thứ bảy
Chủ nhật
Cơng việc Thư từ Hẹn Điều khác
Việc cần làm tuần :
1 Xong ngày : Báo cáo : Xong ngày : Báo cáo : Xong ngày : Báo cáo : Ghi : (đem qua tuaàn sau)
Bây liệt kê thêm việc phải làm tuần Thí dụ : - Họp với Tuyết
- Xem xét yêu cầu thêm nhân viên - Kiểm tra khu vực ngày
- Gặp Lan hỏi thương lượng dự án quốc tế - Kiểm tra máy móc thiết bị lần
- Gặp Doanh bàn chuyện ánh sáng văn phòng - Đề kế hoạch cung cấp năm tới
- Kiểm tra hoá đơn cho việc tra hàng năm - Mời Hương dự tiệc chia tay
(20)- Chuẩn bị họp với Giám đốc - Mời trưởng phòng họp ngày 12 - Xem xét bồi dưỡng đào tạo nhân viên - Sinh nhật Thanh 16.00 - Thứ năm
Lịch có, xếp ưu tiên công việc nhiệm vụ Xem xét việc để xếp ưu tiên theo mẫu phần (3) Lập trật tự ưu tiên Công việc quan trọng, khẩn trương ? Có thể đánh số thứ tự phân loại nhóm : thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng (thật khẩn trương, khẩn trương, không khẩn trương)
Bây ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày / Tuần Nhớ tính thời gian rộng rãi để khơng bị hụt hẩng Nếu bạn tính 20 phút cho 30 phút để làm xong sớm hơn, bạn coi thưởng
Đừng ghi chép lung tung Bạn xếp ưu tiên cho công việc không ghi việc cần làm Hãy, suy nghĩ kỹ Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều phải ghi vào thời gian “riêng tư” Ghi thư từ điện thoại vào chỗ thích hợp khoảng thời gian linh động hai phần công việc Nếu quan trọng đặt vào thời gian đặc biệt
Cũng vậy, ghi hẹn việc bình thường khác vào chỗ thích hợp bảng biểu Sau đặt thời hạn tùy theo mức độ quan trọng khẩn trương Cuộc hẹn với nhân viên xếp vào khoảng thời gian thích hợp dành cho gặp đồng nghiệp Hãy thông báo khoảng thời gian từ chối gặp gc' vào khoảng thời gian khác Nếu nhân viên khơng cần dùng khoảng thời gian dể làm việc bình thường xếp hồ sơ không lo gián đoạn coi lợi
Có thể dùng bảng để xếp đời sống riêng tư hàng ngày Công việc khơng phải tất Phải có cơng công việc đời sống riêng tư, gia đình, sức khỏe
Cần dành thời gian ngày cho kiện đột xuất bất thường không cần nhiều Những khó khăn xảy bạn tạm gác qua để giải Đây phần trọng công việc Bạn cần phải linh động Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, lo lắng, bối rối căng thẳng có điều bất thường ngăn trở kế hoạch bạn Nhờ chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, bạn giảm nhiều căng thẳng Hãy dành phút ngày để điều chỉnh kế hoạch ngày Luôn tự nhắc nhở ưu tiên mục tiêu đề
Nhớ lên kế hoạch soạn thảo thời gian biểu, (gắn liền với mục tiêu trách nhiệm bạn), bạn khẳng định mức độ quan trọng thời gian bạn
Luôn nhắm mục tiêu đề ra, điều cần thiết suốt trình lập kế hoạch
(21)KẾT LUẬN
10 bí quản lý thời gian :
1 Hãy bắt đầu dự án phần quan trọng Đôi khơng cần phải làm phần cịn lại
2 Kiên trì nhẫn nại tiến hành cơng việc từ đầu đến cuối
3 Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ lần đủ đọc giải lần Dọn bàn để thứ cần thiết
5 Sắp xếp chỗ cho vật dụng
6 Gom vặt'vãnh cho kỳ họp tháng giành khoảng thời gian tháng để xếp lại công việc
7 Tự thưởng cách đặc biệt làm công việc quan trọng Nhận biết có lúc kiểm sốt thời gian vơ ích đừng sợ Trả lời thư từ sớm tốt sau nhận
(22)Phaàn 3
Nghiên cứu tình MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC HUY
Như hôm, Huy rời khỏi nhà từ 7g15 sáng để đến nhà máy hóa chất BÌNH HỊA, nơi anh làm Giám đốc từ hai năm Đoạn đường Huy khoảng 15 phút, nên anh bắt đầu ngày làm việc từ 7g30, sớm làm việc thức nửa Khoảng thời gian nửa thường anh dành để suy nghĩ việc cần làm ngày mà không ngại bị ngắt quãng việc khác cần phải giải Thật ra, Huy tìm nhà khác gần nhà máy hơn, với rlgôi anh ở, Huy nghĩ có lựa chọn tốt đáp ứng nhu cầu gia đình (khung cảnh sống, láng giềng, trường học cho con, chợ gần nhà, v.v…), yêu cầu thân anh cần phải tốn thời gian cho việc đến chỗ làm ngày
Nhà máy BÌNH HỊA đơn vị thuộc ngành thuốc nhuộm công ty ANH QUÂN chuyên sản xuất kinh doanh lãnh vực hóa chất Những lăm gần đây, việc số thị trường lớn làm giảm hẳn số hoạt động công ty dẫn tới việc tinh giản lao động số đơn vị Chính Huy vừa nhận chức Giám đốc Nhà máy BÌNH HỊA phải giảm hẳn số lượng nhân viên từ 200 150 người
Việc cắt giảm số lượng nhân viên vừa qua gặp khơng khó khăn, Huy tỏ linh hoạt kiên Do đó, anh giảm thiểu đến mức tối đa xáo trộn nội nhà máy Sự kiện diễn sáu tháng, nay, Huy cố gắng xây dựng lại nhà máy tinh thần làm việc mang tính đồng đội tập thể cao
Bối cảnh làm Huy nghĩ đến việc cần làm ngày Ưu tiên số cần giải anh tổ chức lại phân xưởng số vấn đề sống nhà máy Huy nhớ tuần truớc, anh có đề cập đến đề tài với Giám đốc chun mơn Cơng ty Ơng hỏi thăm việc tiến hành công tác cải tổ đến đâu nhấn mạnh cần phải hoàn thành việc xếp lại trước cuối năm Thời gian cịn chín tháng để hồn tất cơng việc cải tổ hầu đạt đến kết khả quan năm sau
Thật ra, Huy có ý định tổ chức lại phân xưởng từ tháng sau nhận chức Giám đốc nhà máy Nhưng khó khăn nảy sinh từ việc tinh giản máy gây cho anh khơng vấn đề phải giải Hơn nữa, việc xây dựng mối quan hệ cá nhân với nhân viên nhằm tạo tinh thần đồng đội gắn bó chiếm nhiều thời gian anh Đương nhiên cịn cơng việc ngày cần phải giải Do mà Huy cịn ngần ngừ chưa tiến hành bước thứ hai việc cải tổ máy, việc đòi hỏi phải suy nghĩ thật thấu đáo, phải dự báo nhân cần điều động, phải thay đổi thói quen làm việc nhiều người, v.v
Hơm Huy cho đến lúc anh phải xem xét vấn đề cách nghiêm túc thấu đáo Nhưng vừa bước vào cửa tòa nhà dành cho phận hành chánh, Huy gặp Bạch, quản đốc phân xưởng số 2, với vẻ lo lắng rõ nét mặt
(23)“Không tốt lắm”, Bạch trả lời : “Tơi có máy trộn hóa chất bị hư từ tối qua mà anh bên bảo trì cịn chưa thấy tới Ngồi ra, sáng thay ca, tơi phát thiếu cơng nhân”. “Thếcái máy trộn hóa chất anh có vấn dề ?”
“Ồ, anh biết đấy, khơng phải lần bị hư Loại máy dược thiết kế để chạy ban ngày mà Từ chuyển sang sản xuất liên tục, kể buổi tối, chúng thường xun bị trục trặc”.
“Vậy anh hỏi ý kiến anh bên bảo trì”
“Tơi vừa đặt Phiếu sửa chữa lên bàn phận bảo trì, tơi biết họ cịn bận rộn sửa máy phân xưởng số không dễ họ cử anh đến chỗ chúng tơi trước ngày mai hoặc ngày mốt”.
“Nếu anh để giải dùm cho, anh thấy việc không kéo dài đâu !”.
“Tơi cịn thiếu cơng nhân, anh biết việc tinh giản máy không làm công việc của chúng tơi nhẹ chồng việc cho !”.
“Thôi rồi, anh Bạch, anh tìm cách giải mà ! Đây đâu phải lần đầu tiên anh gặp chuyện đâu !” Huy nói với Bạch bắt đầu cảm thấy bực bội.
“Chính khơng phải lần đầu nên lại phải báo cho anh biết”, Bạch trả lời, lúc này Huy vào tới phòng anh
Vào phòng làm việc, Huy nhìn lướt qua xấp giấy tờ thư ký anh chuẩn bị sẵn khay Sau đó, anh đọc lại báo cáo anh vừa soạn tối qua để gửi cho Ban Giám Đốc ngành thuốc nhuộm cơng ty Lúc thảo xong 20 nên Huy muốn đọc lại lần nữa, báo cáo quan trọng
Huy sửa báo cáo lúc 8g05, thư ký bước vào phịng để hỏi xem anh có cần giúp khơng Chng điện thoại reo Huy phải nhấc máy khơng có thư ký trực tổng đài để chọn lọc Trong điện thoại Ông Ân, Trưởng phịng nhân sự, cần có ý kiến anh đơn xin thuyên chuyển Huy trả lời Ông Ân sẳn dịp đề cập đến vấn đề thiếu nhân phân xưởng Sau Huy kết thúc giao việc cho cô thư ký anh gọi điện cho Trưởng phận bảo trì để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy phân xưởng Lại lần nữa, anh khó khăn :
“Nhưng anh biết phân xưởng có máy hư”
“Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy Dù nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất khơng phải là ngược lại”, Huy giận cúp máy.
Đây lần Trưởng phận bảo trì gây khó khăn cho cơng việc chung Có lẽ từ nhậm chức, Huy tinh giản máy trước tiên phận
(24)“Vấn đề giám đốc lúc phải giải khó khăn người khác mà khơng cịn thời gian để suy nghĩ cơng việc mình, cụ thể phát triển dài hạn”. Sau đó, Huy có họp ngắn vịng 15 phút với Trưởng phòng sản xuất kỹ sư trưởng ca đêm Cuộc họp giúp anh nắm rõ số thực ca đêm, nhấn mạnh số điểm yếu xảy tối qua Một lần nữa, Huy nhận thấy phần điện tiêu thụ cao, điều khiến anh phải thảo luận với cộng biện pháp điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng
Đến 8g45, Huy vịng nhà máy hơm Anh cố gắng dành thời gian thực việc này, nhằm mục đích thiết lập mối quan hệ trục tiếp với nhân viên, bắt mối quan tâm lo lắng họ Trên đường đi, Huy dừng lại trò chuyện với kỹ sư phòng phương pháp mà anh đánh giá có triển vọng muốn động viên Huy đề cập với anh việc điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng
Ngồi ra, Huy cịn gặp người phụ trách phận giao hàng hỏi ông khó khăn gặp phải Sau cùng, anh cịn gặp nghe ơng đại diện cơng đồn than phiền cơng nhân khơng hài lịng cách mà quản đốc giải vấn đề thay người Do cách trình bày vị đại diện cơng đồn đầy ý trích, Huy chuyển ơng ta đến làm việc với Trưởng phòng nhân
Quay phòng làm việc mình, Huy có họp hàng tuần với cán chủ chốt nhà máy Anh tóm lược kết làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước trụ sở công ty Huy nhấn mạnh mục tiêu lợi nhuận cần đạt ngành, nhà máy BÌNH HỊA Sau đó, anh trả lời câu hỏi thắc mắc Trướng phịng thí nghiệm Một câu hỏi Trưởng phận bảo trì kế dẫn đến thảo luận cần thiết áp dụng hệ thống Phiếu đăng ký sửa chữa Đúng lúc thư ký bước vào đưa cơng văn báo có điện thoại Giám đốc ngành
Huy chấm dứt họp cách đề nghị Trưởng phịng sản xuất lập nhóm làm việc bao gồm hai phận sản xuất bảo trì
Giám đốc ngành thủ trưởng Huy Ông báo cho anh biết tới có đợt làm việc với nhóm kiểm tốn cơng ty cử xuống họ bàn luận cách trình bày kết đạt nhà máy BÌNH HỊA Cùng lúc, họ thảo luận chiến lược phát triển công ty sau cùng, họ thống gặp vào cuối tuần để chuẩn bị đón đồn kiểm tốn Cuộc hẹn khơng thuận tiện cho Huy buộc anh phải xuống trung tâm thành phố hai lần tuần này, ông Giám đốc ngành khơng cịn ngày khác Sau nói chuyện với cấp xong, Huy gọi cô thư ký vào để nhờ dời lại hẹn trùng Anh nhìn lướt qua xấp thư từ cơng văn nhận thấy khơng có khẩn cấp
Và anh ăn trưa với ơng Trưởng phịng nhân Hai người thảo luận khơng khí làm việc nhà máy ảnh hưởng xảy từ việc tổ chức lại phân xưởng thực tới
(25)nhận gia cơng, khó khăn từ việc tái lập chế gọi thầu từ tháng lay Cuộc họp ban sáng kết thúc sớm làm Trưởng phòng phương pháp không kịp báo cáo vấn đề
Cuộc trao đổi kéo dài gần cho phép Huy giải số vấn đề quan trọng, giữ mối quan hệ trực tiếp với Trưởng phòng phương pháp người lâu Huy khơng gặp Anh Trưởng phịng lợi dụng hội để trình bày nguyện vọng thăng tiến cá nhân vòng 45 phút Huy cố gắng nghe khơng nói nhiều anh Trưởng phịng đạt đến chức vụ cao qui trình thăng tiến cơng ty Dù sao, việc Huy lắng nghe nguyện vọng cá nhân cộng chứng tỏ anh quan tâm đến họ Sau anh Trưởng phịng phương pháp lại hài lịng nói chuyện này, dù Huy không muốn hứa hẹn điều với anh
Huy trở phịng làm việc Anh có thời gian riêng dùng để đọc nghiên cứu thị trường thuốc nhuộm nước vùng ASEAN chiến lược công ty vịng năm năm tới Anh có số ý kiến kết luận nghiên cứu định gửi đến cho Ơng Giám đốc ngành, thư ký anh Huy dời việc lại vào ngày hôm sau
Đồng hồ 18g30, toàn nhân viên hành chánh từ 17g Huy nghĩ đến việc nghiên cứu kế hoạch thực cải tổ phân xưởng Nhưng trời tối anh cảm thấy mệt Thế Huy định nhà không trễ hôm Anh xếp vào cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc hướng chỗ để xe Trên đường đi, Huy gặp quản đốc than phiền đoạn sửa chữa đường dẫn đến nhà máy
Trên đường về, vừa ý lái xe, Huy vừa suy nghĩ ngày làm việc vừa xong “Tơi làm những việc có ích”, anh tự nhủ, “nhưng thật khó suy nghĩ cặn kẽ nhìn tồn cảnh vấn đề ở một chức vụ này”.
Câu hỏi
1 Anh (Chị) có ý kiến việc sử dụng thời gian Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả ?
2 Anh (Chị) phân tích cơng việc Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả theo mẫu sau ?
Để thuận tiện cho việc điền vào khung, quy định sau :
Về mức độ “Quan Trọng” bạn theo cách chia làm thành hai cấp : nhiều Về mức độ “Khẩn Trương” bạn theo cách chia làm thành hai cấp : nhiều Về mức độ “Kiểm sốt” bạn theo cách sau :
0 : khơng kiểm sốt cơng việc 1 : kiểm sốt phần cơng việc 2 : kiểm sốt hồn tồn cơng việc Về mức độ “Chủ động” bạn theo cách sau :
(26)(27)Công việc Quan
(28)Bài tập QUẢN LÝ THỜI GIAN
Nội dung Có Không
1 Tơi có trí nhớ tốt, khơng cần ghi
2 Tơi chẳng bỏ tài liệu lào có lúc cầrl đến sau Tơi khó chấm dứt gọi điện thoại Nó kéo dài lê thê Tơi luyện tập thể dục Q bận
5 Tơi thích dành thời gian với đồng Cửa phịng tơi ln mở, đón chào họ
6 Tơi khơng giao việc khó cho nhân viên Dù tơi tự làm tốt Trong buổi họp, người phép phát biểu thời gian Tơi có thời gian biểu để biết phải làm gì, đâu,
9 Tôi hay dồn việc vào lúc cuối Hình tơi làm tốt chịu sức ép 10 Hàng tuần, tơi có để chút thời gian suy nghĩ điều quan trọng công việc
11 Bạn khó nhìn thấy tơi bàn làm việc ngập đầy hồ sơ xử lý 12 Tơi hãnh diện cơng việc tơi làm thực đến mức hồn hảo 13 Tơi khơng định mà dành thêm thời gian để suy nghĩ Tôi khơng muốn sai lầm hối thúc cho nhanh chóng xong công việc
14 Tôi bận không thời gian gặp bạn bè, người thân Cái giá thành cơng mà !
15 Nếu không thích bỏ trôi công việc
16 Tơi thường ôm đồm nhiều việc nên khó làm xong chuyện 17 Tơi hay lang thang quan nghỉ giải lao lâu
18 Tôi cố giải thư từ đầy đủ 19 Tơi có ấn định thời hạn tn thủ theo 20 Tơi có thời gian cho gia đình bạn bè
(29)Bài tập : NHỮNG ĐIỀU QUAN TÂM
TT Nội dung Có Không
1 Tơi có trí nhớ tốt, khơng cần ghi
2 Tơi chẳng bỏ tài liệu có lúc cần đến sau Tơi khó chấm dứt gọi điện thoại Nó kéo dài lê thê Tơi luyện tập thể dục Q bận
5 Tơi thích dành thời gian với đồng Cửa phịng tơi ln mở, đón chào họ Tơi khơng giao việc khó cho nhân viên Dù tơi tự làm tốt Trong buổi họp, người phép phát biểu thời gian Tơi có thời gian biểu để biết phải làm gì, đâu,
9 Tơi hay dồn việc vào lúc cuối Hình tơi làm tốt chịu sức ép 10 Hàng tuần, có để chút thời gian suy nghĩ điều quan trọng
công việc
11 Bạn khó nhìn thấy tơi bàn làm việc tơi ngập đầy hồ sơ xử lý 12 Tôi hãnh diện cơng việc tơi làm thực đến mức hồn hảo 13 Tơi khơng định mà đành thêm thời gian để suy nghĩ
Tôi không muốn sai lầm hối thúc cho nhanh chóng xong công việc
14 Tơi bận khơng cịn thời gian gặp bạn bè, người thân Cái giá thành cơng mà !
15 Nếu không thích bỏ trôi công việc
16 Tơi thường ơm đồm q nhiều việc nên khó làm xong chuyện 17 Tôi hay lang thang quan nghỉ giải lao lâu
18 Tôi cố giải thư từ đầy đủ 19 Tơi có ấn định thời hạn tn thủ theo 20 Tơi có thời gian cho gia đình bạn bè Cách tính điểm :
- Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 “không” cho tất câu cịn lại bạn xếp thời gian tương đối hợp lý
- Nếu trả lời “không” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 trả lời “có” cho câu cịn lại bạn làm thời gian quý báu
(30)3 Liệt kê giấy điều bạn muốn thực hai, ba năm tới : cá nhân, công việc (kinh doanh nghiệp), gia đình
Hãy viết mục tiêu tùy thích
4 Hãy để danh sách bên khoảng vài ngày Sau xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện Rồi xếp ưu tiên lãnh vực : cá nhân, cơng việc, gia đình Hãy tìm điểm quan trọng lãnh vực Hãy viết theo thứ rự ưu tiên dựa mẫu sau : Hãy làm : Mục tiêu
5 Hãy xét kỹ mục đích xem xét đâu điểm thực quan trọng Sắp xếp theo số từ Nếu bạn khơng thích mức độ chi tiết theo mẫu làm sau :
II Rất quan trọng III Quan trọng
IV Không quan trọng
6 Đặt hạn định thử (khi xong ?) Có mục tiêu ngắn hạn, có kéo dài hai năm Bạn tự định
7 Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu Bạn làm để thực mục tiêu ?
CÁ NHÂN Ưu tiên
trên hết Lãnh vựcưu tiên Mục tiêu Khi Cách ?
1
CÔNG VIỆC Ưu tiên
trên hết
Lãnh vực ưu tiên
Mục tiêu Khi Cách ?
(31)GIA ĐÌNH Ưu tiên
trên hết Lãnh vựcưu tiên Mục tiêu Khi Cách ?
1 Đây thí dụ :
Ưu tiên hết
Lãnh vực ưu tiên
Mục tiêu Khi Cách ?
3 Đạt danh hiệu người bán hàng giỏi năm
6/1993 Liên hệ với hai khách hàng tuần Giữ liên lạc với khách Tăng thêm đơn đặt hàng
Bài tập : ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI THỜI GIAN - CÁC YẾU TỐ KHÁC
Đây phương án làm việc có đánh giá ảnh hưởng thời gian lãnh đạo Thí dụ :
Mơ tả Ảnh hưởng thời gian
Cửa mở tiếp nhân viên không cần lý Gián đoạn công việc Không thể theo dự án dài hạn Không thể tập trung
1
Thoùi quen
1
Taùc phong
1
(32)Bài tập : KIỂM SỐT VÀ CHỦ ĐỘNG
Hãy đánh dấu X vào điểm gặp “Kiểm soát” “Chủ động” Nếu bạn đánh giá cao cơng việc quan trọng bạn Khả kiểm soát chủ động bạn động lực bạn
Đây thí dụ nhỏ cơng việc Nếu bạn xem xét hết công việc ngày/tuần, bạn thấy rơi vào khu vực (1) Có nghĩa bạn bị tác động người khác thay kiểm sốt thời gian Thật có việc bạn khơng có quyền mà phải làm theo Đó thực tế nơi làm việc Trong nhiều trường hợp khác, bạn bị người khác tác động lên thời gian việc họ đề xuất khởi xướng mà bạn khơng cần phải làm theo Thí dụ, người quen thứ hai lại ghé văn phịng bàn chuyện bóng đá cuối tuần
Anh ta bắt đầu câu chuyện kéo bạn vào theo Nếu để xảy ra, bạn kiểm sốt hồn tồn thời gian bàn luận tiếng đồng hồ
Vậy cố dành thời gian cho khu vực (4) Không thể bỏ qua trách nhiệm khó chịu Nhưng bạn kiểm sốt tình hình nhiều hội khác Thí dụ bàn chuyện bóng đá lúc giải lao
Kiểm sốt chủ động cịn có nghĩa “tích cực” “tiêu cực” Cơng việc tích cực điều cần làm để đạt mục tiêu
Công việc tiêu cực điều ngăn trở xuất văn phịng ngày cần giải để cơng việc chạy
1
2
3 4
1
T oâi
Ng ười c
C
hu
û
ño
äng
Kieåm
(33)Từ ngữ khơng phải ý Nhưng cần hiểu làm phân loại trách nhiệm cơng việc để tập trung thời gian cho điều ích lợi quan trọng
Bài tập : QUAN TRỌNG VÀ KHẨN TRƯƠNG
Hãy xem xét vài việc thời gian biểu bạn Việc quan trọng? Việc khẩn? Đánh giá theo khung sau
Bạn hình dung cần phải ưu tiên việc
Giao phoù :
Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay giao việc cho người khác Nếu giao phó được, quyền lợi quan hay đồng nghiệp, bạn cần phải tự làm thời gian
Bài tập 6 : Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi
Dời việc lại Do dự
Lo lắng Họp hiệu
Thiếu tự tin Không giao quyền đủ
Hội họp không tổ chức Mệt mỏi
Lỗi lầm Cầu tồn
Chuyện phiếm Mục đích không rõ ràng
Thiếu hướng dẫn Kiểm tra cõi
Kế hoạch thiếu sót Viết văn
Nói điện thoại lâu Làm việc người
Không lắng nghe Không dùng thuận tiện
Ưu tiên Ưu tiên
Ưu tiên Ưu tiên
Í t
Nhi ều
Q
ua
n
tro
ïng
Khẩn trương
(34)Không ghi giấy mục tiêu Giao tiếp không rõ ràng Dựa vào ghi giấy nhỏ Ăn trưa lâu
Khơng dùng mẫu có sẵn Khơng tiết kiệm thời gian
Rình mò nhân viên Không liên tục
Khơng xác định thời hạn Khơng biết nói “khơng” Bài tập 7 :
Nội dung Có Không
1 Bạn có cần q phút để tìm thấy vật bàn ? Bạn có thường bối rối phải tìm vật bàn ? Bạn có đống hồ sơ tồn lâu bàn ?
4 Bạn có đọc hay lưu thư từ nhiều ?
5 Bạn có phải lục tung giấy tờ bàn để tìm tài liệu ? Bạn có khó tìm tài liệu tủ hồ sơ ?
7 Bạn có phải rời bàn làm việc lấy vật ? Bạn có hồ sơ tồn đọng tuần ?
9 Bạn có nghó tốt có bàn rộng ?
10 Bạn có để hồ sơ bàn mà khơng ghi thời hạn xử lý ?
Nếu Bạn trả lời “Có” cho nửa số câu hỏi bạn bị thời gian văn phịng bừa bộn Cho dù có trả lời “Có” bạn nên tìm cách khắc phục Nếu trả lời “Khơng” chúc mừng bạn có nơi gọn gàng làm tốn thời gian bạn
Nhiều người nhiều thời gian hồ sơ thất lạc đóng tài liệu lộn xộn bàn làm việc Hãy giữ gọn gàng ghi nhớ chỗ thứ bàn làm việc
Bài tập : TƠI CĨ CẦU TOÀN ? Khoanh trịn câu thích hợp với bạn
Khơng thích hợp : Thích hợp chút : Hồn tồn thích hợp :
Nội dung Khoanh trịn câu thích hợp
(35)2 Yêu cầu cao thân Không bỏ
3 Tôi sửa nháp lần cho thư
4 Tôi gia hạn không lòng kết Tôi làm
5 Phê bình người khác văn phòng nhà
6 Càng đọc văn viết, thấy khó lịng với cơng việc
1
7 Khi làm việc hay lưu ý chi tiết nhỏ
8 Tôi sợ phạm sai lầm Tôi không vui người khác Nhân viên góp ý tơi khó Nhưng tơi muốn điều tốt
10 Tơi khơng thích nhờ giúp đỡ
11 Tơi ủy quyền tơi phải thời gian giám sát 12 Nếu không tin chắc, không bắt tay vào làm công việc
Tổng số điểm : Cộng điểm lại ghi vào ô Nếu :
> 24 điểm, bạn q cầu toàn Bạn bị ám ảnh phải làm việc cho ln ln Rất việc làm ý bạn muốn Cần phải chấp nhận khơng bạn lãng phí q nhiều thời gian
Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc tâm vào việc quan trọng hết mà Bài tập : LOẠI TRỪ KẺ CẮP THỜI GIAN
Kẻ cắp :
1 Làm để giải vấn đề ? Người khác giúp đỡ ?
3 Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn định Kẻ cắp :
4 Làm để giải vấn đề ? Người khác giúp đỡ ?
6 Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn định Kẻ cắp :
(36)