• Kiểm soát chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động mua sắm và t[r]
(1)BÀI 5
KIỂM SỐT Q TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ
(2)v1.0015109208
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
Đối với tình trên, cho biết điểm yếu hoạt động kiểm sốt loại gian lận sai sót xảy
Tại Cơng ty TNHH BMC có thủ tục hoạt động mô tả sau:
• Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho
• Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Cơng ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Công ty
(3)MỤC TIÊU
Sau học xong này, sinh viên cần nắm nội dung sau: • Mơ tả chu trình mua hàng tiêu thụ doanh nghiệp • Chức kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ
• Nội dung kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ
(4)v1.0015109208
NỘI DUNG
Kiểm sốt chu trình mua hàng
Kiểm sốt chu trình tiêu thụ
(5)1 KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG
1.2 Chức kiểm sốt chu trình mua hàng 1.1 Vai trị đặc điểm chu trình mua hàng
1.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng
(6)v1.0015109208
1.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG
• Là chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất thương mại
• Chu trình mua hàng cịn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi gian lận:
Là khởi đầu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Trải qua nhiều khâu kiên quan đến hầu hết chu trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền…
Hàng hóa mua thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, vận chuyển đến nhiều địa điểm khác liên quan đến hoạt động khác
• Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt hàng kết thúc việc tốn cho nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ mà nhận
(7)1.1 VAI TRỊ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG
• Chu trình mua hàng phải đảm bảo bước sau:
Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: đảm bảo cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào đồng thời, không gây ứ đọng vốn
Lập đơn yêu cầu mua hàng
Tìm lựa chọn nhà cung cấp: thông qua đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp
Lập đơn đặt hàng: lập đơn đặt hàng khởi đầu chu trình mua hàng ˗ chứng từ hợp pháp
Nhận hàng hóa/dịch vụ lập phiếu nhập kho: điểm định chu trình nghiệp vụ mua hàng thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan
Theo dõi khoản nợ người bán
(8)v1.0015109208
1.2 CHỨC NĂNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG
Chức phối hợp Chức dịch vụ
Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược tác nghiệp;
Phối hợp kế hoạch hóa kiểm tra mua hàng;
Kế hoạch hóa kiểm tra ngân sách mua hàng;
Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với kế hoạch hóa phận hoạt động khác;
Kiểm tra điều kiện tiền đề
Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn bị thông tin điều kiện mua nguồn hàng;
Dự báo cầu nguyên vật liệu, thiết bị;
Phát triển, bổ sung sử dụng mơ hình kế hoạch hố lượng đặt hàng; Xác định giới hạn cao giá
(9)1.2 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG
• Kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin hoạt động mua sắm trợ giúp họ việc định
• Trên sở liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua → kiểm tra hàng hóa nhập kiểm tra q trình lưu kho
• Kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp dự báo ngân sách dành cho hoạt động • Nhiệm vụ kiểm soát cần trả lời câu hỏi:
Tính hợp lí định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng
Ảnh hưởng giải pháp đầu tư chiến lược đến sách đặt hàng lưu kho tác nghiệp
(10)v1.0015109208
1.3 THỦ TỤC KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG
• Yêu cầu mua hàng: Tránh trường hợp đặt mua hàng khơng cần thiết khơng phù hợp với mục đích sử dụng đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng…
Nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt
Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin lập thành hai liên: liên lưu phận yêu cầu, liên chuyển cho phận mua hàng làm để đặt hàng