Slide Show: Ngoài hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint còn một kiểu hiển thị nữa được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show.. Slide Show là chế độ trình chiếu to[r]
(1)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai
Cộng hoà X hội chủ nghĩa việt năm Đéc lËp - Tù - H¹nh
Giáo trình tự học
Microsoft
PowerPoint 2013 Nhà giáo Th c sĩ - Tr n Qu c Tu n ạ ầ ố ấ
Đơn vị : Lào Cai
(2)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai Mục lục
Lời nói đầu
Chương Giới thiệu PowerPoint 2013 1
1 Các điểm mới PowerPoint 2013
Ribbon mới
Ngăn File thay cho nút Office
Hỗ trợ làm việc cộng tác
Nhóm slide vào phần thuyết trình
Trộn so sánh nội dung thuyết trình
Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình
Biên soạn thuyết trình lúc nơi
Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình
Tích hợp sẵn tính chuyển sang định dạng PDF/XPS
Chụp ảnh hình 10
Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh 10
Xóa phần khơng cần thiết hình 10
Hỗ trợ tùy biến Ribbon 11
Nâng cấp SmartArt 12
Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới 12
Sao chép hiệu ứng 12
Tăng tính di động cho thuyết trình 13
Broadcast thuyết trình 13
Biến trỏ chuột thành trỏ laser 14
2 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2013 15 Khởi động PowerPoint 2013 15
Thốt PowerPoint 15 Tìm hiểu thành phần cửa sở chương trình Microsoft PowerPoint 16
(3)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai Thanh thước ngang dọc 24
8 Các đường lưới 25
9 Đường trợ giúpkhi vẽ 26
10 Xem thuyết trình chế độ màu sắc khác 27 11 Xem thuyết trình nhiều cửa sở 28
12 Sắp xếp cửa sổ 28
13 Chuyển đổi qua lại giữa cửa sổ 29 14 Sử dụng trình trợ giúp 29
15 Hỏi đáp 31
Câu Hãy tùy biến lệnh truy cập nhanh (QAT)? 31
Câu Tạo ngăn lệnh mới Ribbon tên “Lệnh tui” hình sau: 34
Câu Xin cho biết cách di chuyển tùy biến Ribbon QAT sang Office máy tính khác? 37
Câu Cho biết cách thay đổi số tùy chỉnh chương trình PowerPoint? 38
Câu Làm ẩn thông báo trạng thái? 40
Chương Tạo thuyết trình bản 41 Tạo thuyết trình 42 Tạo thuyết trình rỗng 42
Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn 43
Tạo thuyết trình từ có sẵn 46
Tạo nhanh slide thuyết trình từ tập tin dàn 46
2 Lưu thuyết trình 47 Lưu thuyết trình lần 47
Lưu thuyết trình lần sau 48
Lưu thuyết trình định dạng khác 49
Chuyển thuyết trình sang định dạng video 52
Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF XPS 54
(4)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai
Gỡ bỏ mật mã khỏi thuyết trình 61
4 Tăng cường độ an tồn cho PowerPoint với tính File Block Settings 62 Các thao tác với slide 63 Chèn slide mới 64
Sao chép slide 65
Thay đổi layout cho slide 66
Thay đởi vị trí slide 66
Xóa slide 67
Phục hồi slide thiết lập layout mặc định 68
Nhóm slide vào section 68
Đặt tên cho section 69
Xóa section 69
6 Mở đóng thuyết trình 70 Mở lại thuyết trình lưu đĩa 70
Đóng thuyết trình 72
7 Hỏi đáp 73 Câu Tạo thuyết trình mới từ tập tin Outline? 73
Câu Cho biết cách chép slide giữa thuyết trình? 75
Chương Xây dựng nội dung thuyết trình 79
1 Tạo thuyết trình mới 80 Tạo slide tựa đề 82
3 Tạo slide chứa văn 84
4 Tạo slide có hai cột nội dung 85 Chèn hình vào slide 88
6 Chèn hình từ Clip Art vào slide 90
7 Chụp hình hình đưa vào slide 92
(5)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai 11 Nhúng đoạn phim vào slide 103
12 Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide 106 13 Chèn bảng biểu vào slide 108
14 Chèn biểu đồ vào slide 111 15 Hỏi đáp 116
Câu Trình bày cách chèn bảng biểu từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? 116
Câu Cho biết cách tạo nhanh Photo Album từ sưu tập hình chương trình PowerPoint 2013? upload.123doc.net Câu Thiết lập thuộc tính mặc định đường kẽ (outline) màu (fill) shape slide nào? 120
Câu Tạo công thức PowerPoint nào? 122
Chương Tuỳ biến, hiệu chỉnh thuyết trình126 Sử dụng mẫu định dạng 127 Áp dụng theme có sẵn cho thuyết trình 127
Tùy biến Theme 129
2 Sử dụng hình màu làm cho slide 132 Dùng hình làm cho slide 133
Dùng màu làm cho slide 135
Tô slide kiểu Gradient 136
Xóa hình màu áp dụng cho slide 137
3 Làm việc với Slide Master 138 Sắp xếp định dạng placeholder slide master 139
Thêm xóa placeholder 140
Chèn xóa slide layout 141
Chèn xóa slide master 143
Áp dụng theme cho slide master 144
Thiết lập kích thước chiều hướng slide 145
Đóng cửa sổ slide master trở chế độ soạn thảo 146
(6)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai
Xoay 150
Cắt tỉa 152
Di chủn 154
Thay đởi kích thước 155
Thêm thích cho đối tượng slide 156
Hiệu chỉnh hình ảnh 157
Thay đởi kiểu định dạng đường kẽ màu Shape 162
Thay đổi kiểu WordArt 165
Áp dụng kiểu định dạng hiệu ứng cho SmartArt 166
Cắt nén media 168
6 Định dạng bảng biểu 171 Thay đổi kiểu định dạng bảng 171
Thêm xóa dịng, cột bảng 172
7 Định dạng đồ thị 173 Cập nhật thông tin cho đồ thị 173
Tùy biến định dạng đồ thị 174
8 Tồ chức slide thuyết trình176 Hỏi đáp 178 Câu Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác thuyết trình? 178
Câu Cho biết cách chép nhanh tất hình có thuyết trình 180
Câu Hướng dẫn cách tạo watermarke cho slide? 183
Câu Xin cho biết cách tạo mẫu template? 188
Chương Làm việc với hiệu ứng, hoạt cảnh 193 Hiệu ứng cho văn 195 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn 198
2 Sao chép hiệu ứng 202 Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 203 Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 204 Áp dụng hiệu ứng 204
(7)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai Hiệu ứng cho SmartArt 209
Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu danh sách 209
Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu Picture 210
6 Thiết lập hiệu ứng tùy chọn cho âm đoạn phim 211 Thêm xóa bookmark 211
Thiết lập tùy chọn cho âm 212
Thiết lập tùy chọn cho phim 215
Sử dụng trigger 217
7 Hiệu ứng cho bảng biểu 218 Hiệu ứng cho đồ thị 219 Xóa bỏ hiệu ứng đối tượng slide 221 10 Hiệu ứng chuyển slide 222 Áp dụng hiệu ứng chuyển slide 222
Xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide 223
11 Tự động hố thuyết trình 224 12 Tạo siêu liên kết nút lệnh điều hướng thuyết trình 226 Liên kết đến slide khác thuyết trình 226
Liên kết đến slide khác thuyết trình 227
Liên kết đến địa thư điện tử 229
Tạo liên kết đến địa Web máy chủ FTP 230
Tạo liên kết đến tập tin lưu đĩa mạng nội 232
Liên kết đến ứng dụng tạo tài liệu mới 235
Thay đởi màu đoạn văn có siêu liên kết 236
Nhấn mạnh hyperlink với âm 237
Hiệu chỉnh xóa hyperlink 238
13 Hỏi đáp 240 Câu Trình bày cách thiết lập nhanh hiệu ứng cho tất slide? 240
(8)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai Câu Muốn chèn Logo công ty vào tất Slide báo cáo
có nhiều slide phải làm sao? 246
Câu Có cách cho nhạc phát từ đầu đến cuối thuyết trình hay khơng? 247
Chương Chuẩn bị thuyết trình 248 Tạo tiêu đề đầu chân trang 249 Tùy chỉnh Header & Footer Slide Master 252
2 Ghi nhận xét cho slide 253 Ghi cho slide 253
Làm việc với Comment 255
3 Chuyển định dạng thuyết trình 258 Lưu thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở trước 258
Chuyển thuyết trình sang PDF/XPS 258
Chuyển thuyết trình sang video 259
Chuyển Handout sang Word 260
4 In thuyết trình 261 In tài liệu dành cho diễn giả 261
In tài liệu dành cho khán giả 268
5 Đóng gói thuyết trình đĩa 273 Tùy biến nội dung cho buổi báo cáo 276 Ẩn/ hiệncác slide 276
Tùy biến nội dung báo cáo 277
7 Thiết lập tuỳ chọn cho kiểu báo cáo 280 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình 280
Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tương tác người xem tự hành 281
8 Kiểm tra thuyết trình284 Kiểm tra thơng tin cá nhân có thuyết trình 284
Kiểm tra tính tương thích tính sử dụng báo cáo giữa phiên 284
Đánh dấu hoàn thành vào báo cáo 286
(9)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai
Chương Trình chiếu thuyết trình 290
1 Trình chiếu thuyết trình 291
Thiết lập tùy chọn cho chế độ Slide Show 291 Trình chiếu thuyết trình 292 Trình chiếu thuyết trình thơng qua mạng internet đến người xem từ xa 293 Sử dụng nút điều khiển chế độ Slide Show 297
Di chuyển đến slide xác định 297 Sử dụng tổ hợp phím tắt 298 Chuyển đến Custom Show 300 Tạo giải trình chiếu thuyết trình 301
Các tùy chọn trỏ 301 Sử dụng trỏ chuột Laser 301 Làm nổi nội dung slide trình chiếu 302 Trình chiếu thuyết trình với nhiều hình 304
Bật tính hỗ trợ nhiều hình 304 Trình chiếu thuyết trình với nhiều hình 305 Hỏi đáp 307
Câu Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần chương trình PowerPoint PowerPoint Viewer để chạy hay khơng? Chúng ta có thể hiệu
chỉnh tập tin PPSX hay không? 307 Câu Làm để nhấp phải chuột lùi slide trước chế độ Slide Show? 307 Câu Có cách khố hiệu lệnh chuột bàn phím để điều khiển trình chiếu? 308 Câu Có thể nhập văn Slide Show không? 309 Câu Có cách khơng cho tựa đề slide khơng hiển thị
có lệnh Go to Slide trình chiếu? 312
Phụ lục Cách tạo thuyết trình chuyên nghiệp 314
1 Một trình diễn hiệu 314
2 Kế hoạch phát triển trình diễn 314
(10)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai
Bước 4: Chọn định dạng phù hợp hoàn cảnh 317
Bước 5: Phát triển nội dung 318
Bước 6: Tạo hình ảnh trực quan 318
Bước 7: Thêm hiệu ứng đa phương tiện 319
Bước 8: Tạo in phát cho khán giả ghi cho slide 319
Bước 9: Kiểm tra lại báo cáo thử 319
Bước 10: Phát hành báo cáo 320
Bước 11: Tiến đến thành công cải tiến báo cáo 320
3 Giữ cho khán giả ln cảm thấy thích thú 321 Các kỹ thuật diễn thuyết 321
Các gợi ý nội dung 321
Phụ lục Tài nguyên Internet 323
(11)Giáo trình tự học Power Point - Thạc sĩ- nhà giáo Trần Quốc Tuấn – Lào Cai
Lời nói đầu Các bạn đọc thân mến!
PowerPoint cơng cụ biên tập trình diễn báo cáo máy tính phở biến Ở Việt Nam, PowerPoint áp dụng nhiều buổi hội thảo, họp, buổi giới thiệu dự án sản phẩm, báo cáo nội công ty phục vụ cho công tác giảng dạy
PowerPoint 2013 bở sung nhiều tính mới với cải tiến giao diện Ribbon thuận lợi cho người sử dụng Do vậy, những người sử dụng thành thạo những người mới bắt đầu tìm hiểu PowerPoint phải học qua cách sử dụng chương trình Tuy nhiên, những người thành thạo PowerPoint tốn thời gian so với những người mới bắt đầu
Tài liệu có chương phụ lục Các chương tở chức theo nhóm nội dung lớn tương ứng với trình xây dựng thuyết trình bạn PowerPoint Do vậy, bạn mới bắt đầu học nên đọc tài liệu từ đầu đến cuối để có nhìn hiểu biết tởng qt chương trình Các bạn am tường PowerPoint cần đọc qua nội dung mới phiên PowerPoint 2013 xem thêm những vấn đề mà quan tâm
Tài liệu thiết kế theo hướng vừa học vừa làm trọng vào thực hành nên bạn phải cố gắng hoàn thành phần tài liệu Khi đọc xong tài liệu bạn nắm tay công cụ biên soạn trình diễn thuyết trình chuyên nghiệp giới
Hy vọng tài liệu giúp ích cho bạn đọc nhanh chóng tiếp cận sử dụng thành thạo tính chương trình PowerPoint để áp dụng vào cơng việc thực tế
Do tài liệu biên soạn thời gian ngắn nên khơng thể tránh những điểm thiếu sót chưa hoàn thiện
Lào Cai, ngày 20 tháng 06 năm 2014 Tác giả
(12)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Chương 1
Giới thiệu PowerPoint 2013 Nội dung
1 Các điểm mới PowerPoint 2013
2 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2013
3 Tìm hiểu thành phần cửa sở chương trình Microsoft PowerPoint Thay đởi kiểu hiển thị cửa sở chương trình
5 Tùy biến lệnh truy cập nhanh Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc Thanh thước ngang dọc
8 Các đường lưới Đường trợ giúpkhi vẽ
10 Xem thuyết trình chế độ màu sắc khác 11 Xem thuyết trình nhiều cửa sở 12 Sắp xếp cửa sổ
13 Chuyển đổi qua lại giữa cửa sở 14 Sử dụng trình trợ giúp
(13)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
I. GIỚI THIỆU
PowerPoint 2013 phần Microsoft Office 20 13 Cũng giống Word (chương trình xử lý văn bản), Excel (bảng tính), Outlook (trình quản lý e-mail quản lý cơng việc cá nhân) Access (cơ sở dữ liệu), PowerPoint giúp tạo nên thuyết trình sinh động lơi
Khi thuyết trình, có thể dùng loại dụng cụ hỗ trợ như:slide 35mm, phim chiếu cho máy overhead, slide máy tính, thuyết trình in giấy, ghi người thuyết trình PowerPoint có thể tạo tất loại dụng cụ có thể kèm theo hiệu ứng hấp dẫn thu hút người nghe
Do PowerPoint tích hợp chặt chẽ với thành phần khác Microsoft Office 2013, nên có thể chia thơng tin giữa ứng dụng dễ dàng Ví dụ, có thể vẽ biểu đồ Excel có thể chèn biểu đồ vào slide PowerPoint có thể chép đoạn văn Word để đưa vào slide,
1 Các điểm PowerPoint 2013
Cũng giống chương trình khác Office 2013, giao diện PowerPoint 2013 phát triển lên từ phiên 2010 Giao diện Ribbon mang lại nhiều tiện lợi việc thao tác cho người dùng với nhiều tính mới giúp tạo nên những thuyết trình sinh động, hấp dẫn cách nhanh chóng Dưới số tính mới mà bạn gặp q trình sử dụng phiên
Ribbon mới
PowerPoint 2013 xây dựng Ribbon có nút lệnh đồ họa dễ nhận biết chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trước Mỗi tab giống công cụ với nút lệnh danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng
Các tab không dễ tùy biến dễ thang công cụ phiên trước, PowerPoint 2013 có thêm cơng cụ gọi Quick Access Toolbar (QAT - công cụ truy cập nhanh) giúp người dùng có thể tùy biến gắn thêm nút lệnh thường dùng cách nhanh chóng dễ dàng Bạn có thể thêm vào QAT nút lệnh cách nhấp phải chuột vào chọn Add to Quick Access Toolbar
(14)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 1. Ribbonđược tổ chức lại
Ngăn File thay cho nút Office
Ngăn File chứa lệnh liên quan đếnbài thuyết trình soạn thảo thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, lưu trữ, in ấn chia thuyết trình
Hình 2. Ngăn File mới
Hỗ trợ làm việc cộng tác
(15)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 3. Nhiều người làm việc thuyết trình
Nhóm slide vào phần thuyết trình
Nhóm slide thuyết trình lớn thành section giúp việc quản lý dễ dàng thuận tiện tìm kiếm nội dung Khi nhiều người tham gia biên soạn thuyết trình việc phân chia công việc biên soạn theo section mang lại thuận lợi nhiều Chúng ta có thể đặt tên, in ấn áp dụng hiệu ứng lên section
(16)
Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Trộn so sánh nội dung thuyết trình
Chúng ta có thể so sánh nội dung thuyết trình với phối hợp chúng lại cách sử dụng tính mới Compare PowerPoint 2013 Chúng ta có thể quản lý lựa chọn những thay đởi hiệu chỉnh mà muốn đưa vào thuyết trình cuối Tính Compare giúp giảng đáng kể thời gian đồng hiệu chỉnh nhiều phiên thuyết trình
Hình 5. So sánh phối hợp nội dung thuyết trình
Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình
(17)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013 Hình 6. Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show
Biên soạn thuyết trình lúc nơi
Với tài khoản Windows Live, có thể sử dụng ứng dụng web PowerPoint, Word Excel miễn phí Chúng ta có thể biên soạn thuyết trình trực tuyến trình duyệt web
Hình 7. Soạn thảo thuyết trình Microsoft PowerPoint Web App
Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình
Trong phiên PowerPoint 2013 hỗ trợ mạnh đa phương tiện thuyết trình Cụ thể, có thể nhúng, cắt xén áp dụng hiệu ứng định dạng lên hình ảnh đoạn phim thuyết trình
Cắt xén video
(18)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 8. Cắt xén video Chèn video từ nguồn mạng
Chèn video từ nguồn mạng tính nởi bật PowerPoint 2010 Tập tin video có thể tải lên dịch vụ lưu trữ trực tuyến bạn sưu tầm Có nhiều dịch vũ lưu trữ, chia video trực tuyến hồn tồn miễn phí YouTube, Yahoo Video, Clip.vn, Google Videos,… Mội tập tin video lưu trữ trang thơng thường có đoạn mã dùng để nhúng vào trang web khác.Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn chép đoạn mã ô Embed Sau đó, giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site…
(19)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 9. Chèn video từ nguồn mạng Nhúng video
Những đoạn phim, nhạc nhúng vào trở thành thành phần thuyết trình Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc chép tập tin gửi kèm theo thuyết trình Ngồi ra, PowerPoint cịn cho phép xuất thuyết trình sang định dạng video để có thể chép CD/ DVD, đính kèm theo e-mail gửi lên web
(20)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013 Chuyển thuyết trình sang định dạng video
Tính chuyển định dạng thuyết trình sang định dạng video giúp việc chia dễ dàng PowerPoint cho phép xuất định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác từ video cho loại thiết bị di động video có độ phân giải cao
Hình 11. Xuất thuyết trình sang video
Tích hợp sẵn tính chuyển sang định dạng PDF/XPS
Phiên Office 2007 hỗ trợ tính xuất thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS Tuy nhiên tính tùy chọn người dùng phải tải thêm gói cài đặt cài váo máy Phiên Office 2013 tích hợp sẵn tính chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS
(21)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Chụp ảnh hình
Đây tính mới hay thú vị, giúp có thể chụp hình ảnh có đưa vào thuyết trình nhanh chóng tiện lợi
Hình 13. Nút lệnh Screenshot
Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh
Với phiên PowerPoint 2013, bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng mỹ thuật khác cho hình ảnh
Hình 14. Các hiệu ứng mỹ thuật
Xóa phần không cần thiết hình
(22)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 15. Loại bỏ hình
Hỗ trợ tùy biến Ribbon
Với giao diện người dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến công cụ Ribbon dễ dàng bao giờ hết
(23)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Nâng cấp SmartArt
SmartArt PowerPoint 2010 tuyệt vời phiên 2013 độc đa với nhóm Picture có nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa thuyết trình dễ dàng trực quan
Hình 17. SmartArt
Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới
PowerPoint 2013 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt hiệu ứng 3-D đẹp mắt sinh động
Hình 18. Hiệu ứng chuyển slide 3-D
(24)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 19. Sao chép hiệu ứng với Animation Painter
Tăng tính di động cho thuyết trình
Với cơng cụ Compress Media, PowerPoint 2013 nén đoạn video, âm nhúng thuyết trình làm cho dung lượng thuyết trình nhỏ từ thuận tiện cho việc chia giúp cho việc trình chiếu tốt
Hình 20. Compress Media
Broadcast thuyết trình
(25)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 21. Broadcast thuyết trình xem thuyết trình trình duyệt
Biến trỏ chuột thành trỏ laser
Khi muốn nhấn mạnh những nội dung trình bày slide, có thể biến trỏ chuột thành trỏ laser cách giữ phím Ctrl nhấp trái chuột chế độ Slide Show
(26)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
2 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2013 Khởi động PowerPoint 2013
Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint khác đôi chút Trong Windows XP, Windows Vista Windows đường dẫn truy cập đến chương trình giống Các bước khởi động sau:
1 Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start Chọn All Programs
3 Chọn Microsoft Office
4. Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2013
Hình 23. Giao diện chương trình PowerPoint 2013
Thốt PowerPoint
Thốt chương trình PowerPoint đơn giản, bạn làm theo cách sau :
Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) góc bên phải cửa sổ PowerPoint, Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit,
Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt <ALT+F4>
(27)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Chọn Don’t Save: PowerPoint mà khơng lưu lại thay đởi Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint
Hình 24. Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu thông tin thuyết trình
3 Tìm hiểu thành phần cửa sở chương trình Microsoft PowerPoint
Giao diện PowerPoint 2013 khơng có nhiều thay đởi so với phiên 2010 Các thành phần cửa sổ PowerPoint sau:
Hình 25. Các thành phần cửa sổ PowerPoint
Thanh tiêu đề (Title bar):Thể tên chương trình chạy PowerPoint tên trình diễn hành Nếu cửa sở chưa tồn hình ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ
Ngăn File
Quick Access toolbar
Thanh trạng thái Title bar
Khu vực soạn thảo gọi slide
(28)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Quick Access Toolbar:Chứa lệnh tắt lệnh thơng dụng Bạn có thể thêm/ bớt lệnh theo nhu cầu sử dụng
Nút Minimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào tác vụ (taskbar) Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ ứng dụng taskbar để phóng to lại cửa sở ứng dụng
Nút Maximize/Restore:Khi cửa sổ chế độ tồn hình, chọn nút thu nhỏ cửa sở lại, cửa sở chưa tồn hình chọn nút phóng to cửa sở thành tồn hình
Nút Close:Đóng ứng dụng lại Bạn có thể nhận thơng báo lưu lại thay đởi trình diễn
Khu vực soạn thảo trình diễn:Hiển thị slide hành
Ngăn Slides: Hiển thị danh sách slide có thuyết trình Ngăn Outline: Hiển thị dàn thuyết trình
Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin trình diễn cung cấp nút lệnh thay đởi chế độ hiển thị phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo
Ribbon
Ribbon tổ chức thành nhiều ngăn theo chức trình xây dựng thuyết trình Trong ngăn lệnh lại tở chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu dễ sử dụng chức chương trình
Hình 26. Ngăn Home Ribbon
File:Mở thực đơn Filetừ ta có thể truy cập lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) chia thuyết trình
Home:Chứa nút lệnh thường xuyên sử sụng trình soạn thảo thuyết trình lệnh chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình lệnh tìm kiếm, thay thế…
Insert: Thực lệnh chèn, thêm đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,…
Hình 27. Ngăn Insert
Các ngăn chứa lệnh (Tabs) Ngăn lệnh theo ngữ cảnh
(29)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Design:Thực lệnh định dạng kíc cở chiều hướng slide, handout, áp dụng mẫu định dạng kiểu hình cho slide
Hình 28. Ngăn Design
Transitions: PowerPoint 2013 tổ chức Transitions thành ngăn mới Ribbon giúp có thể áp dụng thiết lập thông số cho hiệu ứng chủn slide nhanh chóng thuận lợi Ngồi ra, có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide chế độ soạn thảo
Hình 29. Ngăn Transitions
Animations: Danh mục hiệu ứng áp dụng cho đối tượng slide, chép hiệu ứng giữa đối tượng, thiết lập thời gian kiện cho hiệu ứng
Hình 30. Ngăn Animations
Slide Show: Chuẩn bị thiết lập cho thuyết trình trước trình diễn, tùy biến mặt nội dung thuyết trình tình báo cáo, broadcast thuyết trình cho khán giả theo dõi từ xa thiết lập thơng số cho hình hiển thị trình diễn
Hình 31. Ngăn Slide Show
Review: Ghi cho slide thuyết trình, so sánh trộn nội dung giữa thuyết trình cơng cụ kiểm tra lỗi tả
Hình 32. Ngăn Review
(30)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 33. Ngăn View
Developer: Ngăn mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, những người có hiểu biết VBA Để mở ngăn nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer
Hình 34. Ngăn Developer
Add-Ins: Ngăn xuất cài đặt thêm tiện ích cho PowerPoint
Hình 35. Ngăn Add-Ins
4 Thay đổi kiểu hiển thị cửa sổ chương trình
PowerPoint 2013 có hai nhóm hiển thị nhóm Presentation Views dùng q trình sọan thảo nhóm Master Views dùng q trình thiết kế slide, bố cục in trang slide thích Mỗi kiểu hiển thị có cơng dụng riêng q trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh sửa trình chiếu thuyết trình
Norm alSlide
Sorter
(31)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 36. Các kiểu hiển thị cửa sổ làm việc Nhóm Presentation Views có kiểu hiển thị sau:
Normal: Chế độ dùng nhiều trình biên soạn thuyết trình
Slide Sorter: Chế độ giúp xem tởng thể trình diễn, bố cục, trình tự slide thuyết trình
Notes Page: Chế độ giúp ta thêm ghi vào slide (các ghi khơng hiển thị trình chiếu)
Reading View: Xem trước thuyết trình giao diện soạn thảo
Muốn chuyển qua lại giữa chế độ hiển thị bạn vào ngăn View trênRibbon, sau chọn kiểu hiển thị mong muốn chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ góc dưới bên phải trạng thái Dưới hình minh họa kiểu hiển thị:
Hình 37. Các kiểu hiển thị
Normal Slide Sorter
Reading View
(32)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Slide Master: Lưu trữ thông tin thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho slide
Handout Master: Thiết lập thông số cho trang in handout chiều handout, chiều slide bố trí handout, số slide trang in, xếp vị trí header, footer, hộp hiển thị ngày tháng số trang handout,…
Notes Master: Thiết lập thông số cho trang in kèm thông tin ghi slide tương tự handout
Hình 38. Slide Master Handout Master
Slide Show: Ngồi hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint kiểu hiển thị nữa sử dụng trình chiếu thuyết trình gọi Slide Show Slide Show chế độ trình chiếu tồn hình, slide xuất theo thứ tự sếp thuyết trình
Phím tắt:
Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím <Shift + F5> để bắt đầu trình chiếu từ slide hiện hành.
5 Tùy biến lệnh truy cập nhanh
(33)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 39. Thêm hoặc bớt nhanh nút lệnh QAT Bạn có thể thêm nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau:
1 Chọn nút Office | Options | Hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái
3 Chọn nhóm lệnh từ hộp Choose commands from … Sau đó, bạn chọn nút lệnh từ hộp bên dưới nhấn nút Add >> để thêm vào hộp danh sách bên phải
4 Nếu bạn muốn bỏ nút lệnh khỏi QAT chọn từ hộp Customize Quick Access Toolbar bên phải nhấn nút Remove
5 Để trả QAT trạng thái mặc định nhấn nút Resetvà chọn Reset only Quick Access Toolbar
6 Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon QAT xuất bên dưới Ribbon
(34)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 40. Tùy biến QAT
6 Phóng to/ thu nhỏ cửa sở làm việc
Bạn có thể phóng to thu nhỏ vùng soạn thảo cửa sổ PowerPoint 20 10 cách sử dụng Zoom trạng thái dùng hộp thoại Zoom Bạn có thể phóng to thu nhỏ vùng làm việc khoảng từ 10% đến 400% Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có vùng làm việc tốt
Hình 41. Hộp thọai Zoom Zoom trạng thái
Để gọi hộp thoại Zoom bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom Cách nhanh bạn nhấp chuột vào nút số phần trăm trạng thái nhấn tổ hợp phím <ALT + W + Q>
7 Thanh thước ngang dọc
Thu nhỏ Phóng to Điều chỉnh vùng làm việc vừa
(35)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Các thước ngang dọc giúp việc bố trí thành phần slide xác Bạn vào chọn ngăn View Ribbon, sau chọn Rulers nhóm Show
Hình 42. Thanh thước dọc ngang
Thanh thước ngang dọc có kiểu hiển thị Normal Notes Page đơn vị tính thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings Control Panel Windows
Bạn có thể tắt bớt thước dọc cách vào File | Options | chọn Advance | tìm đến mục Display | bỏ chọn Show vertical ruler
Hình 43. Tùy chọn thước dọc
8 Các đường lưới
Các đường lưới (gridlines) chia slide thành vng có kích thước giúp canh chỉnh đối tượng dễ dàng vàcác đường không hiển thị in giấy
Những cách bật/ tắt đường lưới:
Cách 1: Nhấn tở hợp phím <Shift+F9>. Cách 2: View | nhóm Show| chọn Gridlines Thanh
thước dọc
(36)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 44. Các đường lưới slide
Hộp thoại Grid and Guides cho phép thiết lập khoảng cách giữa đường lưới nhiều tùy chọn khác.Có nhiều cách mở hộp thoại Grid and Guides:
Cách 1: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn Grid Settings Cách 2: View | nhóm Show | chọn Grid Setting ( )
Hình 45. Hộp thoại Grid and Guides
9 Đường trợ giúpkhi vẽ
Đường trợ giúpkhi vẽ (guides) giống đường lưới slide ta có thể kéo thả chúng đến vị trí mong muốn Các đường trợ giúp giúp dễ dàng việc canh chỉnh vị trí đối tượng slide chúng không hiển thị in giấy
Bắt dính đối tượng vào đường lưới Bắt dính đối tượng vào đối tượng khác
Thiết lập khoảng cách giữa chấm lưới Bật/ tắt đường lưới
Bật/ tắt đường trợ giúp vẽ Các
(37)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 46. Các đường trợ giúp ngang dọc
Để bật đường trợ giúp vẽ bạn vào View | nhóm Show | chọn Guides Bạn có thể tạo thêm đường trợ giúp cách giữ phím Ctrl dùng chuột kéo đường trợ giúp ngang/ dọc đến vị trí mới nhả chuột
Hình 47. Bật/ tắt đường trợ giúp vẽ
Xóa bớt đường trợ giúp cách dùng chuột kéo chúng khỏi diện tích slide.
10 Xem thuyết trình chế độ màu sắc khác nhau
(38)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 48. Các tùy chọn kiểu hiển thị Grayscale
Sau kiểm tra thuyết trình chế độ màu sắc khác nhau, bạn nhấp chuột vào nút Back To Color View để hình trở chế độ đầy đủ màu sắc Các tùy chọn kiểu màu Black and White Grayscale không làm ảnh hưởng đến màu sắc có slide mà chúng có tác dụng in giấy chế độ Black and White Grayscale
Hình 49. Slide xem chế độ Black with White Fill
11 Xem thuyết trình nhiều cửa sổ
(39)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 50. Xem củng thuyết trình nhiều cửa sổ
Mỗi cửa sở hiển thị đánh số phía sau tên thuyết trình tựa đề cửa sở PowerPoint
12 Sắp xếp cửa sổ
Khi bạn mở nhiều cửa sổ lúc cách nhân mởnhiều tập tin PowerPoint, bạn có thể dùng chức xếp cửa sổ để dễ dàng việc chuyển đổi cửa sổ, biên soạn, so sánh nội dung giữa thuyết trình Có hai kiểu xếp cửa sở sau:
Kiểu Arrange All: Vào View | nhóm Window | chọn Arrange All Các cửa sổ dàn hình khơng bị chồng lên
Kiểu Cascade: Vào View | nhóm Window | chọn Cascade Các cửa sổ xếp theo cách xếp chồng lên nhau, cửa sổ thấy tựa đề
Hình 51. Sắp xếp cửa sổ theo kiểu Arrange All Cascade
Các lệnh xếp khơng có tác dụng đối với cửa sổ PowerPoint thu nhỏ nằm Taskbar Windows.
(40)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 52. Chuyển đổi qua lại giữa cửa sổ
14 Sử dụng trình trợ giúp
Trình trợ giúp PowerPoint giống quyển sách tham khảo tồn diện Bạn có thể tìm kiếm hướng dẫn từ trình trợ giúp gặp khó khăn việc sử dụng chức chương trình Trình trợ giúp cung cấp hướng dẫn bước dễ theo dõi dễ hiểu, nhiên bạn cần phải thành thạo tiếng Anh mới có thể sử dụng tốt nguồn tài nguyên Để mở trình trợ giúp PowerPoint, bạn nhấn phím F1 nhấp nút Help cửa sở chương trình PowerPoint
Hình 53. Cửa sổ phần trợ giúp PowerPoint Hình 54.
Bảng Thanh thực đơn cửa sổ Help
Nút Tên nút Mô tả
Back and
Forward Đi tới lùi hướng dẫn mà bạn xem giống trình duyệt Stop Dừng tải nội dung muốn xem, hữu ích việc tải chậm
và bạn muốn hủy lệnh tải (thông thường nội dung từ Internet) Nút Help
Nhập từ khóa phần muốn trợ giúp
(41)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013 Refresh Tải lại nội dung từ Internet
Home Trở danh mục chủ đề mặc định trình trợ giúp Print In nội dung hướng dẫn hành
Change Font Size
Mở danh mục lựa chọn kích thước chữ hướng Show Table of
(42)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
15 Hỏi đáp
Câu Hãy tùy biến lệnh truy cập nhanh (QAT)?
Yêu cầu QAT có nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, Copy, Paste, Pulish as PDF or XPS chia làm nhóm ngăn cách đường ranh giới (separator) trước nút Copy
Trả lời:
Chúng ta có thể tùy biến QAT PowerPoint cho tập tin cụ thể hay cho tất tập tin chương trình
Các bước thực sau:
1 Khởi động chương trình PowerPoint
2 Trên cửa sở chương trình bạn nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) Bạn tích chọn nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo
Hình 55. Chọn nút lệnh vào QAT
(43)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 56. Thêm nhanh nút lệnh từ Ribbon vào QAT
5 Thực lại bước để thêm nút Paste vào QAT Tuy nhiên để thêm seperator nút Pulish as PDF or XPS khơng thể thêm vào QAT theo cách Bạn vào File, chọn Options Hộp thoại PowerPoint Options xuất
Hình 57. Hộp thoại PowerPoint Options
6 Chọn nhóm Quick Access Toolbar, từ khung Choose commands from bên trái, chọn <Separator> nhấn nút Add để thêm vào khung Customize Quick Access Toolbar bên phải
7 Bạn thấy nút lệnh Publish as PDF or XPS nằm ngăn File Ribbon Do vậy, bạn chọn File Tab từ hộp Choose commands from để nút lệnh nhóm liệt kê hộp bên dưới
Hình 58. Các lệnh File Tab
(44)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Chọn For all documents (default) QAT tùy biến có tác dụng cho tất chương trình PowerPoint
Chọn “Tên tập tin thuyết trình.pptx” QAT có tác dụng cho tập tin Bạn chọn nút lệnh khung nhấn nút Move Up Move
Down để xếp theo thứ tự yêu cầu
Hình 59. Sắp xếp nút lệnh
10 Nhấn nút OK để hoàn tất tùy chỉnh QAT Kết QAT sau:
Hình 60. QAT sau tùy biến
11 Muốn phục hồi QAT trạng thái mặc định giống mới cài đặt bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset Customizations chọn:
Hình 61. Hủy bỏ tùy biến QAT
Reset only Quick Access Toolbar: chọn trả QAT trạng thái mặc định Reset all customizations: chọn hủy bỏ tất tùy biến PowerPoint
(45)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Câu Tạo ngăn lệnh Ribbon tên “Lệnh tui” hình sau:
Hình 62. Tạo ngăn “Lệnh tui” Ribbon Trả lời:
PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện người dùng dễ sử dụng nhanh chóng
Các bước thực sau:
1 Khởi động chương trình PowerPoint
2 Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon
Hình 63. Tùy biến Riboon
(46)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 64. Đặt tên lại cho Tab
4 Nhấp phải chuột lên New Group (Custom) chọn Rename để đặt tên lại “Cắt, dán” nhấp OK để đóng hộp Rename
Hình 65. Đổi tên cho Group
(47)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 66. Chèn nhóm vào Tab mới
6 Để thêm nút lệnh vào nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau:
Chọn Choose commands from bên khung bên trái để liệt kê lệnh thông dụng
Chọn nút lệnh cần đưa vào “Lệnh tui”
Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải
Nhấn nút Add để thêm lệnh vào nhóm nhấn nút Remove để loại bỏ nút khơng cần khỏi nhóm
Thực lại qui trình để thêm tất nút lệnh vào nhóm theo yêu cầu câu hỏi
Nhấn nút Move Up Move Down để xếp nút lệnh theo trình tự yêu cầu
Hình 67. Thêm nút lệnh vào nhóm tương ứng
(48)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
8 Theo yêu cầu câu hỏi nhóm lệnh “Định dạng” khơng có nhãn bên dưới nút lệnh Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh chọn Hide Command Labels
Hình 68. Ẩn nhãn bên dưới nút lệnh
Câu Xin cho biết cách di chuyển tùy biến Ribbon QAT sang Office máy tính khác?
Trả lời:
Giả sử bạn tùy biến nhiều cho Ribbon QAT từ máy tính cơng ty bạn muốn chủn tùy biến tiện lợi sang Office máy tính nhà Trong PowerPoint 2013 nói riêng Office 2013 nói chung u cầu thực đơn giản
Các bước thực sau:
1 Vào máy tính cơng ty, khởi động PowerPoint 2013
2 Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất
3 Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export chọn Export all customizations.
Hình 69. Lệnh Inport/Export Hộp thoại File Save xuất
Tìm nơi lưu tập tin Save in Đặt tên tập tin File name
(49)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 70. Lưu tập tin UI
5 Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2013 máy nhà Sau đó, bạn vào hộp thoại PowerPoint Options chọn nút lệnh Import/Export khung Customize Ribbon Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file Trong hộp thoại File Open:
Tìm đến tập tin UI hộp Look in Chọn tên tập UI
Nhấn nút Open để nhập tùy biến Ribbon QAT vào Office Nhấn nút OK đóng hộp thoại PowerPoint Options
Câu Cho biết cách thay đổi số tùy chỉnh chương trình PowerPoint? Thay đổi tông màu (Color scheme) chương trình
Tắt tính kiểm tra tả văn Điều chỉnh Recent Presentations lại 10 Trả lời:
Các bước thực sau: Mở chương trình PowerPoint
2 Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất
(50)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Hình 71. Chọn Color scheme
4 Chọn nhóm Proofing, When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type
Hình 72. Bỏ tùy chọn kiểm tra tả
5 Vào nhóm Advanced, nhóm Display điều chỉnh hộp Show this number of Recent Documents thành 10
(51)Chương Giới thiệu PowerPoint 2013
Câu Làm ẩn thông báo trạng thái? Trả lời:
Nhấp phải chuột lên trạng thái, từ chọn bỏ chọn thơng tin cho trạng thái
(52)Chương Tạo thuyết trình bản
Chương 2
Tạo thuyết trình bản Nội dung
1 Tạo thuyết trình Lưu thuyết trình
3 Bảo vệ thuyết trình mật mã
4 Tăng cường độ an tồn cho PowerPoint với tính File Block Settings Các thao tác với slide
(53)Chương Tạo thuyết trình bản
2
Chương trình bày cách tạo thuyết trình mới dựa vào mẫu thiết kế sẵn PowerPoint từ mẫu định dạng người dùng thiết kế Ngoài ra, chương trình bày số thao tác đối với thuyết trình lưu trữ, chọn định dạng tập tin thiết lập mật mã để bảo vệ thuyết trình
1 Tạo thuyết trình
PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo thuyết trình mới Chúng ta xem qua cách
Tạo thuyết trình rỗng
Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint trình diễn rỗng (blank) mặc định tạo ra, cách tạo thuyết trình mặc định PowerPoint bạn cần tiếp tục soạn thảo nội cho slide
Khi bạn cửa sổ PowerPoint bạn muốn tạo thêm thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo bước sau:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn Blank presentation
(54)Chương Tạo thuyết trình bản
Phím tắt:
Dùng tổ hợp phím tắt <Ctrl+N> để tạo nhanh thuyết trình rỗng
Hình 75. Hộp thoại New Presentation
Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn
PowerPoint Template mẫu định dạng thiết kế sẵn (template) kèm theo Office tải từ Internet Template có thể chứa layout, theme color, theme font, theme effect, kiểu slide có thể chứa nội dung mẫu PowerPoint cung cấp nhiều template thiết kế với nhiều chủ đề khác (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho nhiều tình báo cáo thực tế
Chúng ta có thể tự thiết kế template để sử dụng lại nhiều lần chia cho người khác Ngoài ra, internet có nhiều trang web chuyên cung cấp kiểu template đẹp cập nhật thường xuyên là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com,…
Dùng mẫu xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint
Các mẫu phần khơng nhiều PowerPoint cho phép bạn chọn mẫu từ nguồn khác, đặc biệt từ Internet Các bước thực hiện:
1 Vào ngăn File
(55)Chương Tạo thuyết trình bản
3 Chọn Sample templates
4 Chọn mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ
5 Nhấn nút Create để tạo mới thuyết trình
Hình 76. Một số Sample templates Dùng mẫu từ trang web office.com
Trang web office.com cập nhật thường xuyên mẫu thiết kế mới đẹp, bạn có thể tạo thuyết trình mới sử dụng mẫu từ nguồn Các bước thực hiện:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải
3 Di chuyển đến Office.com templates Tại đây, mẫu nhóm lại theo nội dung chúng
4 Ví dụ chọn nhóm Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu Business đợi giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách mẫu từ Internet
5 Chọn mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ
(56)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 77. Chọn mẫu từ trang office.com
Dùng mẫu thiết kế bạn tạo hoặc mẫu sưu tầm lưu đĩa
Khi PowerPoint tải mẫu thiết kế mới từ Internet máy tự động lưu mẫu vào danh mục My Templates để bạn có thể sử dụng lại sau Làm theo bước sau để sử dụng mẫu lưu đĩa:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn My templates
4 Chọn mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới xem hình minh họa phía bên phải cửa sở
5 Nếu đồng ý với mẫu xem nhấn nút OK để tạo thuyết trình mới theo mẫu
(57)Chương Tạo thuyết trình bản
Tạo thuyết trình từ có sẵn
Bạn có sẵn thuyết trình mà nội dung tương tự với mà bạn tạo Khi đó, bạn nên tạo thuyết trình mới dựa sẵn có để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu Các bước thực sau:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn New from Existing
4 Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu chọn
5 Nhấn nút CreateNew để tạo mới trình diễn dựa tập tin có sẵn
Hình 79. Tạo thuyết trình từ có sẵn
Tạo nhanh slide thuyết trình từ tập tin dàn bài
Ngồi những cách trên, PowerPoint cịn cho phép tạo thuyết trình từ tập tin ứng dụng khác Chẳng hạn như, biên soạn trước dàn thuyết trình trình soạn thảo văn Word, WordPad, NotePad,… Sau đó, PowerPoint nhập dàn vào thành slide bạn cần bở sung thêm hình ảnh, video, âm thanh, … có thuyết trình hồn chỉnh Các bước thực sau:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất
(58)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 80. Tạo nhanh thuyết trình từ tập tin outline
Cấu trúc Outline:
Outline tập tin chứa văn bản, slide cách một ký hiệu xuống dịng (Enter) Trên slide, tựa đề slide viết bình thường nội dung slide phải Tab thụt đầu dịng.
2 Lưu thuyết trình
Trong suốt trình biên soạn thuyết trình, phải thường xuyên thực lệnh lưu tập tin để tránh cố bất ngờ xảy có thể làm slide mà ta vừa biên soạn Tùy theo thời điểm thực lệnh lưu mà PowerPoint thực hoạt động khác nhau, sau số trường hợp
Lưu thuyết trình lần đầu tiên
Lần thực lệnh lưu tập tin thuyết trình PowerPoint mở hộp thoại Save As Từ hộp thoại bạn đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin chọn vị trí ở đĩa để lưu trữ Các bước thực sau:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất
3 Nhập tên tập tin thuyết trình hộp File name Ví dụ bạn đặt tên tập tin PowerPoint 2013 (Tập tin dùng để thực hành ví dụ sau tài liệu)
(59)Chương Tạo thuyết trình bản
PowerPoint Presentation (*.pptx)
PowerPoint mặc định kiểu tập tin PowerPoint Presentation (*.pptx), kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 2010
Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để phiên PowerPoint 2003 trở trước có thể mở thuyết trình tạo PowerPoint 2013 Tuy nhiên, hiệu ứng kiểu định dạng đặc thù PowerPoint 2013 không hoạt động
5 Tại hộp Save in, bạn tìm đến thư mục cần lưu tập tin Nhấn nút Save để lưu
Hình 81. Hộp thoại Save As Qui định đặt tên tập tin:
Tên tập tin dài tới 255 ký tự bạn dùng tất loại ký tự để đặt tên ngoại trừ ký tự sau <, >,?, *, /, \.
Lưu thuyết trình lần sau
Sau lưu tập tin trình diễn, có hiệu chỉnh, thêm nội dung muốn lưu thuyết trình lại bạn có thể làm theo cách sau:
VàoFile | chọn nút Save,
(60)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 82. Lưu thuyết trình
Thêm nút lệnh vào QAT:
Để thêm nút Save vào Quick Access Toolbar bạn nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) chọn nút Save
Lưu thuyết trình định dạng khác
Khi lưu thuyết trình, bạn có thể chọn kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type hộp thoại Save As PowerPoint cung cấp nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu thuyết trình sang định dạng hình ảnh JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn thuyết trình OpenOffice), chí lưu thuyết trình sang định dạng phim,
Thực bước sau để lưu thuyết trình sang định dạng khác: Mở thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác Vào ngăn File
3 Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất
4 Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác Nhấn nút Save để thực lệnh
(61)Chương Tạo thuyết trình bản
Bảng Các kiểu định dạng tập tin mà PowerPoint 2010 hỗ trợ
Định dạng Phần mở rộng
Ghi chú
PowerPoint
Presentation pptx Mặc định, có thể mở PowerPoint 2007 và2010 (hoặc phải cài thêm phần bở sung cho phiên củ mới mở được) Định dạng tập tin theo chuẩn XML
PowerPoint Macro-Enabled Presentation
.pptm Như có cho phép lưu mã Macro VBA
PowerPoint 97-2003 Presentation
.ppt Định dạng tương thích ngược với phiên PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), 2003
PDF pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF
and XPS từ trang web Office Online
XPS xps Tương tự PDF định dạng Microsoft Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS
PowerPoint Template potx Tập tin mẫu định dạng (template) PowerPoint 2007
PowerPoint Macro-Enabled Template
.potm Như có thể lưu mã Macro VBA
PowerPoint 97-2003 Template
.pot Tập tin mẫu định dạng (template) phiên PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), 2003
Office Theme thmx Giống template, chứa thiết lập định dạng (theme) (fonts, màu sắc, hiệu ứng)
PowerPoint Show pps, ppsx Giống tập tin PowerPoint bình thường mở chế độ Slide Show; hữu ích phân phối cho người xem
PowerPoint Macro-Enabled Show
.ppsm Giống có thể lưu mã Macro VBA
PowerPoint 97-2003 Show
.ppt Định dạng có thể mở phiên PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003
PowerPoint Add-In ppam Tập tin Add-Ins PowerPoint có chứa lệnh tạo thêm VBA
PowerPoint 97-2003 Add-In
.ppa Tập tin Add-Ins PowerPoint có chứa lệnh tạo thêm VBA có thể mở phiên PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003
Single File Web Page mht,
(62)Chương Tạo thuyết trình bản cho việc đưa lên trang web
PowerPoint XML
Presentation xml Lưu tập tin dưới định dạng XML Windows Media
Video wmv Lưu thuyết trình sang định dạng video.PowerPoint 2010 có thể lưu sang phim với mức chất lượng High Quality (1024x768, 30fps); Medium Quality (640x480, 24fps); Low Quality (320X240, 15fps)
Định dạng phim WMV có thể chơi Windows Media Player nhiều chương trình phở biến khác
GIF (Graphics Interchange Format)
.gif Hình động, giới hạn 256 màu
JPEG (Joint
Photographic Experts Group) File Format
.jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web
PNG (Portable Network Graphics) Format
.png Hình tĩnh, độ phân giải cao, bao gồm ưu điểm hình GIF JPG
TIFF (Tagged Image File Format)
.tif Hình tĩnh, chất lượng độ phân giải cao
Device Independent Bitmap
.bmp Hình tĩnh, dùng nhiều Windows
Windows Metafile wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector có thể điều chỉnh kích thước mà khơng làm vỡ hình (khơng tương thích với máy chạy hệ điều hành Mac)
Enhanced Windows
Metafile emf Phiên cải tiến WMF
Outline/RTF rtf Định dạng toàn văn bản, loại bỏ tất thành phần khác Chỉ chứa Text slide nằm (placeholders) mới chuyển outline, Text phần Notes không lưu
PowerPoint Picture Presentation
.pptx Lưu thuyết trình PowerPoint 2010 2007 sang định dạng hình giúp giảm kích thước tập tin Tuy nhiên, số thông tin bị
OpenDocument
(63)Chương Tạo thuyết trình bản
PowerPoint 2010 khơng hỗ trợ định dạng sau: Định dạng từ PowerPoint 95 trở trước Các tập tin (.ppz) tạo Pack and Go Wizard.
Bảng Các tính mới PowerPoint 2013mà phiên từ PowerPoint 2003 trở về trước không hỗ trợ
Tính PowerPoint 2013
Khi mở tập tin PowerPoint 2013 trong các phiên từ PowerPoint 2003 trở về trước
Hình ảnh SmartArt Chuyển thành hình khơng cho phép hiệu chỉnh Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts) Chuyển thành đối tượng OLE có thể hiệu
chỉnh, đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút mở lại PowerPoint 2010
Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts) Chuyển thành multiple masters (nhiều slide master)
Các kiểu đở bóng Các kiểu bóng mềm (soft shadows) chuyển thành kiểu đở bóng đơn giản (hard shadows)
Font chữ cho Heading phần nội dung Chuyển thành font chữ bình thường Các hình vẽ (shape), hình ảnh (picture), đối
tượng (objects), hiệu ứng hoạt hình, hiệu ứng mới
Hiệu ứng 2-D 3-D cho văn
Gradient cho hình vẽ văn
Gạch ngang chữ nét đơn kép
Tô gradient, picture, texture cho văn Đỗ bóng,hiệu ứng tương
phản, hầu hết hiệu ứng 3-D
Chuyển thành hình không hiệu chỉnh tronỜỜg phiên trước
Chuyển thuyết trình sang định dạng video
(64)Chương Tạo thuyết trình bản
Một điểm hay chuyển thuyết trình sang định dạng video tất hiệu ứng, hoạt cảnh, âm hay phim nhúng tự động chuyển theo kể việc ghi âm lồng tiếng sử dụng trỏ laser thuyết trình
Hình 84. Chuyển thuyết trình sang định dạng video Các bước thực sau:
1 Mở thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video Vào ngăn File
3 Chọn lệnh Share
4 Tại nhóm File Types, chọn Create a Video
5 Chọn chất lượng video hộp xổ xuống phía bên phải cửa sở Share Có lựa chọn cho bạn:
Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất tập tin có dung lượng lớn Kiểu kết xuất có thể dùng để phát hình máy tính, máy chiếu thiết bị hiển thị có độ phân giải cao
(65)Chương Tạo thuyết trình bản
mạng internet hay chép đĩa DVD
Poratble Devices: Xuất video có chất lượng thấp tập tin có kích thước nhỏ Loại kết xuất thích hợp để tải vào thiết bị di động Zune, PDA hay Smart Phone…
6 Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có tùy chọn sau:
Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng ghi lại hoạt động trỏ laser chọn tùy chọn Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn bạn đã
hoàn tất việc lồng tiếng hoạt động trỏ laser thuyết trình Bạn chọn tùy chọn muốn video kết xuất có lồng tiếng hoạt động trỏ laser
7 Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất
8 Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ nhấn nút Save để bắt đầu chuyển đổi Thay đổi thời gian chuyển slide:
Thời gian chuyển slide mặc định giây Thay đổi giá trị mặc định hãy điều chỉnh Seconds to spend on each slide cửa sổ Create a Video.
Hình 85. Xem thuyết trình Windows Media Player
(66)Chương Tạo thuyết trình bản
sẵn cơng cụ chủn đởi sang định dạng PDF or XPS dễ dàng nhanh chóng
Portable Document Format (PDF) định dạng dữ liệu dùng để chiasẽ phổ biến Định dạng PDF đảm bảo định dạng tập tin không bị thay đổi xem in ấn khó khăn muốn thay đởi dữ liệu mà lưu trữ.Định dạng PDF hữu ích cho tài liệu xuất thương mại mang in ấn
XML Paper Specification (XPS) định dạng tập tin có chức tương tự PDF Microsoft xây dựng
Hình 86. Chuyển thuyết trình sang PDF/XPS Các bước chuyển PowerPoint sang định dạng PDF XPS:
1 Mở thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS Vào File
3 Chọnlệnh Share
4 Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document
5 Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất Nhập tên thuyết trình vào hộp File name
Nếu chọn Open file after publishing tập tin PDF/XPS sau chuyển mở lên
Tại Optimize for có hai lựa chọn:
Standard: muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao hình
ảnh hoặc dùng cho việc in ấn(kích thước tập tin lớn).
Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến chủ yếu in các
(67)Chương Tạo thuyết trình bản
7 Nhấn nút Option để thiết lập thêm tùy chọn:
Tại Range: chọn slide cần chủn đởi có thể chọn từ custom show mà bạn tạo trước thuyết trình
Tại Publish options: chọn hình thức mà slide in giấy kiểu handout, slide, notes pages outline Ngoài cịn có tùy chọn khác kẽ khung cho slide, in slide bị ẩn, in thông tin thích hay thơng tin chỉnh sửa…
Tại Include non-printing information:
Chọn Document properties thuộc tính tập tin
Powerpoint chuyển sang thành thuộc tính tập tin PDF/XPS.
Chọn Document structure tags for accessibility: đưa thông tin
về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.
PDF options: tùy chọn tính tương thích với tiêu chuẩn ISO qui định cách chuyển văn thành dạng chữ bipmap (làm tăng kích thước tập tin) font không thể nhúng vào tập tin PDF
8 Nhấn nút OK sau thiết lập xong tùy chọn đóng cửa sở Options Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi
Hình 87. Các tùy chọn chuyển thuyết trình sang PDF/XPS
Tùy chọn lưu trữ
(68)Chương Tạo thuyết trình bản Thay đổi định dạng tập tin mặc định
Để thay đổi định dạng tập tin lưu trữ mặc định PowerPoint làm theo bước sau: Vào ngăn File
2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4 Tại Save files in this format bạn chọn kiểu định dạng mặc định từ hộp xổ xuống kế bên
5 Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập Kể từ thời điểm tập tin mới tạo lưu mặc định chọn kiểu định dạng tập tin
Hình 88. Tùy chọn lưu trữ
Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi có cố Vào ngăn File
2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4 Chọn Save AutoRecover information every <10> minutes thiết lập lại khoảng thời gian mà PowerPoint thực lệnh lưu trữ
(69)Chương Tạo thuyết trình bản
Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định Vào ngăn File
2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4 Tại Default file location nhập vào đường dẫn đến thư mục cần lưu trữ mặc định Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập
Nhúng font kèm theo thuyết trình
Nhúng font chữ đặc biệt mà bạn sử dụng thuyết trình cần thiết có thể những người khác chưa cài đặt font chữ vào máy họ Các bước để thực sau:
1 Vào ngăn File
2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4 Chọn Embed font in the file chọn tiếp Embed all characters để cho phép những người khác có thể hiệu chỉnh với những font đặc biệt thuyết trình Nhấn OK hồn tất việc thiết lập
3 Bảo vệ thuyết trình mật mã
Khi tập tin trình diễn có chứa thơng tin nhạy cảm bạn có thể dùng chức bảo vệ tập tin mật mã PowerPoint Có hai loại bảo vệ mật mã truy cập mở (Open password) mật mã hiệu chỉnh (Modify password) bạn có thể sử dụng hai thấy cần thiết
Thiết lập mật mã bảo vệ
Bạn làm theo bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin mình: Mở tập tin muốn đặt mật mã hình PowerPoint Vào ngăn File
3 Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất Đặt tên tập tin hộp File name
5 Vào Tools chọn General Options… hộp thoại General Options xuất Thiết lập mật mã:
(70)Chương Tạo thuyết trình bản
Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã muốn hiệu chỉnh tập tin bạn đặt mật mã vào hộp Password ro modify
7 Xác nhận lại mật mã có yêu cầu hộp Comfirm Password Nhấn OK hoàn tất đặt mật mã
9 Nhấn nút Save để lưu thuyết trình với mật mã vừa thiết lập
Hình 89. Hộp thoại Save As với General Options…
Hình 90. Hộp thoại General Options…
Nếu chọn loại bỏ thông tin cá nhân người dùng tập tin
(71)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 91. Hộp thoại xác nhận mật mã Thiết lập Macro Security:
Khi chọn nút Macro Security hộp thoại General Option phần trên, hộp thoại Trust Center xuất có tùy chọn sau:
Disable all macros without notification: Khóa tất macro khơng có
thơng báo
Disable all macros with notification: Khóa tất macro kèm theo
thông báo
Disable all macros except digitally signed macros: Khóa tất các
macro ngoại trừ macro có chữ ký điện tử
Enable all macros (not recommendedl potentially dangerous code can run): Cho phép tất macro chạy, nguy nhiễm virus cao.
Trust access to the VBA project object model:Xác thực quyền truy cập
váo đối tượng VBA project.
(72)Chương Tạo thuyết trình bản
Ngoài cách đặt mật mã bảo vệ theo cách cũ nêu trên, PowerPoint 2013 đơn giản hóa cơng việc nhiều với tính Protect Presentation Các bước thực sau:
1 Mở tập tin muốn đặt mật mã hình PowerPoint Vào ngăn File
3 Chọn Info, chọn Protect Presentation 4. Chọn Encrypt with Password
5 Hộp thoại Encrypt Document xuất yêu cầu bạn nhập mật mã vào Nhấn OK xác nhận lại mật mã vừa nhập
7 Nhấn OK lần nữa
8 Nhấn Save để lưu thiết lập vừa thực
Hình 93. Bảo vệ thuyết trình với Protect Presentation
Gỡ bỏ mật mã khỏi thuyết trình
Khi chia thuyết trình cho phép người sử dụng mở xem hiệu chỉnh, không nên đặt mật mã Các hướng dẫn dưới áp dụng cho trường hợp bạn biết mật mã mở hiệu chỉnh tập tin
Thực bước sau để gỡ bỏ mật mã mở mật mã hiệu chỉnh tập tin:
1 Mở thuyết trình có mật mã bảo vệ khai báo mật mã vào hộp Password có yêu cầu
2 Sau thuyết trình mở cửa sổ PowerPoint, vào ngăn File Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất
(73)Chương Tạo thuyết trình bản
5 Xóa bỏ mật mã có Password to open Password to modify Nhấn OK để đóng hộp General Options
7 Nhấn nút Save xác nhận ghi đè lên tập tin có
Khi có loại mật mã mở tập tin áp dụng để bảo vệ tập tin có thể áp dụng cách sau để gỡ bỏ:
1 Mở tập tin muốn xóa bỏ mật mã bảo vệ
2 Sau thuyết trình mở cửa sở PowerPoint, vào File Chọn Info, chọn Protect Presentation
4. Chọn Encrypt with Password
5 Xố bỏ mật mã có hộp thoại Encrypt Document Nhấn OK để đóng hộp thoại Encrypt Document
7 Nhấn Save để lưu thiết lập vừa thực
4 Tăng cường độ an tồn cho PowerPoint với tính File Block Settings
File Block Settings giúp thiết lập cách thức mà PowerPoint hành xử mở kiểu tập tin PowerPoint phiên cũ PowerPoint 2013 (từ Office 2007 trở trước) File Block Settings cung cấp tùy chọn sau:
Do not open sellected file types: không cho phép mở tập tin
Open sellected file types in Protected View: cho phép mở tập tin chế độ bảo vệ
nhưng không cho phép chỉnh sửa nội dung.
Open sellected file types in Protected View and allow editing: cho phép mở tập tin trong
(74)Chương Tạo thuyết trình bản Thực bước sau để thiết lập tùy chọn cho kiểu tập tin:
1. Vào ngăn File
2. Chọn Options, hộp thoại PowerPointOptions xuất 3. Chọn Trust Center nhấn nút Trust Center Settings
4. Chọn File Block Settings từ danh sách bên trái cửa sổ Trust Center
5. Nhấp chọn bỏ chọn vào Open và/ Save chocác kiểu tập tin để khóa cho phép kiểu tập tin hoạt động PowerPoint
6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Trust Center
7. Nhấn OK lần nữa để đóng hộp thoại PowerPointOptions
5 Các thao tác với slide
Khi tạo mới thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn trống gọi placeholder Đây placeholder dùng để nhập văn Ngồi ra, PowerPoint cịn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị,…
Hình 95. Slide tựa đề thuyết trình với hai placeholder
Có nhiều kiểu bố trí placeholder slide mà PowerPoint xây dựng sẵn gọi layout Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp
Các placehold er Ngăn
(75)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 96. Các kiểu layout slide
Chúng ta thực số thao tác chèn slide mới, chép slide, xóa slide, chọn layout cho slide, xếp slide, phân chia slide thành nhóm (section),…
Chèn slide mới
Thực theo bước sau để chèn thêm slide mới vào thuyết trình:
1 Chọn ngăn Slides chế độ Normal Viewvà nhấp chuột vào dưới slide PowerPoint tự tạo bạn tạo thuyết trình mới Khi đó, bạn thấy đường nằm ngang nhấp nháy cho biết vị trí mà slide mới chèn vào
2 Vào ngăn Homechọnnhóm Slides
3 Nhấn nút New Slide, hộp chứa kiểu layout xuất
(76)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 97. Chèn slide
Sao chép slide
Thực theo bước sau để nhân slide chọn:
1 Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép Nhấp phải chuột lên số slide chọn để mở thực đơn ngữ cảnh Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh
Hình 98. Nhân slide
Chọn nhiều slide:
Nếu slide chọn liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên giữ
phím Shift nhấp chuột vào slide cuối cùng.
Nếu slide chọn không liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên và
(77)Chương Tạo thuyết trình bản
Thay đởi layout cho slide
Để thay đổi layout slide, bạn làm theo bước sau:
1 Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép Chọn slide cần thay đổi layout
3 Vào ngăn Home | nhóm Slides | nhấn nút Layout Chọn kiểu layout mới cho slide
Hình 99. Thay dổi layout cho slide
Thay đởi vị trí slide
(78)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 100. Sắp xếp slide
Xóa slide
Thực bước sau để xóa slide:
1 Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn xóa
2. Nhấn phím Delete bàn phím để xóa slide nhấp phải chuột lên slide chọn Delete Slide
(79)Chương Tạo thuyết trình bản
Phục hồi slide thiết lập layout mặc định
Thực bước sau để trả layout thiết lập mặc định:
1 Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đởi layout.Ví dụ: placeholder slide bên dưới bị lệch cần trả vị trí mặc định layout
2 Vào ngăn Home, đến nhóm Slides Nhấn nút Reset
Hình 102. Trả layout thiết lập mặc định
Nhóm slide vào section
Thực bước sau để trả layout thiết lập mặc định:
1 Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section mới Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
(80)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 103. Chèn section
Đặt tên cho section
Để đặt tên đổi tên cho section bạn làm theo bước sau:
1 Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
3 Nhấn nút Setion và chọn Rename Section
4. Đặt tên mới cho Section nhấn nút Rename để đổi tên
Hình 104. Đặt tên cho Section
Xóa section
(81)Chương Tạo thuyết trình bản
3 Nhấn nút Setion và chọn Remove Section
Hình 105. Xóa section
6 Mở đóng thuyết trình
Mở lại thuyết trình lưu đĩa
(82)Chương Tạo thuyết trình bản
Bạn có thể tìm thấy danh mục thuyết trình mới mở gần theo hướng dẫn sau: Vào ngăn File
2 Chọn lệnh Recent, hộp Recent Presentations xuất bên phải Chọn tên thuyết trình cần mở từ danh sách
Nếu thuyết trình muốn mở khơng có danh sách hành bạn làm theo bước sau:
1 Vào ngăn File
2 Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất
3 Tại Look in, tìm đến thư mục lưu trữ thuyết trình Chọn tên tập tin muốn mở nhấn nút Open
Hình 107. Hộp thoại Open
Tổ hợp phím tắt:
(83)Chương Tạo thuyết trình bản
Bảng Các tùy chọn Open
Nút Mục đích
Open Chế độ mở thuyết trình mặc định
Open Read-Only Mở thuyết trình dưới dạng đọc, thay đổi hiệu chỉnh muốn lưu phải lưu thành tập tin khác
Open Copy Mở thuyết trình dưới dạng
Open in Browser Chỉ có tác dụng chọn thuyết trình lưu dưới dạng trang web
Open in Protected View Mở thuyết trình chế độ bảo vệ khơng cho hiệu chỉnh Open and Repair Mở thuyết trình kiểm tra lỗi sửa lỗi có
Đóng thuyết trình
Khi đóng chương trình PowerPoint, tất tập tin mở tự động đóng theo.Nếu bạn muốn đóng thuyết trình cụ thể bạn chọn thuyết trình đó, sau vào ngăn File chọn Close Nếu tập tin chưa lưu PowerPoint thơng báo nhắc nhở bạn
Tổ hợp phím tắt:
(84)Chương Tạo thuyết trình bản
7 Hỏi đáp
Câu Tạo thuyết trình từ tập tin Outline?
Cho biết cách tạo tập tin outline cho thuyết trình trình soạn thảo văn nhập vào PowerPoint để slide sau:
Hình 108. Nội dung slide sau nhập vào PowerPoint Trả lời:
Chúng ta sử dụng trình biên soạn Notepad để nhập Outline cho thuyết trình Các bước thực sau:
1 Vào Start, chọn All Programs, chọn Accessories, chọn chương trình Notepad để khởi động
2 Tại dòng đầu tiên, nhập vào Workbook, nhấn Enter để xuống dòng Đây tựa đề (title slide) cho slide PowerPoint
Nhấp phím Tab để thụt đầu dịng để bắt đầu nhập ý thứ cho tựa đề Workbook
Sau nhập xong dòng thứ nhấn Enter, sau nhấn Tab tiếp để nhập ý thứ tựa đề nói Workbook Làm tương tự cho ý thứ Nhấn Enter sau nhập xong
Hình 109. Đã nhập xong Outline slide thứ nhất
(85)Chương Tạo thuyết trình bản
cho slide Sau bạn tạo Outline gồm slide cho PowerPoint có cấu trúc hình sau
Hình 110. Outline thuyết trình
4 Bạn lưu Outline với tên SampleOutline.txt Vì tiếng Việt nên bạn phải chọn hộp Encoding kiểu Unicode
Hình 111. Lưu Outline
5 Sau có tập tin Outline Bạn mở chương trình PowerPoint vào File, chọn Open Trong hộp thoại Open:
Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin Outline
Files of type: chọn kiểu All Outlines (*.txt, *.rtf, *.doc, *.wpd, *.wps, *.docx, *.docm)
(86)Chương Tạo thuyết trình bản
Câu Cho biết cách chép slide thuyết trình? Trả lời:
Chúng ta có thể chép slide từ thuyết trình sang thuyết trình khác ngược lại nhằm tiết kiệm thời gian biên soạn lại nội dung có sẵn
Cách Sao chép thủ công
Các bước thực sau:
1 Mở hai tập tin PowerPoint cần chép slide cho Ví dụ, chép slide từ tập tin PowerPoint 2013 Sample.pptx (A) sang tập tin QA.pptx (B)
Hình 112. Hai tập tin cần chép slide cho nhau
2 Chọn slide từ tập tin A, ví dụ bạn chọn slide số 6, 10 cách giữ phím Ctrl nhấp chuột lên slide cần chọn
(87)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 113. Sao chép slide
3 Chuyển sang tập tin B, nhấp chuột vào phía dưới slide để chọn nơi dán slide vào
Nhấn tở hợp phím <Ctrl+V> để dán slide vào tập tin B Hoặc vào ngăn Home, nhóm Clipboard nhấn nút Paste
Khi đó, slide từ tập tin A chép sang tập tin B theo định dạng tập tin B
Hình 114. Các slide chép vào tập tin B
(88)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 115. Sao chép giữ nguyên định dạng slide nguồn Cách Tận dụng chức Compare PowerPoint.
Các bước thực sau: Mở tập tin đích QA.pptx
2 Vào ngăn Review, nhóm Compare chọn lệnh Compare
Hình 116. Lệnh Compare
3 Trong hộp thoại Choose File to Merge with Current Presentation
(89)Chương Tạo thuyết trình bản
Hình 117. Chọn tập tin cần Merge Trong cửa sổ tập tin QA.pptx
Chọn trỏ chuột phía dưới slide thứ khung Slides Nhấp chuột vào biểu tượng nhỏ nằm phía dưới khung Slides Chọn All slides inserted at this position
Hình 118. Danh mục slide khác giữa tập tin
(90)(91)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Chương 3
Xây dựng nội dung thuyết trình
Nội dung
1 Tạo thuyết trình mới Tạo slide tựa đề
3 Tạo slide chứa văn Tạo slide có hai cột nội dung Chèn hình vào slide
6 Chèn hình từ Clip Art vào slide Chụp hình hình đưa vào slide
8 Chèn thêm Shape, WordArt Textbox vào slide Chèn SmartArt vào slide
10 Nhúng âm vào slide 11 Nhúng đoạn phim vào slide
12 Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide 13 Chèn bảng biểu vào slide
(92)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
3 Chương trình bày bước xây dựng trình diễn với đầy đủ tất thành phần thông dụng mà PowerPoint cung cấp Trong chương này, đối với bạn mới với phần mềm PowerPoint nên học thực hành mục từ đầu đến cuối chương Đối với bạn thành thạo cần đọc phần mà chưa biết
Bài thực hành xuyên suốt chương giới thiệu phần mềm Powerpoint 2010 Các nguyên liệu cần thiết cho chương hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, … bạn có thể tải từ địa sau http://www giaiphapexcel com /download/ multimedia.zip
1 Tạo thuyết trình mới
Tạo nhanh thuyết trình mới để chuẩn bị cho phần thực hành chương: Vào ngăn File
2 Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn Blank presentation nhấn nút Create để tạo mới
4 Vào File chọn Save, hộp thoại Save As xuất
5 Tại hộp File name đặt tên tập tin ThuchanhPowerPoint2013.pptx chọn thư mục lưu trữ Save in
(93)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 119. Tạo thuyết trình mới
(94)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 121. Hộp thoại Save As
2 Tạo slide tựa đề
Khi thuyết trình mới tạo có sẵn slide tựa đề Slide tựa đề thông thường slide thuyết trình, slide tựa đề thường chứa thơng tin tựa đề thuyết trình, thơng tin tác giả, ngày tháng, Ngồi ra, có thể thêm logo cơng ty, hình ảnh vào slide tựa đề Tuy nhiên lưu ý không nên đưa nhiều nội dung vào slide tựa đề
Các bước thực hành sau:
1 Nhấn chuột vào placeholder Click to add title để nhập tựa đề “PowerPoint 2013” cho slide
Hình 122. Nhập tựa đề cho thuyết trình
(95)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 123. Dấu nhắc placeholder
3 Nhấp chuột vào placeholder Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ, thông thường diễn giải nội dung chi tiết cho tựa đề thuyết trình Nhập vào cụm từ sau “Giới thiệu tính chương trình”
Hình 124. Nhập tựa đề phụ
(96)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
3 Tạo slide chứa văn bản
Sile giới thiệu đến khán giả những tính mới phiên PowerPoint 2010 Slide cần có hai placeholder dùng để nhập tựa đề tính mới dưới dạng văn Do vậy, bạn chèn slide mới với kiểu layout Title and Content
Các bước thực hành sau:
1. Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide 2. Chọn kiểu layout Title and Content
Hình 126. Chọn layout Title and Content
3. Tại khung tựa đề slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau nhập vào tựa slide “Những điểm mới PowerPoint 2013”
Hình 127. Nhập nội dung cho slide mới
(97)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 128. Nhập nội dung cho slide
5. Nhấn phím ENTER xuống dịng, slide giống hình sau Sau nhập tiếp nội dung cịn lại cho slide hình bên dưới
Hình 129. Xuống dịng nhập tiếp nội dung cho slide
4 Tạo slide có hai cột nội dung
Các bước thực hành sau:
(98)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 130. Slide có hai cột nội dung
3 Tại khung tựa đề slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau nhập vào tựa slide “Những kiểu hiển thị”
Hình 131. Slide có hai cột nội dung
4 Như trình bày chương trước, PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị cửa sở hình nhóm Presentation Views nhóm Master Views
Nhấp chuột vào placeholder bên trái nhập vào Presentation Views Nhấn phím Enter xuống dòng
(99)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 132. Nhập nội dung cho cột bên trái slide
5 Nhập vào danh sách kiểu hiển thị nhóm Presentation Views Normal, Slide Sorter, Notes Page Reading View hình sau:
Hình 133. Nhập kiểu hiển thị nhóm Presentation Views
6 Tương tự, nhập Master Views vào cột bên phải slide kiểu hiển thị Slide Master, Handout Master NotesMaster vào slide hình sau:
(100)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
5 Chèn hình vào slide
Ở phần trước học cách chèn slide mới nhập văn vào placeholder slide Phần này, thực chèn hình hai hình lưu máy vào slide
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide Chọn kiểu layout Two Content
Hình 135. Chọn kiểu layout hỗ trợ chèn hình
3 Nhập tựa đề vào slide “Chèn hình vào slide” Nhấp chuột vào biểu tượngInsert Picture from File bên cột bên trái.Hoặc vào ngăn Insert, nhóm Images chọn Insert Picture from File
(101)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
4 Cửa sở Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục lưu trữ hình máy nhấp chuột chọn hình đó, sau nhấn nút Insert để chèn hình vào Slide
Hình 137. Chọn hình chèn vào slide
5 Tương tự, nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture from File bên cột bên phải chèn hình khác
Hình 138. Chèn hình vào slide
(102)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 139. Thay đổi kích thước di chuyển hình
6 Chèn hình từ Clip Art vào slide
Phần thực chèn slide mới chèn hình từ thư viện Clip Art Chúng ta chèn hình đánh golf vào slide
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide Chọn kiểu layout Title and Content
Hình 140. Chèn slide mới kiểu Title and Content
(103)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 141. Nhập tựa đề slide thực hiện lệnh chèn Clip Art
4 Một ngăn Clip Art xuất bên phải sổ Normal View Tại ô Search for bạn nhập vào từ khóa golf nhấn nút Go để tìm hình thư viện Clip Art
Hình 142. Tìm hình Clip Art chèn vào Slide
(104)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 143. Kết chèn hình từ Clip Art điều chỉnh kích thước hình
6 Nhấp chuột vào nút Close góc bên phải hộp Clip Art để đóng hộp Clip Art
Hình 144. Đóng hộp Clip Art
7 Chụp hình hình đưa vào slide
PowerPoint2010 bở sung chức chụp hình hình ứng dụng khác mở để chèn vào slide
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide
2 Chọn kiểu layout Title and Content, nhập tựa đề cho slide “Chụp hình hình đưa vào slide”
(105)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
3 Để chụp hình cửa sở ứng dụng chèn vào slide, bạn vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot
Hình 146. Danh sách cửa sổ ứng dụng khác mở
4 Nếu bạn muốn chụp phần cửa sở ứng dụng đó, ví dụ chụp phần cửa sở ứng dụng Excel 2013 làm sau:
Bạn mở ứng dụng Excel mở tập tin cần chụp hình nội dung để đưa vào PowerPoint
Trở slide “Chụp hình hình đưa vào slide” vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot, chọn Screen Clipping
Dùng chuột quét chọn vùng hình Excel cần chụp nhả chuột, kết hình sau
(106)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Đôi khi, cần thêm hộp văn để nhập thêm thông tin vẽ thêm biểu tượng vào slide Chúng ta tiếp tục làm việc slide phần trước thêm vào slide Shape, WordArt Textbox để minh họa thêm nội dung trình bày slide
Các bước thực hành sau:
1 Trở lại slide “Chụp hình hình đưa vào slide” Di chuyển hình vừa chụp sang góc vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn Shape, chọn kiểu mũi tên Right Arrow Dùng chuột vẽ hình mũi tên hướng sang phải slide hình sau
Hình 148. Thêm Shape vào slide
2 Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút Textbox vẽ hộp văn slide Sau đó, bạn nhập vào “Đây vùng hình Excel vừa chụp công cụ Screenshot PowerPoint”
Hình 149. Thêm Textbox vào slide
(107)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 150. Chọn màu cho WordArt Nhập chuỗi “Screenshot” hộp Your text here
Hình 151. Chèn WordArt
9 Chèn SmartArt vào slide
(108)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Bài này, thực hành chèn Smart Art thuộc nhóm Picture mới bổ sung vào PowerPoint 2013
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide Chọn kiểu layout Title and Content
Hình 153. Chèn slide mới kiểu Title and Content
3 Nhập tựa đề cho slide “Chèn Smart Art vào slide” Nhấp chuột vào biểu tượng Smart Art vùng placeholder bên dưới slide Hoặc vào ngăn Insert, nhóm Images chọn Smart Art
Hình 154. Nhập tựa đề cho slide thực hiện lệnh chèn Smart Art
(109)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 155. Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic
5 Một sơ đồ chèn vào slide hình dưới, gán hình vào vị trí tạo sẵn sơ đồ Các vị trí tạo sẵn gọi Shape Ví dụ, slide giới thiệu sản phẩm HD Zune Microsoft với hình ảnh sản phẩm để vòng tròn lớn tính sản phẩm đặt vòng tròn nhỏ bên cạnh
Hình 156. Nhập nội dung cho hộp văn bản
(110)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
7 Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục chứa hình Sau đó, bạn chọn hình HDZune.jpg nhấn nút Insert
Hình 158. Chọn hình từ cửa sổ Insert Picture
Hình 159. Hình HD Zune sau chèn vào slide
8 Chọn lên hình HD Zune, hộp Type your text here xuất bên trái Bạn nhập bên cạnh hình HD Zune “HD Zune”
(111)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
9 Quét chọn chuỗi HD Zune hộp Type your text here Vào ngăn Home, nhóm Font, chọn Font Color chọn màu xanh (Green)
Hình 161. Đổi màu font chữ
10 Lần lượt chọn Insert Picture from File trong Shape nhỏ bên phải chèn hình Zune01.jpg, Zune02.jpg, Zune03.jpg vào Kết hình sau:
Hình 162. Chèn hình minh họa tính sản phẩm HD Zune
11 Cịn ba tính quan trọng nữa sản phẩm HD Zune cần giới thiệu Do vậy, chèn thêm ba Shape nhỏ cho Smart Art Có nhiều cách thực hiện:
Cách 1: Tại hộp Type your text here, di chủn xuống dịng cuối nhấn phím Enter
(112)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 163. Chèn thêm Shape hộp Type your text here
Hình 164. Chèn thêm Shape SmartArt Tools
12 Thực lệnh tương tự chèn thêm hai Shape nữa cho Smart Art Sau đó, bạn chèn thêm hình Zune04.jpg, Zune05.jpg Zune06.jpg vào Shape vừa tạo thêm Kết hình sau:
(113)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
10 Nhúng âm vào slide
Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn nhiều định dạng nhạc khác vào slide, thông thường chèn định dạng.mp3 hay wma vào slide chúng cho chất lượng tốt có kích thước tập tin nhỏ
Định dạng tập tin âm dùng cho PowerPoint 2010
PowerPoint mở rộng khả hỗ trợ nhiều định dạng âm so với
trước Chúng ta dùng cơng cụ để chuyển đổi định dạng âm lạ định dạng mà PowerPoint hỗ trợ Windows Media Encoder
(http://www.microsoft.com/windows/windowsmedia/forpros/encoder/default. msp).
Các định dạng âm PowerPoint hỗ trợ như:.aiff (Audio Interchange
File Format), .au (UNIX Audio), .mid hay midi (Musical Instrument Digital Interface), .mp3 (MPEG Audio Layer 3), .wav (Wave Form), .wma
(Windows Media Audio)
Đôi phần mở rộng tập tin âm giống với danh sách trên
nhưng chèn vào PowerPoint codec sử dụng tập tin không phù hợp Cách tốt nên sử dụng codec Microsoft khi chuyển đổi định dạng âm thanhđể đảm bảo tính tương thích.
Trong phần này, thực hành chèn tập tin âm trích từ đoạn phim giới thiệu sản phẩm Zune HD Do vậy, chèn âm slide phần trước
Các bước thực hành sau:
1 Từ slide “Chèn Smart Art vào slide” phần Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Audio
(114)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình Hình 166. Chèn Audio slide
4 Chọn tập tin âm lưu trữ máy nhấn nút Insert để chèn vào slide Một biểu tượng hình loa xuất slide đại diện cho tập tin âm thanh, bạn có thể di chuyển vào góc slide
Hình 167. Chọn tập tin âm chèn vào slide
5 Ngoài ra, có thể chèn âm từ nguồn khác thư viện Clip Art Audio ghi âm với tính Record Audio
6 Với tính Trim Audio, có thể cắt bỏ bớt đoạn âm không cần thiết chừa lại phần tập tin âm Bạn chọn vào biểu tượng hình loa slide vào ngăn Audio Tools, nhóm Editing, chọn lệnh Trim Audio
(115)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
7 Thiết lập đoạn âm cần lấy Start Time End Time nhấn nút OKsau hoàn tất
Hình 169. Thiết lập đoạn âm cần sử dụng
11 Nhúng đoạn phim vào slide
PowerPoint 2010 tương thích với nhiều định dạng video phở biến Trong đó, nên sử dụng hai định dạng flv wma chúng cho chất lượng hình ảnh chấp nhận được, phát sinh lỗi chèn có kích thước tập tin nhỏ
Định dạng tập tin video dùng cho PowerPoint 2013
Các định dạng âm PowerPoint hỗ trợ như: .flv (Flash Video – đây
là lựa chọn video tốt chèn vào PowerPoint 2010), .asf
(Advanced Streaming Format), .avi (Audio Video Interleave), .mpg
hay .mpeg (Moving Picture Experts Group), .wmv (Windows Media Video).
Đôi phần mở rộng tập tin video giống với danh sách nhưng
không thể chèn vào PowerPoint codec sử dụng tập tin không phù hợp Cách tốt nên sử dụng codec Microsoft khi chuyển đổi định dạng video để đảm bảo tính tương thích.
Phần này, thực hành chèn hai đoạn phim nhỏ vào slide Một đoạn giới thiệu Office 2013 đoạn giới thiệu sản phẩm Zune HD
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide
(116)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 170. Chèn slide mới kiểu Two Content
3 Nhấp chuột vào Insert Media Clip trong placeholder bên trái Hộp thoại Insert Video xuất
Hình 171. Hộp thoại Insert Video
(117)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình Hình 172. Chèn đoạn video vào slide
5 Tương tự, chèn đoạn video lại vào slide với định dạng flv Nhấp chuột vào Insert Media Clip trong placeholder bên phải Hộp thoại Insert Video xuất
Hình 173. Chọn kiểu tập tin video
6 Tại hộp Files of type, bạnchọn All Files (*.*) để định dạng tập tin video khác hiển thị Bạn chọn tên tập tin Welcome to Zune HD.flv nhấn nút Insert để chèn vào slide
Hình 174. Chèn FLV vào slide Lưu ý chèn video:
Khi chèn video vào slide, định dạng mà PowerPoint hỗ trợ codec đúng trình chèn diễn nhanh Nếu bị treo máy hay trình chèn diễn lâu, bạn nên dùng chương trình chuyển mã video chuyên dụng để chuyển video định dạng PowerPoint hỗ trợ.
12 Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide
(118)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Phần thực hành chèn đọan phim quảng cáo Windows từ trang YouTube
Hình 175. Tìm đoạn video quảng cáo Windows YouTube Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide
2 Chọn kiểu layout Title and Content Nhập tựa đề cho slide “Chèn đoạn phim trực tuyến”
Hình 176. Slide chèn đoạn phim trực tuyến
(119)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình Hình 177. Hộp thoại Insert Video From Web Site
4 Chuyển qua trang YouTube, bạn tìm đến hộp Embed đoạn video trang YouTube chép thông số hộp vào nhớ máy tính cách nhấn tở hợp phím <Ctrl+C>
Hình 178. Sao chép thông tin embed đoạn video
5 Sau đó, chuyển sang hộp Insert Video From Web Site trong cửa sổ PowerPoint dán nội dung Embed vào tở hợp phím <Ctrl+V>.
Hình 179. Dán thơng tin embed đoạn video quảng cáo vào hộp văn bản
6 Nhấn nút Insert để chèn đoạn video vào slide điều chỉnh kích thước đoạn phim slide hình sau
(120)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Xem trước video trực tuyến:
Muốn xem trước đoạn phim trực tuyến chèn slide, bạn chọn Shape của đoạn phim slide vào ngăn Video Tools, chọn Format, chọn Play
tại nhóm Preview.
13 Chèn bảng biểu vào slide
Các phần hướng dẫn cách chèn hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, vào slide Phần này, đưa bảng biểu vào thuyết trình Chúng ta thực hành chèn slide mới chứa thông tin giới thiệu phần mềm tạo thuyết trình tốt thị trường
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide
2 Chọn kiểu layout Title and Contentvà Nhập tựa đề cho slide “5 phần mềm tạo thuyết trình tốt nhất”
Hình 181. Chèn slide nhập tựa đề
3 Nhấp chuột vào Insert Table placeholder bên dưới, hộp thoại Insert Table xuất Bạn khai báo số lượng dòng 6 hộp Number of columns số lượng cột hộp Number of rows
(121)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 183. Bảng trống slide
5 Thu nhỏ chiều rộng cột để chuẩn bị nhập nội dung vào slide.Ví dụ, cột thứ có nhãn “Stt.”, cột thứ hai có nhãn “Phần mềm” cột thứ ba có nhãn “Mô tả phần mền” Đánh số thứ tự từ đến cho cột “Stt.”
Hình 184. Nhập nhãn cho cột đánh số thứ tự
Điều chỉnh chiều rộng cột cách di chuyển chuột vào đường lưới dọc bảng Khi thấy chuột biến thành hình mũi tên hai chiều ( ) giữ trái chuột khéo qua trái để thu nhỏ cột kéo qua phải để mở rộng cột
(122)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 185. Nhập nội dung cho cột thứ hai
7 Tương tự, nhập phần mô tả cột thứ với thông tin sau:
PowerPoint Microsoft phát triển, thành phần Microsoft Office PowerPoint phần mềm tạo thuyết trình tốt thị trường
Flash Adobe phát triển Tạo thuyết trình Flash thuận tiện cho việc chia phát hành internet Flash chạy trình duyệt web
Impress phần mềm miễn phí Sun Microsystems phát triển Imress thành phần OpenOffice
Keynote Apple Inc phát triển, thành phần iWork
Presentations SoftMaker phát triển, thành phần SoftMaker Office
Hình 186. Hoàn thiện bảng slide Tạo nhanh bảng PowerPoint:
(123)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
14 Chèn biểu đồ vào slide
Phần thực hành tạo biểu đồ PowerPoint Biểu đồ trình bày số liệu thống kê thị phần trình duyệt web giới tính đến hết năm 2009 Số liệu thống kê lấy từ trang http://marketshare.hitslink.com/browser-market-share.aspx?qprid=0 tổng hợp lại bảng sau:
Bảng Thị phần trình duyệt web năm 2009
Trình duyệt Thị phần 2009 Internet Explorer 62.69%
Firefox 24.61%
Chrome 4.63%
Safari 4.46%
Opera 2.40%
Khác 1.21%
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide
2 Chọn kiểu layout Title and Content và Nhập tựa đề cho slide “Thị phần trình duyệt 2009”
Hình 187. Slide biểu đồ thị phần trình duyệt 2009
3 Nhấp chuột vào Insert Chart placeholder bên dưới, hộp thoại Insert Chart xuất
(124)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 188. Chọn kiểu đồ thị
5 Nhấn nút OK cửa sổ Microsoft Excel xuất chứa số liệu mẫu đồ thị hình sau
Hình 189. Cửa sổ Microsoft Excel dùng để nhập số liệu cho đồ thị
(125)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
7 Chọn đồ thị slide, chọn tựa đề đồ thị nhấn phím Delete bàn phím để xóa
Hình 190. Xóa tựa đề không cần thiết đồ thị
(126)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
9 Thêm số liệu thống kê kèm theo mảnh bánh trênta chọn đồ thị Sau đó, bạn vào Chart Tools, chọn Layout, nhóm Labels, chọn Date Labels chọn Best Fit
(127)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
15 Hỏi đáp
Câu Trình bày cách chèn bảng biểu từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? Trả lời:
Lợi ích việc chèn bảng Excel dưới dạng liên kết (link) vào slide PowerPoint có cập nhật dữ liệu bên bảng tính Excel dữ liệu PowerPoint cập nhật theo Do vậy, đỡ tốn thời gian cập nhật lại dữ liệu slide
Các bước thực hành sau:
1 Chọn slide PowerPoint cần chèn bảng dạng liên kết (link) từ Excel
2 Mở tập tin dữ liệu Excel Ví dụ, bạn mở tập tin BrowserStats.xlsx chứa thông tin thống kê thị phần trình duyệt web năm 2009
Hình 193. Bảng dữ liệu Excel
3 Quét chọn vùng dữ liệu A1:B7 nhấn tở hợp phím <Ctrl+C> để chép vào nhớ máy tính
(128)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 194. Chọn lệnh Paste Special
5 Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Paste link, chọn kiểu Microsoft Office Excel Worksheet Object khung As nhấn nút OK
Hình 195. Chọn kiểu Paste link
(129)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 196. Bảng slide liên kết từ Excel
Câu Cho biết cách tạo nhanh Photo Album từ sưu tập hình chương trình PowerPoint 2013?
Trả lời:
Sử dụng chức Photo Abum PowerPoint có thể tạo nhanh slide hình với nhiều tùy chọn số lượng hình slide, kiểu định dạng hình có thể thực số thao tác chỉnh sửa hình nhanh chóng
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Insert, nhóm Images chọn Photo Album vàchọn New Photo Album…, hộp thoại Photo Album xuất
Hình 197. Tạo Photo Album
(130)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 198. Chọn hình đưa vào Album
3 Chúng ta có thể chỉnh sửa độ sáng tối, xoay hình biến đởi màu sắc hình hộp thoại Photo Album
Hình 199. Chỉnh sửa hình Album
(131)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 200. Tùy chọn cho Album Nhấn nút Create để tạo Album
Hình 201. Photo Album
Câu Thiết lập thuộc tính mặc định đường kẽ (outline) màu (fill) shape trên slide nào?
(132)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình Thiết lập thuộc tính mặc định cho hộp văn bản
Hình 202. Đặt thuộc tính mặc định cho Textbox Vẽ hộp văn slide
Định dạng font chữ, cở chữ, màu sắc, kiểu kích thước,… định dạng hộp văn tô nền, màu nền, đở bóng,… theo mong muốn
Chọn hộp văn bản, sau nhấp phải chuột chọn Set as Default Text Box Thiết lập thuộc tính mặc định cho hình vẽ
Hình 203. Đặt thuộc tính mặc định cho Shape Vẽ hình vẽ slide
Thay đởi thuộc tính theo mong muốn màu sắc, hiệu ứng, kiểu nét ve, font chữ, màu chữ, kiểu chữ, kích thước chữ
(133)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình Câu Tạo cơng thức PowerPoint nào?
Trả lời:
Chúng ta có sử dụng tính Equation tích hợp sẵn PowerPoint để nhập loại công thức với thao tác đơn giản Ví dụ, nhập cơng thức sau vào slide PowerPoint:
Các bước thực sau:
1 Chọn slide PowerPoint cần nhập công thức Vào ngăn Insert, nhóm Symbols, chọn lệnh Equation
Hình 204. Chèn Equation
Bạn có thể nhấp chuột vào nút mũi tên nhỏ bên dưới nút lệnh để kiểm tra xem cơng thức muốn nhập có sẵn PowerPoint hay chưa Nếu có sẵn bạn cần nhấp chuột lên cơng thức chèn vào slide
3 Nhập trực tiếp từ bàn phím ký tự cơng thức có Nếu bàn phím khơng có ký tự đặc biệt bạn vào
Equation Tools, ngăn Design, nhóm Symbols để chọn
(134)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
Hình 205. Chọn ký tự đặc biệt
4 Vào nhóm Structures, chọn nút Radical chọn kiểu bậc
Hình 206. Thêm công thức
(135)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình Hình 207. Thêm số trên
6 Nhập ký tự “e” vào ô trống lớn, nhập dấu trừ vào nhỏ bên Sau vào nhóm Structures, chọn Bracket chọn kiểu Brackets
Hình 208. Thêm dấu ngoặc lớn
7 Chọn ô cặp dấu ngoặc vào Structures, chọn Fraction chọn kiểu Stacked Fraction
Hình 209. Thêm phân số vào cặp dấu ngoặc
8 Chọn ô tử số, vào Structures, chọn Script chọn Superscript Sau nhập ký tự vào cho tử số
Hình 210. Nhập ký hiệu vào tử số
(136)Chương Xây dựng nội dung thuyết trình
(137)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Chương 4
Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình
Nội dung
1 Sử dụng mẫu định dạng
2 Sử dụng hình màu làm cho slide Làm việc với Slide Master
4 Định dạng văn
5 Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video Định dạng bảng biểu
7 Định dạng đồ thị
(138)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
4
Trong chương trước, học qua bước cần thiết để xây dựng thuyết trình có nhiều thành phần khác văn bản, hình ảnh, Smart Art, đồ thị, bảng biểu, âm thanh, đoạn phim Trong chương này, thực hành số tuỳ biến hiệu chỉnh thuyết trình cho linh hoạt đẹp mắt cách sử dụng mẫu định dạng, kiểu chữ, màu sắc, hình ảnh
1 Sử dụng mẫu định dạng
PowerPoint xây dựng sẵn nhiều mẫu định dạng (theme) màu sắc, font chữ hiệu ứng chương trình Các mẫu giúp tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho thuyết trình áp dụng Ngồi ra, cịn có thể tự tạo thêm mẫu định dạng cho riêng
Áp dụng theme có sẵn cho thuyết trình
Khi tạo thuyết trình mới theo dạng Blank PowerPoint áp dụng Office theme mặc định cho thuyết trình mới Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng áp dụng thay đởi sang theme khác cho thuyết trình lúc bạn muốn
Các bước thực hành sau:
1 Mở thuyết trình chương trước
(139)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 212. Áp dụng theme Paper cho thuyết trình
3 Để đởi sang màu khác cho thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Colors chọn màu khác Ví dụ, bạn chọn màu Clarity
Hình 213. Áp dụng màu Clarity cho thuyết trình
(140)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 214. Áp dụng font chữa Office Classic
5 Để đổi sang hiệu ứng khác cho thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Effects chọn kiểu hiệu ứng khác.Theme Effects hiệu ứng đường vẽ tô đối tượng slide Chúng ta không thể tạo thêm hiệu ứng định dạng mà có thể sử dụng những hiệu ứng có từ danh sách
Tùy biến Theme
Thêm Theme Colors
Theme Colors bao gồm nhóm màu: màu cho văn màu nền, màu cho đối tượng Shape, WordArt, Smart Art, Table, Chart, … slide và2 màu cho siêu liên kết (hyperlink) On the Design tab, in the Themes group, click Colors
Các bước thực hành sau: Vào ngăn Design, nhóm Themes
(141)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 215. Tạo Theme Colors
3 Tại vùng Theme colors, bạn thiết lập màu cho 12 hộp màu thuộc nhóm trình bày trên.Nếu muốn trả màu mặc định Theme Colors nhấn nút Reset
4 Tại hộp Name, bạn đặt tên cho Theme Colors vừa tạo Nhấn nút Save hồn tất
6 Muốn xóa Theme Colors vừa tạo vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn Theme Colors Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Colors cần xóa và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa hộp thoại thơng báo
Hình 216. Xóa Theme Font Thêm Theme Fonts
(142)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Các bước thực hành sau: Vào ngăn Design, nhóm Themes
2 Chọn nút Theme Fonts chọn tiếp Create New Theme Fonts, hộp thoại Create New Theme Fonts xuất
Hình 217. Tạo Theme Fonts Lựa chọn font chữ hộp Heading font Body font Tại hộp Name, bạn đặt tên cho Theme Fonts
5 Nhấn nút Save hồn tất
6 Muốn xóa Theme Fonts vừa tạo vào Design, nhóm Themes, chọn Theme Fonts Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Fonts cần xóa và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa hộp thoại thơng báo
Hình 218. Xóa Theme Fonts Lưu Theme hành
Bạn có thể lưu thay đởi màu, font hay hiệu ứng thành Theme mới để có thể áp dụng cho thuyết trình khác
(143)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
2 Chọn nút More chọn tiếp Save Current Theme, hộp thoại Save Current Theme xuất
Hình 219. Chọn lệnh lưu theme
3 Tại hộp File name, bạn đặt tên theme chọn phần mở rộng .thmx Nhấn nút Save để lưu theme
Hình 220. Lưu theme
2 Sử dụng hình màu làm cho slide
(144)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Dùng hình làm cho slide
Các bước thực hành sau:
1 Chọn nhiều slide muốn chèn hình Ví dụ, bạn chọn slide thứ thứ Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles chọn tiếp Format
Background Hộp thoại Format Background xuất
Hình 221. Chọn slide cần thêm hình nền
3 Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại chọn tiếp Picture or texture fill
(145)
Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Cách 1: Nhấp nút File để chèn hình từ tập tin hình Bạn tìm đến thư mục chứa hình nhấp chuột hai lần vào hình muốn chèn vào
Cách 2: Nhấp nút Clipboard để dán hình chứa nhớ vào làm hình cho slide
Cách 3: Nhấp nút Clip Art để tìm chèn hình từ thư viện ClipArt Nhập từ khóa tìm hình hộp Search text Chọn hình nhấn nút OK để chèn vào slide Nếu chọn thêm Include content from Office.com thì kết tìm kiếm hình bao gồm ln hình tìm thấy trang Office.com
Ví dụ, bạn chọn cách 1, chọn hình Background07.jpg
Hình 223. Chọn hình nền
5 Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng hình cho slide chọn Nếu bạn muốn áp dụng hình cho tất slide nhấn nút Apply to All
(146)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Dùng màu làm cho slide
Các bước thực hành sau:
1 Chọn nhiều slide muốn tơ màu Ví dụ, bạn chọn slide
2 Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles chọn tiếp Format Background Hộp thoại Format Background xuất
3 Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại chọn tiếp SolidFill
Hình 225. Chọn màu chỉnh độ suốt
4 Bạn chọn màu cần tô nút Color, nhấn nút More Colors muốn chọn màu khác từ bảng màu Bạn có thể tùy chỉnh độ suốt màu trượt Transparency nhập trực tiếp vào hộp kế bên trượt
(147)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Hình 226. Hai slide áp dụng màu nền
Tô slide kiểu Gradient
Ngồi kiểu tơ màu, PowerPoint cịn cho phép tô với nhiều màu phối hợp với tạo nên hiệu ứng màu đẹp mắt
Các bước thực hành sau:
1 Chọn nhiều slide muốn tơ màu Ví dụ, bạn chọn slide
2 Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles chọn tiếp Format Background Hộp thoại Format Background xuất
3 Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại chọn tiếp Gradient Fill
Hình 227. Tùy chọn nền
4 Tại hộp Preset colors, bạn chọn kiểu màu Ví dụ bạn chọn kiểu Daybreak, chọn Type Linear, chọn Direction Top Left to Bottom Right chọn góc nghiên 450 hộp Angle.
(148)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 228. Tùy chọn cho màu phối hợp
6 Nhấn nút Close để áp dụng hiệu ứng Gradient cho slide chọn nhấn nút Apply to All để áp dụng hiệu ứng cho toàn thuyết trình
Hình 229. Hai slide áp dụng hiệu ứng màu Gradient
Xóa hình màu áp dụng cho slide
Để xoá bỏ màu nền, hiệu ứng màu Gradient, hình cho slide Bạn làm theo bước sau:
1 Chọn slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng màu nềnGradient
(149)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 230. Trả slide kiểu mặc định
3 Làm việc với Slide Master
Slide master slide nằm vị trí slide master, chứa thông tin theme layout thuyết trình bao gồm slide, màu sắc, hiệu ứng, kích thước vị trí placeholder slide
Mỗi thuyết trình có slide master Điểm hữu ích sử dụng slide master có thể thay đởi tồn kiểu dáng thiết kế thuyết trình nhanh chóng Khi muốn hình ảnh hay thơng tin xuất tất slide nên thêm chúng slide master để tránh phải nhập thông tin trùng lặp slide
Do hiệu chỉnh thay đổi slide master ảnh hưởng đến tồn thuyết trình nên thực hiệu chỉnh thay đổi chế độ hình Slide Master
Slide Master
(150)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Để chủn sang cửa sở Slide Master, bạn vào ngăn View, nhóm Master Views chọn Slide Master
Hình 232. Chọn chế độ hình Slide Master
Sắp xếp định dạng placeholder slide master
Các bước thực hành sau:
1 Chọn Slide master slide layout cần xếp placeholder Ví dụ bạn chọn Title Slide Layout
Hình 233. Title Slide Layout
2 Dùng chuột chọn placeholder giữ trái chuột kéo đến vị trí khác theo nhu cầu Để thay đởi kích thước placeholder, bạn di chuyển chuột đến vị trí nốt trịn xung quanh placeholder chọn Sau giữ trái chuột kéo lên, xuống, trái phải để điều chỉnh kích thước placeholder
(151)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Hình 234. Di chuyển thay đổi kích thước placeholder Định dạng lại font chữ cở chữ cho placeholder, bạn vào ngăn Home
Tại nhóm Font:bạn chọn lại font chữ Verdana, chọn cở chữ 54 chọn kiểu chữ đậm
Tại nhóm Paragraph: giúp canh lề, thêm ký hiệu đầu dòng, đánh số thứ tự,… cho đoạn văn chứa placeholder
Hình 235. Placeholder Master title
4 Thực việc điều chỉnh tương tự cho tất placeholder slide master slide layout cần
Thêm xóa placeholder
Chúng ta tiếp tục việc điều chỉnh slide vừa rồi.Có nhiều kiểu placeholder PowerPoint content, text, picture, chart, …Tuy nhiên, thực hành thêm placeholder kiểu Picture để cho phép người dùng chèn hình ảnh, logo,… vào slide biên soạn
Các bước thực hành sau:
1 Chọn Slide master slide layout bở sung placeholder Ví dụ bạn chọn Title Slide Layout
(152)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Hình 236. Chọn placeholder Picture
3 Vẽ placeholder với kích thước vừa phải slide Placeholder Picture xuất bạn chèn thêm slide mới có layout Title Slide trình biên soạn sau
Hình 237. Đặt placeholder mới slide
4 Muốn xóa placeholder bạn chọn nhấn phím Delete bàn phím
Chèn xóa slide layout
Nếu nhận thấy kiểu slide layout có Slide master không đáp ứng đủ kiểu bố cục biên soạn thuyết trình bạn có thể tạo thêm kiểu slide layout mới
Các bước thực hành sau:
1 Chọn vị trí đặt slide layout mới danh mục slide layout
2 Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Layout
(153)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
3 Tiến hành chèn placeholder đặt chúng theo nhu cầu Ví dụ bạn chèn vào placeholder (2 Picture Text) bố trí sau
Hình 239. Chèn xếp placeholder slide
4 Đặt tên cho slide layout cách nhấp chuột vào nút Rename nhóm Edit Master ngăn Slide Master đặt tên “Two Picture & Text” hộp Layout name Nhấn nút Rename để hoàn tất
Hình 240. Đổi tên cho slide layout
(154)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 241. Chèn slide mới với kiểu layout vừa tạo chế độ Normal View
Chèn xóa slide master
Một thuyết trình có tối thiểu slide master, bạn có thể tạo thêm slide master khác Với nhiều slide master thuyết trình, có thể áp dụng slide master cho chương phần thuyết trình sau
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master để trờ lại cửa sổ Slide Master
(155)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 242. Chèn Slide Master
3 Có nhiều kiểu slide layout chèn, bạn có thể xóa bớt kiểu không sử dụng cách chọn slide layout nhấn Delete bàn phím để xóa
4 Để xóa slide master slide layout vừa tạo bạn chọn slide master nhấn phím Delete bàn phím để xóa
Áp dụng theme cho slide master
Tương tự áp dụng theme background cho thuyết trình Trong chế độ Slide Master, bạn áp dụng kiểu theme PowerPoint tự động tạo thêm Slide Master mới với kiểu theme vừa chọn
Các bước thực hành sau:
1 Vào ngăn Slide Master, đến nhóm EditTheme, chọn Themes.Ví dụ, bạn chọn kiểu theme Apex
(156)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 243. Chọn theme mới Slide Master vừa thêm vào
3 Thay đổi màu cho slide, bạn vào Slide Master, đến nhóm Background, chọn Background Styles Ví dụ, bạn chọn Style
Hình 244. Thay đổi kiểu màu cho slide master
Thiết lập kích thước chiều hướng slide
Các bước thực hành sau:
(157)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
2 Tại Slide sized for, bạn chọn kích thước cho slide Tùy theo hình mà bạn sử dụng mà bạn chọn kiểu thích hợp
3 Tại Slides:
Chọn Portrait muốn slide nằm dọc
Chọn Landscape muốn slide nằm ngang (mặc định)
4 Tại Notes, handouts & outline chọn chiều hướng theo cách tương tự slide
Đóng cửa sổ slide master trở chế độ soạn thảo
Để trở hình soạn thảo bạn nhấp vào nút Close Master View ngăn Slide Master
Hình 245. Đóng Slide Master
Làm việc với slide master:
Chúng ta nên tạo thiết kế slide master trước bắt đầu biên soạn nội
dung cho slide slide mà chèn vào thuyết trình kế thừa định dạng, layout, hình ảnh,… từ slide master.
Nếu tạo slide master sau xây dựng nội dung cho slide
thì có khả số đối tượng slide khơng hồn tồn tương thích với thiết kế slide master Khi đó, số kiểu tính định dạng cho đối tượng bị lệch lạc cần phải điều chỉnh lại thời gian.
(158)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
4 Định dạng văn bản
Ngoài cách định dạng cho placeholder văn chế độ Slide Master để áp dụng cho tất slide thuyết trình Chúng ta có thể định dạng riêng lẻ cho slide cụ thể với mục đích làmnởi bật thơng tin slide
Các bước thực hành định dạng văn sau:
1 Dùng chuột quét chọn vùng văn slide cần định dạng Ví dụ bạn định dạng văn slide
Hình 246. Chọn văn cần định dạng Chọn ngăn Home, nhóm Font Bạn thực thay đổi sau:
Chọn lại Font chữ hộp Font thành kiểu Century
Nhập vào kích thước chữ 32 hộp Font Size Hoặc nhấp chuột vào nút Increase Font Size ( ) để tăng kích cở chữ nhấn vào nút Decrease Font Size ( ) để giảm kích cở chữ
Chọn màu vàng cho văn nút Font Color ( )
(159)
Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Qua nhóm Paragraph, bạn thực thay đởi sau:
Chọn nút Bullets ( ) chọn kiểu Star Bullets Chọn vào nút Justify ( ) để canh văn Chọn nút Line Spacing ( ) chọn kiểu 1.5
Hình 248. Thay đổi paragraph
4 Chúng ta có thể chủn đởi hộp văn sang Smart Art thấy cần thiết Ví dụ chuyển sang kiểu Vertical Bullet List Bạn vào ngăn Home, nhóm Paragraph, chọn nút Convert to SmartArt chọn kiểu Vertical Bullet List.
Hình 249. Chuyển Text sang SmartArt
Sao chép định dạng
Chuyển sang slide thuyết trình, ví dụ ta định dạng hộp văn bên trái sau chép định dạng sang hộp văn bên phải
(160)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Dịng chữ màu vàng, cở chữ 34, kiểu chữ in đậm đổi kiểu bullet sang hình đầu mũi tên màu vàng (vào Bullets and Numbering… để chọn lại màu) Bốn dòng bên dưới chữ màu trắng, cở chữ 32 đổi kiểu bullets sang hình
vng có màu trắng
Hình 250. Định dạng hộp văn bên trái slide số 3
2 Chọn hộp văn bên trái, sau vào ngăn Home, nhóm Clipboard kích chuột lần vào nút Format Painter để chép định dạng vào nhớ máy tính
(161)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
3 Khi xuất thêm biểu tượng cọ trỏ chuột bạn di chuyển chuột đến hộp văn bên phải kích trái chuột
Hình 252. Áp dụng định dạng chép Format Painter:
Khi muốn chép định dạng đối tượng áp dụng cho nhiều đối tượng bạn nhấp chuột hai lần lên nút Format Painter thực hiện lệnh sao chép định dạng.
5 Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video
Phần trình bày số thao tác thường gặp đối với hình ảnh, Smart Art, Shape WordArtvideo trình diễn như: định dạng, xoay, di chuyển, thay đởi kích thước, cắt tỉa
Xoay
Hầu hết đối tượng slide có thể xoay (Rotate) Text, hình, ClipArt, Shape, video, thành phần SmartArt, WordArt thao tác thực tương tự Chúng ta thực hành xoay hình hai bướm slide số
Các bước thực sau:
(162)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 253. Chọn hình cần xoay
2 Nhấp chuột vào nút nắm tròn màu xanh bên hình, trỏ biến thành hình mũi tên cong trịn
Hình 254. Nút nắm trịn dùng để xoay hình
(163)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 255. Hình sau xoay
4 Làm tương tự cách đối với hình bướm bên phải cho nghiên phía phải
Hình 256. Xoay hình
Cắt tỉa
PowerPoint cho phép cắt tỉa (Crop) hình ảnh, clipart, kể khung hình đoạn video nhằm tập trung vào trọng tâm hình muốn thể Chúng ta tiếp tục thực hành phần với việc cắt bớt vùng không hiển thị video slide số
Các bước thực sau:
(164)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 257. Chọn video bên trái để cắt tỉa Vào Video Tools, ngăn Format, nhóm Size chọn nút Crop
Hình 258. Chọn lệnh Crop
3 Nhấp chuột vào ô vuông cạnh bên video Khi trỏ chuột biến thành hình giống chữ T ngược Bạn giữ trái chuột kéo hướng xuống dưới đến gần hết vùng màu đen nhả chuột
(165)
Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
4 Tương tự, nhấp chuột vào ô vuông cạnh bên dưới video Khi trỏ chuột biến thành hình giống chữ T bạn giữ trái chuột kéo hướng lên đến gần hết vùng màu đen nhả chuột
Hình 260. Cắt tỉa phần dưới video
Di chuyển
Tất đối tượng slide có thể di chủn (move), đặt bố trí lại cho hợp lý Chúng ta tiếp tục thực hành slide số với việc xếp lại đoạn video slide
Các bước thực sau:
1 Chọn đoạn video bên trái slide số Khi đó, xung quanh video chọn xuất nút trỏ chuột xuất thêm hình mũi tên hướng hướng
Hình 261. Chọn video cần di chuyển
2. Giữ trái chuột kéo video đến vị trí mới Ví dụ, bạn di chuyển hướng lên đến vị trí mong muốn thả trái chuột
(166)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 262. Di chuyển video slide
Thay đởi kích thước
Tất đối tượng slide có thể phóng to hay thu nhỏ (resize) cách dễ dàng Chúng ta tiếp tục thực hành slide số với việc phóng to thu nhỏ đoạn video slide
Các bước thực sau:
1 Chọn đoạn video bên trái slide số Khi đó, xung quanh video chọn xuất nút
2 Dùng chuột chọn vào nút nắm tròn góc dưới bên phải hình Khi đó, trỏ biến thành mũi tên chiều kéo hướng qua góc phải dưới
Hình 263. Phóng to video bên trái
3 Tương tự, bạn chọn video bên phải Sau đó, bạn chọn nút trịn góc dưới bên trái và giữ trái chuột kéo hướng lên qua phải.
Thay đổi kích thước:
Kéo chuột hướng phía ngồi hình phóng to hình, ngược lại thu
nhỏ hình
Bạn kết hợp thêm phím ALT, SHIFT hoặc CTRL phóng to hay
thu hình để biết thêm công dụng chúng.
(167)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 264. Thu nhỏ video bên phải
Thêm thích cho đối tượng slide
Các đối tượng slide hình, đồ thị, shape, SmartArt,… có thể thêm văn để thích cho đối tượng Cơng việc hữu ích cho những người dùng khác mở thuyết trình hiểu ý nghĩa đối tượng sử dụng slide
Các bước thực sau:
1 Chọn đối tượng Ví dụ, bạn chọn hình sản phẩm HD Zune slide số
2 Nhấp phải chuột lên đối tượng chọn lệnh Format Shape Lưu ý, tùy loại đối tượng mà bạn chọn xuất lệnh Format + <tên đối tượng tương ứng>
Hình 265. Chọn lệnh Format Shape… Trong hộp thoại Format Picture, bạn chọn Alt Text
(168)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hiệu chỉnh hình ảnh
Chúng ta có thể thực số thao tác hiệu chỉnh hình ảnh chương trình PowerPoint mà không cần thêm công cụ Sau số hiệu chỉnh thông dụng Thay đổi độ sáng, độ tương phản độ sắc nét hình ảnh
Các bước thực sau:
1. Chọn hình cần hiệu chỉnh độ sáng độ tương phản (Brightness and Contrast) Ví dụ, bạn chọn hình bên trái slide số
2. Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, nhấp chọn nút Corrections
Hình 266. Chọn lệnh Corrections
3. Tại Shape and Soften Brightness and Contrastlà tập hợp kiểu điều chỉnh hình thiết lập sẵn Bạn có thể di chuyển chuột lên kiểu xem trước kết thể slide trước nhấp chọn kiểu Ví dụ, bạn chọn Sharpen 0%, Brightness +20% Contrast-40%
Hình 267. Chọn kiểu định dạng độ sáng,tương phản độ sắc nét hình
(169)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 268. Picture Corrections hộp thoại Format Picture Thay đổi cường độ màu, tông màu, hiệu ứng chuyểnmàu cho hình ảnh
Các bước thực sau:
(170)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Trong cửa sở vừa xuất hiện:
Tại nhóm Color Saturation, bạn chọn kiểu phù hợp danh sách kiểu thiết lập sẵn Ví dụ, bạn chọn cho màu sắc sặc sỡ 200%
Tại nhóm Color Tone, bạn chọn tông màu ấm 8800K
Tại nhóm Recolor, bạn áp dụng hiệu ứng chuyển sang màu đỏ Red Bạn có thể chọn nút More Variantions để tùy chọn thêm màu ưa thích khác
Hình 270. Hình trước sau áp dụng thay đổi màu
4 Ngồi ra, bạn có thể nhấp chọn lệnh Picture Color Options… để linh động tùy biến cường độ màu, tông màu chuyển đổi màu
Hình 271. Picture Color hộp thoại Format Picture
(171)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Xóa màu hình
Xóa màu hình giúp nhấn mạnh vào đối tượng hình ảnh Các bước thực sau:
1 Chọn hình cần loại bỏ màu Ví dụ, bạn chọn hình bướm bên phải slide số
2 Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, nhấp chọn nút Remove Background Cửa sở hình chủn qua ngăn lệnh Background Removal
Hình 272. Ngăn Background Removal
3 Bạn điều chỉnh nốt xung quanh hình chọn cho bao hết vùng hình bướm cần giữ lại Sau đó, nhấn nút Keep Changes
(172)
Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho hình Các bước thực sau:
1 Chọn hình cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn hình bướm bên trái slide số Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, chọn lệnh Artistic Effects Di chuyển chuột lên kiểu hiệu ứng dựng sẵn xem kết hình slide
4 Nhấp chuột để chọn kiểu hiệu ứng mong muốn Ví dụ, bạn chọn kiểu Pencil Grayscale
Hình 274. Chọn kiểu hiệu ứng từ danh sách
5 Để bỏ hiệu ứng Artistic chọn kiểu None (kiểu đầu tiên) hộp danh sách Artistic Effects
Áp dụng hiệu ứng đở bóng, đường viền, cho hình
Ngồi hiệu ứng trình bày, PowerPoint cịn cho phép áp dụng nhiều kiểu hiệu ứng hiệu ứng đở bóng (Shadow), hiệu ứng tương phản (Reflection), hiệu ứng cho cạnh hình (Soft Edges), hiệu ứng 3-D,
Các bước thực sau:
1 Chọn hình cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn hình bướm bên trái slide số Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Picture Effects, chọn nút lệnh Picture
(173)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Hình 275. Lệnh Picture Effects
3 Các hiệu ứng cho hình phân loại thành nhiều nhóm Bạn rê chuột vào kiểu hiệu ứng nhóm xem trước kết thể slide Nhấp chuột chọn kiểu hiệu ứng mong muốn Ví dụ, bạn chọn kiểu Perspective Diagonal Upper Left nhóm Shadow
Hình 276. Kiểu đổ bóng Perspective Diagonal Upper Left
4 Ở cuối danh dách kiểu hiệu ứng có nút lệnh để mở hộp thoại Format Picture giúp bạn tùy chỉnh thêm hiệu ứng
Thay đổi kiểu định dạng đường kẽ màu Shape
Các Shape hình bạn vẽ từ hộp cơng cụ Shapes PowerPoint PowerPoint cung cấp nhiều Shapes cho bạn lựa chọn Dưới số thao tác cần thiết đối với đối tương Shape Áp dụng nhanh kiểu định dạng dựng sẵn
Các bước thực sau:
1 Chọn Shape cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn Shape hình mũi tên slide số Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm Shape Styles, chọn nút More để mở
(174)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
3 Ví dụ, bạn chọn kiểu Light Outline, Colored Fill – Gray-50%, Accent
Hình 278. Chọn kiểu định dạng Shape Thay đổi màu đường kẽ màu nền
Các bước thực sau:
1 Chọn Shape cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn Shape hình mũi tên slide số Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm Shape Styles, chọn nút Shape Fill
Chọn màu bảng màu, ví dụ bạn chọn màu xanh Nhấn vào nút More Fill Colors để mở hộp thoại Colors có nhiều màu cho bạn lựa chọn pha chế màu
(175)
Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
3 Chọn nút lệnh Shape Outline trongnhóm Shape Styles chọn màu bảng màu cho khung đường viền, ví dụ bạn chọn màu vàng Nhấn vào nút More Outline Colors để mở có thêm màu lựa chọn
Hình 280. Chọn màu cho khung đường viền Shape
Thay đổi kiểu nét kẻ
Các bước thực sau:
1 Chọn Shape cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn Shape hình mũi tên slide số Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm Shape Styles, chọn nút Shape
Outline
Để thay đổi kiểu nét kẻ sang kiểu nét gạch đứt vào Dashes chọn kiểu nét Dash
(176)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 281. Thay đổi kiểu đường kẽ
Thay đổi kiểu WordArt
Chúng ta thực hành thay đổi kiểu WordArt hành slide sang kiểu lượn sóng Các bước thực sau:
1 Chọn WordArt cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn WordArt slide số
2 Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm WordArt Styles, chọn nút Text Effects
Hình 282. WordArt Styles
(177)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 283. Thay đổi kiểu WordArt
4 Chúng ta có thể thay đởi nhanh kiểu hiệu ứng màu sắc, bóng mờ cho WordArt cách nhấn vào nút More chọn kiểu hiệu ứng dựng sẵn
Hình 284. Thay đổi hiệu ứng tô WordArt
Áp dụng kiểu định dạng hiệu ứng cho SmartArt
Chuyển qua slide thuyết trình, thực thay đởi kiểu định dạng hiệu ứng cho SmartArt
Các bước thực sau:
(178)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 285. SmartArt Styles
3 Chọn lệnh Change Colors chọn Dark Outline để đổi màu cho SmartArt
Hình 286. Đổi màu SmartArt
4 Chọn nút More chọn kiểu định dạng dựng sẵn Ví dụ bạn chọn kiểu Polished nhóm 3-D
(179)
Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Cắt nén media
PowerPoint 2010 tích hợp sẵn tính cắt xém âm phim trình soạn thảo Chúng ta khơng phải cần đến chương trình biên tập audio, video khác Chúng ta thực hành cắt xén audio, video nén chúng lại để tiết kiệm không gian đĩa giúp nghe xem mượt mà
Cắt xén audio
Các đoạn âm chèn vào thuyết trình đơi dài cần đoạn nhỏ để minh họa cho khán giả Khi đó, tính cắt xén audio PowerPoint trở nên hữu ích
Các bước thực sau:
1 Chọn audio cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn audio hình loa slide số Vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Editing, chọn nút lệnh Trim Audio
Hình 288. Trim Audio
3 Trong hộp thoại Trim Audio, bạn thiết lập thời gian bắt đầu kết thúc đoạn audio cần trích Start Time End Time Ví dụ, bạn thiết lập Start Time 00:00 End Time 00:24 Bạn có thể dùng chuột để xác định vùng âm cần trích trượt
Hình 289. Xác định đoạn âm thích cần trích ra Nhấn nút OK để hoàn tất việc cắt xén âm
Cắt xen video
(180)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Các bước thực sau:
1 Chọn video cần hiệu chỉnh Ví dụ, bạn chọn video bên phải slide số Vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Editing, chọn lệnh Trim Video.
Hình 290. Lệnh Trim Video
3 Trong hộp thoại Trim Video, bạn thiết lập đọan video cần trích hộp Start Time End Time
Hình 291. Chọn đoạn video cần trích Nhấn OK hoàn tất
Nén audio video
Chúng ta có thể tăng hiệu trình chiếu thuyết trình cách nén đoạn audio video nhúng
Các bước thực sau:
1 Mở thuyết trình có chứa audio và/ video
(181)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 292. Lệnh nén media Chọn kiểu nén media tùy chọn sau:
Presentation Quality: Nén bảo lưu chất lượng âm hình ảnh phim
mở mức tốt nhất.
Internet Quality: Nén với chất lượng trung bình, thích hợp cho việc chia trên
internet.
Low Quality: Nén nhiều nhất, tạo tập tin có kích thước nhỏ chất
lượng media thấp so với kiểu nén trên.
Hình 293. Cửa sổ Compress Media
4 Ví dụ bạn chọn kiểu nén Internet Quality hộp thoại xuất Compress Media xuất thực trình nén âm đoạn phim nhúng thuyết trình
(182)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Compress Media:
Khi thực hiện xong lệnh compress media đoạn audio, video bị cắt bỏ bởi lệnh Trim Audio Trim Video bị loại bỏ khỏi thuyết trình không thể phục hồi lại bạn thực hiện lệnh lưu đóng thuyết trình.
6 Định dạng bảng biểu
Thay đổi kiểu định dạng bảng
Các bước thực sau:
1 Chọn bảng cần thay đởi kiểu định dạng Ví dụ bạn chọn bảng slide 10
Hình 294. Chọn bảng
2 Vào Table Tools, ngăn Design, chọn nhóm Table Styles vànhấp chuột vào nút More để mở rộng danh sách kiểu định dạng
(183)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 296. Chọn kiểu định dạng bảng
4 Để trang trí thêm cho bảng, bạn vào nút Effects, chọn nhóm Shadow chọn kiểu bóng mờ Offset Diagonal Bottom Right
Hình 297. Thêm bóng mờ cho bảng
Thêm hoặc xóa dòng, cột bảng
Các bước thực sau:
1 Chọn bảng cần thay đổi kiểu định dạng Ví dụ bạn chọn bảng slide 10
2 Chọn vào ô bảng mà bạn dự định chèn thêm dòng, cột vào bên trái bên phải chọn Ví dụ, bạn chọn Flash
(184)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
3 Vào Table Tools, ngăn Layout, nhóm Rows & Columns chọn lệnh: Insert Above: Chèn dịng chọn
Insert Below: Chèn dịng dưới chọn Insert Left: Chèn cột bên trái ô chọn Insert Right: Chèn cột bên phải ô chọn
Hình 299. Chọn lệnh chèn hoặc xóa dịng, cột Muốn xóa dịng cột nhấn vào nút Delete chọn lệnh:
Delete Columns: Xóa cột chọn Delete Rows: Xóa dịng chọn Delete Table: Xóa bảng chứa chọn
7 Định dạng đồ thị
Cập nhật thông tin cho đồ thị
Đôi cần phải cập nhật xóa bớt số liệu cho đồ thị slide Phiên PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh mảng vẽ đồ thị nên thao thác thực đơn giản
Các bước thực sau:
1 Chọn đồ thị slide cần hiệu chỉnh số liệu Ví dụ bạn chọn đồ thị slide 11 Vào Chart Tools, ngăn Design, nhóm Data chọn lệnh Edit Data
(185)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
3 Trong cửa sổ Excel xuất hiện, bạn tiến hành thay đởi số liệu, thêm dịng số liệu xóa bớt số liệu đồ thị Bạn đóng cửa sở Excel hồn thành thay đởi cách vào ngăn File chọn Exit
Hình 301. Cập nhật số liệu cửa sổ Excel
Tùy biến định dạng đồ thị
PowerPoint cung cấp sẵn nhiều mẫu định dạng đồ thị đẹp mắt cho bạn lựa chọn PowerPoint cho phép thay đổi màu sắc thành phần đồ thị, thêm bớt càc thành phần đường lưới, nhãn, thắch, thay đổi kiểu định đồ thị cú nhấp chuột
Các bước thực sau:
1 Chọn đồ thị slide cần hiệu chỉnh số liệu Ví dụ bạn chọn đồ thị slide 11 Vào Chart Tools, ngăn Design
Tại Chart Layout: chọn kiểu layout muốn thay đổi Giả sử bạn không thay đổi kiểu layout
Tại Chart Style: chọn kiểu định dạng đồ thị muốn áp dụng Ví dụ, bạn chọn lại kiểu định dạng Style 34
Hình 302. Chart Layout Chart Style
(186)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 303. Thay đổi kiểu đồ thị sang dạng cột
4 Để thêm xóa thành phần đồ thị, bạn vào ngăn Layout chọn kiểu thành phần cần thêm xóa Sau danh mục thành phần đồ thị:
Bảng Danh mục thành phần đồ thị
Lệnh Tên Chức năng
Chart Title Ẩn tựa đề cho tựa đề đồ thị ở giữa phía đồ thị
Axis Titles Ẩn thích cho trục đồ thị có thể chọn chiều văn xuất trục tung
Legend Ẩn thích cho đồ thị nhiều vị trí khác
Data Labels Ẩn nhãn dữ liệu đồ thị tùy chọn vị trí xuất
Chart Data Table
Ẩn bảng dữ liệu đồ thị
Axes Ẩn trục nhãn trục tung trục hồnh Thay đởi đơn vị tính cho trục
Chart Gridlines
Ẩn đường lưới ngang dọc đồ thị
(187)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Chart Wall Thay đởi xóa màu vách đứng (Wall) đồ thị 3-D
Chart Floor Thay đởi xóa màu (Floor) đồ thị 3-D
3-D Rotation Mở hộp thoại Format Chart Area cho phép tùy chỉnh kiểu xoay đồ thị 3-D
Trendline Ẩn đường xu hướng số liệu đồ thị
Lines Ẩn đường kẽ từ điểm dữ liệu xuống trục hoành đường nối giữa điểm có giá trị thấp cao đồ thị dạng Line
Up/Down Bars
Ẩn dọc giữa điểm có giá trị thấp cao đồ thị dạng Line
Error Bars Ẩn thị biến động dữ liệu so với giá trị hiển thị
8 Tồ chức slide thuyết trình
Bạn có thể xếp lại thứ tự slide thuyết trình bạn muốn PowerPoint thiết kế chế độ Slide Sorter để thực công việc tổ chức xếp slide thuận tiện
Các bước thực sau:
1 Mở thuyết trình cần tở chức lại
2 Vào ngăn View chọn Slide Sorter Màn hình PowerPoint chuyển sang chế độ hiển thị Slide Sorter
(188)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 304. Slide Sorter
4 Giữ trái chuột kéo slide đến vị trí mới Khi xuất đường kẽ đứng vị trí mới thả trái chuột slide chọn di chuyển đến vị trí mới
(189)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
9 Hỏi đáp
Câu Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác thuyết trình? Trả lời:
Một thuyết trình có tối thiểu theme áp dụng Chúng ta có thể dễ dàng sử dụng nhiều theme khác thuyết trình Mỗi theme có slide master slide layout riêng, thuyết trình có nhiều slide master bên
Giả sử, tạo mới thuyết trình có áp dụng hai theme khác cho Các bước thực sau:
1 Mở PowerPoint tạo mới thuyết trình
2 Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master Trong cửa sổ Slide Master:
Chọn slide master Vào nhóm Edit Theme
Chọn Themes chọn kiểu Theme từ danh sách dựng sẵn, ví dụ bạn chọn Angles
(190)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 307. Chọn vị trí để áp dụng kiểu Theme thứ hai
5 Vào nhóm Edit Theme, chọn kiểu Themes khác từ danh sách mẫu dựng sẵn Ví dụ, bạn chọn kiểu Grid Khi PowerPoint tự động chèn thêm Slide Master mới áp dụng Theme vừa chọn
Hình 308. Hai Slide Master thuyết trình
(191)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 309. Chọn layout từ kiểu Theme chèn slide mới Câu Cho biết cách chép nhanh tất hình có thuyết trình Trả lời:
Chúng ta có thể chép tất hình chèn vào PowerPoint 2013 nhanh chóng Các bước thực sau:
1 Đóng thuyết trình cần chép hình, ví dụ trích hết hình tập tin ThuchanhPowerPoint2013_ch4.pptx
2 Vào trình quản lý Windows Explore (nhấn phím tắt Windows+E) tìm đến thư mục chứa thuyết trình
Hình 310. Lệnh Rename
(192)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 311. Tập tin thêm zip vào
4 Nhấp trái chuột hai lần để mở tập tin zip trình giải nén máy bạn Nếu máy bạn chưa có chương trình giải nén có thể tải chương trình 7zip miễn phí địa http://www.7zip.com
Hình 312. Những nội dung chứa tập tin PowerPoint
(193)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 313. Thư mục media nằm thư mục ppt
6 Chọn thư mục media nhấn vào nút Extract để chép thư mục Bạn chọn nơi chứa thư mục media hộp thoại Copy nhấn OK
Hình 314. Chép thư mục media khỏi tập tin PowerPoint
(194)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 315. Các hình ảnh, phim thư mục media Câu Hướng dẫn cách tạo watermarke cho slide?
Trả lời:
Chúng ta có thể dùng hình ảnh, Textbox WordArt để làm watermark cho slide thuyết trình
Cách Dùng hình làm watermark
Các bước thực sau:
(195)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 316. Chọn slide cần thêm watermark
2 Vào ngăn Insert, nhóm Images, nhấp lệnh Picture, tìm đến hình cần làm watermark nhấn nút Insert Ví dụ, bạn chọn hình Background06.jpg
Hình 317. Chọn hình làm watermark
(196)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 318. Điều chỉnh kích thước vị trí hình Vào Picture Tools, ngăn Format, nhóm Adjust
Chọn Color, vào nhóm Recolor chọn kiểu đó, ví dụ bạn chọn kiểu Green, Accent color Light gần với màu slide
Hình 319. Chọn kiểu Recolor
(197)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 320. Chọn kiểu Corrections
Chọn nút Remove Background, chọn vùng hình cần giữ lại, nhấn Keep Changes để chấp nhận thay đởi Kết hình sau
Hình 321. Loại bỏ hình
5 Sau điều chỉnh hình xong, bạn vào nhóm Arrange ngăn Format
(198)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình Hình 322. Hình làm watermark cho slide
Cách Dùng văn làm watermark
Các bước thực sau:
1 Trong chế độ Normal, bạn chọn slide cần thêm watermark Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn WordArt
Hình 323. Chọn kiểu Gradient Fill – Blue, Accent 1, Outline – White, Grow – Accent 2
3 Nhập vào văn “Watermark Demo” Nắm vào nút tròn xanh bên WordArt xoay theo ngược chiều kim đồng hồ
Hình 324. Xoay WordArt
(199)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình
Hình 325. Chọn màu chữ cho WordArt Câu Xin cho biết cách tạo mẫu template?
Trả lời:
PowerPoint cung cấp sẵn nhiều mẫu template, nhiên có thể tự tạo những template đặc thù riêng đưa vào PowerPoint để sau sử dụng Một mẫu template bao gồm slide, màu, font, layout slide, hình ảnh,… Do vậy, tạo template mẫu gồm:
Một background tô màu kiểu Gradient Chèn hình làm wartermark
Định dạng cho placeholder Master title Master text Slide Master Sắp xếp lại placeholder Header & Footer Slide Master
Các bước thực sau:
(200)Chương Tùy biến, hiệu chỉnh thuyết trình 2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master
Hình 327. Bài thuyết trình trống chế độ Slide Master
3. Vào nhóm Background, chọn Background Styles chọn Format Background… hộp thoại Format Background xuất hiện, chọn ngăn Fill:
Chọn kiểu Gradient fill Tại Type chọn kiểu Radial
Tại Color chọn màu xanh Aqua, Accent 5, Darker 50%. Tất thông số khác giữ nguyên
Nhấn Close để chấp nhận
u http://www. http://marketshare.hitslink.com/browser-market-share.aspx?qprid=0